Qu'est-ce qu'une assignation civile?

Une assignation à comparaître civile est une ordonnance judiciaire écrite et formelle rendue dans le cadre d'une poursuite civile qui oblige une personne ou une organisation à faire l'une des deux choses suivantes : apparaissent à une déposition ou à un procès pour témoigner oralement (subpoena ad testificandum) ou produisent des documents, des dossiers ou d'autres preuves tangibles (subpoena duces tecum). Certaines assignations à comparaître combinent les deux exigences.

Les assignations civiles sont régies principalement par Règle fédérale de procédure civile 45 devant les tribunaux fédéraux et par des lois ou des règles analogues des États dans les tribunaux des États. Elles constituent une pierre angulaire du processus de découverte, la phase préliminaire au procès dans laquelle les parties échangent des informations et des preuves.

Il est important de distinguer une assignation à comparaître civile d'une assignation à comparaître criminelle. Une assignation à comparaître pénale est émise dans le cadre d'une enquête ou d'une poursuite criminelle et est souvent obtenue par un procureur ou un grand jury.Les conséquences de la non-conformité peuvent comprendre une arrestation immédiate ou une incarcération. Une assignation à comparaître civile, par contre, est utilisée dans des affaires non criminelles telles que les différends contractuels, les réclamations pour préjudices corporels, les litiges relatifs à la propriété, les cas de discrimination en matière d'emploi et les délits commerciaux.

Délivrance d'une assignation civile : les étapes essentielles

Le processus de délivrance d'une assignation civile comporte plusieurs étapes critiques, chacune étant régie par des règles procédurales strictes. Une erreur à tout moment peut rendre l'assignation invalide ou inexécutable.

Qui peut délivrer une assignation?

Dans la plupart des pays, un avocat inscrit au dossier d'une partie au procès peut émettre une assignation sans autorisation préalable du tribunal. L'avocat signe la assignation et est chargé de s'assurer qu'elle respecte toutes les exigences de procédure. Dans certains États, un plaideur autoreprésenté (une partie qui comparaît pro se) doit obtenir une signature du greffier du tribunal avant de signifier une assignation.

Que doit contenir l'assignation à comparaître?

L'article 45 et ses homologues de l'État exigent que chaque assignation comporte :

  • (le nom du tribunal, le numéro de la cause et les noms des parties).
  • Nom et adresse juridiques complets de la personne ou de l'entité tenue de se conformer.
  • Description claire[ du témoignage demandé ou des documents, des renseignements stockés électroniquement (ESI) ou des choses tangibles à produire. Les demandes vagues ou trop larges conduisent souvent à des objections.
  • Date, heure et lieu pour la conformité. L'emplacement doit être raisonnable – les règles fédérales exigent généralement qu'un dépôt se produise dans les 100 milles de l'endroit où la personne assignée réside, est employée ou traite régulièrement des affaires.
  • Conséquences de non-conformité (habituellement un avertissement concernant l'outrage au tribunal).

L'assignation doit également inclure le nom, l'adresse et le numéro de téléphone de l'avocat qui l'a délivrée (ou de la partie pro se).

Service de la assignation

-Le service signifie la remise officielle de la citation à comparaître au destinataire. Le service approprié est une condition préalable à l'exécution.

  • Livraison personnelle[ à la personne nommée dans la citation à comparaître. Pour les organisations, le service est effectif lorsqu'il est livré à un agent, un agent directeur ou un autre représentant autorisé.
  • Livraison par un non-party qui a au moins 18 ans (souvent un serveur professionnel de processus ou un adjoint de shérif). La citation à comparaître ne peut être signifiée par l'avocat qui l'a délivrée.
  • Le service est effectué dans un délai précis avant la date de conformité, généralement au moins 14 jours devant la cour fédérale, mais des délais plus courts peuvent être accordés si le tribunal ordonne une découverte accélérée.

Certains États autorisent le service par courrier certifié avec reçu de retour, mais d'autres exigent un service personnel. Vérifiez toujours les règles applicables. Après le service, la personne qui a effectué la livraison doit généralement signer un affidavit de service (preuve de service) et le déposer auprès du tribunal.

