هر سازمان، صرف نظر از اندازه یا صنعت، مسئولیت اساسی برای محافظت از کارکنان خود از خطرات محل کار دارد.یکی از موثرترین راه ها برای انجام این وظیفه، جاسازی سیاست های جامع بهداشت و ایمنی کارکنان در کتاب راهنمای راهنمای راهنمای خدمات و امنیت کارکنان است، به وضوح باید سیاست های اخلاقی را تقویت کند، و به وضوح از آن ها محافظت کند، به وضوح سیاست های اخلاقی را در یک سازمان حفظ کند، و سیاست های ایمنی آن ها به وضوح چه می کنند، چه می کنند، چه می کنند، چه می کنند؟

چرا سیاست های بهداشتی و ایمنی مهم هستند؟

اهمیت سیاست های بهداشتی و ایمنی در کتابچه راهنمای کارکنان شما نمی تواند بیش از حد مشخص شود، این سیاست ها به عنوان رکورد رسمی تعهد سازمان شما به یک محیط کاری امن عمل می کنند. بدون آنها، کارکنان فاقد راهنمایی روشن در مورد چگونگی رسیدگی به خطرات، گزارش حوادث و یا پاسخ به موارد اضطراری هستند.

رعایت قانونی و ریسک پذیری

در ایالات متحده، اداره ایمنی و بهداشت شغلی (OSHA) کارفرمایان را ملزم می کند تا محل کار را از خطرات شناخته شده آزاد کنند، در حالی که قانون یک فرمت سیاست خاص را تصویب نمی کند، داشتن روش های ایمنی مستند اغلب لازم است تا در طول بازرسی ها یا پس از یک حادثه، مقررات بهداشت و ایمنی مشخص شده به شما کمک کند تا از هزینه های جریمه، ادعاهای جبران خسارت و حقوق کارکنان جلوگیری کنید (همچنین باید موارد مربوط به این موارد مربوط به یک منبع اطلاعات مربوط به آن را ایجاد کنید).

شفافیت و صلاحیت

هنگامی که انتظارات بهداشتی و ایمنی نوشته می شود، همه نقش خود را درک می کنند. استخدام های جدید می توانند سیاست را در طول پرواز بخوانند و کارکنان موجود می توانند هر زمان که سوالات مطرح می شود، به آن مراجعه کنند، این سازگاری سردرگمی را کاهش می دهد و تضمین می کند که پروتکل های ایمنی به طور یکنواخت در بخش ها و تغییرات اعمال می شوند.به عنوان مثال، اگر سیاست شما بیان کند که همه آسیب ها باید در عرض 24 ساعت گزارش شوند، هر کارمند می داند که هیچ زمانی نوشته نشده است و یا بدون هیچ گونه قوانینی به طور متفاوتی در بخش های محافظت نشده است.

ترویج فرهنگ ایمنی

از جمله سیاست های بهداشتی و ایمنی در کتابچه راهنمای شما یک پیام قدرتمند ارسال می کند: سازمان شما به طور واقعی به رفاه کارکنان اهمیت می دهد، این باعث می شود که کارکنان اعتماد داشته باشند و کارکنان را تشویق می کند تا نقش فعال در حفظ یک محیط امن داشته باشند، زمانی که ایمنی بخشی از DNA شرکت است: ۱.۳.۳.۳.۳.۳، کارکنان بیشتر احتمال دارد که خطرات را گزارش دهند، در آموزش شرکت کنند و روش ها را دنبال کنند، نرخ بهره وری عمومی افزایش می دهد.

اجزای کلیدی سیاست های بهداشت و ایمنی

یک بخش سیاست قوی سلامت و ایمنی در کتابچه راهنمای کارکنان شما باید چندین حوزه را پوشش دهد.در زیر اجزای ضروری است که هر یک از آنها باید به زبان ساده توضیح داده شود تا هر کارمند - بدون توجه به سطح آموزش و پرورش - بتواند آنها را درک و دنبال کند.

