چگونه به اشتراک گذاری مشتری صدور اولویت در تمرین خود

درک و تنظیم تنظیمات مشتری دیگر یک ابزار خوب برای مناسب نیست - این یک جزء حیاتی از یک عمل حرفه ای موفق است که آیا شما یک شرکت حقوقی، یک آژانس خلاق، یک عمل مراقبت های بهداشتی متمرکز، یا یک کسب و کار مشاوره، راه شما را اداره می کند صورتحساب و پرداخت به طور مستقیم بر اعتماد مشتری، جریان نقدی و وفاداری طولانی مدت تاثیر می گذارد، زمانی که مشتریان احساس می کنند که همه چیز به طور مالی سخت است، و یا به زودی می تواند به دیگران مراجعه کند و یا به سرعت پرداخت کند، و یا به مشتری دقیق تر، و یا به مشتری، و یا به زودی ادامه می دهد.

چرا مشتری اولویت بندی اهمیت دارد

در بازار رقابتی امروز، تجربه مشتری فراتر از خدمات اصلی است که شما ارائه می دهید. بیلینگ اغلب نقطه نهایی در معامله است و یک تصور پایدار را بر اساس یک نظرسنجی (FLT:0:2023 توسط بیل.com ، 48٪ از کسب و کارهای کوچک گزارش می دهد که بهبود تجربه پرداخت به طور مستقیم افزایش می یابد مشتری، راحتی، و انعطاف پذیری (حتی ممکن است کارت های پرداخت را ترجیح دهد).

علاوه بر این، تنظیمات تخفیفی باعث کاهش هزینه های اداری می شود، زمانی که مشتریان یک روش پرداخت و فرکانس را انتخاب می کنند که برای آنها مناسب است، آنها کمتر احتمال دارد که با هزینه ها یا مهلت های از دست رفته اختلاف کنند، این منجر به جریان نقدی قابل پیش بینی تر و تلاش های جمع آوری کمتری می شود.در کوتاه، ترکیب تنظیمات صورتحساب یک سرمایه گذاری در رضایت مشتری و بهره وری عملیاتی است.

تنظیمات معمول برای Accommodate

در حالی که هر مشتری منحصر به فرد است، چندین ترجیحات به طور منظم در سراسر صنایع ظاهر می شوند. درک این الگوهای رایج به شما کمک می کند تا یک زیرساخت لایحه انعطاف پذیر را از ابتدا طراحی کنید.

روش های پرداخت

] اعتبار و کارت های اعتباری : هنوز هم به طور گسترده ای مورد استفاده برای راحتی و سرعت.اطمینان حاصل کنید که پردازنده پرداخت شما از کارت های اصلی پشتیبانی می کند (Visa، مسترکارت، American Express).
انتقال بانک (ACH) : ترجیح داده شده توسط بسیاری از کسب و کارها برای فاکتورهای بزرگتر زیرا هزینه ها پایین تر است.
سیستم عامل پرداخت آنلاین ؛ PayPal، Stripe، Square و Venmo در میان مترجمان آزاد و شیوه های کوچک محبوب هستند.برخی از مشتریان می خواهند بدون ورود به یک پورتال از طریق یک لینک پرداخت کنند.
کیف پول های دیجیتال و خرید در حال حاضر، پرداخت بعد : Apple Pay، Google Pay و خدمات مانند Klarna یا پس از پرداخت، به ویژه در شیوه های مصرف کننده.
] چک و پول نقد: اگر چه در حال کاهش، برخی از مشتریان سنتی و یا صنایع هنوز چک کاغذی را ترجیح می دهند، عاقلانه است که یک گزینه دستی در دسترس نگه دارید.

