شامل سیاست های رسانه های اجتماعی در کتاب راهنمای کارکنان شما: آنچه شما باید بدانید

چرا کتابچه راهنمای کارکنان شما به سیاست رسانه های اجتماعی نیاز دارد

رسانه های اجتماعی به یک ثابت دائمی در چگونگی ارتباط مردم، به اشتراک گذاری نظرات و ساخت مارک های شخصی خود تبدیل شده اند، خط بین فعالیت های آنلاین حرفه ای و شخصی هر روز نازک تر می شود.یک پست بیمار می تواند در عرض چند دقیقه ویروسی شود، افشای داده های شرکت حساس، آسیب رساندن به مارک تجاری، یا ایجاد مسئولیت های قانونی بدون دستورالعمل های صریح، سازمان شما آسیب پذیر است به این خطرات از جمله یک ابزار قوی در مدیریت اطلاعات مربوط به اطلاعات مربوط به اطلاعات مربوط به اطلاعات مربوط به اطلاعات مربوط به اطلاعات مربوط به اطلاعات مربوط به اطلاعات مربوط به اطلاعات مربوط به اطلاعات مربوط به اطلاعات مربوط به اطلاعات مربوط به اطلاعات مربوط به اطلاعات مربوط به اطلاعات مربوط به اطلاعات مربوط به اطلاعات مربوط به اطلاعات مربوط به اطلاعات مربوط به اطلاعات مربوط به اطلاعات مربوط به اطلاعات مربوط به اطلاعات مربوط به اطلاعات مربوط به اطلاعات مربوط به اطلاعات مربوط به اطلاعات مربوط به اطلاعات مربوط به اطلاعات مربوط به اطلاعات مربوط به اطلاعات مربوط به اطلاعات مربوط به اطلاعات مربوط به اطلاعات مربوط به اطلاعات مربوط به اطلاعات مربوط به اطلاعات مربوط به اطلاعات مربوط به اطلاعات مربوط به اطلاعات مربوط به اطلاعات مربوط به اطلاعات مربوط به اطلاعات مربوط به اطلاعات مربوط به اطلاعات مربوط به اطلاعات مربوط به اطلاعات مربوط به دسترسی به اطلاعات مربوط به اطلاعات مربوط به دسترسی به اطلاعات مربوط به اطلاعات مربوط به اطلاعات مربوط به اطلاعات مربوط به اطلاعات مربوط

چرا سیاست رسانه های اجتماعی ضروری است

کارکنان اغلب نمی دانند که رفتار آنلاین آنها در شرکت منعکس می شود، به ویژه هنگامی که آنها از حساب های شخصی در طول ساعات کاری غیر کار استفاده می کنند، بدون سیاست، شما هیچ معیاری برای پرداختن به سوء رفتار ندارید و اجرای متناقض می تواند منجر به ادعاهای تبعیض و یا تلافی جویانه از جامعه برای مدیریت منابع انسانی (SHRM) نشان دهد که تقریبا دو سوم کارفرمایان برای سوء استفاده از رسانه های اجتماعی، و بحث در مورد نقض حقوق و یا مقررات قانونی (FSH) می توانند به شما کمک کنند.

عناصر اصلی سیاست رسانه های اجتماعی موثر

سیاست هر سازمان بر اساس صنعت، اندازه و فرهنگ متفاوت خواهد بود، اما اجزای زیر ستون فقرات یک مجموعه کامل و قابل اجرا از قوانین را تشکیل می دهند.

نمایندگی و سفیران برند

به طور ناخواسته بیان می کنند که کارکنان مجاز به صحبت از طرف شرکت هستند، بسیاری از سیاست ها نیاز به هر کسی دارند که به کارفرمای خود به صورت آنلاین اشاره می کند تا شامل یک کارمند غیرماجرا مانند "Views خود من هستند، نه کسانی از [شرکت] که درخواست می کنند محدودیت هایی دارند - کارکنان در مدیران اجرایی، بازاریابی، یا نقش های عمومی ممکن است به عنوان مقامات رسمی بدون درخواست مدیر اطلاعات قبلی، در مورد اینکه چگونه مجوز شرکت را ارسال کنند، در حالی که نباید در مورد آنها در مورد آنها در مورد آنها در مورد حمایت از آنها درخواست مجوز شرکت در مورد نظر بگیرند، پاسخ دهند، در مورد اینکه چگونه اظهار نظر بگیرند، توضیح دهند، در حالی که مدیر ارشد در مورد اینکه چگونه اجازه دهند، توضیح دهند، در مورد اینکه چگونه به عنوان یک مدیر بازاریابی اجازه دهند، توضیح دهند، در مورد اینکه چگونه باید در مورد اینکه چگونه اجازه دهند، توضیح دهند، در مورد اینکه چگونه اجازه دهند، پاسخ دهند، توضیح دهند، در مورد اینکه چگونه باید در مورد اینکه چگونه باید در مورد اینکه چگونه باید در مورد اینکه چگونه به عنوان یک مدیر ارشد بازاریابی اجازه دهند، توضیح دهند، توضیح دهند، توضیح دهند، توضیح دهند، توضیح دهند، توضیح دهند، توضیح دهند.

