Comprendre la fonction d'un accord de partenariat

Une entente de partenariat régit les relations entre partenaires commerciaux. Elle définit la propriété, la distribution des bénéfices, le pouvoir décisionnel et le règlement des différends. Sans ce document, les partenaires ne respectent pas la loi de l'État, ce qui n'a souvent pas de résultats escomptés.

Chaque société de personnes a besoin d'une entente écrite, même si les associés se font entièrement confiance. La confiance change sous la pression financière. L'entente sert de point de référence lorsque des désaccords surviennent.

Éléments essentiels d'un accord de partenariat

Identité et but du partenariat

Indiquez la raison sociale de la société de personnes et confirmez si vous déposerez une inscription DBA (Doing Business As). Inclure le principal établissement et la date d'entrée en vigueur de l'entente. Si la société de personnes a une durée déterminée, indiquez les dates de début et de fin.

Définir l'objectif commercial avec suffisamment de spécificité pour orienter les opérations mais suffisamment de flexibilité pour permettre la croissance. Un objectif trop étroit peut nécessiter des modifications plus tard. Un objectif trop large offre moins de protection si un partenaire poursuit des activités non liées.

Contributions en capital et pourcentages de propriété

Documenter en détail la contribution initiale de chaque associé. Énumérer les montants en espèces, les descriptions des biens avec les valeurs estimatives et la portée de tous les services fournis. Expliquer comment les contributions non en espèces ont été évaluées et qui a effectué l'évaluation.

Les partenaires peuvent devoir verser des fonds supplémentaires pour l'expansion, l'achat d'équipement ou l'exploitation de fonds. Préciser si les contributions additionnelles sont obligatoires ou volontaires. Si elles sont obligatoires, décrire le processus de détermination du montant et du calendrier.

Les pourcentages de propriété correspondent généralement aux contributions en capital, mais ce n'est pas toujours le cas.Certains partenaires apportent de l'expertise ou des clients plutôt que de l'argent comptant.

Allocation des bénéfices et des pertes

Décrivez comment la société de personnes distribue les profits et les pertes, selon les pourcentages de propriété, ou les associés peuvent convenir d'une formule différente. Par exemple, un associé pourrait recevoir une part plus importante des bénéfices initiaux pour compenser une contribution en espèces plus importante, avec le rajustement par fractionnement plus tard.

Certaines sociétés de personnes distribuent leurs bénéfices tous les trimestres, d'autres tous les ans. Fonds de réserve pour les impôts, les réinvestissements et les dépenses d'exploitation avant de calculer les distributions.

Autorité décisionnelle

Les partenariats peuvent être paralysés lorsque les partenaires ne sont pas d'accord sur les décisions importantes. Classer les décisions en trois catégories : décisions opérationnelles courantes, décisions commerciales importantes et changements fondamentaux au partenariat.

  • Décisions courantes[ : Opérations quotidiennes, recrutement de personnel selon un certain seuil de salaire, achat de stocks dans les limites budgétaires, qui nécessitent généralement l'approbation d'un partenaire ou un vote à la majorité simple.
  • Décisions importantes[ : Entrer des contrats de plus d'une valeur donnée, emprunter de l'argent, embaucher des cadres supérieurs, vendre des actifs importants, qui pourraient nécessiter un vote de supermajorité (deux tiers ou trois quarts des intérêts de propriété).
  • Décisions fondamentales: Admettre de nouveaux associés, dissoudre la société de personnes, vendre l'entreprise, assumer une dette substantielle, qui devrait exiger un consentement unanime.

Préciser le pouvoir de vote. Le vote peut suivre les pourcentages de propriété, ou chaque partenaire peut avoir un vote indépendamment de la propriété. L'accord devrait également traiter la résolution de l'impasse: médiation, arbitrage, ou un mécanisme de vente-achat où un partenaire fait une offre et l'autre accepte ou achète à ce prix.

