مقدمه مقدماتی

حوادث کمی در بخش های منابع انسانی و مالی مانند اطلاع از وزارت کار (DOL) در طول زمان حسابرسی تنظیم شده است. چشم انداز محققان بررسی سال های حقوق و دستمزد، طبقه بندی کارکنان و شیوه های زمان بندی زمان می تواند احساس پر مشغله کند - اما لازم نیست که با آماده سازی سیستماتیک، مستندات کامل و درک روشنی از قانون کار عادلانه (SAFL)، کارفرمایان تنها می توانند به طور دقیق حسابرسی پرداخت و یا اجرای دقیق کمک کنند.

درک قوانین Overtime

پایه هر گونه دفاع حسابرسی، درک کاملی از قوانین است. FLSA به کارفرمایان نیاز دارد که کارکنان غیر خالی را یک و نیم برابر نرخ منظم پرداخت خود را برای تمام ساعت ها در یک هفته کار واحد کار می کنند، در حالی که این به نظر ساده است، تفاوت آنچه که به عنوان "ساعت کار می کند"، چگونه به محاسبه نرخ منظم، و که واجد شرایط معافیت از قوانین بسیار بیشتر، به عنوان شرایط برای استراحت در هر دو حالت عادی، به طور کامل، به عنوان یک از حد قانونی، به عنوان حالت عادی، اما مقررات فدرال، به عنوان یک از حد و یا مقررات کلی، به عنوان شرایط اضافی، به عنوان شرایط برای استراحت، به عنوان حالت مقرر، به طور کامل، به عنوان یک دولت های اداری، به عنوان یک دولت های اضافی، به عنوان یک از حد و یا مقررات کلی، به عنوان یک دولت های اداری، به عنوان یک دولت های اداری، به طور کامل، به عنوان یک دولت های اضافی، به عنوان یک دولت های اضافی، به عنوان یک دولت های اداری فدرال، به عنوان یک دولت های اداری، به عنوان یک دولت های اداری، به عنوان یک دولت های اداری، به عنوان یک دولت های اضافی، به طور کامل، به عنوان یک مقدار زیادی، به عنوان یک مقدار زیادی، به عنوان یک وضعیت های اداری

الزامات کلیدی FLSA Overtime

  • تعریف هفته کار: یک هفته کاری یک دوره ثابت و تکراری 168 ساعت (هفت دوره 24 ساعته متوالی) است که در هر هفته کار می کند، نه در هر دوره پرداخت.
  • نرخ بازپرداخت: این شامل اکثر جبران کارکنان دریافت می شود، مانند دستمزد ساعتی، کمیسیون، پاداش های غیر قانونی و پرداخت مبلغ اضافی (به عنوان مثال، پاداش های اختیاری، هدیه، بازپرداخت) باید محاسبه شود هر زمان اضافی که پرداخت می شود.
  • [[۱] [۱۰] زمان قابل قبول: [[۱۰] [۱۰] [۱۰] [۷]] [۷] [۷] [۷]] [۷] [۷]] [۷] [۷] [۱۰] [۱] [۱۰] [۱] [۱۰] [۲]] [۳]) [۲] [۳] [۳]] [۳]) [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳]] [۳] [۳]] [۳]] [۳]]] [۳] [۳] [۳]]]]]] [۳]] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [

اخراج کارمندان غیر خالی

طبقه بندی یکی از رایج ترین و گران ترین موارد در حسابرسی ها است. FLSA معافیت هایی را برای اجرایی، اداری، حرفه ای، فروش خارجی و کارکنان کامپیوتر فراهم می کند، به شرطی که آنها هر دو آستانه حقوق و دستمزد و آزمون وظایف را برآورده کنند.یک عنوان کار به تنهایی هیچگاه معافیت از معافیت را تعیین نمی کند.

