Table of Contents

Comprendre le contexte juridique de la rémunération des heures supplémentaires pendant le congé des employés

La gestion des congés et des heures supplémentaires est l'un des domaines les plus nuancés de la conformité de la main-d'oeuvre. Les employeurs doivent concilier les besoins opérationnels avec un ensemble complexe de règlements fédéraux et des États qui dictent le moment où les heures supplémentaires doivent être payées, surtout lorsque les employés prennent des congés payés ou non payés pendant une semaine de travail.

Beaucoup d'employeurs supposent que le fait de payer un employé pour un jour de congé compte automatiquement ces heures vers le seuil des heures supplémentaires, tandis que d'autres croient à tort que tout travail effectué pendant un congé est volontaire et n'ouvre pas droit à indemnisation.Les deux hypothèses sont incorrectes en vertu de la Fair Labor Standards Act (FLSA) et de la plupart des lois sur les salaires et les heures d'État.

Cadre juridique régissant les heures supplémentaires et les congés

Aux États-Unis, la réglementation des heures supplémentaires est fondée sur la Fair Labor Standards Act (FLSA), qui exige que les employeurs couverts paient une fois et demie leur taux normal pour toutes les heures de travail effectuées au-delà de 40 heures par semaine de travail. Toutefois, la FLSA n'exige pas que les employeurs comptent les heures de congé rémunéré – comme les vacances, les congés de maladie ou les congés – comme les heures de travail (=) pour les calculs des heures supplémentaires.

Comment le FLSA définit -Hours worked

En vertu de la LLEF, les heures travaillées comprennent tout le temps qu'un employé est victime ou autorisé à travailler. Le temps passé en congé payé, même si l'employé ne travaille pas réellement, n'est généralement pas considéré comme des heures travaillées. Par exemple, si un employé prend deux jours de congé payé et travaille trois jours pour un total de 32 heures, l'employeur n'est pas tenu de payer des heures supplémentaires parce que l'employé n'a pas dépassé 40 heures de travail réel.

La définition de «travail souffrant» ou permis de travailler est intentionnellement large. La Cour suprême des États-Unis a jugé que même le travail que l'employeur n'a pas demandé spécifiquement mais autorisé à continuer doit être compté. Ce principe s'applique carrément aux périodes de congé: si un employé vérifie un courriel ou prend un appel de travail pendant ses vacances ou ses congés de maladie, ces minutes sont des heures travaillées et doivent être enregistrées.

Le rôle des lois de l'État et des lois locales

Certains États, comme la Californie, ont des seuils journaliers d'heures supplémentaires (p. ex., heures supplémentaires après 8 heures de travail par jour) et des définitions plus généreuses de -heures travaillées. - D'autres États exigent des congés de maladie payés ou des congés familiaux payés, qui peuvent interagir différemment avec les règles relatives aux heures supplémentaires. Par exemple, la Californie La loi sur les congés de maladie exige que les employeurs fournissent des congés de maladie payés qui s'accumulent, mais l'interaction avec les heures supplémentaires est nuancée : si un employé utilise des congés de maladie payés et travaille aussi, seules les heures de travail réelles comptent vers le seuil des heures supplémentaires.

En revanche, New York a ses propres ordonnances de salaire minimum et un programme de congé familial payé au niveau de l'État qui peut influer sur la façon dont les congés sont enregistrés aux fins des heures supplémentaires. Les employeurs doivent vérifier non seulement la loi fédérale mais aussi les lois dans chaque juridiction où ils ont des employés. Un bon point de départ est la page du Département du travail des États-Unis sur les congés payés[ et la ressource de la Conférence nationale des législatures d'État sur les congés de maladie payés.

Loi sur les congés familiaux et médicaux (LMLA) et les heures supplémentaires

La LMFM permet aux employés admissibles de prendre jusqu'à 12 semaines de congé non rémunéré et protégé par l'emploi par année pour des raisons familiales et médicales précises. Pendant leur congé, les employés ne travaillent généralement pas, de sorte qu'aucune heure supplémentaire n'est due. Toutefois, des complications surviennent lorsqu'un employé prend un congé intermittent de la LMFM ou travaille à temps partiel pendant qu'il est sous la LMFM à horaire réduit. Dans de tels cas, l'employeur doit toujours suivre les heures réelles travaillées et payer des heures supplémentaires si le total dépasse 40 pendant la semaine de travail.

