چرا یک جدول قوی از محتوا برای راهنمای کوچک کسب و کار شما اهمیت دارد

یک کتابچه دستی کارمند یکی از مهم ترین اسنادی است که یک کسب و کار کوچک می تواند ایجاد کند. فرهنگ شرکت شما را ارتباط می دهد، انتظارات را برای رفتار تعیین می کند و از کارفرما و کارکنان محافظت می کند، اما بهترین کتاب دستی بی فایده است اگر هیچ کس نتواند اطلاعاتی را که به سرعت نیاز دارد پیدا کند، یک جدول شفاف و منظم از محتوا (TOC) یک سند متراکم را به یک ابزار مرجع عملی برای کسب و کار های کوچک تبدیل می کند و مطمئن است که به خوبی ساختار یافته است.

به جای صرفا لیست بخش ها، یک جدول متفکرانه از محتوا خوانندگان را از طریق جریان کتاب دستی هدایت می کند، و آن را آسان برای پیدا کردن سیاست در حضور، زمان پرداخت شده، یا ایمنی محل کار است. یک TOC بزرگ نشان می دهد حرفه ای و نشان می دهد که شما به دقت هر جنبه از تجربه کارمند در زیر، ما گسترش استاندارد TOC نمونه با بینش های عملی و بهترین شیوه های طراحی شده برای صاحبان کسب و مدیران کسب و کار کوچک و منابع انسانی.

بخش های ضروری یک کارمند کسب و کار کوچک کتابچه راهنمای TOC

بخش های زیر یک چارچوب جامع و مقیاس پذیر را نشان می دهند.کسب و کارهای کوچک می توانند این ساختار را بر اساس صنعت، اندازه و الزامات قانونی خود تطبیق دهند. هر بخش باید توسط مشاور استخدام بررسی شود برای اطمینان از انطباق با قوانین فدرال، ایالتی و محلی.

۱٫ مقدمه

مقدمه لحن را تنظیم می کند.این باید شامل یک پیام خوش آمدید از مالکیت یا رهبری، ماموریت و ارزش شرکت، و هدف کتابچه دستی است. بسیاری از کسب و کارهای کوچک از این بخش استفاده می کنند تا توضیح دهند که کتاب دستی یک راهنمای است، نه یک قرارداد.

  • پیام خوش آمدید - شخصی سازی آن.یک یادداشت صادقانه از مدیر عامل یا بنیانگذار ایجاد ارتباط و نشان می دهد که رهبری در مورد ذکر داستان و دیدگاه شرکت اهمیت دارد.
  • ماموریت شرکت و ارزش [FLT 1] - آن را مختصر اما معتبر نگه دارید، این شانس شما برای برقراری ارتباط آنچه کسب و کار کوچک شما برای استفاده از زبان است که با تیم شما طنین انداز می کند.
  • از کتاب کتاب مقدس [FLT 1] استفاده کنید، توضیح دهید که کتاب دستی ابزار موفقیت است، نه یک کتاب قاعده که به معنای اشتباه کردن است.

Tip: از قانونی در مقدمه اجتناب کنید، استفاده از زبان گرم و قابل دسترس در حالی که هنوز هم از جمله درخواست کنندگان قانونی ضروری است.

۲- سیاست های شرکت

این ستون فقرات کتاب دستی است که این سیاست ها چارچوب قانونی و عملیاتی را برای محل کار شما ایجاد می کنند. هر کسب و کار کوچک باید فرصت شغلی برابر (EEO)، آزار و اذیت و پیشگیری از تبعیض و انتظارات حضوری را در نظر بگیرد.

