כולל מדיניות מדיה חברתית במדריך העובדים שלך: מה אתה צריך לדעת

מדוע חוברת העובדים שלכם זקוקה למדיניות חברתית

המדיה החברתית הפכה לקבע קבוע כיצד אנשים מתקשרים, משתפים דעות, ולבנות את המותגים האישיים שלהם.עבור עובדים, הקו בין פעילות מקצועית ואישית באינטרנט גדל מדלדל מדי יום ביומו, פוסט לא-מיושב-החולים יחיד יכול ללכת ויראלי בתוך דקות, חשיפת נתוני החברה הרגישים, פגיעה במוניטין המותג, או יצירת אחריות משפטית ללא הנחיות מפורשות, הארגון שלך פגיע לסיכון חברתי חזק בחוברת שלך הוא רק כלי חיוני, אשר מבצע אבטחה חיוני, ללא תשלום אבטחה, ומניעה של אחריות עסקית, ללא הנחיות אבטחה מקצועית, והגנת אחריות עסקית.

מדוע מדיניות מדיה חברתית היא חיונית

עובדים לעיתים קרובות לא מבינים כיצד התנהגותם המקוונת משקפת את החברה, במיוחד כאשר הם משתמשים בחשבונות אישיים בשעות שאינן עבודה.ללא מדיניות, אין לך כל מדד לטיפול בהתנהלות לא נכונה, ואכיפה בלתי עקבית יכולה להוביל לתביעות של אפליה או תגמול.מחקר של החברה לניהול משאבי אנוש (RMSH) מראה כי כמעט שני שליש מהמעסיקים המשמעת של עובדים לרעה חברתית, ו 30% מהם מסייעות למתן מענה על תנאי הגנה על ידי עובדים (סוכנות העבודה) או ניהול משאבי אנוש (RML).

יסודות מדיניות חברתית יעילה

מדיניות הארגון תהיה שונה על בסיס תעשייה, גודל ותרבות, אך הרכיבים הבאים מהווים את עמוד השדרה של מערכת כללים יסודית ואכיפתית.

ייצוג ושגרירי מותג

מדינה שמחייבת עובדים לדבר בשם החברה.מדיניות רבים דורשת מכל מי שמזכיר את המעסיק שלהם באינטרנט לכלול ממצה כגון "Views הם שלי, לא אלה של [הקופי]" עם זאת, למתנגדים יש מגבלות - עובדים בהנהלה, שיווק, או תפקידים ציבוריים מולם ניתן לראות כדוברים רשמיים ללא כל קשר למתנגדים.

סודות וסודות מסחר

הגנה על מידע קנייני היא מטרה עיקרית של מדיניות מדיה חברתית כלשהי.איסור על שיתוף נתונים שאינם ציבוריים, כולל תוצאות פיננסיות, מפת דרכים מוצרים, רשימות לקוח, תקשורת פנימית, ועובדים מידע המאפשר זיהוי אישי (PII) לקבוע כי התחייבויות סודיות ממשיכות לאחר סיום העסקה.ספק דוגמאות קונקרטיות של פוסטים אסורים: צילומי מסך של לוחות נתונים פנימיים, פרטים של מיזוגים, או תמונות מאובטחות של המשרד.

התנהגות מכובדת ואנטי-השמדה

ההשמדה, האפליה והבריונות הם בדיוק כמו במקומות העבודה הפיזיים.המדיניות חייבת לקבוע כי קיימים חוקים נגד-ההתנגדות והאפליה נגד אפליה חלים על כל פלטפורמות המדיה החברתית, בין אם נעשה בהם שימוש בשעות העבודה או מחוץ ל-duty.ההההתנגדות "שלי-ההתערבות" של עמיתים, לקוחות, ספקים או מתחרים.

פיצויים משפטיים: זכויות יוצרים, סימני מסחר ותקנות

עובדים לעתים קרובות מפרים זכויות יוצרים באמצעות תמונות, מוזיקה או קטעי וידאו ללא רשות.המדיניות צריכה לאסור שימוש כזה ובהיר כי הלוגוים והסימנים המסחריים של החברה אינם יכולים לשמש ללא אישור: עובדים לא חייבים ליצור חשבונות מזויפים בשם החברה או עמיתים לא מתאימים (מנהלים) על תעשיות פיקוח, כוללים דרישות תאימות ספציפיות - לדוגמה, HIPA ב- Healthcare אוסרת על שיתוף כל מידע מטופל, אפילו על רישום אבטחה או פיקוח על חשבונות של משרדיים;

