Table of Contents

درک چشم انداز حقوقی برای پرداخت بیش از حد در طول ترک کارکنان

مدیریت مرخصی کارکنان و پرداخت بیش از حد یکی از مناطق ظریف تر از انطباق نیروی کار است. کارفرمایان باید نیازهای عملیاتی را با یک وب پیچیده از مقررات فدرال و ایالتی که دیکته می کند که در صورت پرداخت بیش از حد باید پرداخت شود - به ویژه هنگامی که کارکنان پرداخت یا مرخصی بدون پرداخت در طول یک هفته کار.

تقاطع مرخصی و زمان با تصورات غلط همراه است.بسیاری از کارفرمایان فرض می کنند که پرداخت یک کارمند برای یک روز به طور خودکار آن ساعت ها را به آستانه بیش از حد در نظر می گیرد، در حالی که دیگران به اشتباه معتقدند که هر کار انجام شده در طول ترک کار داوطلبانه و قابل قبول است، هر دو فرضیه تحت قانون Fair استاندارد کار و سپس باید قوانین خاص دولت را درک کنند.

چارچوب حقوقی: Overning Overtime و Leave

پایه و اساس مقررات بیش از حد در ایالات متحده قانون استانداردهای کار هوایی (FLSA)، که کارفرمایان را ملزم به پرداخت کارکنان غیر خالی یک و نیم بار نرخ منظم خود را برای همه ساعت کار می کند بیش از 40 در یک کار تک هفته، با این حال، FLSA کارفرمایان نیاز به پرداخت ساعت برای ترک تعطیلات - به عنوان بخشی از زمان تعیین می کند، به عنوان یک کارمند برای همه چیز کار می کند: "در هر زمان برای هر زمان برای حساب کمتر از حد 40 در یک هفته کار می کند.

چگونه FLSA تعریف "Hours کار"

در زمان FLSA، "کار" شامل تمام زمانی است که کارمند رنج می برد یا مجاز به کار است.زمان صرف شده برای مرخصی پرداخت شده است، حتی اگر کارمند در واقع کار نکند، به طور کلی ساعت ها کار نمی کند، به عنوان مثال، اگر کارمند دو روز مرخصی پرداخت شده را بگیرد و سه روز برای حدود 32 ساعت کار کند، کارفرما ملزم به پرداخت بیش از 40 ساعت کار واقعی نیست، اما اگر کارمند بتواند در طول 30 روز کار کند، هر روز کاری را انجام دهد، و همچنین باید در طول 30 روز کاری را انجام دهد.

تعریف "شکسته یا مجاز به کار" عمدا گسترده است. دیوان عالی ایالات متحده نگه داشته است که حتی کار کارفرما به طور خاص درخواست نمی کند، اما اجازه دارد به ادامه باید شمارش شود، این اصل به صورت مربعی برای ترک دوره ها اعمال می شود: اگر یک کارمند چک ایمیل یا تماس کاری را در تعطیلات یا مرخصی بیمار بگیرد، آن دقیقه ها کار می کنند و باید ثبت شوند که این موارد را نادیده بگیرند و یا نقض می کنند.

نقش قوانین ایالتی و محلی

قوانین دولتی می توانند به طور قابل توجهی الزامات پایه FLSA را اصلاح یا تکمیل کنند.برخی از ایالت ها مانند کالیفرنیا، آستانه های روزانه روزانه (به عنوان مثال، بیش از 8 ساعت در روز) و تعاریف سخاوتمندانه تر از "ساعت های بیمار" را دارند و دیگر ایالت ها نیاز به مرخصی بیمار یا مرخصی خانوادگی دارند که ممکن است با قوانین بیش از حد ارتباط داشته باشد، به عنوان مثال کالیفرنیا (Faid) کار می کند؛ تنها نیاز به کارکنان بیمار دارد.

از سوی دیگر، نیویورک حداقل سفارش های دستمزد و برنامه مرخصی دولتی را دارد که ممکن است بر نحوه ثبت نام برای اهداف بیش از حد تاثیر بگذارد. کارفرمایان باید نه تنها قانون فدرال را بررسی کنند بلکه قوانینی را در هر حوزه قضایی که کارکنان بخش شروع خوبی دارند، ارائه دهند (FLT:0U. وزارت کار ایالات متحده آمریکا) [F] نظر خاص از اداره امور خارجه کالیفرنیا (1:1) و نامه های اداره امور خارجه.

