דרישות משפטיות עבור ספרי עובדים בקליפורניה

מדוע ספרי עבודה בקליפורניה צריכים תשומת לב מיוחדת

חוקי התעסוקה של קליפורניה הם בין המקיפים ביותר והגנת העובדים בארצות הברית.עבור המעסיקים הפועלים במדינה, חוברת עבודה של עובדים אינה רק התייחסות מועילה – זהו מסמך חוקתי חובה, שחייב לציית לרשת נרחבת של חוקים, תקנות, והחלטות בית המשפט, שלא ניתן לכלול את המדיניות המנדטנית, כדי לחשוף חברה לליטיגציה, עונשים, פעולות מינהליות מסוכנויות כגון מחלקת אכיפת העבודה ו-HSECD (הפועלים) כמפקחת, כמו גם על ידי משרד הבריאות (HDFRIPL).

מדריך זה מכסה את המרכיבים המשפטיים המחייבים, המליץ על שיטות העבודה הטובות ביותר, ואת תחומי המשפט המתפתחים שכל מעסיק קליפורניה צריך לשלב לתוך חוברת היד שלהם, כי חוק המדינה משתנה לעתים קרובות - באמצעות חוקים חדשים, עדכונים רגולטוריים ופסיקות בית המשפט - יש לבדוק ספרים יד ולעדכן לפחות בכל שנה.

מדיניות משפטית

חוק קליפורניה דורש במפורש חוברות יד לכלול מספר מדיניות ספציפית, בעוד הרשימה להלן אינה ממצה, היא כוללת את ההוראות הקריטיות ביותר המעסיקים חייבים לטפל בהן כדי להישאר תואמים.

1.בהצהרת תעסוקה

קליפורניה מאשרת את דוקטרינת התעסוקה ברצון, אבל חוברות יד חייבות לתקשר בבירור כי תעסוקה אינה מובטחת לתקופה קבועה.ההודעה צריכה להימנע משפה שיכולה ליצור חוזה משתמע - למשל, ביטויים כמו "תעסוקה ממושכת" או "אתה רק יופסק מסיבה" צריך להיות מושמט.

(ב) לשון פשוטה: "העסקה עם [שם משותף] היא ברצון, כלומר, או שאתה או החברה עשויים לסיים את יחסי התעסוקה בכל עת, עם או בלי סיבה או הודעה מוקדמת, שום דבר בספר יד זה יוצר חוזה מפורש או משתמע מהעסקה".

2. Anti-Discrimination, Harassment, and Retaliation Policy

חוק התעסוקה ההוגן של קליפורניה ושיכון (FEHA) אוסר על אפליה, הטרדה, ותגמול המבוסס על מאפיינים בפועל או נתפסים מוגן, כולל גזע, דת, צבע, מקור לאומי, מוצא לאומי, מוצא לאומי, נכות פיזית, נכות נפשית, מצב רפואי, מידע גנטי, מעמד משפחתי, מין, מין, מין, זהות מגדרית, מין (גיל) ולמעלה), נטייה מינית, מעמד צבאי, הריון או תנאי הקשור להגדרה: מדיניות היד.

התנהגות אסורה (כולל הטרדה על ידי עמיתים לעבודה, מפקחים או צדדים שלישיים).
נהלי תלונה מחוץ לקו - הן פורמליות ולא רשמיות - והן מתכננות מספר ערוצי דיווח.
להבטיח חקירה מהירה, ללא פניות ותיאר תוצאות משמעתיות.
כולל מתן נגד תגמול ברור.

חוק קליפורניה מחייב גם את ה-FLT:0 (הכשרת הכשרה מקדימה) ל-AB 1825 (למפקחים) ו-SB 1343 (עבור כל העובדים) ספר היד צריך להתייחס לנדרש האימונים וללוח הזמנים.

שעות, שעות, ושברו מדיניות

חוקי שכר ושעה של קליפורניה הם בין הקפדניים ביותר במדינה.ספר יד תואם חייב לטפל כדלקמן:

שכר מינימום ושעות נוספות

שכר המינימום של המדינה נקבע על פי חוק (כיום 15.50/שעה למעסיקים עם 26 או יותר עובדים, בכפוף לאינדקס) כמה ערים ומחוזות יש שכר מינימום גבוה יותר - למשל, סן פרנסיסקו, לוס אנג'לס, ו- Emeryville. Handbooks צריכים לקבוע את שכר המינימום החל בכל מקום.Overtime הוא חייב במשך שעות עבודה של מעל 8 בשבוע, 40 בשבוע, או הראשון ב-8 שעות ביום עבודה רצופות; הוא נדרש יותר מ- 8 שעות עבודה רצופות ליום.

