چگونه به طور مناسب پیگیری ساعت های تمام وقت برای اطمینان از انطباق با قانون

درک قوانین Overtime

قبل از اینکه بتوانید به درستی پیگیری کنید، باید چارچوب قانونی که بر آن حکومت می کند را درک کنید.قوانین بیش از حد از کارکنان در ساعات کاری محافظت می کنند و تضمین جبران منصفانه برای زمان اضافی را دارند.این مقررات توسط صلاحیت متفاوت است، اما اکثر کشورها قوانین ملی یا فدرال را به عنوان یک پایه، اغلب توسط دولت، استانی، یا قوانین محلی تکمیل می کنند.

قانون استاندارد کارگری منصفانه (FLSA) و تنوعات دولتی

در ایالات متحده، قانون اولیه قانون استاندارد کارگر (FLSA) تحت FLSA، اکثر کارکنان باید پرداخت بیش از حد زمان حداقل یک و نیم بار نرخ پرداخت منظم خود را برای ساعت کار بیش از 40 در یک هفته، با این حال، قوانین دولتی می تواند سخاوتمندانه تر باشد (برای هر بار بیش از 12 ساعت کار می کند و در یک هفته به ازای هر کارمند، پرداخت روزانه بیش از یک بار در یک ساعت کار می کند و یا بیش از یک بار در یک بار در یک بار در یک دفتر کار پرداخت روزانه به مدت 8 ساعت، پرداخت روزانه به مدت 8 ساعت در یک روز، و یا بیش از یک بار در یک بار در یک بار در یک بار در یک بار در یک بار در یک بار در یک بار در یک بار در یک بار در یک بار در یک دفتر کار پرداخت روزانه به ازای هر روز، پرداخت روزانه به ازای هر روز، پرداخت روزانه به ازای هر روز، پرداخت روزانه به ازای هر روز، به طور منظم برای پرداخت هزینه بیشتر از یک بار در یک بار در یک بار در یک بار در یک بار در یک بار در یک بار در یک بار در یک بار در یک بار در یک بار در یک بار در یک بار در یک بار در یک بار در یک بار در

تغییرات دولتی فراتر از آستانه های زمانی گسترش می یابد، برخی از ایالت هایی مانند کلرادو و واشنگتن نیاز به بیش از حد روزانه پس از 12 ساعت بدون در نظر گرفتن مجموع هفتگی دارند. دیگران وعده غذا و استراحت حق بیمه زمانی را می دهند که از دست رفته اند. کارفرمایان چند دولتی با پیچیدگی خاصی مواجه می شوند.شما باید محل کار هر کارمند را دنبال کنید و قوانین قضایی صحیح را اعمال کنید.

اخراج کارمندان غیر معاف

همه کارکنان حق ندارند که به طور کامل کار کنند، یا کارگران را به عنوان معاف کنند یا غیر معاف ، کارکنان غیر معاف از حد و حصر توسط حفاظت از زمان پوشش داده می شوند؛ کارکنان معافیت نیستند شامل دسته های اجرایی، اداری، حرفه ای و خارج از فروش، که آنها باید به عنوان یک آزمون های پرداخت هزینه ای خاص پرداخت کنند.

آستانه حقوق کارکنان معافیت به طور دوره ای تغییر می کند، از سال 2024، سطح حقوق و دستمزد استاندارد 684 دلار در هفته (35،568 دلار در سال) است، با این حال، برخی از ایالت هایی مانند کالیفرنیا و نیویورک آستانه بالاتری دارند.اگر حقوق کارمند زیر آستانه قابل اجرا قرار گیرد، آنها به طور خودکار بدون توجه به وظایف شغلی خود، حسابرسی معافیت از معافیت حداقل یک بار در سال و هر زمان جبران خسارت کارکنان به طور قابل توجهی در نقش کارکنان خود را برای معافیت از کارکنان.

نرخ های پرداخت Overtime

نرخ بالای زمان استاندارد 1.5 برابر نرخ پرداخت منظم کارمند است.

