Aux États-Unis, la Fair Labor Standards Act (FLSA) impose des heures supplémentaires aux employés non exemptés qui travaillent plus de 40 heures par semaine de travail, mais les entrepreneurs indépendants sont exclus de ces protections. La tentation de reclasser les travailleurs en tant qu'entrepreneurs est compréhensible du point de vue des coûts, mais les risques juridiques n'ont jamais été plus élevés. Cet article examine les critères utilisés pour distinguer les employés des entrepreneurs indépendants, les conséquences juridiques de la classification erronée et les mesures pratiques que les employeurs peuvent prendre pour rester conformes.

Comprendre la distinction juridique entre les employés et les entrepreneurs indépendants

La question fondamentale dans tout différend relatif à la classification des travailleurs est de savoir si la personne qui fournit des services dépend économiquement de l'employeur ou est réellement en affaires pour elle-même. La LSF utilise une définition étendue de « l'emploi » qui comprend « souffrir ou permettre de travailler », ce qui signifie que de nombreux travailleurs qui pourraient être étiquetés entrepreneurs indépendants en vertu d'autres lois peuvent encore être considérés comme des employés pour des raisons d'heures supplémentaires.

Le test de la réalité économique sous la FLSA

Le test de la réalité économique de la FLSA examine généralement sept facteurs :

  1. Le degré de contrôle exercé ou retenu par l'employeur sur les activités du travailleur.
  2. La possibilité pour le travailleur de réaliser des profits ou des pertes en fonction de ses compétences en gestion.
  3. Investissement du travailleur dans l'équipement, les installations ou les aides.
  4. Le degré de compétence requis pour le travail.
  5. La permanence de la relation de travail.
  6. La question de savoir si le service rendu fait partie intégrante de l'entreprise de l'employeur.
  7. La mesure dans laquelle les activités du travailleur sont exercées de façon régulière ou continue.

Ces facteurs ne constituent pas une liste de contrôle; les tribunaux les appliquent avec souplesse pour saisir la réalité économique de l'entente. Un travailleur qui exploite sa propre entreprise de camionnage avec plusieurs clients, négocie des tarifs et supporte le risque de perdre des contrats est beaucoup plus susceptible d'être un entrepreneur indépendant qu'un conducteur qui travaille exclusivement pour une entreprise de livraison, utilise le véhicule de marque de l'entreprise et suit un itinéraire quotidien déterminé.

Tests IRS et du droit de l'État: un ensemble de normes

Les employeurs doivent aussi faire face aux tests utilisés par le Service interne du revenu (SIR) aux fins de l'impôt et par les États individuels pour les lois sur les salaires et les heures. Le SIR utilise un test de common law de 20 facteurs, distillé en trois grandes catégories : le contrôle comportemental, le contrôle financier et le type de relation. La page de l'IRS intitulée «Indépendant Entrepreneur Definid fournit des conseils détaillés.

De nombreux États, dont la Californie, New York, le New Jersey, l'Illinois et le Massachusetts, ont adopté leurs propres tests rigoureux qui sont souvent plus favorables aux employés que la norme fédérale.Le « test ABC » de la Californie en vertu de Dynamex Operations West, Inc. c. Cour supérieure (2018) exige des employeurs qu'ils prouvent les trois parties suivantes : (A) le travailleur est libre de tout contrôle et de toute direction; (B) le travailleur effectue du travail en dehors du cours normal de l'entreprise de l'employeur; (C) le travailleur est habituellement engagé dans un commerce, une profession ou une entreprise établis de façon indépendante.

Scénarios communs où une classification erronée arrive

Cependant, certaines industries sont notoirement mal classées. L'économie de gig-share, les chauffeurs de livraison, les transporteurs de livraison et les travailleurs de l'application de livraison de nourriture, a fait l'objet de poursuites très médiatisées et de batailles réglementaires. De même, les entreprises de construction, les organismes de soins de santé à domicile, les services de conciergerie et les entreprises de camionnage font souvent face à des allégations de classification erronée.

