چرا راهنمای کارکنان شما باید قوانین ساعت و دستمزد را به شما رسیدگی کند

یک کتاب دست کارمند خوب یک ابزار اساسی برای هر محل کار سازگار است، انتظارات روشنی را تعیین می کند، حقوق کارکنان را ارتباط می دهد و دفاع قانونی را فراهم می کند که سیاست ها به طور مداوم و نسبتا اجرا می شوند، زمانی که به قوانین دستمزد و ساعت می رسد، سهام به ویژه با اقدامات مهم برای انطباق با آن مواجه می شود - چه در معرض و چه سیستمیک - می تواند منجر به پیاده روی های قانونی شود، نه تنها بخش های اعتباری و نه تنها با اطمینان از خدمات پلیس.

درک بنیاد: قانون استاندارد کارگری منصفانه (FLSA)

قانون استاندارد کارگری منصفانه (FLSA) قانون اولیه فدرال است که حداقل دستمزد را اداره می کند (پرداخت بیش از حد، ثبت نام و کار کودک) برای اکثر کارفرمایان خصوصی و عمومی با حداقل ۵۰۰۰۰۰ دلار در درآمد سالانه اعمال می شود و حتی کسب و کارهای کوچکتر ممکن است تحت پوشش قرار بگیرند اگر آنها در تجارت بین دولتی شرکت کنند، FLSA حداقل دستمزد فدرال (در حال حاضر ۷.۲۵ دلار در ساعت) را تنظیم می کند و (در حدود یک زمان کار ساده تر از یک دولت محلی را به طور منظم انجام می دهد.

علاوه بر نرخ دستمزد، FLSA رزرو دقیق را به کارفرمایان اختصاص می دهد (کاربران باید سوابق دقیق ساعات کار، دستمزد، و کسرهایی را که حداقل سه سال انجام شده اند، حفظ کنند، اگرچه برخی از ایالت ها نیاز به دوره های حفظ طولانی مدت دارند. LT باید روش پیگیری زمان را توصیف کنند - چه از طریق ساعت، برنامه های الکترونیکی، و یا برگه های دستی - و تاکید بر اینکه کارکنان باید تمام ساعات کار را ثبت کنند.

خالی در مقابل طبقه بندی کارکنان غیر خالی

یکی از رایج ترین منابع دادرسی دستمزد و ساعت، عدم طبقه بندی کارکنان است. FLSA کارکنان را به دو دسته تقسیم می کند: معافیت و غیر معافیت کارکنان غیر معاف از پرداخت بیش از حد مجاز هستند، در حالی که کارکنان معافیت باید به طور مستقیم برای معافیت از معافیت، کارمند باید به طور واضح حقوق و وظایف خاص را برآورده کنند.

برای قوانین معافیت خاص دولت، منابعی مانند مرکز منابع کسب و کار کوچک را مشورت کنید.

ملاحظات دولتی و محلی قانون

در حالی که FLSA پایه را تنظیم می کند، بسیاری از ایالت ها و شهرداری ها قوانین سختگیرانه تر دستمزد و ساعت را تصویب کرده اند، به عنوان مثال، کالیفرنیا نیاز به زمان روزانه برای ساعت های کار بیش از هشت در روز دارد و نیویورک حداقل دستمزد بالاتری دارد که توسط منطقه و صنعت متفاوت است، مانند سیاتل و لس آنجلس، دستورالعمل های مرخصی بیمار را که با قوانین دستمزد شما ارتباط برقرار می کنند، باید این تغییرات استاندارد را با اضافه کردن یک روند خاص "ما" به کار بگیرند.

