Comprendre les différends liés à la découverte dans le litige civil

Les différends relatifs à la découverte sont un aspect courant mais souvent controversé des litiges civils, lorsqu'une partie estime que la partie adverse ne respecte pas ses obligations en matière de découverte, qu'il s'agisse de refuser de produire des documents, de ne pas répondre adéquatement aux demandes de renseignements, d'entraver les dépositions ou d'affirmer des objections inappropriées.

Les différends relatifs à la découverte peuvent être répartis en trois types : les différends concernant la portée de la découverte [ (p. ex., si une demande est proportionnelle aux besoins de l'affaire), les différends concernant la forme ou le moment [ (p. ex., si l'ISF doit être produite en format natif ou à une certaine date), et les différends concernant la rétention ou les reformulations[ (p. ex., les journaux de privilèges trop vagues ou les objections de plaque de chaudière). Chaque type nécessite une stratégie adaptée.

La gestion efficace des litiges de découverte commence bien avant le dépôt d'une requête. Les Règles fédérales de procédure civile (RFCP) et la plupart des règles de l'État imposent l'obligation de se donner de bonne foi avant de demander une intervention judiciaire. Cette exigence de « se rencontrer et se conferer » n'est pas une simple formalité; c'est une occasion critique de restreindre les questions, d'échanger des positions et de résoudre le différend sans intervention judiciaire.

L'exigence de répondre et de confer

Avant de déposer une requête pour contraindre la partie en mouvement doit certifier qu'elle a fait un effort sincère pour régler le différend avec un avocat opposé.Cette exigence est codifiée dans FRCP 37a)(1) et reflétée dans de nombreux codes de procédure d'État.Une séance de rencontre et de remise réussie peut économiser beaucoup de temps et de coûts tout en évitant le risque de sanctions pour la pratique inutile des motions.

Les stratégies efficaces de rencontre et de confer comprennent :

  • Préparer à l'avance: Examiner les demandes de découverte, les réponses, les objections et toute correspondance pertinente.
  • Utilisez un ordre du jour écrit :[ Avant la conférence, envoyez un résumé concis des questions contestées. Cela concentre la discussion et crée une piste papier qui peut être utilisée plus tard si le tribunal s'implique.
  • Soyez ouvert au compromis :[ Envisagez de réduire les demandes, d'accepter des ordonnances de protection ou d'accepter des formats de production alternatifs.
  • Documenter la conversation: Après la rencontre et la conférence, envoyer un courriel ou une lettre de confirmation résumant ce qui a été discuté, les accords conclus et les questions en suspens.

Si la personne qui a présenté une requête ne résout pas le différend, la partie en cause peut déposer une requête pour obtenir une condamnation. Toutefois, le tribunal vérifiera si les parties ont fait un véritable effort pour régler la question sans intervention judiciaire. L'omission de le faire peut entraîner le rejet de la requête ou même des sanctions en vertu FRCP 37a)(5).

Artisaner une motion persuasive pour se joindre

Une requête visant à contraindre une partie adverse à fournir des réponses à la découverte ou à produire des documents est une requête officielle demandant au tribunal d'ordonner à la partie adverse de la faire connaître.

Exposé des faits et historique de la procédure

Commencez par un résumé succinct des demandes de découverte en cause, des réponses reçues et des efforts déployés pour régler le différend pendant la rencontre et la remise. Inclure des dates précises et des références par correspondance. Le tribunal devrait être en mesure de comprendre la progression du différend sans examiner l'ensemble du dossier.

Arguments juridiques en vertu de l'alinéa 26b)(1) du RCPF

En vertu de FRCP 26b)(1)[, la découverte est autorisée pour toute matière non privilégiée qui est pertinente pour une partie quelconque, ou une défense proportionnelle aux besoins de l'affaire. La partie mobile doit soutenir que la découverte demandée répond à cette norme, tandis que les objections de la partie adverse (p. ex., trop large, trop lourde ou privilégiée) sont insuffisantes.

Traitement des objections communes

Les parties adverses soulèvent souvent des objections telles que -overbroad, -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Requêtes et sanctions

Il peut s'agir d'une ordonnance obligeant la production de documents, de réponses à des demandes de renseignements, de l'apparition d'un déposant ou de la fourniture d'un registre de privilèges. En outre, si la position de la partie adverse n'était pas substantiellement justifiée, envisagez de demander des frais et des honoraires d'avocat. FRCP 37a)(5) prévoit que le tribunal doit, après avoir donné la possibilité d'être entendu, exiger que la partie perdante paie des dépenses raisonnables, à moins que la position soit substantiellement justifiée ou que d'autres circonstances ne rendent injuste une sentence.

