اهمیت سیاست های شفاف برای شرکت های حقوقی

چرا بیل شفاف یک اقدام استراتژیک برای شرکت های حقوقی است

اختلافات قانونی یکی از رایج ترین منابع تعارض بین شرکت های حقوقی و مشتریان آنها است. ترتیبات هزینه های عظیم، فاکتورهای مبهم و سیاست های پرداخت متناقض اعتماد را از بین می برد، ایجاد سربار اداری و حتی می تواند منجر به ادعاهای سوء استفاده یا نقض اخلاقی شود.در یک بازار قانونی به طور فزاینده رقابتی، سیاست های لایحه گذاری نه تنها یک ماده از عمل خوب است - آنها یک ضرورت استراتژیک هستند که سرمایه گذاری در فرایند های جریان پول نقد و یا شفافیت جریان مشتری را افزایش می دهد.

این مقاله به بررسی اجزای اصلی سیاست های قانونی موثر برای شرکت های حقوقی، تعهدات اخلاقی که بر جمع آوری هزینه، رویکردهای تکنولوژیکی مدرن برای ساده سازی صورتحساب، و گام های عملی برای اجرای سیاستی که برای هر دو وکلا و مشتریان کار می کند، چه شرکت شما از پرداخت ساعتی، هزینه های مسطح، ترتیبات انطباق، و یا یک مدل ترکیبی، یک سیاست به خوبی مستند محافظت از همه افراد درگیر.

بنیادهای سیاست شفاف

تعریف ساختارهای هزینه تا جبهه

پایه و اساس هر سیاست لایحه روشن توضیح روشنی از چگونگی محاسبه هزینه ها و زمانی که آنها به دلیل آن هستند، مشتریان اغلب در مورد هزینه های قانونی احساس اضطراب می کنند زیرا آنها مدل صورتحساب را درک نمی کنند. شرکت های حقوقی باید زمان لازم را برای توضیح ساختارهای هزینه زیر در طول مشاوره اولیه و شامل آنها در نامه نامزدی:

به طور مساوی صورتحساب: سنتی ترین مدل، سیاست باید نرخ ساعتی برای هر وکیل، چتر قانونی یا کارکنان عضو که بر روی ماده کار می کنند، حداقل افزایش صورتحساب (به عنوان مثال، 0.1 ساعت)، و آیا زمان سفر یا وظایف اداری صورتحساب.
هزینه های: اغلب برای مسائل روزمره مانند اراده، طلاق های بدون آزمایش و یا قراردادهای ساده استفاده می شود، سیاست باید دقیقا مشخص کند که چه خدمات پوشش داده شده، چه چیزی حذف شده است و در چه شرایطی ممکن است هزینه های اضافی اعمال شود.
هزینه های پذیرش: به طور معمول در آسیب شخصی یا برخی از دادرسی های تجاری استفاده می شود، سیاست باید به وضوح درصد دریافت شرکت را اعلام کند، هزینه ها و هزینه ها چگونه اداره می شوند (به عنوان مثال، آنها قبل یا بعد از درصد تخفیف کسر می شوند؟) و آیا مشتری مسئول هر هزینه ای است که پرونده ناموفق باشد.
بازداشت کنندگان: هزینه نگهدارنده پرداخت پیش پرداخت است که امن دسترسی شرکت است، سیاست باید روشن کند که آیا نگهدارنده غیر قابل استرداد است، سپرده ها باید در برابر خدمات آینده جذب شوند، یا یک موضوع اعتماد واقعی حفظ شده به قوانین رفتار حرفه ای.

توضیحات دقیق که یک داستان می گویند

مشتریان به احتمال زیاد سریعتر و بدون اعتراض هزینه می کنند، زمانی که فاکتورها دقیق، دقیق و آسان هستند.یک فاکتور موثر فراتر از یک لیست ساده از تاریخ ها و مقادیر است.