Rôles, responsabilités et engagements en matière de temps

Définir clairement les tâches de chaque partenaire. Un partenaire peut gérer des opérations tandis qu'un autre se concentre sur les ventes ou les finances. Inclure les titres d'emploi, les responsabilités spécifiques et le pouvoir de décision.

Inclure les attentes en matière de rendement.Les partenaires qui contribuent moins de temps ou ne respectent pas leurs obligations peuvent devoir ajuster leur pourcentage de propriété ou perdre certains droits.

Rémunération et avantages sociaux

Les paiements garantis sont des montants fixes payés quelle que soit la rentabilité. Les montants tirés sont des avances sur les bénéfices projetés. Précisez comment la société de personnes calcule, paie et déclare ces montants aux fins de l'impôt.

Adresser les prestations : assurance-maladie, cotisations à la retraite, allocations pour véhicules et remboursement des dépenses. L'accord devrait indiquer si les partenaires reçoivent les mêmes prestations que les employés ou les différents arrangements.

Ajout de nouveaux partenaires

Décrivez le processus d'admission de nouveaux partenaires. La plupart des ententes exigent le consentement unanime des partenaires existants. Précisez la contribution en capital requise, le pourcentage de propriété offert et la façon dont la société de personnes se valorise aux fins d'admission.

L'accord devrait également traiter de la façon dont la société de personnes traite les clients existants d'un nouveau partenaire, de la propriété intellectuelle ou des obligations de non-concurrence de la part d'employeurs antérieurs.

Retrait, expulsion et décès du partenaire

Les partenaires quittent les partenariats pour de nombreuses raisons. L'accord doit traiter chaque scénario pour éviter le chaos et les litiges.

Retirement volontaire[ : Préciser les périodes de préavis (généralement 30 à 90 jours), les conditions de non-concurrence et le processus d'évaluation et d'achat des intérêts du partenaire sortant. Inclure les conditions de paiement : somme forfaitaire ou acomptes, avec intérêts si différés.

Expulser: Définir les motifs d'expulsion, comme la violation de l'accord, l'activité criminelle, la faillite ou le non-respect des obligations de performance. Préciser le vote requis pour l'expulsion (généralement unanime ou supermajorité) et les conditions de rachat. Les partenaires expulsés peuvent recevoir des conditions moins favorables que celles qui quittent volontairement.

Décès ou invalidité[ : Adresser la façon dont la société de personnes gère le décès d'un associé. La société de personnes peut souscrire une assurance-vie sur ses associés pour financer des rachats. Préciser la méthode d'évaluation et le calendrier de paiement. Pour l'invalidité, définir la durée et la gravité qui déclenche un rachat. L'entente devrait également traiter la façon dont la société de personnes gère la propriété d'un associé handicapé pendant la période d'invalidité avant qu'un rachat ne se produise.

: Utilisez une formule objective pour éviter les différends. Les méthodes courantes comprennent :

  • Valeur comptable fondée sur les derniers états financiers
  • Bénéfices capitalisés ou analyse actualisée des flux de trésorerie
  • Évaluation par un tiers indépendant
  • Valeur convenue actualisée chaque année

Préciser si le rachat comprend la bonne volonté ou se limite aux actifs corporels.

Règlement des différends

Même si l'accord est clair, des différends se produisent. L'accord devrait établir un processus de règlement qui minimise les perturbations pour les entreprises.

  • Négociation : Exiger des partenaires qu'ils se rencontrent et tentent de négocier de bonne foi avant d'augmenter.
  • Médiation : Utilisez un médiateur neutre pour faciliter la discussion. La médiation est non contraignante mais souvent réussie dans la préservation des relations.
  • Arbitrage: L'arbitrage contraignant règle les différends plus rapidement et plus en privé que les litiges. Spécifiez les règles d'arbitrage (AAA ou JAMS), le lieu et la façon dont la société choisit les arbitres.
  • Litige : Inclure une clause de sélection de forum précisant l'État et le comté pour toute poursuite en justice, ce qui empêche les partenaires de déposer leurs dossiers dans des juridictions différentes.