חשבונות אישיים והגדרות פרטיות

אפילו בחשבונות אישיים שנקבעו ל"פרטיות", העובדים אחראים לתוכן שעלול לפגוע במוניטין החברה או להפר מדיניות.סבירו כי פוסטים בפרופילים פרטיים יכולים להיות משותפים, מוקרן, או לגלות על ידי צדדים שלישיים.עודדו עובדים לסקור הגדרות פרטיות מעת לעת ולהימנע מ"חבר" בקשות עם לקוחות, הכפפות או ספקים בחשבונות אישיים.

שימוש ב-Gams ובמיתוג

שימוש בלתי מורשה בלוגים של החברה, סיסמאות או סימני מסחר יכול לגוון זהות מותג או להציע אישור השימוש.הגבלת השימוש לעובדים אשר מורשים באופן רשמי לדבר עבור החברה.ספק תהליך אישור פשוט: לדוגמה, עובדים יכולים לבקש קבצים רשמיים משיווק וחייב לכלול ביטול.מנע איסור על שינוי לוגו או שימוש בהם באופן שמרמז על אישור של מוצרים של צד שלישי או גורמים פוליטיים.

המונחים: Social Media Account Authority

קלמירת הבעלות על חשבונות מדיה חברתית שנוצרו למטרות עסקיות.המדיניות צריכה לקבוע כי חשבונות נשמרים על שם החברה (למשל פרופיל LinkedIn שנוצר עבור תפקיד מכירות) שייכים לארגון, לא העובד.זה מונע מחלוקות כאשר עובד עוזב ומנסה לקחת עוקבים או תוכן.כולל שפה שהחברה עשויה לגשת, לשנות או למחוק חשבונות הקשורים לעסקים בכל עת.

שיטות הטובות ביותר ליישום ואימון

מדיניות יעילה רק אם העובדים מבינים ומקבלים אותה.הפעלת מידע דורשת תקשורת ברורה, הכשרה מעשית ועדכונים קבועים.

כתוב בשפה פשוטה

להימנע מרגנון משפטי וכתוב במונחים מקצועיים עדיין. השתמש בנקודות קליעים, כותרות ודוגמאות בעולם האמיתי כדי להמחיש התנהגות מקובלת ולא מקובלת.לדוגמה, להראות השוואה מצד אחד של פוסט מקביל מול אחד לא תואם, עובדים נוטים יותר לעקוב אחר מדיניות כאשר הם רואים את מטרתו ויכולים לדמיין כיצד היא חלה על חיי היומיום שלהם.

עדכון המדיניות השנתי

פלטפורמות מדיה חברתית, חוקים ונורמות מקום העבודה להשתנות במהירות.עיין במדיניות שלך לפחות פעם בשנה. לשים לב לחוקי הפרטיות של המדינה החדשה (כגון חוק הפרטיות של קליפורניה), עדכונים ל-NLRA, ונושאים מתעוררים כמו עמוקfakes, תוכן מחוסן בינה מלאכותית, ואפליה מבוססת מדיה חברתית.מדיניות מיושנת עשויה להגביל פעילות מוגנת או לא לטפל בסיכונים חדשים.

אימון חובה ו Onboarding

שילוב מדיניות המדיה החברתית לשכירת חדש על גבי לוח והתנהלות רענן שנתי. השתמש בשיטות אינטראקטיביות: דיונים המבוססים על תרחיש, חידון, או תפקידים - תרגילים אשר בודקים הבנה.לדוגמה, לבקש מהעובדים להעריך פוסט היפותטי ולהחליט אם זה מפר מדיניות.אימון צריך גם לכסות כיצד לדווח הפרות ומה הגנות קיימות עבור משחתנים.

פוסטר דיאלוג פתוח

יצירת ערוצים שבהם עובדים יכולים לשאול שאלות על המדיניות ללא חשש מתגובה.חשב כתובת דואר אלקטרוני אנונימית, טופס על Intranet, או תקופת "שעות משרדיות" עם HR.עודדו מנהלים לדון במדיניות במהלך ישיבות צוות.דיאלוג פתוח עוזר לאי הבנה פני השטח ומאפשר לך לחדד את המדיניות באופן יזום.

שיקולים משפטיים קריטיים

מדיניות המדיה החברתית חייבת לאזן את ההגנה על זכויות העובדים.התחומים המשפטיים הבאים דורשים תשומת לב קפדנית.

