تفاوت های کلیدی بین قیمت های ثابت و هزینه های اضافی

مقدمه: بنیاد موفقیت پروژه

قراردادها رابطه تجاری و حقوقی بین مشتری و پیمانکار را تعریف می کنند. انتخاب ساختار قرارداد اشتباه می تواند منجر به هزینه های بیش از حد، روابط مجاور و پروژه های شکست خورده شود. دو مدل بنیادی بر تحویل پروژه تسلط دارند: قرارداد تنظیم قیمت (مجموع) و مقایسه هزینه (هزینه اضافی قابل بازیافت) این دو عامل نشان دهنده موارد مخالف انعطاف پذیری ریسک و درک دقیق است.

قرارداد ثابت-Price چیست؟

یک قرارداد ثابت قیمت، که به عنوان یک قرارداد توده ای نیز شناخته می شود، توافقی است که پیمانکار موافقت می کند تا یک محدوده تعریف شده از کار را برای قیمت های از پیش تعیین شده و ثابت تکمیل کند، قیمت کل در زمان امضای قرارداد قفل شده است و بر اساس هزینه های واقعی که پیمانکار تحمل کرده است، تغییر نمی کند.

ویژگی های کلیدی

• تخصیص قطعی: [FLT 1] مشتری می داند کل پروژه هزینه بر روی، که برنامه ریزی مالی، تایید داخلی و درخواست های وام ساده است.
• ریسک متضاد: پیمانکار خطر هزینه های غیرمنتظره را فرض می کند، از جمله افزایش قیمت مواد، ناکارآمدی کار و شرایط سایت پیش بینی نشده، این خطر به قیمت پیشنهاد شده است.
• سختی سنج: قرارداد در اطراف یک محدوده به خوبی تعریف شده از کار، مشخصات دقیق و تغییرات نقاشی سخت، کند و گران است، به طور معمول نیاز به سفارشات تغییر رسمی.
• مشتری Oversight: مشتری به طور کلی نیازی به حسابرسی سوابق حسابداری پیمانکار ندارد.قیمت بدون توجه به هزینه های واقعی داخلی ثابت است.
• توافق نامه های رقابتی: قراردادهای قیمت ثابت برای مناقصه رقابتی مناسب هستند، که در آن مشتریان می توانند قیمت ها را از پیمانکاران متعدد برای همان محدوده کار مقایسه کنند.

هنگام استفاده از یک قرارداد ثابت

قراردادهای قیمت ثابت مناسب ترین زمانی هستند که محدوده پروژه به شدت تعریف شده، پایدار و غیر محتمل تغییر می کند.

• ساخت ساختمان های استاندارد با طرح های معماری و مهندسی کامل
• تولید یک مقدار تعریف شده از محصولات استاندارد
• پروژه های توسعه نرم افزار با الزامات عملکردی دقیق و یک محیط فنی پایدار.
• قراردادهای نگهداری روتین با یک برنامه ثابت خدمات

خطرات برای مشتری

مشتریان با خطر دریافت یک قیمت پیشنهادی بالا مواجه هستند، زیرا پیمانکاران یک بافر احتمالی برای محافظت از خود در برابر عدم اطمینان اضافه می کنند، اگر دامنه به طور کامل تعریف نشده باشد، مشتری برای هر تغییر هزینه می کند.همچنین خطر کاهش گوشه های پیمانکار برای محافظت از حاشیه سود خود، به طور بالقوه به خطر می افتد کیفیت.

خطرات برای پیمانکار

پیمانکار خطر برآورد خطا، زیان های بهره وری و نوسانات بازار خارجی را دارد.یک هزینه غیر منتظره قابل توجه می تواند حاشیه سود را از بین ببرد.این پیمانکاران را تشویق می کند تا شامل نوسانات بزرگ در پیشنهادات خود شوند که می تواند آنها را غیر رقابتی کند یا به طور تهاجمی دنبال تغییر برای بازیابی حاشیه از دست رفته.

قرارداد هزینه پلاس چیست؟

یک قرارداد اضافی، که به عنوان یک قرارداد هزینه تجدید پذیر نیز شناخته می شود، توافقی است که در آن پیمانکار برای تمام هزینه های واقعی، قابل اجازه و قابل قبول پروژه متحمل شده است، به علاوه هزینه اضافی یا درصد برای نشان دادن سود، کل هزینه پروژه در ابتدا ثابت نیست. هزینه نهایی با اضافه کردن تمام هزینه ها در پایان پروژه مشتری تعیین می شود.