Meal and Rest Breaks

עובדים שעובדים יותר מ-5 שעות ביום זכאים לתקופת ארוחה לא מופרכת של 30 דקות, ותקופת הארוחה השנייה אם הם עובדים יותר מ-10 שעות. וייבזרים מותרים רק בנסיבות מוגבלות. הפסקות מנוחה של 10 דקות ל-4 שעות עבודה (רשת של 20 דקות ל- 8 שעות) יש לספק כמה מעשית באמצע כל תקופת עבודה.

דרישות תשלום Stub

תחת סעיפים 226 ו-226.3, המעסיקים חייבים לספק הצהרות שכר מפורטות המציגות שכר גולמי ורשת, כל הניכויים, תאריכים כולל של תקופת השכר, שמו של המעסיק וכתובת, את השם המשפטי של העובד, את ארבעת הספרות האחרונות של מספר הביטוח הלאומי של העובד או מספר זיהוי עובדים, ואת שעות או פיסת ניירת יד צריך לכוון עובדים כדי לסקור את המשכורות שלהם ואת הדו"ח שלהם במהירות.

Paychecks

עובדים שעוזבים ללא הודעה חייבים לשלם תוך 72 שעות; אלה המשוחררים או להתפטר עם לפחות 72 שעות הודעה יש לשלם באופן מיידי.ספר היד צריך להסביר את תהליך המעסיק על מתן שכר סופי.

משפחה ועוזבים רפואיים

קליפורניה מספקת מספר רב של זכויות נופש כי לעתים קרובות חופפים עם החוק הפדרלי.ספר היד חייב להסביר את זה בבירור, כי עובדים עשויים להיות זכאים תחת חוק אחד בו זמנית.

חוק זכויות המשפחה (CFRAVER): 0California Family Rights Act (CFRA): FLT 1 מספק עד 12 שבועות של חופשה ללא תשלום, מוגן עבודה בתקופה של 12 חודשים עבור חיבור עם ילד חדש או למצב הבריאותי החמור של העובד או בן משפחה.הוא מכסה מעסיקים עם 5 או יותר עובדים (סף קטן יותר מ- 50-employee של FMLA).
(FLT:0) ,Pregnancy Disability Leave (PDL): PDL:FLT 1 עד 4 חודשים של חופשת ללא תשלום עבור תנאים מתפוררים. PDL פועל במקביל עם CFRA עבור מוגבלות הקשורה להריון, אבל CFRA גם מספק חופשת חיבור נפרדת.
(FLT:0) חופשת משפחה (PFL): ביטוח נכות של 1 המדינה המספק תחליף שכר חלקי לעובדים שלוקחים זמן להתחבר עם ילד חדש או טיפול עבור בן משפחה חולה קשה.
חוק חופש הורות (NPLA): זכויות FLT:0 (הורה החדש) למעסיקים קטנים יותר (20–49 עובדים) עבור חיבור תינוקות.

חוברות יד חייבות לכלול את זכותו של העובד להמשיך את היתרונות הבריאותיים במהלך חופשה, זכויות התחדשות, ואת התהליך לבקשה של חופשה (בדרך כלל 30 יום הודעה שבה ניתן לצפות).

5.התתנות של העובדים

קליפורניה דורשת מכל מעסיק לשאת ביטוח פיצוי לעובדים ולפרסם הודעה במקום העבודה.ספר היד צריך להודיע לעובדים כיצד לדווח על פציעה או מחלה, היכן לקבל טיפול רפואי, והאיסור על תגמול על הגשת תביעה.

מדיניות נוספת נדרשת (California-Specific)

6 חופשת מחלה בתשלום

תחת חוק העבודה הבריא, משפחות בריאות של 2014, רוב העובדים מגיעים לפחות שעה אחת של חופשת מחלה בתשלום עבור כל 30 שעות עבודה (או גוש שווה ערך - גוש אגולו), עם מכסה של 48 שעות (6 ימים) בשנה.המדריך היד חייב להסביר accrual, שימוש (עבור העובד או בן משפחה, כולל אנשים ייעודיים), דרישות הודעה, ואיסור על תגמול ערים רבות, ברקלי, עשוי לעזוב את סן פרנסיסקו, ייתכן שיש לשלם יותר, קליפורניה.