فرکانس و زمانبندی

پرداخت پیش پرداخت : مشترک برای کار مبتنی بر پروژه، سپرده ها، و یا موافقت نامه های حفظ شده است. مشتریان قدردانی از دانستن کل هزینه قبل از شروع کار.
سنگ یا لایحه پیشرفت [FLT 1]: ایده آل برای پروژه های طولانی که پرداخت های جزئی با تحویل سازگار است، این خطر مالی برای هر دو طرف کاهش می یابد.
پرداخت صورتحساب (ماه به ماه / چهارم) : استاندارد برای خدمات اشتراک، قراردادهای تعمیر و نگهداری، و یا مشاوره مداوم.
اصطلاحات (Net 15، Net 30، Net 60) : بسیاری از مشتریان شرکت در Net 30 یا Net 60 کار می کنند. ارائه این شرایط می تواند یک تمایز رقابتی باشد، اما شما باید فرآیندهایی برای پیگیری تاریخ های مربوط به آن داشته باشید.

جزئیات و شفافیت

فاکتورهای آن را می نامند: برخی از مشتریان می خواهند هر آیتم خط را ببینند - ساعت کار می کنند، مواد، مالیات، تخفیف، این باعث اعتماد می شود و برای حسابرسی یا تایید آن آسان تر می شود.
فاکتورهای محاسبه شده : دیگران یک کل را با شرح مختصر ترجیح می دهند، به ویژه اگر سیستم های حسابداری داخلی دارند که نیاز به جزئیات حداقل دارند.
زمینه های مشتری : مشتریان ممکن است نیاز به خرید شماره سفارش، کدهای بخش، یا ارجاعات پروژه در فاکتور برای گردش کار تایید خود را.

ارزیابی اولویت های مشتری

شما نمی توانید آنچه را که نمی دانید، به طور فعال جمع آوری تنظیمات صورتحساب باید بخشی از فرآیند شرکت مشتری شما باشد.در اینجا چگونگی انجام آن را به طور موثر.

شامل سوالات بیلینگ در فرم های جذب خود

چه از یک ابزار دیجیتال مانند Directus یا یک PDF ساده استفاده کنید، یک بخش برای تنظیمات صورتحساب اضافه کنید.

روش پرداخت ترجیحی (بازدید کنندگان)
مطالبات خطای فرکانسی
شرایط پرداخت قابل قبول (به عنوان مثال، پیش از پرداخت، Net 30)
هر گونه الزامات ویژه (شماره هایPO، تماس های تایید شده)
منطقه زمانی و بهترین زمان برای یادآوری پرداخت

بحث در مورد جلسات اولیه

یک مکالمه کلامی در طول اولین تماس مشتری یا بررسی قرارداد ارزشمند است، شیوه های استاندارد صورتحساب خود را توضیح دهید و سپس بپرسید: "چه چیزی باعث می شود که فرآیند صورتحساب برای شما آسان تر شود؟" این درب را برای بحث در مورد سفارشی سازی های بالقوه بدون اینکه شما مجبور به حدس زدن.

استفاده از پورتال مشتری یا CRM

استفاده از تکنولوژی برای ذخیره و به روز رسانی اولویت ها به طور مرکزی. یک پلت فرم مانند Directus به شما اجازه می دهد تا مدل های داده سفارشی را برای پروفایل های مشتری ایجاد کنید، از جمله زمینه هایی برای تنظیمات صورتحساب، این تضمین می کند که هر عضو تیم - از حسابدار گرفته تا مدیر پروژه - دسترسی به آخرین اطلاعات دارد.

اجرای سیستم های انعطاف پذیر

هنگامی که ترجیحات مشتریان خود را درک می کنید، به یک زیرساخت صورتحساب نیاز دارید که می تواند نرم افزار حسابداری سخت را سازگار کند که تنها از یک نوع پرداخت یا یک فرمت فاکتور ثابت پشتیبانی می کند، شما و مشتریان شما را ناامید می کند.

گزینه Scalable Inulation Software را انتخاب کنید

ابزارهای مدرن مانند FreshBooks، QuickBooks Online، Xero یا Wave انعطاف پذیری در روش های پرداخت، قالب های فاکتور و صورتحساب تکراری را ارائه می دهند.