زمان دو - در برخی از ایالت ها (به عنوان مثال، کالیفرنیا برای ساعت بیش از 12 در روز، و یا برای هفتمین روز کاری متوالی) و یا برای کار در تعطیلات خاص.
[زمان قرارداد] - در بخش خصوصی، کارفرمایان به طور کلی نمی توانند زمان مقایسه را به جای پرداخت بیش از حد ارائه دهند.
استفاده و کمیسیون - پاداش های خاص (به عنوان مثال، پاداش های تولید غیر توزیعی، تفاوت های تغییر و افزایش پرداخت های برگشت پذیر) باید در هنگام محاسبه نرخ منظم پرداخت، که می تواند بر نرخ بیش از حد زمان تاثیر بگذارد، گنجانده شود.
نرخ درآمد و کارکنان نرخ روز - این کارکنان دارای روش های محاسباتی ویژه هستند. نرخ منظم با تقسیم کل درآمد توسط ساعت های کار می کند، با بیش از حد پرداخت شده در نصف نرخ منظم برای هر بیش از حد ساعت بیش از 40.

محاسبه نرخ منظم به اشتباه یکی از رایج ترین نقض های FLSA است.هرگونه غرامت که به طور واضح توسط FLSA حذف نمی شود باید شامل هدایای، پاداش های اختیاری، بازپرداخت هزینه ها و برخی از کمک های برنامه سود آور باشد.

عواقب عدم همکاری

شکست در پیگیری و پرداخت به درستی می تواند عواقب شدیدی برای سازمان شما داشته باشد. درک مجازات های بالقوه نشان می دهد که چرا پیگیری دقیق فقط یک راحتی اداری نیست بلکه یک ضرورت قانونی است.

مجازات های قانونی و بازگشت پرداخت

نقض قوانین بیش از حد می تواند منجر به شکایت وزارت کار از طرف کارکنان شود.کاربران ممکن است دستور داده شود که پاداش بازپرداخت [ برای بیش از حد پرداخت نشده، به علاوه مقدار برابر در خسارت های غیر قانونی بهره همچنین ممکن است به صورت درآمد، اگر به عنوان مثال برای افزایش 100 دلار از هر یک مجازات، و افزایش مجازات های اضافی در هر سه سال.

دادخواست های عملی کلاس یک خطر رو به رشد است، هنگامی که نقض سیستماتیک بر کارکنان متعدد تأثیر می گذارد، وکلای شاکی اغلب اقدامات جمعی را تحت FLSA دنبال می کنند، این موارد می تواند منجر به شهرک سازی یا قضاوت به ارزش میلیون ها دلار هزینه های دفاع شود.

آسیب های احتمالی و اخلاقی کارکنان

فراتر از مجازات های مالی، عدم انطباق به نام تجاری کارفرمای شما آسیب می زند. کارکنانی که احساس بهره برداری می کنند احتمال بیشتری دارند که ترک کنند، شکایات پرونده ها یا دادخواست های مربوط به فعالیت های طبقه را دنبال کنند. پوشش رسانه های منفی می تواند به مشتری اعتماد کند، در مقابل، شهرت برای شیوه های پرداخت منصفانه کمک می کند تا استعدادهای برتر را جذب و حفظ کند.در صنایع با کمبود کار، انطباق می تواند یک مزیت رقابتی باشد.

افزایش ریسک حسابرسی

هنگامی که شکایت ثبت می شود، سازمان شما ممکن است برای حسابرسی های تصادفی ثبت شود.م.م.م.د.م.د.م.د.م.د.م.د.م.د.م.د.د.م.د.م.د.م.د.م.م.د.م.م.م.د.م.م.م.م.د.م.م.م.د.د.م.م.م.د.د.م.د.م.م.م.م.م.م.د.د.د.م.م.م.م.د.م.م.م.م.م.م.م.م.د.د.د.د.د.د.د.د.م.م.د.د.م.م.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.