Règles spéciales pour les assignations à des non-Parties

Les assignations à comparaître de non-parties (servies à des particuliers ou à des entités qui ne sont pas parties) sont assorties de protections supplémentaires. Par exemple, en vertu de la règle 45d)(1), la partie émettrice doit prendre des mesures raisonnables pour éviter d'imposer un fardeau ou des dépenses indus à la personne visée par l'assignation.

Répondre à une assignation civile : droits et obligations

La réception d'une assignation peut être intimidante, mais le bénéficiaire a des devoirs et des droits. La compréhension de ces derniers est essentielle pour éviter la renonciation involontaire aux privilèges ou l'exposition aux sanctions.

Temps de réponse

La plupart des assignations à comparaître fixent un délai de conformité, souvent de 14 à 30 jours à compter de la date de signification. Le destinataire doit agir rapidement. Même si l'assignation à comparaître semble inappropriée, il suffit de ne pas tenir compte de la situation dangereuse; la partie émettrice peut déposer une requête pour obliger, et un juge peut imposer des sanctions pour défaut de réponse.

Production de documents et ESI

Lorsque la citation à comparaître exige des documents ou des renseignements stockés électroniquement (comme les courriels, les bases de données ou les fichiers numériques), le destinataire doit produire les documents sous la forme sous laquelle ils sont habituellement conservés ou sous un format raisonnablement utilisable. Selon la règle 45e)(1), le destinataire peut s'opposer à la production des renseignements s'ils ne sont pas raisonnablement accessibles en raison d'un fardeau ou d'un coût indu.

Ne détruisez pas ou ne modifiez pas les documents sensibles après avoir reçu une assignation à comparaître. La spoliation (la destruction intentionnelle ou négligente des preuves) peut entraîner des sanctions sévères, y compris des instructions d'inférence défavorables, des sanctions pécuniaires ou un jugement par défaut.

Asserting Privilèges et Objections

Certaines communications et certains documents sont protégés contre la divulgation par des privilèges juridiques, comme le privilège du procureur, le privilège du médecin ou la doctrine du produit du travail.

  • Object expressivement par écrit, en signifiant une objection écrite dans le délai imparti par la citation à comparaître (souvent 14 jours devant la cour fédérale). L'objection doit énoncer les motifs précis (p. ex., privilège du procureur-client, protection des secrets commerciaux).
  • Préparer un journal de privilèges[ énumérant chaque document retenu, décrivant son contenu et expliquant pourquoi le privilège s'applique. Le journal doit être suffisamment détaillé pour permettre à l'autre partie de contester la revendication de privilège.

Dépôt d'une requête en annulation ou en modification

Si une assignation est manifestement invalide — par exemple, elle ne précise pas une date et une heure, elle exige des renseignements privilégiés, ou elle impose un fardeau déraisonnable — le destinataire peut déposer une motion d'annuler (demander au tribunal de annuler entièrement la assignation) ou une motion de modifier (demander au tribunal de limiter sa portée). Les motifs communs d'annulation comprennent:

  • L'assignation à comparaître a été mal servie.
  • L'assignation à comparaître ne laisse pas de temps raisonnable pour se conformer.
  • Elle exige la divulgation de la matière privilégiée ou protégée.
  • Elle soumet le bénéficiaire à un fardeau excessif.

Les requêtes en annulation doivent habituellement être déposées avant la date limite de conformité. Si le tribunal accorde la requête, la citation à comparaître est nulle. Si elle est refusée, le bénéficiaire doit se conformer à la demande, sauf si un appel est interjeté.

Ordonnances conservatoires

Indépendamment d'une requête en annulation, toute partie ou la personne qui a été assignée peut demander une ordonnance de protection en vertu Règle fédérale de procédure civile 26c) (ou l'équivalent de l'État). Une ordonnance de protection peut limiter la portée de la découverte, réglementer le calendrier ou exiger que des renseignements sensibles soient gardés confidentiels. Par exemple, si une assignation à comparaître cherche des secrets commerciaux, le tribunal peut ordonner que les documents soient produits uniquement pour les yeux d'un avocat extérieur et sous réserve d'un accord strict de non-divulgation.

