Pourquoi votre manuel de l'employé doit-il traiter des lois sur le salaire et les heures?

Un manuel bien conçu est un outil fondamental pour tout milieu de travail conforme. Il établit des attentes claires, communique les droits des employés et fournit une défense juridique lorsque les politiques sont appliquées de façon uniforme et équitable. En ce qui concerne les lois sur les salaires et les heures, les enjeux sont particulièrement élevés. Les erreurs – qu'elles soient involontaires ou systémiques – peuvent entraîner des poursuites judiciaires de classe coûteuses, des enquêtes du ministère du Travail américain, des primes de remboursement importantes et des dommages à la réputation.

Comprendre la Fondation: la loi sur les normes de travail équitables (FLSA)

La Loi sur les normes de travail équitables (LFSA) est la principale loi fédérale régissant le salaire minimum, la rémunération des heures supplémentaires, la tenue de documents et le travail des enfants.Elle s'applique à la plupart des employeurs privés et publics qui ont au moins 500 000 $ de revenus annuels, et même les petites entreprises peuvent être couvertes si elles font du commerce interétatique. La LFSA fixe un salaire minimum fédéral (actuellement 7,25 $ l'heure) et exige une rémunération des heures supplémentaires à un et demi fois le taux normal des heures travaillées plus de 40 heures par semaine de travail. Cependant, de nombreux États ont des salaires minimum plus élevés et des seuils plus généreux pour les heures supplémentaires, et certaines villes ont leurs propres ordonnances locales. Votre manuel doit explicitement indiquer que l'entreprise se conformera aux normes fédérales, étatiques ou locales les plus élevées. Une déclaration simple comme «Nous respecterons toujours la loi qui est la plus favorable à l'employé» peut prévenir la confusion et faire preuve de bonne foi.

En plus des taux de salaire, la LSF a pour mandat de tenir des registres détaillés.Les employeurs doivent tenir des registres exacts des heures travaillées, des salaires payés et des retenues effectuées pendant au moins trois ans, bien que certains États exigent des périodes de conservation plus longues.Le manuel devrait décrire la méthode de suivi du temps, que ce soit par horloges, applications électroniques ou feuilles manuelles, et souligner que les employés doivent enregistrer toutes les heures travaillées.Aucune politique ne devrait encourager ou permettre le travail hors-horaire Pour plus de détails, visitez le ]

Classifications des employés exonérés par rapport aux employés non exonérés

L'une des sources les plus courantes de litige sur les salaires et les heures est la classification erronée des employés. La LSF divise les employés en deux catégories : les employés exonérés et non exonérés. Les employés non exonérés ont droit à la rémunération des heures supplémentaires, alors que les employés exonérés ne le sont pas. Pour être admissibles à l'exemption, un employé doit satisfaire à des critères de traitement et de fonctions précis. Les exemptions les plus courantes comprennent les employés des secteurs exécutif, administratif, professionnel, des ventes extérieures et de l'informatique. Votre manuel devrait décrire clairement ces catégories, y compris le seuil de salaire (actuellement 684 $ par semaine, ou 35 568 $ par année, en vertu de la loi fédérale, bien que de nombreux États aient des seuils plus élevés) et les fonctions principales pour chacun.

Pour les règles d'exemption spécifiques à l'État, consultez les ressources comme SHRM Small Business Resource Center.

Considérations relatives aux lois d'État et locales

La loi sur les heures de travail et les heures de travail fixe les valeurs de base, mais de nombreux États et municipalités ont adopté des lois plus strictes sur les salaires et les heures de travail. Par exemple, la Californie exige des heures supplémentaires quotidiennes pour les heures travaillées plus de huit heures par jour, et New York a des salaires minimums plus élevés qui varient selon la région et l'industrie.