انتخاب یک روش زمان-Tracking

انتخاب سیستم مناسب برای انطباق بیش از حد زمان پایه است، روش باید به طور دقیق ضبط ساعت کار، جلوگیری از تقلب، و ادغام با روند حقوق و دستمزد خود را در زیر گزینه های مشترک، رتبه بندی شده با قابلیت اطمینان و دقت. انتخاب راست بستگی به اندازه نیروی کار، صنعت و بودجه شما.

Manual Timesheets

جدول زمانی کاغذ یا صفحه گسترده ارزان است، اما کارکنان خطا ممکن است ساعت ها را گرد کنند، فراموش کنند که زمان شروع / توقف را ثبت کنند، یا زمان سرقت زمان عمدی را انجام دهند. سرپرستان همچنین اشتباهات ورود داده ها را انجام می دهند و برای هر سازمان با بیش از چند کارمند توصیه نمی شوند.اگر شما باید از آنها استفاده کنید، سیاست های دقیق نیاز به ثبت نام روزانه توسط هر دو کارمند و استفاده از فرم های رمزگذاری شده و یا اسناد پیام های دیگر.

سیستم های بیومتریک

اثر انگشت، تشخیص چهره یا اسکنر شبکیه باعث از بین بردن دوست مشت زدن و اطمینان از اینکه شخص مناسب در حال ساعت کردن است، این سیستم ها بسیار دقیق هستند، اما نیاز به سرمایه گذاری های حریم خصوصی و مقررات (به عنوان مثال، قانون حریم خصوصی اطلاعات بیومتریک ایلینوی) باید با رضایت کارکنان و سیاست های کنترل داده ها حل شود. برخی از ایالت ها نیاز به افشای خاص در مورد چگونگی ذخیره اطلاعات بیومتریک دارند و دریافت موافقت نامه های کتبی برای جلوگیری از دسترسی به اطلاعات و جلوگیری از هر گونه سیستم های دسترسی به اطلاعات بیومتریک دارند.

پلتفرم های دیجیتال یکپارچه

زمان ردیابی نرم افزار مبتنی بر ابر مدرن به طور خودکار ورودی ها را دور می کند، پرچم های از دست رفته، و محاسبه بیش از حد در زمان واقعی. بسیاری از سیستم عامل ها همچنین PTO، تغییرات برنامه ریزی و ادغام مستقیم با ارائه دهندگان حقوق و دستمزد مانند ADP، Gusto، یا QuickBooks نمونه های پشتیبانی خودکار را شامل می شود (FLT:0Deputy، TSheets، و Clockify[F1] برای پشتیبانی از زمان های مختلف برای پشتیبانی و یا دستور کار بستن فایل های مختلف برای تعمیر و نگهداری از زمان و نگهداری از طریق سیستم های پرداخت و نگهداری از دست رفته برای مدیران پرداخت هزینه های پرداخت و پشتیبانی از زمان و نگهداری از زمان برای تعمیر و نگهداری از دست رفته برای تعمیر و یا رزرو های مختلف برای تعمیر و نگهداری از طریق سیستم های مختلف برای تعمیر و نگهداری از دست رفته برای تعمیر و نگهداری از دست رفته و نگهداری از طریق رزرو های مختلف از طریق رزرو های مختلف برای مدیران پرداخت های مختلف از طریق رزروهای پرداخت های پرداخت های مختلف.

موبایل و Remote Tracking

با کارکنان از راه دور و زمینه، برنامه های تلفن همراه با geofencing GPS می توانند زمان دقیق ساعت در / خارج از سایت های کار را ثبت کنند، این مانع از کارکنان می شود تا بدون اینکه ساعت ها کار کنند و به پیگیری زمان سفر بین مکان ها کمک کنند - اطمینان حاصل شود که پرونده های برنامه تمام ویرایش ها و زمان های کاربر را برای ردیابی محلی ارسال می کند.

بهترین روش برای ردیابی دقیق Overtime

داشتن یک سیستم تنها نیمی از نبرد است، شما باید سیاست ها و رویه هایی را که هر روز به طور مداوم اجرا می شوند، پیاده سازی کنید.

