Table of Contents

توافق نامه های هزینه ساعتی یکی از رایج ترین ترتیبات قانونی در صنعت حقوقی است، ارائه انعطاف پذیری برای هر دو وکلا و مشتریان، با این حال، بدون مدیریت دقیق، این موافقت نامه ها می تواند منجر به اجرای هزینه های غیر منتظره قانونی، روابط شدید و مشتریان ناراضی، برای شرکت های قانون، چالش این است که ارائه خدمات حقوقی با کیفیت بالا در حالی که نگه داشتن صورتحساب معقول و قابل پیش بینی برای مشتریان، ارزش پرداخت برای استفاده از طریق روش های موثر از این روش های اجرایی و تجزیه و تحلیل همه روش های اجرایی می تواند از طریق پوشش دادن هزینه های ساختار ساختار اداری و تحلیل هزینه های قانونی است.

درک ساختار هزینه در داخل و خارج

پایه هر تنظیم هزینه ساعتی موفق، درک روشنی از چگونگی محاسبه و صورتحساب است. بسیاری از مشتریان از تفاوت های پرداخت بی اطلاع هستند - مانند حداقل صورتحساب افزایش، تخصیص هزینه های سربار، یا هزینه های برای شرکت های قانون باید به طور فعال روش صورتحساب خود را در طول مشاوره اولیه توضیح دهند و آن را در نامه نامزدی تکرار کنند، به عنوان مثال، شما پیش بینی می کنید که حداقل ایمیل های تخفیفی وجود دارد؟

صدور مجوز و حداقل

اکثر شرکت ها از افزایش های لایحه ای جزئی (به عنوان مثال 0.1 ساعت = 6 دقیقه) استفاده می کنند، اما برخی از آنها باید در حدود سه ماهه نزدیک تر از مشتریان در اوایل این مورد سوال کنند.یک تماس تلفنی ساده که دو دقیقه طول می کشد می تواند به عنوان 0.1 ساعت محاسبه شود اگر شرکت از شش دقیقه افزایش استفاده کند، یا 0.2 ساعت کمتر از ده ها تماس، استفاده از یک نرم افزار معقول و یا استفاده از یک فایل های فشرده سازی را کاهش دهد.

قوانین Billing و Task Codes

شفافیت همچنین به معنای ارائه فاکتورهای دقیق و مورد نظر است. توصیفات ژنریک مانند "تحقیقات" یا "تخرج" ارزش کمی را ارائه می دهد، در عوض، از کدهای کاری خاص یا توصیف روایت استفاده کنید که نشان می دهد مشتری چه کاری انجام داده است و به عنوان مثال: "50 صفحه از اسناد کشف شده تولید شده توسط مشاوره مخالف در مورد اختلاف قرارداد (0.8rs) کمک می کند تا این پیچیدگی کار و کاهش اختلاف و اعتماد به حساب کمک کند.

انتظارات واضح از استارت

خزیدن محدوده یکی از بزرگترین رانندگان هزینه های بیش از حد در توافق های ساعتی است، زمانی که کار فراتر از آنچه که در ابتدا بدون بحث مربوط به هزینه ها در نظر گرفته شده است، هر دو طرف رنج می برند یک نامه تعامل دقیق پیش نویس است که محدوده کار، تحویل، ساعت های تخمین زده شده یا محدوده بودجه، و یک فرآیند روشن برای به دست آوردن مشتری قبل از آن برآورد بیش از آن است.

نامه های مشارکت دقیق

نامه ی نامزدی خوب باید شامل:

  • شرح موضوع حقوقی و وظایف خاص برای انجام دادن.
  • نرخ ساعتی برای هر وکیل و کارمندی که روی این موضوع کار می کنند.
  • برآورد کل هزینه یا بودجه، به وضوح بیان می کند که برآورد و نه یک کلاه (مگر اینکه در غیر این صورت توافق شده باشد).
  • روش های درخواست کار اضافی، از جمله تایید کتبی قبلی که برای هر کار در خارج از محدوده مورد نیاز است.
  • فرکانس و شرایط پرداخت

با قرار دادن این عناصر در نوشتن، شرکت یک معیار را تعیین می کند که تمام کارهای آینده اندازه گیری می شود. مشتریانی که دامنه را در سیاه و سفید می بینند، کمتر احتمال دارد که درخواست “فقط یک بررسی سریع” از یک سند غیر مرتبط بدون درک پیامدهای هزینه را داشته باشند.