ویژگی های کلیدی

• انعطاف پذیری بودجه: [FLT 1] هزینه نهایی برآورد است، نه تضمین، این انعطاف پذیری را برای انطباق پروژه به عنوان اطلاعات جدید ظهور می کند.
• ریسک کلی: مشتری اکثریت ریسک مالی را تحمل می کند، اگر هزینه ها به دلیل شرایط بازار، تغییرات دامنه یا ناکارآمدی افزایش یابد، مشتری لایحه اضافی را پرداخت می کند.
• ] انعطاف پذیری شتاب: تغییرات می تواند به سرعت بدون مذاکره پیچیده در نظر گرفته شود. پیمانکار به سادگی تغییر و صورتحساب هزینه های واقعی را اجرا می کند.
• شفافیت بالا: مشتری معمولا حق حسابرسی سوابق مالی پیمانکار، جدول زمانی، فاکتورها و دریافت ها را برای تأیید هزینه ها حفظ می کند.
• رابطه کاری: قراردادهای هزینه اضافی یک رابطه مشترک تر، کمتر مشارکتی را تقویت می کند، زیرا هر دو طرف هدف تعریف و مدیریت کار را بدون فشار ثابت سقف قیمت ثابت به اشتراک می گذارند.

هنگام استفاده از یک قرارداد Cost-Plus

قراردادهای اضافی برای پروژه هایی با عدم اطمینان بالا، یک محدوده در حال تحول یا جایی که یک شروع سریع مهم است، ایده آل هستند.

• پروژه های تحقیق و توسعه (R&D) که در آن مسیر راه حل ناشناخته است.
• پروژه های بزرگ زیربنایی با شرایط چالش برانگیز زمینی (به عنوان مثال، تونل ها، سدها)
• پاسخ اضطراری و کار بازیابی فاجعه (به عنوان مثال، پاکسازی طوفان، تعمیرات زلزله).
• پروژه های ساختمانی که در آن طراحی هنوز کامل نیست، زمانی که ساخت و ساز نیاز به شروع دارد (پروژه های سریع)
• پروژه هایی که شامل تکنولوژی جدید یا فرایندهای نوآورانه با داده های کم هزینه تاریخی هستند.

خطرات برای مشتری

خطر اصلی مشتری بیش از حد انتظار پرداخت می شود، انگیزه ذاتی کمتری برای پیمانکار برای به حداقل رساندن هزینه ها وجود دارد. بدون نظارت مناسب، هزینه ها می توانند به شدت در کنترل پروژه، حسابرسی هزینه و مدیریت قرارداد سرمایه گذاری کنند.

خطرات برای پیمانکار

پیمانکار ریسک می کند که حاشیه سود خود را به دقت بررسی کند، هزینه آنها را می توان به عنوان تحت حمله دائمی در نظر گرفت.آنها باید سوابق هزینه دقیق را حفظ کنند و برای حسابرسی آماده شوند. آنها همچنین خطر می کنند که مشتری محدودیت های هزینه های خودسرانه را تحمیل کند یا مجوز بازپرداخت را به تاخیر بیاندازد.

7 تفاوت بحرانی بین قراردادهای ثابت و هزینه-Plus

در حالی که تعاریف پایه ساده هستند، تفاوت های عملیاتی بین این دو نوع قرارداد عمیق و لمس هر جنبه از مدیریت پروژه است.

ریسک Allocation

این تنها تفاوت مهم است.در یک قرارداد ثابت قیمت، خطر هزینه بیش از حد در پیمانکار است.در یک قرارداد هزینه اضافی، خطر هزینه بیش از حد هزینه به طور کامل در مشتری است. توزیع ریسک رفتار هر دو طرف را دیکته می کند.

۲- انگیزه های مالی و انگیزه

قراردادهای قیمت ثابت باعث افزایش بهره وری و نوآوری می شوند، اما همچنین می توانند کاهش سودهای گوشه را افزایش دهند. پیمانکار با کاهش هزینه ها، که برای مشتری خوب است اگر کیفیت حفظ شود، قراردادهای اضافی هزینه، در خالص ترین شکل آنها، به طور مستقیم کاهش هزینه را تشویق نمی کنند. سود پیمانکار به طور کلی ثابت است یا به درصد هزینه های این می تواند منجر به عدم هزینه های خاص شود مگر اینکه هزینه های خاص شامل هزینه های خاص هزینه های کاهش هزینه های خاص باشد.