مناطق کلیدی که در آن قانون ایالتی می تواند Differ

  • حداقل دستمزد: بسیاری از ایالت ها حداقل دستمزد بالاتر را تعیین کرده و آن را به طور سالانه تنظیم می کنند، شامل یک جدول یا یک لینک به یک لیست عمومی قابل دسترس از نرخ های فعلی دولت.
  • برخی از ایالت ها نیاز به بیش از حد پس از 8 ساعت در روز (به عنوان مثال، کالیفرنیا) و یا پس از 12 ساعت (به عنوان مثال، آلاسکا) دارند.
  • مرخصی و استراحت: ایالات مانند کالیفرنیا، اورگن و واشنگتن مدت زمان استراحت و زمان خاصی را برای مدت زمان بندی اختصاص می دهند.
  • ] برنامه ریزی پیش بینی: نیویورک سیتی، اورگن و دیگر حوزه های قضایی نیاز به توجه پیش از برنامه ها و جبران تغییرات در دقیقه گذشته.
  • ] [زمان پرداخت: [ مرخصی بیمار، مرخصی تعطیلات پس از خاتمه، و سایر قوانین ترک به طور گسترده ای متفاوت است.
  • مهلت پرداخت نهایی: کالیفرنیا نیاز به پرداخت فوری پس از خاتمه؛ دیگر ایالت ها اجازه می دهد چند روز یا حتی روز پرداخت منظم بعدی.

کتابچه دستی باید شامل یک بیانیه روشن باشد که اگر هر قانون ایالتی یا محلی حمایت های بیشتری نسبت به قانون فدرال ارائه دهد، این شرکت با استاندارد محافظت کننده تر مطابقت خواهد داشت. برای کارفرمایان چند دولتی، در نظر گرفتن حفظ سیاست های کارشناسی ارشد و اضافه کردن Addenda خاص دولتی که به کارکنان در آن مکان ها توزیع می شود.

سیاست های ضروری و ساعت برای شامل

فراتر از اظهارات انطباق عمومی، کتابچه دستی شما باید سیاست های عملیاتی زیر را به طور دقیق شرح دهد.هر سیاست باید به زبان ساده نوشته شود و به طور مداوم در سراسر سازمان اجرا شود.

حداقل سیاست های Wage

تعهد شرکت به پرداخت حداقل دستمزد قابل اجرا برای تمام ساعات کار را اعلام کنید، اگر کارکنان را به تعویق انداخته اید (به عنوان مثال، سرورهای، بارکنان)، مبلغ اعتباری، دستمزد مستقیم نقدی را توضیح دهید و دستورالعمل های کارمند باید کل درآمد را به حداقل دستمزد استاندارد ارائه دهند: "اگر یک سرور 2 دلار درآمد کسب کند،13 دلار در هر ساعت و دستمزد مستقیم، اگر همه ی دستورالعمل های حساب شده شامل 7 دلار باشد، باید کل مبلغ 7 دلار را به اشتراک بگذارند و در کل مبلغ 7 دلار تخفیف اعتبار را تضمین کند.

۲- سیاست پرداخت در زمان

  • هفته کاری را به وضوح تعریف کنید (برای مثال، یکشنبه تا شنبه).
  • توضیح دهید که بیش از حد در 1.5 برابر نرخ منظم برای تمام ساعات بیش از 40 در هفته کار (یا آستانه دولتی قابل اجرا) پرداخت می شود.
  • با این حال، روشن است که زمان بیش از حد باید توسط یک سرپرست تایید شود، با این حال، بیان می کند که کار بیش از حد غیر مجاز هنوز پرداخت خواهد شد، اما ممکن است منجر به انضباط شود.
  • شامل قوانین برای محاسبه نرخ منظم، که شامل پاداش های غیر قانونی، کمیسیون ها، تفاوت های تغییر و سایر جبران خسارت است، مثال ساده کمک می کند: "اگر شما درآمد 15 دلار در ساعت و دریافت 100 دلار جایزه غیر قانونی که هفته، نرخ منظم خود را برای اهداف محاسبه بیش از حد افزایش می دهد."
  • اگر از یک روش “هفته کاری” برای کارکنان غیر خالی از سکنه استفاده می کنید، آن را با دقت توضیح دهید و اطمینان حاصل کنید که مطابق با مقررات DOL است.