חוק יחסי העבודה הלאומי (NLRA)

סעיף 7 לחוקר מגן על זכותם של העובדים לעסוק בפעילות מתואמת – דיסקוסים על השכר, שעות, תנאי העבודה ואיחוד – אפילו ברשתות החברתיות. מדיניות האוסרת באופן נרחב על "הבדל" או "שלילי" על ההערות של החברה עשויה להיות מוגבלת על ידי מועצת יחסי העבודה הלאומית (NLRB) פגעה באופן עקבי בחוקים שייתכן כי הגנה על מדיניות "לא" (NPR) או "לא כולל" במפורש" (סעיף 1) של מדיניות סודית" (NLNLNLNLPR) או "הגנה על מדיניות סודית" (NLNLNLNLPR) או "לא כולל מדיניות "מחייבת" (NLNLIVE) באופן ספציפי) או "הגנה על מדיניות סודית" (NLNLNLNLNLNLNLens" (NLPR) באופן ספציפי) באופן ספציפי) באופן מפורש) של מדיניות חשאית" (סעיף 1) או "לא כולל מדיניות סודית" (NLens) של מדיניות סודית" (NLens" (NLens" (NLens" (NLens" (NLens) או "הגנה על מדיניות חשאית) או "הגנה על מדיניות "

חוקי המדינה על התנהגות בלתי פוסקת

מדינות רבות מגנות על פעילותן החוקית של העובדים, כולל פוסטים ברשתות החברתיות. California, קולורדו, ניו יורק, צפון דקוטה, ואחרים מגבילים את משמעת המעסיק המבוססת על התנהגות בלתי מבוקרת כגון ביטוי פוליטי, שימוש במריחואנה חוקי או חברות בארגונים.המדיניות חייבת לא להונות עובדים עבור תוכן שפורסם כי הוא שונה באופן כללי ולא מזיק ישירות לחברה.אם אתה פועל במדינות מרובות, להתייעץ עם ייעוץ מקומי כדי להבטיח תאימות אחת, ייתכן כי היא עשויה להוסיף מדיניות המדינה.

פרטיות ובדיקה

אם אתה לפקח על פעילות המדיה החברתית הציבורית של העובדים, לחשוף את זה במדיניות.סביר את היקף: בדרך כלל, ניטור מתמקד בהודעות ציבוריות שבהן העובד מזהה כנציג החברה, לא הודעות פרטיות או חשבונות. להימנע מגישה לחשבונות פרטיים תחת נטיות כוזבות (למשל, מבקש מהעובדים "לחבר" פרופיל HR מזויף) שכן זה עשוי להפר חוקים פרטיים או פדרליים.יש צורך בהסכמה בכתב לפני הגשת בקשה אישית לחשבונות עסקיים שישים על מנת לבחון את הפרטיות של החברה.

אפליה ושחיתות

פוסטים ברשתות החברתיות המכילים עיוות, מטריד, או תוכן תגמול יכולים לחשוף את החברה לחיוביות מזיקה.מדיניות חייבת לחזק כי כל תקני האפליה נגד אפליה במקום העבודה חלים על חללים דיגיטליים. היזהרו לא לבודד מאפיינים מוגנים באופן שניתן לראות כמסתער נגד נקודות מבט מסוימות.

מסקנות של חוסר מעורבות

התרחקו מפעולות משמעתיות באופן ברור, מתקדם ועקבי. קטינים - כגון פרסום תמונה חברה לא-מופת אך לא מזיקה - ככל הנראה מצדיקה תזכורת מילולית ואימון. חזור או מתון, כמו שימוש בתמונות מוכות בזכויות יוצרים או להתלונן על עובד ללא מפרט, עלול להוביל לתביעות משפטיות חמורות - ביטול סודות מסחר, שפה מפלה, או אי-אפשרות, ליצור מנגנונים מזויפים כדי למנוע פעולות משפטיות או לבטלן - יש צורך פעולה בלתי-אפשרית.