محرمانه بودن و اسرار تجاری

حفاظت از اطلاعات اختصاصی هدف اصلی هر سیاست رسانه های اجتماعی است.پروید به اشتراک گذاری داده های غیر عمومی، از جمله نتایج مالی، نقشه راه های محصول، لیست مشتری، ارتباطات داخلی و اطلاعات شخصی قابل شناسایی کارمند (PII) تاکید می کند که تعهدات محرمانه پس از پایان کار ادامه می یابد: تصاویر داشبورد داخلی، جزئیات ادغام در انتظار، یا گزارش های رسمی از کارکنان، باید گزارش دهند که گزارش های رسانه های اجتماعی را ارائه نمی دهند.

رفتار احترام آمیز و ضد مداخله

هرگونه، تبعیض و قلدری به همان اندازه در محل کار فیزیکی مضر است.سیاست باید بیان کند که قوانین ضد فساد و ضد تبعیض موجود برای همه سیستم عامل های رسانه های اجتماعی اعمال می شود، چه در طول ساعات کاری یا قوانین تقلب در کار آنلاین استفاده شود و یا به اشتراک گذاری "به طور وحشیانه" همکاران، مشتریان، فروشندگان، یا رقبا شامل نمونه هایی از جمله: ارسال نظرات توهین آمیز در مورد کار آنلاین یا به اشتراک گذاری پرونده های جنایی، ممکن است به اشتراک گذاری افراد محلی "جنبشی" و یا به اشتراک گذاری پرونده های جنایی.

رعایت قانونی: حق تکثیر، علامت های تجاری و مقررات

کارکنان اغلب به طور آگاهانه نقض حق کپی رایت با استفاده از تصاویر، موسیقی یا کلیپ های ویدئویی بدون اجازه.سیاست باید چنین استفاده و روشن کند که آرم و علامت تجاری شرکت را نمی توان بدون مجوز استفاده کرد: کارکنان باید حساب های جعلی را در نام شرکت یا همکاران تنظیم شده ایجاد کنند.

حساب های شخصی و تنظیمات حریم خصوصی

حتی در حساب های شخصی که برای “خصوصی” تنظیم شده اند، کارکنان مسئول محتوایی هستند که می تواند به شهرت شرکت آسیب برساند یا سیاست را نقض کند، توضیح دهید که پست های پروفایل خصوصی می توانند به اشتراک گذاشته شوند، تصویر شده یا کشف شده توسط اشخاص ثالث – کارمندان را تشویق می کند تا تنظیمات حریم خصوصی را به صورت دوره ای بررسی کنند و از درخواست های “دوستان” با مشتریان، زیردستان یا فروشندگان در حساب های شخصی که شناسایی نظرات واضحی دارند، اجتناب کنند.

استفاده از Logos شرکت و Branding

استفاده غیر مجاز از آرم های شرکت، شعارها یا علامت تجاری می تواند هویت نام تجاری را رقیق کند یا پیشنهاد تایید کند.استفاده از محدودیت به کارکنان که به طور رسمی مجاز به صحبت برای شرکت هستند، یک فرایند تایید ساده را ارائه می دهد: به عنوان مثال، کارکنان می توانند فایل های رسمی آرم را از بازاریابی درخواست کنند و باید شامل ممنوعیت در تغییر آرم یا استفاده از آنها به گونه ای باشد که تایید محصولات یا علل سیاسی شخص ثالث را مشخص می کند.

ویژگی های دیگر: Social Media Account Ownership

مالکیت صریح حساب های رسانه های اجتماعی برای اهداف تجاری ایجاد شده است، سیاست باید بیان کند که حساب ها در نمایندگی شرکت (به عنوان مثال، پروفایل LinkedIn ایجاد شده برای یک نقش فروش) متعلق به سازمان است، نه کارمند، این مانع اختلافات زمانی می شود که یک کارمند ترک می کند و سعی می کند دنبال کنندگان یا محتوا را شامل زبانی که شرکت ممکن است دسترسی به تغییر، یا حذف حساب های تجاری در هر زمان.

بهترین روش ها برای پیاده سازی و آموزش

یک سیاست تنها در صورتی موثر است که کارکنان آن را درک و بپذیرند. پیاده سازی نیازمند ارتباطات روشن، آموزش عملی و به روز رسانی های منظم است.

