Les étapes juridiques de la création d'une entreprise

La création d'une nouvelle entreprise est une entreprise exaltante, mais elle nécessite plus qu'une grande idée et un plan d'affaires solide. La navigation du paysage juridique est essentielle pour protéger vos biens personnels, assurer la conformité réglementaire et éviter les différends coûteux sur la route. Selon le SBA, près de la moitié des nouvelles entreprises échouent dans les cinq ans, et beaucoup de ces échecs découlent de pas juridiques évitables.

1. Choisir une structure d'entreprise

Votre structure d'entreprise détermine tout de votre exposition à la responsabilité personnelle à la façon dont vous produisez des impôts. Les structures les plus courantes comprennent semelles entreprises, partenariats[, sociétés à responsabilité limitée (LLC)[ et sociétés. Chacune d'elles présente des avantages et des compromis distincts qui méritent une évaluation minutieuse avant de déposer des documents.

Proprietorship unique

C'est la structure la plus simple, ne nécessitant pas d'enregistrement officiel au-delà des licences de base. Cependant, le propriétaire est personnellement responsable de toutes les dettes et poursuites. Il est préférable pour les entreprises à faible risque ou les freelance testant une idée avec des actifs minimes. Vous déclarerez le revenu d'entreprise dans votre déclaration de revenus personnelle en utilisant l'annexe C. Gardez à l'esprit que si vous engagez des employés, vous avez toujours besoin d'un EIN même en tant que propriétaire unique.

Partenariat

Une entente écrite de partenariat est essentielle pour définir les pourcentages de propriété, la prise de décisions et le règlement des différends. Sans une, les règles de défaut d'État s'appliquent, ce qui peut ne pas convenir à votre situation. Les sociétés de personnes en commandite (LP) et les sociétés à responsabilité limitée (LLP) offrent à certains associés une protection contre la responsabilité personnelle, mais elles sont moins courantes pour les petites entreprises. Si vous formez une société de personnes, soyez conscient que tous les associés sont personnellement responsables des dettes d'entreprise, sauf si vous vous inscrivez comme LLP, lorsque possible.

Société à responsabilité limitée (LLC)

La plupart des États autorisent les LLC à un seul membre. La constitution d'une LLC exige la production d'articles d'organisation auprès de l'État et le paiement d'une redevance, qui varie généralement entre 50 $ et 500 $. Vous pouvez également avoir besoin de nommer un agent enregistré. L'accord d'exploitation, bien que non toujours exigé par la loi, est essentiel pour définir les rôles des membres, les fractionnements de bénéfices et les procédures de gestion.

Société

Les sociétés offrent la plus grande protection contre la responsabilité personnelle, mais elles sont accompagnées d'un plus grand nombre de documents et d'une double imposition potentielle (sauf si vous choisissez le statut de société S). [Les sociétés C[ sont idéales si vous prévoyez de demander du capital de risque ou de rendre public.Elles paient l'impôt sur le revenu des sociétés et les actionnaires paient également l'impôt sur les dividendes. S les sociétés [ évitent la double imposition en transférant directement le revenu aux propriétaires, mais elles ont des restrictions de propriété plus strictes (p. ex., pas plus de 100 actionnaires, tous doivent être des citoyens ou des résidents américains).

2. Inscrivez votre nom commercial

Une fois que vous avez choisi une structure, vous devez enregistrer votre nom d'entreprise. Si vous exploitez sous un nom différent de votre entité commerciale légale, vous pouvez avoir besoin d'un Doing Business As (DBA) dépôt. DBA sont généralement déposés auprès du comté ou de l'État et sont requis pour les propriétaires uniques ou les sociétés de personnes qui utilisent un nom de commerce. Même si vous êtes une LLC, un DBA vous permet de gérer plusieurs marques sous une seule entité juridique.

