Comprendre la procédure d'appel du SIR

Le Service interne du revenu a un processus d'appel administratif structuré qui permet aux contribuables de contester les décisions prises au cours d'une vérification, d'une action de recouvrement ou d'une autre détermination fiscale. Lorsque vous recevez un avis de SAI qui impose des impôts, des pénalités ou un privilège supplémentaires, vous avez le droit de contester cette décision avant de payer le montant en entier. Le Bureau des appels du SAI fonctionne indépendamment des divisions de conformité et de recouvrement, ce qui signifie que l'agent des appels affecté à votre cause n'a pas été impliqué dans la décision initiale et peut évaluer vos arguments avec une perspective nouvelle.

Cette indépendance est la pierre angulaire du système d'appel. Elle offre aux contribuables une solution de rechange rentable aux litiges tout en préservant l'intérêt du gouvernement pour une administration fiscale équitable. L'agent des appels examinera votre dossier, examinera les éléments de preuve que vous soumettez et rendra une décision fondée sur la loi et les faits. Si vous parvenez à une entente, l'affaire est close. Si vous ne le faites pas, vous conservez le droit de poursuivre votre différend devant la Cour des impôts américaine, la Cour fédérale des réclamations des États-Unis ou un tribunal fédéral de district selon le type d'impôt et le montant en question.

Pourquoi le SIR rend des décisions contestables

Certains déclencheurs courants de différends comprennent une vérification par correspondance qui interdit les retenues, une vérification sur place qui rajustera le revenu, l'imposition de pénalités liées à l'exactitude ou la production d'un avis de lien fiscal fédéral. L'IRS peut également émettre un avis de défaut, souvent appelé lettre de 90 jours, qui évalue officiellement l'impôt supplémentaire et vous donne une fenêtre limitée pour demander à la Cour de l'impôt de ne pas payer d'abord. Comprendre quel type d'avis vous avez reçu est la première étape vers la préparation de votre appel. Chaque avis comprend un libellé précis sur vos droits d'appel et vos délais, et ces détails dicteront la façon dont vous procéderez.

Agir dans les délais

La plupart des avis de l'IRS qui donnent droit à un appel prévoient 30 jours à compter de la date de l'avis pour déposer une réclamation officielle. Dans certains cas, comme un avis de carence, vous avez 90 jours pour présenter une requête à la Cour de l'impôt. La date de l'avis est le début de l'horloge. Si vous manquez la fenêtre, l'IRS peut évaluer la taxe et commencer à prendre des mesures de recouvrement sans autre possibilité de révision administrative.

Pour protéger vos droits, indiquez le délai sur votre calendrier dès que vous recevez l'avis. Si vous avez besoin de plus de temps pour recueillir des documents ou consulter un professionnel, faites un appel en temps opportun avec une déclaration préliminaire et demandez une prolongation pour une présentation plus détaillée. Les agents d'appel sont généralement disposés à accorder des prolongations raisonnables si vous communiquez clairement avant l'expiration du délai. Ne présumez pas qu'une demande verbale par téléphone suspendra la date limite.

Ce qui arrive si vous manquez la date limite

Si la fenêtre de 30 jours ou 90 jours s'est terminée, vos options se rétrécissent mais ne disparaissent pas entièrement. Vous pouvez toujours demander un appel si vous pouvez démontrer une bonne cause pour le retard, comme une maladie grave, une catastrophe naturelle ou des renseignements erronés de la part du SIR. La décision d'accepter un appel présenté tardivement est discrétionnaire, de sorte que votre explication doit être convaincante et documentée. Vous pouvez aussi payer la taxe, déposer une demande de remboursement et ensuite poursuivre en justice fédérale si la demande est rejetée.

Construire votre dossier d'appel

L'IRS présumera que sa décision est correcte, sauf si vous fournissez des documents précis et si vous mentionnez les lois ou règlements fiscaux applicables. Commencez par rassembler tous les documents qui appuient votre position, y compris les reçus, les relevés bancaires, les contrats, les factures, les relevés de kilométrage et toute correspondance avec l'IRS pendant l'étape de la vérification ou de la collecte. Si le différend implique une déduction, montrez que les dépenses étaient ordinaires et nécessaires pour votre entreprise.

Ensuite, examinez les sections pertinentes du Code interne des revenus, du Règlement du Trésor ou des décisions de revenus du SIR qui s'appliquent à votre situation. L'avis du SIR fait souvent référence aux sections de code utilisées pour effectuer le rajustement. Utilisez ces références comme point de départ. Vous n'avez pas besoin d'être un avocat fiscal pour faire un argument juridique, mais vous devez être en mesure d'expliquer comment la loi appuie votre position. Si le SIR a refusé une contribution de bienfaisance parce que vous n'aviez pas de reconnaissance écrite contemporaine, votre argument sera axé sur la question de savoir si les documents que vous avez effectivement satisfait aux exigences de justification en vertu de l'article 170 du Code.

