اهمیت ارتباطات شفاف

ارتباط روشن تغییرات سیاست، پایه ای از مدیریت مؤثر کتابچه کارکنان است، زمانی که سیاست ها تکامل می یابند – چه به دلیل به روز رسانی های قانونی، بازسازی سازمانی یا تغییرات فرهنگی – کارکنان باید نه تنها آنچه را که تغییر کرده است، بلکه به همین دلیل تغییر کرده و چگونه بر کار روزانه آنها تأثیر می گذارد، و به وضوح می تواند منجر به سردرگمی، عدم توجه غیر اجتماعی، و حتی اطمینان از فرآیند ارتباط و اعتماد به کارمندان شود که همچنان یک کتاب مرجع را ایجاد می کند.

فراتر از انطباق، ارتباط روشن به طور مستقیم بر روحیه محل کار تأثیر می گذارد، کارکنانی که با تغییرات سیاست احساس کور می کنند، اغلب احساس سرخوردگی یا اضطراب، تضعیف تعامل و بهره وری می کنند، در مقابل، زمانی که سازمان ها در ارتباطات چند کاناله سرمایه گذاری می کنند، آنها نشان می دهند که تجربه کارکنان اهمیت دارد، این تعهد به حفظ و کاهش اصطکاک مرتبط با انطباق با قوانین جدید یا سیاست های سیاسی پس از برنامه ریزی، عملکرد تکراری و عملکرد تکراری را دارد.

استراتژی های اصلی برای تغییرات سیاست ارتباطی

استفاده از کانال های ارتباطی چندگانه

تجدید نظر در یک کانال واحد، مانند یک ایمیل توده ای، اغلب منجر به به به روز رسانی های از دست رفته یا نادیده گرفته می شود، توزیع تغییرات سیاست از طریق ترکیبی از ایمیل، اعلان های داخلی، جلسات تیم، نشانه های دیجیتال و خبرنامه های داخلی، این رویکرد چند کانالی ترجیحات ارتباطی مختلف را در بر می گیرد و تضمین می کند که از راه دور، میز و کارکنان سایت همه اطلاعات را برای تغییرات بحرانی دریافت می کنند، یا یک پیام کوتاه را به عنوان یک پیام کوتاه اختصاص داده اند.

به عنوان مثال، یک شرکت تولیدی با کارگران طبقه که فاقد دسترسی به ایمیل هستند ممکن است در نزدیکی ساعت های زمانی، ارسال هشدار به دستگاه های تلفن همراه، و برگزاری جلسات کوتاه ایستاده در تغییرات تغییر است.یک شرکت تکنولوژی کاملاً دور، از سوی دیگر، می تواند از اعلان Slacks، یک ویدیو تمام دست ضبط شده، و یک پست دقیق در یک عادت اختصاص داده شده در #به روز رسانی کانال دسترسی به اتصال کلید دسترسی به کانال دسترسی شما است.

۲- ارائه اطلاعات شفاف و صریح

از زبان ساده و اجتناب از اصطلاحات قانونی یا اختصارات منابع انسانی که ممکن است کارکنان را گیج کند، به وضوح بیان می کند: (الف) سیاست قدیمی (ب) آنچه سیاست جدید است، (ج) تاریخ موثر، و (د) منطق پشت تغییر است، شامل مثال های بتنی مانند "تحت سیاست کار از راه دور جدید، کارکنان ممکن است از سه روز تا یک مدیر پروژه پیچیده کار کنند - به روز توضیح می دهد که چگونه می تواند به روز تغییر کند.