۳- مدیریت تغییر محدوده

قراردادهای قیمت ثابت نیاز به یک فرآیند رسمی و اغلب هماهنگ، تغییر سفارش تغییر دارند.هر انحراف از محدوده اصلی مذاکره است.این باعث تاخیر و هزینه های اداری می شود.قراردادهای هزینه اضافی به طور یکپارچه تغییرات را تنظیم می کنند. پیمانکار به سادگی برنامه کار را تنظیم می کند و مشتری هزینه های واقعی را پرداخت می کند.

۴- نظارت اداری و Oversight

قراردادهای قیمت ثابت نیاز به تلاش اداری پایین از مشتری دارند، هنگامی که قرارداد امضا شد، مشتری در درجه اول دامنه، برنامه و کیفیت را مدیریت می کند. قراردادهای هزینه اضافی نیاز به تلاش اداری بالا دارند. مشتری باید فاکتورهای حسابرسی، بررسی ساعت کار، بررسی دریافت مواد و نظارت بر تجهیزات. پیمانکار همچنین یک بار سنگین از اسناد و گزارش ها را تحمل می کند.

پروژه Initiation Timeline

قراردادهای قیمت ثابت برای شروع بیشتر طول می کشد زیرا دامنه باید قبل از اینکه قیمت قابل اعتماد را بتوان به آن اشاره کرد و مذاکره کرد، به طور کامل تعریف شود.هزینه پروژه های اضافی می تواند بسیار سریعتر شروع شود زیرا کار می تواند با بودجه مفهومی و چارچوب قراردادی شروع شود.این یک مزیت مهم در شرایط حساس به زمان است.

انگیزه های کیفیت

در یک قرارداد ثابت قیمت، پیمانکار انگیزه مالی برای کاهش کیفیت برای صرفه جویی در هزینه ها دارد. مشتری باید در تضمین کیفیت و بازرسی برای اجرای مشخصات سرمایه گذاری کند.در یک قرارداد هزینه اضافی، مجازات مالی کمتری برای کیفیت بالا وجود دارد، اما همچنین انگیزه مالی کمتری برای پیدا کردن ارزان ترین راه حل، کیفیت از طریق استانداردهای عملکرد مدیریت می شود نه فشار هزینه.

7- حل اختلاف تمرکز

اختلافات در قراردادهای ثابت قیمت تقریبا همیشه حول تفسیر دامنه می چرخد: «آیا این بخش تغییر از محدوده اصلی یا نه؟» اختلافات در قراردادهای گران قیمت حول امکان هزینه است؟» آیا این تخصیص هزینه ای مجاز است؟ آیا این روند منطقی است؟» فرآیند حل متفاوت است و نیازمند تخصص های مختلف است.

تنوع قرارداد و هیبریدی

قیمت های ثابت خالص و قراردادهای اضافی خالص، پایان های شدید طیف هستند.اکثر قراردادهای دنیای واقعی شامل تغییراتی برای تعادل ریسک و انگیزه هستند.

هزینه های ثابت قیمت (FPIF)

قراردادهای FPIF یک پایه ثابت قیمت را با انگیزه مالی برای پیمانکار برای انجام بهتر از اهداف توافق شده ترکیب می کنند، قرارداد یک هزینه هدف، سود هدف، سقف قیمت و یک نسبت به اشتراک گذاری را ایجاد می کند اگر پیمانکار کار را با هزینه هدف تکمیل کند، آنها پس انداز را با مشتری به اشتراک می گذارند.

هزینه های اضافی ثابت (CPFF)

CPFF اساسی ترین نوع هزینه است. پیمانکار برای تمام هزینه های مجاز بازپرداخت می شود و هزینه ثابت (سود) را دریافت می کند که در ابتدا مذاکره شده است.این هزینه ثابت است و با هزینه های واقعی تغییر نمی کند، این هیچ انگیزه مالی مستقیم برای پیمانکار برای کنترل هزینه ها را فراهم نمی کند، اما همچنین انگیزه برای افزایش هزینه ها را از بین می برد.

هزینه اضافی (CPIF)

قراردادهای CPIF یک انگیزه عملکردی را به ساختار هزینه اضافه می کند.این هزینه بر اساس رابطه بین هزینه های واقعی و هزینه هدف تنظیم می شود. نسبت به اشتراک گذاری اعمال شده برای پس انداز یا هزینه های اضافی وجود دارد.این باعث می شود پیمانکار هزینه ها را مدیریت کند در حالی که انعطاف پذیری یک آرایش هزینه را حفظ کند.

