نکات عالی برای وکلا برای بهبود کارایی بیلینگ

چرا کارایی بیلینگ بیش از هر زمان دیگری برای شرکت های حقوقی اهمیت دارد

بیلینگ بسیار بیشتر از یک روال اداری است - این موتور مالی است که هر شرکت حقوقی را هدایت می کند.در عصر افزایش سربار، افزایش انتظارات مشتری و فشار رقابتی، صورتحساب به طور مستقیم باعث می شود تا سودآوری و رشد افزایش یابد، زمانی که فاکتورها به تأخیر می افتند، نادرست یا نامشخص، جریان پول نقد رنج می برند، نوشتن، و اعتماد مشتری، یک لایحه کار قوی تر ایجاد می کند، و شفافیت زمان کار، و زمان های ساده تر را ایجاد می کند:

داده های انجمن و مقررات آمریکا؛ نظرسنجی سالانه تکنولوژی بر تاثیر شرکت ها که اقدامات لایحه سازی ساختار یافته گزارش 20 تا 30 درصد سریع تر پرداخت و به طور قابل توجهی اختلافات کمتری را ارائه می دهند، سودآورترین شرکت ها لایحه را به عنوان یک تابع استراتژیک درمان می کنند، نه یک پس از آن که آنها در سیستم ها سرمایه گذاری می کنند، تیم های خود را آموزش می دهند و به طور مداوم سیاست های خود را اصلاح می کنند.

ساخت یک بنیاد ردیابی زمان Bullet-anti Time

هر فاکتور دقیق با ضبط زمان دقیق شروع می شود بدون سوابق قابل اعتماد، شما در بهره وری خود و دعوت مشتری به عقب نشینی حدس می زنید، با این حال بسیاری از وکلا هنوز به حافظه، یادداشت های تیز شده، یا ورودی های نهایی برای حذف یک ابزار دیجیتال و ایجاد یک منبع از این خطرات، حذف و نقل قول؛ و تجزیه و تحلیل؛ (biling یک بلوک واحد برای خطرات جدید).

اتخاذ ابزار Mobile و Cloud-based Capture

بهترین راه حل ردیابی زمان است که شما را در همه جا دنبال می کند.برنامه های موبایل اجازه می دهند تا وکلا ساعت ها بلافاصله از راهرو دادگاه، یک اتاق رسوب، یا یک جلسه مشتری وارد شوند. [برای ابزارهایی که بار یک بار به شما ارائه می دهند، ورود صدا به متن، و همگام سازی خودکار با پلت فرم مدیریت عمل شما شامل گزینه های هدایت کننده (FLT:0Clio [F:1LT، زمان و زمان ضبط زمان، و زمان مناسب برای تنظیم و گزینه های انتخابی شما بستگی دارد.

ورود زمان واقعی به عنوان یک شرکت استاندارد

سیاست به اندازه نرم افزار اهمیت دارد.موسسه یک قانون جامع که تمام وقت باید در عرض چند ساعت از تکمیل یک کار وارد شود، این امر باعث حذف وردژ می شود؛ I&rsquo؛ آن را بعداً به یاد می آورد؛ تله و ارائه جزئیات دقیق مشتریان انتظار دارند. ضبط زمان واقعی همچنین اطلاعات غنی تری برای تجزیه و تحلیل بعدی تولید می کند - شما دقیقاً می توانید فعالیت هایی را ببینید که مقدار زیادی از زمان های بسته شدن یا ابزار های جدید را برای تنظیم می تواند نیاز به کاربران داشته باشد.

یکپارچه سازی زمان ردیابی در سراسر کل Tech Stack

سیستم های جداگانه و قطع شده ایجاد تکراری و خطا. کارآمدترین شرکت ها از یک پلت فرم یکپارچه استفاده می کنند که در آن زمان ردیابی، صورتحساب، مدیریت پرونده، تقویم و مدیریت سند در یک اکوسیستم زندگی می کنند، زمانی که قرار ملاقات تقویم تبدیل به یک زمان ورود می شود که به طور خودکار یک فاکتور را به کار می گیرد، شما ساعت کار دستی را در هر هفته ذخیره می کنید، همچنین تضمین می کند که مشتری و کد های ماده در تمام سیستم های سازگار باقی می مانند راه حل های اتصال مستقیم، و یا حتی یک راه حل های یکپارچه را کاهش می دهد.