[[۱] [۱۰] [[۱]] [۱] [۱]] [۱]] [۱]] خلاصه ای از پرونده یا پروژه در بالای لایحه است.
نوشته های آن را منتشر کرد: هر ورودی باید حاوی تاریخ، شرح خدمات (به عنوان مثال، "پاسخ های کشف مشاهده"، "حرکت ناگهانی برای قضاوت خلاصه")، زمان صرف شده، و نرخ صورتحساب.
تعادل مستقیم: نشان دادن تعادل قبلی، پرداخت دریافت شده و اتهامات جدید، بنابراین مشتری می تواند تصویر کامل را ببینید.
هزینه های خط: اقلام خط جداگانه برای هزینه های پرونده دادگاه، هزینه های گواهی کارشناسان، سفر، و یا کپی کردن.
مجموع و شرایط پرداخت: [FLT 1] به وضوح مقدار را به علت، تاریخ و روش های پرداخت قابل قبول (کارت اعتباری، چک، انتقال الکترونیکی و غیره) اعلام می کند.

بسیاری از شرکت ها در حال حاضر از نرم افزار صورتحساب استفاده می کنند که فاکتورهای استاندارد و حرفه ای را تولید می کند، اما حتی بهترین نرم افزار نیاز به ورود داده های مناسب دارد. وکلا و پاراگراف ها باید آموزش ببینند تا توصیف های روایت را بنویسند که به اندازه کافی دقیق هستند تا ارزش کار را درک کنند.

ملاحظات اخلاقی در شرکت حقوقی

قوانین حسابداری و IOLTA

وکلا یک وظیفه قانونی برای رسیدگی به وجوه مشتری با مراقبت های شدید دارند.در اکثر حوزه های قضایی، وجوهی که به مشتری تعلق دارند (مانند سپرده های نگهدارنده که هنوز به دست نیامده اند، هزینه های حل و فصل یا هزینه های پیشرفته) باید در یک حساب اعتماد جداگانه نگهداری شوند، اغلب به نام IOLTA (مداخل حساب های اعتماد وکیل) حساب می کنند، باید به وضوح در هنگام ارائه یک شرکت به پول و یا شرکت اعتماد به طور واضح توضیح دهند.

بنابراین یک سیاست صورتحساب صدا شامل زبان دقیق در مورد:

چه زمانی و چگونه وجوه نگهدارنده به حساب کاربری اعتماد سپرده می شود.
چگونه کسر شرکت از حساب اعتماد به دست آورد، به طور معمول با ارسال یک فاکتور دقیق به مشتری و سپس انتقال مقدار صورتحساب.
برقراری حساب اعتماد ماهانه و ارائه مشتریان با اظهارات منظم.

اعتبار هزینه ها و نامه نامزدی

قوانین مدل رفتار حرفه ای (به عنوان مثال، قانون ۱.۵) نیاز به این دارد که هزینه ها منطقی باشند و اساس یا نرخ هزینه ها به مشتری در نوشتن قبل یا در یک زمان معقول پس از شروع نمایندگی ارسال می شود. نامه نامزدی به عنوان سند اصلی برای دیدار با این نیاز عمل می کند:

شرح واضحی از دامنه نمایندگی
هزینه (در ساعت، صاف، سر و صدا، یا ترکیبی)
هزینه ها و هزینه ها چگونه اداره می شوند
چرخه صورتحساب (ماه، ربع یا پس از اتمام یک کار)
تاریخ پرداخت و هرگونه هزینه دیر یا هزینه های مورد علاقه.

فراتر از نامه نامزدی، شرکت ها باید خلاصه ای جداگانه و ساده از سیاست های صورتحساب ارائه دهند.این می تواند به عنوان ضمیمه یا به عنوان یک سند مستقل که مشتری دریافت و موافقت با آن را تایید می کند، گنجانده شود.