  • ] فرصت اشتغال شغلی - دولت که شرکت شما بر اساس نژاد، رنگ، مذهب، جنس، سن، معلولیت و یا هر ویژگی محافظت شده دیگر تبعیض قائل نیست.
  • [FLT 1] سیاست تبعیض و تبعیض [FLT1] - تعریف آزار و اذیت (از جمله آزار جنسی)، نمونه ها و طرح روش های گزارش دهی.این یک الزام قانونی در بسیاری از حوزه های قضایی است.
  • مشارکت و ناتوانی - انتظارات را برای گزارش به کار در زمان، روش های تماس در بیمار و عواقب برای غیبت بیش از حد متکی است.
  • ساعت کار و برنامه - تعریف کار استاندارد هفته، دوره استراحت (مal and Rest Breaks، در صورت لزوم توسط قانون ایالتی)، سیاست های کار از راه دور و گزینه های برنامه ریزی انعطاف پذیر شامل اطلاعات در مورد پیگیری زمان در صورت لزوم.

یادداشت لیر: کسب و کارهای کوچک با کمتر از 15 کارمند ممکن است به قوانین تبعیض فدرال مانند عنوان VII مربوط نباشد، اما بسیاری از قوانین ایالتی صرف نظر از وکیل استخدام محلی برای اطمینان از انطباق اعمال می شود.

۳- جبران خسارت و مزایای

شفافیت در مورد پرداخت و مزایا اعتماد را ایجاد می کند.این بخش باید به وضوح توضیح دهد که چگونه و چه زمانی کارکنان پرداخت می شوند، واجد شرایط بودن برای مزایا و روند درخواست زمان برای کسب و کارهای کوچک اغلب مزایای رقابتی برای جذب استعداد ارائه می دهند، بنابراین آنچه بسته شما را منحصر به فرد می کند.

  • ] برنامه پرداخت - فرکانس Specify (در هفته، دو هفته، نیمه ماه)، پرداخت روز و روش پرداخت ( سپرده مستقیم، چک) شامل اطلاعات در مورد پرداخت هزینه و زمان نگهداری.
  • سیاست در زمان - واجد شرایط بودن بیش از حد (مخالق در مقابل غیر خالی) و نرخ پرداخت (به عنوان مثال، 1.5x دستمزد پایه) قانون استاندارد منصفانه کار (FLSA) و هر گونه قوانین خاص بر زمان.
  • ] بیمه درمانی - توصیف انواع برنامه های ارائه شده (HMO، PPO، HDHP با HSA)، دوره های انتظار واجد شرایط، مشارکت های حق بیمه و دوره های ثبت نام باز به وضوح بیان می کند که کارفرما تضمین تداوم پوشش و که حقوق COBRA برای کارفرمایان پوشش داده شده است.
  • - تعطیلات جزئیات، مرخصی بیمار، روزهای شخصی و تعطیلات. اسپکت نرخ های تعهدی، محدودیت حمل و نقل و فرآیند درخواست PTO برای کسب و کارهای کوچک، یک بانک مرخصی پرداخت شده می تواند دولت را ساده کند.
  • طرح های تجدید نظر - اگر شما ارائه 401 (k)، سیمپلیف IRA، یا طرح دیگر، توضیح تطبیق سهم، برنامه های جلیقه، و چگونه کارکنان می توانند ثبت نام.

منبع: بخش از وب سایت کار ارائه می دهد یک و ترک مرور انطباق که می تواند به صاحبان کسب و کار کوچک کمک کند تا تعهدات خود را درک کنند.

۴- رفتار کاری

این بخش استانداردهای حرفه ای و کد رفتاری را که از تیم خود انتظار دارید تعریف می کند و از سوء تفاهم ها جلوگیری می کند و مبنایی برای اقدام اصلاحی در صورت لزوم فراهم می کند.

