Table of Contents

موافقت نامه های بازداشتی در بسیاری از صنایع خدمات حرفه ای، از قانون و حسابداری به بازاریابی و مشاوره IT پایه گذاری شده است، آنها یک رابطه ساختار یافته و مداوم ایجاد می کنند که در آن یک مشتری هزینه تکراری برای تضمین دسترسی به ارائه دهنده، تخصص یا منابع اختصاص یافته برای هر دو طرف، درک تفاوت های توافقنامه های حفظ و شرایط صورتحساب مرتبط برای اعتماد ساختمان ضروری است، جلوگیری از اختلافات و پیش بینی دقیق در مورد این مقاله.

توافق نامه بازداشتی چیست؟

یک قرارداد حفظ کننده یک قرارداد الزام آور قانونی بین یک مشتری و یک ارائه دهنده خدمات است که هدف اصلی آن تضمین دسترسی به ارائه دهنده و رزرو مقدار مشخصی از زمان، ظرفیت یا تخصص در یک دوره تعریف شده است.در عوض، مشتری موافقت می کند تا هزینه منظم - اغلب ماهانه یا فصلی - صرف نظر از مقدار دقیق کار انجام شده در یک قرارداد با توجه به این فرآیند کار طولانی مدت، تغییر در هر یک فرآیند همکاری.

بازداشت کنندگان در زمینه هایی که مشاوره مداوم، زمان پاسخ سریع یا دانش عمیق سازمانی ارزشمند است، رایج هستند.به عنوان مثال، یک شرکت حقوقی ممکن است یک نگهدارنده ماهانه برای رسیدگی به نیازهای قانونی معمول شرکت را شارژ کند، در حالی که یک آژانس بازاریابی ممکن است از یک نگهدارنده برای مدیریت حضور رسانه های اجتماعی مشتری و کمپین های تبلیغاتی به طور مداوم استفاده کند.این هزینه اساسا دسترسی اولویت خرید و تضمین ظرفیت تولید را تضمین می کند - با این حال لزوما به عنوان مثال، از شرایط خاص، از جمله استفاده می کند.

اجزای اصلی یک توافقنامه بازداشتی

هر توافق نگهدارنده خوب باید به چند عنصر مهم رسیدگی کند:

  • بخش ها و تاریخ های موثر؛ [FLT 1] به وضوح مشتری و ارائه دهنده خدمات را شناسایی کنید، همراه با تاریخ شروع نگهدارنده.
  • ] [برنامه ] خدمات: [ شرح دقیق از آنچه ارائه دهنده می خواهد و انجام نمی دهد، اغلب با یک بیانیه کار (SOW) تکمیل می شود.
  • ساختار و شرایط صدور لایحه: چه مقدار مشتری پرداخت، چه زمانی، و روش پرداخت، این شامل هر گونه مقررات برای هزینه های بیش از حد و یا کار اضافی.
  • تغییر و تجدید؛ [FLT 1] اصطلاح اولیه (به عنوان مثال، 12 ماه) و اینکه آیا توافق نامه خودکار و یا نیاز به رضایت متقابل.
  • [[۱] [۱۰]: [۱] شرایط که هر دو طرف می توانند به توافق برسند، از جمله دوره های اطلاع رسانی و هرگونه مجازات.
  • هویت و مالکیت معنوی: [FLT 1] حفاظت از اطلاعات حساس و مالکیت قابل تحویل.

بدون این اجزا، توافق حفظ کننده خطر ابهام را دارد که می تواند منجر به اختلافات در مورد صورتحساب، دامنه و مسئولیت ها شود.

انواع توافقنامه های بازداشتی

ساختارهای بازداشتی به طور گسترده ای بسته به صنعت، ماهیت کار و ترجیحات احزاب متفاوت است. درک انواع مختلف کمک می کند ارائه دهندگان و مشتریان مدل را انتخاب می کنند که بهترین متناسب با نیازهای آنها است. - سه دسته رایج - نگهدارنده عمومی، حفظ کننده پروژه خاص، و نگهدارنده ماهانه - هر کدام دارای ویژگی های متمایز و استفاده از موارد.

بازداشت عمومی

یک نگهدارنده عمومی، گاهی اوقات به نام " نگهدارنده دسترسی" طراحی شده است تا اطمینان حاصل شود که ارائه دهنده در دسترس است تا نیازهای مشتری را به عنوان آنها به وجود آورد. مشتری هزینه ثابت برای ذخیره مقدار مشخصی از زمان یا توجه ارائه دهنده ارائه دهنده خدمات مشاوره و یا مشاوره جدید، اغلب در ساعت ها در هر ماه اندازه گیری می شود و یا یک دوره کامل حفظ می کند.