سیاست های روشن و آموزش کارکنان

یک سیاست دقیق در تمام وقت که در دفترچه راهنمای کارکنان گنجانده شده است بنویسید:

چگونه زمان بیش از حد تعریف می شود (به عنوان مثال، بیش از ۴۰ ساعت در هفته، بیش از ۸ ساعت در روز در حالت های خاص).
نیاز به تصویب قبلی برای کار بیش از حد.
عواقب کار بدون مجوز (پرداخت هنوز لازم است، اما اقدام انضباطی مجاز است).
چگونه خطاهای موجود در جدول زمانی و مهلت اصلاحات را گزارش کنیم.
ممنوعیت کار در ساعات کاری و روش گزارش هر گونه درخواست برای کار کردن در ساعت

مدیران و کارکنان آموزش در هر سال در این سیاست ها، تاکید می کنند که تمام وقت کار باید ثبت شود ، حتی اگر آن را از قبل تایید نشده بود شکست به رکورد هنوز هم می تواند کارفرما را ملزم به پرداخت اگر آنها می دانستند و یا باید کار را شناخته شده است، آموزش در زبان های متعدد اگر نیروی کار شما متنوع است آزمون با درک کوتاه مدت و حفظ سوابق آموزش و نگهداری حداقل سه سال.

بررسی های منظم و آشتی

در پایان هر دوره پرداخت، مقایسه زمان ورود با برنامه ها، log های پروژه و هر گونه پرونده دیگر.نگاه به ناهنجاری: کارکنان به طور مداوم ساعت در زمان شروع، از دست دادن ناهار، یا پرش بزرگ در ساعت ها، استفاده از ابزار گزارش برای تولید گزارش های استثنایی برای حسابرسی. SHRM توصیه می کند انجام ممیزی رسمی [به طور دقیق] [F:1 در طول بررسی دقیق، بررسی دقیق و دقیق، بررسی دقیق.

هشدار های خودکار برای نزدیک شدن به Overtime

سیستم پیگیری زمان خود را تنظیم کنید تا به مدیران و کارکنان اطلاع دهید زمانی که یک کارمند به آستانه بیش از حد زمان نزدیک می شود، این اجازه می دهد تا تنظیمات فعال - مانند وظایف ثبت مجدد یا یادآوری کارمند برای متوقف کردن کار، برخی سیستم ها حتی به شما اجازه می دهد تا قبل از سیستم به مدیر مجوز کار نیاز داشته باشید، به ویژه در کمتر از یک ساعت. داشبورد واقعی که نشان می دهد ساعت ها به مدیران کمک می کند تا تصمیم های آگاهانه را با اطمینان از کار بگیرند.

مدیریت بدون مجوز Overtime

در زیر FLSA، کارفرمایان باید برای تمام ساعات کار پرداخت کنند، حتی اگر کار غیر مجاز باشد، درمان پرداخت را متوقف نمی کند، بلکه برای تنظیم کارمند یا تنظیم برنامه های آینده باید این کار را روشن کند. هرگز از کارمند درخواست نکنید که "از ساعت" کار کند [F:1] این یک نقض مستقیم است و دعوت نامه شما در مورد انتظارات منظم در مورد اجرای آن است.

ملاحظات حقوقی و حسابداری

مستندات مناسب بهترین دفاع شما در صورت بررسی DOL یا دادخواست کارمند است.دانستن دقیقا چه چیزی را نگه دارید و برای چه مدت ثبت نام معتبر می تواند یک پیش فرض را به نفع ساعات ادعایی کارمند ایجاد کند.

چگونه برای حفظ سوابق

FLSA نیاز به کارفرمایان برای حفظ حقوق و دستمزد و سوابق زمان برای حداقل سه سال سوابق مربوط به محاسبات دستمزد (به عنوان مثال، کارت های زمان، برنامه های کاری، کسرها) باید حداقل دو سال از زمان قابل اجرا حفظ و نگهداری، برخی از دولت ها دارای الزامات حفظ و نگهداری بیشتر هستند - بررسی مقررات محلی خود را امن تر می کند تا پنج سال در مورد اقدامات تلافی جویانه را با توجه به پرونده های دیگر از آن، به منظور گسترش دهد.

