درک چرخه قانونی و شرایط پرداخت

متخصصان حقوقی در محیطی کار می کنند که در آن زمان دارایی اصلی است.توانایی تبدیل زمان به درآمد تقریبا به طور کامل بستگی دارد که چگونه یک شرکت چرخه صورتحساب و شرایط پرداخت را مدیریت می کند. مشتریان برای بخشی از آنها ممکن است بینش کمی در مورد چگونگی تولید صورتحساب خود داشته باشند، زمانی که پرداخت انتظار می رود یا چه اتفاقی می افتد اگر دیر پرداخت کنند.

اختلافات در مورد هزینه ها در میان رایج ترین علل اصطکاک بین وکلا و مشتریان قرار می گیرد. بسیاری از این اختلافات ناشی از ارتباط نادرست در مورد چرخه های صورتحساب و شرایط پرداخت است.با درک مکانیک لایحه حقوقی، هر دو طرف وارد رابطه با انتظارات هماهنگ شده است.این مقاله شامل اجزای چرخه قانونی، انواع ترتیبات صورتحساب در دسترس، نقش پرداخت، بهترین شرایط پرداخت و حفظ جریان مالی سالم است.

چرخه قانونی صدور لایحه چیست؟

چرخه صورتحساب قانونی چارچوب زمانی است که در آن یک وکیل زمان را ثبت می کند، صورتحساب ها را ارسال می کند و پرداخت را جمع آوری می کند، بر خلاف بسیاری از خدمات مصرف کننده که در آن پرداخت در نقطه فروش اتفاق می افتد، صورتحساب قانونی به طور معمول به دنبال یک مدل حذف شده است، زمان انجام می شود، و مشتری یک بیانیه در پایان چرخه دریافت می کند.

طول چرخه صورتحساب به طور گسترده ای در شرکت های حقوقی متفاوت است. چرخه ماهانه رایج ترین است، به ویژه در شرکت های متوسط و بزرگ. Solo پزشکان و شرکت های کوچک اغلب چرخه های صورتحساب خود را با دوره های تقویم ماهانه برای سادگی هماهنگ می کنند، برخی از شرکت ها از چرخه های فصلی برای مسائل مداوم مانند مشاوران شرکت های متمرکز بر مجوز شرکت ها استفاده می کنند.

چه چیزی باعث می شود تا تیمینگ یک چرخه بیلینگ را هدایت کند

انتخاب چرخه صورتحساب بستگی به عوامل مختلف دارد:

پیچیدگی کیسی: مسائل معاملات با حجم بالا از لایحه نقطه عطف بهره مند می شوند، در حالی که کار مشاوره مداوم متناسب با چرخه های ماهانه است.
[FLT: 1] تیم های بیلینگ تنها می توانند بسیاری از فاکتورها را در هر دوره پردازش کنند.شرکت های بزرگ با بخش های اختصاص داده شده صورتحساب تمایل به نفع چرخه ماهانه دارند.
ترجیحات کلی: مشتریان شرکت اغلب نیاز به هماهنگی با تقویم های حسابداری خود دارند.یک مشتری که کتاب های خود را در 15th هر ماه بسته می کند ممکن است فاکتور های تاریخ را ترجیح دهد.
الزامات اصلاحی: [FLT 1] در حوزه های قضایی که قوانین حسابداری اعتماد نیاز به آشتی منظم دارند، چرخه های صورتحساب ممکن است در اطراف آن مهلت ها ساختار یافته باشند.

یک چرخه صورتحساب انتخابی به طور فکری انتخاب شده، هر دو طرف را با پیش بینی پذیری فراهم می کند.مشتریان می دانند که چه زمانی انتظار فاکتورها را دارند و شرکت های حقوقی می توانند جریان های نقدی را با دقت معقول پیش بینی کنند.

کارهای قانونی مشترک

ساختار یک قرارداد پرداخت قانونی تعیین می کند که چرخه صورتحساب چگونه عمل می کند. درک این ساختارها برای تفسیر یک فاکتور و دانستن اینکه چه شرایط پرداخت اعمال می شود ضروری است.

ساعت بندی

صورتحساب ساعتی مدل پیش فرض در بسیاری از زمینه های تمرین باقی مانده است. وکیل زمان خود را با افزایش که معمولا در نامه نامزدی مشخص شده است، پیگیری می کند.پیشرفت های مشترک شامل شش دقیقه (0.1 ساعت) یا 15 دقیقه (0.25 ساعت) بلوک.