یک تفاوت با حفظ کنندگان عمومی رویکرد "استفاده از آن یا از دست رفته آن" است، اگر مشتری به طور کامل از ساعت های اختصاص داده شده در یک ماه استفاده نکند، این ساعت ها به طور معمول به جای دیگری اضافه نمی شوند، برخی از موافقت نامه ها اجازه می دهند که یک حمل محدود یا "پول" ساعت بیش از یک چهارم ارائه دهندگان به وضوح این سیاست ها را در قرارداد برای مدیریت انتظارات مشتری ارتباط دهند.

پروژه های خاص Retainer

همانطور که نام نشان می دهد، یک نگهدارنده پروژه خاص به یک مجموعه خاص از وظایف بستگی دارد، به عنوان مثال، یک شرکت توسعه نرم افزار ممکن است یک نگهدارنده برای ساخت یک برنامه تلفن همراه در یک جدول زمانی تعریف شده، با هزینه پوشش یک مجموعه ثابت از ویژگی ها یا نقاط عطفی، بر تکمیل یک پروژه محرمانه تمرکز کند، به جای دسترسی به پرداخت مداوم، اغلب در طول زمان محدود کردن دسترسی به پروژه و یا اطمینان بیشتر است.

بازداشت ماهانه

یک نگهدارنده ماهانه رایج ترین آرایش در بسیاری از صنایع خدمات، از جمله بازاریابی، روابط عمومی و کمک های مجازی است. مشتری هزینه ثابت ماهانه در ازای یک محدوده تعریف شده از خدمات، مانند تعدادی از پست های رسانه های اجتماعی، گزارش ماهانه و جلسات استراتژیک را پرداخت می کند. نگهدارنده ماهانه اغلب یک قرارداد همیشه سبز است که تا زمانی که هر دو طرف آن را با توجه به این مدل مشخص کنند، ساده است، و اگر یک طرف مهم است، به آن اشاره کند.

سایر تغییرات

فراتر از این سه، برخی از کسب و کارها از یک "هر نگهدارنده سبز" استفاده می کنند که به طور خودکار تجدید می کند مگر اینکه لغو شود، یا "حافظه کار فشرده" که ترکیبی از یک هزینه نگهدارنده پایه با هزینه های متغیر برای خدمات خاص است، به عنوان مثال، یک شرکت حقوقی ممکن است یک نگهدارنده ماهانه برای انطباق معمول و سپس پرداخت ساعت برای دادرسی.

شرایط و ساختار های قانونی

شرایط صدور لایحه، ستون فقرات مالی یک توافق نگهدارنده هستند.آنها مشخص می کنند که چگونه و چه زمانی ارائه دهنده پرداخت می شود، چه اتفاقی می افتد اگر نگهدارنده زود خسته شده است و چگونه کار اضافی صورتحساب روشن است جلوگیری از رایج ترین منبع اصطکاک: سوء تفاهم پول وجود دارد سه مدل اولیه صورتحساب، هر کدام با مزایای و ملاحظات خود وجود دارد.

هزینه تخت Retainer

در یک مدل هزینه مسطح، مشتری مقدار ثابت را پرداخت می کند - مثلاً 5000 دلار در ماه - بدون توجه به زمان واقعی صرف شده است.این هزینه شامل محدوده از پیش تعیین شده خدمات است.این ساده ترین مدل از نظر اداری است: ارائه دهنده خدمات در ساعت 1 / 2، و مشتری همان مقدار را پرداخت می کند.این حداکثر پیش بینی برای بودجه را ارائه می دهد.

دانلود بازی Billing Retainer

برخی از موافقت نامه های نگهدارنده پرداخت در ساعت های واقعی کار می کنند، اغلب با هزینه نگهدارنده ماهانه که برآورد ساعت های انتظار می رود، مشتری یک نگهدارنده پیشرفته (یک سپرده) پرداخت می کند و ارائه دهنده هزینه ها را به عنوان زمان ثبت می کند، در پایان ماه، ارائه دهنده یک بیانیه ارائه دهنده ارائه دهنده ارائه دهنده ارائه دهنده ارائه می دهد ساعت کار و تعادل باقی مانده اگر تعادل پایین آستانه حفظ کند، باید زمان دقیق آن را برای ردیابی مشتری اختصاص دهد، اما توصیه می تواند تضمین کند که در هر دقیقه کار دقیق تر باشد.