7.לבית מגורים

סעיף 1030 דורש ממעסיקים לספק מיקום פרטי, נקי (מלבד חדר האמבטיה) לעובדים להביע חלב אם, וזמן ההפסקה הסביר.ספר היד צריך לתאר כיצד לבקש לינה ואת חובת המעסיק לספק מקרר ולשקול גישה.

היסטוריה פלילית ובדיקת רקע

חוק "Ban the Box" של קליפורניה (AB 1008) אוסר על המעסיקים לחקור את ההיסטוריה הפלילית של מועמד עד לאחר קבלת הצעת עבודה מותנית.ספר היד צריך לקבוע את מדיניות החברה על בדיקות רקע, כולל התהליך עבור הערכה פרטנית וזכות העובד לקבל עותק של כל דו"ח שנעשה בו שימוש ברזולוציה שלילית.

9 מדיניות פרטיות

מעסיקים עשויים לפקח על תקשורת אלקטרונית, שימוש במחשב, ואת הנחות פיזיות, אבל חוק הפרטיות של FLT:0California Invasion Act of Privacy Act of Privacy Act of Privacy Act of Privacy Act of Privacy Act of Privacy Act of Privacy Act of Privacy Act of Privacy Act of Privacy Act of Privacy Act of Privacy Act of Privacy Act of Privacy Act of Privacy Act of Privacy Act (לדוגמה, דוא"ל, שימוש באינטרנט, מעקב) והעובדים לא היו בעלי ציפייה לבדיקות פרטיות, באופן כללי, לבדיקות פרטיות.

10.למניעת אלימות

תחת SB 553 (יעילות 2024, מעסיקים חייבים ליישם תוכנית למניעת אלימות בכתב מקום וכוללת אותה בספרי יד או כמדיניות של עמידה.התוכנית חייבת לזהות אדם אחראי, נהלים רשימה לדיווח אירועים ולתאר דרישות הכשרה.

מדיניות מומלצת ופרקטיקה טובה ביותר

מעבר למנדטים המשפטיים, מדיניות מסוימת מחזקת את הציות ומטפחת בהירות.חשבה על הוספת החלקים הבאים:

(ב) ,0) קוד התנהגות: 1 תקנים להתנהגות מקצועית, קונפליקט של עניין, מתנות ותעסוקה חיצונית.
(ב) ⁇ :0) ,התמדה וההשתתפות: תקנות 1FIRLT 1 לשעון ב/out, בקשה לזמן ולדיווח על היעדרות.
(FLT:0Technology and Social Media:FLT:1) שימוש מקובל במכשירי החברה, סודיות של מידע קנייני, והנחיות לפעילות המדיה החברתית (בעוד הגנה על זכויות NLRA).
(FLT:0) Workplace Safety: FLT:1 פציעות ותכנית למניעת מחלות (IIPP) דרישות תחת Cal /OSHA, כולל נהלי חירום, דיווח סיכונים וציוד הגנה אישי.
(FLT:0) עזיבתו של היעדרות: FLT:1 A מטריקס מקיפים המכסה את החובה, חובת עדים, חופשת צבא (חוק שירותים ותעסוקה מחדש, USERRA), חופשת הצבעה, פעילויות בית הספר לעזוב (הורים / שומרי ראש), ותרומת איברים / עמודה.
(ב) ⁇ :0) מקום מגורים: 1FLT:1, המעסיקים חייבים להתאים באופן סביר לקיום דתי, אלא אם כן עושים זאת, אין לתאר את התהליך לבקשה.
(FLT:0Whistleblower Protection: ⁇ 1) תקנות השרוות של קליפורניה (סעיפים הקוד שלLabor 1102.5, 6310) מגנות על עובדים שדיווחו על הפרות החוק. מדיניות המדגישה סביבה לא אלימה מעודדת דיווח.

שיקולים מיוחדים לכוח עבודה מרוחק ו היברידי

עובדים רבים בקליפורניה עובדים מרחוק, לעתים קרובות על פני קווי המדינה.ספרים צריכים להתייחס לאופן שבו מדיניות חלה על עובדים מרוחקים - במיוחד זמן-תחזוקה, ארוחה/המשך הפסקת עמידה, החזר הוצאות (התקבלה תחת סעיף 2802 להוצאות הדרושות), ובדיקות בטיחות במשרדי בית.אם עובדים עובדים מחוץ לקליפורניה, מעסיקים חייבים להיות מודעים לחוקים של מדינות אחרות, אך על יד קליפורניה לציין כי החוק שולט לעובדים שבסיסם בקליפורניה.