زمان نگهداری و حسابداری

  • روش ضبط زمان (ساعت الکترونیکی، برنامه تلفن همراه، جدول زمانی کاغذی و غیره) را توصیف کنید.
  • کارکنان ملزم به ثبت تمام وقت کار، از جمله زمان شروع / توقف، دوره های استراحت و هر زمان بیش از حد.
  • Prohibit که ساعت کاری را انجام می دهد، تاکید می کند که هیچ کاری نباید قبل از ساعت یا بعد از ساعت انجام شود و این شامل خواندن ایمیل، گرفتن تماس یا تهیه مواد کاری است.
  • توضیح دهید که چگونه سوابق زمان توسط مدیران به صورت هفتگی بررسی و تایید می شوند.
  • به کارکنان یادآوری کنید که جعل سوابق زمانی زمینه ای برای اقدام انضباطی، تا و از جمله خاتمه است.
  • آدرس سیاست های گرد: اگر از گرد (به عنوان مثال، تا نزدیک ترین ساعت سه ماهه) استفاده می کنید، بیان کنید که باید در طول زمان بی طرف باشد و هرگز به طور سیستماتیک پرداخت را کاهش ندهید. DOL اجازه می دهد که برای هر دو مشت استفاده شود و در طی یک دوره زمانی تحت پرداخت قرار نمی گیرد.

۴- غذا و استراحت

اگر قانون ایالتی نیاز به استراحت غذا دارد (به عنوان مثال، 30 دقیقه برای تغییر در بیش از 5 یا 6 ساعت)، مشخص کنید که چه زمانی و چگونه آنها گرفته می شوند.همچنین استراحت استراحت (معمولا 10 دقیقه در هر 4 ساعت) اگر استراحت بدون پرداخت است، اگر کارکنان باید به طور کامل از تمام وظایف در طول استراحت - پاسخ دادن به تلفن، چک کردن ایمیل، یا انجام وظایف در دوره های غذایی (اگر مجوز کار در محل کار را می دهد و یا به آنها اجازه می دهد تا زمانی که در محل کار محدود شود که در محل کار را از بین برود و در محل کار به آنها را به آنها اجازه دهید تا زمانی که در محل کار می دهد تا زمانی که به عنوان یک محل کار و یا محدودیت داده شود و یا به آنها را به آنها را به عنوان یک محل کار به عنوان یک محل کار به عنوان یک محل کار به عنوان یک محل کار به عنوان یک محل کار و یا محدودیت در محل کار به عنوان یک محل کار و یا محدودیت در محل کار به عنوان یک محل کار به آنها را از طریق شرایط درخواست می توان به عنوان یک محل کار و یا محدودیت داده شود.

۵- سیاست های «در تماس» و «صبر زمان»

روشن کردن زمانی که زمان تماس قابل جبران است، به طور کلی، اگر کارمند ملزم به ماندن در محل کارفرما باشد یا از زمان به طور موثر محدود شود (به عنوان مثال، نمی تواند به صورت شخصی اجرا شود)، این ساعت ها به عنوان زمان کار محاسبه می شوند.اگر کارمند بتواند از محل کار دور باشد، اما باید بتواند در مدت کوتاهی به تماس با یک تماس پاسخ دهد که ممکن است در بخش خصوصی گزارش داده شود (اگر حساب خصوصی باشد، چه مقدار).

زمان سفر و زمان آموزش

توضیح دهید که زمان سفر بین سایت های کاری در طول روز کاری قابل جبران است. زمان حرکت از خانه به اولین محل کار و پشت به طور کلی پرداخت نمی شود، اما استثنائاتی وجود دارد (به عنوان مثال، سفر به خانه پس از تماس تجاری، یا سفر که کارمند خارج از منطقه عادی رفت و آمد) آموزش زمان به طور کلی پرداخت می شود مگر اینکه داوطلبانه باشد، زمان کار در حال حاضر اجباری نباشد.