Adresse qui paie les frais juridiques : chaque partie supporte ses propres frais ou la partie perdante paie. Envisager d'inclure une clause de partie dominante qui déplace les frais juridiques pour décourager les différends frivoles.

Dissolution et liquidation

Les partenariats se terminent pour de nombreuses raisons : les associés décident de fermer, un événement déclencheur se produit ou le but de la société est terminé. Précisez les événements qui déclenchent la dissolution, comme un vote par des associés (généralement unanime ou supermajorité), le décès d'un associé dans une société de personnes à deux personnes ou la faillite.

Décrivez le processus de liquidation. Les associés doivent recueillir des actifs, payer des dettes et distribuer les produits restants. Précisez qui gère le processus de liquidation (souvent les associés survivants ou restants) et leur rémunération.

Inclure une priorité de distribution des actifs après dissolution :

  1. Paiement des dettes des sociétés de personnes aux créanciers
  2. Paiement des prêts des partenaires au partenariat
  3. Remboursement des contributions en capital aux partenaires
  4. Répartition des bénéfices restants entre partenaires selon leur pourcentage de propriété

Dispositions supplémentaires pour une protection complète

Propriété intellectuelle

Les partenaires créent souvent de la propriété intellectuelle pendant le partenariat. Précisez si le partenariat possède la propriété intellectuelle créée par des partenaires individuellement ou conjointement. Expliquez comment le partenariat gère la propriété intellectuelle créée avant le début du partenariat, connue sous le nom de « propriété intellectuelle préexistante », et si les partenaires accordent des licences au partenariat.

Inclure des dispositions sur l'attribution qui obligent les partenaires à attribuer la PI à la société de personnes lorsqu'elle est créée, ce qui empêche les différends lorsqu'un partenaire quitte la société de personnes et revendique la propriété de brevets, de marques de commerce ou de droits d'auteurs créés pendant la société de personnes.

Non-concurrence et confidentialité

Les partenaires acquièrent une connaissance intime de l'entreprise : listes de clients, stratégies de tarification, données financières et secrets commerciaux. L'accord devrait empêcher les partenaires de concurrencer le partenariat pendant et après leur participation.

Clauses de non-concurrence : Définir la portée géographique, la durée et les activités restreintes. Les termes raisonnables varient selon l'industrie et le lieu. Les tribunaux appliquent généralement des clauses de non-concurrence qui protègent les intérêts commerciaux légitimes sans être trop larges.

Clauses de confidentialité[ : Définir l'information confidentielle de façon générale et préciser comment les associés doivent la protéger. L'obligation survit à la dissolution de la société de personnes ou au retrait de l'associé.

Besoins en assurance

Précisez les types et les montants d'assurance que la société de personnes doit maintenir.

  • Assurance responsabilité civile générale
  • Assurance responsabilité professionnelle ou erreurs et omissions
  • Assurances immobilières pour les actifs commerciaux
  • Assurance accidents du travail
  • Assurance vie pour les personnes clés pour financer les rachats
  • Assurance invalidité pour les partenaires

Adressez-vous à qui verse les primes et comment la société de personnes traite les demandes. Les associés peuvent avoir besoin de maintenir des polices-cadres personnelles si la couverture de la société de personnes est insuffisante.

Tenue de registres et rapports financiers

Les partenaires ont le droit d'inspecter les livres de la société de personnes. Précisez la fréquence et la présentation des rapports financiers : mensuels, trimestriels ou annuels.

S'adresser à l'exercice financier de la société de personnes, aux exigences de déclaration d'impôt et à la façon dont la société de personnes prépare et distribue les formulaires de l'annexe K-1 aux associés.

Conseils pour la rédaction d'un meilleur accord

Utiliser un langage clair et concret

Évitez les termes vagues comme « efforts raisonnables » ou « manquement matériel » sans les définir. Au lieu de « les associés contribueront au capital au besoin », précisez un processus : « Si la société de personnes a besoin de capitaux supplémentaires, l'associé gérant fournira une proposition écrite avec le montant nécessaire, l'objectif et un échéancier.