Preuves à l'appui

Si le différend porte sur des questions techniques (par exemple, les formats ESI, les méthodes de recherche ou la conservation des données), il faut considérer une déclaration d'un expert médico-légal ou du gardien des dossiers de la partie.

Réponse à une motion de compromis

Si vous êtes le parti qui résiste à la découverte, votre réponse doit être tout aussi bien préparée. Une opposition réfléchie peut vaincre la motion ou au moins limiter sa portée.

37. Si la requête en condamnation est accordée ou refusée, la partie perdante peut être condamnée à payer les dépenses raisonnables de la partie en cause (y compris les honoraires d ' avocat) à moins que la position de la partie perdante ne soit substantiellement justifiée ou que d ' autres circonstances ne rendent injuste une sentence.

Utilisation stratégique des ordonnances de protection

Une partie qui estime que la découverte est abusive ou disproportionnée peut demander une ordonnance de protection en vertu de FRCP 26c)[. La demande doit démontrer une bonne cause, habituellement en démontrant que la découverte recherchée est trop large, trop lourde ou recherchée à des fins inappropriées.

  • Limiter la portée de la découverte à certains sujets ou périodes.
  • Désigner que certains documents ne sont produits que pour les yeux de -attorneys-- seulement pour protéger les secrets commerciaux ou l'information concurrentielle.
  • Le maintien de la découverte en attendant le règlement des requêtes non recevables, en particulier dans les cas où la compétence ou une question de droit de seuil est contestée.
  • Exiger que l'ISF soit produit dans un format spécifique ou en utilisant des termes de recherche convenus pour réduire les coûts.

Les ordonnances de protection peuvent être négociées entre les parties, puis présentées au tribunal pour entrée. De nombreux tribunaux ont des ordonnances de protection types qui servent de point de départ. L'accord précoce sur une ordonnance de protection peut empêcher des mois de disputer sur les désignations de confidentialité et les formats de production.

Considérations spéciales pour les renseignements entreposés électroniquement (ESI)

L'ISE présente des défis uniques en matière de différends liés aux découvertes. Le volume de données, la variété des formats et le coût de la collecte et de l'examen conduisent souvent à des requêtes litigieuses.

  • Coopérer rapidement: Lors de la première conférence de découverte en vertu du FRCP 26(f), les parties devraient discuter de l'identification, de la conservation, du format et de la méthodologie de recherche de l'ESI. Les tribunaux s'attendent de plus en plus à une coopération; l'absence de discussion précoce de l'ESI peut entraîner des sanctions.
  • Utiliser l'examen assisté par la technologie (TAR):[ Aussi connu sous le nom de codage prédictif, TAR peut réduire le fardeau de l'examen des grands ensembles de documents. Si une partie insiste sur l'examen manuel de millions de documents, une motion visant à obliger une méthode plus efficace peut être appropriée.
  • Convenu des termes de recherche:[ Les différends concernant les termes de recherche sont fréquents.Les parties devraient négocier une liste de termes adaptés aux revendications et aux moyens de défense, et envisager de tester et de valider. Si l'accord est impossible, un maître spécial ou un expert neutre peut être nommé pour concevoir et valider la recherche.
  • Adresse métadonnées et format natif:[ De nombreux litiges ESI se concentrent sur la question de savoir si les documents doivent être produits en format natif (avec métadonnées intactes) ou sous forme d'images statiques (TIFF ou PDF). La partie requérante peut avoir besoin de métadonnées pour vérifier l'authenticité ou pour utiliser dans l'analyse médico-légale. La partie productrice peut soutenir que la production native risque de divulguer par inadvertance des métadonnées privilégiées ou est indûment contraignante.
  • Comprendre les devoirs de conservation:[ L'obligation de préserver l'ISF survient lorsque le litige est raisonnablement prévu.Les différends sur la spoliation peuvent entraîner des sanctions sévères, y compris des instructions de déduction ou de congédiement défavorables.

Pour une plongée plus profonde, consultez l'ordonnance modèle sur la découverte ESI du Centre judiciaire fédéral, que de nombreux tribunaux de district ont adoptée ou adaptée.

Artisaner un registre de privilèges efficace

Les registres de privilèges sont une source fréquente de différends en matière de découverte. En vertu de FRCP 26b)(5), une partie qui retient des renseignements pouvant être découverts en raison de privilèges ou de la protection du produit de travail doit décrire les documents retenus de manière à permettre à l'autre partie d'évaluer la demande.

