ملاحظات حقوقی برای توافقنامه های برون سپاری

موافقت نامه های برون سپاری بسیاری از عملیات کسب و کار مدرن را شامل می شود، به سازمان ها اجازه می دهد تا به مهارت های تخصصی دسترسی پیدا کنند، هزینه ها را کاهش دهند و بر اهداف اولیه خود تمرکز کنند، اینکه آیا یک شرکت خدمات فناوری اطلاعات، حمایت مشتری، تولید و یا منابع انسانی را برون سپاری می کند، چارچوب قانونی که بر اساس آن سازمان ها باید به دقت طراحی شود.یک قرارداد منابع ضعیف می تواند منجر به انتظارات نامشخص، قرار گرفتن داده ها، درگیری های مالکیت فکری، و تنظیم مقررات دقیق و پاسخ دادن هر یک مقاله های قانونی شود.

عناصر اصلی یک توافقنامه برون سپاری

یک توافق برون سپاری بیش از یک بیانیه ساده از کار است - یک سند حقوقی جامع است که کل روابط تجاری را تعریف می کند.در حداقل، قرارداد باید به وضوح دامنه خدمات، معیارهای عملکردی، موافقت نامه های سطح خدمات (SLAs)، ساختارهای پرداخت، مدت زمان قرارداد و شرایط خاتمه را مشخص کند، با این حال عمق قانونی که نیاز به فراتر از جزئیات عملیاتی دارد، هر کدام باید دقت لازم برای محافظت از دارایی های ارزشمند، و اطمینان از دارایی های خود را داشته باشند.

محدوده خدمات و معیارهای عملکردی

دامنه خدمات قلب هر توافق برون سپاری است.باید با جزئیات آنچه که فروشنده ارائه می دهد، از جمله وظایف خاص، ارائه دهندگان، جدول زمانی و استانداردهای کیفیت، زبان Vague مانند "ارائه پشتیبانی IT" دعوت به اختلافات، و یا مجازات دقیق: "ارائه 24/7 کمک به پشتیبانی از میز برای برنامه های نرم افزار X، Y، Z و Z، با حداکثر پاسخ به زمان برای این موارد، باید به عنوان معیارهای کلیدی مرتبط با نرخ های عملکرد، به عنوان معیارهای دقیق است.

ساختار پرداخت و شرایط مالی

شرایط پرداخت باید با ارزش تحویل شده و خطر حاصل از هر حزب مطابقت داشته باشد.ساختارهای مشترک شامل هزینه های ثابت، هزینه های زمان و مواد، هزینه اضافی، یا پرداخت های مبتنی بر عملکرد است که توافق نامه باید چرخه های صورتحساب، در صورت دادن روش های پرداخت دیر، و هر گونه بازپرداخت هزینه های مجاز، شامل یک ماده مشتری مطلوب که مشتری را تضمین می کند قیمت گذاری در هر زمان مناسب یا تنظیم قرارداد قیمت.

شرایط دوره و دوره

مدت زمان قرارداد باید با نیاز به کسب و کار مطابقت داشته باشد، بسیاری از موافقت نامه های برون سپاری برای سه تا پنج سال اجرا می شود، با گزینه های تمدید.شرایط دوره باید هر دو خاتمه را برای علت (دسترسی، بی ثباتی، شکست مواد) و خاتمه دادن به راحتی (اجازه دادن به هر دو طرف برای خروج بدون اطلاع) پوشش فنی، یک جزء مهم انتقال یا خروج است: فروشنده باید متعهد به بازگشت تمام کپی ها، و حذف هزینه های جدید خدمات و بدون زمان ارائه دهنده خدمات پشتیبانی از آن، و بدون نیاز به این محدودیت های ارائه دهنده خدمات درمانی شود.

محرمانه بودن و امنیت داده ها

محافظت از اطلاعات کسب و کار حساس اغلب بالاترین اولویت در هر ترتیب برون سپاری است. [۱] توافق باید شامل مقررات محرمانه قوی باشد که اطلاعات محرمانه را تعریف می کند، چگونه ممکن است مورد استفاده قرار گیرد و مدت تعهد مقررات امنیتی داده ها باید استانداردهای رمزگذاری را مشخص کند، کنترل دسترسی، پروتکل های پاسخگویی حادثه و زمان اطلاع رسانی را نقض کند.

