چگونه از نرم افزار ردیابی زمان برای اطمینان از سازگاری بیش از حد استفاده کنیم

مدیریت ساعت کار کارکنان به طور موثر برای حفظ انطباق قانونی، کنترل هزینه های کار و پرورش فرهنگ عدالت است.برای بسیاری از سازمان ها، انطباق بیش از حد یک چالش مداوم است: عدم طبقه بندی، خطاهای دور زدن و ردیابی دستی می تواند منجر به هزینه های پرداخت و ساعت شکایت و یا مجازات دولت مدرن.

درک قوانین Overtime

قبل از انتخاب یا پیکربندی هر نرم افزار، لازم است که قوانین خاص Overtime را که برای سازمان شما اعمال می شود، درک کنید. مقررات Overtime با صلاحیت، صنعت و حتی طبقه بندی کارکنان متفاوت است. [۱] قانون استاندارد منصفانه کار (FLLTSA) پایه را تنظیم می کند: کارکنان غیر خالی باید بیش از حد در یک زمان و نیم ساعت کار خود را در حدود ۴۰ هفته پس از کار روزانه (Fg) ثبت کنند.

در خارج از ایالات متحده، قوانین به طور قابل توجهی متفاوت است. دستورالعمل زمان کار اتحادیه اروپا حداکثر 48 ساعت کار هفته (از جمله بیش از حد)، با استراحت خاص حق و تعهدات ثبت نام کشورها مانند انگلستان چند ملیتی، آلمان و فرانسه دارای اجرای ملی خود را دارند.به عنوان مثال، کارگران می توانند از 48 ساعت خارج شوند، اما هنوز هم باید قوانین کار را به طور دقیق و به سازمان های انعطاف پذیر ارائه دهند.

مفاهیم کلیدی که باید درک کنید عبارتند از:

در مقابل کارکنان غیر خالی [FLT 1] خالی است؛ همه کارگران حق ندارند بیش از حد وقت، درک طبقه بندی مهم است.
تعریف کار هفتگی - FLSA یک دوره ثابت، مکرر 168 ساعته را تعریف می کند، اما شرکت ها می توانند روز و زمان شروع خود را تنظیم کنند.
نرخ پرداخت [FLT 1] شامل دستمزد پایه، پاداش های غیر قانونی، کمیسیون ها و سایر جبران ها؛ حق بیمه بیش از حد از این نرخ محاسبه می شود.
حفظ رکورد - اکثر حوزه های قضایی نیاز به کارفرمایان برای حفظ سوابق زمان برای حداقل سه سال.

بدون یک سیستم زمان بندی قابل اعتماد، حتی کارفرمایانی که به خوبی مورد توجه قرار می گیرند می توانند به طور تصادفی این مقررات را نقض کنند.نرم افزاری که انتخاب می کنید باید متناسب با الزامات خاص صلاحیت شما باشد، از قوانین دور زدن تا آستانه های روزانه و هفتگی.

نقش نرم افزار زمان-Tracking در سازگاری بیش از حد

نرم افزار ردیابی زمان به عنوان منبع واحد حقیقت برای ساعت کار، استراحت گرفته شده و عدم وجود خدمت می کند.هنگامی که به درستی پیکربندی شده است، می تواند:

به طور خودکار محاسبه بیش از حد بر اساس هفته کاری تعریف شده و قوانین پرداخت.
پرچم زمانی که کارمند به آستانه های بیش از حد نزدیک یا تجاوز می کند.
جلوگیری از اضافه کاری غیر مجاز با نیاز به تایید مدیر برای ساعات اضافی.
گزارش های آماده حسابرسی که مطابق با قوانین کارگری است.
یکپارچه سازی با سیستم های حقوق و دستمزد برای اطمینان از پرداخت بیش از حد به درستی در هر پرداخت پرداخت منعکس شده است.

فراتر از انطباق، ردیابی دقیق باعث اعتماد و شفافیت می شود. کارکنان دقیقا می بینند که چگونه ساعت های خود را به پرداخت، کاهش اختلافات و مسائل اخلاقی تبدیل می کنند.برای مدیران، داشبورد زمان واقعی کمک به تصمیم گیری های کارکنان و کنترل بودجه، در نهایت، نرم افزار ردیابی زمان تبدیل مدیریت بیش از حد از حد از زمان از یک سردرد واکنشی، کاغذی بر اساس یک فرآیند فعال و مبتنی بر داده است.