هزینه جایزه اضافی (CPAF)

قراردادهای CPAF یک مجموعه پول برای یک هزینه جایزه را که بر اساس ارزیابی ذهنی مشتری از عملکرد پیمانکار پرداخت می شود، کنار گذاشته می شوند. معیارهای ارزیابی می تواند شامل کیفیت، جدول زمانی، نوآوری و کار تیمی باشد.این به مشتری یک ابزار قدرتمند برای تأثیرگذاری بر رفتار پیمانکار را فراتر از کنترل هزینه می دهد.

زمان و مواد (T&M)

قراردادهای T&M یک هیبریدی هستند. پیمانکار یک نرخ ثابت ساعتی برای کار (که شامل سربار و سود) به علاوه هزینه واقعی مواد است. T&M شبیه به هزینه اضافی اما ساده تر است که معمولا برای پروژه های کوچک، کار تعمیر و نگهداری و مشاوره استفاده می شود که در آن دامنه نامشخص است. مشتریان خطر ساعتی را تحمل می کنند، در حالی که پیمانکاران خطر برآورد ساعت های مورد نیاز را دارند.

چارچوب تصمیم گیری: چگونه قرارداد مناسب را انتخاب کنیم

هیچ نوع قرارداد برتر جهانی وجود ندارد، بهترین انتخاب بستگی به ویژگی های خاص پروژه شما و اشتهای ریسک سازمان شما دارد.از مدل سه عاملی زیر برای هدایت تصمیم خود استفاده کنید.

عامل 1: تعریف محدوده

چقدر خوب کار را درک می کنید؟ آیا می توانید یک بیانیه دقیق و واضح از کار بنویسید؟ اگر بله، به سمت یک قرارداد ثابت قیمت تکیه کنید، اگر دامنه مبهم، در حال تحول است یا نیاز به اکتشاف، به سمت یک قرارداد هزینه اضافی یا T&M دارد. یک قرارداد ثابت با یک سفارش و اختلافات ضعیف تعریف شده است.

عامل 2: ریسک پذیری

چه کسی بهتر است که ریسک را تحمل کند؟ اگر شما مشتری هستید که به اطمینان بودجه نیاز دارد و تخصص لازم برای نوشتن یک دامنه تنگ را دارد، باید ریسک پیمانکار را از طریق یک قرارداد ثابت قیمت افزایش دهید.اگر شما مشتری هستید که انعطاف پذیری را ارزش می دهد و یک تیم کنترل قوی پروژه برای مدیریت نظارت هزینه دارد، می توانید خطر را با یک قرارداد گران قیمت بالا تحمل کنید.

عامل 3: رقابت بازار

چند پیمانکار واجد شرایط در دسترس هستند؟ یک بازار رقابتی به نفع قراردادهای ثابت قیمت است زیرا شما می توانید از پیشنهاد برای ایجاد نرخ بازار استفاده کنید.در یک محیط تنها منبع یا بازار با چند پیمانکار واجد شرایط، قراردادهای اضافی ممکن است تنها گزینه باشد، زیرا پیمانکاران ممکن است مایل به پذیرش ریسک ثابت برای کار بسیار نامشخص نیستند.

ماتریس تصمیم گیری وزن

امتیاز هر فاکتور در مقیاس 1 تا 5 امتیاز بالا (4-5) به معنی محدوده به خوبی تعریف شده، تحمل ریسک پایین، امتیاز پایین (1-2) به معنی تعریف دامنه ضعیف، تحمل ریسک بالا، رقابت پایین است اگر نمره متوسط بالاتر از 3.5 باشد، یک قرارداد ثابت قیمت احتمالا مناسب است.اگر نمره متوسط زیر 2.5 باشد، یک قرارداد هزینه اضافی احتمالا نمره های هیبریدی امن تر است.

بهترین روش ها برای مدیریت هر نوع قرارداد

مدیریت یک قرارداد ثابت قیمت اساساً با مدیریت یک قرارداد هزینه ای متفاوت است.با استفاده از سبک مدیریت اشتباه می تواند منجر به شکست شود.