Une recherche préliminaire sur la base de données USPTO=S aide à éviter toute contrefaçon. Pour la protection des marques de commerce fédérales, déposer une demande de marque de commerce si vous envisagez d'utiliser le nom de marque de votre État. Notez que l'enregistrement d'un nom commercial auprès de votre État ne confère pas de droits de marque à l'échelle nationale, de sorte que même si votre DBA de comté est autorisé, vous pouvez encore faire face à un défi de marque de marque de plus tard.

3. Obtenir les licences et permis nécessaires

Selon votre secteur et votre emplacement, vous pourriez avoir besoin de plusieurs licences et permis aux niveaux fédéral, des États et local. Voici quelques exemples :

  • Licence générale d'entreprise – requise par la plupart des villes ou comtés. Les frais varient de 25 $ à plusieurs centaines de dollars, et vous devez souvent renouveler chaque année.
  • Licence professionnelle[ – pour les médecins, comptables, agents immobiliers, entrepreneurs, cosmétologues, etc. Ces derniers nécessitent souvent des examens ou une formation continue.
  • Permis de santé – pour les restaurants, les camions alimentaires ou toute entreprise manipulant des aliments.
  • Permis de taxe de vente – exigé si vous vendez des biens ou des services taxables.Chaque État a ses propres règles; certains exigent un permis distinct pour les ventes à distance.
  • Permis d'occupation à domicile – si vous dirigez votre entreprise à partir de la maison.
  • Permis de signalisation – pour les panneaux d'affichage extérieurs, même les bannières temporaires.
  • Permis environnementaux – pour les entreprises qui manipulent des matières, des déchets ou des émissions dangereux.

Pour identifier les licences qui s'appliquent à votre entreprise, commencez par l'outil SBA=1 . Consultez également votre portail d'affaires et le site web municipal local de votre État. Gardez des copies de tous les permis au dossier et les renouveler rapidement pour éviter les amendes ou les fermetures.

4. Obtenez un numéro d'identification de l'employeur (NEI)

Un numéro d'identification de l'employeur (NEI) est un numéro à neuf chiffres attribué par le SIR pour l'administration fiscale.

  • Avoir des employés
  • Fonctionne en tant que société ou société de personnes
  • Produire certaines déclarations de revenus (accise, emploi, alcool, tabac ou armes à feu)
  • Retenues sur les impôts sur le revenu versés aux étrangers non résidents
  • Avoir un régime Keogh (régime de retraite indépendant)
  • Sont impliqués dans des fiducies, des successions ou des organismes à but non lucratif

Même si vous n'êtes pas tenu d'avoir un EIN, de nombreuses banques en ont besoin pour ouvrir un compte bancaire d'affaires. L'application est gratuite sur le site IRS. Vous recevrez votre EIN immédiatement après l'achèvement. Gardez ce numéro confidentiel parce qu'il fonctionne comme un numéro de sécurité sociale pour votre entreprise. Vous pouvez également avoir besoin d'un numéro d'identification fiscale de l'État pour les fins de l'impôt sur le revenu de l'État, de l'impôt sur le chômage et de la taxe de vente – vérifiez votre département des revenus de l'État.

5. Projets et exécution de documents juridiques

Les ententes écrites précisent les rôles, les responsabilités et les procédures de prise de décisions, de distribution des bénéfices et de règlement des différends.

Accord de fonctionnement (LLC)

Bien que non requis dans chaque État, un accord opérationnel est fortement recommandé. Il définit les pourcentages de propriété, la structure de gestion, les droits de vote, et la façon dont les profits et les pertes sont alloués. Sans cela, vous ne devez pas état des statuts LLC, qui peuvent ne pas correspondre à vos intentions.

Accord de partenariat

Pour les sociétés en commandite ou en société en nom collectif, ce document décrit les contributions en capital, les responsabilités, les actions à but lucratif et les procédures de sortie de chaque partenaire. Il traite également de ce qui se passe si un associé veut quitter, devient invalide ou décède.

