درگیری های محل کار اجتناب ناپذیر است، اما آنها مجبور نیستند بهره وری را از بین ببرند یا به اخلاق آسیب برسانند، طبق مطالعه سال 2023 توسط جامعه مدیریت منابع انسانی (SHRM)، 58٪ از کارکنان گزارش می دهند که سیاست های نامشخص یا اجرای قانون متناقض، منابع اصلی اختلافات محل کار هستند و اغلب موارد قابل قبول هستند - و اغلب ابزارهای پیشگیری و مدیریت این درگیری ها به طور دقیق توضیح می دهند که کارکنان کتاب های واضح تر از یک کتاب های قابل اعتماد هستند.

این مقاله بررسی می کند که چگونه از کتابچه دست کارمند خود به عنوان یک ابزار فعال در کاهش درگیری استفاده کنید، ما عناصر ضروری را پوشش خواهیم داد که هر کتابچه دستی باید شامل، استراتژی های عملی برای نوشتن و اجرای سیاست ها و اشتباهات رایج که اثربخشی را تضعیف می کنند، شما یک نقشه راه روشنی برای تبدیل کتاب های دستی خود را از یک سند انطباق به یک سنگ بنای هماهنگی محل کار.

نقش یک کتاب راهنمای جامع کارکنان در پیشگیری از درگیری

یک کتاب دست کارمند موثر به عنوان یک منبع واحد از حقیقت برای انتظارات سازمانی عمل می کند. [۱] ابهام را از بین می برد که اغلب منجر به ناامیدی می شود.به عنوان مثال، هنگامی که سیاست کار از راه دور شرکت به وضوح ساعات اصلی، ابزار ارتباطی و انتظارات برای یک بار پاسخ را بیان می کند، اتاق کوچکی برای کارمند وجود دارد که احساس کند همکار آنها "ساده" است، زیرا آنها به ایمیل های مختلف تحقیق پاسخ می دهند، به جای اینکه یک نقطه نظر ذهنی از مدیران، به طور مستقیم از یک نقطه نظرات اشاره ای از یک نقطه نظر می توانند به عنوان یک مرجع.

فراتر از روشن کردن قوانین، یک کتاب دستی عدالت رویه ای را ترویج می کند – درکی که فرآیندها منصفانه هستند.هنگامی که کارکنان می بینند که همه کارگران در معرض همان حضور یا استانداردهای عملکردی هستند، آنها کمتر احتمال دارد احساس تنهایی یا تبعیض در برابر آن را داشته باشند.این حس عدالت خشم را کاهش می دهد که اغلب به اختلافات بین فردی می رسد، یک کتاب دستی جامع یک سرمایه گذاری هنری نیست؛ اگر یک فرهنگ استراتژیک باشد، یک سرمایه گذاری صلح آمیز است.

عناصر اصلی که مانع از درگیری های محل کار می شوند

همه کتاب های دستی برابر نیستند، برای کاهش فعالانه درگیری ها، کتابچه دستی شما باید فراتر از دیگ بخار باشد و شامل سیاست های خاص و عملی در چندین زمینه کلیدی باشد.

ماموریت شرکت و ارزش

با "چرا" شروع کنید، زمانی که کارکنان هدف و اصول اصلی سازمان را درک می کنند، می توانند رفتارهای خود را مطابق با آن هماهنگ کنند، به عنوان مثال، اگر یک شرکت شفافیت و ارتباطات باز را ارزش گذاری کند، کتاب دستی می تواند به صراحت بیان کند که کارکنان انتظار دارند نگرانی های خود را مستقیما با همکاران قبل از افزایش به مدیریت افزایش دهند، این امر یک گفتگو سازنده را به جای رفتار منفعل یا شایعه های پشت کانالی ایجاد می کند.

۲- سیاست های محل کار (مشارکت، لباس، ایمنی، کار از راه دور)

بی طرفی در عملیات روزانه یک عامل درگیری مشترک است.یک سیاست حضور دقیق زمانی که دیری به یک مشکل تبدیل می شود و چگونگی گزارش غیبت، جلوگیری از احساسات ناعادلانه بودن، کد لباس اجتناب از "تعهد" در مورد لباس های مناسب برای تیم های ترکیبی یا کاملا از راه دور، در اطراف ساعات کار، و در دسترس بودن، به عنوان مثال، باید محدودیت های ارتباطی ضروری را بیان کند.