مدیریت قراردادهای ثابت

• ] سرمایه گذاری در SOW: [FLT 1 ] وقت و منابع را صرف تعریف دامنه، مشخصات و معیارهای پذیرش قبل از انتشار RFP.
• یک هیئت کنترل تغییر را خاموش کنید: یک فرایند رسمی برای ارزیابی، اثبات و سفارش تغییر قیمت گذاری ایجاد کنید.
• پیشران پیشرفت در برابر مایلستون: [FLT 1] تمرکز بر برنامه ریزی و تکمیل قابل تحویل، پیمانکار ثابت قیمت که قادر به پاسخگویی به نقاط عطف نیست، پرچم قرمز برای مشکلات مالی یا مدیریت است.
• بررسی کیفیت: فرض نکنید که کیفیت ثابت تضمین شده با قیمت ثابت ضروری است برای گرفتن برش گوشه.

مدیریت قراردادهای Cost-Plus

• هزینه های قابل اجازه قابل قبول را تعیین کنید: [FLT 1 ] به وضوح مشخص کنید که کدام هزینه ها قابل استرداد هستند و کدام یک از آنها استانداردی مانند مقررات خرید فدرال (FAR) را برای اصول هزینه مرجع نمی دانند.
• هزینه سقف را کاهش دهید: حتی برای قراردادهای اضافی، یک سقف بودجه تنظیم کنید. پیمانکار باید کار را متوقف کند و قبل از سقف به دنبال تایید باشد.
• بررسی مکرر: گزارش هزینه هفتگی یا ماهانه، از جمله ساعات کار، هزینه های مواد و هزینه های پیمانکار مقایسه هزینه های واقعی در برابر برآورد بودجه به طور مداوم.
• حسابرسی: به طور منظم فاکتورهای حسابرسی و مستندات پشتیبانی می کنند، بررسی کنید که ساعت کار دقیق است، رسیدهای مادی با فاکتورها مطابقت دارند و تخصیصهای سربار درست هستند.
• عنوان یک مدیر واجد شرایط: [FLT 1] قراردادهای اضافی نیاز به یک مدیر قرارداد مشتری که درک هزینه حسابداری و حسابرسی.

مفاهیم مالی و گزارش

انتخاب نوع قرارداد دارای پیامدهای قابل توجهی برای گزارش حسابداری و مالی است.قراردادهای ثابت قیمت به مشتری اجازه می دهد تا کل قیمت قرارداد را به عنوان یک تعهد ثابت درمان کند.به طور معمول به دنبال درصد از روش کاهش درآمد، به رسمیت شناختن سود به طور فزاینده ای است.

قراردادهای اضافی نیاز به مشتری برای مدیریت تعهد مالی متغیر دارند. ذخایر مالی ممکن است نیاز به تنظیم بر اساس پیش بینی هزینه داشته باشد. برای پیمانکاران، قراردادهای اضافی هزینه از دیدگاه جریان نقدی آسان تر هستند، زیرا هزینه ها به سرعت بازپرداخت می شوند، آنها نیاز به سیستم های حسابداری پیچیده دارند تا اطمینان حاصل شود که تمام هزینه های قابل پرداخت جذب و اختصاص داده شده است.

قراردادهای دولتی که توسط مقررات خرید اجباری (FAR) بخش 16 اداره می شود، استانداردهای خاصی برای زمانی که هر نوع قرارداد می تواند مورد استفاده قرار گیرد، دارند. FAR بخش 16 نیاز دارد که یک قرارداد ثابت قیمت هر زمان که خطر به اندازه کافی کم است برای اجازه دادن به یک قیمت منصفانه و معقول.

نتیجه گیری: نوع قرارداد قانونی به واقعیت پروژه

تصمیم بین یک قیمت ثابت و یک قرارداد هزینه ای اساسی ترین انتخاب قراردادی است که یک مالک پروژه می تواند انجام دهد. تعیین می کند که ریسک مالی را دارد، چگونه تغییرات مدیریت می شوند و چگونه تیم پروژه با قراردادهای ثابت قیمت ثابت همکاری می کنند ابزار قدرتمندی برای پروژه های به خوبی تعریف شده، ریسک پایین است که اطمینان بودجه در آن اولویت اصلی است.

قرارداد موفق نیاز به ارزیابی صادقانه از وضوح دامنه پروژه شما، تحمل ریسک سازمان شما و قدرت تیم کنترل پروژه شما دارد.با درک مکانیک عمیق هر نوع قرارداد و استفاده از چارچوب تصمیم گیری ساختاری، می توانید ساختار قرارداد بهینه را انتخاب کنید که از منافع شما محافظت می کند و نتایج پروژه موفق را هدایت می کند.

برای مطالعه بیشتر در مورد ساختار قرارداد و بهترین شیوه ها، به موسسه مدیریت پروژه (PMI) و منابع قانون ساخت و ساز از سازمان NOLO مراجعه کنید.