چرا حساب های Overtime

دانستن اینکه چه چیزی باعث ممیزی می شود می تواند به شما کمک کند تا قبل از رسیدن به یک اطلاع رسانی، نقاط ضعف را به چندین دلیل بررسی کنید و برخی از کارفرمایان بیشتر از دیگران انتخاب می شوند.

محرک های رایج برای حسابرسی DOL

  • شکایت های استخدامی: رایج ترین ماشه، یک کارمند فعلی یا سابق شکایتی را که ادعا می کند بیش از حد وقت، طبقه بندی نادرست یا سرقت دستمزد پرداخت می شود، بررسی می کند حتی اگر شکایت ناشناس باشد یا توسط شخص ثالث ارسال شود.
  • ] هدف گذاری صنعتی: صنایع خاص دارای نرخ های بالای از لحاظ تاریخی از نقض FLSA، از جمله ساخت و ساز، مهمان نوازی، مراقبت های بهداشتی، خرده فروشی و کشاورزی است.اگر کسب و کار شما در یکی از این بخش ها است، شما با شانس بالاتری از حسابرسی تصادفی یا هدفمند مواجه می شوید.
  • تجاوز: کارفرمایان با سابقه نقض FLSA برای حسابرسی پیگیری، گاهی اوقات سالها پس از حل و فصل اولیه پرچم گذاری شده اند.
  • بررسی های انطباق Random: WHD همچنین تحقیقات تصادفی را برای اندازه گیری انطباق کلی در سراسر منطقه جغرافیایی یا صنعت، بدون هیچ گونه شکایت خاص انجام می دهد.

جمع آوری مستندات ضروری

مستندات قوی ترین سپر شما است. FLSA کارفرمایان را ملزم می کند تا حداقل سه سال سوابق حقوق و زمان را حفظ کنند و از اسنادی مانند محاسبات دستمزد و توافق نامه های چانه زنی جمعی برای حداقل دو سال پشتیبانی کنند.اگر شما نمی توانید سوابق درخواست شده را تهیه کنید، DOL از تخمین های کارکنان استفاده می کند که به ندرت در نفع کارفرمایان کار می کند.

رکوردهای هسته ای برای آماده شدن

  1. ]Time و رکوردهای حضور: ثبت روزانه نشان دادن زمان شروع و پایان، دوره های استراحت غذا، و تمام ساعات کار ترجیح داده می شود زیرا آنها خطاهای دستی را کاهش می دهند و مسیرهای حسابرسی را ارائه می دهند.
  2. ] پرداخت رکورد رکورد رکورد: پرداخت هزینه، خلاصه نامه های کارت زمان، و محاسبات نشان می دهد که نرخ های منظم، حق بیمه بیش از حد و هر پرداخت خاص (براساس، تفاوت های تغییر) شامل تاریخ پرداخت و تاریخ پرداخت.
  3. فهرست طبقه بندی کمیسیونی: یک ردیف از همه کارکنان، وضعیت معافیت آنها، و دسته معافیت خاص (به عنوان مثال، اجرایی، اداری، حرفه ای) سند اساس برای هر معافیت.
  4. شرح: شرح دقیق موقعیت برای همه نقش ها، به ویژه معافیت ها، آنها باید وظایف اولیه و درصد تقریبی زمان صرف شده در هر یک از آنها را مشخص کنند.
  5. کتابچه راهنمای و سیاست های استخدامی: سیاست های نوشته شده پوشش مجوز زمان، روش های نگهداری زمان، استراحت غذا و قوانین ضد سرمایه گذاری.
  6. ثبت نام هزینه: [FLT 1 ] برای هر کارگر معافیت، نگه داشتن اسناد و مدارک نشان می دهد که شما آستانه حقوق و آزمون وظایف را تایید کرده است.
  7. گزارش حسابرسی: اگر شما قبلا ممیزی DOL یا خودآشکار داشته اید، این گزارش ها را همراه با مستندات اقدامات اصلاحی حفظ کنید.