Si, pendant cette semaine de travail, l'employé travaille 38 heures plus les deux heures de congé, aucune heure supplémentaire n'est due. Mais si l'employé travaille 39 heures et prend ensuite les deux heures de congé, il a encore travaillé 39 heures — le temps de congé ne réduit pas les heures de travail. Toutefois, s'il travaille 41 heures et prend les deux heures de congé, il a travaillé 41 heures et les heures supplémentaires sont dues sur une heure. L'employeur doit suivre les heures de travail réelles séparément des heures de congé pour s'assurer de leur conformité.

Congé payé par rapport au congé non payé : incidence sur les calculs des heures supplémentaires

La distinction entre congé payé et congé non payé est essentielle pour la conformité aux exigences en matière d'heures supplémentaires.De nombreux employeurs supposent à tort que le fait de payer un employé pour un jour de congé signifie que ces heures sont comptées dans le calcul des heures supplémentaires.

Congé payé (vacances, maladie, congés personnels)

Lorsqu'un employé prend un congé payé et ne travaille pas, ces heures ne sont pas comptées comme heures travaillées - pour les heures supplémentaires de la FLSA.

  • Un employé travaille 32 heures et prend 8 heures de congé payé: le total payé est de 40 heures, mais seulement 32 heures travaillées, donc pas d'heures supplémentaires.
  • L'employé travaille 44 heures et prend également 8 heures de congé de maladie payé : l'employé a travaillé 44 heures, de sorte que les heures supplémentaires sont dues sur les 4 heures de plus de 40.

Les employeurs devraient veiller à ce que les politiques de PTO combinent les congés payés et le temps de travail réel le même jour. Si un employé travaille 5 heures et prend ensuite 3 heures de congé payé, seulement les 5 heures comptent comme étant travaillées. Mais si l'employé travaille 9 heures et prend ensuite 1 heure de congé payé, il a encore travaillé 9 heures — et si la semaine de travail comprend d'autres jours, le total peut dépasser 40. Dans les états où les heures supplémentaires quotidiennes sont effectuées, le seul jour de 9 heures pourrait déclencher des heures supplémentaires pour ce jour même si les heures hebdomadaires demeurent inférieures à 40.

Congé non payé (LGFP, Congé personnel non payé)

Pendant le congé non rémunéré, l'employé ne travaille pas et ne reçoit pas de salaire pendant cette période. Par conséquent, aucune heure supplémentaire n'est due pour la période de congé elle-même. Toutefois, si l'employé effectue un travail — même en vérifiant un courriel ou en prenant un appel téléphonique — pendant qu'il est en congé non rémunéré, ces minutes ou heures doivent être enregistrées et peuvent entraîner une responsabilité en matière d'heures supplémentaires s'il pousse la semaine à plus de 40.

Semaines de travail fixes et semaines de travail fluctuantes

Certains employeurs utilisent un horaire fixe de travail hebdomadaire où les employés sont censés travailler un nombre fixe d'heures et les congés sont déduits d'une banque de PTO. Les calculs des heures supplémentaires sont simples : seules les heures travaillées réelles comptent. Cependant, les employeurs qui utilisent la méthode de la semaine de travail variable (autorisée en vertu de la LSF) pour payer les heures supplémentaires dans certaines circonstances doivent suivre attentivement les règlements de la LED concernant les congés et les paiements.

Exigences en matière de tenue de documents et documentation Pratiques exemplaires

La tenue de registres précis est le fondement de la conformité aux exigences en matière d'heures supplémentaires. La LSF exige des employeurs qu'ils tiennent des registres des heures travaillées chaque jour et chaque semaine de travail, ainsi que la base sur laquelle les salaires sont payés.