۳- انتظارات رفتاری و قوانین رفتاری

تعریف کنید که «رفتار محترمانه» در شرایط مشخص چه شکلی است، شامل نمونه هایی از رفتار غیر قابل قبول (تسلیم، قلدری، تلافی جویانه، میکروآشگری) و عواقب نقض آن است که بسیاری از درگیری ها از مرزهای نامشخص ناشی می شوند – چیزی که یک کارمند شوخی می داند، ممکن است یک کد رفتاری که شامل موارد خاص باشد – مانند وقفه در جلسات، جلوگیری از حملات شخصی و استفاده از زبان های فراگیر – که همه افراد می توانند به طور بی طرفانه نگه داشته شوند.

۴- روش های حل تعارض

این قلب کاهش تعارض است.کتاب دستی باید یک فرایند روشن و گام به گام برای پرداختن به شکایات، از گفتگوی غیررسمی تا میانجیگری رسمی به تشدید نهایی، شامل زمان بندی (به عنوان مثال، "مدیر در دو روز کاری پاسخ می دهد")، وعده های محرمانه و گزینه برای رد کردن کسی (مانند HR یا یک افسر اخلاقی) اگر مدیر سریع برای حل و فصل منابع شفاف است.

۵- اقدامات انضباطی

کارکنان باید عواقب شکستن قوانین را بدانند.یک سیاست انضباطی مترقی – هشدار کلامی، هشدار کتبی، تعلیق – غرامت هایی که مجازات ها متناسب و سازگار هستند، هنگامی که همه کارکنان می بینند که قوانین مشابهی برای همه اعمال می شود، درک سودم کاهش می یابد، یکی از رایج ترین منابع خشم است.

حقوق قانونی و مسئولیت های مسئولیت

شامل خلاصه قوانین اشتغال کلیدی - مانند قانون مرخصی خانوادگی و پزشکی (FMLA)، آمریکایی ها با معلولیت (ADA) و قوانین ضد تبعیض - به جای توسل به قانون قضایی خود، از هر دو شرکت و کارکنان محافظت می کند، زمانی که کارکنان حقوق قانونی خود را می دانند، کمتر احتمال دارد که از طریق کانال های رسمی به وضوح اختلاف نظر برسند و یا به سیاست های قانونی کمک کنند.

چگونه کتابچه راهنمای ایجاد چارچوبی برای منصفانه بودن

مفهوم روانشناختی "عدالت رویه ای" در پیشگیری از درگیری ها متمرکز است، زمانی که کارکنان معتقدند که فرآیندهای مورد استفاده برای تصمیم گیری منصفانه هستند - حتی اگر نتیجه به نفع آنها نباشد - آنها بیشتر احتمال دارد که نتیجه را بپذیرند و کمتر احتمال دارد که دچار سوء استفاده شوند.

  • عدم توانایی: [FLT 1] همه کارکنان در معرض همان سیاست ها قرار دارند، کاهش اتهامات تعصب.
  • ترجمه: قوانین نوشته شده و در دسترس همگان، بنابراین هیچ انتظارات پنهان وجود ندارد.
  • [FLT: 1] روش حل تعارض به کارکنان فرصتی برای گفتن طرف خود از داستان قبل از تصمیم گیری می دهد.
  • ارزیابی: مدیران باید فرایندهای مستند را دنبال کنند و اقدامات انضباطی مستند و بررسی می شوند.

هنگامی که این عناصر وجود دارند، کارکنان بیشتر احتمال دارد که به مدیریت اعتماد کنند، با توجه به تحقیقات از برایbes Coaches شورای ، ارتباطات شفاف به طور مستقیم با مشارکت کارکنان بالاتر و گردش مالی پایین تر مرتبط است. Abook که تا به امروز نگه داشته می شود و به طور فعال در مدیریت روزانه اشاره می کند که شفافیت هر روز را تقویت می کند.

گام های عملی برای نوشتن یک کتاب حل تعارض-Reating

ایجاد یک کتاب دستی که واقعا مانع از درگیری ها می شود، نیاز به کپی کردن یک الگو دارد.این مراحل را دنبال کنید تا اطمینان حاصل کنید که کتاب دستی شما مفید، واضح و قابل اجرا است.

بازیگران Key Stracholder

اجازه ندهید HR کتاب دستی را در انزوا بنویسد. سر های بخش درون سازمانی، مدیران خط مقدم و حتی چند نماینده کارمند، ورودی آنها می تواند سناریوهای دنیای واقعی را به وجود آورد که کتابچه دستی شما باید از درگیری های زمانی تا ایمیل ویتکت آدرس دهد، زمانی که کارکنان در شکل دادن سیاست ها دست دارند، آنها احتمالاً به خرید آنها می پردازند – و کمتر احتمال دارد که آنها را به عنوان کنترل بالا ببینند.