نوشتن در زبان ساده

از اصطلاحات قانونی اجتناب کنید و در شرایط مکالمه ای که هنوز حرفه ای است بنویسید.از نقاط گلوله، سرفصل ها و مثال های دنیای واقعی برای نشان دادن رفتار قابل قبول و غیرقابل قبول استفاده کنید.به عنوان مثال، مقایسه ای جانبی از یک پست سازگار در مقابل یک کارمند غیر سازگار را نشان دهید.

به روز رسانی سیاست سالانه

سیستم عامل های رسانه های اجتماعی، قوانین و هنجارهای محل کار به سرعت تغییر می کنند.سیاست خود را حداقل یک بار در سال بررسی کنید. توجه به قوانین حریم خصوصی دولتی جدید (مانند قانون حریم خصوصی مصرف کننده کالیفرنیا)، به روز رسانی به NLRA و مسائل نوظهور مانند Deepfakes، AI تولید شده، و تبعیض مبتنی بر رسانه های اجتماعی ممکن است به طور ناخواسته فعالیت محافظت شده را محدود کند یا به خطرات جدید (تخصوصی، انطباق قانونی) رسیدگی کند.

آموزش اکتشافی و Onboarding

سیاست رسانه های اجتماعی را در استخدام جدید شرکت کنید و تازه کاران سالانه را انجام دهید.از روش های تعاملی استفاده کنید: بحث های مبتنی بر سناریو، آزمون ها یا تمرینات نقش آفرینی که درک آزمون را امتحان می کنند، به عنوان مثال، از کارکنان بخواهید یک پست فرضی را ارزیابی کنند و تصمیم بگیرند که آیا این کار نقض سیاست است یا نه، همچنین باید چگونگی گزارش نقض و چه محافظت هایی برای تکمیل و پیگیری کسانی که در ادامه حضور دارند را پوشش دهند.

گفتگوی باز فاستر

کانال هایی ایجاد کنید که کارکنان می توانند در مورد سیاست بدون ترس از سرزنش سوال بپرسند، آدرس ایمیل ناشناس، فرمی در داخل شبکه یا "ساعت اداری" دوره ای با HR را در نظر بگیرید. تشویق مدیران برای بحث در مورد سیاست در طول جلسات تیم.یک گفتگوی باز به سوء تفاهم سطح کمک می کند و به شما اجازه می دهد تا سیاست را به طور فعال اصلاح کنید.

ملاحظات حقوقی انتقادی

سیاست های رسانه های اجتماعی باید با احترام به حقوق کارکنان، حفاظت را متعادل کنند.در زیر مناطق قانونی نیاز به توجه دقیق دارند.

قانون روابط کارگری ملی (NLRA)

بخش 7 از NLRA از حق کارکنان برای مشارکت در فعالیت هماهنگ محافظت می کند (۱) بررسی در مورد دستمزد، ساعت ها، شرایط کار و اتحادیه - حتی در رسانه های اجتماعی، سیاستی که به طور گسترده ای "تعامل" یا "منفی" را در مورد این شرکت ممنوع می کند، ممکن است توسط هیئت مدیره روابط ملی کار (NLRB) به طور واضح قوانینی را رد کرده باشد که "پیشگیری دقیق "اطلاعات محرمانه" را ممنوع کرده اند.

قوانین دولتی در مورد رفتار خارجی

بسیاری از ایالت ها از فعالیت های قانونی کارکنان، از جمله پست های رسانه های اجتماعی، کالیفرنیا، کلرادو، نیویورک، داکوتای شمالی، و دیگران قانون کارفرمایان را بر اساس رفتار غیر قانونی مانند بیان سیاسی، استفاده از ماری جوانا قانونی یا عضویت در سازمان ها محدود می کنند، سیاست نباید کارکنان را برای محتوای ارسال شده که در غیر این صورت قانونی است و به طور مستقیم برای شرکت مضر نیست.

حریم خصوصی و نظارت

اگر شما فعالیت رسانه های اجتماعی عمومی کارکنان را نظارت می کنید، این را در سیاست توضیح دهید: به طور کلی، نظارت بر پست های عمومی که کارمند به عنوان نماینده شرکت شناسایی می کند، نه پیام های خصوصی و حساب های خصوصی، اجتناب از دسترسی به حساب های خصوصی تحت پیش فرض های نادرست (به عنوان مثال، درخواست کارکنان برای اطمینان از "دوست" یک نمایه جعلی HR) به عنوان این ممکن است نقض و قوانین خصوصی که برخی از شرکت های شخصی درخواست دسترسی به طور عمومی اطلاعات شخصی خود را بررسی کنند.