مدرن سازی زیرساخت بیلینگ خود را با نرم افزار اختصاصی

ابزارهای حسابداری ژنریک مانند QuickBooks هرگز برای درخواست های منحصر به فرد از لایحه حقوقی طراحی نشده اند: اعتماد حسابداری، کدهای کار، ساختارهای نرخ پیچیده، قوانین انطباق اخلاقی و شرح دقیق هزینه های قانونی اختصاص داده شده قطعات تکراری چرخه صورتحساب را خودکار می کند و انطباق را به طور خودکار اجرا می کند.

خودکارسازی در نسل و تحویل

روزهای فاکتور تایپ دستی باید در شرکت و توسعه دهنده شما باشد؛ گذشته از نرم افزار مدرن صورتحساب زمان را به طور مستقیم به پیش نویس فاکتورها می کشاند، برنامه نرخ خود را اعمال می کند (در ساعت، هزینه های مسطح، مخلوط، و چک برای اطمینان پرداخت - همه در دقیقه تحویل خودکار از طریق ایمیل رمزگذاری شده یا یک پورتال امن مشتری فاکتورها را به مشتریان و خدمات پرداخت سریع تر می رساند؛ و یا پرداخت به طور چشمگیری کاهش می دهد: پرداخت قابل اعتماد!

حفظ اعتماد به حسابداری

اشتباهات حسابداری اعتماد یکی از سریعترین راه ها برای یک ادعای بد عمل یا اقدام انضباطی بار است. اختصاصی نرم افزار صورتحساب قانونی خودکار سه طرفه، آهنگ IOLTA تعادل در زمان واقعی، و جلوگیری از اخراج وجوه غیر به دست آمده است، ویژگی هایی مانند هشدار تعادل اعتماد و درخواست های بازیابی خودکار کمک می کند تا بدون نظارت بر این کار، به شما کمک کند تا یک نرم افزار دقیق را انجام دهید - این کار خوبی نیست - این کار می تواند به طور مداوم یک نرم افزار خوب باشد.

گزارش کاربردی برای یافتن نشت پنهان

شما نمی توانید آنچه را که نمی توانید اندازه گیری کنید، بهبود بخشید.یک سیستم قوی صورتحساب داشبورد و گزارش ها را در مورد نوشتن، نرخ های تحقق، استفاده از زمان توسط وکیل و منطقه تمرین، تاریخچه پرداخت مشتری و افزایش سود و افزایش سن فراهم می کند: یک مشتری خاص که همیشه انواع خاصی از ورودی ها را حل می کند، یک منطقه با درک مداوم پایین، یا شریکی که نوشتن آن به طور مستقیم بررسی می شود - توصیه می کند که این گزارش های منظم از داده های KPI.

ایجاد سیاست های شفاف و شفاف از روز اول

آمبیگوت دشمن لایحه گذاری کارآمد است، زمانی که مشتریان درک نمی کنند که چگونه شارژ می شوند، اختلافات دنبال می شوند.راه حل این است که همه چیز را قبل از شروع کار تعریف کند و این شرایط را به وضوح و بارها ارتباط دهد.

تعریف ساختارهای هزینه با دقت

چه شما هزینه ساعتی، هزینه های مسطح، انقباض یا یک مدل هیبریدی، نامه نامزدی شما باید هیچ اتاق برای تفسیر را ترک کند، برای پرداخت ساعتی، اندازه گیری (شش دقیقه استاندارد است، اما افزایش ده دقیقه ای نیز رایج است) و اینکه آیا مقررات کاهش جزئی گرد آمده است.

استاندارد سازی Billing Increment and Rounding Rules

سازگاری در شرکت شما مانع سردرگمی و ادراک ناعادلانه بودن می شود.تصمیم بگیرید که آیا ایمیل های زیر یک دقیقه با حداقل افزایش یا نوشتن صورتحساب می شوند.قانون و ارائه نمونه در سیاست شما: ورداید؛ تمام زمان در شش دقیقه افزایش می یابد. A دو دقیقه تماس تلفنی در 0.1 ساعت ورداید صورتحساب محاسبه می شود؛ هنگامی که هر وکیل از قوانین مشابه پیروی می کند، و در مورد اقدامات پیش بینی شده، و دریافت اختلافات داخلی، و اقدامات پیش بینی شده است.