حقوق مالکیت معنوی

مالکیت معنوی (IP) یک نقطه مکرر از محتوا در روابط برون سپاری است.(توافق باید به صراحت به کسی که دارای هر IP از قبل موجود (IP) به پروژه آورده شده است، و همچنین هر IP جدید توسعه یافته در طول تعامل (پیش زمینه IP) اگر فروشنده منابع ایجاد نرم افزار سفارشی، طرح ها یا فرآیندهای ثبت اختراع، قرارداد باید به مشتری اجازه دهد تا بدون استفاده از حق استفاده از آن، کار کند.

زمینه در مقابل Foreground IP

جدا کردن بین IP پس زمینه و IP پیش زمینه ضروری است. پس زمینه IP شامل حق ثبت اختراعات، حق چاپ، اسرار تجاری و دانش است که هر حزب قبل از شروع توافق مالک است. Foreground IP در طول تعامل ایجاد شده است، قرارداد باید شامل یک لیست برنامه تمام زمینه های IP باشد که هر طرف برای IP استفاده می کند.

منابع باز

اگر فروشنده از اجزای منبع باز در ارائه دهندگان استفاده کند، توافق باید نیاز به افشای و انطباق با مجوز منبع باز مربوطه داشته باشد.برخی از مجوزهای منبع باز (مانند مجوز عمومی GNU) ممکن است نیاز به این داشته باشد که آثار مشتق شده تحت مجوز یکسان توزیع می شوند، به طور بالقوه برای ارسال کد اختصاصی مشتری، قرارداد باید فروشنده را از ترکیب کد منبع باز که می تواند تعهدات مشتری را بدون نیاز به تایید سفارش، ممنوع کند.

رعایت قوانین و مقررات

هر دو طرف باید موافقت کنند که با تمام قوانین و مقررات مربوطه مطابقت داشته باشند که اغلب فراتر از حریم خصوصی داده ها گسترش می یابد تا شامل قوانین کار، قوانین ضدبرتی (مانند قانون تمرین های کوروتوم خارجی)، مقررات زیست محیطی و استانداردهای خاص صنعت مانند HIPAA برای مراقبت های بهداشتی یا PCI DSS برای داده های کارت پرداخت، این توافق باید شامل یک بند نیاز به فروشنده برای حفظ گواهینامه های لازم برای تحویل مشتری باشد که به سرعت در تحویل خدمات داده می شود.

الزامات نظارتی صنعت-Specific Regulation

برون سپاری مشتری مسئولیت نظارتی را از بین نمی برد.در صنایع بسیار تنظیم شده مانند امور مالی، مراقبت های بهداشتی یا انرژی، توافق برون سپاری باید رژیم تنظیم کننده قابل اجرا را منعکس کند. [برای مثال، موسسات مالی اغلب با بررسی اضافی از بدن مانند [FBA] خدمات بهداشتی و مقررات خدمات مالی (IP3) باید به طور مشابه با توجه به سوابق حسابداری دولتی از تنظیم کننده های ارز [F:3] موافقت نامه های بانکی (CE3، اجازه می دهد تا پیش از پیش از پرداخت مالیات دهندگان خدمات حسابرسی قرارداد، و مقررات پرداخت مالیات بر اساس مقررات پرداخت مالیات بر اساس مقررات پرداخت مالیات دهندگان خدمات حسابرسی ایالات متحده، و مقررات پرداخت مالیات بر اساس مقررات پرداخت مالیات بر اساس مقررات پرداخت مالیات دهندگان خدمات حسابرسی دولتی (CE3)

سازگاری Cross-Border

برای سازمان هایی که در حوزه های قضایی مختلف فعالیت می کنند، قرارداد برون سپاری باید به انتقال داده های مرزی رسیدگی کند. حفاظت از اطلاعات - مانند SCCs، قوانین شرکت های بندینگ یا تصمیم قاطع - باید در محل عدم موفقیت قرار گیرد تا هر دو طرف را به جریمه های قابل توجه و آسیب های شهرتی افشا کند.این توافق همچنین باید مشخص کند که قوانین کشور و اختلافات حقوقی را چگونه حل می کند، به خصوص اگر یک سیستم حقوقی متفاوت باشد.