Écrire votre protestation d'appel

Le document officiel que vous soumettez pour commencer le processus d'appel est appelé une protestation. Une petite affaire (moins de 25 000 $ en impôt, en pénalités et en intérêts) peut utiliser le formulaire 12203, qui est une demande d'appel plus simple. Pour les affaires au-delà de ce seuil, le SAI exige une protestation écrite qui comprend votre nom, votre adresse et votre numéro d'identification du contribuable; une déclaration sur laquelle vous voulez interjeter appel; la date et le numéro de référence de l'avis que vous interjetez appel; une liste des éléments particuliers avec lesquels vous êtes en désaccord; un énoncé des faits à l'appui de votre position; et une discussion de l'autorité juridique ou du précédent de cas sur lequel vous vous fiez.

Gardez la protestation concise mais approfondie. Inclure suffisamment de détails pour donner à l'agent des appels une image complète de votre argument, mais éviter un contexte inutile ou un langage émotionnel. Utilisez des paragraphes numérotés et des sections distinctes pour les faits, le droit et l'argumentation. Joindre des copies de vos documents justificatifs, et non des originaux. L'IRS créera un dossier de cas qui comprendra votre protestation et le dossier original de vérification ou de collecte. L'agent des appels examinera le dossier entier avant de rencontrer vous.

La Conférence d'appel

Une fois votre protestation acceptée, le SAI organisera une conférence d'appel. Cette conférence peut se tenir par téléphone, par vidéo ou en personne au bureau d'appel local. La plupart des conférences sont menées par téléphone, ce qui permet d'économiser du temps et des frais de déplacement. L'agent d'appel communiquera avec vous ou votre représentant pour fixer une date. Avant la conférence, vous devriez préparer un résumé de vos arguments les plus forts et être prêt à répondre aux questions sur les preuves que vous avez présentées. La conférence n'est pas un procès officiel. Il n'y a pas de règles de preuve et vous ne serez pas sous serment.

Pendant la conférence, l'agent des appels expliquera le poste du SAI et vous demandera d'expliquer votre désaccord. C'est l'occasion de souligner les documents les plus convaincants et d'expliquer pourquoi la décision initiale du SAI était incorrecte. L'agent peut poser des questions claires et peut aussi soulever des questions que vous n'aviez pas prises en considération. Soyez honnête et direct. Si vous n'avez pas de document qui appuie une demande particulière, dites-le plutôt que de tenter de bluffer.

Résultats possibles de la Conférence

Après la conférence, l'agent d'appel rendra une décision. Il y a plusieurs résultats possibles. L'agent pourrait être d'accord avec votre position et inverser la décision du SAI. C'est le résultat idéal. L'agent pourrait être d'accord en partie, en réduisant le montant des impôts ou des pénalités mais non en les éliminant entièrement. L'agent pourrait également soutenir la décision initiale, ce qui signifie que vous perdez. Si l'agent maintient la décision, vous recevrez un avis final de décision ou un avis de défaut qui vous donne le droit d'aller au tribunal. Dans certains cas, l'agent peut proposer un règlement fondé sur les dangers du litige, ce qui signifie que le SAI concède une partie de l'affaire pour éviter le risque de perdre au tribunal.

Stratégies pratiques pour un appel fort

Au-delà de la mécanique de la contestation et de la participation à une conférence, il existe des stratégies pratiques qui augmentent vos chances de succès. La première est d'être réaliste sur ce que vous pouvez prouver. Si vous avez demandé une déduction pour le bureau à domicile mais n'avez pas de plan d'étage ou de tout document d'utilisation commerciale exclusive, l'agent des appels va probablement soutenir le déni.

Une approche respectueuse, organisée et coopérative permettra à l'agent de mieux travailler avec vous. Un comportement agressif, conflictuel ou hostile ne fera que compliquer le processus et peut limiter la volonté de l'agent d'envisager des options de règlement. Utilisez le nom de l'agent, répondez rapidement aux demandes et soyez courtois même si vous n'êtes pas d'accord avec les questions ou les conclusions de l'agent.

Consignez la date et l'heure des appels téléphoniques, le nom de la personne avec qui vous avez parlé et un résumé de ce qui a été discuté. Sauvegardez des copies de chaque lettre, courriel et formulaire que vous envoyez ou recevez. Cette piste papier est inestimable si vous avez un différend sur ce qui a été dit ou promis pendant le processus. Elle démontre également à l'agent des appels que vous êtes sérieux et organisé.

Quand apporter un professionnel dans votre cas

Si votre différend porte sur une question unique comportant des faits simples et moins de 10 000 $ en impôt, vous pourriez être en mesure de vous en occuper vous-même en suivant les étapes décrites dans le présent guide. Si le cas comporte plusieurs questions, des montants importants, des pénalités pour fraude ou des questions juridiques complexes comme l'application des règles sur les pertes d'activités passives ou des dispositions fiscales internationales, vous devriez fortement envisager d'embaucher un représentant.