کاهش و پرداخت فرکانس

انواع کسرهایی که قانونی هستند (مالیات، مزایا، وام ها، حمایت از کودکان سفارش شده دادگاه) و کسانی که ممنوع هستند (به عنوان مثال، کسرهای یکنواخت که پرداخت کمتر از حداقل دستمزد، کسر برای کمبود ثبت پول نقد در برخی از ایالت ها را کاهش می دهد) برنامه پرداخت (به عنوان مثال، دو هفته در جمعه) و روش خاتمه پرداخت مستقیم (همچنین نیاز به بررسی زمان پرداخت مستقیم کارت حساب دارند).

۸- پرداخت نهایی

توضیح دهید که چه زمانی پرداخت نهایی به دلیل خاتمه داوطلبانه (نشانه) و چه به صورت غیر ارادی (تأیید یا تخلیه) است، بسیاری از ایالت ها دارای مهلت های سخت هستند (به عنوان مثال، بلافاصله پس از تخلیه در کالیفرنیا، در عرض 72 ساعت در سایر ایالت ها) سیاست روشنی برای جلوگیری از مجازات ها ارائه می دهند و مدیران به پیش رو به جلو برای ثبت نام حقوق و دستمزد فوری توضیح می دهند که چگونه زمان پرداخت نشده یا پرداخت شده است (در صورت سیاست دولتی)

عدم توانایی پیمانکار مستقل

یک منطقه به طور فزاینده گرم در اجرای دستمزد و ساعت، طبقه بندی نادرست کارکنان به عنوان پیمانکاران مستقل است. FLSA و بسیاری از دولت ها از یک آزمون "واقعیت اقتصادی" استفاده می کنند - ارزیابی عوامل مانند درجه کنترل، فرصت برای سود یا از دست دادن، سرمایه گذاری در تجهیزات، مجوز بیمه نامه اختصاص یافته از روابط، و اینکه آیا کار به طور جدایی ناپذیر به کسب و کار شما است باید گزارش دهد که همه کارکنان به طور منظم برای حمایت از مالیات های حقوقی خود استفاده نمی کنند و اگر از مالیات های مستقل استفاده کنند.

برای خواندن بیشتر در طبقه بندی، را ببینید [در این صورت] [[ویرایش]

اجرای، مجازات ها و ریسک های مسئولیت

وزارت کار و بخش ساعت کار ایالات متحده شکایات و رسیدگی های هدفمند را بررسی می کند و وکلای شکایت های خصوصی را نیز اغلب اقدامات جمعی را تحت قوانین FLSA یا قوانین دستمزد دولتی انجام می دهند. Penalties می تواند شامل بازگشت دستمزدها، خسارت های ناشی از مواد غذایی (دو دستمزد پرداخت نشده)، هزینه های وکلا، و مجازات های پول مدنی برای تکرار یا نقض مجازات های مکرر، برخی از پرداخت های مالیاتی برای کارکنان و همچنین پرداخت هزینه های شخصی آن، و توجه قابل توجه افسران شخصی آن باشد.

کتابچه دست شما نباید کارکنان را با اقدامات منفی برای شکایت در مورد مسائل دستمزد تهدید کند، باید شامل یک سیاست ضد مالی شفاف باشد که کارکنان را در پرونده های پرونده محافظت می کند، در تحقیقات شرکت می کنند یا حقوق خود را تحت قانون FLSA یا قانون ایالتی اعمال می کند: FLSA دارای حمایت های تلافی جویانه قوی است و هر گونه اشاره ای از تلافی جویانه در کتابچه راهنمای شما - مانند "ادعاهای دروغین" می تواند به جای آن، به طور مثبت از مجازات استفاده کند: "اگر ما شکایت های قانونی از آن جلوگیری کنیم، می تواند مانع از آن شود.