ارتباط با شرایط پرداخت و عواقب

مشخص کنید که چه زمانی فاکتورها به علت (net 15، خالص 30)، چه جریمه های پرداخت دیر یا سود مورد استفاده قرار می گیرند و چگونه نگهدارنده ها دوباره به کار می روند، بسیاری از شرکت ها در حال حاضر نیاز به حفظ کننده قبل از شروع هر کار دارند و سیاستی برای جبران خسارت زمانی که تعادل زیر یک آستانه تعریف شده کاهش می یابد، این شرایط باید در نامه نامزدی بیان شود، تقویت شده در طول مشاوره اولیه و خلاصه شده در مورد هر فاکتور و اعتماد جمع آوری شده در اینجا.

انجام حسابرسی منظم برای گرفتن مشکلات اولیه

بی خوابی اغلب به تدریج به تعویق می افتد - چند ورودی از دست رفته در اینجا، یک نوشتن کوچک وجود دارد - تا زمانی که ناگهان جریان نقدی سفت می شود. ممیزی های دوره ای به شما کمک می کند تا قبل از ترکیب، یک بررسی رسمی را حداقل سه ماهه، با یک چک ماهانه روشن تر، به شما نشان دهید.

تحلیل نرخ های نوشتن و واقعیت

هر نوشتن نشان دهنده درآمد از دست رفته است. کاتاگوریزه نوشتن به دلایلی: خطای روحانی، محدودیت بودجه مشتری، کار غیر قابل قبول ثبت شده توسط اشتباه، یا تخفیف اختیاری است که این الگوها نشان می دهد که آیا مشکل آموزش، سیاست یا نرم افزار تحقق شما است - درصد زمان قابل حساب است که در واقع فاکتور می شود - یکی از مهمترین معیارهای سودآوری یا بررسی زمان قبل از عمل است؛ اگر شما 85٪ مراحل ورود و پیش فرض بیشتر باشد.

بررسی سازگاری با الزامات اخلاقی و نظارتی

هر حوزه قضایی دارای قوانین خاصی در مورد اینکه چه فاکتورهایی باید شامل شوند، چگونه حساب های اعتماد مدیریت می شوند و چگونه هزینه های پیشرفته ای انجام می شود، حسابرسی های منظم باید بررسی کنند که فاکتورهای شما شامل زبان مورد نیاز هستند، که اطمینان از مصالحه ها در حال حاضر هستند و هیچ وجوهی به صورت هماهنگ شده اند.استفاده از چک لیست از [F:0ABA مرکز مسئولیت حرفه ای [F] [FLT1، و دستورالعمل های شروع به کار و مشورت با اخلاق و بار.

از مشتریان مستقیما درباره تجربه بیلینگ خود سوال کنید

بازخورد مشتری یک معدن طلا برای بهبود است. ارسال یک نظرسنجی کوتاه پس از سه فاکتور اول، یا پس از یک ماده بسته، پرسیدن اینکه آیا فاکتور روشن بود، آیا روند پرداخت آسان بود و اینکه آیا آنها پیشنهاداتی دارند.مشتریانی که احساس می کنند احتمالاً سریعتر پرداخت می کنند و به دیگران مراجعه می کنند، از این بازخورد برای اصلاح فرمت مورد شما، گزینه های پرداخت و کادر ارتباطی شما استفاده می کنند.

تیم خود را آموزش دهید و یک فرهنگ از قانون گذار را بسازید

لایحه کارآمد کار یک بخش نیست - این یک مسئولیت گسترده است که همه را از شرکا برای فلج کردن کارکنان اداری برای خرید در آن نیاز دارد. آموزش مداوم و انتظارات روشن باعث ایجاد سازگاری و کاهش خطاهای پر هزینه.

آموزش نقش آفرینی – Specific Training

نقش های مختلف دارای نقاط مختلف درد هستند. وکلا نیاز به آموزش در زمان دقیق ورود دارند، از توده، نوشتن روایت توصیفی، و درک قوانین اخلاقی. Paralaws و دستیاران حقوقی باید بدانند که چگونه به درستی زمان خود را وارد کنند، چه چیزی در مقابل غیر قابل قبول است، و چگونه در مورد صورتحساب با مشتریان ارتباط برقرار کنید.

