Quelles sont les lois sur la classification des employés?

Les lois sur la classification des employés constituent l'épine dorsale de la conformité légale pour toute entreprise qui engage des travailleurs.Ces lois déterminent si un travailleur est légalement considéré comme un employé ou un entrepreneur indépendant. La distinction est régie par les règlements fédéraux et étatiques appliqués par le Service du revenu interne (IRS), le Département du travail (DOL), et les agences de travail d'État.

Le critère de la common law[, qui se concentre sur le degré de contrôle qu'une entreprise exerce sur un travailleur, est fondé sur le critère du droit commun[, qui porte sur le contrôle d'une entreprise. L'IRS applique un critère à trois facteurs qui examine le contrôle comportemental, le contrôle financier et la nature de la relation. De nombreux États ont complété ou remplacé ce critère par le critère plus strict ABC[, en particulier dans des industries comme le travail et le transport en économie de gaz.

Au-delà de ces tests, le DOL utilise un test de réalité économique[ en vertu de la Fair Labor Standards Act (FLSA). Ce test examine si le travailleur est économiquement dépendant de l'entreprise ou est vraiment en affaires pour lui-même. Les facteurs comprennent la possibilité du travailleur pour le profit ou la perte, la nature de leur investissement, la permanence de la relation, et le degré de contrôle.

Pourquoi la classification compte - t - elle?

Une classification correcte n'est pas une post-pensée administrative, elle a un poids juridique et financier important. Un travailleur mal classé peut déclencher une vérification qui révèle un schéma systématique de non-conformité, conduisant à des passifs massifs. Les petites entreprises qui opèrent dans des marges étroites peuvent se retrouver en lutte pour la survie après une enquête DOL ou une cotisation de la paie IRS.

Obligations fiscales

Pour 2025, la part de l'employeur dans l'impôt sur le revenu fédéral, la sécurité sociale et l'assurance-maladie est de 6,2 %, soit 1,45 % du salaire. Les entrepreneurs indépendants sont responsables de payer eux-mêmes la totalité de l'impôt sur le travail indépendant de 15,3 %. Lorsqu'une entreprise classe un employé comme entrepreneur, l'IRS peut évaluer l'entreprise pour tous les impôts sur la paie impayés, plus des pénalités pouvant atteindre 40 % du sous-paiement. L'IRS impose également une pénalité de 100 % (la « pénalité pour recouvrement de fonds de fiducie ») aux particuliers responsables des impôts sur les fonds de fiducie non payés, la partie de l'employé qui a été retenue.

Avantages et protections

Les employés ont droit à une vaste gamme de protections que les entrepreneurs indépendants ne reçoivent pas automatiquement, notamment le salaire minimum et les heures supplémentaires en vertu de la LSF, l'assurance-chômage, l'indemnisation des travailleurs, le congé familial et médical en vertu de la Loi sur le congé familial et médical (LFM) et la poursuite de l'assurance-maladie en vertu de la LRCOB. De plus, les employeurs qui comptent 50 employés à temps plein ou plus doivent offrir une couverture médicale abordable en vertu de la Loi sur les soins abordables (LAC) ou faire face à des pénalités.

Responsabilité juridique et réputation

Au-delà des obligations fiscales et de prestations, la classification erronée crée une exposition légale en vertu des lois sur les salaires de l'État, des lois anti-rétorsion et des lois sur la discrimination. Les entrepreneurs indépendants ne sont pas couverts par le titre VII, la loi américaine sur les personnes handicapées ou des protections similaires. Si un travailleur est mal classé et subit ensuite une discrimination ou du harcèlement, l'entreprise peut faire face à des réclamations supplémentaires.

Comment classer correctement les travailleurs

Une classification adéquate exige une analyse approfondie, au cas par cas, de chaque relation de travail. Le SIR offre un test à trois facteurs, mais les lois des États peuvent compléter ou remplacer ces critères. Les propriétaires de petites entreprises devraient éviter les classifications générales – traiter tous les travailleurs de la même façon est un drapeau rouge pour les organismes de réglementation.