زمان بندی ساعتی نیاز به زمان دقیق و ورودی دقیق دارد.یک مشتری دریافت یک فاکتور ۲۰۰ صفحه ای برای یک پرونده پیچیده دادرسی باید بتواند ارتباط روشنی بین کار انجام شده و مقدار تخصیص داده شده توسط Vague مانند & #8220;review file & # 22؛ یا [F:2] داوری با هر بخش 8: 8: 8: 8: 8: 8: 0 و 8#، گزارش های خاص را تولید می کند؛

یکی از مزایای صورتحساب ساعتی این است که مشتریان فقط برای کار پرداخت می کنند در واقع انجام معامله این است که کل هزینه یک ماده تا زمانی که فاکتور وارد شود نامشخص باقی می ماند. مشتریانی که به هزینه حساس هستند اغلب ترتیبات جایگزین را ترجیح می دهند که پیش بینی هزینه را ارائه می دهند.

هزینه های تخت

هزینه های تخت یک قیمت واحد برای یک محدوده تعریف شده از خدمات حقوقی تعیین می کند، این مدل در موضوعات روزمره مانند طلاق های بدون آزمایش، آماده سازی ساده، بسته بندی املاک مسکونی و دفاع از بلیط ترافیک رایج است. چرخه صورتحساب در یک آرایش مسطح ممکن است شامل یک فاکتور واحد تولید شده در شروع نمایندگی، یا پرداخت ممکن است به دو یا سه قسط تقسیم شود.

از دیدگاه مشتری، هزینه های مسطح اضطراب تماشای متر را از دیدگاه شرکت حقوقی از بین می برد، هزینه های مسطح نیاز به دقیق ردیابی دارند، اگر یک وکیل زمان لازم برای تکمیل کار را دست کم بگیرد، تعامل غیر انتفاعی می شود.این ریسک بسیاری از شرکت ها را به استفاده از هزینه های مسطح تنها برای مسائل مربوط به گردش کار بسیار قابل پیش بینی سوق می دهد.

بازداشت کنندگان و اعتماد به حسابداری

و در این صورت، یک پرداخت پیش پرداخت توسط مشتری برای تضمین دسترسی وکیل و صندوق کار آینده است.نقش نگهدارنده بستگی به این دارد که آیا به عنوان (FLT:0) به عنوان دریافت درآمد و یا در اعتماد [FLT3] طبقه بندی شده است.

در حوزه های قضایی پس از قوانین مدل انجمن آمریکا، اکثر حامیان برای رسیدگی به دادرسی یا کار تراکنشی باید به حساب کاربری اعتماد مشتری (IOLTA) سپرده شوند، شرکت نمی تواند پول را به عنوان خود درمان کند تا زمانی که کار را انجام داده و بیانیه ای را علیه نگهدارنده صادر کرده باشد.این چارچوب از مشتری و #8217 محافظت می کند؛ وجوه و مانع از درگیری بر مالکیت می شود.

چرخه صورتحساب برای یک رابطه مبتنی بر نگهدارنده به طور معمول یک الگو را دنبال می کند: شرکت حقوقی کار می کند، زمان ثبت، زمان را در برابر تعادل نگهدارنده اعمال می کند و مشتری را هنگامی که تعادل زیر یک آستانه کاهش می یابد، زمانی که نگهدارنده به حداقل آن (اغلب ۵۰۰ یا ۱۰۰۰ دلار) می رسد، مشتری باید قبل از ادامه کار، آن را دوباره تکرار کند.

هزینه های قاره

ترتیبات هزینه های قاره در آسیب شخصی، اقدام طبقاتی و برخی از مسائل مربوط به دادرسی تجاری رایج است.این وکیل درصد بهبود و #8212 را دریافت می کند؛ به طور معمول بین 25 تا 40٪ و #82 و #82؛ و هیچ چیز را جمع آوری نمی کند اگر پرونده ناموفق باشد. چرخه صورتحساب در ترتیبات رسیدگی به طور عمده برای مشتری بی اهمیت است، زیرا هیچ پرداخت دوره ای به علت نیست، و هزینه های آن را در طول زمان و یا هزینه حل و یا در طول زمان آن را در طول زمان آن.