  • Track temps de travail réel séparément du temps de congé payé. Utilisez un système de chronologie qui distingue entre les heures de travail et les heures de congé. De nombreux systèmes modernes permettent aux employés d'effectuer des heures et des heures pour différentes activités, y compris différents types de congés.
  • Documenter le type de congé. Qu'il s'agisse de la LMFM, de la PTO, du congé de maladie ou du congé personnel non rémunéré, annotez le délai en conséquence.
  • Conserver toutes les demandes de congé et les approbations. Ces documents appuient la classification des heures et peuvent protéger contre les allégations selon lesquelles l'employeur encourageait le travail en dehors des heures de congé.
  • Former les employés à enregistrer tout le temps de travail Même un appel de cinq minutes pendant une journée de congé doit être enregistré si l'employé est censé être rémunéré pour cela.Créer une culture où aucun travail ne passe pas inaperçu.
  • Conserver les dossiers pendant au moins trois ans. La LSF exige une conservation pendant trois ans, mais les lois des États peuvent exiger plus de temps.

Le DOL Fact Sheet on hurly souligne que les employeurs ont le fardeau de prouver qu'ils ont payé correctement. Les dossiers inadéquats peuvent conduire à des inférences défavorables dans les différends salariaux. Dans certains cas, si un employeur ne tient pas de dossiers exacts, les tribunaux peuvent accepter l'estimation raisonnable des heures travaillées par l'employé, ce qui peut être coûteux.

Pièges juridiques communs et risques de classification erronée

Même les employeurs bien intentionnés peuvent tomber dans des violations lors de la gestion des heures supplémentaires et des congés. Ci-dessous sont les erreurs les plus fréquentes.

Employés non exonérés

Toutefois, certains employeurs classent incorrectement les employés comme étant exonérés, et ne paient pas d'heures supplémentaires lorsque ces employés travaillent pendant leur congé. Un scénario courant : un employé salarié classé comme exonéré prend une semaine de congé payé mais fait aussi un travail à distance. Si l'employé n'est pas exempté, l'employeur doit des heures supplémentaires pour toutes les heures de plus de 40 ans. Voir le DOL Fact Sheet on exemptions pour les critères.

Traitement des congés payés comme des heures travaillées

Certains employeurs ajoutent par erreur les heures de congé rémunéré aux heures de travail réelles pour calculer les heures supplémentaires, estimant qu'ils doivent payer des heures supplémentaires lorsque le total des heures payées dépasse 40. Bien que cela soit généreux, il est juridiquement incorrect à moins que la politique de l'entreprise ou une convention collective ne l'exige.

Congés intermittents et complications liées aux heures supplémentaires

Le congé de la LMFM intermittente – lorsqu'un employé prend un congé dans des blocs de temps distincts pour une seule raison admissible – pose des défis particuliers. L'employeur doit suivre les heures réelles travaillées chaque semaine. Si l'employé travaille 30 heures et prend 10 heures de congé intermittent, aucune heure supplémentaire n'est due. Mais si l'employé travaille 45 heures et prend également un congé intermittent, des heures supplémentaires sont dues sur les 5 heures de plus de 40 ans. Certaines politiques tentent de répartir le congé de la LMFM entre plusieurs semaines, mais cela ne change pas l'obligation d'heures supplémentaires de la LLSF.

Dans des États comme New York, Washington ou le Massachusetts, les employés peuvent recevoir des prestations payées pendant leur congé, mais ces paiements ne sont généralement pas le salaire des heures travaillées. L'employeur doit toujours suivre attentivement les heures de travail réelles de l'employé pour déterminer si des heures supplémentaires sont dues.

Défaut de payer les heures supplémentaires au travail pendant le congé autorisé

Même avec l'approbation de l'employeur, si un employé travaille pendant un congé, ces heures doivent être rémunérées. Si l'employé travaille 30 heures au bureau et effectue ensuite 12 heures de travail à la maison pendant un congé de maladie payé, l'employeur doit payer des heures supplémentaires pour les 2 heures de plus de 40 (et probablement au taux normal ou des heures supplémentaires, selon la politique). Certains employeurs croient à tort que, parce que l'employé est en congé, tout travail est volontaire et non rémunéré.