دروازه های پرداخت چندگانه یکپارچه در فاکتورها
فیلدهای فاکتور و قالب های سفارشی
یادآوری های خودکار و تاخیر در پرداخت
گزارش در مورد روش پرداخت و روند مشتری

یکپارچه سازی یک پردازنده پرداخت

نرم افزار صورتحساب شما باید به یک پردازنده پرداخت متصل شود که از روش هایی که مشتریان شما ترجیح می دهند، Stripe پشتیبانی می کند، به عنوان مثال، کارت های اعتباری، ACH و کیف پول های دیجیتال را اداره می کند. PayPal پیشنهاد می کند تا بیانیه ها و لینک های پرداخت را ارائه دهد.همچنین با استفاده از یک دروازه پرداخت اختصاصی مانند Square برای پرداخت های شخصی در صورت حساب کنید.

راه اندازی خودکار با این حال سفارشی جریان کار

اتوماسیون زمان را صرفه جویی می کند، اما باید به ترجیحات فردی احترام بگذارد، به عنوان مثال، می توانید ارسال فاکتور های تکراری را خودکار کنید، اما اجازه دهید فرکانس های مختلف در هر مشتری، یادآوری های پرداخت را تنظیم کنید که در فواصل سفارشی برای شرایط انتخاب شده مشتری قرار می گیرند – برخی ممکن است سه روز قبل از تاریخ، یک یادآوری ساده را در خود روز ترجیح دهند.

گام های درون سازمانی به طور موثر

حرکت از ارزیابی به پیاده سازی نیازمند یک رویکرد ساختار یافته است. مراحل زیر به شما کمک می کند تا تنظیمات صورتحساب مشتری را بدون مختل کردن عملیات موجود خود ادغام کنید.

1- اولویت های سند در یک طرح مرکزی

ایجاد یک نمایه صورتحساب مشتری در سیستم مدیریت عمل یا CRM شامل زمینه هایی برای روش پرداخت، قالب فاکتور ترجیحی (متی در مقابل خلاصه)، شرایط پرداخت و هر یادداشت ویژه ای است که این داده ها را برای هر کسی که در صورتحساب شرکت می کند قابل مشاهده می کند.

۲- نرم افزار بیلینگ خود را بر اساس

قالب های مختلف فاکتور را برای مشتریانی تنظیم کنید که می خواهند جزئیات خط در مقابل کسانی که کل آپارتمان را ترجیح می دهند، تنظیم کنند، فرکانس را برای هر مشتری تنظیم کنند – به صورت هفتگی، ماهانه، فصلی – و آن را به روش پرداخت صحیح پیوند می دهند.اگر یک مشتری از طریق ACH پرداخت کند، اطمینان حاصل کنید که فاکتور شامل جزئیات بانک ضروری یا پرداخت امن است.

۳- تغییرات واضح را به طور واضح بیان کنید

هنگامی که شما تنظیم صورتحساب مشتری را تنظیم می کنید، یک ایمیل تأیید مختصر ارسال کنید که به عنوان مثال، “همانطور که درخواست شده است، ما صورتحساب های ماهانه خودکار را تنظیم کرده ایم تا در اولین ماه ارسال شوند، با پرداخت به دلیل لینک کارت اعتباری، شما یک تأیید پس از هر پرداخت دریافت خواهید کرد.”

۴- تست با یک دوره آزمایشی

برای ترجیحات پیچیده - مانند لایحه عطف با مراحل تصویب سفارشی - یک آزمایش کوچک قبل از رول کامل اجرا کنید. ارسال یک فاکتور نمونه و از مشتری برای تأیید اینکه مطابق با الزامات خود است.

بازبینی شده در ۲۱.

مشتری نیاز به تغییر دارد.یک استارت آپ که در ابتدا از طریق کارت اعتباری پرداخت می شود، بعداً از Net 60 اصطلاحی که آنها رشد می کنند درخواست می کند.برنامه چک های سالانه یا دو ساله برای بررسی تنظیمات صورتحساب.شما می توانید یک سوال ساده در نظرسنجی مشتری سالانه یا پایگاه لمسی خود در طول تمدید قرارداد را شامل کنید.