حتی در موارد پذیرش خالص، شرکت ها اغلب هزینه هایی مانند هزینه های ثبت، هزینه های شاهد متخصص و هزینه های رسوب را پیش می گیرند. نامه نامزدی باید مشخص کند که آیا این هزینه ها قبل یا بعد از محاسبه هزینه های پرداخت هزینه بازپرداخت می شوند یا خیر.این تفاوت می تواند به طور چشمگیری وکیل و #8217 را تغییر دهد؛ بهبود موثر و مشتری و #8217؛ ادامه خالص.

چگونه چرخه بیلینگ رابطه مشتری را شکل می دهد

ریتم صورتحساب بر چگونگی درک مشتریان از ارزش خدمات حقوقی تأثیر می گذارد.در روابط وکیل و مشتری بالغ، مشتریان انتظار دارند که یک فاکتور در یک زمان قابل پیش بینی و با سطح ثابت جزئیات، هنگامی که انتظار می رود، اعتماد ایجاد می کند.

شفافیت اصل مرکزی است.مشتریان که تجزیه و تحلیل روشنی از زمان ورودی، اخراج و تنظیمات ارتباط بین وکیل و #8217 را می بینند؛ تلاش ها و نتایج حاصل شده است.یک تابع فاکتور به خوبی آماده شده به عنوان یک ابزار ارتباطی، نه فقط یک درخواست پرداخت.

درک شرایط پرداخت

شرایط پرداخت شرایطی را تعریف می کند که یک مشتری باید پس از دریافت یک فاکتور پرداخت را پرداخت کند، این شرایط معمولا در نامه نامزدی حک شده و ممکن است با توجه به ظاهر در بالا یا پایین هر فاکتور تقویت شود.

شرایط پرداخت مشترک در قانون قانونی

Net 30: مشتری 30 روز از تاریخ فاکتور برای ارائه پرداخت دارد، این رایج ترین اصطلاح در خدمات حقوقی کسب و کار به کسب و کار است.
Net 15: یک پنجره کوتاه تر اغلب برای مشتریان فردی یا مسائل مصرف کننده با حجم بالا استفاده می شود.
در مورد حق امتیاز: پرداخت به زودی به عنوان مشتری دریافت فاکتور رایج است، این اصطلاح پس از یک نگهدارنده کاهش یافته است و یا زمانی که یک قرارداد هزینه ثابت یک رویداد واحد را پوشش می دهد.
در Milestone: [FLT 1] پرداخت توسط یک رویداد خاص، مانند ثبت دادگاه، جلسه میانجیگری یا اجرای توافق نامه ایجاد می شود.

هزینه های پرداخت یک جزء حیاتی اما اغلب کمتر از حد و حصر از شرایط پرداخت است. A معمول دیر هزینه 1.5 درصد در ماه است که معادل 18 درصد در سال است. برخی از حوزه های قضایی هزینه های دیر یا نیاز به نرخ افشا در نامه نامزدی.

طرح پرداخت اقساطی

صورتحساب های قانونی بالا می توانند مشکلات مالی برای مشتریان فردی و کسب و کارهای کوچک ایجاد کنند.برخی از شرکت های حقوقی با ارائه برنامه های قسطی که به مشتری اجازه می دهد تا تعادل بزرگ را در طول سه تا دوازده ماه پرداخت کند، پاسخ می دهند. چرخه صورتحساب از یک دوره خالص به یک برنامه پرداخت تکراری تبدیل می شود.

طرح های قسط خطر عدم پرداخت را در صورتی که وضعیت مالی مشتری در طول دوره بدتر شود، حمل می کند.یک شرکت که موافقت می کند تا یک طرح قسط را نیز باید حق تعلیق نمایندگی یا عقب نشینی را در صورت توقف پرداخت ها، به رعایت قوانین اخلاقی در مورد خروج از نمایندگی، اعمال شود.

نقش شرایط پرداخت شفاف در جلوگیری از اختلافات

اختلافات هزینه اغلب اجتناب ناپذیر است.قابل پیشگیری ترین اختلافات زمانی رخ می دهد که مشتری معتقد است زمان بیشتری برای پرداخت، یک تعهد کلی پایین تر یا ساختار هزینه های مختلف نسبت به آنچه که در صورتحساب ظاهر می شود، زمانی که شرایط پرداخت به طور واضح در نامه نامزدی بیان شده و در هر فاکتور استراحت می کند، ابهام حذف می شود.