استفاده از زبان های روشن و ساده

از اصطلاحات قانونی و شرکتی خودداری کنید.در سطحی بنویسید که همه کارکنان می توانند بدون در نظر گرفتن آموزش و پرورش یا پیشینه زبان، به جای "سازمان انتظار دارند همه کارکنان به استانداردهای رفتاری یکپارچه پایبند باشند"، بنویسید: "همه انتظار می رود که با همکاران خود با احترام رفتار کنند و از کد رفتار ما در زیر پیروی کنند."

شامل سناریوهای واقعی جهان

یکی از قوی ترین راه ها برای جلوگیری از درگیری این است که به کارکنان نشان دهید که چگونه سیاست ها در شرایط روزمره اعمال می شود، بخش “سوالات پرسش های متداول” یا مطالعات موردی کوتاه را اضافه کنید: به عنوان مثال “Scenario: یک همکار شوخی در مورد لهجه شما می سازد، اول، به آنها بگویید که ناراحت کننده است، گزارش می دهد که مدیر شما را راهنمایی می کند و یا سیاست ضد ابهام بیشتری را در صفحه 14 کارکنان ما مشاهده می کند.

آشنایی با فرهنگ شرکت

کتابچه دستی که با فرهنگ زندگی شرکت مخالفت می کند نادیده گرفته می شود یا حتی مسخره می شود، اگر شما ادعا می کنید که ارزش «محدود» را دارید، اما سیاست شما به همه نیاز دارد که از 9 تا 5 نفر بدون استثنا در دفتر کار باشند، شما یک سینیکیسم عمیق ایجاد می کنید، اطمینان حاصل کنید که سیاست های شما در واقع فرهنگ شما را منعکس می کنند یا به وضوح توضیح می دهند که هر گونه تجارت ضروری برای مثال، ما اعتقاد داریم که در طول روز اول به معنای وقفه در کار، هیچ بخشی از آن استفاده نمی کنیم.

آموزش و تقویت برای اثرات طولانی مدت

حتی بهترین کتاب دستی نیز بی فایده است اگر در قفسه ای قرار بگیرد که کتاب دستی را به عملیات روزانه جاسازی کند، باید به طور فعال کارمندان و مدیران را در محتویات آن آموزش دهید و به طور منظم آن را بازبینی کنید.

Onboarding Integration

دست را به بخش مرکزی از تخته سنگ جدید تبدیل کنید. نه تنها یک PDF را تحویل دهید؛ از طریق مهم ترین بخش ها با هم راه بروید، به سوالات پاسخ دهید و کارمندان جدید یک تصدیق کننده را امضا کنند که آنها سیاست ها را خوانده و درک کرده اند.این یک قرارداد از روز اول را ایجاد می کند.از جلسه برای بحث در مورد سناریوهای واقع گرایانه استفاده کنید - به عنوان مثال، "چگونه می توانید یک خط حل تعارض را اداره کنید؟"

آموزش و نقش آفرینی

سیاست ها تکامل می یابند و خاطرات محو می شوند (یا جلسات نیمه-سال) تازه تر برای مدیران، انجام تمرینات نقش آفرینی که در آن آنها اجرای سیاست ها و هدایت کارکنان از طریق فرآیند حل تعارض را تمرین می کنند، به عنوان مثال، مدیر یک گفتگو با کارمندی که سیاست حضور را نقض کرده است، با استفاده از مراحل انضباط پیشرفته کتاب دستی، اعتماد به نفس عضلات و ترس از مقابله با آن را ایجاد می کند.

آموزش مدیریت-Specific

مدیران خط مقدم پیشگیری از درگیری هستند، نه تنها باید کتاب دستی را بدانند بلکه اصول آن را نیز مدل کنند.ارائه آموزش در مورد چگونگی رسیدگی به شکایات، چگونگی مستندسازی حوادث و چگونگی جلوگیری از تعصب غیر عمدی.

اشتباهات رایج که اثربخشی کتاب مقدس را در بر میمن

حتی کتاب های دستی با نیت خوب می توانند در کاهش درگیری ها، اگر این مشکلات مشترک را داشته باشند، شکست بخورند.