برای کاهش بیشتر ابهام، در نظر بگیرید که مقایسه ای جانبی در مقابل زبان قدیمی در مقابل زبان جدید داشته باشید، این به ویژه برای سیاست های قانونی یا انطباقی مفید است.از افشای جزئیات انتقادی در پاراگراف های طولانی؛ استفاده از سرفصل ها، جعبه های تماس و متن جسورانه برای جلب توجه به تاریخ های کلیدی و موارد عمل، اگر سیاست شامل انتخاب های اختیاری (به عنوان مثال، چگونه می توانید یک راهنمای گام های جدید را انتخاب کنید)

۳- فرصت های لازم برای پرسش ها و بازخوردها را ارائه دهید

تغییرات سیاست اغلب نگرانی ها را افزایش می دهد یا نیاز به روشن سازی دارد. میزبان جلسات Q&A - چه در شخص و چه از طریق کنفرانس ویدئویی - که در آن کارکنان می توانند به طور ناشناس سوال بپرسند و یا یک آدرس ایمیل اختصاصی یا یک سیستم بلیط HR برای سوالات پیگیری ارائه دهند.در نظر بگیرید که یک نظرسنجی کوتاه پالس را پس از اعلام برای ارزیابی و شناسایی هر گونه سردرگمی مداوم انجام دهید.

برای تغییرات حساس، مانند به روز رسانی کد رفتار یا سیاست های ضدharassment، اجازه می دهد کانال های ارسال ناشناس، برخی از سازمان ها از سیستم عامل های شخص ثالث یا یک فرد خارجی برای جمع آوری بازخورد بدون ترس از تلافی جویی استفاده می کنند.

۴- زمان ارتباطات استراتژیک

تغییرات سیاست در یک زمان که توجه را به حداکثر می رساند و اختلال را به حداقل می رساند، از برقراری به روز رسانی های مهم در طول دوره تعطیلات، عجله های پایان بخشی، یا بلافاصله قبل از رویدادهای گسترده شرکت، حداقل یک هفته قبل از اطلاع رسانی قبل از تغییر، اجازه می دهد کارکنان برای جذب اطلاعات و تنظیم رفتار خود را.

کادر ریتم ارتباطی سازمان خود را در نظر بگیرید، اگر یک سالن شهری ماهانه یا یک تیم هفتگی دارید، بیانیه سیاست را با آن نقاط تماس موجود به جای اضافه کردن یک پیام مستقل و غیر منظم، علاوه بر این، مسائل زمان بندی شده، تراز کنید: از ارسال به روز رسانی های انتقادی در اواخر جمعه یا درست قبل از یک آخر هفته که کارکنان ممکن است پیام را از دست بدهند تا تاریخ های موثر.

۵- شخصی سازی در جایی که Appropriate

در حالی که یک اعلان پتو ضروری است، در نظر بگیرید پیام های سفارشی برای گروه های مختلف کارمند زمانی که یک سیاست بر آنها به طور منحصر به فرد تاثیر می گذارد، به عنوان مثال، تغییر در سیاست مرخصی والدین باید با حساسیت اضافی به والدین فعلی و آینده ارتباط برقرار کند؛ تغییر در گزارش هزینه ممکن است نیاز به ارتباطات جداگانه و دقیق تر به تیم های مالی داشته باشد.

تقسیم بندی می تواند بر اساس بخش، مکان، نوع نقش یا دوره تصدی باشد.یک سیاست جدید ساعت در ساعت ممکن است بر کارگران ساعتی تاثیر بگذارد، اما کارکنان وامدار را نه، بنابراین گروه دوم فقط به خلاصه نیاز دارد، در حالی که گروه قبلی دستورالعمل های گام به گام و یک سوال کلیدی دریافت می کند.از داده های HRIS خود برای ایجاد لیست های توزیع و پیام های هنری که به طور مستقیم به هر بخش زمینه صحبت می کنند، استفاده کنید.

بهترین روش ها برای تغییر سیاست

به روز رسانی کتاب راهنمای کارکنان

به محض اینکه یک تغییر سیاست نهایی شد، سند رسمی دست کارمند را به روز کنید و با شماره و تاریخ نسخه تجدید نظر را علامت بزنید و بخش “تغییر” را در ابتدای کتاب دستی ارائه دهید تا خوانندگان به سرعت بتوانند به روز رسانی ها را بدون بازآموزی کل سند مشاهده کنند. توزیع کتاب دستی تجدید نظر شده از طریق کانال ترجیحی و آموزش کارکنان برای تصدیق و درک به طور ایده آل از طریق امضای دیجیتال.