Contrôle comportemental

Le contrôle comportemental examine si l'entreprise a le droit de diriger la façon dont le travail est exécuté. Les facteurs suivants sont les suivants : l'entreprise offre-t-elle une formation sur les méthodes ou les procédures? L'entreprise fixe-t-elle les heures de travail, exige-t-elle la soumission à un processus particulier ou exige-t-elle que le travail soit effectué dans une séquence donnée? L'entreprise dicte-t-elle l'ordre des tâches ou exige-t-elle que la travailleuse suive une portée détaillée du travail? Plus le travailleur est contrôlé, plus il est probable qu'il soit employé.

Contrôle financier

Le contrôle financier permet de déterminer si le travailleur a un investissement important dans son entreprise et risque de réaliser des profits ou des pertes. Facteurs clés : Le travailleur a-t-il des dépenses non remboursées? Investissent-il dans son propre équipement, outillage ou logiciel? Peut-il commercialiser ses services auprès de plusieurs clients? Établissent-ils leurs propres prix ou négocient-ils des frais? Les entrepreneurs indépendants encourent-ils généralement des coûts et fonctionnent comme des entités de recherche de profits. Par exemple, un conducteur de livraison qui possède un camion frigorifique, paie du carburant et de l'entretien et sert plusieurs restaurants est probablement un entrepreneur.

Relations entre les Parties

La nature de la relation est évaluée par des contrats écrits, la permanence de l'entente et la question de savoir si le travailleur reçoit des avantages de type employé. Une relation à long terme et indéterminée suggère un employé. Les entrepreneurs indépendants sont généralement embauchés pour un projet précis, pour une durée déterminée, ou pour fournir un résultat précis. Si le travailleur reçoit des vacances payées, une assurance-maladie, un régime de retraite ou d'autres avantages qui indiquent fortement une relation de travail.

En cas de doute, les propriétaires de petites entreprises peuvent déposer IRS Formulaire SS-8 pour demander une détermination du statut de travailleur. Cependant, cela peut prendre six mois ou plus et peut déclencher une vérification. Beaucoup d'entreprises cherchent plutôt une décision de lettre privée de l'IRS pour les relations d'entrepreneurs importantes, qui fournit des conseils plus définitifs, mais est coûteux et prend du temps.

Scénarios et pièges communs de classification erronée

Certaines pratiques et industries commerciales sont particulièrement sujettes à une classification erronée. La sensibilisation à ces pièges communs peut aider les propriétaires de petites entreprises à éviter les erreurs coûteuses.

Gig Economie et Freelancers

La montée du travail de gig a créé une confusion généralisée.Les conducteurs de rideshare, les messagers de livraison de repas, les écrivains indépendants, les graphistes et les assistants virtuels sont souvent traités comme des entrepreneurs indépendants. Cependant, les lois de l'État contestent de plus en plus cette classification.California Le projet de loi 5 (AB5), adopté en 2019, codifie le test ABC pour la plupart des travailleurs.

Travailleurs saisonniers et temporaires

Les entreprises qui engagent des aides saisonnières pour le commerce de détail de vacances, les festivals d'été, la récolte agricole ou l'aménagement paysager tentent souvent de classer ces travailleurs comme des entrepreneurs indépendants pour éviter les impôts sur la paie, les indemnités des travailleurs et l'assurance-chômage. Mais les travailleurs saisonniers sont généralement des employés. La nature saisonnière du travail ne les rend pas seuls entrepreneurs. Si l'entreprise fixe ses heures, fournit les outils (par exemple, les registres de caisse, les tondeuses à gazon, les uniformes) et dirige leurs tâches, ils sont des employés. La nature intermittente du travail ne décharge pas l'entreprise des obligations de paie.

