چرا دسترسی و وضوح مهم در کتابچه راهنمای کارکنان

یک کتابچه دستی کارمند پایه ارتباطات داخلی شرکت شما است، تنظیم لحن فرهنگ، انطباق و عملیات روزانه است، هنگامی که خواندن یا حرکت دشوار است، کارکنان به راحتی می توانند سیاست های پیش فرض را اشتباه بگیرند، حقوق مهم کارکنان را نادیده بگیرند، یا احساس محرومیت از دسترسی به حساب می آورند که هر فرد -صرف نظر از معلولیت، مهارت زبان، یا سطح خواندن - می توانند دسترسی را درک کنند و اطلاعات واضح تر را درک کنند که به طور مداوم سیاست های بهره وری از دست می دهند، و یا به طور مساوی، و سیاست های دسترسی به طور قابل دسترسی دارند:

بنیاد حقوقی و اخلاقی

قوانین فدرال و ایالتی مانند قانون معلولان آمریکا (ADA) کارفرمایان را ملزم می کند تا ارتباطات قابل دسترس را به کارکنان معلول ارائه دهند. کتابچه راهنمای اغلب "یادداشت رسمی" سیاست ها، از جمله تعهدات ضد فساد یا قوانین عدم پذیرش خارج از قانون، اگر کارمند نتواند به کتاب مسکن دسترسی پیدا کند، آنها ممکن است توسط این سیاست ها محدود نشوند - یا آنها می توانند از این شکاف اعتباری استفاده کنند که همه موارد قانونی را شامل می شود؛ این موارد دسترسی به عنوان یک مجوز رسمی است.

فراتر از انطباق: افزایش مشارکت و بازگشت

یک کتاب دستی روشن و قابل دسترس به عنوان یک ابزار قدرتمند برای استخدام کمک می کند که از روز اول احساس اعتماد و اطلاع داشته باشد، زمانی که کارکنان می توانند به سرعت پاسخ به سوالات در مورد زمان پرداخت شده، سیاست های کار از راه دور یا کد رفتار کارکنان را پیدا کنند، آنها زمان کمتری را صرف حدس زدن و زمان بیشتری می کنند. تحقیقات از جامعه مدیریت منابع انسانی (SHRM) نشان می دهد که سازمان ها با تجربه کار ساختار پایین تر، پشتیبانی از جزئیات بیشتر از جزئیات کسب و جزئیات بیشتر از جزئیات دقیق تر از جزئیات کسب و جزئیات بیشتر از جزئیات کسب و جزئیات دقیق تر از جزئیات مربوط به کارمندان، پشتیبانی می کنند.

استراتژی های دسترسی به Enhancing

دسترسی با فرمت و طراحی شروع می شود، نه فقط کارکنان با اختلالات بصری، معلولیت های شناختی و یا مهارت محدود انگلیسی باید دسترسی برابر به اطلاعات در کتابچه دستی خود داشته باشند.

استفاده از زبان شفاف و ساده

هر بخش را در سطح خواندن هشتم یا پایین تر بنویسید، از قانونی، اصطلاحات و صدای منفعل اجتناب کنید، به عنوان مثال، به جای "کارگر باید، پس از اطلاع از آسیب محل کار، فرم W-2K را در هفتاد و دو ساعت آزمون شماره 72، "اگر شما در محل کار مجروح هستید، سرپرست خود را مطلع کنید و فرم W-2K غیر ضروری را در سه روز تعریف کنید. [F2]

ارائه چندین فرمت

همه کارکنان از یک PDF استاتیک بهتر یاد نمی گیرند، کتاب دستی را در قالب های مختلف ارائه می دهند تا نیازها و ترجیحات مختلف را در خود جای دهند:

  • یک نسخه HTML قابل دسترس که با خوانندگان صفحه نمایش و مرورگرهای تلفن همراه کار می کند، این باید نسخه اولیه باشد، زیرا اجازه می دهد تا برای بازسازی پویا و متن به تصویر کشیدن.
  • یک PDF برچسب زده که شامل سلسله مراتب مناسب عنوان، متن alt برای تصاویر و سفارش خواندن منطقی است.
  • یک نسخه صوتی ثبت شده توسط یک صدای حرفه ای، به ویژه برای کارکنان بدون چشم انداز و یا کسانی که ترجیح می دهند گوش دادن در طول رفت و آمد.
  • نسخه بزرگ چاپ یا بریل [FLT 1] بر اساس درخواست می توانید با خدمات مانند مطبوعات ملی Braille همکاری کنید تا این نسخه ها را تولید کنید.
  • یک نسخه متنی (TXT یا Word) که کارکنان می توانند با استفاده از تکنولوژی کمکی به فرمت ترجیحی خود تبدیل شوند.

هنگامی که شما چندین فرمت را ارائه می دهید، مطمئن شوید که هر نسخه در محتوا و تا به امروز سازگار است، یک یادداشت در کتاب دستی که توضیح می دهد که چگونه به درخواست فرمت های مختلف اگر کسانی که ارائه شده نیازهای یک کارمند را برآورده نمی کنند، اضافه کنید.

