چگونه کتاب راهنمای کارکنان خود را با قوانین فدرال و ایالتی تکمیل کنید

چرا کتابچه راهنمای کارکنان شما باید با قوانین فدرال و ایالتی تکمیل شود

یک کتابچه دستی کارمند بسیار بیشتر از یک تابع مقدماتی عمل می کند، نشان دهنده یک چارچوب الزام آور برای رابطه کاری در بسیاری از حوزه های قضایی است و می تواند به یک بخش مرکزی از شواهد در دادرسی تبدیل شود.یک کتاب دستی با دقت پیش نویس انتظارات را تعیین می کند، استاندارد سازی روش های کارکنان و نشان دادن تلاش های خوب برای انطباق با تعهدات حقوقی.

قوانین فدرال فدرال که بر هر کتابچه تاثیری می گذارد

قانون فدرال حداقل کف را برای حفاظت از محل کار تعیین می کند، هر کارفرما باید این استانداردها را برآورده کند و بسیاری از ایالت ها از آن ها تجاوز می کنند.کتاب دستی شما باید منعکس کننده بیشترین الزامات فدرال فعلی در حداقل زمینه های زیر باشد.

قانون استاندارد کارگری منصفانه (FLSA)

FLSA به طور داوطلبانه حداقل دستمزد، پرداخت بیش از حد، ثبت نام و کار کودک را کنترل می کند (کتاب دستی شما باید دوره های پرداخت را توضیح دهد، نرخ منظم ساعت به طور منظم، و روش محاسبه زمان خاص مورد استفاده - به طور معمول 1.5 برابر نرخ حقوق و دستمزد منظم برای ساعت بیش از 40 در یک هفته کار، مهم تر از آن، شما باید به وضوح بیان کنید که چگونه کارکنان طبقه بندی معاف هستند یا هیچ کدام از قانون معمول استفاده نمی کنند (قانون پرداخت حقوق و یا به روز رسانی شده توسط منابع پرداخت مالیات).

عنوان هفتم قانون حقوق مدنی ۱۹۶۴

عنوان هفتم تبعیض بر اساس نژاد، رنگ، مذهب، جنسیت (از جمله بارداری)، گرایش جنسی و هویت جنسیتی) و منشأ ملی را ممنوع می کند، کتاب شما باید دارای یک سیاست قوی ضد تبعیض و ضد آزار و اذیت باشد.[۳] فراتر از یک بیانیه ساده تبعیض جنسیتی، شامل یک روش تشخیص صریح است: به کارکنان باید گزارش، کانال های گزارش چندگانه (از جمله یک حزب بی طرف)، تعهد به تحقیقات سریع و جهت گیری است که هنوز در دستورالعمل قانونی است.

آمریکا با قانون معلولیت (ADA)

ADA نیاز به کارفرمایان با 15 یا بیشتر کارکنان برای ارائه اقامت معقول به افراد واجد شرایط معلول، مگر اینکه محل اقامت باعث مشکلات غیر سر و صدا شود، کتاب دستی شما باید فرآیند تعاملی را توصیف کند: چگونه یک کارمند درخواست اقامت (به صورت شفاهی یا در نوشتن، از طریق یک شخص مشخص)، چه اسناد ممکن است مورد نیاز باشد و چگونه کارفرما درخواست معلولیت مبتنی بر پروهیبیت و درخواست برای برخی از کارکنان خدمات درمانی را ارزیابی می کند (به عنوان مثال: برای برخی از کارکنان فدرال).

قانون مرخصی خانوادگی و پزشکی (FMLA)

FMLA به کارکنان واجد شرایط تا 12 هفته مرخصی بدون دستمزد، محافظت از شغل (به دلایل مانند وضعیت جدی بهداشت، تولد یا فرزند، یا مراقبت از یک عضو خانواده با یک وضعیت جدی بهداشت و درمان) اعمال می شود (با توجه به اینکه رزرو به طور موازی و کتاب شما باید واجد شرایط (معمولا 12 ماه خدمات و 1250 ساعت)، که چگونه مدت زمان خانواده اندازه گیری شده است، و یا به نظر می رسد.