عناصر کلیدی برای شامل هنگام بیان شرایط پرداخت:

تاریخ دقیق یا روش محاسبه (به عنوان مثال، و #8220؛ Net 30 از تاریخ فاکتور و #8221)؛
روش های پرداخت قابل قبول (check, Wire Transfer, Credit Card, ACH)
چه زمانی انتظار می رود که یک بار دیگر به یک بار برسد و چه زمانی
درصد هزینه های دیر و دوره فیض قبل از پرداخت های دیرین
این که آیا شرکت علاقه مند به تعادل بدون دستمزد خواهد بود
عواقب عدم پرداخت، از جمله خروج احتمالی

علی رغم شرایط روشن، تأخیر پرداخت هنوز هم رخ می دهد، یک سیستم صورتحساب موثر یادآوری های خودکار را قبل و بعد از تاریخ مقرر تولید می کند. یادآوری سه روز قبل از تاریخ مقرر به مشتریان کمک می کند تا پرداخت را اولویت بندی کنند. یادآوری ارسال شده پنج روز پس از تاریخ مقرر باعث می شود که قبل از اینکه تعادل به طور جدی به طور جدی افزایش یابد.

بهترین روش ها برای مدیریت چرخه بیلینگ و شرایط پرداخت

پیاده سازی صورتحساب و فرایندهای پرداخت ساختار یافته، جریان پول نقد را کاهش می دهد و روابط مشتری را تقویت می کند. شیوه های زیر در سراسر اندازه های شرکت و مناطق تمرین اعمال می شود.

استاندارد سازی Billing Methods

یک فرآیند صورتحساب استاندارد تضمین ثبات می کند. نگهبانان زمان باید هر روز یا حداقل هفته وارد شوند.در اواخر ورودی دقت و شک و تردید از مشتریان را از دست می دهند.تاریخ برش در سراسر شرکت (مانند آخرین جمعه ماه) اجازه می دهد تیم صورتحساب برای بررسی، تنظیم و تولید فاکتور در یک برنامه قابل پیش بینی.

سرمایه گذاری در Billing Software

نرم افزار مدرن قانونی جایگزین ردیابی دستی و انتشار صفحه گسترده می شود.محصولات مانند Clio، My Case، Practiceپانتر و Za Suite ادغام زمان ردیابی، نسل فاکتور، پردازش پرداخت و اعتماد حسابداری. این ابزار خطر خطا را کاهش می دهد و به مشتریان اجازه می دهد تا صورتحساب آنلاین را در عرض چند ثانیه از رسید پرداخت کنند.

ارتباط با شرایط پرداخت در هنگام Onboarding

بسیاری از اختلافات هزینه را می توان به شکاف بین آنچه در طول مشاوره اولیه گفته شده است و آنچه در نامه نامزدی نوشته شده است، ردیابی کرد.یک فرایند کامل شامل یک بررسی چهره به چهره یا تلفن از نامه نامزدی با مشتری قبل از امضای.این گفتگو باید چرخه صورتحساب، اندازه مورد انتظار صورتحساب ماهانه، مهلت پرداخت، هزینه های دیر و روند رسیدگی به اتهامات قطع.

ارائه ی توضیحات دقیق

مشتری که یک فاکتور یک خط خواندن و #8220 را دریافت می کند؛ خدمات حقوقی ارائه شده و #8221؛ برای حدس زدن اینکه آیا هزینه معقول است یا خیر، باقی مانده است.

شرح روایت هر وظیفه
تاریخ، زمان بندی و مدت زمان برای هر ورودی
اخراج های مورد استفاده توسط نوع (هزینه های پوشش، هزینه های کپی، پست، سفر)
نام و شماره برای مشتریان با موضوعات متعدد
تعادل نگهدارنده، در صورت لزوم

یک فاکتور دقیق همچنین به شرکت کمک می کند تا از هزینه های خود دفاع کند اگر مشتری بعداً آنها را مورد بحث قرار دهد.در بسیاری از حوزه های قضایی، دادگاهی که یک درخواست هزینه را بررسی می کند، به فاکتور نگاه می کند تا تعیین کند که آیا هزینه ها تحت عوامل در کد اخلاقی مربوطه معقول هستند یا خیر.