ترکیب (Base Retainer + Overage)

مدل ترکیبی یک زمینه متوسط است: مشتری هزینه نگهدارنده پایه ای را پرداخت می کند که تعداد ساعت های تعیین شده یا دامنه تعریف شده خدمات را پوشش می دهد.اگر کار از آن پایه فراتر رود، ارائه دهنده زمان اضافی را با نرخ از پیش تعیین شده حفظ می کند، این امر به مشتری اطمینان بودجه از یک هزینه مسطح برای کار را می دهد در حالی که از ارائه دهنده از بیش از حد تحویل دهنده محافظت می کند، به عنوان مثال، یک ساعت گرافیک قابل ردیابی اضافی در هر ماه نیاز است.

پرداخت های برنامه ریزی و هزینه های تاخیر

فراتر از مدل صورتحساب، موافقت نامه های نگهدارنده باید مشخص کنند که چه زمانی پرداخت ها صورت می گیرد: ماهانه در پیش، ماهانه در یک شتاب، سه ماهه، یا با امضای برای ماه اول، بسیاری از ارائه دهندگان نیاز به توافق امضا دارند و پرداخت اولیه قبل از شروع کار باید عواقب پرداخت دیر را تعریف کند - به عنوان مثال، 1.5% هزینه مورد علاقه ماهانه یا حق توقف خدمات توقف در صورت عدم پرداخت به موقع (F) این ترتیب پرداخت را دریافت می کند.

نکات مهم برای بررسی

یک توافق نگهدارنده تنها به اندازه بندهای آن خوب است.هنگامی که بررسی یا پیش نویس یکی، توجه نزدیک به زمینه های زیر را به خود جلب می کند.با توجه به این جزئیات می تواند منجر به اختلافات دامنه، هزینه های غیرمنتظره یا مشکل پایان دادن به رابطه شود.

محدوده خدمات

بند دامنه باید به عنوان خاص باشد.زبان Vague مانند "حمایت بازاریابی" دامنه را دعوت می کند، در عوض، لیست فعالیت های دقیق، ارائه دهندگان، فرکانس و هر گونه محرومیت.به عنوان مثال، "ماه حفظ کننده شامل چهار تماس استراتژی 30 دقیقه ای، دو پست وبلاگ (تا 1500 کلمه هر)، و پست های رسانه های اجتماعی هفتگی برای سه سیستم عامل سابق: هزینه های بازاریابی، و کار مشخص شده و پشتیبانی از هر دو طرف پایه و یک کسب و کار.

مدت زمان و بازسازی

موافقت نامه های بازداشتی می تواند برای یک دوره ثابت (به عنوان مثال، شش ماه) یا نامحدود (ماه به ماه) باشد، قراردادهای بی وقفه اغلب شامل یک دوره 30 یا 60 روزه برای خاتمه توافق نامه های ثابت مدت ممکن است خودکار باشد مگر اینکه هر دو طرف در یک پنجره مشخص، مانند 30 روز قبل از پایان دوره مشتری باید از تمدید خودکار برای ارائه دهندگان دیگر، توجه کنند.

نام انگلیسی: Termination es

بندهای دوره ای توضیح می دهند که چگونه رابطه به پایان می رسد، دلایل مشترک شامل نقض قرارداد، عدم پرداخت یا تغییر در شرایط تجاری است. بند باید دوره اطلاع مورد نیاز (به عنوان مثال، 30 روز) را اعلام کند و اینکه آیا خاتمه می تواند بدون علت رخ دهد، همچنین باید به آنچه که برای پرداخت هزینه های حفظ کننده اتفاق می افتد توجه کند: بازپرداخت قابل استرداد است، به طور معمول هزینه های پرداخت نشده است، اما معمولا پرداخت نشده است (به عنوان بخش های پرداخت نشده است.

انحصار و عدم رقابت

برخی از موافقت نامه های حفظ کننده شامل یک بند انحصاری است، به این معنی که مشتری نمی تواند سایر ارائه دهندگان را برای همان خدمات استخدام کند، این می تواند برای ارائه دهندگانی که به دنبال روابط متعهد هستند مفید باشد، اما مشتریان تنها باید موافقت کنند که ارائه دهنده بتواند به طور واقعی تمام نیازها را اداره کند، در مقابل، ارائه دهندگان ممکن است بخواهند یک بند غیر صلاحیت را برای جلوگیری از به اشتراک گذاری استراتژی های محرمانه با هر دو رقیب، توصیه های قانونی را اعمال کنند.

مزایای استفاده از توافقنامه های بازداشتی

بازداشت کنندگان مزایای قابل توجهی برای هر دو ارائه دهندگان خدمات و مشتریان ارائه می دهند، زمانی که به درستی ساختار یافته اند. درک این مزایا به احزاب کمک می کند تا قدردانی کنند که چرا این مدل در خدمات حرفه ای بسیار رایج شده است.