Un avocat fiscal, un comptable public agréé (CPA) ou un agent inscrit (EA) qui se spécialise dans la représentation IRS peut préparer une protestation plus persuasive, prévoir les questions de l'agent d'appel et de l'agent et négocier efficacement en votre nom. Le coût de la représentation est souvent compensé par le montant d'impôt économisé. De nombreux professionnels fourniront une consultation initiale pour un frais forfaitaire pour évaluer votre cas et vous donner une estimation du coût total. Si vous ne pouvez pas vous permettre une représentation complète, certains contribuables n'embauchent un professionnel que pour examiner leur protestation avant la présentation, ce qui est une option à moindre coût qui améliore encore la qualité de votre présentation.

Vous pouvez trouver un représentant qualifié dans le Répertoire des déclarants fédéraux avec titres de compétence et titres de compétence, ou dans des organisations professionnelles comme l'American Institute of CPAs, l'American Bar Association Section of Fiscalité, ou l'Association nationale des agents inscrits. Vérifiez les titres de compétence du représentant et demandez-leur de l'expérience dans les appels avant d'embaucher.

Autres options de règlement des différends

Le processus d'appel standard n'est pas le seul moyen de régler les différends. Le SAI offre plusieurs programmes de règlement des différends qui peuvent gagner du temps et réduire les conflits. L'un d'entre eux est le règlement rapide, qui est disponible pour les cas qui sont dans la division de la conformité ou de la collecte mais qui n'ont pas encore été assignés aux appels.

Un médiateur aide les deux parties à explorer les options de règlement sans la pression des litiges. Ce programme est volontaire et exige l'accord du contribuable et du SIR. Il fonctionne mieux lorsque le différend porte sur des questions de fait plutôt que sur des questions de droit.

Pour les contribuables qui ont des cas très importants, le SIR offre un processus d'arbitrage, qui est un processus contraignant où un tiers neutre prend une décision que les deux parties acceptent d'accepter à l'avance. L'arbitrage est rarement utilisé dans les litiges fiscaux individuels, mais il est disponible pour certaines affaires de société et de société sous la division des grandes entreprises et internationales du SIR. Si vous pensez que votre cas pourrait être admissible à un autre processus, demandez à l'agent des appels au cours de votre premier contact.

Que faire si l'appel est rejeté

Une décision défavorable ne met pas fin à votre lutte. Vous avez le droit de porter votre affaire devant les tribunaux. La plus courante pour les litiges fiscaux est la Cour fiscale des États-Unis, qui entend les affaires avant que vous payiez la taxe. Vous devez déposer une requête dans les 90 jours suivant la réception d'un avis de déficit (150 jours si vous êtes à l'extérieur des États-Unis). La Cour fiscale a une procédure simplifiée pour les affaires de moins de 50 000 $, appelée la procédure de faible affaire fiscale, qui est moins formelle et n'exige pas un avocat. Vous pouvez également choisir de payer la taxe, de déposer une demande de remboursement auprès de l'IRS, puis de poursuivre en justice pour un remboursement au tribunal de district des États-Unis ou au tribunal fédéral des États-Unis si la demande est rejetée.

Chaque forum a des avantages et des inconvénients. La Cour de l'impôt est plus pratique pour les contribuables parce que vous n'avez pas besoin de payer avant de déposer. tribunal de district offre la possibilité d'un procès de jury, qui peut être avantageux si votre cas implique une question de fait qu'un jury pourrait voir avec sympathie. La Cour des réclamations fédérales entend les affaires contre le gouvernement fédéral et a une expertise spécialisée en matière fiscale. Votre choix du forum devrait être basé sur les faits de votre cas, le montant en litige, et votre préférence pour un jury ou un procès de banc.

Considérations finales concernant votre appel

Le processus d'appel du SIR est conçu pour résoudre les différends sans litige, mais il exige une participation active et une préparation minutieuse. Vous devez lire tous les avis en entier, répondre dans les délais et appuyer vos arguments avec preuve et autorité juridique. Le processus peut prendre de quelques mois à plus d'un an selon la complexité de l'affaire et la charge de travail du bureau d'appel. La patience est essentielle, mais il en va de même pour la persévérance.

Si vous ne parvenez pas à un accord en appel, l'affaire reviendra à la division de la conformité ou de la perception avec des instructions pour procéder à l'évaluation et à la perception. À ce moment-là, vous devez soit plaider soit payer. Ignorer la décision finale entraînera un privilège fiscal et un prélèvement, ce qui peut nuire à votre crédit et conduire à la saisie de salaire ou de compte bancaire.

Pour plus de détails, vous pouvez consulter le guide officiel du SIR sur le site Web du SIR. Le SIR donne également un aperçu complet de vos droits d'appel dans la publication 5, qui est disponible gratuitement. Si votre dossier comporte une audience sur les garanties d'une procédure régulière de recouvrement, vous devriez lire la publication 1660 pour des procédures précises. Enfin, les sections du Code du revenu interne régissant les recours et le contrôle judiciaire se trouvent au titre 26 du Code des États-Unis, disponible par l'entremise du Bureau des publications du gouvernement.

La plupart des contribuables ne sont pas impatients de faire appel d'une décision du SAI, mais le système fonctionne si vous l'utilisez correctement. Connaître vos droits, respecter vos délais, construire une affaire qui repose sur des faits et du droit, et considérer l'aide professionnelle lorsque les enjeux sont élevés.