ایجاد و حفظ روش های عملیاتی استاندارد

هر مرحله از چرخه صورتحساب خود را در یک SOP روشن و قابل دسترس پوشش زمان ورود، بررسی و تایید ورودی، صدور مجوز فاکتور، تحویل فاکتور، پردازش صورتحساب، حسابداری اعتماد و مجموعه ها کاهش زمان آموزش برای استخدام های جدید، اطمینان از سازگاری زمانی که گردش کارکنان اتفاق می افتد، و به عنوان مرجع در طول حسابرسی به روز رسانی حساب می شود.

استفاده از Incentives و Accountability برای تقویت عادات خوب

آنچه اندازه گیری می شود، یک استاندارد را تعیین می کند که تمام زمان باید هر روز به پایان کسب و کار وارد شود.پی.ت.پی.ت.پی.ت.پی.ت.پی.ت.پی.ت.د.ت.د.د.د.د.د.د.د.د.ت.پی.ت.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.د.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.د.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.د.د.د.د.د.ک.ک.د.د.ک.د.د.د.د.د.د.ک.د.د.د.د.د.ک.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.

دانلود بازی Steer Clear Of The Common Billing Pitfalls

حتی با سیستم های عالی، برخی اشتباهات به وجود می آیند.آگاهی اولین گام برای پیشگیری است.

• مدیریت کارهای کوچک و مکرر: ایمیل، ایمیل های صوتی و تماس های سریع آسان به فراموش کردن اما می تواند ارزش قابل توجهی در طول زمان نشان می دهد.
• کپی برداری در سراسر اعضای تیم: دو وکیل که بر روی یک سند کار می کنند نباید هر دو لایحه برای همان بررسی استفاده از ویژگی های تشخیص تعارض در نرم افزار خود و ایجاد قوانین روشن در مورد چه کسانی صورتحساب برای چه وظایف.
• وldquo;Work on Case ” or “review document ” دعوت مشتری فشار و اختلافات. قطار همه برای نوشتن ورودی های خاص, توصیفی:Dobt و تجدید نظر 12 -18 از مخالفت برای قضاوت خلاصه و ارزش خاص; و نشان می دهد زمان و فقط نشان می دهد.
• بیان می کند: ارسال یک هفته فاکتور پس از انجام کار ارتباط بین ارزش و پرداخت را تضعیف می کند هدف به فاکتور در سه روز کسب و کار پایان ماه، یا حتی بیشتر برای مسائل بزرگتر.
• شیوه های جمع آوری گزینشی: انتظار 60 یا 90 روز برای پیگیری سیگنال های فاکتور بیش از حد که پرداخت اختیاری است. یادآوری های خودکار در 15، 45 و 60 روز، و یک سیاست تشدید روشن است که شامل تماس تلفنی از وکیل صورتحساب.

تبدیل ارتباطات مشتری به یک مزیت رقابتی

مشتریان سریعتر و میل بیشتری پرداخت می کنند وقتی که ارزش دریافت شده را درک می کنند. Clear, Active communication در مورد لایحه جلوگیری از غافلگیری، ایجاد اعتماد و تمایز شرکت شما.

نوشتن در زبان ساده

در حالی که اصطلاحات قانونی جایگاه خود را دارد، بدن فاکتور شما باید برای فعالیت های گروه غیر قانونی به دسته های منطقی قابل درک باشد - تحقیق، پیش نویس، حضور دادگاه، جلسات مشتری و خلاصه ای از آنچه که انجام شد، ارائه دهد.اگر یک ماه خاص به دلیل یک پرونده فوری یا شنوایی غیر منتظره، توضیح دهید که زمینه به طور مستقیم بر روی فاکتور.

گزینه های پرداخت را ارائه دهید که انتظارات مدرن را برآورده می کند

عصر وردولا؛ چک کردن در ایمیل وردولا؛ مشتریان انتظار دارند که با کارت اعتباری، انتقال ACH یا کیف پول دیجیتال پرداخت کنند. ادغام پردازش پرداخت به نرم افزار صورتحساب شما به مشتریان اجازه می دهد تا یک لینک را کلیک کنند و بلافاصله پرداخت کنند که هزینه های به دست آمده به حساب عملیاتی شما می رود و شما با قوانین نوار دولتی در مورد پرداخت های اعتباری و حساب های اعتماد که در حال حاضر ارائه می دهند، پرداخت های خودکار و یا پرداخت های مکرر را حذف کنند، مطابقت می دهید.