ضد تبعیض و مسئولیت های هارسر

پست های رسانه های اجتماعی که حاوی تبعیض، آزار و اذیت و یا محتوای تلافی جویانه هستند می توانند شرکت را به مسئولیت های جدی افشا کنند.این سیاست باید تقویت کند که تمام استانداردهای ضد تبعیض محل کار برای فضاهای دیجیتال اعمال می شود، مراقب باشید که ویژگی های محافظت شده را به گونه ای که می تواند به عنوان تبعیض در برابر برخی از دیدگاه ها دیده شود، اجرا باید سازگار باشد - درمان یک پست مشابه توسط یک مدیر عامل دعوت کننده از شکایت های رفتاری غیر قابل قبول است.

عواقب عدم انطباق

اعمال انضباطی را به شیوه ای روشن، مترقی و ثابت بیان کنید.غیرفعال های اقلیتی – مانند ارسال عکس شرکت بدون تایید اما بی ضرر – می تواند یک یادآوری کلامی و مربیگری را تضمین کند که نقض یا قانونی را تکرار یا معتدل می کند، مانند استفاده از تصاویر کپی رایت شده یا شکایت در مورد یک همکار بدون بیانیه، می تواند منجر به افشای موارد جدی - افشای اسرار تجاری، ارسال اسرار تجاری، نقض قانونی، یا قانونی برای خاتمه دادن به دیگران شود.

نظارت و اجرای استراتژی

چگونه نقض را تشخیص می دهید؟ بسیاری از سازمان ها حسابرسی رسانه های اجتماعی دوره ای از حساب های عمومی را انجام می دهند، به ویژه برای کارکنان در نقش های نام تجاری، این سیاست باید توضیح دهد که شرکت ممکن است پست های عمومی موجود و دستگاه های صادر شده شرکت را بررسی کند، با استفاده از یک ابزار نظارت بر رسانه های شخص ثالث که خطرات بالقوه را نشان می دهد (به عنوان مثال، پست های ذکر نام شرکت با منفی)، اما احساسات شفاف در مورد دامنه طراحی یکپارچه است - همه موارد تحقیقات قانونی را به طور منظم و ثابت می کند.

حقوق کارکنان: فعالیت های محافظت شده و

مجددا تأکید کنید که سیاست حقوق قانونی کارکنان را نادیده نمی گیرد و شامل یک بند پس انداز است: "هیچ چیز در این سیاست مانع از مشارکت کارکنان در فعالیت هماهنگ شده تحت NLRA، گزارش نقض قانون به سازمان های دولتی، یا اعمال حقوق اخلاقی فاسد می شود، کارکنان می دانند که چگونه به گزارش نقض حقوقی - حتی اگر آنها اطلاعات در رسانه های اجتماعی به اشتراک بگذارند - بدون اینکه تلافی جویانه، اگر یک قانون کار برای چنین شرایط قانونی محافظت شده باشد، ممکن است شرایط مربوط به کارکنان را ارائه دهد.

دانلود بازی Remote Work and the Blurred Digital Line

تغییر در کار از راه دور مرزهای زیادی بین کار و کارکنان خانه را از خانه در طول استراحت یا بعد از ساعت ها پاک کرده است، اعتقاد بر این است که آنها فراتر از دسترس سیاست هستند.این سیاست باید به طور واضح برای همه کارکنان بدون توجه به مکان و روشن کردن کارکنان از راه دور به عنوان آدرس استفاده از دستگاه های ارائه شده شرکت اعمال می شود: به کارکنان از راه دور یادآوری کنید که داده های شرکت یا حساب های ابر را به کار می کنند (حتی اگر به شکایت های کاری شخصی دسترسی داشته باشند).

زبان سیاست نمونه و منابع

در حالی که یک سیاست نمونه کامل فراتر از محدوده این مقاله است، چندین منبع معتبر قالب هایی را ارائه می دهند که می توانید آن را تطبیق دهید. کتاب دستی کوچک Nolo زبان عملی ( بخش کتاب راهنمای کارکنان nolo را ارائه می دهد و بسیاری از شرکت های حقوقی (FLT:2) [F3: سیاست های نمونه ای که برای صنایع خاص طراحی شده اند، همیشه سیاست حفظ حریم خصوصی خود را بررسی کرده اند و یا قانون کار قانونی خود را در آن را درک نمی کنند.

نتیجه گیری

رسانه های اجتماعی به تکامل ادامه خواهند داد، ارائه فرصت های جدید و خطرات برای کارفرمایان.یک سیاست رسانه های اجتماعی به طرز فکر ساخته شده در کتابچه راهنمای کارکنان شما صرفا یک معیار دفاعی نیست - این چارچوبی است که کارکنان را قادر می سازد تا به صورت مسئولانه نشان دهند و از حقوق کارکنان خود محافظت کنند، محرمانه بودن، رعایت قانونی، پاسخگویی شخصی، و واقعیت های کار از راه دور، شما یک سیاست محافظت می کنید و حمایت از پاسخ دادن به طور منظم و حفظ اعتماد به طور منظم است.