Les termes communs à définir comprennent le « compte de capital », les « profits », les « pertes », l'année fiscale, la « majorité » et la « super-majorité ».

Plan pour le pire cas

Les partenaires optimistes évitent souvent de planifier l'échec. S'attaquer à des sujets difficiles dès le départ : expulsion, impasse, divorce (qui peut affecter les intérêts du partenariat) et différends.

Inclure une clause traitant de ce qui se passe si un associé dépose une faillite personnelle ou si un jugement est porté contre lui. La société de personnes peut devoir racheter l'intérêt de l'associé pour empêcher les créanciers d'interférer avec l'entreprise.

Consulter les professionnels

Un accord de partenariat est un document juridiquement contraignant. Bien que les modèles fournissent un point de départ, ils ne peuvent pas traiter les circonstances uniques de chaque société de personnes. Travailler avec un avocat d'affaires qui comprend le droit des sociétés dans votre juridiction.

Les frais juridiques et comptables pour la rédaction d'une entente globale varient généralement de 2 000 $ à 5 000 $ pour une société de personnes simple, selon la complexité.

Révision et mise à jour régulières

Les partenaires s'associent et partent, les modèles d'affaires changent et les lois fiscales changent. Évaluez l'entente de partenariat de façon à ce que les comptes de capital, les pourcentages de propriété et les méthodes d'évaluation soient mis à jour au besoin.

Documenter toutes les modifications par écrit avec la même formalité que l'entente initiale. Les partenaires devraient signer et dater les modifications, et la société de personnes devrait conserver une copie complète de l'entente avec toutes les modifications.

Erreurs courantes à éviter

Se fondant sur des accords oraux

Les accords de partenariat oral sont juridiquement exécutoires dans certaines situations, mais ils créent un risque énorme. Sans accord écrit, les partenaires doivent prouver les termes par le témoignage, les courriels, et le comportement.

Utilisation d'un modèle sans personnalisation

Les modèles fournissent un cadre, mais ils ne peuvent pas tenir compte de la dynamique spécifique de votre partenariat. Un modèle conçu pour un partenariat de services professionnels de deux personnes peut ne pas fonctionner pour un partenariat de construction de cinq personnes.

Ignorer les conséquences fiscales

Les sociétés de personnes sont des entités par actions aux fins de l'impôt, mais la façon dont l'accord structure les allocations affecte l'impôt à payer par chaque partenaire. Le SAI exige que les allocations de sociétés de personnes aient « un effet économique important ».

Envisager de faire appel à un fiscaliste pour examiner les dispositions d'attribution de la société de personnes avant de finaliser l'entente.

Non-réponse au remplacement du partenaire

Lorsqu'un associé quitte le partenariat, il a besoin d'un processus pour obtenir des remplacements ou redistribuer la propriété. Sans ces dispositions, les associés restants peuvent se battre pour financer le rachat ou se retrouver dans une société de personnes inattendue avec le conjoint ou les héritiers du partenaire sortant.

Conclusion

Une entente de partenariat est le fondement d'une relation commerciale fructueuse. Elle fournit de la clarté, prévient les différends et protège l'entreprise lorsque les circonstances changent. Les partenaires qui investissent le temps de rédiger une entente globale démontrent leur engagement à l'égard du succès à long terme de la société.

Le processus de rédaction de l'accord oblige les partenaires à discuter de sujets difficiles avant qu'ils ne deviennent des problèmes. Les partenaires qui travaillent à ces discussions émergent avec une meilleure compréhension des attentes, des valeurs et des objectifs de chacun.

Pour obtenir des conseils supplémentaires, examiner les ressources du Small Business Administration on business structures et consulter un avocat spécialisé en droit des sociétés. Envisager de lire le Guide des sociétés de personnes du SIR pour les dispositions fiscales.