Un manuel complet des employés est la pierre angulaire d'une communication claire entre une organisation et son effectif. Il établit les attentes, décrit les droits et assure la conformité juridique. Parmi les politiques les plus importantes à inclure, on peut citer la Politique sur les congés pour raisons familiales et médicales, qui prévoit des congés protégés pour des raisons familiales et de santé admissibles. L'intégration correcte de cette politique dans votre manuel non seulement remplit les obligations légales en vertu des lois fédérales et des États, mais démontre également un engagement à appuyer les employés pendant les événements les plus importants de la vie.

Comprendre les lois sur le congé familial et le congé médical

Avant de rédiger un texte de politique, vous devez d'abord comprendre le contexte juridique régissant les congés familiaux et médicaux aux États-Unis. La principale loi fédérale est la Family and Medical Leave Act (FMLA), mais de nombreux États ont adopté des mesures de protection supplémentaires qui peuvent nécessiter des congés payés ou une plus grande admissibilité.

Loi sur les congés familiaux et médicaux (FMLA)

En vertu de la LMFM adoptée en 1993, les employeurs visés doivent accorder aux employés admissibles jusqu'à 12 semaines de congé non rémunéré et protégé par l'emploi par année pour des raisons précises. Les employeurs visés comprennent tous les organismes publics, les écoles primaires et secondaires publiques et privées, ainsi que les employeurs du secteur privé, qui comptent 50 employés ou plus dans un rayon de 75 milles. Pour être admissibles, un employé doit avoir travaillé pour l'employeur pendant au moins 12 mois (qui ne doivent pas être consécutifs), avoir au moins 1 250 heures de service au cours des 12 mois précédant le congé et travailler à un endroit où il a au moins 50 employés dans un rayon de 75 milles.

Les motifs admissibles du congé en vertu de la LMFM comprennent :

  • La naissance d'un enfant et le lien avec le nouveau-né dans les 12 premiers mois.
  • Le placement d'un enfant en vue de son adoption ou de sa placement en famille d'accueil.
  • Une maladie grave qui empêche l'employé d'exercer ses fonctions.
  • Prendre soin d'un conjoint, d'un enfant ou d'un parent ayant un état de santé grave.
  • Compétences requises découlant du service militaire actif d'un membre de la famille.
  • Prendre soin d'un militaire couvert ayant une blessure ou une maladie grave (jusqu'à 26 semaines).

Le Département du travail des États-Unis (DOL) fournit des directives détaillées, y compris des formulaires modèles et des affiches, que les employeurs devraient mentionner. Visitez la page DOL FMLA pour les dernières mises à jour.

Lois sur la famille et le congé médical

Plus d'une douzaine d'États, dont la Californie, New York, le Massachusetts, Washington et le New Jersey, ont adopté des programmes de congé familial et de congé médical rémunérés, qui prévoient souvent des prestations payées financées par des retenues salariales, et qui peuvent couvrir les employés de petits employeurs (p. ex., cinq employés ou plus) et accorder des congés pour des raisons autres que la LMFM, comme s'occuper de partenaires domestiques ou de frères et sœurs.

Lorsque vous intégrez des politiques dans votre manuel, vous devez respecter toutes les lois applicables de l'État. Dans certains cas, vous devrez peut-être administrer des congés simultanés, où les congés de la FMLA et de l'État fonctionnent simultanément. Le défaut de rendre compte des exigences spécifiques de l'État peut entraîner des pénalités de non-conformité.

Interjouer avec d'autres types de congés

Les politiques relatives aux congés familiaux et médicaux n'existent pas dans un vide.Les employés peuvent également avoir accès à des congés de maladie, des congés annuels, des jours personnels, une invalidité de courte durée (DTS) ou une indemnisation des travailleurs.Votre manuel devrait préciser comment ces relations interagissent. Par exemple, les employeurs peuvent exiger des employés qu'ils utilisent des congés payés accumulés en même temps que des congés LMFM non payés.

Étapes pour intégrer la politique dans votre manuel

Pour élaborer une politique claire et conforme à la loi, il faut procéder de façon délibérée. Suivez ces étapes pour vous assurer que votre section du manuel couvre tous les éléments nécessaires.

Révision des exigences juridiques

Commencez par vérifier les lois qui s'appliquent à votre organisation. Identifier vos obligations fédérales en vertu de la LMFM, puis les exigences locales et de l'État de superposition. Considérez les juridictions où vous avez des employés, car certaines villes (p. ex. San Francisco, Seattle) ont leurs propres mandats de congé payé.