تغییر سفارش ها و هشدار های بودجه

هنگامی که دامنه به طور اجتناب ناپذیری تغییر می کند، آن را مانند یک پروژه ساختمانی درمان کنید: از یک دستور تغییر استفاده کنید، این یک فرایند رسمی است که در آن وکیل توضیح می دهد کار اضافی، هزینه اضافی برآورد شده و قبل از ادامه کار، برخی از شرکت ها همچنین هشدار بودجه را پیاده سازی می کنند - اطلاعیه های خودکار ارسال شده به مشتری هنگامی که کل اجرا می شود 75٪ یا 90٪ از بودجه تخمین زده شده است که این هشدارها را برای تایید اولویت های کار یا جلوگیری از انجام دادن به مشتری ارائه می دهد.

استفاده از هزینه های ثابت یا تخت زمانی که Appropriate

همه کارهای حقوقی به طور منظم به یک ساختار ساعتی متناسب نیست، برای کارهای معمول، قابل پیش بینی - مانند پیش نویس یک اراده، بررسی یک قرارداد استاندارد، یا انجام یک طلاق بدون تست - هزینه های ثابت شده یا مسطح تضمین هزینه های هزینه و حذف هزینه های اداری پیگیری زمان حتی در مراحل پیچیده، برخی (به عنوان مثال، ارزیابی اولیه پرونده، پیش نویس درخواست) می تواند به عنوان هزینه های مسطح و هزینه های ثابت متهم شود.

مدل های هیبریدی

یک رویکرد هیبریدی اغلب بهترین کار را می کند.به عنوان مثال، استفاده از یک هزینه تخت برای مشاوره اولیه و ارزیابی پرونده، سپس به یک نرخ ساعتی برای کشف و تمرین حرکت تغییر می دهد، برخی از شرکت ها یک "میزان ساعتی" همراه با هزینه موفقیت یا هزینه های کم ارزش ارائه می دهند. کلید این است که مشخص کند کدام بخش از نمایندگی به اندازه کافی برای مبادله است و نیاز به انعطاف پذیری و پیش بینی از شرکت های جریان نقدی دارد.

پیاده سازی کارهای کارآمد و استفاده از تکنولوژی

زمان در زمان بندی ساعتی پول است، بنابراین هر چیزی که تعداد ساعات لازم برای تکمیل یک کار را به طور مستقیم کاهش دهد، شرکت های حقوقی باید در تکنولوژی و پیشرفت های گردش کار سرمایه گذاری کنند که بهره وری را بدون به دست آوردن کیفیت افزایش می دهد.

سیستم های مدیریت مستند

سیستم های مدیریت سند مبتنی بر ابر (به عنوان مثال، NetDocuments، iManage) به وکلا اجازه می دهد تا به سرعت پیدا، سازماندهی و به اشتراک گذاری اسناد اتوماسیون مانند کنترل نسخه، کتابخانه های قالب و تشخیص هویت نوری (OCR) کاهش در زمان صرف شده برای جستجو برای فایل ها و یا کار بازسازی.

سیستم های تحقیقاتی حقوقی

ابزارهای تحقیقاتی حقوقی مبتنی بر اشتراک (به عنوان مثال، وستlaw، لکیسNexis، Casetext) با جستجوی کمک AI و تحریک کننده زمان مورد نیاز برای پیدا کردن قانون پرونده مربوطه را کاهش می دهد، بسیاری از سیستم عامل ها اکنون تجزیه و تحلیل پیش بینی و کلمات کلیدی را برجسته می کنند که سرعت فرآیند بازبینی را افزایش می دهد.در حالی که این ابزارها هزینه های پیش رو دارند، بهره وری اغلب بیشتر از پرداخت هزینه برای خود، به ویژه در شیوه های تراکنش بالا است.

مدیریت پروژه و ردیابی زمان

نرم افزار مدیریت پروژه حقوقی (به عنوان مثال، Clio، My Case، Practiceپانتر) به شرکت ها کمک می کند تا وظایف را برنامه ریزی کنند، مهلت ها را تنظیم کنند و پیشرفت را پیگیری کنند، زمانی که همراه با پیگیری زمان قوی – که هر لحظه قابل پرداخت را به صورت خودکار جذب می کند – برخی از ابزارها به مشتریان اجازه می دهند تا پیشرفت واقعی را ببینند، و احساس می کنند که چگونه زمان صرف می شوند.

شکایت به قانون و همکاران

هر وظیفه ای که به بررسی سند روستین، پیش نویس های اولیه مکاتبات استاندارد نیاز ندارد و تحقیقات اساسی اغلب می تواند به فلج کننده ها یا همکاران جوان در نرخ های پایین تر پرداخت کننده اختصاص داده شود. شرکا می توانند بر استراتژی، مذاکرات و حضور در دادگاه تمرکز کنند.