שפה וגישה

אם 10% או יותר מכוח העבודה דובר שפה מלבד אנגלית, חוק קליפורניה דורש כי הכשרה בטיחות, הודעות שכר, ומדיניות מסוימת מסופקת בשפה זו.בעוד לא נדרשה רק עבור כל חוברת היד, מתן גרסה דו לשונית יכול להימנע מתביעות של טיפול לא הוגן.DFEH לעתים קרובות ממליץ כי חוברות יד ניתן לעשות זמין בשפות הראשיות של כוח העבודה.

הסכמי בוררות והצהרות

כולל הסכם בוררות בספר יד יכול להיות מסוכן.תחת חוק קליפורניה (כפי שמובהר על ידי בית המשפט העליון של קליפורניה ב- FLT:0 ויקינג הנהר Cruises v. MorianaFLT:1 ותיקוןי קוד עוקבים), הסכמי בוררות שביטול תביעות PAGA נציג יכול להיות בלתי-אפשרי.אם המעסיק בוחר לכלול מדיניות בוררות, זה חייב להיות מסמך נפרד, עומד עם הסכמה הדדית, ולא יכול להיות תנאי הכרחי של הסכם עבודה זה לא יכול להיות ברור.

כמו כן, ספרי יד צריכים לכלול קורא זכויות חוזיות:0 (בעמוד הראשון), הקובע כי חוברת היד היא למטרות מידע בלבד, ניתן לשנות מדיניות זו בכל עת, וכי עובדים צריכים להתייעץ עם הגרסה האחרונה.

כוח ומלכודות נפוצות

אפילו ספרי יד תואמים יכולים ליצור אחריות אם הם מכילים שפה המנוגדת לחוק קליפורניה.

העלאה זו דורשת אישור מראש (לא חוקי; שעות נוספות מבוססות על שעות עבודה, לא אישור).
קבלת השימוש בחופשות לפני חופשת מחלה (יציאה ממחלה היא זכות מוגנת; חופשה חייבת להיות משולם עם סיום).
כולל מדיניות נוכחות "לא אשמה" שאינה מתאימה ל-CRA, PDL או חופשת נכות.
באמצעות סעיפים רחבים של "סודיות" שיכולים לצנן פעילות מגובשת תחת חוק יחסי העבודה הלאומיים.
כשל לכלול עותק של הגרסה האחרונה של חוברת היד של כל אחד מהעובדים או לא לקבל אישור חתום של קבלה.

טופס ההכרה הוא קריטי.בלעדיו, העובדים עשויים לטעון כי הם מעולם לא ראו את המדיניות.הצורה צריכה לקבוע כי חוברת היד אינה חוזה וכי מערכת העבודה של הרצון החופשי נותרה ללא שינוי.

עדכונים קבועים וסקירה משפטית

חוקי התעסוקה של קליפורניה משנים כל מפגש חקיקה.בשנים האחרונות בלבד, חוקים חדשים השפיעו על חופשת מחלה בתשלום, דו-ו-ID-19 תוספתי (כיום פגם), מניעת אלימות במקום העבודה, ה-CRA (כיום מכסה מעסיקים קטנים), והגבלות על הסכמי לא-שותפים והוראות לא-התמדהים, מעסיקים צריכים לקבוע ביקורת משפטית של חוברת היד שלהם לפחות פעם בשנה ולאחר כל שינוי חקיקה ותהליך ייעוץ מורשה.

משאבים

לקבלת הדרכה נוספת, המעסיקים יכולים להתייעץ עם מקורות רשמיים אלה:

(ב) [המשרד] לתעסוקה הוגנת ושיכון (DFEH) – אפליה ומשאבים להטרדה
(ב) ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇
משרד הבריאות הלאומי (EDD) – עזיבת משפחה בתשלום וביטוח נכות
(הופנה מהדף FLT:0Cal/OSHA - פגיעה ומניעת מחלות (IIPP) דרישות LT:1
(ב) ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇

חוברת עבודה יסודית, חוקית, היא אחת ההשקעות החשובות ביותר המעסיק יכול לעשות.על ידי התייחסות לדרישות הספציפיות של קליפורניה המפורטות לעיל - ועדכון מדיניות באופן קבוע בתגובה להתפתחויות משפטיות - עובדים יכולים להגן על העסק שלהם, לכבד את זכויות העובדים ולבנות תרבות של אמון וחשבונאות.