پرداخت های بیش از حد حرفه ای

علی رغم بهترین شرایط و روش ها، برخی از مشتریان عقب می روند و پاسخ به پرداخت دیرهنگام باید از افزایش فارغ التحصیل شده پیروی کند:

یادآوری ایمیل مودبانه در عرض سه تا هفت روز پس از تاریخ
تماس تلفنی در عرض چهارده روز
یک اطلاع رسمی کتبی پس از سی روز، ارجاع شرایط پرداخت در نامه نامزدی
پیشنهاد بازسازی تعادل به یک طرح قسط
در نظر گرفتن شکل از خروج اگر تعادل پس از یک دوره معقول باقی بماند

وکلایی که تصمیم به عقب نشینی برای عدم پرداخت دارند باید قوانین اخلاقی را در حوزه قضایی خود دنبال کنند، اکثر آنها نیاز به اطلاع کتبی به مشتری دارند، یک فرصت معقول برای پیدا کردن مشاوره جدید و تسکین از هر گونه تعصب ناشی از خروج.

تکامل قانون گذاری حقوقی

مدل سنتی صورتحساب ساعتی با فشار مشتریان شرکت مواجه است که خواستار اطمینان هزینه و از تکنولوژی است که وظایفی را که قبلا توسط همکاران انجام شده است، خودکار می کند. ترتیبات هزینه های جایگزین مانند هزینه های ثابت، هزینه های پرداخت و هزینه های موفقیت رایج تر می شود. چرخه صورتحساب در این ترتیبات اغلب ساده تر و قابل پیش بینی تر از ترتیبات ساعت است.

قراردادهای هوشمند مبتنی بر بلاک چین به عنوان راهی برای خودکارسازی اعتبار حسابداری و پرداخت در چنین سیستمی پیشنهاد شده است، پرداخت به طور خودکار منتشر می شود زمانی که سوابق دیجیتال تایید می کند که وکیل یک کار مشخص را تکمیل کرده است، در حالی که پذیرش گسترده همچنان معقولانه است، روند اتوماسیون در لایحه قانونی به خوبی تاسیس شده است.

مشتریان نیز مصرف کنندگان پیچیده تر خدمات حقوقی هستند. مشتری که از خدمات تشکیل شرکت های آنلاین یا سیستم عامل های میانجی استفاده کرده است ممکن است انتظار داشته باشد که یک تجربه صورتحساب تجارت الکترونیک: فاکتور فوری، پرداخت یک کلیک و شرکت های حقوقی خودکار را که نمی توانند یک تجربه مدرن از دست دادن مشتریان به رقبایی که انجام می دهند، ارائه دهند.

نتیجه گیری

چرخه حقوقی و شرایط پرداخت ستون فقرات عملیاتی هر قانون را تشکیل می دهد.یک چرخه که با ترجیحات مشتری هماهنگ می شود، همراه با شرایط پرداخت که به وضوح ارتباط برقرار می کنند و به طور مداوم اجرا می شوند، اختلافات را کاهش می دهد و نرخ جمع آوری را بهبود می بخشد.

شرکت هایی که در نرم افزار مدرن صورتحساب سرمایه گذاری می کنند، فاکتور های دقیق را ارائه می دهند و پرداخت های بیش از حد با حرفه ای را اداره می کنند، متوجه می شوند که فرآیند صورتحساب به جای مشتریان متناقض، به نوبه خود، از دانستن آنچه که آنها بدهکار هستند، زمانی که به آن تعلق دارند و چگونه پرداخت می کنند.در یک صنعت ساخته شده بر اعتماد و شیوه های لایحه روشن اختیاری نیست و #12 ضروری است.

برای راهنمایی بیشتر در مورد قراردادهای هزینه ای که مطابق با استانداردهای اخلاقی هستند، وکلا باید با قانون مدل 1.5 در هزینه ها مشورت کنند و قوانین قابل اجرا در تنظیمات دولتی، رهبران شرکت حقوقی که به دنبال بهبود جریان های کاری هستند، می توانند معیارهای مفیدی در ABA قانون امروز [FLT3] ارائه دهند.