درآمد قابل پیش بینی و جریان نقدی (برای ارائه دهندگان)

یکی از بزرگترین چالش های کسب و کار خدمات نوسانات درآمد است.بازداران جریان نقدی را هموار می کنند و به ارائه دهندگان اجازه می دهد تا ماه های درآمد را پیش بینی کنند.این پیش بینی از تصمیم گیری بهتر استخدام، سرمایه گذاری در ابزار و برنامه ریزی مالی پشتیبانی می کند.

دسترسی اولویت و تداوم (برای مشتریان)

مشتریانی که یک نگهدارنده را پرداخت می کنند اغلب از اولویت های خود بهره مند می شوند. ظرفیت ذخیره ارائه دهنده به طور خاص برای آنها، که به معنی زمان پاسخ سریع تر و آشنایی عمیق تر با کسب و کار مشتری است، این تداوم زمان را کاهش می دهد و کیفیت مشاوره یا ارائه دهنده را در طول زمان بهبود می بخشد، ارائه دهنده به یک شریک قابل اعتماد تبدیل می شود که اهداف مشتری، فرهنگ و چالش ها را درک می کند.

کاهش سرسرهای اداری

با یک نگهدارنده در محل، هر دو طرف از بار اداری ایجاد قراردادهای جدید، هزینه های مذاکره و صدور فاکتور جداگانه برای هر کار کوچک خودداری می کنند.یک فاکتور ماهانه طیف وسیعی از خدمات را پوشش می دهد، حسابداری را برای ارائه دهندگان ساده می کند، این بدان معنی است که زمان بیشتری صرف کار قابل پرداخت و کمتر در کارهای اداری.

روابط طولانی مدت قوی تر

بازداشت کنندگان برای سرمایه گذاری در موفقیت مشتری فراتر از قرارداد فوری، به جای به حداکثر رساندن ساعت های قابل پرداخت در یک پروژه، ارائه دهنده می تواند بر نتایج و کارایی تمرکز کند.این ترکیب اعتماد را تقویت می کند و اغلب منجر به ارجاعات و تعاملات گسترده می شود.

چالش های مشترک و چگونگی جلوگیری از آن

علی رغم مزایای آنها، توافق های حفظ کننده می توانند اگر به دقت مدیریت نشوند، تشخیص مشکلات رایج در پیشبرد کمک می کند تا هر دو طرف ریسک را کاهش دهند.

محدوده کریپ

خزیدن محدوده زمانی اتفاق می افتد که درخواست مشتری فراتر از پوشش نگهدارنده کار کند، اما ارائه دهنده بدون جبران اضافی آن را انجام می دهد، در طول زمان، کاهش نرخ ساعتی موثر ارائه دهنده و خشم ایجاد می کند تا از این امر جلوگیری کند، دامنه خدمات باید صریح باشد و ارائه دهنده باید یک فرایند برای درخواست تایید و صورتحساب برای کار خارج از حد و حصر داشته باشد.

انتظارات بد

اگر مشتری انتظار تعداد معینی از قابل تحویل را داشته باشد، اما توافق تنها به "در دسترس بودن" اشاره می کند، ناامیدی تقریبا اجتناب ناپذیر است. چک کردن منظم و بیانیه واضح کار (SOW) می تواند انتظارات را هماهنگ کند. ارائه دهندگان باید همه چیز را در نوشتن، از جمله یادداشت های جلسه و سفارشات تغییر، یک بررسی کسب و کار یک عمل مفید برای حفظ ارزش و تنظیم دامنه مورد نیاز است.

بازداشت شدگان

بسیاری از ارائه دهندگان، به ویژه آنهایی که تازه برای حفظ کنندگان هستند، زمان لازم برای خدمت به مشتری را دست کم می گیرند و هزینه های بسیار کم را تنظیم می کنند و در نهایت ساعات بدون دستمزد را انجام می دهند. یک راه حل ساده این است که زمان را در چند ماه اول پیگیری کند، سپس هزینه حفظ شده بر اساس استفاده واقعی تنظیم کند. قرارداد باید شامل مقررات مذاکره مجدد پس از یک دوره آزمایشی (به عنوان مثال، 3 ماه) باشد.

روش پرداخت عمو

پرداخت های دیرهنگام، عدم پرداخت یا اختلاف نظر در مورد آنچه که "زمان بی پایان" را تشکیل می دهد، می تواند روابط را تحت فشار قرار دهد.توافق حفظ کننده باید به وضوح تعریف کند که چگونه و چه زمانی پرداخت انجام می شود، چه اتفاقی می افتد اگر یک چک پرش کند و چگونه اتهامات مورد بحث با استفاده از سیستم صدور خودکار و درخواست پرداخت از طریق ACH یا کارت اعتباری می تواند اصطکاک را کاهش دهد.