بهترین روش های حسابداری

هرگز سوابق زمان اصلی را تغییر ندهید.اگر اصلاحات لازم باشد، آنها را به وضوح در یک زمینه جداگانه یا با یادداشت توضیح دلیل و تاریخ تغییر، استفاده از حقوق و دستمزد و نرم افزار زمان بندی که همه ویرایش ها را با زمان بندی های مختلف ثبت می کند، برای کارکنان از راه دور و ساعت، پیاده سازی سیستم هایی که کار ساعت را ضبط می کنند - چک کردن ایمیل پس از ساعت، گرفتن تماس، یا تکمیل درخواست های اداری، اغلب ثبت نام و ثبت نام پرونده های مسافرتی.

طبقه بندی کارکنان

خطاهای طبقه بندی منبع اصلی مسئولیت بازگشت به دستمزد است.یک بررسی فعال از وضعیت هر کارمند می تواند مشکلات را قبل از اینکه در یک حسابرسی ظاهر شوند شناسایی کند.این یک کار یک بار نیست؛ مقررات تغییر می کند و وظایف شغلی تکامل می یابد.

چگونه یک حساب طبقه بندی را انجام دهیم

  • بررسی حاشیه سالاری: از 1 ژوئیه 2024، حداقل دستمزد برای اکثر معافیت های سفید سرد 844 دلار در هفته ($43،888 سالانه) به روز رسانی DOL این رقم به طور دوره ای استفاده می شود.
  • ارزیابی Duties: مقایسه وظایف هر شغل معافیت در برابر معیارهای استاندارد DOL.، به عنوان مثال، معافیت اداری نیاز به کارمند برای انجام کار اداری و یا کار غیر انسانی به طور مستقیم مربوط به مدیریت و یا عملیات کسب و کار عمومی، و به تمرین اختیاری و قضاوت مستقل در مسائل مهم مهم است.
  • طبقه بندی در جایی که لازم است؛ [FLT 1] اگر کارمند تمام معیارها را برآورده نکند، آنها را به عنوان غیر خالی طبقه بندی کنید و بلافاصله پیگیری و پرداخت هزینه های اضافی را آغاز کنید.
  • قوانین دولتی را در نظر بگیرید: بسیاری از ایالت ها دارای قوانین بیش از حد و طبقه بندی خود هستند.در کالیفرنیا، به عنوان مثال، آزمون وظایف سخت تر است و آستانه حقوق و دستمزد بالاتر است.

انجام یک حساب مقدماتی داخلی

خود فریب بهترین راه برای گرفتن و تصحیح خطا قبل از اینکه DOL به پایان برسد، برنامه ریزی حداقل یک سال، یا پس از رویدادهای بزرگ مانند ادغام، تغییر در مالکیت و یا به روز رسانی قابل توجه تنظیم است.

گام های برای یک حسابرسی داخلی

  1. یک نمونه نماینده را مرور کنید: ثبت حقوق و دستمزد از حداقل دو سال گذشته، با تمرکز بر دوره های پرداخت که شامل پاداش، کمیسیون ها یا سایر پرداخت های نامنظم بود.حساب بیش از زمان برای نمونه ای از کارکنان غیر خالی و مقایسه در برابر آنچه که در واقع پرداخت شد.
  2. دقت زمان بندی: بررسی کنید که تمام ساعت ها کار می کنند - از جمله شروع اولیه، پایان های دیر و تغییرات کوتاه مدت.اگر از سیاست های گرد استفاده می کنید، مطمئن شوید که خنثی هستند (به عنوان مثال، گرد به نزدیک ترین 15 دقیقه با هر دو به بالا و پایین).
  3. بررسی برای کار خاموش-Clock: مدیران مصاحبه و بررسی ایمیل های ورودی برای دیدن اینکه آیا کارکنان انتظار دارند قبل از ساعت یا بعد از ساعت کار کار کنند نمونه های مشترک شامل پاسخ دادن به ایمیل از خانه، حضور در آموزش داوطلبانه، و یا سفر بین سایت های کار بدون پرداخت.
  4. غذا و سیاست های استراحت: حتی اگر قوانین فدرال برای اکثر کارکنان (به جز در قوانین ایالتی خاص یا توافق نامه های چانه زنی جمعی) درخواست معافیت نمی کنند، بسیاری از کشورها این کار را انجام می دهند، مستند شده و از طریق کارفرمایان که اجازه می دهند " ناهار کار" ممکن است به زمان آن زمان بدهکار باشند.
  5. اصلاح: اگر شما در حال پرداخت هستید، پرداخت حقوق پشت بدهکار و پرداخت داوطلبانه آنها را انجام دهید.