و اختلاف و اختلاف

حتی با بهترین سیستم ها، مسائل صورتحسابی ایجاد می شود، چگونه آنها را اداره می کنید یا می توانید اعتماد مشتری را تقویت یا آسیب برسانید.

ایجاد یک فرآیند حل و فصل روشن

یک روش ساده برای مشتریان برای افزایش خطاهای صورتحساب یا نگرانی ها منتشر کنید، این می تواند یک آدرس ایمیل ([email protected]) یا یک فرم در پورتال مشتری شما باشد.در عرض 24 تا 48 ساعت پاسخ دهید و در صورت لزوم به یک شخص مشخص افزایش یابد.

انعطاف پذیر باشید در صورت لزوم

اگر روش پرداخت ترجیحی مشتری پشتیبانی نمی شود، پیشنهاد پیدا کردن یک جایگزین را پیشنهاد دهید، به عنوان مثال، اگر آنها می خواهند از طریق انتقال سیم پرداخت کنند، اما سیستم شما فقط کارت های اعتباری را می پذیرد، می توانید یک کار دستی برای فاکتورهای با ارزش بالا ایجاد کنید. هدف این است که بدون فشار دادن مشتری به یک جعبه مشکل را حل کنید.

استثناهای مستند برای اجتناب از تکرار

اگر شما یک برنامه پرداخت یک بار یا سفارشی را ارائه می دهید، آن را در نمایه مشتری یادداشت کنید.در طول زمان، ممکن است الگوهایی را کشف کنید – صنایعی که همیشه به Net 60 یا انواع پروژه های خاص نیاز دارند، از این داده ها برای اصلاح پیشنهادات استاندارد خود استفاده کنید.

ارتباط با سیاست های بیلینگ به وضوح

در حالی که انعطاف پذیری کلیدی است، شما همچنین به مرزها نیاز دارید. ارتباطات شفاف مانع از سوء تفاهم می شود و انتظارات را از ابتدا تعیین می کند.

شامل یک سیاست قانونی در توافقنامه مشتری شما

قرارداد یا شرایط خدمات شما باید شیوه های استاندارد صورتحساب شما را مشخص کند: روش های پرداخت پذیرفته شده، زمان بندی معمولی، جریمه های پرداخت دیر و هر گونه هزینه برای پرداخت های بازگشت شده، همچنین می گوید که شما خوشحال به بحث در مورد ترتیبات جایگزین.

ارسال ایمیل های خوش آمدید با Billing

پس از سوار شدن، یک ایمیل خوش آمدید ارسال کنید که خلاصه می کند که چگونه صورتحساب برای آن مشتری خاص کار می کند، شامل لینک هایی به پورتال پرداخت یا دستورالعمل هایی برای تنظیم خودکار پرداخت می شود.این گام فعال بلیط های پشتیبانی را بعدا کاهش می دهد.

استفاده از اعلان های درون برنامه یا یادآوری تقویم

اگر از یک پورتال مشتری استفاده می کنید، اعلان های مربوط به فاکتور های آینده یا پرداخت های موفق را به صورت جایگزین ارسال کنید، تقویم را برای تاریخ پرداخت ارسال کنید تا مشتریان بتوانند مطابق با اولویت های ارتباطی خود برنامه ریزی کنند – برخی ایمیل ها، پیامک های دیگر را ترجیح می دهند و برخی فقط هشدارهای پورتال می خواهند.

ملاحظات قانونی و انطباق

انعطاف پذیری بیلینگ نباید به هزینه رعایت قانونی یا قانونی باشد.بسته به صنعت و محل شما، قوانین خاصی اعمال می شود.