Définir les critères d'admissibilité

Utilisez un langage précis pour indiquer qui est admissible au congé.Par exemple : "Vous êtes admissible au congé familial et médical en vertu de la présente politique si vous avez été employé par [Nom de la société] pendant au moins 12 mois, avez travaillé au moins 1 250 heures au cours des 12 mois précédant le début de votre congé et êtes affecté à un endroit où la compagnie emploie 50 employés ou plus dans un délai de 75 milles." S'applique également aux règles d'admissibilité spécifiques à l'État qui sont plus larges, comme celles qui s'appliquent aux petits employeurs ou aux employés ayant moins d'heures.

Procédures de congé de travail

Préciser les exigences en matière de préavis : pour les congés prévisibles (p. ex., chirurgie planifiée ou naissance), les employés doivent fournir un préavis d'au moins 30 jours. Si cela n'est pas possible, un préavis doit être donné dès que possible. Pour les congés d'urgence ou imprévus, un préavis verbal suivi d'une confirmation écrite dans un délai raisonnable est acceptable.

Décrivez la documentation nécessaire, comme la certification médicale d'un fournisseur de soins de santé, la preuve de la relation familiale ou les ordres militaires. Inclure les délais pour soumettre les formulaires et les conséquences de l'omission de fournir une certification adéquate.

Expliquer la protection et les avantages sociaux

Les employés doivent savoir que leur poste est sécuritaire pendant leur congé. Indiquer clairement qu'à leur retour du congé admissible à la LMFM, l'employé sera rétabli dans son emploi initial ou dans un poste équivalent avec une rémunération, des avantages et des conditions équivalentes.

Pour d'autres avantages comme l'assurance-vie ou l'assurance-invalidité, expliquez si ces avantages continuent et comment les primes sont traitées (p. ex., payées par l'employeur, payées par l'employé ou suspendues). Si l'employé ne retourne pas au travail après le congé, l'employeur peut recouvrer le coût des primes d'assurance-maladie payées pendant le congé, comme le permet la loi.

Inclure les coordonnées et les ressources

Désigner un représentant des RH ou un administrateur des congés qui peut communiquer avec les employés pour obtenir de l'aide. Fournir des numéros de téléphone, des adresses courriel et des heures de bureau. De plus, inclure des références aux ressources externes telles que l'affiche de la LMFM du DOL et les sites Web du ministère du Travail d'État.

Exemple de langage de politique

L'exemple suivant de langage de politique peut être adapté et inséré dans votre manuel des employés. Remplacez les détenteurs de place entre crochets avec les détails spécifiques de votre organisation.

[Nom de la société] est conforme à la Loi fédérale sur les congés familiaux et médicaux (LFM) et aux lois applicables sur les congés des États et des collectivités locales. Les employés admissibles peuvent prendre jusqu'à 12 semaines de congé non rémunéré et protégé au travail dans un délai de 12 mois pour une ou plusieurs des raisons suivantes :

  • Cirre, adoption ou placement en famille d'accueil d'un enfant
  • Un état de santé grave qui empêche l'employé d'accomplir son travail.
  • S'occuper d'un conjoint, d'un enfant ou d'un parent ayant un état de santé grave.
  • Exigence militaire admissible, comme s'occuper des affaires familiales lorsqu'un militaire est appelé à exercer une fonction active.
  • Prendre soin d'un militaire couvert ayant une blessure ou une maladie grave (jusqu'à 26 semaines)

L'admissibilité exige que vous travailliez pour [nom de la société] pendant au moins 12 mois (il ne faut pas être consécutif), que vous travailliez au moins 1 250 heures au cours des 12 mois précédant le congé et que vous travailliez à un endroit où 50 employés ou plus sont en poste dans un délai de 75 milles. Vous devez fournir un préavis d'au moins 30 jours pour un congé prévisible.

Pendant le congé de la LMFM, [Nom de la société] maintiendra votre assurance-maladie selon les mêmes modalités que si vous travailliez activement. Vous pouvez utiliser les congés payés accumulés (vacances, congés de maladie, jours personnels) pour courir en même temps que les congés non payés, comme la loi l'exige. À votre retour de congé, vous serez rétabli dans votre poste initial ou dans un rôle équivalent avec rémunération, avantages et conditions de travail équivalentes. Si vous ne retournez pas au travail pendant au moins 30 jours après votre congé, vous pourriez être tenu de rembourser à la compagnie les primes d'assurance-maladie payées pendant le congé, sauf si la raison de votre non-retour est due à une maladie grave ou à d'autres circonstances indépendantes de votre volonté.