روش های اضطراری

دستورالعمل های روشن و گام به گام برای نجات زندگی اضطراری، سیاست شما باید جزئیات آنچه را در مورد آتش سوزی، بلایای طبیعی (quakes، گردبادها، سیل)، موقعیت های فعال تیرانداز، اورژانس های پزشکی و نشت شیمیایی شامل مسیرهای تخلیه، نقاط مونتاژ، و که مسئول تماس یا هشدار خدمات اضطراری 911 است، علاوه بر این، محل کمک های اولیه، چک لیست کوتاه مدت را مشخص می کند (برافات خودکار را به سرعت می تواند اضافه کند).

گزارش حوادث و تحقیقات

کارکنان باید دقیقا بدانند که چگونه و چه زمانی برای گزارش حوادث، آسیب های نزدیک به حد و یا شرایط ناامن، یک فرایند گزارش ساده را تشریح کنند: اطلاع رسانی فوری به سرپرست، تکمیل یک فرم حادثه (یا گزارش دیجیتال)، و پیگیری در یک چارچوب زمانی تنظیم شده، همچنین توضیح می دهد که هیچ کارمندی برای گزارش دادن با اقدامات تلافی جویانه مواجه نخواهد شد – یک الزام تحت OSHA] شناسایی می کند.

قوانین ایمنی محل کار و تجهیزات حفاظتی شخصی (PPE)

قوانین ایمنی عمومی در همه جا اعمال می شود - نگه داشتن وضوح، استفاده از نردبان با خیال راحت، اجرا نمی شود، و غیره، اما سیاست شما همچنین باید خطرات خاص صنعت را در نظر بگیرد.برای مثال، یک کارخانه تولیدی ممکن است به قوانین مربوط به محافظت ماشین و قفل کردن / تگ، در حالی که یک محیط اداری ممکن است بر ارگونومی و جلوگیری از لغزش مورد نیاز PPE برای نقش های مختلف (بخت های سخت، قوانین ایمنی تنفسی، و مجازات آن کارمند، و دستور کار، و تنظیم آن است.

آموزش و صدور گواهینامه الزامات

آموزش ستون فقرات پیشگیری از تصادف است.سیاست شما باید بیان کند که همه کارکنان آموزش ایمنی اولیه را در طول جلسات تازه کار و مداوم دریافت خواهند کرد. موضوعات نظیر ارتباطات خطر ( برچسب های GHS)، ایمنی آتش، ارگونومی، پاتوژن های منتقل شده خون و CPR / کمک های اولیه - اپراتورهای ضبط شده، کنترل های شیمیایی، برق - گواهینامه های مورد نیاز و آموزش زمان بندی اجباری قبل از انجام یک بیانیه خاص، شامل سوابق تکمیل و تکمیل پرونده های خاص است.

نقش ها و مسئولیت ها

به وضوح مشخص کنید که چه کسی مسئول مدیریت است باید منابع ایمنی، بازرسی های رفتاری و اجرای سیاست ها را تضمین کند. کارکنان باید از روش ها، استفاده از PPE، خطرات گزارش شده و حضور در آموزش و پرورش، یک کمیته ایمنی یا افسر ایمنی تعیین شده می تواند نظارت بر اجرای برنامه، از جمله یک ماتریس مسئولیت در کتاب دستی کمک کند تا از سردرگمی و پاسخگویی در تمام سطوح جلوگیری کند.

مزایای استفاده از این سیاست ها

مزایای یک سیاست سلامت و ایمنی به خوبی اجرا شده بسیار فراتر از انطباق است.در زیر مزایای کلیدی است که سازمان شما می تواند انتظار داشته باشد.

کاهش حوادث و هزینه های جبران خسارت کارگران

طبق گزارش Bureau از آمار کار ، بخش خصوصی گزارش 2.8 میلیون آسیب دیده محل کار و بیماری در سال 2022.هر حادثه هزینه های مستقیم ( مراقبت پزشکی، دستمزد از دست رفته، هزینه های قانونی) و هزینه های غیرمستقیم (جایگزینی تمرین، تجهیزات آسیب دیده، سیاست ایمنی پاک) را دارد که توسط اجرای حق بیمه و کاهش قابل توجه آن زمان و کاهش می یابد.