کنترل نسخه برای حسابرسی های انطباق ضروری است.ت.ت.د.ت.د.ت.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک

مدیران قطار و کارکنان HR First

مدیران و پرسنل HR خط مقدم برای سوالات کارمند هستند قبل از اعلام شرکت، برگزاری یک جلسه آموزشی که پوشش سیاست جدید در عمق، از جمله سناریوهای مشترک، انتظارات اجرایی و چگونگی رسیدگی به فشار، ارائه مدیران با یک "راهنمای صحبت" یا برگه سوال برانگیز آنها می توانند در یک جلسه استفاده کنند. این تضمین می کند و سازگاری مدیران به طور تصادفی از برقراری اطلاعات نادرست جلوگیری می کند.

نقش آفرینی می تواند به ویژه برای سیاست هایی که شامل گفتگوهای دشوار، مانند برنامه های بهبود عملکرد یا قوانین حضور به روز می شود، موثر باشد. مدیران باید اطمینان داشته باشند که هر دو منطق و مکانیک را توضیح دهند.برای کارکنان HR منابع اضافی مانند افزایش تماس ها و پیوندهای به مشاوره حقوقی، بنابراین آنها می توانند موارد لبه را به درستی اداره کنند.

پیگیری و درک تقویت

ارتباطات اولیه به ندرت کافی است.برنامه پیگیری ارتباطات - مانند یک ایمیل یادآوری در هفته بعد، یک بخش در خبرنامه ماهانه، یا یک آزمون برای درک درک آزمون.برای اصلاحات عمده سیاست، در نظر بگیرید یک ماژول یادگیری میکرو که کارکنان باید تکمیل داده ها از سیستم HR (به عنوان مثال، که کتاب دستی باز کرده است، که به روز رسانی اذعان کرده است) برای شناسایی کارکنان که ممکن است نیاز به تکمیل.

تقویت همچنین می تواند از طریق جلسات منظم تیم ها انجام شود. مدیران را تشویق کند تا به طور خلاصه تغییر سیاست را در طول ایستادن بعدی یا یک به یک، پیوند آن به کار فعلی، تشویق کنند و برخی از سازمان ها ایجاد "قهرمانان سیاست" در هر بخش که می تواند پاسخ سوالات و مدل رفتار جدید است که نیاز به تغییر مداوم (مانند روش های گزارش هزینه)، بررسی های دوره ای و یادآوری دوستانه کمک به حفظ انطباق.

تکنولوژی برای ارتباطات موثر

پلتفرم های HR دیجیتال و Intranets

سیستم عامل های HR مدرن و اینترانت های شرکت به شما اجازه می دهد به طور مستقیم به داشبورد کارکنان فشار دهید، اعلان های خودکار ارسال کنید و ابزارهایی مانند Directus را ردیابی کنید، می توان برای ساخت یک اینترانت سفارشی یا کارمند که در آن سیاست های دستی ذخیره شده، نسخه ذخیره شده و جستجو برای این به روز رسانی های ساده ارجاع داده شده به کارکنان اجازه می دهد.

با استفاده از CMS بدون سر، شما همچنین می توانید محتوای سیاست گذاری را در سطوح مختلف - برنامه تلفن همراه، Slack، هضم ایمیل و کیوسک های تعاملی - بدون تلاش تکراری. API ها و وبhooks امکان اعلان های زمان واقعی را هنگامی که یک سیاست به روز می شود، و ادغام با سیستم عامل های HRIS خودکار یک جریان کاری شناخته شده را خودکار می کند.

آرشیو فیلم Interactive Policy

به جای یک PDF استاتیک، استفاده از یک کتاب دستی آنلاین تعاملی را در نظر بگیرید که شامل جدول قابل کلیک از محتوا، قابلیت جستجو و پیوندهای جاسازی شده به منابع مرتبط است.این فرمت دسترسی را بهبود می بخشد و کارکنان را تشویق می کند تا در واقع کتابچه دستی را بررسی کنند.شما همچنین می توانید توضیحات ویدئویی مختصری را برای سیاست های پیچیده که اغلب جذاب تر از متن به تنهایی هستند، اضافه کنید.

