چرا کتاب راهنمای کارکنان سالانه غیر قابل مذاکره است

یک کتاب دستی کارمند سند بنیادی است که سیاست ها، انتظارات و تعهدات قانونی شرکت شما را مشخص می کند، به عنوان مرجع برای کارکنان و سپر کارفرمایان در اختلافات یا حسابرسی ها عمل می کند، با این حال بسیاری از سازمان ها اجازه می دهند کتاب گرد و غبار خود را جمع آوری کنند، به روز رسانی آن تنها زمانی که یک بررسی سالانه نه تنها یک عمل خوب است - این یک ضرورت استراتژیک است که سیاست های فعلی شما را منعکس می کند، و حتی بدون اینکه به روز رسانی های توزیع دستی شما را تغییر دهد، و یا برنامه ریزی منظم، و یا کتاب های ارائه مجدد آن را با کتاب های توزیع اطلاعات، می تواند آن را با کتاب های ارائه دهد.

مرحله 1: بررسی شما

بررسی کتابچه دستی خود را به عنوان یک اولویت کسب و کار تکراری، نه یک پس از تفکر انتخاب یک زمان ثابت در هر سال - بسیاری از شرکت ها آن را با شروع سال مالی، پایان سال تقویم، و یا فقط قبل از ثبت نام باز برای مزایای انتخاب یک تاریخ است که به تیم خود باند کافی برای تحقیق، پیش نویس، و تایید تغییرات بدون عجله.

هماهنگ با ذینفعان کلیدی در اوایل: مدیر منابع انسانی، مشاور حقوقی شما (داخلی یا خارجی) و رؤسای بخش که نظارت بر مناطق مانند ایمنی، IT و مزایا. ارسال دعوت تقویم حداقل شش تا هشت هفته قبل از تاریخ تکمیل هدف، یک چرخه بررسی معمولی سه تا چهار هفته کار متمرکز، اما به روز رسانی های پیچیده ممکن است نیاز به زمان بیشتری برای تاخیر های غیر منتظره، به ویژه اگر تیم قانونی خود را برای صبر و یا هدایت فدرال.

از یک ابزار مدیریت پروژه یا یک چک لیست ساده برای اختصاص وظایف و پیگیری پیشرفت استفاده کنید. نقاط عطفی را برای هر یک از مراحل زیر تعیین کنید.هدف ایجاد یک ریتم تکراری است تا هر سال فرآیند صاف تر و سریع تر اجرا شود.

مرحله ۲: بازخورد جمع آوری و شناسایی تغییرات

کتابچه راهنمای شما برای کارکنان شما وجود دارد، بنابراین ورودی آنها ارزشمند است.ایجاد یک حلقه بازخورد ساختاری که نگرانی ها، سردرگمی و پیشنهادات را ثبت می کند، توزیع یک نظرسنجی کوتاه در مورد سیاست های خاص: آیا هیچ گونه ابهامی وجود دارد؟ آیا هیچ کدام از آنها مشخص نیست؟ آیا دیدگاه های متقابل و مدیران حوزه های مختلف وجود دارد؟ آیا کارکنان موقعیت هایی را تجربه کرده اند که کتاب راهنما ارائه نمی دهد؟ علاوه بر این، با تمرکز گروه ها - استخدام کارکنان مختلف - و یا مدیران حوزه های مختلف - استخدام می کنند.

بررسی پرونده های پرونده، پرونده های HR و یادداشت های مصاحبه از سال گذشته اغلب ظهور می کند: سوالات مکرر در مورد PTO رولover، سردرگمی در مورد واجد شرایط بودن کار از راه دور، یا شکایات در مورد محاسبه بیش از حد زمان، این سیگنال های دنیای واقعی به طور مستقیم به بخش هایی که نیاز به روشن سازی یا تجدید نظر دارند، جمع آوری هر گونه تغییرات سازمانی: پیشنهادات جدید، بهره برداری، ساختار به روز رسانی، مکان های جدید یا تغییرات مربوط به حریم خصوصی، و یا تغییرات داده.

تشویق مدیران به ارائه بازخورد، به عنوان آنها کسانی که سیاست های روزانه اعمال می کنند، تجربه خط مقدم آنها برای شناسایی قوانین غیر عملی یا شکاف های اجرای حیاتی است. سند هر قطعه بازخورد در یک log مرکزی، طبقه بندی شده توسط منطقه سیاست.این لاگین محتوای تجدید نظر شما را هدایت می کند.