  • کد رفتار - تمامیت کلی، رفتار اخلاقی، احترام به دیگران، محرمانه بودن و تعارض منافع، شامل نمونه هایی از رفتار غیر قابل قبول (به عنوان مثال، سرقت، عدم صداقت، سوء استفاده از مواد).
  • - مشخصات لازم را درtire (کسب و کار، لباس، لباس، دنده ایمنی) را مشخص کنید.همچنین به تمیز کردن، خالکوبی، سوراخ و بهداشت شخصی توجه کنید که اجازه انعطاف پذیری برای کارگران از راه دور را می دهد.
  • استفاده از مالکیت شرکت - تعریف استفاده شخصی قابل قبول از رایانه ها، تلفن ها، پرینترها، وسایل نقلیه و ابزار.
  • سیاست رسانه های اجتماعی - ارائه دستورالعمل برای کارکنان که در مورد شرکت آنلاین پست می کنند، تشویق کمک های مثبت، اما به آنها یادآوری کنید برای جلوگیری از به اشتراک گذاری اطلاعات محرمانه، ایجاد نظرات متفاوت، و یا به غلط انداختن شرکت، این سیاست همچنین در حساب های شخصی که شرکت اشاره می کند، اعمال می شود.

Tip: هیئت مدیره روابط کار ملی (NLRB) دارای حکم هایی است که از فعالیت های کارکنان هماهنگ در رسانه های اجتماعی محافظت می کند.

امنیت و امنیت

ایمنی شغلی یک الزام قانونی در زیر OSHA (امنیت و بهداشت) است، حتی کسب و کارهای کوچک باید یک محل کار را از خطرات شناخته شده ارائه دهند.این بخش تعهد شما به رفاه کارکنان را نشان می دهد.

  • روش های ایمنی محل کار - توصیف قوانین ایمنی عمومی، استفاده از تجهیزات محافظ شخصی (PPE)، ارتباط خطر (به عنوان مثال ایمنی شیمیایی)، و آموزش پیشگیری از آسیب شامل روش های گزارش شرایط ناامن بدون تلافی.
  • اِمرگِرِ اِریکِ اِعمالِ آتش – مسیرهای تخلیهِ روشن، نقاط ملاقات و رویه های آتش سوزی، بلایای طبیعی یا تهدیدهای فعالِ ذکر شده توسط آتش، و مسئول اطمینان از اینکه همه به آن توجه می کنند.
  • گزارش حوادث - ارائه یک فرایند روشن برای گزارش آسیب های محل کار، نزدیک به حد از دست رفته، یا نقض امنیتی شامل اطلاعات تماس برای افسر ایمنی مشخص شده یا HR کارکنان ذهن که گزارش فوری برای ایمنی و جبران خسارت کارکنان حیاتی است.

منابع خارجی: وب سایت OSHA دارای صفحه کسب و کار کوچک با کمک انطباق رایگان، از جمله برنامه های ایمنی نمونه است.

توسعه کارکنان

سرمایه گذاری در رشد تیم شما باعث افزایش حفظ و ایجاد نیروی کار ماهر می شود، حتی بودجه های کوچک می توانند از توسعه معنی دار حمایت کنند.این بخش نشان می دهد که شما به آینده کارکنان اهمیت می دهید.

  • برنامه های نظارت بر - فهرست نیاز آموزش (به عنوان مثال، پیشگیری از آزار و اذیت، ایمنی، مهارت های شغلی خاص) و فرصت های توسعه حرفه ای اختیاری توضیح دهید که چگونه کارکنان می توانند آموزش و یا بازپرداخت شهریه درخواست دهند.
  • - تعریف چرخه بررسی (به عنوان مثال، سالانه، فصلی)، معیارهای مورد استفاده (گوست ها، توانایی های هسته ای)، و چگونه بازخورد تحویل داده می شود که بررسی عملکرد برای اطلاع رسانی، ارتقاء و برنامه های توسعه استفاده می شود.
  • سیاست ارتقاء - توصیف کنید که چگونه بازهای شغلی داخلی ارسال می شوند، فرایند انتخاب و معیارهای پیشرفت.

بهترین روش: کسب و کارهای کوچک می توانند برنامه های توسعه غیررسمی را پیاده سازی کنند - یک سند ساده که نقاط قوت، رشد و مهارت های مورد نظر کارمند را برجسته می کند.

7- ثبت نام و Resignation

هیچ کس دوست ندارد درباره پایان فکر کند، اما داشتن یک سیاست جدایی واضح از هر دو طرف محافظت می کند و خطر قانونی را کاهش می دهد.این بخش باید ساده و محترم باشد.