Principaux domaines où la loi de l'État peut varier

  • Salaire minimal:[ De nombreux États fixent un salaire minimum plus élevé et l'ajustent annuellement. Inclure un tableau ou un lien vers une liste publique des taux d'intérêt courants.
  • Heures supplémentaires: Certains États exigent des heures supplémentaires après 8 heures par jour (p. ex., en Californie) ou après 12 heures (p. ex., en Alaska).
  • Pauses-repas : Des États comme la Californie, l'Oregon et Washington ont mandaté des périodes de pause et des horaires précis. Le manuel devrait expliquer les horaires de pause et comment les enregistrer.
  • Horaires prédictifs: New York City, Oregon, et d'autres juridictions exigent un préavis des horaires et une compensation pour les changements de dernière minute.
  • Palcuité de congé:[ Les congés de maladie payés, les congés payés à la cessation de service et d'autres lois sur les congés varient considérablement.
  • Dates limites de rémunération finale: La Californie exige un paiement immédiat à la cessation de service; d'autres États prévoient quelques jours, voire le jour de paye normal suivant.

Le manuel devrait comprendre une déclaration claire selon laquelle si un État ou une loi locale offre des protections plus importantes que la loi fédérale, l'entreprise se conformera à la norme plus protectrice. Pour les employeurs multi-étatiques, envisager de maintenir une politique principale et ajouter des addenda spécifiques à l'État qui sont distribués aux employés dans ces lieux.

Politiques salariales et horaires essentielles à inclure

Au-delà des énoncés généraux de conformité, votre manuel devrait détailler les politiques opérationnelles suivantes. Chaque politique doit être rédigée en langage clair et appliquée de façon uniforme dans l'ensemble de l'organisation.

1. Politique sur le salaire minimum

Si vous avez des employés pourboires (p. ex., serveurs, barmans), expliquez l'allocation de crédit pour pourboire, le salaire en espèces direct et que les pourboires doivent porter le salaire total au moins au salaire minimum standard. Donnez un exemple : « Si un serveur gagne 2,13 $ l'heure en salaires et pourboires directs, portez le total à 7,25 $, l'entreprise assure la différence si les pourboires sont courts. »

2. Politique sur la rémunération des heures supplémentaires

  • Définir clairement la semaine de travail (p. ex., du dimanche au samedi).
  • Expliquez que les heures supplémentaires sont payées à 1,5 fois le taux normal pour toutes les heures de plus de 40 par semaine de travail (ou le seuil applicable de l'état).
  • Préciser que les heures supplémentaires doivent être approuvées à l'avance par un superviseur. Toutefois, préciser que les heures supplémentaires non autorisées seront toujours payées, mais qu'elles peuvent entraîner une mesure disciplinaire.
  • Un exemple simple permet de : « Si vous gagnez 15 $ par heure et que vous recevez une prime non discrétionnaire de 100 $ cette semaine-là, votre taux régulier augmente aux fins du calcul des heures supplémentaires. »
  • Si vous utilisez une méthode de « semaine de travail variable » pour les employés salariés non exemptés, expliquez-la avec soin et assurez-vous qu'elle est conforme aux règlements du DOL.

3. Tenue de dossiers et de délais

  • Décrire la méthode d'enregistrement du temps (horloge électronique, application mobile, feuille de temps papier, etc.).
  • Exiger des employés qu'ils enregistrent tous les heures travaillées, y compris les heures de début et d'arrêt, les périodes de pause et les heures supplémentaires.
  • Interdire le travail en dehors de l'horaire. Souligner qu'aucun travail ne doit être effectué avant de se faire inscrire ou de se faire inscrire, et que cela comprend la lecture de courriels, la prise d'appels ou la préparation de documents de travail.
  • Expliquer comment les dossiers sont examinés et approuvés par les gestionnaires chaque semaine.
  • Rappelez aux employés que la falsification des dossiers de temps est un motif de mesure disciplinaire, jusqu'au licenciement inclus.
  • Les politiques d'arrondi des adresses : si vous utilisez l'arrondi (p. ex., au quart d'heure le plus proche), indiquez qu'il doit être neutre au fil du temps et ne jamais réduire systématiquement la rémunération.