مرحله 3: به روز رسانی های قانونی و تنظیم کننده را مرور کنید

قانون اشتغال ثابت نیست، قوانین جدید، مقررات و حکم دادگاه (هر ساله در سطوح فدرال، ایالتی و محلی ظهور می کند.کتاب دستی شما باید با تمام حوزه های قضایی که کارکنان شما با یک وکیل استخدام کار می کنند یا به اشتراک گذاشته شده به یک سرویس مانند (FLT:0SHRM [F:1] یا فکر می کند [HR3] برای به روز رسانی های کلیدی:

  • ] [و قوانین ساعت ] [FLT 1 ] - حداقل دستمزد افزایش می یابد، معافیت های بیش از حد، پرداخت الزامات عدالت.
  • سیاست های ترک - دولت جدید برنامه های مرخصی خانوادگی، گسترش اختیارات مرخصی بیمار، تغییرات در FMLA یا محل اقامت حاملگی.
  • تبعیض و آزار و اذیت [FLT 1] - طبقات حفاظت شده، الزامات آموزش، روش های گزارش دهی گسترش یافته است.
  • ] سلامت و ایمنی - به روز رسانی OSHA، پیشگیری از خشونت محل کار، پروتکل های بیماری عفونی.
  • ] - قوانین دولتی مانند قانون حریم خصوصی مصرف کننده کالیفرنیا (CCPA) یا قانون حفاظت از داده های مصرف کننده ویرجینیا (VCDPA) که بر مدیریت داده های کارکنان تاثیر می گذارد.
  • [FLT: 1 ] [FLT: 1 ] - پیامدهای مالیاتی، قوانین بازپرداخت هزینه و مقررات کار از راه دور خاص دولتی.

گاهی اوقات یک تغییر در قانون باعث ایجاد یک آبشار می شود، به عنوان مثال، یک قانون مرخصی بیمار جدید ممکن است نیاز به به به روز رسانی، نظم و سیاست های زمان-off همه در یک زمان داشته باشد.استفاده از وزارت کار ایالات متحده [FLT 1 برای بررسی به روز رسانی های فدرال، و مشورت با بخش کار دولت خود را برای تغییرات محلی که به روز رسانی های قانونی و یا تغییرات حسابرسی را رد کرده اید.

مرحله 4: پیش نویس Revisions

با بازخورد و تحقیقات حقوقی خود در دست، شروع به بازنویسی بخش کتابچه دستی توسط بخش کنید.استفاده از سبک نوشتن شفاف و سازگار: زبان ساده، صدای فعال و جملات کوتاه.از اصطلاحات قانونی اجتناب کنید، اما تعاریف دقیق برای اصطلاحاتی مانند "وضعیت سلامت جدی" یا "مجادودگی معقول" که دارای معنی قانونی هستند، حفظ کنید.

یک نسخه جدید از سند را با استفاده از یک سیستم کنترل نسخه ایجاد کنید – Google Docs، Microsoft Word با تغییرات مسیر یا یک ابزار مدیریت سیاست اختصاصی، مارک هر تغییر با یک یادداشت خلاصه (به عنوان مثال، "سیاست کار از راه دور به روز رسانی برای منعکس کردن مدل هیبریدی موثر ژانویه 1")، این شفافیت به بررسی کنندگان و حسابرسان کمک می کند تا درک کنند که چرا یک تغییر ایجاد شده است.

کل کتابچه دستی را بازنویسی نکنید مگر اینکه به شدت منسوخ شود.بر بخش هایی تمرکز کنید که به روز رسانی ها بر اساس بازخورد و تغییرات قانون نیاز دارند، با این حال، فرصتی برای ارزیابی مجدد ساختار کلی کتاب دستی را در نظر بگیرید.سیاست های مرتبط با گروه به طور منطقی (اولیه های اشتغال، رفتار محل کار، مزایا، ترک، ایمنی، فن آوری) استفاده از سرفصل های سازگار و قالب بندی در سراسر در نظر داشته باشید.

برای هر سیاست اصلاح شده، شامل تاریخ موثر و یک یادداشت کوتاه "منطقی برای به روز رسانی" (به عنوان مثال، "Revised to انطباق با قانون جدید مرخصی پرداخت شده") است، این به کارکنان کمک می کند تا ببینند که تغییرات هدفمند هستند و صاحبان سهام را برای بخش هایی که نیاز به بررسی وکیل دارند، اما پرچم آن ها را به وضوح نشان می دهد.

مرحله پنجم: بررسی و Approve

کتاب پیش نویس را به کمیته بررسی خود منتقل کنید، این باید شامل مشاوره حقوقی (هر دو اشتغال و اگر مربوط به حریم خصوصی و وکلای مالیاتی)، مدیریت ارشد، سرهای بخش و چند نماینده کارمند در صورت امکان باشد.