  • Un numéro d'identification unique pour chaque document.
  • La date du document.
  • L'auteur, les destinataires et les destinataires (avec suffisamment de détails pour identifier leur rôle et leur relation).
  • Le type de document (p. ex. courriel, note de service, ébauche).
  • Le sujet ou une brève description qui révèle la nature de la communication privilégiée sans divulguer le contenu privilégié.
  • Le privilège spécifique revendiqué (p. ex., privilège avocat-client, protection du produit de travail).

Les problèmes communs qui conduisent à des différends sont les suivants :

  • Vague descriptions:[ Par exemple, -communication concernant les conseils juridiques est insuffisante. Le journal devrait décrire le sujet d'une manière qui permet à la partie adverse de comprendre pourquoi le privilège s'applique.
  • Privilège exceptionnel: Certaines parties enregistrent chaque communication qui comprend un avocat, même si la communication n'est pas pour un avis juridique.
  • Échec de la mise à jour :[ Si des documents supplémentaires sont identifiés au cours de l'examen, le registre des privilèges doit être complété rapidement.

Une partie qui reçoit un registre de privilège inadéquat devrait soulever la question pendant la rencontre et la remise et, si nécessaire, déposer une motion pour obliger un registre suffisant ou pour contester les revendications de privilège. Inversement, produire un registre détaillé et bien organisé peut éviter la pratique des mouvements.

Sanctions pour fautes de découverte

Les litiges relatifs à la découverte peuvent entraîner des sanctions imposées par les tribunaux, notamment des sanctions pécuniaires, des exclusions de preuve, voire des licenciements dans des cas extrêmes. Le FRCP 37 prévoit une série de sanctions pour non-respect des ordonnances de découverte, pour non-respect de l'ESI ou pour non-coopération à la découverte.

  • Répondez à la découverte en temps opportun et de manière complète.
  • Préserver l'ISF et les documents pertinents dès que le litige est raisonnablement prévu.
  • Respecter les ordonnances du tribunal rapidement et sans évasion.
  • Maintenir des communications de bonne foi avec les avocats opposés.

Dans le contexte de la spoliation ESI, le tribunal peut considérer la responsabilité de la partie et la pertinence des renseignements perdus. Pour une analyse complète, voir FRCP 37e)[ et les notes du comité consultatif qui l'accompagnent.

Meilleures pratiques pour éviter les différends liés à la découverte

La meilleure façon de gagner un différend de découverte est d'éviter tout cela. Les mesures proactives peuvent empêcher de nombreux désaccords d'augmenter.

  • Projet de demandes de découverte précises:[ Des demandes vagues ou trop larges invitent des objections. Définissez des termes, spécifiez des délais et identifiez les gardiens ou les systèmes pour l'ISE. Par exemple, au lieu de demander - toutes les communications - sur un sujet, limitez aux messages instantanés entre le gardien A et le gardien B entre le 1er janvier et le 31 décembre 2023, contenant les mots clés suivants.
  • Utilisez les protocoles ESI tôt:[ Au début du litige, acceptez avec les avocats opposés un plan de découverte portant sur les formats ESI, les méthodes de recherche, les gardiens et les obligations de conservation.
  • Fournir des journaux de privilèges détaillés :[ De nombreux différends découlent de journaux de privilèges vagues. Un registre bien préparé comprend des descriptions de documents qui permettent à la partie adverse d'évaluer la revendication de privilège sans recourir à des requêtes.
  • Schédule conférences de découverte régulières:[ Beaucoup de juges exigent ou encouragent des conférences périodiques de statut. Utilisez-les pour aborder les questions émergentes avant qu'elles deviennent des conflits complets.
  • Confons de proportionnalité de levier :[ Si vous croyez qu'une demande est disproportionnée, soulevez la question tôt, de préférence pendant la rencontre-concession ou une conférence de découverte, pour éviter une motion.
  • Utiliser la technologie pour simplifier :[ Des outils comme le codage prédictif, l'examen automatisé des documents et les plateformes de collaboration peuvent réduire le coût et le fardeau de la découverte, ce qui facilite le respect des demandes sans contestation.

Conclusion

En comprenant les exigences procédurales, en menant des discussions sérieuses avec les parties et en présentant des arguments clairs et bien étayés au tribunal, les avocats peuvent naviguer efficacement dans les défis de la découverte tout en protégeant les intérêts de leurs clients. Les stratégies proactives – comme la rédaction précise, les accords d'ESI précoces et les registres de privilèges approfondis – peuvent réduire considérablement la probabilité de différends qui surviennent. Lorsqu'il y a des différends, une approche disciplinée et professionnelle donnera les meilleurs résultats, que ce soit par une résolution sans intervention du tribunal ou par une motion de contrainte réussie.