Règlements administratifs

Les sociétés doivent adopter des règlements qui fixent les règles régissant les assemblées du conseil d'administration, les fonctions d'agent, l'émission de stocks et la tenue de documents.Les règlements sont des documents internes qui ne sont pas déposés auprès de l'État, mais ils sont essentiels pour maintenir les formalités de l'entreprise.

Accord de vente-achat

Pour toute entité à plusieurs propriétaires, une convention d'achat-vente régit ce qui se passe si un propriétaire veut vendre sa participation, devient invalide ou meurt. Elle empêche les tiers indésirables de posséder des actions et fournit une méthode d'évaluation équitable.

Documents supplémentaires

La plupart des entreprises ont également besoin d'accords de non-divulgation (MDN)[ pour les employés et les entrepreneurs, d'accords de sous-traitance indépendants[ pour clarifier les responsabilités fiscales et en matière de responsabilité, et de contrats d'emploi[ pour les employés clés.

De nombreux entrepreneurs utilisent des modèles de sources réputées comme Nolo, mais il est sage d'avoir un avocat examiner les versions finales – surtout si les actifs sont importants ou les relations sont complexes. Quelques centaines de dollars dépensés pour l'examen juridique peuvent empêcher des milliers de litiges plus tard.

6. Comprendre et gérer les obligations fiscales

La conformité fiscale est l'un des domaines les plus courants où les nouvelles entreprises tombent. Vous devez comprendre vos obligations à tous les niveaux:

Impôt fédéral sur le revenu

Votre structure d'entreprise détermine la façon dont vous produisez. Les propriétaires individuels, les associés et les membres de LLC déclarent le revenu d'entreprise dans leurs déclarations personnelles (annexe C ou similaire). Les sociétés C produisent des déclarations distinctes (formulaire 1120) et paient l'impôt des sociétés.

Impôt sur le travail indépendant

Si vous êtes un travailleur indépendant (propriétaire unique, associé ou membre de LLC), vous devez payer l'impôt sur le travail indépendant (Sécurité sociale et régime de soins médicaux) à un taux combiné de 15,3% sur les gains nets. Vous pouvez déduire la moitié de ce montant dans votre déclaration personnelle. Vous devrez produire des paiements trimestriels estimés (formulaire 1040-ES) pour éviter les pénalités de sous-paiement. IRS Estimation des taxes fournit des délais de paiement et des feuilles de travail.

Impôts sur l'emploi

Si vous engagez des employés, vous êtes responsable de la retenue de l'impôt sur le revenu, de la sécurité sociale et de l'impôt sur le revenu de l'assurance-maladie, plus le paiement de la part de l'employeur. Vous devez également payer l'impôt fédéral sur le chômage (FUTA) et l'impôt sur le chômage de l'État (SUTA).

Taxe de vente

Si vous vendez des biens corporels ou certains services, vous devrez peut-être percevoir et verser la taxe de vente à votre État. Les tarifs varient selon l'emplacement, et les règles peuvent être complexes pour les vendeurs en ligne, surtout après la décision Wayfair qui permet aux États de taxer les ventes à distance.

Le IRS Small Business and Self-Employed Tax Center offre des renseignements détaillés. Envisagez d'utiliser un logiciel de comptabilité ou de consulter un CPA pour rester en sus des dates limites et des retenues.

Tenue de registres

Conservez tous les reçus, factures et relevés bancaires pendant au moins trois ans (plus longtemps pour les actifs).Les bons documents appuient vos positions fiscales et vous protègent dans une vérification. L'IRS recommande de tenir des registres pour : les recettes brutes, les dépenses, les actifs, les impôts sur l'emploi et les ébauches de déclarations de revenus.

7. Protégez votre propriété intellectuelle

Votre entreprise peut compter parmi ses actifs incorporels – marque, inventions, créations – parmi ses plus précieux. Sans protection, les concurrents peuvent les copier légalement.

Marques

Bien que les droits de common law découlent de l'utilisation dans le commerce, l'enregistrement fédéral auprès de l'USPTO offre des recours plus forts et une présomption nationale de propriété. Avant d'adopter une marque, recherchez la base de données USPTO pour éviter les conflits. Les frais de dépôt varient mais sont généralement de quelques centaines de dollars par classe de produits/services. Le processus prend environ 12–18 mois. Si vous prévoyez de vendre des produits en ligne, vérifiez également le nom de domaine et la disponibilité des médias sociaux.

Droits d'auteur

Le droit d'auteur protège les oeuvres originales de la paternité — le texte, les images, la musique, le code logiciel et le contenu du site Web. La protection se produit automatiquement lorsque l'oeuvre est créée, mais l'enregistrement auprès du Bureau du droit d'auteur des États-Unis est requis pour poursuivre en justice pour infraction. Si votre entreprise produit du contenu écrit, du matériel de marketing ou des produits numériques, envisagez d'enregistrer des oeuvres clés.

Brevets

Les brevets protègent les inventions et les procédés. Les brevets d'utilité couvrent la façon dont quelque chose fonctionne, tandis que les brevets de conception couvrent les caractéristiques ornementales. Le processus de demande de brevet est complexe et coûteux (souvent des milliers de dollars, y compris les frais d'avocat), mais il peut fournir une douve concurrentielle pour les produits innovants. Les demandes de brevet provisoires peuvent tenir votre place pendant 12 mois à moindre coût, vous donnant le temps de tester le marché.

Secrets commerciaux

Contrairement aux brevets, les secrets commerciaux ne expirent jamais tant qu'ils restent secrets. Protégez-les en limitant l'accès, en utilisant des accords de confidentialité et en marquant les documents comme confidentiels. La Loi sur les secrets commerciaux de la défense fournit une cause fédérale d'action pour l'appropriation illicite. Les entrevues de sortie avec les employés qui quittent devraient leur rappeler leurs obligations permanentes.

Même une simple recherche de marque peut sauver des années de maux de tête. Le USPTO Learning Resources[ fournit d'excellents points de départ. Pour le droit d'auteur, le Bureau du droit d'auteur américain portail d'enregistrement vous accompagne dans le processus.

8. Assurance-entreprise sécurisée

L'assurance-facteur n'est peut-être pas une mesure légale requise par tous les États, mais c'est un outil de gestion des risques critique. La plupart des entreprises ont besoin d'une assurance-responsabilité générale[ pour couvrir les dommages matériels et les dommages corporels.Si vous avez des employés, la plupart des États exigent des travailleurs.Les autres couvertures courantes comprennent la responsabilité professionnelle (erreurs et omissions), la responsabilité des produits, les biens commerciaux, la cyberresponsabilité et l'assurance-interruption d'entreprise.

9. Établir un système de comptabilité et de compte bancaire d'affaires

Une fois que vous avez votre NEI et vos documents de formation, ouvrez un compte bancaire d'entreprise séparé. Ceci préserve le voile de la société et simplifie la préparation de l'impôt. La plupart des banques exigent vos documents de formation, le NEI et une résolution si le compte est pour une société. Considérez un compte de vérification d'entreprise avec des frais bas et une carte de crédit d'entreprise pour construire des antécédents de crédit.

Conclusion

En créant une entreprise, il ne s'agit pas seulement d'écrire un plan d'affaires et de garantir le financement, mais aussi de prendre des mesures juridiques délibérées pour protéger vos biens personnels, de se conformer aux règlements et de créer une entité évolutive. En suivant ces neuf étapes, en choisissant une structure, en enregistrant votre nom, en obtenant des licences, en rédigeant des documents clés, en comprenant les taxes, en protégeant la propriété intellectuelle, en achetant une assurance et en séparant les finances, vous réduisez le risque de surprises juridiques qui pourraient faire dérailler votre entreprise.