Respect d'une assignation civile : étapes pratiques

Une fois que le bénéficiaire a décidé de se conformer à l'objection (soit parce qu'aucune objection n'est justifiée, soit parce qu'un tribunal a rejeté l'objection), il faut se préparer soigneusement pour éviter les pièges.

Pour la production de documents

Regroupez tous les documents sensibles. Utilisez une recherche systématique de fichiers, de courriels et de bases de données. Si la citation demande ESI, consultez le personnel de TI pour s'assurer que la recherche capture toutes les données pertinentes sans produire par inadvertance de contenu privilégié. Organisez les documents logiquement et marquez-les clairement. Préparez un journal de production montrant ce qui a été produit et ce qui a été retenu (avec des motifs de privilège).

Pour le témoignage de dépôt

Si la citation à comparaître vous oblige à comparaître pour une déposition (témoignage sous serment), ne pas aller non-préparé. Comprendre le contexte factuel de l'affaire, examiner tous les documents dont vous pourriez être interrogé, et consulter un avocat sur la façon de répondre aux questions clairement et honnêtement. Lors de la déposition, vous avez le droit de faire venir votre propre avocat.

Manipulation des difficultés

Parfois, la conformité crée une véritable difficulté, par exemple, la citation exige des dossiers volumineux et nécessite des centaines d'heures pour examiner ou la déposition est fixée pour un endroit éloigné du domicile du bénéficiaire. Dans de tels cas, le bénéficiaire devrait contacter rapidement l'avocat émetteur pour négocier un accommodement raisonnable. Si une entente ne peut être conclue, le bénéficiaire peut demander réparation devant le tribunal avant la date limite.

Exécution d'une assignation à comparaître civile

Si le destinataire de l'assignation refuse de se conformer ou s'oppose sans mérite, la partie émettrice dispose de plusieurs outils d'exécution, qui visent à contraindre l'observation et, si nécessaire, à sanctionner les infractions.

Motion de faire droit

La première étape consiste généralement à déposer une motion pour obliger la conformité[. La requête doit comprendre une copie de la citation à comparaître, une preuve de signification et une preuve que le destinataire n'a pas respecté. Le tribunal examinera les objections du destinataire et décidera si la citation à comparaître est valide. Si le tribunal statue sur la faveur de la partie émettrice, il ordonnera au destinataire de produire les documents ou de comparaître pour témoigner dans un délai déterminé.

Défaut de justice

Si le bénéficiaire désobéit à une ordonnance du tribunal, la partie émettrice peut demander au tribunal de tenir le bénéficiaire dans content. Les sanctions contre les contrevenants peuvent comprendre:

  • amendes pécuniaires (parfois quotidiennes, jusqu'à ce que la conformité se produise).
  • Procureur] Les frais et frais[ engagés par la partie requérante en raison de la désobéissance.
  • Incarcer dans des cas extrêmes (bien que cela soit rare dans l'exécution des ordonnances civiles).
  • Treindre des plaidoiries ou rendre un jugement par défaut contre une partie qui refuse de produire des preuves.

Avant de conclure à un outrage, le tribunal doit donner au destinataire un avis et une possibilité d'être entendu. Il incombe à la partie émettrice de prouver que la citation à comparaître était valide, dûment signifiée et que le destinataire avait la capacité de se conformer.

Sanctions pour une partie Défaut de coopération

Lorsque la personne assignée est partie à la poursuite, le tribunal peut imposer un éventail plus large de sanctions en vertu de Règle fédérale de procédure civile 37.

  • Considérer certains faits établis aux fins de la poursuite.
  • Interdire à la partie désobéissante de présenter des éléments de preuve à ce sujet.
  • Des parties frappantes des plaidoiries.
  • Le recours est rejeté ou le jugement par défaut est prononcé.

Comme ces sanctions peuvent effectivement déterminer l'issue d'une affaire, les parties doivent prendre au sérieux leurs obligations de découverte.