Temps de garde pendant le congé

Si un employé est en congé mais doit rester en disponibilité et prêt à travailler, ce temps peut compter comme heures travaillées selon les restrictions. Le DOL utilise une analyse -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Pratiques exemplaires pour se conformer aux lois sur les heures supplémentaires et les congés

Pour réduire les risques de litige et promouvoir un traitement équitable, les employeurs devraient adopter les pratiques suivantes.

Créer une politique écrite claire

Les politiques devraient indiquer explicitement comment les heures supplémentaires sont calculées lorsque l'employé prend un congé payé ou non rémunéré. Inclure des exemples et des définitions. Par exemple, -Les heures supplémentaires sont payées pour toutes les heures effectivement travaillées au-delà de 40 heures par semaine de travail.Les heures de congé rémunéré ne sont pas comptées en fonction du seuil de 40 heures, à moins que l'employé ne fasse du travail pendant la période de congé.

Formation des gestionnaires et du personnel des RH

Les gestionnaires doivent comprendre qu'ils ne peuvent pas demander ou permettre aux employés de travailler en dehors de l'horaire pendant leur congé. Ils doivent également savoir comment enregistrer tout travail accessoire et quand passer aux RH. Des séances de formation régulières, au moins une fois par année, contribuent à renforcer la conformité.

Utiliser des systèmes intégrés de chronométrage

Le logiciel moderne de temps et de présence peut automatiquement distinguer entre les heures de travail et les heures de congé, signaler les heures supplémentaires potentielles lorsque le travail est enregistré pendant une journée de congé, et produire des rapports pour l'audit. Assurez-vous que le système peut gérer plusieurs types de congés et des règles spécifiques à l'état.

Effectuer des vérifications régulières

Les vérifications trimestrielles ou semestrielles des registres de paie des employés qui ont pris leur congé pendant la semaine de travail peuvent prendre des erreurs tôt. Comparez les entrées de temps contre les approbations de congé. Si vous trouvez des écarts, corrigez-les et ajustez rapidement les salaires pour éviter les dommages cumulatifs.

Consulter le Conseiller juridique

Parce que les lois de l'État et les lois locales varient considérablement — et parce que l'interaction entre les différentes lois sur les congés (FMLA, ADA, congé familial d'État, indemnisation des travailleurs) peut être complexe — il est sage de demander à un avocat de l'emploi de revoir vos politiques et pratiques.

Évolution récente et orientation en matière de DOL

Par exemple, la règle finale de 2020 du DOL (taux régulier) a précisé que certaines prestations (comme les congés payés) n'ont pas besoin d'être incluses dans le calcul du taux régulier des heures supplémentaires. Les employeurs devraient surveiller les mises à jour afin de s'assurer que leurs pratiques sont conformes aux interprétations actuelles. La base de données DOL Opinion Letters est une ressource utile pour des modèles de faits précis. En 2023, le DOL a publié un avis de réglementation proposée sur la classification des entrepreneurs indépendants, qui pourrait influer sur la façon dont certains travailleurs en congé sont traités.

L'impact du travail à distance

Avec l'augmentation du travail à distance et hybride, les employés sont plus susceptibles de travailler pendant ce qui serait normalement le temps de congé. Vérifier les courriels, assister à des réunions virtuelles ou terminer les rapports de la maison pendant un congé de maladie ou des vacances peut créer des responsabilités supplémentaires.Les employeurs devraient clairement communiquer les attentes : si un employé est en congé, ils ne devraient pas travailler, et s'ils doivent travailler, ils doivent enregistrer l'heure et seront payés en conséquence (y compris les heures supplémentaires, le cas échéant).

Conclusion

La navigation de la rémunération des heures supplémentaires pendant le congé exige une compréhension approfondie de la LNPA, des lois des États et des nuances des différents types de congés. Le principe de base demeure : seules les heures réelles travaillées comptent pour les seuils des heures supplémentaires.Les heures de congé rémunéré ne sont pas des heures travaillées; les heures de congé non rémunéré ne sont pas non plus des heures travaillées, à moins que l'employé ne travaille pendant le congé. En conservant des dossiers exacts, en créant des politiques claires, en formant du personnel et en restant à jour avec les mises à jour réglementaires, les employeurs peuvent éviter des erreurs coûteuses et traiter leur personnel équitablement.