عناصر گام ساز، مانند نشان های تکمیل یا میله های پیشرفت، می توانند تعامل را برای خواندن مورد نیاز افزایش دهند، برخی سازمان ها در پایان هر بخش سیاست، بررسی های دانش کوتاه را به صورت خلاصه انجام می دهند؛ کارکنان باید به درستی پاسخ دهند تا اطمینان حاصل کنند که اسناد تعاملی به ویژه برای نیروی کار توزیع شده که کارکنان به ندرت به مواد چاپی اشاره می کنند، موثر هستند.

جریان های کاری تایید خودکار

تنظیم گردش های کار خودکار که نیاز به کارکنان برای خواندن و ثبت دیجیتالی در تغییرات سیاست دارد، این یک مسیر حسابرسی روشن برای اهداف انطباق ایجاد می کند و تضمین می کند که هیچ کارمندی از طریق ترک ها از بین نمی رود. بسیاری از سیستم های HRIS این ویژگی را ارائه می دهند یا می توانید آن را با استفاده از ترکیبی از CMS و ابزار بازاریابی ایمیل خود بسازید.

یادآوری های خودکار را می توان به کارکنانی که بعد از 48 ساعت تغییر را تایید نکرده اند، با افزایش فرکانس، برای سیاست های فوری یا قانونی مورد نیاز، شما ممکن است بخواهید دسترسی به سیستم های خاص را مسدود کنید تا زمانی که تاییدیه دریافت شود - به عنوان مثال، نیاز به ثبت نام در یک سیاست امنیتی داده قبل از اعطای دسترسی به VPN.

ملاحظات قانونی و انطباق

برقراری ارتباط تغییرات سیاستی تنها یک عمل مناسب نیست – یک الزام قانونی در بسیاری از حوزه های قضایی است. قراردادها اغلب با مرجع شامل کتابچه دست کارمند می شوند و تغییرات ممکن است نیاز به اطلاع کتبی داشته باشند تا به طور موثر تغییر سیاست را برقرار کنند (مانند سیاست ضد فساد به روز شده یا یک کد جدید از رفتار) می تواند یک سازمان را برای پاسخگویی به مسئولیت قانونی قبل از اینکه سیاست تغییر در محل کار، به ویژه عدم اشتغال، به طور خاص، نقض حقوق کار، به طور خاص، به طور خاص، به طور خاص، به طور خاص، به طور خاص، به طور خاص، ارائه دهد.

اسناد ارتباطات بسیار مهم است. سوابقی را که در هنگام ارسال آنها دریافت کرده اند و کسانی که دریافت کرده اند، در صورت اختلاف یا تحقیقات نظارتی، این سوابق نشان می دهد که شما تلاش خوبی برای اطلاع رسانی به کارکنان انجام داده اید.

برخی از سیاست ها، مانند سیاست های مربوط به اشتغال یا موافقت نامه های داوری، نیاز به دقت و روش های توزیع خاص دارند.در صنایع خاص، سازمان های نظارتی که سیاست های خاص هر ساله به صورت عمومی (به عنوان مثال، HIPAA متوجه حریم خصوصی برای کارکنان مراقبت های بهداشتی) کار با تیم حقوقی خود را برای شناسایی تمام الزامات قابل اجرا و ساخت آنها به تقویم ارتباطی خود.

اندازه گیری اثربخشی ارتباطات

برای دانستن اینکه آیا استراتژی ارتباطی شما کار می کند، معیارهایی را ایجاد کنید که شامل: درصد کارکنانی که تغییرات را تایید کرده اند، نمرات آزمون های درک، تعداد سوالات پیگیری دریافت شده و زمان گرفته شده برای پذیرش کامل، بررسی پس از پیاده سازی شش تا هشت هفته پس از تغییر به کارکنان سوال اینکه آیا آنها احساس اطلاع دارند و اینکه آیا سیاست جدید به طور مداوم برای اصلاح این رویکرد آینده شما استفاده می شود.