آموزش و ارتباطات

حتی بهترین سیاست ها هم شکست می خورند اگر مدیران و کارکنان آنها را درک نکنند یا دنبال کنند. آموزش نقض های بی طرف را کاهش می دهد و تیم شما را برای پاسخ مناسب در طول حسابرسی آماده می کند.

موضوعات برای پوشش در آموزش

  • اصول اساسی را به سرپرستان آموزش دهید: آنچه به عنوان زمان قابل قبول، چگونگی محاسبه بیش از حد زمان و تفاوت بین معافیت و نقش های غیر خالی به حساب می آید.
  • قوانین زمان بندی: آموزش همه کارکنان برای ثبت هر دقیقه از کار.توضیح دهید که سیاست های گرد خنثی هستند و نباید زمان خود را به پایان برسانند.
  • تمرین های پیش فرض شده: به وضوح بیان می کند که کار بدون مجوز هنوز هم باید پرداخت شود.هرگز یک کارمند برای گزارش بیش از حد و یا برای شکایت دستمزد تنظیم نکنید - هزینه غیر قانونی در زیر FLSA است.
  • آماده سازی انکار: مدیران ساخت هرگز به سوالات DOL پاسخ نمی دهند، همه درخواست ها باید از طریق یک شخص نقطه تعیین شده (معمولا HR یا مشاوره حقوقی) ارسال کنند و یک اسکریپت برای آنچه که اگر یک محقق نشان می دهد اعلام نشده است: "من شما را به فردی که این مسائل را اداره می کند هدایت می کنم."
  • Retention: تضمین حقوق و دستمزد و کارکنان HR درک دوره های حفظ و چگونه به بازیابی اسناد به سرعت.

پاسخ به حسابرسی

هنگامی که DOL یک بررسی را ارسال می کند، زمان از ماهیت است.پاسخ آرام و سازمان یافته می تواند روند را کوتاه کند و نتایج منفی را کاهش دهد.

در طول جلسه حسابرسی

  • طراحی یک نقطه تماس واحد؛ این شخص (مدیر، افسر انطباق، یا وکیل خارجی) هماهنگ با محققان، جمع آوری اسناد و مصاحبه های برنامه ریزی.
  • به طور کامل و سریع کار کنید: ارائه اسناد درخواست شده در قالب و چارچوب زمانی درخواست شده است. تأخیرها سوء ظن را افزایش می دهد و ممکن است منجر به احضار شوند.
  • محرمانه بودن اصلی: [FLT 1] اجتناب از بحث در مورد حسابرسی با کارکنان مگر لازم است.
  • مشاوره حقوقی: [FLT 1] یک وکیل استخدام در طول مصاحبه ها وجود دارد، آنها می توانند از حقوق شما محافظت کنند و به پاسخ های فریم کمک کنند تا قبل از ارسال، تمام اسناد را بررسی کنند.
  • هر درخواست را به صورت زیر ثبت کنید: هر درخواست را از بازپرس وارد کنید، تاریخ آن ساخته شده است و تاریخ پاسخ شما این است که یک جدول زمانی روشن از همکاری ایجاد می کند.
  • اطلاعات اضافی داوطلب را دریافت نکنید؛ تنها به سؤالات پرسیده شده پاسخ دهید، اگر بازپرس از کارمند خاصی سوال می کند، نظراتی در مورد طبقه بندی های دیگر ارائه ندهید.