قانون مرخصی خانوادگی و پزشکی (FMLA) و Overtime

FMLA اجازه می دهد تا کارکنان واجد شرایط تا 12 هفته مرخصی بدون دستمزد، کار محافظت شده در هر سال برای خانواده مشخص و دلایل پزشکی.در طول ترک FMLA، کارکنان به طور کلی کار نمی کنند، بنابراین هیچ وقت بیش از حد به دلیل عوارض ناشی از آن نیست؛ با این حال، عوارض ناشی از زمانی است که یک کارمند به طور متناوب FMLA ترک می کند یا کار می کند در حالی که در موارد کاهش یافته است، FMLA باید تنها به طور کامل کار کند.

ترک Intermittent در زیر FMLA یک منطقه به ویژه پیچیده است.فرض کنید که یک کارمند برای مرخصی متناوب برای یک وضعیت مزمن تایید شده و دو ساعت در روز جمعه برای قرار ملاقات های پزشکی وقت می گیرد اگر در آن هفته کارمند 38 ساعت کار می کند و دو ساعت مرخصی را ترک کند، هیچ وقت بیش از حد به این دلیل نیست، اما اگر کارمند 39 ساعت کار کند، هنوز هم باید به مدت زمان واقعی کار کنند و اگر آنها به طور جداگانه از حد مجاز باشد، از ساعت 41 ساعت کار کنند، کار کنند، به طور جداگانه از زمان انجام دادن کار کردن 41 ساعت کار نیست.

پرداخت در مقابل مرخصی بدون پرداخت: تاثیر بر محاسبات بیش از حد

تمایز بین مرخصی پرداخت شده و بدون پرداخت برای انطباق بیش از حد حیاتی است، بسیاری از کارفرمایان به اشتباه فرض می کنند که پرداخت یک کارمند برای یک روز به این معنی است که آن ساعت ها به حساب تمام وقت می رسد.در تقریبا تمام موارد، آنها انجام نمی دهند - مگر اینکه کارمند در واقع در آن زمان کار می کند.

مرخصی پرداخت شده (Vacation، بیمار، شخصی، تعطیلات)

هنگامی که یک کارمند مرخصی پرداخت می کند و کار نمی کند، این ساعت ها به عنوان “ساعت کار” برای اهداف بیش از حد FLSA به حساب نمی آیند.

  • کارمند 32 ساعت کار می کند و 8 ساعت مرخصی پرداخت می کند: کل پرداخت 40 ساعت است، اما تنها 32 ساعت کار می کند، بنابراین هیچ وقت.
  • کارمند 44 ساعت کار می کند و همچنین 8 ساعت مرخصی بیمار را می گیرد: کارمند 44 ساعت کار می کند، بنابراین زمان بیش از حد در 4 ساعت بیش از 40 است. مرخصی بیمار پرداخت شده، تعهد بیش از حد را کاهش نمی دهد.

کارفرمایان باید مراقب سیاست های PTO باشند که مرخصی با زمان کار واقعی را در همان روز ترکیب می کنند.اگر کارمند 5 ساعت کار کند و سپس 3 ساعت مرخصی پرداخت شده را به کار می برد، تنها 5 ساعت به عنوان کار می کند، اما اگر کارمند 9 ساعت کار کند و سپس 1 ساعت مرخصی پرداخت شود، هنوز 9 ساعت کار کرده اند و اگر کار هفتگی شامل روزهای دیگر باشد، ممکن است بیش از 40 ساعت در روز باشد، حتی اگر کمتر از 9 ساعت در روز باشد.

مرخصی بدون پرداخت (FMLA، مرخصی شخصی بدون پرداخت)

در طول مرخصی بدون دستمزد، کارمند کار نمی کند و برای آن زمان دستمزد دریافت نمی کند، بنابراین هیچ وقت برای مرخصی خود مدت زمان نمی شود، با این حال، اگر کارمند هر گونه کار را انجام دهد - حتی چک کردن ایمیل یا گرفتن تماس تلفنی - در حالی که در مرخصی بدون پرداخت، آن دقیقه یا ساعت باید ثبت شود و ممکن است مسئولیت بیش از حد زمانی ایجاد کند اگر آنها را فشار در کل 40 انجام دهد، هیچ گونه استثنا برای کارکنان غیر قانونی و یا اخراج شده است، به خصوص اخراج کارکنان به خصوص اخراج نشده است.