تکنیک های اندازه گیری پیشرفته تر شامل ردیابی داده های رفتاری است.به عنوان مثال، اگر شما یک جریان کار گزارش هزینه را تغییر دهید، نظارت کنید که آیا نرخ ارسال های غیر سازگار پس از انتشار ارتباطات به طور مشابه، برای یک سیاست کار از راه دور، پیگیری استفاده از سیستم های رزرو میز یا فعالیت ابزار همکاری برای دیدن اینکه آیا شیوه های با سیاست به روز شده هماهنگ می شوند.

فراموش نکنید که کارکنان را اندازه گیری کنید تا از مدیر خود بپرسید آیا مدیر آنها به وضوح این سیاست را توضیح داده و به سوالات پاسخ داد: اگر نمرات پایین باشد، در طول زمان بیشتر در آموزش رهبران خط مقدم سرمایه گذاری کنید، می توانید یک مدل بلوغ برای ارتباطات سیاسی ایجاد کنید: از ایمیل های تبلیغاتی گرفته تا ساخت، چند کاناله، کمپین های مبتنی بر داده که در طول سال بهبود می یابند.

قرص های معمولی برای جلوگیری از

  • کارکنان با تغییرات بسیار زیاد در یک زمان.[۱۰] در صورت امکان، به روز رسانی های عمده، به طوری که کارکنان می توانند قبل از مواجهه با بعدی، یک تغییر سیاست را جذب کنند.
  • اصطلاحات یا حقوقی را می توان به زبان روزمره سیاست ترجمه کرد؛ اگر یک سیاست از نظر قانونی پیچیده باشد، خلاصه ای ساده از کلمات اختصاری مانند FLSA یا FMLA بدون توضیح ارائه دهید.
  • برای فراموش کردن مدیران قطار [FLT 1] اگر مدیران نمی توانند به سوالات اساسی پاسخ دهند، اعتماد کارکنان از بین می رود و انطباق با آن ها مواجه می شود، اطمینان حاصل کنید که مدیران قبل از اعلام عمومی مجهز شده اند.
  • استخدام کارکنان دور افتاده یا غیرددک اطمینان حاصل کنید که همه کارکنان - از جمله کسانی که در انبارها، ادارات میدانی یا کاملا دور افتاده - ارتباطات اکتشافی در یک فرمت قابل دسترس (به عنوان مثال، متن به تصویر کشیدن، گزینه های تلفن همراه دوستانه، چند زبانه).
  • به اندازه کافی یک اعلان کافی است.[۱۰] تکرار و تقویت حیاتی هستند؛ کارکنان مشغول هستند و ممکن است پیام اولیه را در طول چند هفته از دست بدهند.
  • مقابله با بررسی قانونی برای تغییرات حساس.[۱۰] حتی ارتباطات با توجه به خوبی می تواند به طور ناخواسته خطر قانونی ایجاد کند.همیشه پیش نویس اعلامیه های توسط مشاور حقوقی قبل از توزیع.
  • تشخیص زمینه فرهنگی.[۱۰] یک تغییر سیاست که در یک منطقه یا بخش کار می کند ممکن است به صورت متفاوتی دریافت شود.

نتیجه گیری

به طور موثر تغییرات سیاست در کتابچه دست کارمند شما نیازمند استراتژی عمدی، کانال های متعدد و تقویت مداوم است.با اولویت بندی وضوح، شفافیت و بازخورد کارکنان، شما می توانید یک فرهنگ انطباق و اعتماد ایجاد کنید. زمان سرمایه گذاری در این فرآیند خطر را کاهش می دهد، پذیرش سیاست را بهبود می بخشد و تضمین می کند که کتاب دستی شما یک ابزار ارزشمند برای کل نیروی کار شما باقی می ماند.

همانطور که سازمان شما رشد می کند، پیچیدگی مدیریت سیاست افزایش می یابد.یک چارچوب ارتباطی قوی که توسط تکنولوژی، آموزش مدیریت و اهداف قابل اندازه گیری پشتیبانی می شود، با شما مقیاس می کند.برای راهنمایی اضافی در کتاب های دستی و ارتباطات سیاست، منابع را از IRS [FLT 1] بررسی کنید یا دستورالعمل های خاص صنعت را از تیم حقوقی خود مشورت کنید: هدف فقط اطلاع رسانی و تقویت شرکت در سراسر هم ترازنامه است.