بودجه در مقابل شفافیت واقعی برای مسائل بزرگ

برای دادرسی، معاملات یا سایر مسائل عمده، یک گزارش ماهانه یا فصلی ارسال کنید که نشان دهنده هزینه های متحمل شده علیه برآورد اولیه یا بودجه است.این شفافیت فعال به مشتریان کمک می کند تا برنامه مالی داشته باشند و از کاهش نرخ بهره وردژژوس جلوگیری کنند؛ شوک استیکر. &rdquo؛ همچنین به شما فرصتی برای بحث در مورد هر گونه تغییر دامنه قبل از تبدیل شدن به اختلافات لایحه می دهد.

پیگیری شاخص های عملکرد کلیدی مناسب برای هدایت بهبود مستمر

شرکت های مبتنی بر داده، کسانی را که به شهود متکی هستند، شناسایی تعدادی از KPI های صورتحساب و بررسی آنها به طور مداوم.

• ساعت های قابل قبول در هر وکیل: مقایسه ماه بیش از ماه و سال بیش از سال، یک قطره ناگهانی ممکن است نیاز به ثبت بهتر زمان و یا عدم تعادل.
• [در قیامت] روز قیامت برای حساب کردن: زمان بین پایان یک دوره صورتحساب و تحویل فاکتور بهتر است؛ هدف کمتر از پنج روز است.
• [0] روز برای پرداخت: از تاریخ فاکتور تا رسید پرداخت، هدف در کمتر از 30 روز؛ شرکت هایی با گزینه های پرداخت آنلاین اغلب در کمتر از 20 به دست می آیند.
• درصد نوشتن: مجموع نوشتن به طور کلی تقسیم شده توسط زمان کل قابل پرداخت، این زیر 5% با ممیزی ورودی قبل از صدور و اجرای پیش از تایید تخفیف برای تخفیف نگه دارید.
• نرخ تحقق پذیری: درصد از مقادیر فاکتور شده که در واقع جمع آوری شده اند. Target 95٪ یا بالاتر است. نرخ پایین 90٪ مشکلات سیگنال با انتخاب مشتری یا فرآیندهای مجموعه.
• نرخ سلب صلاحیت: درصد از فاکتورهایی که یک اختلاف مشتری ایجاد می کنند، پیگیری دلایل شناسایی الگوها، زمینه های خاصی از عمل یا وکلای لایحه ای هستند که موجب اختلافات بیشتر می شوند؟

این معیارها را ماهانه در جلسات شریک بررسی کنید. اهداف خاص و قابل اندازه گیری را تعیین کنید – برای مثال، وردولا؛ روزهای متوسط برای پرداخت از 38 تا 28 در شش ماه و سومژ؛ و پیشرفت را با گذشت زمان، ترکیب کوچک و سازگار به سود قابل توجهی در سودآوری و ارزش گذاری شرکت جشن بگیرید.

تکنولوژی را به عنوان یک فعال استراتژیک در نظر بگیرید

موفق ترین شرکت ها تکنولوژی را نه به عنوان یک مرکز هزینه بلکه به عنوان یک سرمایه گذاری استراتژیک، یک پشته تکنولوژی مدرن و یکپارچه – توسط سیستم عامل هایی مانند Directus درمان می کنند، شرکت های قابل اعتماد برای ساخت گردش های کاری سفارشی، اتصال سیستم های مختلف، و ایجاد یک تجربه یکپارچه برای هر دو کارکنان و مشتریان است که شما انتخاب می کنید یک راه حل های مدیریت یک یا ابزار اصلی برای اتصال سیستم های پیچیده است که هر کدام از آنها را به طور معمول استفاده می کنند.

نتیجه گیری: تغییرات کوچک، ترکیب بازگشتی

بهبود بهره وری صورتحساب یک پروژه یک بار نیست، بلکه یک نظم و انضباط مداوم است که با سرمایه گذاری در زمان واقعی، اتخاذ نرم افزار قانونی اختصاص داده شده، تنظیم سیاست های شفاف، انجام حسابرسی منظم، آموزش تیم خود، و ردیابی معیارهای مناسب، شما می توانید لایحه را از یک بار روزانه به یک مزیت استراتژیک تبدیل کنید: سود قابل اندازه گیری، جریان نقدی قوی تر، و زمان پرداخت بهتر - و اجرای آن را به جلو.