Pour toute question ou demande de congé, veuillez communiquer avec Ressources humaines à [numéro de téléphone] ou [adresse électronique]. Des renseignements supplémentaires sont disponibles auprès du département du Travail des États-Unis [lien] et [lien du département du Travail de l'État].

Autres considérations de politique générale

Au-delà des notions de base, votre manuel devrait traiter des situations particulières qui surviennent souvent avec des congés familiaux et médicaux.

Feuilles de congé intermittent et de congé pour échéancier réduit

Votre politique devrait expliquer que les employés doivent essayer de prévoir un tel congé afin de ne pas perturber indûment les opérations. Exiger des employés qu'ils fournissent un calendrier de congé intermittent prévu lorsque cela est possible. Pour les besoins du suivi, l'employeur peut exiger des employés qu'ils signalent chaque cas d'absence liée à la LMFM. Inclure une note indiquant que le droit de 12 semaines est calculé en fonction du nombre d'heures que l'employé aurait travaillées; par exemple, un horaire à temps partiel utilise un calcul proportionnel.

Congé pour famille militaire

Deux dispositions spéciales de la LMFM s'appliquent aux familles des militaires. Le congé d'urgence admissible (jusqu'à 12 semaines) comprend des activités telles que la participation à des cérémonies militaires, l'organisation de services de garde d'enfants, le traitement de questions financières ou juridiques et le counseling lorsque le militaire est en service actif ou appelé au service.

Congé payé par rapport au congé non payé

De nombreux employeurs offrent un congé parental payé ou une invalidité de courte durée qui complète ou dépasse la garantie non payée de la LMFM. Expliquez clairement comment votre entreprise gère le paiement du salaire pendant le congé.Par exemple : [[LTM :0]« Si vous recevez un congé parental payé en vertu de la politique de [Nom de la société], ce congé sera accordé en même temps que votre droit au congé de la LMFM. Le congé parental payé prévoit [nombre] de semaines de rémunération complète.

Tenue de registres et conformité

La LMFM exige que les employeurs conservent ces dossiers pendant au moins trois ans et qu'ils affichent l'affiche de la LMFM sur les lieux de travail. Assurer la confidentialité : les documents médicaux doivent être conservés dans des dossiers distincts et confidentiels.Votre politique devrait comprendre une déclaration sur la protection de la vie privée, comme : [[LF :0] » Tous les renseignements médicaux relatifs aux congés familiaux et médicaux seront gardés confidentiels et communiqués uniquement à ceux qui ont un besoin légitime de savoir, comme le personnel des RH et les superviseurs qui ont besoin de renseignements pour prendre des décisions relatives aux congés.[LF :1]]

Meilleures pratiques de mise en œuvre

L'intégration d'une politique dans votre manuel n'est que la première étape. La mise en oeuvre efficace permet aux employés et aux gestionnaires de comprendre leurs rôles et leurs responsabilités.

Formation des gestionnaires et du personnel des RH

Les gestionnaires sont souvent le premier point de contact lorsqu'un employé a besoin de congé. Ils doivent savoir reconnaître une demande de LGF éventuelle, éviter la discrimination ou les représailles, et diriger immédiatement les employés vers les RH. Le personnel des RH devrait être formé aux exigences de certification, aux méthodes de suivi et à l'interaction entre les lois fédérales et les États.

Communiquer clairement la politique

Envisager de tenir une brève séance d'information ou d'envoyer un courriel à l'échelle de l'entreprise résumant les points clés de la politique sur les congés familiaux et médicaux. Les employés devraient également recevoir une copie de l'affiche du DOL (et de tout autre document équivalent) soit physiquement dans des domaines communs ou numériquement.

Examen et mise à jour réguliers

Les lois changent fréquemment. De nouveaux programmes de congés payés d'État sont adoptés et les règlements fédéraux sont modifiés périodiquement. Prévoir un examen annuel de la politique avec un conseiller juridique pour s'assurer que votre langage de manuel reste à jour. De plus, si votre entreprise s'étend à de nouveaux États, incorporer les lois de congé de l'État dans votre politique.

En intégrant avec soin une politique de congé familial et médical dans votre manuel des employés, vous créez un cadre transparent et favorable qui profite à votre organisation et à vos employés. Une politique bien rédigée non seulement répond aux exigences légales, mais communique également votre engagement à l'égard de l'équilibre entre le travail et la vie personnelle et le respect des défis personnels qui se posent inévitablement.