انتخاب راه حل زمان مناسب

همه ابزارهای زمان یابی برابر نیستند، هنگام ارزیابی گزینه ها، بر ویژگی هایی تمرکز کنید که به طور مستقیم از انطباق بیش از حد پشتیبانی می کنند. پلتفرم های محبوب مانند Toggl Track ، Clockify ، و QuickBooks Time [FLT5] قابلیت های اصلی را ارائه می دهند، اما تفاوت های بزرگ در ردیابی و تجزیه و تحلیل تفاوت های عمده ای را ارائه می دهند.

معیارهای کلیدی در نظر گرفتن:

انعطاف پذیری - آیا نرم افزار می تواند به طور روزانه (به عنوان مثال، قوانین CA)، در هفته بیش از زمان و نرخ های مخلوط؟ آیا می توانید هفته های کاری سفارشی (به عنوان مثال، دوشنبه تا یکشنبه یا چهارشنبه - روز) تنظیم کنید؟
هشدارهای خودکار - آیا کارکنان و مدیران را هنگامی که آستانه های بیش از حد در زمان ایجاد می شود، اطلاع می دهد؟ هشدار های فعال مانع از نقض ناخواسته می شوند.
تلفن همراه و دسترسی آفلاین - کارگران فیلد، کارکنان از راه دور، و کسانی که بدون اینترنت پایدار نیاز به راه های قابل اعتماد برای ساعت در و خارج.
ادغام پرداخت - همگام سازی بی درز با ارائه دهنده حقوق و دستمزد خود (به عنوان مثال، ADP، Gusto، Paychex) حذف اطلاعات دستی و کاهش خطا.
]گزارش و حسابرسی - به دنبال گزارش های قابل دانلود باشید که نشان دهنده مجموع روزانه، خلاصه های بیش از حد زمان و تعادل زمان-off است. بهترین سیستم ها به شما اجازه می دهند داده ها را در فرمت های مورد نیاز توسط حسابرسان یا ادارات کار صادر کنید.
گواهی نامه های انطباق - برخی از سیستم عامل ها SOC 2 سازگار یا با استانداردهای حریم خصوصی داده های خاص، که می تواند برای صنایع تنظیم شده مهم است.

برای مقایسه دقیق ویژگی ها و قیمت گذاری، سایت های بررسی مانند دایرکتوری زمان ردیابیCapterra می تواند به محدود کردن این زمینه کمک کند.همیشه نرم افزار را با قوانین زمان واقعی خود قبل از انجام یک قرارداد تست کنید.

ویژگی های ضروری برای مدیریت Overtime

فراتر از اصول، ویژگی های خاص به ویژه برای انطباق بیش از حد ارزشمند هستند:

ضبط زمان خودکار - پیگیری زمان از طریق تایمر دسکتاپ، برنامه های تلفن همراه، و یا کیوسک های بیومتریک برای جلوگیری از دستکاری و خطاهای دستی دوست.
هشدارها و اعلان های زمان - اطلاعیه های فشار هنگامی که یک کارمند به 8، 10 یا 12 ساعت در روز (یا 40 ساعت در هفته) می رسد.
تنظیمات قابل توجه هفته کاری - روز شروع و زمان را تعریف کنید و قوانین جداگانه را برای بخش های مختلف یا مکان ها پیکربندی کنید.
] گزارش و ابزار تجزیه و تحلیل [ [FLT 1 ] - گزارش های پیش ساخته شده که نشان می دهد روند بیش از حد زمان، تاثیر هزینه و پرچم های انطباق کمک به بررسی ناهنجاری.
عدم پذیرش با سیستم های حقوق و دستمزد [FLT 1] - اطمینان حاصل کنید که ساعت ها و نرخ های بیش از حد محاسبه شده به طور مستقیم به حقوق و دستمزد، به حداقل رساندن تنظیمات دستی.
توقف و پیگیری دوره غذا - بسیاری از ایالت ها نیاز به غذا یا استراحت دارند؛ عدم انطباق می تواند منجر به پرداخت حق بیمه شود که اعمال ورودی شکستن محافظت در برابر این ادعاها.
قوانین شگفت انگیز - FLSA اجازه می دهد تا به نزدیک ترین ربع ساعت تا زمانی که آن را به طور مداوم در زمان حساب نمی کند. نرم افزار خوب اجازه می دهد تا شما تنظیمات گرد و اعتبار که آنها در طول زمان خنثی است.