هفته های کاری ثابت و Fluctuating Workweeks

برخی از کارفرمایان از یک برنامه کاری ثابت استفاده می کنند که انتظار می رود کارکنان برای کار کردن تعدادی ساعت تعیین شده کار کنند و مرخصی از بانک PTO کسر می شود: محاسبات زمان به دقت انجام می شود: تنها ساعت های واقعی کار می کنند، با این حال، کارفرمایان با استفاده از روش “ترکیب کار هفته ای” (که تحت FLSA مجاز است) برای پرداخت بیش از حد در شرایط خاص باید به دقت مقررات پرداخت پرداخت مالیات بر روی نرخ پرداخت ثابت کار کنند.

الزامات ثبت و بهترین روش های مستند سازی

ثبت دقیق بستر رعایت بیش از حد زمان است. FLSA کارفرمایان را ملزم می کند تا سوابق ساعت های کار روزانه و هر هفته کار را حفظ کنند و همچنین مبنایی که دستمزد پرداخت می شود، هنگام ترک کار، مستندات اضافی عاقلانه است.

  • زمان کار واقعی به طور جداگانه از زمان مرخصی پرداخت شده است.[۱۰] از یک سیستم زمان بندی استفاده کنید که بین ساعات کاری و ساعات کاری متمایز می شود. بسیاری از سیستم های مدرن به کارکنان اجازه می دهند تا برای فعالیت های مختلف، از جمله انواع مختلف ترک، ساعت و خارج شوند.
  • نوع ترک را تنظیم کنید.[۱۰] این که آیا FMLA، PTO، مرخصی بیمار یا مرخصی شخصی بدون پرداخت، کارت زمانی را به طور دقیق در طول حسابرسی ها کمک می کند و نشان می دهد که قصد کارفرما برای انطباق است.
  • تمام درخواست ها و تاییدهای ترک را محدود کنید.[۱۰] این سوابق از طبقه بندی ساعت ها حمایت می کنند و می توانند در برابر ادعاهایی که کارفرما در طول مرخصی کار شبانه را تشویق کرد، محافظت کنند.
  • کارکنان را به ثبت تمام وقت کار [فارس ۱] حتی یک تماس پنج دقیقه ای در طول روز ترک باید ثبت شود اگر کارمند انتظار می رود برای آن جبران شود، ایجاد یک فرهنگ که در آن هیچ کار بدون ضبط می شود.
  • ثبت نام های اصلی برای حداقل سه سال.[۱۰] FLSA نیاز به حفظ برای سه سال، اما قوانین ایالتی ممکن است نیاز به طولانی تر.

[FLT 1] بر این نکته تأکید می کند که کارفرمایان بار اثبات صحیح پرداخت می کنند. ثبت نام های معتبر می تواند منجر به عدم رضایت در اختلافات دستمزد شود.در برخی موارد، اگر یک کارفرما نتواند سوابق دقیق را حفظ کند، دادگاه ها ممکن است برآورد معقول ساعت کار کارمند را بپذیرند که می تواند هزینه کند.

ریسک های قانونی و طبقه بندی نادرست

حتی کارفرمایان با توجه به خوبی می توانند هنگام برخورد با زمان بیش از حد به نقض برسند و در زیر باقی بمانند، اغلب اشتباهات هستند.

طبقه بندی نامناسب در مقابل کارمندان غیر خالی

کارکنان خالی (به عنوان مثال، اجرایی، حرفه ای) حق ندارند که به صورت بیش از حد تحت FLSA پرداخت کنند، با این حال، برخی از کارفرمایان به اشتباه کارکنان را به عنوان معافیت طبقه بندی می کنند، سپس زمانی که کارکنان در هنگام ترک کار می کنند، پرداخت نمی کنند: یک کارمند مالیات بر اساس شرایط معافیت منظم: یک کارمند که به عنوان معافیت طبقه بندی شده است، یک هفته مرخصی پرداخت می گیرد، اما همچنین برخی از کار دور انجام می دهد.