اطمینان از سازگاری دیجیتال با تکنولوژی های کمکی

اگر کتابچه دستی شما بر روی یک اینترانت یا یک پلت فرم اشتراک گذاری سند زندگی می کند، آن را با خوانندگان صفحه نمایش مشترک (JAWS، NVDA، VoiceOver)، نرم افزار تشخیص صدا و ناوبری تنها صفحه کلید استفاده از برچسب های HTML معنایی (، ، و اجتناب از تکیه تنها بر رنگ به معنی هر کدام از کاربران صفحه نمایش داده اند (به همین ترتیب باید به عنوان یک از طریق از طریق به عنوان دستورالعمل های خاص استفاده کنید: \nl\"Wl\"2.

استفاده از Heading های Descriptive و Navigation

کتابچه دستی خود را با یک سلسله مراتب روشن و منطقی (به عنوان مثال، سیاست های استخدام، مزایا، رفتار) باید H2 زیربخش (به عنوان مثال، سیاست ضد مداخله، زمان پرداخت شده خاموش) H3، و جزئیات جزئی H4، این ساختار به کاربران مشاهده می کند که سرفصل ها و همچنین کاربران صفحه نمایش که از سمت به سمت کاربران فایل های رمزگذاری شده حرکت می کنند، به سرعت می توانند محتوای لینک های سازگار را پیدا کنند، بنابراین به طور مستقیم به لینک های لینک های لینک های لینک های لینک های درون لینک های لینک های لینک های لینک های لینک های لینک های لینک های لینک های دیجیتال نیاز دارند.

استراتژی های بهبود شفافیت

وضوح در مورد چگونگی سازماندهی و ارائه اطلاعات است، حتی زبان ساده می تواند گیج کننده باشد اگر ساختار آشفته باشد یا سند خیلی طولانی باشد.این استراتژی ها به کتابچه راهنمای شما کمک می کند تا سیاست های ارتباطی با دقت و اعتماد به نفس را به شما نشان دهد.

سازماندهی محتوا به صورت منطقی

سیاست های مرتبط با گروه در دسته های گسترده

  1. معرفی و شرکت Mission
  2. فرصت های شغلی برابر و ضد تبعیض
  3. قانون رفتار و اخلاق
  4. پاداش و سود
  5. زمان خاموش و ترک از Absence
  6. ایمنی و بهداشت محل کار
  7. تکنولوژی و رسانه های اجتماعی استفاده می کنند
  8. راه حل اختلاف و شکایت

هر بخش باید با خلاصه ای از "چه معنایی برای شما" شروع کند که مهم ترین راه را برجسته می کند و از دفن یک سیاست انتقادی مانند داوری اجباری یا توافق محرمانه - عمیق در داخل یک لیست گلوله های ثابت استفاده می کند تا مراجعات به راحتی قابل شناسایی باشند.در ابتدا یک "راهنمای مرجع سریع" را در نظر بگیرید که به سیاست های اغلب مشورت شده (مانند قوانین تعطیلات، قوانین کار از راه دور) پیوند می دهد.

بدون جزئیات محرمانه بودن

پاراگراف های کوتاه (سه تا پنج خط) و جملات کوتاه (کمتر از ۲۰ کلمه) خوانایی را بهبود می بخشد، اگر یک سیاست نیاز به جزئیات حقوقی یا فنی (مانند اعتبار FMLA) دارد، شامل متن کامل در ضمیمه یا یک سند مرجع مرتبط است، اما اگر بدن اصلی را امتحان کنید، از نقاط گلوله برای شکستن اطلاعات متراکم استفاده کنید، اما بیش از حد آن استفاده نکنید – بسیاری از لیست ها می توانند برای یک بخش کوچک از یک بخش های خط مشی استفاده کنند و یا مراحل آزمون استفاده کنند:

کمک های بصری شرکت

تصاویر، آیکون ها، اینفوگرافیک ها و Flowchart ها می توانند به طور چشمگیری درک را بهبود بخشند، به ویژه برای زبان آموزان بصری، یک جریان نشان دادن مراحل گزارش آسیب محل کار اغلب واضح تر از یک پاراگراف دستورالعمل است.استفاده از تصاویر ساده برای توضیح فرآیندهای پیچیده مانند مزایا یا بررسی عملکرد، هر تصویر بصری باید شامل متن توصیفی باشد که اطلاعات مشابهی را منتقل می کند اگر از کد نویسی استفاده می کنید، یا از تصاویر رنگی که به جای آن استفاده می کنند، استفاده از تصاویر رنگی قابل درک شده است، یا تصاویر خاکستری را در هنگام استفاده از آن از تصاویر بصری قابل درک کردن آن استفاده می کند.

ارائه تعاریف و یک کلمه

اصطلاحات حقوقی مانند "EEO"، "FLSA" و "COBRA" برای بسیاری از استخدام های جدید ناآشنا هستند. تعریف آنها در زمینه (به عنوان مثال، "FLSA - قانون فدرال که حداقل دستمزد و قوانین بیش از حد را تنظیم می کند") و در یک براق اختصاصی در پایان کتاب دستی کمک می کند.