Un drapeau rouge typique est le cas où un « entrepreneur » travaille exclusivement pour une entreprise, utilise les uniformes et l'équipement de l'entreprise et suit le calendrier et les procédures de l'entreprise. Les employeurs remettent parfois un contrat de sous-traitant à un tel travailleur et supposent que la classification est légale, mais la réalité économique raconte une autre histoire. Un autre scénario courant est le paiement d'un tarif journalier fixe ou d'un tarif par projet qui, divisé par les heures travaillées, tombe en dessous du salaire minimum ou ne comprend pas les heures supplémentaires.

Conséquences juridiques pour les travailleurs mal classés

Lorsque la Division des salaires et des heures de travail (DOL) ou une agence d'État enquête sur une demande de classement erroné, l'employeur peut faire face à une exposition financière importante. La LSF permet le recouvrement des salaires des heures supplémentaires non payés – communément appelés « salaires de retour » – au taux normal des heures supplémentaires (1,5 fois le taux de rémunération régulier de l'employé) pour chaque semaine où l'employé a travaillé plus de 40 heures. De plus, des dommages-intérêts liquidés égaux au montant des salaires de retour peuvent être accordés à moins que l'employeur ne puisse prouver qu'il a agi de bonne foi et qu'il avait des motifs raisonnables de croire qu'il était conforme.

Au-delà des salaires et des dommages-intérêts, la WHD peut imposer des sanctions civiles pour des violations répétées ou délibérées. La peine maximale par violation a été augmentée en vertu de règles récentes et peut être substantielle. Si l'affaire est portée devant un tribunal, l'employeur peut également être responsable des honoraires et des coûts des avocats, et les travailleurs peuvent avoir droit à la réintégration ou à d'autres mesures équitables.

Actions collectives et poursuites privées

Les différends relatifs à la classification des travailleurs sont un terrain fertile pour les litiges relatifs aux actions collectives. Les employés qui sont également mal classés peuvent se regrouper pour recouvrer des salaires, souvent pour des jugements ou des règlements dans les millions de dollars. Par exemple, en 2020, une grande compagnie de camionnage a accepté de payer 12,5 millions de dollars pour régler un procès de classification erronée intenté par des conducteurs qui avaient été traités comme des entrepreneurs indépendants.

Dans certains cas, une entreprise qui conclut des contrats avec une autre entreprise (p. ex., un organisme de dotation) peut être tenue conjointement responsable des violations de salaire et d'horaire si elle exerce un contrôle suffisant sur les travailleurs. Cela signifie que même si un travailleur est qualifié d'entrepreneur indépendant par un sous-traitant, l'entreprise cliente pourrait encore être sur le point de commettre des violations des règles relatives aux heures supplémentaires. Les tribunaux appliquent des critères multifacteurs pour déterminer le statut d'employeur conjoint, et le DOL a publié des directives sur la question, y compris une règle de 2020 qui a été par la suite retirée.

Tendances récentes en matière d'application de la loi et changements réglementaires

Le gouvernement fédéral a modifié à plusieurs reprises sa position en matière d'application de la loi ces dernières années. Sous l'administration de Biden, le DOL a signalé un retour à une position plus protectrice des travailleurs. En 2022, le DOL a proposé une nouvelle règle pour annuler la règle de l'entrepreneur indépendant de 2021 (qui avait facilité la classification pour les employeurs) et la remplacer par une norme qui utilise le critère de la réalité économique de la totalité des circonstances, qui est plus conforme à un précédent judiciaire de longue date. Au début de 2025, la règle actuelle est la règle finale de 2024 (en vigueur le 11 mars 2024), qui met l'accent sur le critère de la réalité économique et tient compte de cinq facteurs : la nature et le degré de contrôle, les possibilités de profit ou de perte, l'investissement du travailleur, la permanence de la relation et la question de savoir si le travailleur fait partie intégrante de l'entreprise de l'employeur.

Le commissaire du travail de Californie a poursuivi avec vigueur des affaires de classification erronée, et des États comme New York et l'Illinois ont augmenté le financement des enquêtes salariales et horaires. L'administration de Biden a proposé une augmentation du financement et du personnel de la WHD, ce qui laisse entendre que les audits et les enquêtes continueront d'augmenter.

Stratégies préventives et pratiques exemplaires pour les employeurs

La méthode la plus efficace pour éviter les erreurs de classification consiste à effectuer une vérification approfondie de la classification de chaque relation de travail.Cette vérification devrait être effectuée avec l'aide d'un conseiller juridique spécialisé dans le droit des salaires et des heures. La vérification devrait examiner la relation de travail quotidienne réelle, et non seulement le contrat écrit. Les employeurs devraient se demander : Le travailleur contrôle-t-il son propre horaire? Peut-il travailler pour des concurrents? Est-ce qu'il supporte le risque de perte? Est-ce qu'il a un investissement important dans des outils ou des installations? Si les réponses suggèrent que le travailleur est économiquement dépendant de l'entreprise, une reclassification peut être nécessaire.

Ententes et politiques écrites

Bien qu'une entente écrite énonçant une personne qui est un entrepreneur indépendant ne soit pas concluante, elle demeure un élément de preuve important. L'entente devrait clairement décrire la nature de la relation, le droit du travailleur de contrôler son propre travail, les frais fixes ou les prix basés sur le projet, et l'absence d'avantages sociaux des employés. Toutefois, l'entente sera peu importante si les pratiques réelles contredisent ses conditions. Les employeurs doivent s'assurer que la réalité correspond à la paperasse.

Gestionnaire Formation et documentation

Il est essentiel de former les gestionnaires et les superviseurs aux principes fondamentaux de la classification des travailleurs.De nombreux problèmes de classification erronée commencent lorsqu'un superviseur bien intentionné traite un entrepreneur comme un employé, en leur donnant une adresse courriel de l'entreprise, en leur fournissant un bureau dédié, en exigeant le respect d'un code vestimentaire, ou en microgérant leur workflow.Ces actions peuvent transformer un entrepreneur en employé en vertu de la loi.

La documentation est également importante. Tenir des registres des activités commerciales indépendantes de l'entrepreneur, comme une licence d'entreprise, une assurance responsabilité, du matériel de marketing et des factures à d'autres clients. Si un entrepreneur n'a pas d'autres clients, c'est un indicateur fort de la dépendance économique.

Vérifications régulières et conseils extérieurs

Compte tenu de la complexité de la loi, des audits périodiques par un avocat du travail qualifié sont fortement recommandés. Un audit doit comparer chaque travailleur aux tests applicables (critère de réalité économique de la FLSA, test de common law de l'IRS, et tout test spécifique à l'État) et documenter la justification de la classification. Si une erreur de classification est découverte, l'employeur devrait corriger proactivement – reclasser les travailleurs en employés et rembourser les salaires dus.

Les employeurs devraient également être au courant de la situation de limitations[ pour les réclamations de FLSA, qui est généralement de deux ans pour les violations non volontaires et de trois ans pour les violations volontaires. L'exposition au recul des salaires peut s'accumuler rapidement, surtout pour les travailleurs qui ont été mal classés depuis des années.

Conclusion

La classification erronée des employés comme entrepreneurs indépendants pour éviter les heures supplémentaires est une stratégie à haut risque qui ne fait que rarement l'objet d'un examen.Les cadres juridiques, tant fédéraux que étatiques, sont conçus pour regarder les étiquettes passées et examiner la réalité économique de la relation de travail.

La meilleure approche consiste à ne pas chercher des lacunes, mais à assurer la conformité dès le départ.Investir dans une analyse de classification appropriée, utiliser des ententes écrites qui reflètent la relation réelle, former les gestionnaires pour éviter la microgestion des entrepreneurs et effectuer des vérifications régulières.Ces étapes non seulement protègent l'entreprise des litiges coûteux, mais favorisent également un milieu de travail équitable et transparent.Pour les employeurs qui exercent leurs activités dans plusieurs États, consulter un conseiller en matière de travail qui comprend les nuances de chaque juridiction est essentiel.