  • فرایند ثبت نام - دوره اطلاع مورد نیاز (معمولا دو هفته)، چگونه برای ارسال یک استعفا (نوشتن به مدیر /HR)، و انتظارات برای رسیدگی به انتقال.
  • روش های کوتاه مدت - توضیح زمینه های خاتمه (به عنوان مثال، سوء رفتار، عملکرد ضعیف، کاهش) فرایند جدایی غیر ارادی، از جمله زمان پرداخت نهایی تحت قانون ایالتی و بازگشت اموال شرکت. همیشه مسائل عملکرد و هشدار قبل از اصطلاح
  • [FLT 1] مصاحبه های مقدماتی [FLT 1] - توضیح دهید که چرا مصاحبه های خروج (برای جمع آوری بازخورد، بهبود حفظ) و چگونه اطلاعات مورد استفاده قرار می گیرد صداقت را تشویق کنید، اما توجه داشته باشید که مشارکت داوطلبانه است.

هشدار نامه: [ بسیاری از ایالت ها "در مورد خاتمه" قوانین که نیاز به پرداخت فوری از تمام دستمزد بدهکار است. بخش از کار (FLT:2) صفحه حقوق دولتی [FLT3) می تواند به شما کمک کند تا نیازهای پرداخت نهایی را درک کنید.

گسترش جدول محتوا برای کسب و کار کوچک شما

بخش های اضافی برای در نظر گرفتن

بسته به صنعت و نیروی کار شما، ممکن است بخواهید بخش های زیر را به میز محتوای دفتر دستی کارکنان خود اضافه کنید:

  • سیاست کار از راه دور - با ظهور تیم های ترکیبی و از راه دور، شامل انتظارات در اطراف تنظیمات اداری خانه، امنیت داده، ساعات کار و در دسترس بودن.
  • سیاست عدم رعایت - قانون مرخصی خانوادگی و پزشکی (FMLA) را پوشش دهید اگر 50 یا بیشتر کارمند دارید و همچنین هر گونه مرخصی بیمار یا برنامه مرخصی خانوادگی دولتی را نیز درخواست کرده باشید.
  • فناوری و امنیت داده - استفاده قابل قبول از ایمیل، اینترنت، نرم افزار شرکت و مدیریت داده های حساس شامل سیاست و قوانین رمز عبور برای استفاده از دستگاه های شخصی (BYOD) است.
  • [FLT: 1 ] سیاست های دارویی و دارویی [FLT 1 ] - تعریف صفر تحمل کننده یا سیاست های تست، از جمله عواقب نقض سیاست.
  • قطعنامه و روش گریزی - ارائه یک فرایند گام به گام برای کارکنان برای افزایش نگرانی ها یا اختلافات.

چگونه TOC را برای یک کسب و کار کوچک به کار بگیریم

کسب و کارهای کوچک اغلب با محدودیت های منحصر به فرد مواجه می شوند: کارکنان منابع انسانی کمتر، بودجه های تنگ تر و فرهنگ شخصی تر، هنگام ساخت میز محتوای شما، این نکات را در نظر بگیرید:

  • آن را مختصر اما جامع نگه دارید؛ [FLT 1] اجتناب از نفخ TOC با زیربخش های غیر ضروری تمرکز بر سیاست هایی که به طور مستقیم بر کارکنان و تعهدات قانونی شما تأثیر می گذارد.
  • استفاده از زبان ساده: کارکنان شما یک کتاب دستی را که مانند یک مکالمه می خواند، قدردانی می کنند، نه یک قرارداد قانونی، از TOC برای سازماندهی محتوا به طور منطقی استفاده کنید تا خوانندگان بتوانند به آنچه که نیاز دارند، بپرند.
  • به طور منظم به روز رسانی: تغییر قوانین و کسب و کار شما تکامل می یابد یک بررسی سالانه از کتاب دست خود را، و مطمئن شوید که TOC منعکس کننده هر بخش جدید و یا سازمان های تجدید نظر.
  • بازخورد دریافت کنید از چند کارمند معتبر بخواهید قبل از نهایی شدن، TOC را بررسی کنند.