بهترین روش ها برای پیش نویس یک توافقنامه بازداشتی

این که آیا شما یک ارائه دهنده ایجاد یک توافق نگهدارنده یا بررسی مشتری هستید، پس از بهترین شیوه ها، تضمین می کند که قرارداد به هدف خود عمل می کند.

استفاده از زبان شفاف و ساده

از قانونی بودن در هر کجا که ممکن است اجتناب کنید، توافق باید توسط هر دو طرف بدون یک وکیل تفسیر هر خط قابل درک باشد.اگر اصطلاحات قانونی لازم باشد (به عنوان مثال، بندهای indemnification)، شامل یک یادداشت یا ضمیمه با توضیحات ساده زبان است. هدف درک متقابل است، نه سردرگمی.

شامل یک بیانیه دقیق از کار (SOW)

توافقنامه نگهدارنده باید یک قرارداد چارچوب باشد، با ویژگی های خدمات، ارائه پذیرها و جدول زمانی موجود در SOW متصل، این رویکرد ماژولار اجازه می دهد تا دامنه بدون بازنویسی کل توافق به روز شود.

تنظیم ارتباطات Boundaries

تعریف کنید که چگونه ارتباطات کار خواهد کرد: زمان پاسخ (به عنوان مثال، در عرض 24 ساعت در روزهای کاری)، فرکانس جلسه و کانال های ترجیحی (email، Slack، تلفن) این مانع از مشتریان در انتظار دسترسی 24/7 و محافظت از تعادل کار و زندگی ارائه دهنده می شود.

بررسی و به روز رسانی سالانه

موافقت نامه های بازداشتی باید هر ساله بررسی شوند تا تغییرات در نیازهای مشتری، نرخ ارائه دهنده یا شرایط بازار را منعکس کنند که شامل یک بند است که به طرفین اجازه می دهد تغییرات را با یک توافق متقابل پیشنهاد دهند. بررسی های منظم رابطه را سالم نگه می دارند و مانع از تبدیل شدن به رکود می شوند.

هنگام استفاده از یک بازداشت کننده در مقابل سایر مدل های بیلینگ

افراد بازداشت همیشه بهترین مناسب نیستند.در هنگام توصیه یک نگهدارنده در مقابل لایحه پروژه یا اشتراک گذاری به ارائه دهندگان کمک می کند تا مدل مناسب تعامل را برای هر مشتری طراحی کنند.

Retainer vs. Project

اگر مشتری یک تحویل واضح و یک بار داشته باشد (به عنوان مثال، طراحی مجدد وب سایت، یک پرونده حقوقی)، هزینه مبتنی بر پروژه اغلب ساده تر است.بازندگان درخشش زمانی که کار در حال انجام، تکرار یا غیر قابل پیش بینی است، یک مشاور عمومی ایده آل است، زیرا شرکت نیاز به مشاوره قانونی بر اساس یک پروژه است.

بازداشت در مقابل اشتراک

اشتراک در SaaS و خدمات محصول سازی رایج است، جایی که ارائه یک بسته استاندارد شده است (به عنوان مثال، یک قالب گزارش بازاریابی ماهانه) است.بازکنان قابل تنظیم تر هستند و شامل یک رابطه شخصی می شوند. اشتراک اغلب می تواند برای آنلاین با تعامل کمی انسانی امضا شود، در حالی که نگهدارنده ها نیاز به یک قرارداد مذاکره دارند.اگر مشتری بخواهد یک سرویس "تنظیم شده و فراموش می کند" را بهتر می خواهد و اگر آنها یک تیم خصوصی را به طور کامل اختصاص داده اند.

نتیجه گیری

توافقنامه های بازداشتی و شرایط صورتحساب آنها ابزار قدرتمندی برای ایجاد روابط پایدار و طولانی مدت حرفه ای است که با درک انواع مختلف حفظ کنندگان، انتخاب مدل صورتحساب مناسب و پیش نویس قراردادهای روشن، هر دو ارائه دهندگان خدمات و مشتریان می توانند از امور مالی قابل پیش بینی، کاهش سربار و همکاری عمیق تر لذت ببرند: کلید حفظ انعطاف پذیر است: به طور منظم بررسی عملکرد قانون0، تنظیم هزینه های مطالعه دقیق و تنظیم قرارداد های معامله ای که به عنوان یک توافق نامه های ارتباطی صحیح انجام می شود.