اجزای عملی یک سیاست موثر بیلینگ

شرایط پرداخت و مجموعه ها

شرایط پرداخت شفاف برای حفظ جریان نقدی سالم ضروری است.این سیاست باید تعریف کند:

] تاریخ: به طور معمول خالص 15، خالص 30، یا پس از دریافت، بسیاری از شرکت ها نیاز به پرداخت قبل از چرخه بعدی لایحه.
هزینه های مناسب: درصد خاصی (به عنوان مثال، 1.5٪ در ماه) و چگونگی محاسبه آنها است.
[در این میان] [در برابر] اختلاف نظر و عدم رعایت [و] [در برابر] اختلاف نظر و چگونگی اعمال آن [در برابر] قرار دارد.
روش های پرداخت قابل قبول: [FLT 1] کارت های اعتباری، چک، انتقال ACH و پورتال پرداخت آنلاین.
[در این باره] اگر [در برابر] یک نگهدارنده لازم باشد، سیاست باید مقدار را مشخص کند، چه بازپرداخت شود و چه زمانی دوباره به آن بازگردانده شود.
روش های انتخابی: مراحل شرکت را تعیین کنید اگر یک لایحه باقی بماند (به عنوان مثال، ایمیل یادآوری، تماس تلفنی، تعلیق خدمات، خروج از نمایندگی، ارجاع به یک آژانس جمع آوری).

ارتباط مشتری در مورد بیلینگ

لایحه شفاف با برقراری ارتباط فعال همراه است.سیاست ها باید شامل موارد زیر باشند:

توضیح عملی: در طول جلسه اول، مشتری را از طریق گام سیاست صورتحساب قدم بزنید.
به روز رسانی های منظم: ارائه بیانیه ماهانه یا فصلی حتی زمانی که هیچ فعالیتی رخ نداده است.
عدم تایید تغییرات نرخ: [FLT 1] اگر شرکت نرخ ساعتی یا تغییر نرم افزار صورتحساب را افزایش دهد، مشتریان باید حداقل 30 روز قبل دریافت کنند.
[FLT: 1 ] بسیاری از شرکت ها پورتال های آنلاین را ارائه می دهند که در آن مشتریان می توانند فاکتورها را مشاهده کنند، پرداخت کنند و پیشرفت موردی را ببینند.

روش های حل اختلاف

مهم نیست که سیاست چقدر روشن است، اختلافات گاهی بوجود می آیند.یک فرآیند حل اختلاف رسمی از شرکت و مشتری محافظت می کند.

ارتباط طراحی شده: یک فرد خاص (به عنوان مثال، مدیر صورتحساب یا مدیر دفتر) مشتریان می توانند با پرسش ها یا شکایات لایحه تماس بگیرند.
چارچوب زمانی برای اختلافات: مشتریان باید به شرکت در نوشتن در چند روز (به عنوان مثال، 30 روز) دریافت فاکتور اگر آنها به هر گونه اتهام.
فرایند بررسی: شرکت اتهامات مورد بحث را بررسی و ارائه پاسخ کتبی اگر اختلاف حل نشده است، شرکت ممکن است ارائه دهد تا ماده به داوری هزینه (بسیاری از انجمن های نوار دولتی ارائه این خدمات).
مذاکرات ایمان خوب: [FLT 1] تشویق ارتباطات باز و مایل به تنظیم اتهامات اگر خطا یافت می شود و یا اگر مشتری دارای نگرانی قانونی است.

مستندسازی فرآیند حل اختلاف به شرکت کمک می کند تا نشان دهد که اگر اختلاف به شکایت یا کت و شلوار دادرسی تبدیل شود، به طور اخلاقی عمل کرده است.