طراحی جدول محتوا برای وضوح و دسترسی

جدولی از محتوا بیش از یک لیست از فصل ها است، باید طراحی شود تا به خوانندگان کمک کند تا سریع پاسخ ها را پیدا کنند.در اینجا برخی از راهنمایی های طراحی عملی برای TOC شما وجود دارد:

  • بخش ها و زیربخش ها: با استفاده از اعداد مانند "4. محل کار - 4.1 کد رفتار، 4.2 کد لباس" یک سلسله مراتب روشن ایجاد می کند.
  • شماره صفحه یا لینک های زیر را وارد کنید: برای کتاب های دست چاپ، اضافه کردن شماره صفحه برای PDF های دیجیتال یا یک صفحه اینترانت، هر ورودی را به طور مستقیم به بخش مربوطه پیوند دهید.این یک زمان بزرگ برای کارکنان است.
  • عنوان های توصیفی را در نظر بگیرید؛ [FLT 1] به جای "Mother"، از "Complaint method" یا "به روز رسانی های بالینی" استفاده کنید.
  • یک طرح بصری متمایز را در نظر بگیرید: از سرفصل های جسورانه، بی تحرکی یا حتی یک طرح دو ستون برای صفحه TOC استفاده کنید، اما از طراحی بیش از حد اجتناب کنید - گواهی بر فلش.

سوالات متداول در مورد راهنمای کارکنان برای کسب و کارهای کوچک

آیا واقعاً به یک میز محتوا نیاز دارم اگر کتابچه دستی من فقط چند صفحه باشد؟

بله، حتی یک کتاب دستی ۱۰ صفحه ای از TOC، انتظارات را برای محتوا تعیین می کند و به کارمند اجازه می دهد تا یک سیاست خاص (به عنوان مثال، PTO) را بدون اینکه از طریق هر صفحه حرکت کند، پیدا کند.

آیا می توانم از یک Google Doc با یک طرح TOC استفاده کنم؟

به طور قطع، بسیاری از کسب و کارهای کوچک با یک سند Google Doc یا Microsoft Word شروع می شوند.از سبک های عنوان داخلی برای تولید یک جدول خودکار از محتوا استفاده کنید.فقط مطمئن شوید که TOC را به روز کنید اگر بخش های اضافه یا حذف کنید.

چند وقت است که کتابچه راهنمای کارکنانم را به روز کنم؟

حداقل یک بار در سال یا هر زمان که یک سیاست جدید اضافه می کنید یا یک فرایند قابل توجه را تغییر می دهید، اگر کتاب دستی را به روز کنید، همیشه دو بار چک کنید که TOC هنوز با محتوای آن مطابقت دارد.یک TOC ناسازگار می تواند باعث سردرگمی و حتی افزایش شک و تردید قانونی در مورد اینکه آخرین نسخه به درستی منتشر شده است.

نتیجه گیری: A Solid TOC بنیاد را بیان می کند

میز محتوای کارکنان شما نقشه راه برای سیاست ها و فرهنگ شرکت شما است.با سازماندهی آن به طرز فکر، شما کارکنان را قادر می سازید تا اطلاعات را به سرعت پیدا کنند، بار تیم کوچک خود را کاهش دهند و تعهد خود را به شفافیت و حرفه ای بودن نشان دهند.از ابتدا با نمونه به سمت TOC شروع کنید، سپس آن را سفارشی کنید تا منعکس کننده ارزش ها، الزامات صنعت و تعهدات قانونی باشد.

] خواندن کتابچه راهنمای خود را بسازید؟ ] ] مدیریت کسب و کار کوچک [ قالب های آزاد و راهنمای انطباق برای کارفرمایان ارائه می دهد.در نظر بگیرید خرید یک قالب کتاب دستی از یک سرویس معتبر HR مانند SHRM یا استفاده از نرم افزار که خودکار سازی ایجاد سیاست طراحی شده به حالت شما.