مسئولیت، پاداش و بیمه

قراردادهای برون سپاری باید مسئولیت یک مقدار قابل کنترل را به خود اختصاص دهند، به طور معمول به هزینه های پرداخت شده در طول یک دوره مشخص بستگی دارد، با این حال، خطرات خاصی مانند نقض محرمانه بودن، نقض IP یا غفلت شدید - باید از بندهای حق بیمه و حداقل بیمه حرفه ای، بیمه و حقوق کارگران بیمه را ممنوع کنند.

انواع بیمه برای نیاز

بیمه به عنوان یک ابزار انتقال ریسک حیاتی عمل می کند. فروشنده باید خطاهای و جبران بیمه (E&O) ، بیمه سایبری و بیمه مسئولیت عمومی را حفظ کند.این توافق باید به فروشنده نیاز داشته باشد تا مشتری را به عنوان بیمه اضافی و ارائه گواهی بیمه کار بر اساس درخواست.

Indemnification Range

بندهای عایق باید متقابل باشند اما ممکن است بسته به خطرات درگیر، سازگار باشد. فروشنده باید مشتری را برای ادعاهای ناشی از غفلت فروشنده، به طور معمول سوء رفتار، نقض قرارداد یا نقض قانون مربوطه، تشویق کند. مشتری باید ادعای فروشنده را برای یک شایعه از مواد ارائه شده مشتری، تایید کند که نقض حقوق شخص ثالث باید ادعای دیگری را در نقض حقوق شخص ثالث داشته باشد.

مدیریت ریسک و حل اختلافات

حتی قراردادهای بهترین سرقت شده نمی توانند تمام ریسک ها را از بین ببرند، یک بند حل اختلاف قوی می تواند زمان و هزینه را با نیاز به حل اختلاف جایگزین (ADR) روش های قبل از توسل به دادرسی، میانجیگری و داوری انتخاب های مشترک، و بند باید قوانین (مانند نقض AAA یا ICC)، صندلی داوری و زبان دادرسی.

نیروی ماتور و ثبات تجاری

بند نیروی ماجیور زمانی که رویدادهای پیش بینی نشده فراتر از کنترل احزاب رخ می دهد، مانند بلایای طبیعی، همه گیرها یا حملات سایبری، بند باید تعریف کند که چه چیزی به عنوان یک رویداد نیروی ماجیور واجد شرایط است، نیاز به اطلاع فوری دارد و پیامدهایی مانند تعلیق تعهدات یا خاتمه اگر این رویداد ادامه یابد، فروشنده همچنین باید یک طرح تجاری را حفظ کند که مشتری می تواند اهداف زمان و سیستم های پشتیبان گیری را تایید کند، باید سیستم های زمان را پوشش دهد.

حقوق حسابرسی و نظارت بر عملکرد

مشتری باید حق حسابرسی عملیات، سیستم ها و انطباق با توافق را حفظ کند.حقوق حسابرسی باید سوابق مالی برای تأیید صورتحساب، کنترل های امنیتی، شیوه های مدیریت داده ها و عملکرد SLA را پوشش دهد. این توافق باید فرکانس حسابرسی، دوره های اطلاع رسانی، دامنه و تخصیص هزینه را مشخص کند، در نظر گرفتن اجازه حسابرسی غیر رسمی یا فروشنده ثالث باید به طور کامل اسناد و سیستم های دسترسی پرسنل مربوطه را مشخص کند.

پیش نویس و مذاکره بهترین تمرین ها

مرحله پیش نویس لحن کل رابطه را تنظیم می کند. مشاوره حقوقی را با تجربه در برون سپاری و صنعت مربوطه از ابتدا تنظیم می کند.استفاده از زبان روشن، بدون ابهام و جلوگیری از بندهای دیگ بخار که ممکن است متناسب با مقررات کلیدی مذاکره کننده در ایمان خوب نباشد، به رسمیت شناختن اینکه یک توافق بیش از حد یک طرفه ممکن است منجر به همکاری یا مشکلات مالی فروشنده شود، از جمله نیاز به تنظیم کل قرارداد مبادله مشتری در حال تغییر، علاوه، شامل نرخ های رقابتی است.

پیش از ثبت نام

قبل از امضای، انجام کامل تلاش برای فروشنده: بررسی سلامت مالی، شهرت، دادرسی گذشته، گواهینامه های امنیتی (مانند ISO 27001، SOC 2)، و ارجاعات.برای تعامل طولانی مدت یا با ارزش بالا، در نظر گرفتن یک پیاده سازی فاز شده با نقاط عطف مربوط به پرداخت، بررسی گزارش های نمونه از حسابرسان مستقل، و صحبت با مشتریان فعلی و شناسایی با توجه به مذاکرات اولیه کمک می کند.