سیاست های حذف شده

یک کتاب دستی که در سال های گذشته به روز نشده است ممکن است به تکنولوژی قدیمی، قوانین منسوخ شده یا فرآیندهای بی ربط اشاره کند، به عنوان مثال، سیاستی که تنها به آزار و اذیت در دفتر کار می پردازد، اما ارتباطات دیجیتال (email، Slack، جلسات ویدئویی) را نادیده می گیرد که در آن درگیری های مدرن حداقل سالانه کتاب شما را بررسی می کنند و هر زمان که یک قانون اصلی (به عنوان مثال، الزامات جدید پرداخت شده است).

Overwriting یا حقوقی Jargon

هنگامی که یک کتاب دستی مانند یک قرارداد حقوقی می خواند، کارکنان حتی ممکن است از سازمان برای ایجاد قوانین غیر قابل دسترس خودداری کنند.همکاری با تیم حقوقی خود را برای اطمینان از انطباق، اما پس از آن یک حرفه ای HR یا ارتباط برقرار کننده سیاست ها را به زبان ساده انگلیسی بازنویسی کنید.

عدم اجرای

شاید بزرگترین ژنراتور تعارض سیاستی باشد که بر روی کاغذ وجود دارد اما هرگز اجرا نمی شود، اگر کارمندی به طور مداوم کد لباس را نقض کند یا بدون نتیجه حضور دیر کند، احساس می کند که قوانین بی معنی هستند و مدیریت بازی های مورد علاقه را انجام می دهد.این به معنای خشن بودن نیست؛ این به معنای استفاده از همان استانداردها در همان روش است که هر بار.

تشخیص مسائل از راه دور و ترکیبی

تعارض در تیم های توزیع شده اغلب ناشی از ناسازگاری های ارتباطی است: مناطق مختلف زمان، به عنوان کار همزمان و فقدان نشانه های چهره به چهره، کتاب دستی که تنها آدرس رفتار در دفتر کار کارگران از راه دور بدون راهنمایی اضافه کردن بخش های خاص در ارتباط مجازی، انتظارات زمان پاسخ، و چگونگی گزارش درگیری زمانی که شما نمی توانید راه رفتن از اهمیت زبان در مورد زمان و همکاران در نوشتن مناطق.

اندازه گیری تاثیر کتاب راهنمای کارکنان شما

چگونه می دانید که کتابچه راهنمای شما در واقع کاهش درگیری ها است؟ این معیارها را در طول زمان پیگیری کنید:

  • گزارش های مفهومی: [FLT 1] تعداد شکایات رسمی یا شکایات HR مربوط به ابهام سیاست، ارتباطات یا رفتار، نشان می دهد که کتابچه دستی کار می کند.
  • بررسی های استخدامی: [FLT 1] شامل سوالاتی مانند "من می دانم که برای پیدا کردن سیاست های شرکت" و "من احساس می کنم قوانین به طور منصفانه برای همه اعمال می شود."
  • مصاحبه: تجزیه و تحلیل چرا کارکنان ترک.اگر یک شماره قابل توجه به "انتظار های واضح" یا "درمان عادلانه" اشاره کنید، کتاب دست شما ممکن است نیاز به بهبود داشته باشد.
  • بازخورد از انسان: از مدیران بپرسید که آیا آنها احساس می کنند کتاب دستی به آنها کمک می کند تا اختلافات را حل کنند یا ناقص باشند، وقت آن است که تجدید نظر کنند.

از این نقاط داده برای بهبود مداوم کتابچه دستی خود استفاده کنید و آن را به عنوان یک سند زنده، نه یک محصول نهایی، درمان کنید.

نتیجه گیری

کتاب های دستی کارکنان بسیار بیشتر از کارهای اداری هستند - آنها ابزار حل و فصل درگیری فعال هستند که شفافیت، عدالت و احترام متقابل را ترویج می دهند.با سیاست های فکر برانگیز در مورد ماموریت، رفتار، حل تعارض و نظم و انضباط، و با آموزش کارکنان و مدیران برای استفاده مداوم از آنها، شما می توانید به طور چشمگیری سوء تفاهم ها و تنش هایی که فرهنگ محل کار را از بین می برد، کاهش دهید.

امروز با حسابرسی کتاب دست فعلی خود را در برابر عناصر ذکر شده در بالا شروع کنید. شکاف ها را شناسایی کنید، تیم خود را درگیر کنید و به روز رسانی های سالانه کارکنان خود متعهد شوید و خط پایین خود را - از شما تشکر خواهد کرد.