امنیت داده ها و حریم خصوصی

اگر شماره کارت اعتباری یا جزئیات بانکی را جمع آوری می کنید، اطمینان حاصل کنید که پردازنده پرداخت شما سازگار با PCI-DSS است.هرگز داده های مالی حساس را در سرورهای خود ذخیره نکنید.از توکن سازی یا لینک های پرداخت شخص ثالث استفاده کنید، به جای آن، با قوانین حریم خصوصی داده مانند GDPR یا CCPA مطابقت داشته باشید.

مالیات و الزامات حسابداری

روش های پرداخت مختلف ممکن است پیامدهای مالیاتی مختلف یا الزامات گزارش دهی داشته باشند، به عنوان مثال، برخی از حوزه های قضایی نیاز به صدور دریافت برای پرداخت های نقدی دارند، اما نه برای معاملات کارت اعتباری.با حسابدار خود مشورت کنید تا اطمینان حاصل شود که سیستم صورتحساب شما مستندات صحیحی برای پرونده های مالیاتی تولید می کند.

حرفه ای اخلاق حرفه ای

در زمینه هایی مانند قانون، بهداشت و درمان یا برنامه ریزی مالی، قوانین اخلاقی ممکن است ترتیبات خاصی را محدود کنند.به عنوان مثال، شارژ علاقه به حساب های بیش از حد ممکن است ممنوع یا محدود شود.

اندازه گیری تاثیر بر تمرین شما

برای دانستن اینکه آیا تلاش های شما پرداخت می شود، معیارهای کلیدی مربوط به صورتحساب و رضایت مشتری را پیگیری کنید.

شاخص های عملکرد کلیدی (KPI)

روز فروش (DSO) : DSO پایین تر نشان می دهد پرداخت سریع تر DSO قبل و بعد از اجرای لایحه انعطاف پذیر است.
روش پرداخت : پیگیری که مشتریان انتخاب می کنند، اگر یک روش جدید به ندرت استفاده می شود، در نظر بگیرید که آیا ارزش نگهداری دارد.
امتیاز رضایت کلی [FLT 1]: شامل سوالات مربوط به صورتحساب در نظرسنجی های پس از پروژه خود را بپرسید در مورد سهولت پرداخت، وضوح فاکتورها و تجربه کلی صورتحساب.
[در این میان] [مشرکان]: کاهش اختلاف در اختلافات لایحه، شاخصی قوی است که ترجیحات در آن قرار دارند.
نرخ بازتاب از مشتریان موجود : تجارب لایحه مبارک کمک به منابع ارجاع مثبت کلمه از دهان مانیتور برای دیدن اینکه آیا رضایت صورتحساب با کسب و کار جدید مرتبط است.

جمع آوری بازخورد به طور منظم

به طور دوره ای از مشتریان برای بازخورد در روند صورتحساب خود بپرسید، این می تواند به سادگی به عنوان یک ایمیل تک پرسشی باشد: "چگونه می توانیم تجربه صورتحساب خود را بهبود دهیم؟" از پاسخ به آنکره استفاده کنید و رویکرد خود را اصلاح کنید.

نتیجه گیری

تخصیص حساب مشتری به عمل شما یک تغییر شبانه نیست - آن نیاز به ارزیابی متفکرانه، سیستم های انعطاف پذیر و ارتباطات مداوم دارد.با این حال، سرمایه گذاری سود سهام را در اعتماد مشتری، پرداخت سریع تر و شهرت قوی تر پرداخت می کند - با یادگیری فعالانه آنچه هر مشتری در فرآیند صورتحساب و درک ابزار خود را برای ارائه در مورد این انتظارات، شما یک تابع اداری را به دقت افزایش می دهد که می تواند به طور فعال به بهبود روند تعادل و بهبود واقعی در روند تعادل و سازگاری با روند تعادل و بهبود روند و بهبود روند.

برای بیشتر در ساخت سیستم های صورتحساب مشتری محور، پلت فرم مدیریت داده های انعطاف پذیرDirectus را بررسی کنید یا ]FreshBooks راهنمای صورتحساب بهترین شیوه ها را بررسی کنید.