4. Pauses repas et repos

Si la loi de l'État exige des pauses-repas (p. ex. 30 minutes pour les quarts de plus de 5 ou 6 heures), préciser quand et comment elles sont prises. Ecrivez également les pauses-repas (habituellement 10 minutes par 4 heures). Si les pauses sont impayées, indiquez que l'employé doit être complètement relevé de toutes les fonctions pendant la pause – pas de téléphone téléphonique, pas de courriels, ou effectuer des tâches de travail.

5. Politiques sur la mise en service et le temps de veille

En général, si un employé est tenu de rester dans les locaux de l'employeur ou s'il est autrement empêché d'utiliser efficacement le temps (p. ex., il ne peut pas faire de courses personnelles), ces heures comptent comme temps de travail. Si l'employé peut être absent des locaux, mais doit pouvoir répondre à un appel dans un délai court, cela ne peut pas être indemnisable. Le manuel devrait décrire les procédures à suivre pour signaler le statut de l'employé, comment enregistrer le temps de garde et comment le temps compensatoire (si autorisé dans le secteur public) est traité.

6. Temps de déplacement et temps de formation

Expliquer que le temps passé entre les lieux de travail est indemnisable. Le temps de trajet entre la maison et le premier lieu de travail et le retour n'est généralement pas payé, mais il y a des exceptions (p. ex., le voyage entre le domicile et le travail après un appel d'affaires ou un voyage qui prend un employé à l'extérieur de la zone de déplacement normale).

7. Déductions et fréquence de paye

Énumérez les types de retenues qui sont légales (impôts, prestations, saisie-arrêts, pension alimentaire pour enfants ordonnée par le tribunal) et qui sont interdites (p. ex., retenues uniformes qui réduisent le salaire en dessous du salaire minimum, retenues pour les pénuries de registres de caisse dans certains États). Indiquez le calendrier de paye (p. ex., deux semaines sur deux le vendredi) et le mode de paiement (dépôt direct, chèque ou carte de paye).

8. Vérifications finales de la paye

Décrivez quand la paye finale est exigible, tant pour la cessation volontaire (résignation) que pour la cessation involontaire (remise en disponibilité ou congédiement), et de nombreux États ont des délais stricts (p. ex., immédiatement après la libération en Californie, dans les 72 heures dans d'autres États).

Mauvais classement des entrepreneurs indépendants

La LSF et de nombreux États utilisent un test de la réalité économique pour évaluer les facteurs comme le degré de contrôle, la possibilité de profits ou de pertes, l'investissement dans l'équipement, la permanence de la relation et la question de savoir si le travail fait partie intégrante de l'entreprise. Votre manuel devrait indiquer que tous les travailleurs sont correctement classés selon les lignes directrices légales et que l'entreprise examinera régulièrement les relations de l'entrepreneur indépendant. Si vous utilisez des entrepreneurs, inclure une politique distincte confirmant qu'ils ne sont pas couverts par vos politiques salariales, ne sont pas admissibles aux avantages sociaux des employés et doit maintenir leurs propres assurances, impôts et licences. N'utilisez jamais un manuel pour laisser entendre accidentellement que les entrepreneurs sont admissibles aux avantages sociaux ou aux protections salariales. Fournir une distinction claire dans une section dédiée et inclure un rappel que les gestionnaires ne peuvent pas reclasser les travailleurs seuls sans l'approbation des RH.

Pour de plus amples renseignements sur la classification, voir la fiche d'information DOL 13.