ادغام با Payroll و HR Systems

ادغام جایی است که زمان ردیابی سود سهام را پرداخت می کند.یک سیستم قطع شده کارکنان را مجبور می کند تا به صورت دستی وارد شوند یا ساعت های باز شوند، خطر خطاهای رونویسی را افزایش دهند و به دنبال ابزارهایی باشند که یکپارچگی بومی را با پلت فرم حقوق و دستمزد شما یا یک API باز که تیم توسعه دهنده می تواند آن را به اشتراک بگذارد. بسیاری از سیستم های اطلاعات منابع انسانی مدرن (HRIS) مانند، Rippl، یا کارکنان چند وقت کار، اطمینان از خدمات ترکیبی تخصصی.

هنگام تست ادغام، بررسی کنید که همگام سازی داده های زمان در زمان واقعی یا حداقل روزانه، که بیش از حد زمان قبل از پرداخت حقوق و دستمزد بسته شده است، و کارکنان می توانند ساعت های خود را قبل از تایید نهایی بررسی کنند.یک ادغام قوی همچنین تغییرات (که ویرایش چه زمانی) برای ردیابی حسابرسی را دنبال می کند.

پیاده سازی زمان برای سازگاری بیش از حد

انتخاب نرم افزار تنها اولین گام است. پیاده سازی مناسب تعیین می کند که آیا اهداف انطباق شما برآورده شده است یا خیر.

تنظیم قوانین کار هفته ای و کودکان در طول زمان

با تعریف هفته کاری شرکت خود در نرم افزار شروع کنید.اکثر ابزارها به شما اجازه می دهند روز و ساعت هفته را انتخاب کنید (به عنوان مثال یکشنبه در ساعت 12 AM) سپس آستانه های بیش از حد بر اساس صلاحیت خود تنظیم کنید، برای یک شرکت آمریکایی با کارکنان در چندین ایالت، شما ممکن است به قوانین مختلفی برای هر مکان نیاز داشته باشید.

به دقت سیاست های گرد را شکل دهید.این نرم افزار باید به طور پیش فرض به گرد آمدن "بی طرف" (به عنوان مثال، قانون 7 دقیقه ای) که توسط راهنما DOL توصیه می شود، گرد آمدن بر روی ورودی های زمانی نمونه را آزمایش کند تا اطمینان حاصل شود که به طور سیستماتیک کمتر از چند دقیقه ثبت خط مشی در کتابچه دستی کارکنان شما نیست.

آموزش کارکنان و مدیران

حتی بهترین نرم افزار شکست می خورد اگر مردم به درستی از آن استفاده نکنند، دستورالعمل های روشن در مورد چگونگی ساعت در داخل و خارج، زمان درخواست را خاموش و خطا درست را ارائه دهند.متوجه داشته باشید که هر کارمند مسئول دقت سوابق زمانی خود است، برای مدیران، آموزش آنها در مورد چگونگی بررسی گزارش های استثنایی ( مشت، ساعت های اولیه) و تایید سناریوهای تأیید زمان قبل از کار نیاز به یک نرم افزار اضافی دارد.

یک راهنمای مرجع کوتاه یا آموزش ویدئویی که وظایف مشترک را پوشش می دهد، آموزش تازه کار برنامه ریزی شده در سال یا هر زمان که مقررات تغییر می کند، کارکنان را تشویق کنید تا زمان خود را قبل از پایان دوره پرداخت بررسی کنند تا بتوانند اختلافات را به پایان برسانند.

هشدارها و تاییدات خودکار

هشدار های خودکار را تنظیم کنید تا به مدیران اطلاع دهید زمانی که کارمند به 90 درصد از آستانه ی بیش از حد زمان می رسد (به عنوان مثال 36 ساعت در هفته) این زمان را برای تنظیم برنامه ها یا تایید ساعات اضافی می دهد، برخی از ابزارها به شما اجازه می دهند که ساعت اضافی را یک بار بیش از حد مسدود کنید، اما از این ویژگی به دقت استفاده کنید – شما نمی خواهید از ضبط یک کارمند در ساعات واقعی جلوگیری کنید، اگر آنها به جای آن نیاز به یک مدیر ثبت نام اضطراری داشته باشند.

یک جریان کار تایید واضح ایجاد کنید: کارمند ساعت های خود را ارسال می کند، بررسی و تایید مدیر، سپس داده ها به حقوق و دستمزد جریان می یابد.هر ویرایش پس از تصویب باید نیاز به نظر و دوباره تایید داشته باشد، این پیگیری حسابرسی ارزشمند است اگر شما تا به حال توسط یک بخش کار بررسی شده اید.