بهبود عملکرد کارکنان اخلاقی و Retention

کارکنانی که احساس امنیت می کنند بیشتر مشغول و وفادار هستند، کمتر احتمال دارد که برای رقبای خود و مایل به رفتن به مایل اضافی، یک کتاب دستی که به طور برجسته دارای سلامت و ایمنی است، نشان می دهد که رفاه آنها اولویت اصلی است، در یک نظرسنجی 2023 توسط جامعه مدیریت منابع انسانی (SHRM ، 72% از کارکنان می گویند که یک تصمیم گیری مهم در یک عامل مهم در تصمیم گیری در مورد ایمنی آنها است.

بهبود مجدد و توسعه کسب و کار

مشتریان، شرکا و تنظیم کنندگان ایمنی را به عنوان نشانگر حرفه ای بودن می دانند. بسیاری از شرکت های بزرگ نیاز به فروشندگان خود دارند تا قبل از امضای قراردادها، استانداردهای ایمنی خاصی را برآورده کنند و سیاست ایمنی مستندی دارند که با OSHA هماهنگ شده و بهترین شیوه های صنعت می تواند درب ها را باز کرده و به شما یک لبه رقابتی بدهد.

جریان پذیرش و حسابرسی

هنگامی که سیاست شما به وضوح نوشته شده است، آماده سازی برای حسابرسی های قانونی بسیار ساده تر می شود. بازرس می تواند به سرعت کتابچه راهنمای شما را بررسی کند تا تأیید کند که موضوعات مورد نیاز تحت پوشش قرار گرفته اند. کارکنان همچنین می توانند بدون تردید به سؤالات مربوط به روند حسابرسی پاسخ دهند و اغلب یک برداشت مثبت را ترک می کنند.

پیاده سازی و برقراری ارتباط با سیاست های ایمنی

نوشتن این سیاست تنها گام اول است برای موثر بودن آن، شما نیاز به یک برنامه جامع و ارتباطی دارید.

پیش نویس و بازبینی سیاست

با جمع آوری تیمی که شامل منابع انسانی، مشاوره حقوقی (که به طور قابل ملاحظه ای با OSHA محلی یا مقررات دولتی آشنا است) و حداقل یک سرپرست خط مقدم یا حرفه ای ایمنی، خطرات فعلی محل کار، تاریخ حادثه و هر گونه مواد ایمنی موجود را بررسی می کند، سپس سیاست را با استفاده از زبان روشن و ساده پیش نویس می کند.

آموزش و Onboarding

یکپارچه سازی آموزش سیاست ایمنی در فرآیند استخدام جدید خود را استخدام کنید.آیا کارکنان بخش های مربوطه کتاب دستی را خوانده اند و سپس در یک جلسه آموزشی زنده یا ضبط شده شرکت می کنند که نقاط کلیدی را برای کارکنان موجود پوشش می دهد، آموزش تازه کار را سالانه یا هر زمان که تغییرات سیاست استفاده از نمونه های واقعی زندگی و تمرینات تعاملی برای آموزش به یاد ماندنی سند و درک حضور -quiz یا امضا می تواند به عنوان فرم های اثبات خدمت کند.

کارکنان تایید

هر کارمند باید یک فرم تأیید کننده را امضا کند که آنها دریافت کرده اند، خوانده شده و درک سیاست های بهداشتی و ایمنی را داشته باشد.این فرم باید در پرونده پرسنل خود ذخیره شود.در صورت اختلاف یا اقدام قانونی، یک تصدیق امضا شده ثابت می کند که کارمند از مسئولیت های خود مطلع شده است.