بهترین تمرین ها برای پیش نویس و حفظ کتابچه راهنمای شما

  • مشاور حقوقی متعهد: [FLT 1] یک وکیل استخدامی کتابچه راهنمای خود را برای انطباق با قوانین فدرال، ایالتی و محلی در هر مکان که شما کار می کنند، به سرعت تغییر قوانین، به ویژه در سطح ایالتی.
  • به روز رسانی سالانه: قوانین واژ به طور مکرر تغییر می کند، و دستورالعمل های جدید می توانند به سرعت عبور کنند.
  • مدیران و منابع انسانی: حتی بهترین کتاب دستی بی فایده است اگر سرپرستان آن را نادیده بگیرند، آموزش در مورد چگونگی اعمال سیاست، به ویژه در مورد مجوز بیش از حد، ضبط دقیق زمان و تصمیمات طبقه بندی مدیران هرگز نباید معاملات غیر رسمی در مورد کار ساعت.
  • تغییرات ارتباطی: هنگامی که شما سیاست های دستمزد را به روز می کنید، تغییرات را به همه کارکنان توزیع کنید و خلاصه های امضا شده را به دست آورید، از خلاصه نامه های ایمیل، جلسات دست، یا یک صفحه اختصاصی داخلی استفاده کنید.
  • ثبت نام از تصدیق: هر کارمند ثبت نام صفحه دریافت که آنها خوانده اند و درک کتاب دستی حیاتی برای دفاع از ادعاهای که سیاست ها به اطلاع نمی رسد. فروشگاه ثبت نام کرده اند، به طور مرکزی و حفظ آنها برای حداقل مدت زمان اشتغال قابل اجرا و به علاوه هر گونه محدودیت قابل اجرا.
  • Addenda دولتی اضافه می کند: برای کارفرمایان چند دولتی، ایجاد برگه های خاص دولتی به جای یک کتابچه راهنمای تک تک و بدون علامت.اطمینان از قرار دادن تمام سیاست های محلی مورد نیاز (به عنوان مثال، اطلاع از بیمار کالیفرنیا، هشدار پرداخت نیویورک، فرکانس پرداخت، اطلاع رسانی محافظت شده اورگان).
  • شیوه های حسابداری: به طور منظم مقایسه سوابق زمان واقعی در برابر ثبت حقوق و دستمزد.نگاه کنید به الگوهای اصلاح خودکار، از دست دادن ساعت در / زمان، و یا گرد و غبار ثابت که به نفع کارفرمایان است.
  • استفاده از زبان ساده: اجتناب از اصطلاحات قانونی نوشتن به عنوان توضیح به استخدام جدید که هرگز سیاست حقوق و دستمزد را ندیده اند، استفاده از نمونه ها و روشن کردن اصطلاحات پیچیده مانند "نرخ معمولی".
  • به طور خلاصه یک مدعی را انکار کنید: دولت که کتاب دستی ایجاد نمی کند قرارداد اشتغال و سیاست ممکن است در هر زمان اصلاح شود، و همچنین اذعان می کند که تعهدات پرداخت و ساعت انطباق با قانون اداره می شود و نمی تواند کاهش یابد.

نتیجه گیری

یک دفتر دستی کارمند آماده و دستمزد یک پروژه یک بار نیست - این یک سند زنده است که منعکس کننده انطباق قانونی مداوم و ارزش های شرکت است.با تعریف دقیق معافیت در مقابل نقش های غیر خالی، پرداختن به تغییرات دولتی و محلی خود را با توجه به زمان و سیاست های تمیز و شکستن، و متعهد به به به روز رسانی منظم، شما به طور قابل توجهی کاهش خطر دادرسی بیشتر هزینه، از همه مهم، شما می دهد تا کارکنان خود را به طور کامل در هر زمان حسابرسی قانونی و دقیق، و به آنها اعتماد کنند.