تکنولوژی بهینه سازی برای Billing Performance

اتوماسیون و ادغام

صورتحساب دستی زمان بر و خطا-prone. مدرن قانون شرکت ها در حال اتخاذ سیستم عامل های مدیریت یکپارچه است که به طور خودکار نسل فاکتور، ردیابی زمان و یادآوری پرداخت را خودکار می کند. یک backend انعطاف پذیر مانند :Directus [FLT 1 می تواند برای ساخت پورتال های سفارشی که داده ها را از سیستم های مدیریت پرونده، ردیابی حساب های اعتماد و تولید گزارش های دقیق، اطمینان از دسترسی به طور قابل دسترس بودن داده ها و اطمینان از دسترسی است.

سایر ویژگی های تکنولوژی که می توانند وضوح صورتحساب را بهبود بخشند عبارتند از:

زمان خودکار ثبت نام: ابزار که زمان صرف شده در وظایف (به عنوان مثال، از طریق یک تایمر یا ادغام تقویم).
صورتحساب الکترونیکی: ارسال فاکتور از طریق ایمیل با یک لینک پرداخت امن.مشتریان می توانند با کلیک پرداخت، کاهش تاخیر پرداخت کنند.
پورتال پرداخت آنلاین: به مشتریان اجازه می دهد تا تاریخ، دریافت های دانلود و به روز رسانی روش های پرداخت را مشاهده کنند.
پرداخت صورتحساب: [FLT 1] برای نگهداری ماهانه یا خدمات حقوقی مبتنی بر اشتراک (به عنوان مثال، انطباق شرکت).
] گزارش داشبورد: شرکای و مدیران را با دیدگاه های زمان واقعی حساب ها، پیری فاکتورها و نرخ جمع آوری فراهم می کند.

امنیت داده ها و سازگاری

از آنجا که داده های صورتحساب شامل اطلاعات مالی حساس و حسابداری اعتماد مشتری است، شرکت ها باید اطمینان حاصل کنند که پشته تکنولوژی آنها مطابق با مقررات حریم خصوصی داده (به عنوان مثال GDPR، CCPA) و قوانین رفتاری حرفه ای در مورد محرمانه بودن مشتری است.

بهترین روش ها برای اجرای و ارتقاء سیاست های بیلینگ

بررسی منظم و Revision

عمل حقوقی تکامل می یابد و سیاست های صورتحساب باید سرعت خود را حفظ کنند.شرکت ها باید سیاست های خود را حداقل سالانه بررسی کنند و هر زمان که یک تغییر مواد در ساختار شرکت، ساختارهای هزینه یا قوانین قابل اجرا وجود دارد، بازخوردهای درخواست شده از وکلا، کارکنان و حتی مشتریان (به طور ناشناس) برای شناسایی نقاط درد وجود دارد.

آموزش و Onboarding

سیاست های روشن تنها زمانی کار می کنند که همه افراد شرکت به طور مداوم از آنها پیروی کنند.تمام استخدام های جدید – کارفرمایان و کارکنان اداری – باید آموزش در مورد سیاست صورتحساب را به عنوان بخشی از آموزش تازه کار خود دریافت کنند.

نمونه مستند Billing Policy

یک سند سیاست گذاری خوب ممکن است شامل بخش های زیر باشد:

مقدمه و هدف
محدوده و کاربرد
تعاریف (به عنوان مثال، نگهدارنده، هزینه، هزینه، تاریخ فاکتور)
هزینه ها و ساختار ها
چرخه صدور و تحویل فاکتور
پرداخت، هزینه های دیر و جمع آوری
سیاست حسابداری اعتماد کنید
روش های ارتباطی مشتری
حل اختلاف
استفاده از تکنولوژی و حریم خصوصی داده ها
تاریخ موثر و ثبت تجدید نظر

این سند باید به زبان ساده نوشته شود، اگرچه ممکن است در صورت لزوم به شرایط قانونی اشاره کند. توصیه می شود که سیاست مورد بررسی یک متخصص اخلاق قانونی یا انجمن نوار محلی قبل از پیاده سازی را داشته باشید.