بررسی های منظم و به روز رسانی

خطرات محل کار تکامل، تغییر مقررات و تجهیزات جدید معرفی می شود.بخش ایمنی کتاب شما یک سند ثابت نیست.برنامه ریزی یک بررسی سالانه برای اطمینان از تمام سیاست ها در حال حاضر باقی می ماند.اگر یک حادثه بزرگ رخ دهد یا یک خطر جدید شناسایی شده است، به روز رسانی سیاست بلافاصله از طریق یک یادداشت، ایمیل، یا جلسه آموزش کوتاه. Stale می تواند منجر به همدستی و عدم اطمینان شود.

توسعه ارتباطات باز

کارکنان را تشویق کنید تا در مورد روش های ایمنی بدون ترس از صدا زدن بدون اطلاع، یک خط گزارش محرمانه یا یک جعبه پیشنهاد ناشناس برای نگرانی های ایمنی سوال کنند و به کارکنانی که خطرات را شناسایی می کنند یا در کمیته های ایمنی شرکت می کنند، تشویق کنند.

ملاحظات حقوقی و بهترین تمرین ها

برای به حداکثر رساندن اثربخشی سیاست های سلامت و ایمنی، بهترین شیوه های قانونی و عملیاتی زیر را در ذهن داشته باشید.

حفاظت از ضد مالی

قانون فدرال (بخش 11 (c) قانون OSH) کارفرمایان را از تلافی علیه کارکنانی که گزارش آسیب، بیماری ها یا نگرانی های ایمنی را می دهند، منع می کند.کتابچه دست شما باید یک بیانیه قوی ضد مالی را شامل شود که وعده می دهد هیچ اقدام نامطلوبی علیه هر کارمندی که در ایمان خوب عمل می کند، انجام نخواهد شد.

حسابداری و مستندات

OSHA به کارفرمایان خاصی (به طور کلی کسانی که دارای 11 یا بیشتر کارکنان هستند) نیاز دارد تا آسیب و سوابق بیماری را با استفاده از فرم 300، 300A و 301 حفظ کنند.سیاست شما باید اشاره کند که چگونه این سوابق نگهداری می شوند و مسئول آن هستند، تمام آموزش ایمنی، بازرسی ها و اقدامات انضباطی مربوط به نقض ایمنی.

سازگاری در اجرای

یک سیاست تنها به اندازه اجرای آن موثر است.اگر مدیران از نقض برخی از کارکنان خودداری کنند، شما دیگران را نظم می دهید، قرار گرفتن در معرض قانونی و کاهش اعتماد به سرپرستان قطار برای اعمال قوانین ایمنی به طور یکنواخت. مستندسازی همه اقدامات انضباطی.اگر یک کارمند در هنگام نقض یک سیاست آسیب دیده است، اسناد پرونده شما را تقویت می کند که آسیب ناشی از شکست کارکنان برای پیروی از قوانین است که ممکن است برخی از مسئولیت محدود کند.

ادغام با دیگر سیاست های کتابچه راهنمای

سیاست های بهداشتی و ایمنی در خلاء وجود ندارد.آنها با بخش های دیگر کتابچه دستی مانند رفتار کارکنان، مصرف مواد مخدر و الکل، کد لباس (برای PPE) و رسانه های اجتماعی (به عنوان مثال، هیچ پست از روش های ایمنی محرمانه) تداخل بخش های مربوطه برای اطمینان از سازگاری.

نتیجه گیری

سیاست های بهداشتی و ایمنی در یک کتاب دستی کارکنان اختیاری نیستند – آنها پایه و اساس یک سازمان مسئول و انعطاف پذیر هستند، با تعریف روش های اضطراری، گزارش مکانیسم ها، قوانین ایمنی، الزامات آموزش و مسئولیت ها، شما از تیم خود محافظت می کنید، کاهش هزینه ها و نشان می دهد که ایمنی یک ارزش اصلی است. پیاده سازی موثر نیاز به پیش نویس دقیق، آموزش کامل، آموزش باز، ارتباطات و بررسی منظم دارد که شما شروع به پرداخت بیشتر از حوادث اخلاقی می کنید.