تشویق ارتباطات منظم و به روز رسانی های فعال

ارتباط مکرر و ساختار یافته بین وکیل و مشتری یکی از موثرترین اقدامات کنترل هزینه است.هنگامی که مشتریان در حلقه نگه داشته می شوند، می توانند تصمیمات آگاهانه را در اوایل بگیرند و مانع از کاهش هزینه های سنگین شوند.

گزارش های وضعیت منظم

به روز رسانی های ایمیل هفتگی یا دو هفته ای به روز رسانی خلاصه کار تکمیل شده، وظایف آینده و وضعیت بودجه به خوبی برای اکثر مسائل کار می کند. برخی از شرکت ها شامل یک جدول ساده است که نشان می دهد ساعت ها صورتحساب شده، بودجه باقی مانده و ساعت های پیش بینی شده برای تکمیل این شفافیت به مشتریان اطمینان می دهد که پول آنها عاقلانه خرج می شود و به آنها فرصتی برای نگرانی قبل از افزایش می دهد.

دانلود بازی Quick Updates When Issues Arise

اگر تحقیقات غیرمنتظره مسائل حقوقی جدید را نشان می دهد یا اگر مشاور مخالف موضع تهاجمی ای را اتخاذ کند که نیاز به تمرین حرکتی اضافی دارد، وکیل باید بلافاصله به مشتری هشدار دهد تا منتظر لایحه ماهانه بعدی باشد.یک تماس تلفنی سریع یا ایمیل که وضعیت را توصیف می کند و ساعت های اضافی پیش بینی شده به مشتری اجازه می دهد تصمیم بگیرد که آیا به ادامه یا تنظیم استراتژی.

اولویت بندی وظایف و بررسی حل اختلافات جایگزین

همه کارهای حقوقی به همان اندازه مهم نیست. اولویت بندی عاقلانه تضمین می کند که ساعت های قابل پرداخت در فعالیت های با آرامش بالا که به طور مستقیم اهداف مشتری را پیش می برند، صرف می شود، در حالی که وظایف کم ارزش به حداقل می رسد یا به طور کامل اجتناب می شود.

تحلیل هزینه-Benefit Analysis of Licutation

قبل از انجام هر اقدام عمده مانند ثبت یک حرکت برای قضاوت خلاصه یا انجام رسوبات گسترده - به طور معمول هزینه و سود بالقوه را کاهش می دهد.به عنوان مثال، حرکتی که تنها 30٪ شانس موفقیت دارد اما 500.000 دلار در هزینه های پرداخت ممکن است ارزش این ریسک را نداشته باشد.

رسانه و داوری

روش های حل اختلاف جایگزین (ADR) به ویژه میانجیگری، می تواند به طور چشمگیری هزینه های قانونی را کاهش دهد.یک جلسه میانجیگری یک روزه اغلب هزینه های یک بخش از ماه های دادرسی را دارد، حتی اگر میانجیگری منجر به حل و فصل نشود، می تواند مسائل را محدود کند و یک بررسی واقعیت برای هر دو طرف ارائه دهد، به طور بالقوه کاهش ساعت های مورد نیاز برای آماده سازی پرونده.

آموزش کارکنان و Delegate به طور موثر

کارکنان آموزش دیده بزرگترین دارایی شرکت برای کنترل هزینه هستند. Paras غیر قانونی، دستیاران حقوقی و همکاران جوان که دستورالعمل های صورتحساب، کارایی تمرین و انتظارات مشتری را درک می کنند می توانند بخش قابل توجهی از کار روزمره را مدیریت کنند، زمان شریک را حفظ کنند و بنابراین نرخ ساعتی مخلوط - پایین تر است.

سرمایه گذاری در آموزش

آموزش منظم در تحقیقات حقوقی، پروتکل های بررسی اسناد و بهترین شیوه های ورود به زمان، سود سهام را می پردازد. بسیاری از شرکت ها همچنین کارکنان را در مورد چگونگی شناسایی زمانی که یک کار فراتر از محدوده خود است آموزش می دهند و باید تشدید شوند.از اشتباهات کاهش کار مجدد، که منبع اصلی بی فایده (یا غیر قابل دسترس) در برخی از شرکت ها است.

مدل های کارکنان

در نظر بگیرید با استفاده از یک مدل کارکنان ضعیف که در آن گران ترین منابع (شرکای) به طور پراکنده استفاده می شود، یک رویکرد مشترک مدل "شاخه ای- سنگین" است: یک شریک نظارت بر این موضوع، یک شریک ارشد اغلب پیش نویس و استراتژی را مدیریت می کند و یک ساختار سند قانونی و ارتباطات مشتری را انجام می دهد.این اغلب یک نسبت به مشتری برای مشتری در مقایسه با انجام همه چیز به مشتری بهتر است.