چه سوابقی برای حفظ

برای هر کارمند غیر خالی، حفظ کنید:

نام کامل، آدرس، اشغال و شماره امنیت اجتماعی
تاریخ تولد (در صورت زیر 19 سال)
تمام ساعات کار روزانه و هر هفته کاری.
به طور منظم نرخ ساعتی و کل درآمد روزانه / هفتگی به طور مستقیم.
مجموع درآمد بیش از حد برای هفته کاری
همه چیز به یا کسر از دستمزد.
پرداخت دستمزد کل هر دوره پرداخت و تاریخ پرداخت.
هرگونه توافق نامه کتبی در مورد روش های محاسباتی اضافی جایگزین

این سوابق باید به گونه ای حفظ شود که نمی تواند تغییر کند.سیستم های دیجیتال با مسیرهای حسابرسی بهترین هستند.اگر از کاغذ استفاده می کنید، آنها را در یک کابینت قفل شده ذخیره کنید و پشتیبان اسکن شده را با زمان بندی های دور برای کارکنان، سوابق محل کار تعیین شده خود و هر زمان سفر که ممکن است قابل جبران باشد.

اختلافات را اداره می کند

هنگامی که یک کارمند به چالش کشیدن زمان خود را، بررسی فوری کارمند و مدیر هر بررسی زمان مورد بحث و ارائه شواهد (فیلم امنیتی، ایمیل، داده های GPS) اگر اصلاح مورد نیاز است، تنظیم حقوق و دستمزد و سند دلیل آن را تشویق کنید. هرگز تلافی جویانه در برابر کارمند برای افزایش نگرانی انطباق - قانون محافظت از کارکنان برای حل و فصل مجدد و مجازات های زیر را تشویق کنید.

تکنولوژی و اتوماسیون برای انطباق

پیشرفت در تکنولوژی ردیابی زمان، انطباق را آسان تر از همیشه کرده است. اتوماسیون خطای انسانی را کاهش می دهد و کارکنان HR و حقوق و دستمزد را برای کارهای با ارزش بالاتر آزاد می کند.

زمان واقعی محاسبه های زمان

سیستم های ردیابی زمان مدرن در زمان واقعی به عنوان ساعت کارکنان در داخل و خارج محاسبه می کنند.این به مدیران می دهد تا به طور فوری به هزینه های کار و وضعیت انطباق دسترسی داشته باشند، به جای کشف نقض بیش از حد زمان در پایان دوره پرداخت، شما می توانید در طول دوره پرداخت، محاسبات زمان واقعی همچنین سناریوهای پیچیده را به طور خودکار انجام دهید - مانند روزانه در کالیفرنیا یا تغییرات در نیویورک برای سیستم که به طور همزمان می تواند در طول دوره های مختلف قضایی اعمال شود.

ادغام با Payroll و HR Systems

انتقال داده های دستی بین زمان ردیابی و سیستم های حقوق و دستمزد، خطاهای و تاخیر را معرفی می کند. سیستم های یکپارچه به طور خودکار ساعت های تایید شده را به حقوق و دستمزد، کاهش خطر محاسبه اشتباه، همچنین ثبت نام ساده - تمام وقت و داده های پرداخت در یک سیستم واحد، حسابرسی، هنگام ارزیابی یکپارچگی، تایید می کند که سیستم می تواند قوانین پرداخت خاص خود را مدیریت کند، از جمله تغییر تفاوت ها، پاداش ها و کسر کردن، و کل گروه را به کل تست پیوند کوچک قبل از آن تقسیم کند.

هشدار های خودکار و اعلان ها

هشدار های سیستم تولید شده به شما کمک می کند تا از مسائل مربوط به انطباق پیش بروید.