برگزاری یک جلسه بررسی برای بحث در مورد تغییرات مهم حقوقی نگرانی های مسئولیتی مانند سیاست هایی که ممکن است قراردادها را در نظر گرفته شود یا ناخواسته ایجاد تعهدات الزام آور.مدیریت تاثیر عملیاتی را در نظر می گیرد: آیا مدیران خطوط می توانند این سیاست را به طور واقع اجرا کنند؟ آیا با موافقت نامه های اتحادیه یا چانه زنی جمعی تعارض دارند؟ نمایندگان کارکنان می توانند بینشی در مورد چگونگی دریافت سیاست ها ارائه دهند.

بازخورد شرکت به یک پیش نویس نهایی.دست آوردن امضای رسمی از مدیر عامل یا هیئت مدیره در صورت لزوم توسط سیاست شرکت، سوابق کسانی را که تایید کرده اند و هنگامی که تایید شد، سند را منجمد کرده و آماده توزیع شوند، ویرایش های آخرین دقیقه ای را بدون تنظیم مجدد برای تصویب انجام ندهید - این امر یکپارچگی فرآیند را تضعیف می کند.

مرحله 6: تغییرات را در ارتباط برقرار کنید

یک کتاب دستی به روز شده تنها در صورتی مهم است که کارکنان در مورد آن بدانند و آن را درک کنند.برنامه ارتباطی را توسعه دهید که فراتر از یک ایمیل انبوه است.

  • اعلام ایمیل با خلاصه ای از تغییرات کلیدی و پیوند به کتاب دستی جدید.
  • [در این میان] [در این میان]، [در این میان]، [[[[۱]]] [[۱]]] با یک سخنرانی کوتاه که بیشترین تاثیر را به روز رسانی می کند، ملاقات می کند.
  • یک صفحه یا FAQ [FLT 1] برای تغییرات پیچیده (به عنوان مثال، روش های ترک جدید یا سیاست های کار از راه دور).

هر کارمندی که نیاز به پذیرش دریافت و درک سیاست های به روز شده دارد، یک گام قانونی حیاتی است.استفاده از سیستم تصدیق الکترونیکی (بسیاری از سیستم عامل های HRIS شامل این ویژگی) بنابراین شما یک رکورد معتبر دارید.اگر یک کارمند بعدا یک سیاست را حل کند، مسیر شناسایی شما بهترین دفاع شما است.

برای تغییرات عمده - مانند یک کد جدید از رفتار یا یک توافق داوری اجباری - جلسات آموزش رسمی را با نکات صحبت ارائه می دهد تا آنها بتوانند به سوالات تیم های خود پاسخ دهند.در نظر بگیرید که یک آزمون کوتاه برای تأیید درک، به ویژه برای سیاست های مربوط به آزار، ایمنی و حریم خصوصی داده ها ایجاد کنید.

مرحله 7: سند و Archive

هنگامی که کتاب دستی به روز شده زنده است، کل فرایند بررسی را برای حسابرسی مرجع و انطباق آینده حفظ کنید: Save:

  • آخرین کتاب دست تایید شده (با تاریخ موثر)
  • همه نسخه ها و نسخه های مشخص شده
  • یادداشت های جلسه و تصمیم گیری
  • تحقیقات حقوقی memos
  • لیست بازخورد دریافت شده و چگونگی حل آن
  • تایید از همه کارکنان (هر دو نسخه قدیمی و جدید، در صورت لزوم).

نسخه های قبلی کتاب دستی، اما به وضوح آنها را به عنوان فوق العاده برچسب گذاری کنید، آنها را تا زمانی که قوانین حفظ سوابق دولت شما نیاز دارد (اغلب سه تا هفت سال) همه چیز را در یک مکان امن و متمرکز ذخیره کنید - سیستم های مدیریت اسناد مبتنی بر ابر ایده آل هستند.اطمینان حاصل کنید مدیران منابع انسانی و مشاوره حقوقی می توانند به راحتی به آرشیو دسترسی داشته باشند.

اسناد خوب نه تنها شما را در دادرسی محافظت می کند بلکه همچنین بررسی سال آینده را نیز ساده می کند، شما رکوردی از آنچه تغییر کرده اید و چرا دارید، بنابراین شما همان تحقیق یا بحث را تکرار نخواهید کرد.این همچنین در طول تلاش برای ادغام، کسب درآمد یا بررسی سرمایه گذار کمک می کند.

بهترین روش های اضافی برای یک به روز رسانی موفق

فراتر از هفت مرحله، چندین شیوه بررسی سالانه شما را از یک کار انطباق گرفته تا یک دارایی HR استراتژیک بالا می برد.