همکاری مشتری: سلاح مخفی

مشتریان خود می توانند با سازمان دهی و پاسخگویی به هزینه ها کمک کنند. وکلا باید مشتریان را تشویق کنند تا فوراً جمع شوند و اسناد را تولید کنند، دستورالعمل های روشن ارائه دهند و از سوالات اولیه بپرسند که هر تاخیری که توسط مشتری ایجاد می شود، یا عدم پاسخ به درخواست کشف، ساعات قابل پرداخت را برای شرکت قانون اضافه می کند تا از آن پیروی کند، خود را با پرونده و معامله مجدد، مجدداً آشنا کند.

پورتال های مشتری و ابزار خود سرویس

بسیاری از سیستم های مدیریت مدرن شامل پورتال های مشتری است که در آن مشتریان می توانند اسناد را آپلود کنند، فاکتورها را مشاهده کنند و به طور ایمن ارتباط برقرار کنند.استفاده از این پورتال ها زمان اداری صرف شده برای ایمیل، اسکن و پیگیری اسناد را کاهش می دهد.

تاکتیک های کاهش هزینه اضافی

بودجه ماهانه Caps و گزارش

برخی از شرکت ها گزینه ای را برای مشتریان ارائه می دهند که یک صندوق بودجه ماهانه است – توافقی که صورتحساب ها هر ماه به اندازه ای بیش از حد نمی رسد بدون تایید قبلی.این امکان پیش بینی برای مشتریان و شرکت را برای برنامه ریزی کار خود در یک پاکت ثابت فراهم می کند.حتی اگر کلاه مورد استفاده قرار نگیرد، ارائه آن به عنوان یک گزینه انعطاف پذیری را نشان می دهد.

تخفیف های حجم و توافقنامه های بازداشتی

برای مشتریان با یک جریان ثابت از کار، مذاکره با تخفیف حجم در نرخ ساعتی یا نرخ مخلوط تخفیف، یک نگهدارنده ماهانه برای مجموعه ای از خدمات می تواند هزینه های اداری را کاهش دهد و یک جریان درآمد قابل پیش بینی را به شرکت بدهد.این ترتیبات به خوبی برای بخش های حقوقی شرکت یا کسب و کارهای کوچک که نیاز به مشاوره مداوم دارند، کار می کند.

نرخ های ترکیبی و ارزش گذاری

به جای شارژ کردن نرخ های جداگانه برای شرکا، همکاران و قانون گذاران، برخی از شرکت ها از یک نرخ ترکیبی استفاده می کنند – یک رقم ساعتی که تمام کارکنان را در یک موضوع پوشش می دهد، این لایحه را ساده می کند و نگرانی مشتری را در مورد اینکه کدام لایه از وکیل در حال انجام کار است، حذف می کند.

نتیجه گیری

کاهش هزینه های قانونی در توافق نامه های ساعتی در مورد کاهش گوشه ها یا به خطر انداختن کیفیت نیست، در مورد طراحی عمدی است: انتخاب ساختار صورتحساب مناسب، تنظیم مرزهای روشن، استفاده از تکنولوژی، برقراری ارتباط فعالانه، و هماهنگ کردن انگیزه بین شرکت و مشتری، وکلا که این استراتژی ها را قبول می کنند اغلب متوجه می شوند که مشتریان خود راضی تر هستند، کار خود کارآمد تر است و روابط آنها با هم برای درک بهتر از طریق یک توافق نامه های قانونی و هم می تواند منجر به سوال های معتبر و هم از طریق درخواست کمک به منظور کمک به منظور کمک به منظور تغییر صحیح از طریق کمک به منظور کمک به منظور کمک به منظور کمک به منظور تشویق مشتریان و درخواست از طریق کمک به منظور کمک به منظور کمک به توضیح دقیق تر از طریق یک توافق نامه های معتبر و سوال های منطقی و سوال های اعتباری، کمک به منظور کمک به منظور کمک به منظور کمک به منظور کمک به منظور کمک به منظور کمک به منظور تشویق به منظور ایجاد کنند.

برای مطالعه بیشتر در مورد مدیریت هزینه های قانونی و لایحه جایگزین، منابع را از بخش قانون اتحادیه آمریکا بررسی کنید Legal Intelligencer LT] ستون های بین المللی در ترتیبات هزینه، و Clio دستورالعمل قانونی بیل راهنمای [F5] که اغلب بررسی هزینه های مالی را در زمینه های پرداخت می کند.