La rémunération des heures supplémentaires et la Loi sur les congés familiaux et médicaux : ce que les employeurs devraient savoir

La rémunération des heures supplémentaires en vertu de la loi sur les normes de travail équitables

Classement exonéré et non exonéré

La LSF exige que les employés non exonérés reçoivent une rémunération des heures supplémentaires à un taux d'au moins une fois et demie leur taux de rémunération régulier pour toutes les heures de travail effectuées au-delà de 40 heures par semaine de travail. Les employés qui satisfont à des critères de niveau de rémunération et de fonctions particuliers peuvent être classés comme étant exempts des heures supplémentaires. Ces catégories comprennent les cadres supérieurs, les employés administratifs, les professionnels, les employés de l'ordinateur et les employés de l'extérieur.

Ce qui compte comme heures travaillées

Pour les employés non exonérés, les heures travaillées comprennent tout le temps pendant lequel l'employé est victime ou autorisé à travailler, que l'employeur le demande ou non, y compris le temps consacré à des tâches telles que la vérification et la réponse aux courriels de travail en dehors des heures normales, l'installation ou le nettoyage des postes de travail, la formation requise et les déplacements entre les lieux de travail pendant la journée de travail. Le temps qu'un employé est relevé de ses fonctions et libre de poursuivre ses activités personnelles ne compte généralement pas comme des heures travaillées.

Comment la LMFM interagit avec les calculs des heures supplémentaires

Les heures de la LMFM ne sont pas des heures travaillées

Le principe central que doivent comprendre les employeurs est que le temps de congé de la LMFM — qu'il soit non rémunéré ou couvert par un congé payé substitué — n'est pas considéré comme des heures travaillées aux fins des heures supplémentaires de la LSF. La LMSF établit une ligne claire entre le temps passé à fournir des services à l'employeur et le temps que l'employé ne travaille pas. Le congé de la LMFM relève de la dernière catégorie. Même lorsqu'un employeur exige que l'employé utilise un congé payé (PTO) pour couvrir le congé, ces heures rémunérées demeurent le temps de congé, et non le temps de travail.

Il faut considérer un employé non exonéré qui travaille 40 heures par semaine de travail et qui prend aussi huit heures de congé de la LMFM, en utilisant les congés de maladie accumulés. L'employé n'a travaillé que 40 heures. Aucune heure supplémentaire n'est due. Les huit heures de congé de maladie payé sont une rémunération distincte, et non des heures travaillées.

Substitution des congés payés et de leurs effets

Les employeurs doivent s'assurer que les systèmes de paye font clairement la distinction entre les heures travaillées et les heures de congé rémunéré pour éviter de faire des calculs erronés sur les heures supplémentaires. Si un employé travaille 38 heures par semaine et utilise deux heures de congé de maladie payé pour un rendez-vous médical admissible à la LMFM, le total de la semaine de travail aux fins de la LMFM demeure de 38 heures, et non de 40 heures supplémentaires, même si l'employé a reçu une rémunération de quarante heures de temps.

Congés et complications des heures supplémentaires

Par exemple, un employé qui suit des traitements médicaux continus peut prendre quatre heures de congé tous les lundis pendant plusieurs mois. Dans les semaines où l'employé travaille un horaire complet plus des heures supplémentaires, les heures supplémentaires sont encore mesurées par rapport aux heures réelles travaillées. Les heures de congé de la LMFM elles-mêmes sont soustraites du calcul des heures supplémentaires, et non ajoutées.

Voici un exemple concret : Un employé non exonéré travaille 44 heures réelles par semaine de travail et prend également quatre heures de congé LGFP intermittent, en utilisant la PTO. L'employé a travaillé 44 heures, de sorte que l'employeur doit quatre heures supplémentaires à un et demi de rémunération au taux normal de ces 44 heures de travail. Les quatre heures de PTO sont payées séparément au taux normal de l'employé et ne sont pas incluses dans le calcul des heures supplémentaires. L'employeur doit s'assurer que le système de paye applique correctement la prime aux heures supplémentaires uniquement aux 44 heures effectivement travaillées, et non au total des 48 heures qui comprennent le congé.

