Élaborer une politique de non-discrimination et de lutte contre le harcèlement juridiquement saine

Une politique bien rédigée protège les employés contre les dommages, réduit l'exposition d'une organisation à des litiges coûteux et indique un engagement sincère en matière de respect. Mais la création d'une politique qui soit à la fois juridiquement exécutoire et pratiquement efficace exige une attention attentive aux exigences législatives, à l'évolution de la jurisprudence et au contexte spécifique de votre effectif. Ce guide couvre le cadre juridique, les composantes essentielles de la politique et les stratégies de mise en oeuvre qui vous aideront à bâtir un programme solide.

Comprendre le cadre juridique

Aux États-Unis, les lois fédérales primaires comprennent le titre VII de la loi sur les droits civils de 1964, la loi sur les Américains handicapés (ADA), la loi sur la discrimination fondée sur l'âge dans l'emploi (ADEA) et la loi sur l'égalité de rémunération. Ces lois interdisent la discrimination et le harcèlement fondés sur des caractéristiques protégées telles que la race, la couleur, la religion, le sexe (y compris la grossesse, l'orientation sexuelle et l'identité de genre), l'origine nationale, le handicap et l'âge (40 ans et plus). De nombreux États et municipalités ont étendu leurs protections aux catégories comme l'état matrimonial, l'information génétique, le statut d'ancien combattant, l'orientation sexuelle, l'identité de genre et même l'appartenance politique, allant parfois bien au-delà de la législation fédérale.

Lois fédérales et lignes directrices de l'organisme

Selon les EEOC , le Groupe de travail sur l'étude du harcèlement en milieu de travail , des politiques efficaces sont un élément essentiel d'une stratégie globale de prévention. Le CEOE recommande que les politiques comprennent une définition claire de la conduite interdite, de multiples voies de signalement et une disposition anti-recours solide. Pour des attentes détaillées, consultez les EEOC Directives d'application sur le harcèlement illégal. De plus, le ministère de la Justice a publié des directives sur la discrimination fondée sur le sexe en vertu du droit fédéral, qui peuvent être trouvées à Justice.gov/crt/sex‐discrimination.

Variations d'État et de région

L'un des obstacles juridiques les plus courants est l'absence de justification des lois nationales et locales qui imposent des obligations plus strictes que les lois fédérales. Par exemple, la loi sur l'emploi équitable et le logement (FEHA) interdit le harcèlement en raison de caractéristiques additionnelles telles que la condition médicale, l'affiliation politique, le statut d'immigration et le statut militaire et végétalien. New York , la loi sur les droits de la personne élargit de la même façon les protections.

Définition évolutive du harcèlement

La Cour suprême des États-Unis a jugé que le harcèlement doit être -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Éléments clés de politiques efficaces

Une politique de non-discrimination et de lutte contre le harcèlement juridiquement saine devrait être plus qu'une liste de comportements interdits, ce qui devrait être un document vivant qui fournit des conseils clairs, inculque la confiance dans le processus de déclaration et démontre une tolérance zéro aux représailles.

Définitions claires de la conduite interdite

La politique doit définir ce qui constitue la discrimination et le harcèlement en termes explicites et compréhensibles.Éviter un langage vague comme le comportement inapproprié. - Fournir plutôt des exemples concrets : des insultes raciales, des blagues offensantes, des avances sexuelles non bienvenues, des commentaires désobligeants sur une déficience ou la distribution d'images offensantes.- Inclure la conduite physique et verbale et préciser que le harcèlement peut se produire par courriel, médias sociaux, messages texte ou autres communications électroniques.- De nombreux règlements d'État exigent que la politique comprenne des définitions précises du harcèlement sexuel.

Portée de la politique

Précisez qui est visé par la politique : tous les employés, superviseurs, gestionnaires, entrepreneurs, stagiaires, bénévoles et tiers, comme les fournisseurs ou les clients. Précisez que la politique s'applique non seulement au milieu de travail physique, mais aussi aux événements liés au travail hors site, aux voyages parrainés par l'entreprise et aux interactions sur les médias sociaux liés aux affaires. Si votre organisation a un effectif éloigné, la politique doit explicitement couvrir les interactions virtuelles – appels vidéo, plateformes de discussion et courriel – ainsi que toutes les réunions en personne qui peuvent avoir lieu. Certaines politiques s'adressent également aux non-employés qui interagissent avec l'organisation, comme les clients ou le personnel de prestation.