پرونده تجاری برای سیاست های شفاف

بهبود مشتری Retention and Referrals

مشتریانی که صورتحساب های خود را درک می کنند و در فرآیند صدور لایحه مورد احترام قرار می گیرند، بیشتر به وفاداری خود ادامه می دهند و دیگران را ارجاع می دهند. نظرسنجی توسط انجمن انجمن بار آمریکا نشان داد که شفافیت صورتحساب در میان عوامل برتر تاثیر گذار بر رضایت مشتری است.هنگامی که مشتریان به آنها اعتماد دارند که به طور منصفانه متهم می شوند، آنها کمتر به خرید در اطراف وکیل دیگر می پردازند.

کاهش مدیریت بردن

آمبیگو بودن در صورتحساب منجر به ایمیل های پیگیری، تاخیر پرداخت و اختلافاتی می شود که زمان کارکنان را مصرف می کنند.سیاست های پاک، همراه با اتوماسیون، نیاز به مداخله دستی را کاهش می دهد.یک سیاست به خوبی تعریف شده همچنین روند تولید فاکتورها، ردیابی پرداخت ها و حل حساب های اعتماد را ساده می کند.

رعایت قانونی و قانونی

عدم رعایت سیاست های لایحه ای روشن می تواند منجر به شکایات بار، ادعاهای سوء رفتار یا اقدام انضباطی شود.برای مثال، جمع آوری وجوه مشتری یا عدم ارائه یک توافق نامه هزینه کتبی می تواند منجر به تحریم های شدید شود، با رعایت بهترین شیوه ها، شرکت ها از خود و مشتریان خود محافظت کنند. مدل قوانین حرفه ای [FLT 1) ارائه یک قانون اساسی اضافی، اما باید با قوانین محلی خود مشورت کنند.

افزایش جریان نقدی

هنگامی که مشتریان دقیقا می دانند که چه چیزی را بدهکار هستند و چه زمانی، احتمال بیشتری دارد که به موقع پرداخت کنند، یادآوری های خودکار و گزینه های پرداخت آنلاین، مجموعه های شتاب بیشتری را تسریع می کنند.یک سیاست روشن همچنین به شرکت ها کمک می کند تا وجوه ذخیره شده را به درستی مدیریت کنند، اطمینان حاصل می کند که هزینه های به دست آمده برای عملیات در دسترس هستند در حالی که وجوه مشتری محافظت می شوند.

قرص های معمول و چگونگی اجتناب از آن

قانونی: از اصطلاحاتی که مشتریان نمی فهمند، اجتناب کنید.
تغییرات تصمیم گیری: هرگز ترتیبات هزینه بدون رضایت صریح نوشته شده از مشتری را تغییر ندهید.
نادیده گرفتن قوانین خاص دولت: قوانین حسابداری اعتماد توسط دولت متفاوت است، اطمینان حاصل کنید سیاست شما مطابق با رژیم که شرکت شما مجوز دارد.
بدون نظارت بر خودکارسازی: اتوماسیون مفید است، اما نباید بررسی انسانی از فاکتورها را قبل از ارسال آنها جایگزین کند.
متناقض: سیاستی که به طور متفاوتی برای مشتریان مختلف اعمال می شود، خطر ادعاهای تبعیض یا شکایات اخلاقی را ایجاد می کند.

نتیجه گیری

سیاست های لایحه گذاری روشن فقط اداری نیست - آنها سنگ بنای عمل اخلاقی، اعتماد مشتری و سلامت مالی برای شرکت های حقوقی هستند.با تعریف دقیق ساختارهای هزینه، ارائه فاکتورهای دقیق، برقراری ارتباط فعالانه و استفاده از تکنولوژی مدرن مانند Directus [FLT 1] برای متمرکز کردن و خودکار سازی گردش کار، شرکت ها می توانند سردرگمی قوی تر را با تغییر دادن به طور منظم در سیاست های کاهش هویت خود را حفظ کنند.