پرداخت هزینه به عنوان ساعت کار

برخی از کارفرمایان به اشتباه ساعات کاری واقعی را به منظور محاسبه بیش از حد اضافه می کنند، اعتقاد دارند که باید به موقع پرداخت کنند، در حالی که این سخاوتمندانه است، اما به طور قانونی نادرست است مگر اینکه سیاست شرکت یا توافق چانه زنی جمعی مستلزم آن باشد، بنابراین نمی تواند هزینه های کار را به طور غیر ضروری افزایش دهد.

ترک و پیچیدگی های بیش از حد

مرخصی بین المللی FMLA - جایی که یک کارمند در بلوک های جداگانه از زمان برای یک دلیل واجد شرایط قرار می گیرد - چالش های ویژه ای را دنبال می کند - کارفرما باید ساعت های واقعی کار در هر هفته را پیگیری کند، اگر کارمند 30 ساعت کار کند و 10 ساعت مرخصی متناوب را بگیرد، هیچ وقت بیش از حد به دلیل آن نیست، اما اگر کارمند 45 ساعت کار می کند و همچنین به طور متناوب ترک می کند، بیش از 5 ساعت کار در طول 40 ساعت است که تلاش برای برخی از حد از حد از حد از حد در طول هفته است.

عوارض بعدی زمانی رخ می دهد که مرخصی متناوب به دلایلی است که تحت قوانین مرخصی خانوادگی دولتی قرار می گیرد.در ایالت هایی مانند نیویورک، واشنگتن یا ماساچوست، کارکنان ممکن است مزایای پرداخت شده را در هنگام ترک دریافت کنند، اما این پرداخت ها معمولا برای ساعت ها کار نمی کنند. کارفرما هنوز باید ساعت های کاری واقعی کارمند را به دقت پیگیری کند تا مشخص کند که آیا بیش از حد بدهکار است.

عدم پرداخت هزینه بر روی کار در طول مرخصی مجاز

حتی با تایید کارفرما، اگر کارمند در طول مرخصی کار کند، باید جبران شود.اگر کارمند 30 ساعت در دفتر کار کار کند و سپس 12 ساعت کار را از خانه انجام دهد، در حالی که در مرخصی بیمار پرداخت شده است، کارفرما باید بیش از حد برای 2 ساعت بیش از 40 ساعت پرداخت کند (و احتمالاً در شرایط منظم یا بیش از حد، بسته به سیاست) برخی کارفرمایان به اشتباه معتقدند که کارکنان به طور معمول کار محدود می کنند و تقریباً برای این سازمان کار غیر قانونی است.

زمان تماس در هنگام ترک

منطقه دیگر وابسته به زمان تماس است اگر کارمند در حال ترک است اما لازم است که در تماس و آماده برای کار باقی بماند، زمان ممکن است بسته به محدودیت ها به عنوان ساعت کار می کند. DOL از تجزیه و تحلیل "پیش از تماس" استفاده می کند: اگر کارمند به شدت محدود است (به عنوان مثال، نمی تواند خانه را ترک کند، باید بلافاصله پاسخ دهد) در حالی که کارفرمایان باید به طور همزمان از طریق استفاده از این وضعیت تماس خودداری کنند.

بهترین روش ها برای انطباق با Overtime و Leave Laws

برای کاهش ریسک دادرسی و ترویج رفتار منصفانه، کارفرمایان باید اقدامات زیر را اتخاذ کنند.

ایجاد یک سیاست روشن و کتبی

سیاست ها باید به صراحت بیان کنند که چگونه زمان بر است زمانی که کارمند پرداخت می کند یا بدون پرداخت هزینه مرخصی می گیرد، شامل مثال ها و تعاریف می شود، به عنوان مثال، "در زمان برای تمام ساعات کار در واقع در بیش از 40 در یک هفته کار می کند، ساعات مرخصی پرداخت شده به سمت آستانه 40 ساعته محاسبه نمی شود مگر اینکه کارمند در طول دوره ترک کار کار غیر مجاز کار کند."