Anciens employés en transition vers les entrepreneurs

Une mesure commune de réduction des coûts consiste à convertir les anciens employés en entrepreneurs indépendants, souvent avec les mêmes tâches, un même espace de travail et une même supervision.Cette pratique est fortement examinée par le SIR et le DOL. Si le travailleur continue d'exécuter les mêmes tâches dans les mêmes conditions, la classification sera considérée comme une fausseté. Les organismes de réglementation comparent la nouvelle entente à l'ancienne – si peu de choses ont changé, sauf l'étiquette, l'entreprise risque de perdre devant les tribunaux. Les petites entreprises devraient éviter de reclasser les employés actuels.

Plateformes en ligne et le travailleur algorithmique

Les entreprises qui utilisent des plateformes en ligne comme Upwork, Fiverr, ou TaskRabbit peuvent supposer que les travailleurs de la plateforme sont automatiquement des entrepreneurs indépendants. Bien que les plateformes les traitent souvent comme tels, la relation réelle entre l'entreprise d'embauche et le travailleur peut créer une relation de travail. Si l'entreprise supervise directement le travailleur, fournit des commentaires sur la performance, ou nécessite une disponibilité exclusive, la classification de la plateforme ne protège pas l'entreprise de responsabilité. L'analyse juridique se concentre sur l'arrangement spécifique entre l'entité d'embauche et le travailleur, pas sur les termes généraux de la plateforme.

Évolution récente et tendances juridiques

La loi sur la classification des employés évolue plus rapidement que jamais. Les propriétaires de petites entreprises doivent demeurer à l'affût des changements fédéraux et des changements d'État.

Changements apportés aux règles fédérales

En 2024, le DOL a publié une règle finale qui a remplacé le test de l'entrepreneur indépendant précédent en vertu de la LSF par une version mettant l'accent sur les facteurs de réalité économique. La nouvelle règle se concentre sur deux facteurs fondamentaux : 1) la possibilité pour le travailleur de réaliser des profits ou des pertes, et 2) la nature de l'entreprise et les investissements du travailleur. D'autres facteurs, comme la permanence et le contrôle, sont encore pris en considération, mais ils sont moins importants. La fiche d'information du DOL sur cette règle est disponible à https://www.dol.gov/agences/whd/fact-sheets. Toutefois, cette règle ne préjuge pas de lois plus strictes de l'État et son interprétation peut changer avec les administrations futures.

Législation au niveau de l ' État

New York Freelance Isn=t Free Act exige des contrats écrits et protège les entrepreneurs indépendants contre les retards de paiement et les représailles. Le Massachusetts utilise un test ABC strict. L'Illinois a adopté le test ABC pour la plupart des travailleurs en 2023. Le New Jersey a un test ABC rigoureux appliqué par son département du Travail. Certains États créent également une troisième catégorie — les "entrepreneurs indépendants" ou les "travailleurs intermédiaires" — pour ceux qui sont partiellement indépendants mais économiquement dépendants, mais peu ont mis en place de telles catégories.

Amélioration de l'application de la loi et de l'analyse des données

Le SIR et le DOL ont intensifié l'application de la loi en utilisant l'analyse des données. Le SIR fait des renvois aux déclarations de revenus pour identifier les entreprises qui déposent de nombreux formulaires 1099-NEC pour les travailleurs, mais ne les déclarent pas comme employés, un modèle qui déclenche des vérifications. La Division des salaires et des heures de travail du SIR cible les industries à taux élevés de classification erronée : construction, services de conciergerie, soins de santé et entreposage.

Étapes à suivre pour assurer la conformité

Les propriétaires de petites entreprises peuvent prendre des mesures concrètes et rentables pour réduire les risques de classification erronée, et ces mesures devraient être intégrées dans des opérations régulières, et non pas seulement une fois.