Suivi et établissement de rapports Pratiques exemplaires

Lorsque le congé est désigné comme un congé admissible à la LMFM, le système devrait indiquer ces heures comme un congé admissible à la LMFM et les exclure du calcul des heures supplémentaires travaillées. Un codage cohérent et des rapports clairs empêchent les erreurs qui peuvent entraîner une sous-paiement des heures supplémentaires ou une rémunération des heures supplémentaires inutiles sur les heures de congé. Le personnel de la paie devrait être formé à l'examen des registres hebdomadaires des heures de travail et des heures de congé pour assurer le calcul correct.

Stratégies concrètes de conformité

Systèmes de tenue de documents qui séparent les congés des congés

La LLFM exige que les employeurs tiennent des registres des heures travaillées chaque jour et du total des heures travaillées chaque semaine de travail. La LLFM exige que le suivi des congés pris et la désignation de ce congé comme un congé admissible à la LLFM. L'intégration de ces exigences dans un système unique réduit le risque d'erreurs. Les employeurs devraient configurer un logiciel de paye pour exclure automatiquement les heures de congé de la LLFM du calcul du seuil des heures supplémentaires tout en compensant ces heures au taux approprié.

Politiques écrites claires et communication avec les employés

Les employeurs devraient inclure un libellé clair dans les manuels des employés et les documents de politique expliquant que les heures supplémentaires sont fondées uniquement sur les heures effectivement travaillées et que les heures de congé rémunéré de toute sorte ne comptent pas pour le seuil des heures supplémentaires. Un exemple de politique pourrait se lire : « La rémunération des heures supplémentaires est calculée en fonction du nombre total d'heures que vous effectuez réellement pour l'entreprise au cours d'une semaine de travail.

Formation des gestionnaires sur les congés et les règles relatives aux heures supplémentaires

Les superviseurs et les gestionnaires sont souvent le premier point de contact lorsqu'un employé a besoin de congé. Ils devraient recevoir une formation sur les exigences de base de la LMFM et de la LLSF, y compris la façon de reconnaître les situations de qualification possibles de la LMFM et de ne pas faire de déclarations ou de décisions qui pourraient créer de responsabilités. Par exemple, un gestionnaire qui dit à un employé de travailler 44 heures et qui prend également quatre heures de congé de la LMFM dans la même semaine crée une situation où l'employé s'attend à des heures supplémentaires sur 44 heures de travail, ce qui est exact.

Variations de la législation des États et respect de la législation multi-États

La loi fédérale fixe un plancher, et non un plafond.De nombreux États ont adopté leurs propres lois sur les congés familiaux et médicaux qui prévoient une couverture plus large, des congés plus longs ou des congés payés. Certains États ont également des lois sur les heures supplémentaires qui diffèrent de la LLFP, comme les heures supplémentaires quotidiennes après huit heures ou après 12 heures, ou des seuils plus bas pour certaines industries.Les employeurs qui exercent dans plusieurs États doivent se conformer à la loi qui assure une protection plus grande aux employés.

Risques communs de conformité et comment les éviter

Surcalcul des heures de la LMFM comme temps de travail

Certains systèmes de paye ou processus manuels peuvent par inadvertance inclure les heures de congé rémunéré dans le total des heures utilisées pour le calcul des heures supplémentaires, ce qui peut entraîner que l'employeur paie des heures supplémentaires sur des heures qui n'ont pas été réellement travaillées, ce qui, bien qu'il ne soit pas habituellement une violation de la loi, gaspille les ressources de l'entreprise et crée des dossiers de paye inexacts.

Mauvais classement des salariés

Si ce même employé prend également un congé en vertu de la LMFM, l'employeur est exposé à deux volets : responsabilité potentielle pour les heures supplémentaires non payées, dommages et intérêts liquidés et honoraires d'avocats en vertu de la LMFL, et demandes d'intervention ou de représailles en vertu de la LMFM. Les employeurs devraient examiner toutes les catégories d'exemption au moins une fois par année et documenter les bases de chaque détermination.

Risques de représailles

Les réclamations en représailles peuvent entraîner la réintégration, la rémunération de retour, la rémunération de départ, les dommages-intérêts pour détresse émotionnelle et les honoraires des avocats. Les employeurs doivent s'assurer que les évaluations de rendement, les décisions disciplinaires et les décisions de licenciement sont fondées sur des motifs légitimes et non-renonciationnels et sont bien documentés. Toute mesure négative prise peu après qu'un employé demande ou utilise un congé en vertu de la LMFM fera l'objet d'un examen attentif.

Manques à gagner en matière de tenue de dossiers