استفاده از یک سیستم عامل مدیریت سیاست

به جای حفظ یک سند Word که ایمیل و پست می شود، استفاده از نرم افزار اختصاصی مانند Minerva یا ماژول در HRIS خود را در نظر بگیرید (به عنوان مثال، Rippling، بامبوHR) این ابزار ردیابی نسخه ها، خودکارسازی اعتبار و تاریخ انقضاء پرچم، و همچنین آنها را آسان برای اعمال تغییرات در سراسر مکان های متعدد یا کارکنان.

ایجاد یک مستند زنده

یک بررسی سالانه به این معنی نیست که شما کتابچه دستی را به مدت 11 ماه نادیده می گیرید و مدیران و منابع انسانی را تشویق می کنید تا مسائل فوری را در طول سال به صورت فوری مطرح کنند، اگر قانون در اواسط سال تغییر کند یا یک سیاست باعث سردرگمی شود، کتاب دستی بلافاصله به روز رسانی و سپس تغییر در چرخه بررسی سالانه خود برای سازگاری.

یک تیم نقد Diverse Review Team

شامل افراد از بخش های مختلف، سطوح بالای سن و سیاست های جمعیتی که به نظر می رسد برای HR روشن است ممکن است مبهم به یک پدر و مادر جدید، یک کارگر شبانه و یا کارمند دور افتاده در حالت دیگر است.

آزمون خوانایی

قبل از نهایی شدن، یک آزمون خوانایی را بر روی متن کتاب خود اجرا کنید.هدف یک سطح درجه از 10 یا پایین تر (استاندارد برای بسیاری از اسناد حقوقی که برای نیروی کار عمومی به معنای آن است) ابزارهایی مانند ویرایشگر همینگوی می توانند به ساده سازی جملات پیچیده کمک کنند.

آشنایی با فرهنگ شرکت

یک کتاب دستی کارمند باید ارزش های سازمان شما را منعکس کند، اگر فرهنگ شما بر انعطاف پذیری تأکید کند، به طور منظم از میکروپولیتیک هایی که با آن مخالفت دارند، استفاده کنید تا اطمینان حاصل شود که سیاست های انضباطی، ترک و کار از راه دور واقعا از فرهنگ مورد نظر شما حمایت می کنند.

پیش بینی های رایج برای جلوگیری از مرور سالانه شما

حتی با یک فرآیند جامد، سازمان ها به دام افتاده اند.

  • تهیه کتاب دستی شرکت دیگر. قالب ها نقطه شروع هستند، اما هر سیاست باید به قوانین ایالتی، صنعت و فرهنگ شما سفارشی شود.
  • تشخیص تفاوت های دولتی و محلی.[۱۰] اگر شما کارکنان در چندین ایالت دارید، کتابچه دستی شما باید تغییرات دولتی را یادداشت کند یا شامل یک سیاست عمومی باشد که به طور پیش فرض به قانون محافظت کننده می شود.
  • ثبت کتاب دستی طولانی است.[۱۰] یک سند ۱۵۰ صفحه ای کارکنان را به هم می ریزد و اغلب سیاست های مختصر را نادیده می گیرد؛ از برنامه های کاربردی برای جزئیات فنی استفاده می کند.
  • مدیران آموزش و پرورش سیاست ها تنها به اندازه افرادی که آنها را اجرا می کنند، موثر هستند. مدیران باید نه تنها بدانند که کتابچه دستی می گوید، بلکه چگونه آن را به طور مداوم اعمال کنید.
  • برای به روز رسانی اسناد مرتبط تغییرات در کتاب دستی اغلب به روز رسانی برای ارائه نامه، موافقت نامه های جدایی، سود خلاصه و کارمند درون اینترانت، ایجاد چک لیستی از تمام اسناد پایین دست که نیاز به تجدید نظر دارند.
  • کاهش فرایند تصدیق برای کارکنان موجود حتی اگر هیچ چیز تغییر نکرده باشد، داشتن کارکنان به طور سالانه کتابچه دستی را تقویت می کند تا از شما محافظت کند اگر یک کارمند ادعا کند که آنها هرگز قوانین را ندیده اند.

نتیجه گیری

بررسی سالانه ی کارکنان، یک جعبه ی بروکراتیک برای بررسی نیست؛ یک تمرین حیاتی است که انطباق قانونی را تقویت می کند، ارزش های شرکت را تقویت می کند و سردرگمی محل کار را کاهش می دهد و با دنبال کردن این راهنمای گام به گام - از زمان بندی و جمع آوری بازخورد به پیش نویس، اثبات، برقراری ارتباط و بایگانی - شما یک سیستم تکراری ایجاد می کنید که زمان را نجات می دهد و خطر را با مسدود کردن تقویم های خود، و مسدود کردن زمان آینده، از آن ها تشکر می کند.