  1. Conduire une vérification complète de la classification des travailleurs Examiner chaque travailleur actuel traité comme un entrepreneur indépendant. Appliquer le test des trois facteurs du SIR et le test de l'état applicable (p. ex., le test ABC dans les états qui le possèdent). documenter votre analyse pour chaque travailleur, y compris des preuves de contrôle comportemental, de contrôle financier et de la nature de la relation.
  2. Utiliser des ententes écrites bien rédigées. Une solide entente de contrat indépendant devrait préciser la portée des travaux, les produits livrables, les modalités de paiement et le fait que l'entrepreneur contrôle son calendrier et ses méthodes. Inclure une clause précisant que l'entrepreneur fournit ses propres outils et est libre de travailler pour d'autres clients.
  3. Éviter de confier aux employés et aux entrepreneurs indépendants les mêmes tâches aux mêmes conditions. Si un entrepreneur remplace un employé, réexaminer sérieusement si le rôle est véritablement indépendant. Si le poste est continu, il est probable qu'il s'agit d'un rôle d'employé.
  4. Savoir une orientation professionnelle. Un avocat en emploi ou un professionnel de l'impôt (agent engagé, CPA) qui se spécialise dans la taxe sur l'emploi peut fournir une opinion de classification qui peut protéger l'entreprise des pénalités dans certains États si elle a agi de bonne foi.
  5. Conserver des dossiers détaillés. Conserver des copies des factures, des contrats, des preuves de la licence d'entreprise de l'entrepreneur, des preuves qu'ils contrôlent leur propre horaire et des preuves qu'ils paient leurs propres impôts.
  6. Revoir les classifications chaque année Les lois changent et les relations d'affaires évoluent.Un examen annuel permet de s'assurer que chaque relation de travail répond toujours aux critères d'indépendance.Si un entrepreneur commence à prendre plus de direction ou travaille exclusivement pour votre entreprise, reclassez-les comme un employé.

Ressources pour les propriétaires de petites entreprises

Plusieurs organismes gouvernementaux fournissent des directives à jour et faisant autorité sur la classification des employés, et les propriétaires de petites entreprises peuvent les exploiter pour prendre des décisions éclairées.

  • IRS Page de classification des travailleurs: Le SIR offre des renseignements détaillés, y compris le critère de common law, les instructions pour le formulaire SS-8 et les questions fréquentes.
  • U.S. Department of Labor: Le DOL publie des fiches d'information sur la classification des travailleurs en vertu de la LSF. La fiche d'information 13 couvre la situation en matière d'emploi.
  • Small Business Administration (SBA):[ L'ASB offre des guides en langage clair sur l'embauche d'employés par opposition à des entrepreneurs indépendants, y compris des ressources propres à l'État. Voir https://www.sba.gov/business-guide/gestion-votre entreprise/gestion-embauche-employés/employé-ou-entrepreneur indépendant.
  • Les bureaux de travail d'État: Chaque département du travail d'État applique ses propres lois de classification. De nombreux États fournissent des outils en ligne pour aider à classer les travailleurs sous le test ABC. Par exemple, California Labor & Workforce Development Agency publie des conseils sur AB5.
  • Associations professionnelles: L'Association nationale des agents enrôlés (NAEA) et l'American Bar Association (ABA) peuvent aider à trouver des professionnels qualifiés en fiscalité et en droit avec une expertise en droit du travail.

L'utilisation de ces ressources réduit les hypothèses et aide les propriétaires de petites entreprises à rester conformes. Il est beaucoup moins cher et moins stressant d'investir du temps dans la compréhension des règles de classification à l'avant que de lutter contre un audit gouvernemental ou une action collective plus tard.

Conclusion

La distinction entre les employés et les entrepreneurs indépendants affecte les obligations fiscales, les droits à prestations, les protections juridiques et les risques commerciaux globaux. L'application de la loi s'accélère au niveau fédéral et au niveau des États, en ignorant les règles de classification, peut entraîner des dommages financiers et de réputation dévastateurs. En appliquant le critère des trois facteurs du SIR, en restant informé des lois spécifiques à l'État, comme le critère d'ABC, en effectuant des vérifications régulières et en consultant les professionnels, les propriétaires de petites entreprises peuvent protéger leurs entreprises contre des pénalités et des litiges coûteux.