کارکنان نزدیک به آستانه های بیش از حد
ساعت های شبانه یا ساعت های شبانه
در پایان دوره پرداخت، زمان بندی های کامل
الگوهای غیر معمول که ممکن است نشان دهنده سرقت زمان یا خطاهای گرد و غبار باشد.
صدور گواهینامه یا مجوز مورد نیاز برای نقش های خاص

این هشدارها باید به هر دو کارمند و مدیر آنها مراجعه کنند، برخی سیستم ها به مدیران اجازه می دهند تا به طور مستقیم از دستگاه تلفن همراه خود به هشدارهای خود پاسخ دهند، که این امر به طور دوره ای به ثبت رسیده و مسائل تکراری را شناسایی کنند که نیازمند تغییرات فرایند هستند.

مدیریت Overtime در انواع مختلف نیروی کار

قوانین زمان به طور متفاوتی بر اساس ماهیت رابطه کاری اعمال می شود. درک این تفاوت ها به شما کمک می کند تا از طبقه بندی نادرست و عدم انطباق اجتناب کنید.

کارمندان موقت و نیمه وقت

کارکنان پاره وقت حق دارند به همان طور که کارکنان تمام وقت - ساعات کار بیش از 40 در هفته (یا دیگر آستانه های قابل اجرا) کار می کنند، کارکنان موقت و فصلی ارائه شده توسط آژانس های کارکنان ارائه چالش های منحصر به فرد در بسیاری از حوزه های قضایی، آژانس کارکنان و کارفرما مشتری مسئولیت انطباق بیش از حد وقت را به اشتراک می گذارند.

پیمانکاران مستقل

طبقه بندی کارکنان به عنوان پیمانکاران مستقل یک منطقه رو به رشد از سازمان های مجری مانند DOL و IRS استفاده از تست های چند عاملی برای تعیین طبقه بندی مناسب است، اگر شما پیمانکاران مستقل را درگیر می کنید، اطمینان حاصل کنید که آنها واقعاً کسب و کار مستقل را انجام می دهند و برنامه های خود را کنترل می کنند. نیاز به قراردادهای امضا شده، فاکتورها و اثبات مجوز های تجاری.

کارمندان غیر خالی

برخی از کارکنان وام دار غیر معاف هستند و حق دارند که به طور منظم نرخ خود را با تقسیم حقوق هفتگی خود توسط تعداد ساعاتی که حقوق و دستمزد برای پوشش (معمولا 40) محاسبه می شود، هر ساعت بالاتر از 40 باید 1.5 برابر این نرخ پیگیری منظم پرداخت شود.

توسعه فرهنگ انطباق

انطباق یک پروژه یک بار نیست - یک تعهد مداوم است که فرهنگ را ایجاد می کند که ارزش ردیابی زمان دقیق و پرداخت منصفانه را دارد از سازمان شما محافظت می کند و اعتماد کارکنان را تقویت می کند.

خرید-In

پذیرش در بالا شروع می شود، زمانی که مدیران تعهد به پیگیری دقیق زمان و پرداخت بیش از حد را نشان می دهند، مدیران و کارکنان از این طریق از معیارهای انطباق در گزارش های رهبری منظم پیروی می کنند.در مورد هزینه های بیش از حد و وضعیت انطباق در بررسی های کسب و کار بحث می کنند، زمانی که رهبران به جای یک بار اداری، انطباق را به عنوان اولویت، پیام ها از طریق سازمان درمان می کنند.

بهبود مستمر

پیگیری زمان و سیاست های بیش از حد در سال را مرور کنید تا آنها را منعکس کننده تغییرات در قانون، نیروی کار شما و تکنولوژی شما باشند.بنابراین بازخورد کارکنان و مدیران در مورد آنچه که کار می کند و آنچه که نیست، از گزارش های استثنایی و یافته های حسابرسی برای شناسایی مناطق برای بهبود مستمر استفاده کنید.

DOL ارائه می دهد منابع کمک انطباق [FLT 1] که می تواند بررسی سالانه خود را هدایت کند، برای شرایط خاص دولت، مشورت با بخش کار محلی خود و یا وکیل استخدام با دقت و ابزار مناسب، انطباق بیش از حد می تواند یکپارچه باشد - و کارکنان شما اطمینان خواهند داد که شما آنها را برای هر ساعت کار پرداخت می کنند.