تغییر روش های کنترل

نیازهای کسب و کار تکامل می یابد و توافق برون سپاری باید بدون نیاز به یک مذاکره مجدد کامل قرارداد، یک روش کنترل تغییر باید مشخص کند که چگونه تغییرات در دامنه، قیمت گذاری، جدول زمانی یا ارائه دهندگان پیشنهاد شده، بررسی و تایید شده شامل مکانیسم هایی برای تنظیمات قیمت گذاری بر اساس تغییرات در دامنه، و محدودیت های تعیین شده در مورد اینکه چگونه تغییرات می تواند بدون اصلاحات رسمی جذب شود، این روش کاهش اصطکاک و حفظ روابط به عنوان طرف های بالغ.

ساختار حکومت

یک ساختار حاکمیت روشن برای مدیریت مداوم روابط برون سپاری ضروری است.توافق باید یک کمیته فرماندهی مشترک ایجاد کند، مسیرهای تشدید را تعریف کند و برنامه های جلسه را تنظیم کند. شامل مقررات برای بررسی عملکرد منظم، تشدید اختلاف و پروتکل های ارتباطی است.

حفاظت از داده ها و حریم خصوصی در برون سپاری

توافقنامه های برون سپاری مدرن به شدت تحت تأثیر قوانین حفاظت از داده ها قرار می گیرند که تعهدات سختگیرانه ای را بر کنترل کنندگان داده ها و پردازنده ها اعمال می کنند، هنگامی که یک مشتری (کنترل کننده) پردازش داده ها را به فروشنده (پردازش)، قرارداد باید الزامات نظارتی را برای مثال، تحت GDPR، تنظیم کند؛ توافق نامه باید موضوع و مدت پردازش، ماهیت و هدف پردازش، انواع داده های شخصی و داده های مناسب را برای بازگرداندن اطلاعات و یا پردازش اطلاعات لازم برای پاسخ دادن به همه موارد فنی و یا پردازش اطلاعات لازم را مشخص کند.

پردازش داده ها Addendum

برای هر گونه تعامل برون سپاری شامل اطلاعات شخصی، یک افزودنی پردازش داده جداگانه (DPA) باید به توافق اصلی متصل شود. DPA باید اقدامات امنیتی داده ها، ترتیبات زیر پردازنده، روش های اطلاع رسانی داده ها، کمک های حقوق موضوع داده ها و پس از مدت رسیدگی به داده ها را پوشش دهد. DPA همچنین باید انتقال داده های مرزی را بررسی کند، مشخص کردن مکانیسم های قانونی (مانند قوانین حفاظت از شرکت های اضافی و یا قوانین حفاظت از شرکت های اضافی) را حفظ کند.

مدیریت Subprocessor Management

بسیاری از فروشندگان از پیمانکاران برای ارائه خدمات استفاده می کنند.این توافق باید به فروشنده نیاز داشته باشد تا رضایت قبلی مشتری برای هر زیرمجموعه را به دست آورد و تعهدات قراردادی معادل را در زیر پردازنده ها اعمال کند. مشتری باید حق داشته باشد تا به زیر پردازنده ای اعتراض کند که اگر امنیت یا نگرانی های انطباق وجود داشته باشد، لیست فعلی زیرمجموعه های تایید شده را حفظ کند و فروشنده نیاز به اطلاع از تغییرات مشتری در پردازش کل داده ها دارد.

نتیجه گیری

ملاحظات حقوقی در توافقنامه های برون سپاری بسیار فراتر از طرح قرارداد ساده است، از محرمانه بودن و امنیت داده ها تا مالکیت IP، انطباق قانونی و حل اختلاف، هر بند باید به دقت برای محافظت از هر دو طرف در حالی که امکان رابطه تجاری برای رشد دقیق و با توجه به این مناطق به طور جامع، شرکت ها می توانند قرار گرفتن در معرض قانونی، جلوگیری از اختلافات پر هزینه و ایجاد یک پایه برای یک مشارکت موفق به عنوان یک توافق نامه مدیریت دقیق و تغییر به طور منظم.