אסטרטגיות ניטור ואכיפת

כיצד תזהה הפרות? ארגונים רבים מבצעים ביקורת חברתית תקופתית של חשבונות ציבוריים, במיוחד עבור עובדים בתפקידים מצופים המותג.המדיניות צריכה להסביר שהחברה עשויה לבחון פוסטים זמינים באופן פומבי ומכשירים שהנפיקו החברה, בהתחשב בכלי ניטור של צד שלישי שדגלים סיכונים פוטנציאליים (למשל, הודעות שמזכירות את שם החברה עם רגשות שליליים), אך יש להקפיד על היקף צוות יחיד - באופן קבוע - כדי להבטיח את כל הרשומות החברתיות, כדי להבטיח את כל הסודיות, כדי לטפל בתיעוד זה, באופן עקבי, והחלטות של מדיניות, באופן עקבי, ועדכונים, והחלטות של מדיניות.

זכויות עובדים: הגנה על פעילות ו Whistleblowing

יש לזכור כי המדיניות אינה פוגעת בזכויות החוק של העובדים.מכיל סעיף חיסכון: "שום דבר במדיניות זו אוסר על העובדים לעסוק בפעילות מותקנת תחת NLRA, לדווח על הפרות החוק לסוכנויות ממשלתיות, או לממש זכויות שריקה" (לא) "להבטיח לעובדים לדעת לדווח על הפרות משפטיות - גם אם הם משתפים מידע על מדיה חברתית - ללא תגמול.

עבודה מרחוק והשורה הדיגיטלית של Blurred

המעבר לעבודה מרחוק מחק גבולות רבים בין עבודה לבית העובדים עשוי לפרסם מהבית במהלך הפסקות או אחרי שעות, להאמין שהם מעבר להישג ידם של המדיניות.המדיניות חייבת ליישם במפורש את כל העובדים ללא קשר למיקום ולבהיר כי עובדים מרחוק כפופים לאותו הסטנדרטים.כתובת השימוש במכשירים הנפרדים בחברה: מזכירים עובדים מרוחקים שהנתונים על מחשבים או חשבונות ענן עדיין כפופים לכללים סודיות, גם אם הם יכולים לפנות לעבודה בנפרד (גם אם הם יכולים לעודד עבודה).

שפה מדיניות ומשאבים

בעוד מדיניות מדגם מלא היא מעבר להיקף של מאמר זה, מספר מקורות אמינים מספקים תבניות שניתן להתאים.ספר העסקים הקטן של נולו מציע שפה מעשית (ראה FLT:0lo העובד חוברת פרק 1), ורבים מהם יכולים להתאים את ה-FLT:2 חברות חוק האבטלה קטנות מציעות מדיניות מדגם מותאם לתעשיות ספציפיות, אך תמיד יש לך את המדיניות הסופית שלך נבדק על ידי ארגון המתמחה בחוקי הפרטיות של NB, אם לא תוכל לחשוף את חוקי הפרטיות שלך.

מסקנה

המדיה החברתית תמשיך להתפתח, להציג הזדמנויות חדשות והסיכונים למעסיקים.מדיניות חברתית מבוססת מחשבה במדריך העובדים שלך אינה רק אמצעי הגנה - היא מסגרת המעצימה את העובדים לייצג את המותג באחריות תוך הגנה על זכויותיהם שלהם.על ידי כיסוי ייצוג, סודיות, התנהגות מכובדת, עמידה משפטית, אחריות משפטית, אחריות אישית ומציאות עבודה מרחוק, אתה בונה מדיניות שהיא הגנה ותיקון קבוע, דיאלוג פתוח וגורם הגנה משפטית פחות, שמירה על אחריות ארגונית, שמירה על אחריות משפטית, שמירה על אחריות משפטית, שמירה על אחריות משפטית, היא כעת, שמירה על אחריות משפטית, שמירה על אחריות משפטית, והגנתית על אחריות משפטית, והגנתית על אחריות משפטית, שמירה על אחריות משפטית, שמירה על אחריות משפטית, שמירה על אחריות משפטית, שמירה על אחריות משפטית, שמירה על אחריות משפטית, שמירה על אחריות משפטית, והגנתית על אחריות נמוכה יותר על אחריות ארגונית על אחריות משפטית, והגנתית על אחריות ארגונית על אחריות משפטית, והגנתית נמוכה יותר על אחריות משפטית, שמירה על אחריות משפטית, שמירה על אחריות ארגונית על אחריות ארגונית יעילה פחות על אחריות משפטית, והגנתית על אחריות ארגונית על אחריות משפטית, שמירה על אחריות משפטית, שמירה על אחריות משפטית, שמירה על אחריות משפטית, שמירה על אחריות משפטית, שמירה על אחריות משפטית, שמירה על