Procédures de rapport et confidentialité

Les employés doivent savoir exactement comment signaler une violation sans crainte d'exposition. La politique devrait prévoir de multiples voies de déclaration – par exemple, un représentant désigné des ressources humaines, une ligne téléphonique de conformité, un portail en ligne anonyme et/ou un superviseur. Souligner que les rapports peuvent être présentés à l'une ou l'autre de ces personnes et que l'organisation prendra des mesures rapides et sérieuses. La confidentialité doit être traitée clairement : bien que l'organisation garde les rapports aussi confidentiels que possible, elle ne peut garantir la confidentialité absolue parce qu'une enquête peut exiger le partage de renseignements avec un nombre limité de personnes sur la base du besoin de savoir.

Processus d'enquête

Préciser les étapes que l'organisation prendra une fois qu'un rapport sera reçu. Indiquer que les enquêtes seront rapides, approfondies et impartiales. Décrire qui mènera l'enquête (enquêteur interne des RH ou externe formé), le calendrier typique, et que le plaignant et le présumé harceleur auront la possibilité de présenter des preuves et des témoins. Inclure un engagement à documenter l'enquête et à produire un rapport écrit. La politique devrait également noter que l'organisation prendra des mesures provisoires pour protéger le plaignant pendant l'enquête, comme des changements au calendrier ou des congés payés, si nécessaire.

Mesures disciplinaires

Il faut préciser clairement les conséquences potentielles d'une violation de la politique, notamment les avertissements verbaux ou écrits, la formation et le conseil jusqu'au licenciement, et préciser que la discipline peut s'appliquer non seulement au harceleur, mais aussi aux gestionnaires qui connaissent le comportement et n'ont pas agi, ou aux témoins qui ont participé au harcèlement. L'application cohérente des mesures disciplinaires est essentielle à la conformité juridique – l'application non cohérente peut conduire à des allégations de traitement disparate. La politique devrait également noter que les violations peuvent entraîner d'autres recours, tels que la réaffectation, la perte de l'autorité de surveillance ou l'interdiction de la participation future à des événements de la société.

Protection contre les représailles

Les demandes de représailles sont les accusations les plus courantes déposées auprès du CEAE et réussissent souvent même lorsque la plainte de discrimination ou de harcèlement sous-jacente ne l'est pas. La politique devrait interdire explicitement toute action défavorable, y compris la cessation, la rétrogradation, les examens négatifs injustifiés du rendement, les menaces ou les changements subtils des conditions de travail, contre quiconque signale une violation, participe à une enquête ou s'oppose à des pratiques illégales. Encouragez les employés à signaler immédiatement toute représailles perçue. De plus, la politique devrait stipuler que toute personne qui a été jugée victime de représailles sera soumise à une discipline sévère jusqu'à la cessation. Il est également sage de prévenir les gestionnaires et les superviseurs qu'ils ne doivent jamais prendre de mesures qui pourraient être perçues comme des représailles, même s'ils estiment que le rapport sous-jacent n'est pas fondé.

Conseils juridiques pour la rédaction et la mise en œuvre des politiques

Avoir le bon contenu n'est que la moitié de la bataille; la façon dont les politiques sont élaborées, distribuées et appliquées détermine leur efficacité juridique. Ci-dessous sont les meilleures pratiques juridiques pour créer et maintenir des politiques qui résistent à l'examen.

Consulter les experts en droit de l'emploi

Chaque organisation devrait faire examiner ses politiques de non-discrimination et de lutte contre le harcèlement par un avocat expérimenté en droit du travail, de préférence en connaissant les secteurs et les États où elle exerce ses activités. Un avocat peut aider à adapter la politique à des secteurs à risque uniques, tels que les structures de rapport complexes, les environnements syndicaux ou les opérations multi-étatiques. Il peut également conseiller sur les décisions récentes des tribunaux ou les modifications réglementaires qui peuvent influer sur l'applicabilité de la politique.