Exécution, pénalités et risques de responsabilité

Les avocats des demandeurs privés avouent aussi fréquemment des actions collectives en vertu de la LFSA ou de la loi sur les salaires de l'État. Les pénalités peuvent inclure les salaires de retour, les dommages-intérêts liquidés (double salaire impayé), les honoraires des avocats et les pénalités en argent civil pour les violations répétées ou délibérées. Dans certains États, le non-paiement des salaires peut entraîner des accusations criminelles et des responsabilités personnelles pour les dirigeants d'entreprises.

Votre manuel ne doit pas menacer les employés de se plaindre de problèmes de salaire. Il doit comprendre une politique claire de lutte contre les représailles qui protège les employés qui déposent des plaintes, participent à des enquêtes ou exercent leurs droits en vertu de la LSF ou de la loi de l'État. La LSF a de fortes protections contre les représailles, et toute allusion à des représailles dans votre manuel – comme « faire de fausses réclamations entraînera une mesure disciplinaire » – pourrait être utilisée contre vous au tribunal s'il semble dissuader les plaintes légitimes.

Pratiques exemplaires pour rédiger et tenir à jour votre manuel

  • Inclure un conseiller juridique: Demandez à un avocat de l'emploi de revoir votre manuel pour vérifier si vous respectez les lois fédérales, étatiques et locales dans tous les endroits où vous exercez vos activités.
  • Mise à jour annuelle : Les lois salariales changent fréquemment, et les nouvelles ordonnances peuvent être adoptées rapidement.
  • Les gestionnaires de formation et les RH: Même le meilleur manuel est inutile si les superviseurs ne l'appliquent pas. Offrir une formation sur la façon d'appliquer les politiques, en particulier en ce qui concerne l'autorisation des heures supplémentaires, l'enregistrement exact du temps et les décisions de classification.
  • Communiquer les changements:[ Lorsque vous mettez à jour les politiques salariales, distribuez les changements à tous les employés et obtenez des remerciements signés. Utilisez des résumés de courriel, des réunions à main levée ou une page intranet dédiée.
  • Conserver des dossiers d'accusé de réception :[ Demandez à chaque employé de signer une page de reçu indiquant qu'il a lu et compris le manuel. Ceci est essentiel pour défendre les allégations selon lesquelles les politiques n'ont pas été communiquées.
  • Consider state addenda: Pour les employeurs multi-états, créer des inserts spécifiques à l'État plutôt qu'un manuel unique et incompréhensible. S'assurer que l'insert couvre toutes les politiques locales requises (p. ex. avis de congé de maladie de la Californie, avis de fréquence de paye de New York, avis de congé protégé de l'Oregon).
  • Pratiques de vérification du temps:[ Comparer régulièrement les registres de temps réels avec les registres de paye. Recherchez les modèles de corrections auto-punch, les temps d'horlogerie manquants ou les arrondis cohérents qui favorisent l'employeur.
  • Utilisez un langage simple:[ Évitez le jargon juridique. Écrivez comme si vous expliquez à une nouvelle embauche qui n'a jamais vu de politique de paye.
  • Inclure un avertissement :[ Indiquer que le manuel ne crée pas de contrat de travail et que les politiques peuvent être modifiées à tout moment, tout en reconnaissant que les obligations de conformité salariale et horaire sont régies par la loi et ne peuvent être levées.

Conclusion

En définissant avec soin les rôles exonérés par rapport aux rôles non exonérés, en s'attaquant aux variations d'état et de locaux, en décrivant clairement les politiques de chronométrage et de rupture, et en vous engageant à mettre à jour régulièrement, vous réduisez considérablement le risque de litiges coûteux. Plus important encore, vous créez un environnement transparent où les employés comprennent leurs droits et se fient à ce qu'ils soient payés équitablement pour chaque heure travaillée. L'investissement dans le temps et les conseils juridiques pour obtenir votre manuel est rentable en matière de protection juridique et de moral des employés. Commencez par une vérification approfondie de vos politiques actuelles, comparez-les aux dernières exigences fédérales et des États et apportez les révisions nécessaires aujourd'hui.