Considérations particulières concernant les assignations de tiers

Les assignations à comparaître servies à des non-parties (p. ex. banques, hôpitaux, fournisseurs d'accès Internet, propriétaires, témoins experts) soulèvent des questions uniques.

assignations pour dossier médical (HIPAA)

Si une assignation à comparaître demande des dossiers médicaux à un professionnel de la santé, la Loi sur la transférabilité et la responsabilité en matière d'assurance-maladie (LISPA) impose des exigences supplémentaires. La assignation doit être accompagnée d'une autorisation [[[LPT:0]] valide[LPT:1]] signée par le patient, ou d'une ordonnance judiciaire, ou d'une preuve que la partie requérante a fait un effort de bonne foi pour aviser le patient.

Dossiers financiers et protection des renseignements personnels

Dans de nombreux États, le client doit recevoir un avis avant que la banque ne se conforme, ce qui lui laisse le temps de s'y opposer. La Loi sur le droit à la vie privée offre des protections similaires pour les documents fédéraux.

Soumissions d'entreprise et d'organisation

Lorsqu'une entité commerciale (société, LLC, société de personnes) reçoit une assignation, l'organisation doit désigner une ou plusieurs personnes pour témoigner en son nom (représentant de la société) et identifier les sujets sur lesquels le témoignage est nécessaire, et le demandeur doit être prêt à parler de ces sujets avec connaissance. L'organisation doit également assumer les frais de collecte et de production des documents.

Subpoenas de la Cour fédérale et de la Cour d'État

Les différences de procédure entre les tribunaux fédéraux et les tribunaux des États peuvent être importantes. Les tribunaux fédéraux suivent l'article 45, tandis que chaque État a ses propres règles, souvent modélisées sur les règles fédérales, mais avec des variations.

  • Les assignations à comparaître en dehors de l'État. Les assignations à comparaître fédérales peuvent être servies partout aux États-Unis. Les assignations à comparaître d'État ont généralement une portée géographique limitée; le service à travers les lignes d'État exige la conformité avec l'Uniform Interstate Depositions and Discovery Act (UIDDA) dans de nombreux États.
  • ] Les règles fédérales prévoient habituellement au moins 14 jours. Les délais d'un État peuvent être plus courts (p. ex. 10 jours) ou plus (p. ex. 30 jours selon le temps de service).
  • ]Formalités pour les objections. Certains états exigent une émotion formelle à écraser, tandis que d'autres autorisent une simple -objection par écrit.

Consultez toujours les règles spécifiques du tribunal où l'affaire est en instance. Le Centre national des tribunaux d'État fournit une ressource utile pour identifier les règles des tribunaux d'État.

Conseils pratiques à l'intention de toutes les Parties

Que vous soyez un avocat qui a émis une assignation, un témoin qui en a reçu un ou un agent de conformité de la société, gardez ces principes à l'esprit :

  • Relisez attentivement la citation à comparaître Notez la date limite, les documents requis et l'emplacement.
  • Documenter tout. Conservez des copies de l'assignation, de la preuve de signification, des objections écrites et de la correspondance.
  • Se renseigner sur les privilèges éventuels, négocier avec l'autre partie et protéger vos intérêts.Voir un avocat. Même si vous pensez que la citation à comparaître est simple, un avocat peut vous conseiller sur les privilèges potentiels, négocier avec l'autre partie et protéger vos intérêts.
  • Négociez de bonne foi De nombreux différends peuvent être résolus sans intervention du tribunal en convenant d'un délai modifié, d'une portée plus restreinte de documents ou d'une ordonnance de confidentialité.
  • S'acquitter de vos obligations à temps. Si vous ne pouvez pas respecter le délai, demandez une prolongation par écrit. L'avocat qui émet les demandes sera souvent d'accord, surtout si vous avez des obstacles logistiques légitimes.

Conclusion

Les assignations civiles sont des instruments puissants qui assurent un accès équitable aux preuves dans les litiges civils. Elles sont bien émises et appliquées, et elles soutiennent la fonction de recherche de la vérité des tribunaux. Pour les bénéficiaires, la compréhension des droits d'opposition et des procédures de conformité réduit le risque de sanctions. Pour les parties, savoir comment émettre une assignation correctement — et comment l'appliquer au besoin — est une compétence fondamentale en matière de litige.