Mise à jour régulière des politiques pour tenir compte des changements juridiques

Par exemple, l'État de New York exige des mises à jour annuelles de sa politique modèle de prévention du harcèlement sexuel; la Californie élargit périodiquement sa liste de catégories protégées; et les directives fédérales sur le harcèlement #MeToo-era continuent d'évoluer. Établir un calendrier pour revoir les politiques au moins une fois par an et après les principaux développements juridiques. Lors de la mise à jour, communiquer clairement les changements à tous les employés et obtenir des reconnaissances signées. Les politiques dépassées peuvent être une responsabilité – elles créent un faux sentiment de conformité et peuvent être utilisées contre un employeur dans les litiges.

Offrir une formation complète et interactive

La formation devrait être obligatoire pour tous les employés, avec des séances distinctes et plus détaillées pour les superviseurs et les gestionnaires qui ont des responsabilités supplémentaires pour prévenir et combattre le harcèlement. Le COEEE a souligné que la formation devrait être basée sur des -interactives et des -scénarios plutôt qu'un module en ligne unique. Inclure des exemples réels (anonymisés) de harcèlement, discuter des procédures de rapport et des mythes de débund sur les représailles. Certains États exigent un contenu de formation spécifique; par exemple, la Californie exige que les superviseurs reçoivent deux heures de formation en prévention du harcèlement sexuel tous les deux ans, et New York exige une formation annuelle pour tous les employés.

Maintenir une documentation claire sur la distribution des politiques et la formation

En cas de réclamation légale, la documentation est la meilleure défense de l'employeur. Gardez les remerciements signés de chaque employé confirmant la réception des politiques et de la formation. Tenez des dossiers de la formation terminée, y compris les dates, les heures et le contenu. Si une enquête survient, ces dossiers démontrent que l'organisation a pris des mesures raisonnables pour prévenir et combattre le harcèlement.

Veiller à ce que les politiques soient facilement accessibles

Les employés ne peuvent se conformer à une politique qu'ils ne trouvent pas ou bénéficier d'une telle politique. La politique devrait être affichée en plusieurs endroits : sur l'intranet de l'entreprise, incluse dans le manuel des employés, distribuée dans des paquets d'embarquement et physiquement affichée dans des domaines communs lorsque la loi le permet. Pour les organisations ayant un effectif éloigné, assurer l'accessibilité numérique — fournir la politique dans des formats accessibles aux personnes handicapées, tels que les PDF compatibles avec les lecteurs d'écran ou les versions en texte simple.

Établir une culture de responsabilité et de cohérence

La meilleure politique au monde est sans valeur si le leadership ne l'applique pas de façon uniforme. L'application de la loi, par exemple, discipliner un employé de rang inférieur pour le harcèlement, mais laisser un interprète vedette en dehors d'un avertissement, peut créer une responsabilité et saper la confiance. La haute direction devrait visiblement défendre la politique, modéliser un comportement respectueux et veiller à ce que tous les rapports soient pris au sérieux, quel que soit le poste du répondant.

Considérations mondiales et intersectorielles

Par exemple, la Directive sur l'égalité de traitement de l'Union européenne et la loi de 2010 sur l'égalité de traitement du Royaume-Uni offrent des protections qui peuvent différer de la législation américaine. Les politiques devraient être harmonisées pour répondre aux normes les plus élevées dans tous les lieux d'affectation, tout en respectant les exigences de procédure locale. De plus, les plaintes de harcèlement modernes impliquent souvent une intersectionnalité, lorsqu'un employé subit une discrimination fondée sur une combinaison de caractéristiques protégées, telles que la race et le sexe, ou le handicap et l'âge.

Conclusion

Dans le contexte juridique et social actuel, les politiques de non-discrimination et de lutte contre le harcèlement ne sont pas facultatives, car elles sont fondamentales pour l'intégrité organisationnelle, le bien-être des employés et la protection juridique. En les ancreant dans le cadre juridique actuel, en les articulant avec des éléments clairs et complets et en les mettant en oeuvre avec une orientation juridique réfléchie, les organisations peuvent bâtir des lieux de travail où toutes les personnes se sentent respectées et valorisées.

Pour plus de précisions, voir EEOCO], , SHRM=s échantillon de politiques , et Department of Labor=s guide on sex discrimination.