آنچه DOL برای آن به نظر می رسد

محققان سوابق زمان، سوابق پرداخت و سیاست های نوشته شده را بررسی می کنند، آنها به طور معمول با نمونه ای از کارکنان فعلی و سابق، هر دو در محل و با تلفن مصاحبه می کنند، آنها تأیید می کنند که کارکنان معافیت در واقع وظایف معافیت را انجام می دهند و کارکنان غیر خالی نیز ممکن است برای تمام ساعات کار خود را بررسی کنند.

Next post-Audit Follow

پس از حسابرسی، DOL یک تصمیم کتبی صادر خواهد کرد، این ممکن است شامل تقاضا برای دستمزدهای عقب، خسارت های مایع و مجازات پول مدنی برای نقض های ناخواسته یا مکرر باشد.چگونه شما پس از آن را اداره می کنید، رکورد انطباق بلند مدت شما را تحت تاثیر قرار می دهد.

مراحل برای پس از حسابرسی

  1. یافته های بررسی دقیق: هر گونه تخلف ذکر شده را بخوانید، در صورت لزوم، شما حق دارید یافته های مسابقه را با ارائه شواهد اضافی یا استدلال که DOL نادرست تفسیر شیوه های خود را حل کنید.
  2. پرداخت بازگشت به Wages سریع: اگر DOL تعیین کند پرداخت، پرداخت حقوق بدهی به سرعت در اسرع وقت کاهش می یابد و یا از بین بردن خسارت های مایع و مجازات اطمینان حاصل می کند کارکنان دریافت حقوق خود و که شما دریافت اسناد.
  3. به روز رسانی سیاست ها و تمرین ها: [FLT 1] تغییرات پیاده سازی برای رسیدگی به علل ریشه نقض، به عنوان مثال، اگر استراحت ناهار به درستی ردیابی نشد، یک سیاست جدید شکستن و به روز رسانی کتاب دست خود را پیدا کنید، طبقه بندی کارکنان آسیب دیده و تنظیم بر اساس آن.
  4. کارکنان آموزش: [FLT 1] آموزش اجباری برای همه مدیران و کارکنان حقوق و دستمزد در سیاست های اصلاح شده استفاده از یافته های حسابرسی به عنوان مثال های زندگی واقعی برای تقویت اهمیت انطباق.
  5. یک پیگیری خود را تایید کنید: در عرض شش ماه، انجام حسابرسی داخلی دیگری برای تأیید اینکه اقدامات اصلاحی در محل قرار دارند و هیچ گونه پیشرفت مستمری ایجاد نشده است.

نتیجه گیری

آماده سازی حسابرسی بیش از حد زمان در مورد پنهان کردن مشکلات نیست - این در مورد پیدا کردن آنها برای اولین بار و تعمیر آنها است. کارفرمایان که در زمان دقیق، طبقه بندی مناسب، حسابداری کامل و آموزش منظم نه تنها زنده ماندن در یک حسابرسی، بلکه اجرای یک کسب و کار منصفانه تر، کارآمد تر است. هدف DOL انطباق است، نه مجازات؛ نشان دادن تلاش های خوب برای نظارت بر هزینه های فعلی و تنظیم خود را با سرعت کمتر و تنظیم هزینه های فعلی.

برای هدایت رسمی، با صفحه پرداخت بیش از حد (FLT:1) و در Pay Overtime مشورت کنید برای مشاوره خاص صنعت، SHRM] راهنمای در ممیزی های زمان و چک کردن وب سایت خود را برای نیازهای اضافی بخش کار.