مدیران قطار و کارکنان HR

مدیران باید درک کنند که نمی توانند از کارکنان بخواهند که در هنگام ترک ساعت کار کنند یا اجازه دهند تا ساعت را از کار خارج کنند، باید بدانند که چگونه هر کار تصادفی را ثبت کنند و چه زمانی به جلسات منظم آموزش HR – حداقل به طور سالانه – به تقویت انطباق سناریو های نقش آفرینی کمک کنند، مانند کارمند در مرخصی بیمار که تماس می گیرد ایمیل را چک کند، برای اطمینان از پاسخ صحیح مدیران.

استفاده از سیستم های یکپارچه Timeerva

زمان مدرن و نرم افزار حضور می تواند به طور خودکار بین ساعت های کاری و ساعات کاری تمایز قائل شود، پتانسیل پرچم در زمان ورود به خانه در طول یک روز مرخصی، و گزارش هایی برای حسابرسی تولید کند. اطمینان حاصل کنید که سیستم می تواند چندین نوع ترک و قوانین خاص دولتی را اداره کند. برخی سیستم ها اجازه ورود به زمان "mobile" را می دهند تا کارکنان بتوانند زمان کار را حتی زمانی که در زمان کار از راه دور کار می کنند.

انجام حسابرسی های منظم

ممیزی های دو ساله یا غیر قانونی برای کارکنانی که در طول هفته کاری ترک کردند می توانند خطاهایی را در اوایل تشخیص دهند.اگر اختلاف ها را پیدا کردید، آنها را تصحیح کنید و دستمزدها را به سرعت تنظیم کنید تا از آسیب های احتمالی جلوگیری شود. حسابرسی ها همچنین باید طبقه بندی های معافیت را بررسی کنند، به ویژه پس از ارتقاء یا تغییرات شغلی.

مشاوره حقوقی

از آنجا که قوانین ایالتی و محلی به طور گسترده ای متفاوت است و به دلیل تعامل بین قوانین مختلف ترک (FMLA، ADA، مرخصی خانوادگی دولتی، جبران خسارت کارکنان) می تواند پیچیده باشد - عاقلانه است که یک وکیل استخدام سیاست ها و شیوه های خود را بررسی کند، این به ویژه هنگامی مهم است که اجرای برنامه های ترک جدید یا گسترش به دولت های جدید مشاوره حقوقی می تواند به پیش نویس سیاست هایی که مطابق با سخت ترین قوانین و کاهش خطر است کمک کند.

توسعه های اخیر و هدایت DOL

وزارت کار به طور منظم در مورد حروف نظر و تغییرات قانون که بر زمان و مرخصی تأثیر می گذارد، به عنوان مثال، قانون نهایی DOL در "نرخ معمولی" روشن است که مزایای خاصی (مانند مرخصی پرداخت شده) نیازی به ذکر در محاسبه منظم نرخ برای کارفرمایان ندارند تا به روز رسانی ها را نظارت کنند تا شیوه های خود را با تفاسیر فعلی هماهنگ کنند.

تاثیر کار از راه دور

با ظهور کار از راه دور و هیبریدی، کارکنان بیشتر احتمال دارد که در طول آنچه که به طور معمول مرخصی زمان را ترک می کند، کار کنند، بازدید از جلسات مجازی، یا پایان گزارش از خانه در حالی که در مرخصی بیمار یا تعطیلات می تواند مسئولیت بیش از حد را ایجاد کند، کارفرمایان باید به وضوح انتظارات را بیان کنند: اگر کارمند در مرخصی است، آنها نباید کار کنند، و اگر آنها باید کار کنند، باید زمان را ثبت کنند و اجرای کار را انجام دهند (از جمله اگر کارکنان ایمیل قابل اجرا شود).

نتیجه گیری

پرداخت بیش از حد در زمان مرخصی کارکنان نیاز به درک کامل از FLSA، قوانین ایالتی و تفاوت های انواع مختلف ترک باقی می ماند: تنها ساعت های واقعی کار می کنند به سمت آستانه های زمانی، ساعات مرخصی پرداخت شده در ساعات کار نیست؛ ساعات بدون پرداخت نیز ساعت کار می کنند - مگر اینکه کارمند در طول سوابق دقیق کار کند، ایجاد سیاست های دقیق و مطمئن بودن کارکنان، زمانی که نمی توانند به روز رسانی های قانونی خود اعتماد کنند، و اطمینان کارکنان فعلی را کاهش دهند، و اطمینان کارکنان را در هنگام انجام دهند، نه تنها در زمان دقیق.