استفاده از مثال ها و سناریوها

سیاست های انتزاعی زمانی مشخص می شوند که با مثال های واقع گرایانه جفت می شوند، به عنوان مثال، پس از بیان سیاست های متضاد، یک سناریو کوتاه را شامل می شود: “شما مسئول انتخاب فروشنده هستید، پسر عموی شما صاحب یک شرکت چاپ است که برای یک قرارداد پیشنهاد می دهد، شما باید رابطه را فاش کنید و از تصمیم گیری خود استفاده کنید.”

تست و تحریک در کتاب راهنمای شما

حتی کتاب دستی بهترین نوشته ممکن است نقاط کور داشته باشد. تست با یک گروه نمایندگی از کارکنان قبل از انتشار نهایی و دوباره پس از به روز رسانی ضروری است.

تست های Usability

۵ تا ۱۰ کارمند را از نقش های مختلف، بخش ها و پس زمینه ها انتخاب کنید تا اطلاعات خاصی را پیدا کنید (به عنوان مثال، “چه عواملی برای درخواست مرخصی سخت گیرانه است؟”) و توجه داشته باشید که چه مدت طول می کشد تا ببینید برای ناامیدی یا خطا در زبان: “ کدام بخش ها گیج کننده هستند؟ کدام کلمات را مجبور به خواندن مجدد کرده اند؟” – این بخش های تست را ساده کنید – به عنوان مثال برای تشخیص دادن فایل های جداگانه و تنظیم مجوز برای انجام دادن فایل های HTML.

درخواست بازخورد از گروه های کارمند دیف

شامل کارکنان معلول، سخنرانان غیر انگلیسی و کارگران که نشان دهنده نسل های مختلف و سطوح سواد آموزی هستند، در نظر بگیرید که یک تیم بررسی دسترسی کوچک ایجاد کنید که کتاب دستی را هر سال بررسی می کند، می توانند مسائل مانند اندازه فونت کوچک، کنتراست رنگ ضعیف یا متن از دست رفته را شناسایی کنند که تیم شما ممکن است متوجه آن نشود.از نظرسنجی های ناشناس برای جمع آوری بازخورد گسترده تر استفاده کند؛ سوالاتی مانند "چگونه آسان است اطلاعات در مورد مزایای گیج کننده و تغییرات آن پیدا کنید؟"

بررسی منظم برای رعایت قانونی

تغییر قوانین و بنابراین سیاست های داخلی را برنامه ریزی کنید تا حداقل یک بار در سال یک بار بررسی رسمی از کتابچه راهنمای خود را انجام دهید و هر زمان که یک روز رسانی عمده تنظیم وجود دارد (به عنوان مثال، تغییرات در قانون مرخصی خانوادگی و پزشکی، دولت جدید پرداخت قوانین مرخصی بیمار) از مشاوره قانونی برای تأیید این که زبان سیاست قابل اجرا و جاری است، استفاده کنید.

مدیران آموزش و HR برای تقویت کتابچه راهنمای

یک کتاب دستی روشن تنها در صورتی موثر است که مدیران آن را درک کنند و بتوانند سیاست های خود را به تیم های خود منتقل کنند و جلسات آموزشی را برای همه رهبران ارائه دهند:

  • از طریق ساختار کتاب دستی قدم بزنید و سیاست های کلیدی را برجسته کنید.
  • در مورد سوالات رایج و چگونگی پاسخ دادن به آنها بدون تفسیر بیش از حد بحث کنید.
  • اهمیت هدایت کارکنان به کتابچه دستی را به عنوان منبع رسمی توجیه کنید.
  • آدرس چگونه به کارکنان که نیاز به اقامت برای خواندن و یا درک مواد.
  • شامل تمرینات نقش آفرینی که در آن مدیران سیاست های توضیح با استفاده از زبان کتابچه را تمرین می کنند.

تشویق فرهنگی که کارکنان احساس راحتی می کنند و از آن می پرسند آیا می توانید به جای تکیه بر پاراگراف کلامی که ممکن است خطا را معرفی کند، اشاره کنید که مدیران را با یک کارت مرجع سریع که مهمترین سیاست ها و مکان هایی که برای پیدا کردن آنها را پیدا می کنند، آموزش تازه کار را در هر زمان که کتاب دستی به روز می رسد، ارائه می دهد.

نتیجه گیری

درک آسان و قابل دسترس کارکنان خود را یک پروژه یک بار نیست - تعهد مداوم به شفافیت، عدالت و بهره وری عملیاتی است.با استفاده از زبان ساده، ارائه فرمت های متعدد، طراحی برای دسترسی دیجیتال و آزمایش فعالانه با نیروی کار خود، شما یک سند استاتیک را به یک ابزار قدرتمند که کارکنان اعتماد دارند تبدیل می کنید. نتیجه کمتر سوء تفاهم، انطباق قوی تر و بیشتر است که در آن، و سپس به طور کامل نیاز به نوشتن اطلاعات ساده دارد: