نکات کلیدی حقوقی هنگام تهیه کتاب راهنمای کارکنان شما

نکات کلیدی حقوقی هنگام تهیه کتاب راهنمای کارکنان شما

یک کتابچه دستی کارمند بسیار بیشتر از مجموعه ای ساده از سیاست ها است؛ به عنوان سنگ بنای فرهنگ شرکت شما، راهنمای انتظارات کارمند و ابزار حیاتی برای کاهش ریسک قانونی عمل می کند.یک کتاب دستی با دقت پیش نویس شده از هر دو سازمان و نیروی کار خود را با اطمینان از همه حقوق، مسئولیت ها و قوانینی که بر محیط کار حاکم است، یک کتاب حقوقی و یا کتاب های ضعیف نوشته شده باید به روز رسانی اطلاعات قانونی شما، به عنوان دستورالعمل های قانونی و انطباق عمومی، به روز رسانی اطلاعات و مقررات قانونی، به خوبی از طریق پرونده های قانونی و مقررات قانونی و مقررات قانونی، به روز رسانی اطلاعات و مقررات قانونی، به روز رسانی اطلاعات و مقررات قانونی، به روز رسانی اطلاعات عمومی، به روز رسانی کند.

قوانین قانونی و منصفانه اشتغال

کتابچه راهنمای شما باید با یک وب فشرده و در حال تغییر قوانین اشتغال که به طور گسترده ای توسط صلاحیت متفاوت است، در سطح فدرال، قوانین اساسی مانند عنوان VII قانون حقوق مدنی 1964، آمریکایی ها با قانون معلولیت (ADA)، سابقه تبعیض در قانون اشتغال (ADEA)، و قانون استاندارد منصفانه کار (FL) حداقل استانداردهای که هر کارفرما باید دنبال کند، و به عنوان مثال مقررات حسابرسی منظم، شامل موارد پرداخت نشده است.

یک چرخه بررسی رسمی – حداقل در سال – برای ترکیب تغییرات قانونی، حکم دادگاه و راهنمایی آژانس ایجاد کنید.علاوه بر این، با مشورت حقوقی که متخصص در قانون اشتغال در هر حوزه قضایی که کارکنان شما با افزایش کار از راه دور کار می کنند، کار کنید، داشتن کارکنان در چندین ایالت به این معنی است که کتاب دست شما باید به استاندارد های حفاظتی قابل اجرا در هر مکان بپردازد.

سیاست های ضد تبعیض و هارمونی

یک سیاست شفاف و جامع ضد تبعیض و آزار و اذیت نه تنها یک الزام قانونی تحت عنوان VII و قوانین دولتی مشابه است؛ این یک اقدام پیشگیرانه است که یک محل کار محترم، فراگیر را تقویت می کند، سیاست شما باید به طور صریح تبعیض و آزار و اذیت را بر اساس نژاد، رنگ، مذهب، جنس (از جمله حاملگی، گرایش جنسی، و هویت جنسیتی)، ملیت، سن و بیش از معلولیت، و حقوق ژنتیکی محافظت شده در حال حاضر و همچنین بسیاری از وضعیت نظامی قابل اجرا، و غیره.

عناصر کلیدی یک سیاست موثر

• تعاریف واضح: تعریف آنچه که شامل آزار و اذیت، از جمله رفتار کلامی، فیزیکی و بصری است. ارائه نمونه های مشخصی از رفتار ممنوع، مانند کلاه، شوخی، لمس ناخواسته، نمایش تصاویر توهین آمیز، و یا بیان های توهین آمیز در مورد ویژگی های محافظت شده فرد.
• کانال های گزارش چند زبانه: ارائه چندین راه برای کارکنان برای گزارش نگرانی - نمایندگان HR طراحی شده، یک خط محرمانه، یک پورتال آنلاین، و یا گزارش مستقیم به هر مدیر.
• سرمایه گذاری و روند پاسخ: [FLT 1] توضیح دهید که چگونه شرکت شکایات را اداره می کند، از جمله جدول زمانی برای شروع تحقیقات، اقدامات محرمانه (تا حد ممکن)، و طیف وسیعی از اقدامات انضباطی - تا و از جمله خاتمه دادن به کارکنان که همه گزارش ها به طور جدی و فوری گرفته می شوند.
• بند ضد بدهی: به طور ناخواسته بیان می کند که تلافی جویانه علیه هر کسی که گزارش آزار و اذیت، شرکت در یک تحقیق و یا مخالفت با تبعیض غیرقانونی به شدت ممنوع است.

بسته به صنعت و دولت شما، شما همچنین ممکن است نیاز به سیاست در مورد آموزش های اجباری پیشگیری از آزار و اذیت جنسی داشته باشید، به عنوان مثال، کالیفرنیا، نیویورک، ایلینوی، کانکتیک و دلاور همه نیاز به آموزش تعاملی سالانه برای همه کارکنان، با الزامات اضافی برای سرپرستان.کتاب دستی خود باید این تعهدات را مرجع و چگونگی مطابقت شرکت - از جمله فرمت، فرکانس و موضوعات پوشش داده شده است.

سیاست های اشتغال و دوره

در اکثر ایالت های ایالات متحده، اشتغال "به نیت" است، به این معنی که یا کارفرما یا کارمند می تواند رابطه را در هر زمان به پایان برساند، به هر دلیل قانونی، با یا بدون اطلاع، از جمله یک بیانیه روشن در کتاب دست شما ضروری است تا این پیش فرض را حفظ کند و از ایجاد قراردادهای ضمنی که می تواند حقوق شما را محدود کند، گاهی اوقات دادگاه متوجه می شود که در کتاب های دستی - مانند تعهدات قراردادی - و یا وعده های قراردادی - به عنوان یک قانون موقت - متوقف خواهد شد - و یا حتی برای جلوگیری از ایجاد تعهدات.

پیش نویس بیانیه At- Will

بیانیه ی در حالت ایده آل را در صفحه اول یا در معرفی کتابچه ی دستی قرار دهید: «همکاری با [نام شرکت] در خواست است، به این معنی که شما یا شرکت ممکن است رابطه ی کاری را در هر زمان با یا بدون علت یا پیش اطلاع رسانی خاتمه دهید.»

روش های انضباطی و دوره

در حالی که اشتغال در شرایط به شما انعطاف پذیری می دهد، بسیاری از کارفرمایان از تشریح یک روند انضباطی پیشرفته برای عملکرد یا مسائل رفتاری بهره مند می شوند، دقت کنید: اگر کتابچه دستی بیان کند که انضباط همیشه از یک توالی خاص پیروی می کند (به عنوان مثال، هشدار کلامی، هشدار، تعلیق، خاتمه)، می تواند به عنوان یک وعده قراردادی برای کاهش این خطر تفسیر شود، شامل یک روند درخواست برای خاتمه دادن به شرکت پرداخت و زمان بندی های پرداخت (همچنین در مراحل پرداخت های پرداخت های پرداخت های پرداخت و زمان بندی های پرداخت فوری، بدون اجازه می دهد).

قوانین ساعت و ساعت

قانون استاندارد کارگری منصفانه (FLSA) و آنالوگ های دولتی بر حداقل دستمزد، بیش از حد، استراحت غذا، استراحت استراحت و ثبت نام حکومت می کنند.کتاب دستی شما باید به وضوح شیوه های پرداخت خود را برای اطمینان از انطباق و کاهش خطر ادعاهای دستمزد، که در میان رایج ترین دادخواست های استخدام هستند، ارتباط دهد.

سیاست های کلیدی برای شامل

• به وضوح تعریف می کند که کدام موقعیت معاف است (به عنوان مثال، اجرایی، اداری، حرفه ای، فروش خارجی) و غیر خالی تحت هر دو قانون فدرال و ایالتی توضیح می دهد که چگونه بیش از حد وقت محاسبه می شود - به طور کلی 1.5 برابر نرخ غیر مجاز برای ساعت کار بیش از 40 در یک یادداشت کار هفته است که برخی از کالیفرنیا نیاز به کار روزانه (بیش از ساعت) و همچنین به ثبت نام "بیش از زمان دو بار در طول روز است.
• مرخصی و استراحت: زمان و مدت زمان غذا (معمولا 30 دقیقه برای تغییر بیش از 5 یا 6 ساعت) و استراحت (معمولا 10 دقیقه در هر 4 ساعت) در ایالت هایی مانند کالیفرنیا، استراحت باید بدون وقفه و ارائه در پنجره های خاص؛ عدم ارائه یک وعده غذایی به موقع شکستن حق بیمه.
• ] زمان نگهداری و ثبت نام: [FLT 1 ] نیاز به دقیق ثبت تمام ساعت های کار، از جمله ممنوعیت کار در کار کردن در زمان، شیوه های گرد (در صورت هر صورت)، و اهمیت ارسال به موقع از زمان ورق.
• [FLT: 1 ] [FLT: 1 ] {\displaystyleify pay frequency (به عنوان مثال، دو هفته ای، نیمه ماه)، روش های تحویل پرداخت (پرداخت مستقیم، کارت پرداخت، چک زنده)، و جدول زمانی برای دریافت دستمزد نهایی پس از استعفا یا خاتمه قوانین دولتی به طور گسترده ای متفاوت است - برخی نیاز به پرداخت فوری دارند، در حالی که اجازه می دهد تا زمان پرداخت های خاص بعدی.

برای راهنمایی عملی، به [FLT: [FLT:] و وب سایت بخش کار دولت خود مراجعه کنید در نظر گرفتن مشاوره از دفاتر منطقه ای آمار کار برای داده های دستمزد محلی.

سیاست های ترک خانوادگی و پزشکی

هماهنگ کردن سیاست های ترک یکی از پیچیده ترین زمینه های قانون اشتغال به دلیل همکاری قوانین فدرال، ایالتی و محلی است.کتاب دستی شما باید به قانون مرخصی خانوادگی فدرال و پزشکی (FMLA)، آمریکایی های دارای معلولیت (ADA) تعهدات اقامت معقول، و برنامه های مرخصی خانوادگی خاص دولتی (به عنوان مثال، در کالیفرنیا، نیوجرسی، نیویورک، واشنگتن، بدهی، ایالت کلرادو، و غیره) رسیدگی کند و قوانین مربوط به این موارد می تواند به درستی ادغام شود.

پوشش FMLA

FMLA کارکنان واجد شرایط را با حداکثر 12 هفته مرخصی بدون دستمزد، مرخصی شغلی محافظت شده در هر 12 ماه برای خانواده های مشخص و دلایل پزشکی (تولد یا فرزند، وضعیت جدی بهداشت و درمان کارمند یا یک عضو فوری خانواده، مراقبت های نظامی و واجد شرایط ترک مجوز اقامت) توضیح می دهد.کتاب شما باید معیارهای واجد شرایط بودن (12 ماه خدمات و 1250 ساعت قبل از آن کار می کند، همچنین در مورد نیاز به مجوز رسمی (از جمله مجوز رسمی برای ترک مجوز رسمی) و مجوز رسمی برای ترک مجوز رسمی برای سایر موارد دیگر) و مجوز کار می کند.

قوانین ایالتی و محلی ترک

بسیاری از ایالت ها اکنون مرخصی بیمار، مرخصی خانوادگی پرداخت شده یا مرخصی پزشکی را پرداخت می کنند.کتابچه راهنمای شما باید این الزامات را ادغام کند و روشن کند که چگونه با FMLA ارتباط برقرار می کنند، به عنوان مثال، کارکنان ممکن است خانواده پرداخت شده را از طریق کسر حقوق و دستمزد داخلی، و در ایالت واشنگتن، خانواده پرداخت شده و برنامه ترک خدمات جایگزین حقوق و دستمزد جزئی را مشخص کنند.

یک منبع عالی برای انطباق FMLA (FLT:0) صفحه FMLA DOL است برای به روز رسانی های خاص دولتی، مشورت با کنفرانس ملی Legislatures دولتی و یا مشاور حقوقی.علاوه بر این، بحث بین قوانین ترک و ADA: اگر کارمند FMLA را خسته کند، اما هنوز به دلیل ناتوانی لازم است که آن را بدون هیچ گونه مشکلی قرار دهید مگر اینکه یک کار اجباری باشد.

محرمانه بودن و حفاظت از داده ها

در محل کار مبتنی بر داده های امروز، حفاظت از اطلاعات محرمانه هر دو یک ضرورت قانونی و عملی است.کتاب دستی شما باید انتظارات شرکت را در مورد اطلاعات اختصاصی، اسرار تجاری، داده های مشتری و اطلاعات شخصی کارکنان مشخص، به شما کمک کند تا مطابق با قوانین حفظ حریم خصوصی داده های در حال تحول مانند قانون حریم خصوصی مصرف کننده کالیفرنیا (CCPA)، مقررات حفاظت از داده عمومی (GDPR) اگر شما دارای قوانین تجاری خاص است، و حتی قوانین تجاری خاص.

اجزای Core

• تعریف اطلاعات محرمانه: [FLT 1] شامل داده های مالی، برنامه های استراتژیک، مالکیت معنوی، لیست مشتری، اسرار تجاری، کد نرم افزار، اطلاعات حقوق و هر گونه اطلاعات کسب و کار غیر عمومی است.
• فعالیت های پیش فرض شده: برای افشای غیر مجاز، کپی برداری، یا استفاده از اطلاعات محرمانه در طول و بعد از اشتغال شامل قوانین خاص در مورد رسانه های اجتماعی - کارفرمایان نباید اسرار تجاری، ارتباطات داخلی، یا داده های مشتری را به طور عمومی ارسال کنند، حتی در حساب های خصوصی نیز استفاده از دستگاه های شخصی (BYOD) را مورد توجه قرار دهند و نیاز به اطلاعات کاری در هنگام کار از راه دور دارند.
• شیوه های امنیتی داده: نیاز به رمزعبور قوی، احراز هویت چند عاملی، رمزگذاری برای دستگاه های قابل حمل، استفاده از VPN ها در هنگام دسترسی به شبکه های شرکت از راه دور، و گزارش فوری هر گونه نقض داده مشکوک و یا دسترسی غیر مجاز است که شرکت ممکن است سیستم های آن را نظارت و کارکنان که هیچ انتظار حریم خصوصی در دستگاه های شرکت یا شبکه های متعلق به شرکت ندارند.
• عدم رعایت برای نقض: دولت که نقض ممکن است منجر به اقدام انضباطی به خاتمه، مسئولیت مدنی و یا تعقیب کیفری شامل یادآوری که شرکت همچنین ممکن است دنبال درمان های قانونی تحت DTSA، که برای تصرف اسرار تجاری سرقت شده و خسارت فراهم می کند.

از جمله یک قرارداد محرمانه یا غیر محرمانه (NDA) که کارکنان امضا می کنند، در نظر بگیرید، اما سیاست کتابچه دستی باید این تعهدات را خلاصه کند، برای اطلاعات بیشتر در مورد بهترین شیوه های حفاظت از داده ها، به FTC] راهنمایی در امنیت داده ها مراجعه کنید، علاوه بر این، اگر اطلاعات حساس بهداشتی را اداره می کنید، انطباق با HIP را تضمین کنید؛ اگر شما اصول GDPR را در اروپا قرار دهید.

سایر سیاست های حقوقی ضروری

فراتر از مناطق اصلی بالا، کتابچه راهنمای کارکنان شما باید به چندین موضوع قانونی دیگر برای ایجاد یک سند انطباق جامع توجه کند.

بیانیه فرصت اشتغال برابر (EEO)

شامل بیانیه ای است که تعهد شما به فرصت برابر و عدم تبعیض را تأیید می کند، این امر برای پیمانکاران فدرال (دستورالعمل 11246) و به شدت برای همه کارفرمایان توصیه می شود، همچنین توجه داشته باشید که تبعیض بر اساس دستگیری یا پرونده های محکومیت ممکن است توسط قوانین "ban-the-box" در بسیاری از ایالت ها و شهرها محدود شود، به این معنی که شما نمی توانید در مورد تاریخ جنایی تا زمان فرآیند استخدام سوال کنید.

اقامت برای معلولیت و تمرین های مذهبی

فرآیند درخواست مسکن معقول تحت قوانین ADA و ایالتی را توضیح دهید که کارکنان باید با HR تماس بگیرند تا در مورد نیازهای خود بحث کنند و شرکت در یک فرایند تعاملی شرکت خواهد کرد - یک گفتگو بین کارفرما و کارمند برای شناسایی اقامت موثر - به طور مشابه، آدرس اقامت مذهبی تحت عنوان VII، مانند برنامه ریزی انعطاف پذیر برای سبت، اصلاح کدهای لباس، و یا اجازه می دهد تا آزمون استاندارد "قانون" ایالات متحده را تنظیم کند.

خشونت و ایمنی در محل کار

در قانون ایمنی و بهداشت شغلی (OSHA) و معادل دولت، کارفرمایان وظیفه عمومی برای ارائه یک محل کار آزاد از خطرات شناخته شده دارند، شامل سیاستی است که خشونت محل کار، تهدید، ارعاب و آزار و اذیت را ممنوع می کند. گزارش های بهداشتی (به عنوان مثال، اطلاع از سرپرست یا HR، امنیت تماس بگیرید اگر تهدید فوری) و تاکید می کند که تمام حوادث مورد بررسی قرار می گیرد، آموزش ایمنی، اقدامات اضطراری و تعهد به برخی از محیط زیست (به ویژه سازمان های خطر).

قانون رفتار و اخلاق

در حالی که نه به شدت قانونی، یک کد از رفتار پوشش تعارض منافع، هدیه، معاملات داخلی و انطباق با قوانین ضدبرتی (به عنوان مثال، قانون تمرین های خارجی کورروpt) می تواند خطرات قانونی را کاهش دهد، برای شرکت های عمومی، چنین سیاست هایی اغلب مورد نیاز است قوانین مربوط به پذیرش هدایا از فروشندگان یا مشتریان، اشتغال خارجی، و فعالیت های سیاسی نیز در داخل تجارت - زمان به اطلاعات غیر عمومی و یا اطلاعات غیر عمومی را افشا کند.

ارتباطات الکترونیکی و رسانه های اجتماعی

روشن است که رایانه های شرکت، ایمیل و دسترسی به اینترنت عمدتا برای اهداف تجاری هستند و تحت نظارت قرار دارند. address مناسب از رسانه های اجتماعی - کارفرمایان ممکن است در مورد مسائل مربوط به کار اظهار نظر کنند، اما آنها نباید اطلاعات محرمانه یا محتوای محرمانه خود را فاش کنند، سیاست های نظارت بر تعادل با توجه به حریم خصوصی کارکنان و حفاظت از حقوق و حریم خصوصی کارکنان در قانون روابط ملی (NRAL) فعالیت طولانی مدت در مورد همکاری کارکنان، حتی به عنوان شرایط ارتباطی، و یا بحث در مورد حقوق و یا کارکنان، به عنوان سوء استفاده از دست، به عنوان مشکلات ارتباطی، به عنوان مشکلات محرمانه، و یا بحث و یا سوء استفاده از جمله حقوق و یا موارد حفاظت از دست، به عنوان مشکلات مربوط به طور دقیق، به عنوان مشکلات ارتباطی، به عنوان مشکلات مربوط به عنوان مشکلات مربوط به عنوان مشکلات مربوط به آنها، به آنها، به کار، به کار، و یا بحث و یا بحث های ارتباطی، به طور منظم، و یا بحث و یا عدم استفاده از طریق تماس با کارکنان، به کارکنان، جلوگیری از طریق تماس با کارکنان، به کار، به کار، به کار، به طور منظم، به کار می کنند.

بررسی های ویژه برای Remote and Hybrid Workforces

با گسترش ترتیبات کاری از راه دور و ترکیبی، کتابچه راهنمای شما باید به طور خاص مسائل حقوقی منحصر به فرد را که بوجود می آید، با یک سیاست کار از راه دور که شامل الزامات قانونی (تمام وقت، پاره وقت، گاه)، انتظارات برای دسترسی به دسترسی، ساعت ها و ارتباطات، و مسئولیت حفظ یک دفتر منع امن و ارگونومیک است، شامل نیاز اجباری برای کارکنان از راه دور برای انطباق با تمام وقت و مقررات امنیتی خاص، مانند پرداخت زمان، و مقررات پرداخت دقیق، و مقررات پرداخت هزینه های پرداخت هزینه های پرداخت هزینه های پرداخت، و خدمات اینترنتی، و محدودیت های پرداخت هزینه های پرداخت هزینه های پرداخت هزینه های پرداخت، و خدمات تلفن همراه، و خدمات اینترنتی، و همچنین شامل.

بهترین تمرین ها برای پیش نویس و ارتقاء کتابچه راهنمای شما

رعایت قانونی یک پروژه یک بار نیست که قوانین استخدام به طور مکرر تغییر می کند و کتابچه دستی شما باید مطابق آن تکامل یابد.در اینجا چند روش برای حفظ سند شما موثر و قابل دفاع است:

• مشاوره حقوقی را سازماندهی کنید.[۱۰] یک وکیل استخدام قبل از توزیع کتابچه دست خود را بررسی کرده و بعد از هر روز رسانی عمده می توانند شکاف ها، زبان قدیمی یا تعهدات قراردادی غیر قابل پیش رو را شناسایی کنند.
• استفاده از زبان ساده اجتناب از قانونی کارکنان باید قادر به درک حقوق و مسئولیت های خود را بدون ابهام که در آن شرایط حقوقی لازم است (به عنوان مثال، "کاربران خالی"، "مزامات معقول"، "سخت")، تعریف آنها را به وضوح.
• به طور خلاصه یک فرم تأییدیه را ذکر کنید.[۱۰] هر کارمند یک فرم تأیید می کند که آنها دریافت کرده اند، خوانده شده و کتابچه دستی را درک کرده اند و موافقت می کنند که با سیاست های آن مطابقت داشته باشند، این سند شواهد مهمی در مورد اختلافات است.
• به روز رسانی سالانه و پس از تغییرات قابل توجه قانونی.[۱۰] یک بررسی سالانه برای ترکیب قوانین جدید، تصمیم گیری دادگاه و تغییرات در سیاست شرکت، هنگامی که شما کتاب دستی را به روز می کنید، به همه کارکنان اطلاع دهید و نیاز به آنها برای ثبت یک تایید جدید دارید، با استفاده از خلاصه ای از تغییرات برای برجسته کردن آنچه که به روز شده است، در نظر بگیرید.
• فرمت های قابل دسترس را ارائه دهید.[۱۰] اطمینان حاصل کنید که کتاب دستی در فرمت های دیجیتال و چاپی در دسترس است.برای کارکنان معلول، ارائه فرمت های جایگزین مانند چاپ بزرگ، فایل های سازگار با صفحه نمایش، یا ارائه شفاهی.
• آن را به سند زنده اجازه ندهید کتاب دستی گرد و غبار را در یک مرجع قفسه جمع آوری کند، آن را در هنگام گفتگو، آموزش و عملکرد تشویق مدیران به استفاده از آن به عنوان یک منبع، و به طور دوره ای کارکنان در سیاست های مهم برای تقویت درک.

نتیجه گیری

یک کتاب دستی کارمند ابزار قدرتمندی برای تنظیم انتظارات، ترویج عدالت و حفاظت از سازمان شما از مسئولیت قانونی است.با پرداختن به ملاحظات حقوقی کلیدی - سیاست های ضد تبعیض، اشتغال در شرایط کار، دستمزد و رعایت ساعت، مدیریت، محرمانه بودن، حفاظت از داده ها و هماهنگی از کار از راه دور - شما یک سند ایجاد می کنید که هم نیروی کار شما و هم خط پایین شما به یاد داشته باشید که رعایت منابع دقیق و نه تنها با تغییر قوانین حقوقی و انطباق با قوانین پرداخت می کند و همچنین انطباق با قوانین پرداخت حقوق و انطباق با قوانین جدید.