بهترین روش ها برای پذیرش Ongoing

عادت های مداوم در مسیر خود رعایت می کنند.این شیوه ها را به روال روزانه و ماهانه خود اضافه کنید:

سیاست های روشن در مورد ساعت های کاری و زمان بیش از حد - انتظارات سند در کتاب دست کارکنان خود را گزارش نشده و مشخص کنید که کار ساعات اضافی بدون مجوز قبلی نقض سیاست است، با این حال اطمینان حاصل کنید که شما هنوز هم برای تمام ساعت ها کار می کنید، صرف نظر از مجوز، برای جلوگیری از نقض FLSA.
از هشدارهای خودکار برای ثبت نام در ساعات بیش از حد استفاده کنید [FLT 1] - به بررسی دستی تکیه نکنید، اجازه دهید نرم افزار به شما در زمان واقعی اطلاع دهد.
زمان مرور به طور منظم برای اختلاف [FLT 1] - حداقل هفته، گزارش تمام زمان ورودی با ناهنجاری: از دست دادن ساعت، تغییرات همپوشانی، یا الگوهای غیر معمول.سرمایه گذاری و درست قبل از فرایندهای حقوق و دستمزد.
ارتباط شفاف با کارکنان [FLT 1] - تشویق آنها به گزارش هر گونه نگرانی پرداخت، هنگامی که آنها محاسبات دقیق در طول زمان، اعتماد رشد می کند. انتشار خلاصه ای از سیاست های بیش از حد و اطلاعات تماس برای سوالات حقوق و دستمزد.
سیستم گرد و گرد خود را به طور دوره ای - نمونه ای از کارت های زمان کارمند را برای یک ماه بکشید و نتایج گرد را با چند دقیقه مقایسه کنید.
ثبت سوابق برای دوره مورد نیاز - اکثر قوانین نگهداری سه ساله را انجام می دهند و اطمینان حاصل کنید که نرم افزار شما سوابق تاریخی را حفظ می کند (بسیاری از ابزارهای ابر داده ها را به طور نامحدود نگه می دارند، اما تأیید می کنند).
در تغییرات نظارتی به روز شوید [FLT 1] - قوانین کار تغییر می کند.

قرص های معمول و چگونگی اجتناب از آن

حتی با نرم افزار مناسب، مشکلات انطباقی می تواند رخ دهد.

طبقه بندی کارکنان معافیت - برخی از نرم افزار به شما اجازه می دهد تا کارکنان را به عنوان " معافیت های پرداخت شده" برچسب گذاری کنید، اما اگر این طبقه بندی تحت قانون اشتباه باشد، شما با مسئولیت منظم بررسی وظایف شغلی در برابر آزمون معافیت (به عنوان مثال، حقوق و وظایف FLSA).
تنها در ورودی دستی [FLT 1] - اگر کارکنان فراموش می کنند به ساعت در یا خارج، داده ها می تواند نادرست باشد.استفاده از تایمر شروع اتوماتیک / توقف، زمین شناسی مبتنی بر مکان، یا نشانه های کشیدن برای کاهش وابستگی به حافظه، اجازه می دهد کارکنان به راحتی اصلاح ارسال کنند، اما همه ویرایش ها را وارد کنید.
تشخیص کار ساعت - کارکنان که ایمیل ها را چک می کنند یا تماس از خانه می گیرند ممکن است ساعت های کاری باشد که به طور ناخواسته کار ساعت را ممنوع کرده و راهی برای ثبت نرخ های کوچک (به عنوان مثال 0.1 ساعت) ارائه دهند.
اجرای غیرمتعارف - اگر شما اجازه می دهید بیش از حد برای یک تیم اما نه دیگر بدون قوانین روشن، شما ادعا می کنید سیاست های انترو به طور یکنواخت از طریق موتور قوانین نرم افزار.
] تست ادغام پوتر - هنگامی که زمان ردیابی به حقوق و دستمزد را متصل می کند، ابتدا با یک دوره پرداخت ساختگی تست کنید.اطمینان حاصل کنید که محاسبات بیش از حد با الزامات قانونی شما مطابقت داشته باشد، از جمله نرخ اضافه زمان برای کارکنان با نرخ های مختلف پرداخت در همان هفته.

نتیجه گیری

نرم افزار ردیابی زمان یک گلوله جادویی نیست - این ابزاری است که باید به دقت انتخاب، پیکربندی و نگهداری شود تا از انطباق بیش از حد پشتیبانی کند.با درک مقرراتی که برای نیروی کار شما اعمال می شود، انتخاب یک راه حل با ویژگی های مناسب و یکپارچگی سازمان، و اجرای آن با سیاست ها و آموزش های روشن، شما می توانید به طور قابل توجهی خطر نقض دستمزد و ساعت را کاهش دهید، تنظیم داده های دقیق و تنظیم دقیق آن را تضمین می کند.