سایر قوانین فدرال بحرانی

تبعیض در قانون اشتغال (ADEA) - حفاظت از کارگران 40 و بالاتر شامل سیاست در برابر تبعیض سنی در استخدام، ارتقاء، آموزش و خاتمه.
] [قانون اطلاعات غیر تبعیض آمیز (GINA) - Prohibits درخواست یا استفاده از اطلاعات ژنتیکی (از جمله سابقه پزشکی خانوادگی) برای تصمیم گیری های شغلی.کتاب دست شما باید بیان کند که اطلاعات ژنتیکی جمع آوری نمی شود یا در نظر گرفته می شود.
قانون اشتغال و حقوق بازنشستگی (USERRA) - ارائه حفاظت از کار و مزایای برای کارکنان که در ارتش خدمت می کنند.
قانون ایمنی و بهداشت (OSHA) - نیاز به یک محل کار امن است.کتاب دستی باید حقوق کارکنان را برای یک محیط زیست بدون خطر، آموزش مناسب و حق گزارش نگرانی های ایمنی بدون تلافی، شامل یک بخش مختصر در مورد روش های گزارش و برنامه های اضطراری تایید کند.
[FLT: 1 ] - اگر شما چک های پس زمینه را انجام دهید، کتابچه دستی شما باید فرآیند افشای و مجوز جداگانه مورد نیاز در زیر FCRA را ارجاع دهد.

قوانین دولتی پیچیدگی و ریسک را اضافه می کند

قانون ایالتی اغلب حفاظت کارکنان بیشتر از قانون فدرال را فراهم می کند.یک کتاب دستی که تنها الزامات فدرال را پوشش می دهد ممکن است در دولت شما غیر قابل انطباق باشد.این تفاوت ها می تواند چشمگیر باشد، به ویژه در مناطق ذکر شده در زیر.اگر شما در چندین ایالت فعالیت می کنید، ممکن است برای هر مکان به کتاب های دستی جداگانه یا اضافه کردن آن نیاز داشته باشید.

حداقل Wage و Overtime Variations

بسیاری از ایالت ها حداقل دستمزد را بالاتر از نرخ فدرال 7.25 دلار در ساعت تنظیم می کنند، به عنوان مثال، از سال 2025، حداقل کالیفرنیا $ 16.50 (و بالاتر برای فست فود یا کارکنان بهداشتی)، در حالی که واشنگتن $ 16.6 دلار در ساعت زمان خاص خود را چک کردن نرخ منطقه (شهر نیویورک در مقابل ایالتی) است.

مرخصی بیمار و مرخصی خانوادگی پرداخت شده

بیش از دوازده ایالت و بسیاری از شهرها اکنون مرخصی بیمار را به عهده دارند.محدوده های جزئی و قوانین استفاده متفاوت است: برخی از ایالت ها برای هر 30 ساعت کار نیاز به یک ساعت مرخصی دارند (به عنوان مثال، اورگان)، در حالی که برخی دیگر کل کتاب های مربوط به خدمات مالی خود را در اختیار دارند، و همچنین باید به طور کامل درخواست های خدمات درمانی و قانونی را ارائه دهند و اداره مالیات های دولتی، و فدرال ایالت اورگان، و فدرال ایالت ایالتی کالیفرنیا.

دسته های ضد تبعیض گسترش یافته

قوانین ضد تبعیض دولتی اغلب شامل دسته های محافظت شده است که قانون فدرال مانند گرایش جنسی، هویت جنسیتی، وضعیت زناشویی، وضعیت تخلیه نظامی، وابستگی سیاسی و وضعیت پزشکی (از جمله استفاده از کانابیس در برخی از ایالت ها) قانون اشتغال منصفانه کالیفرنیا و مسکن (FEHA) همه این ها و بیشتر را پوشش می دهد.قانون انسانی نیویورک نیز در برابر تبعیض بر اساس وضعیت مهاجرت محافظت شده است.

سایر سیاست های دولتی برای تماشای

ترک کردن: بسیاری از ایالت ها نیاز به پرداخت یا پرداخت وقت برای رای دادن دارند، اغلب با الزامات پیش از اطلاع.
] مسکن تغذیه: در حالی که قانون فدرال نیاز به زمان استراحت و فضای خصوصی (نه حمام) برای مادران پرستاری، قوانین ایالتی ممکن است الزامات خاص برای حریم خصوصی، نزدیکی یا تجهیزات اضافه کند.
] چک های پس زمینه و صندوق منع: بسیاری از کشورها و شهرها کارفرمایان را از درخواست در مورد تاریخ کیفری منع می کنند تا زمانی که یک پیشنهاد شغلی مشروط ساخته شود یا محدود به اینکه چگونه پرونده های جنایی می تواند مورد استفاده قرار گیرد.
شفافیت پرداخت: چندین ایالت اکنون کارفرمایان را ملزم می کنند تا محدوده حقوق را در پست های شغلی افشا کنند (به عنوان مثال نیویورک، کالیفرنیا، کلرادو، واشنگتن) کتاب دستی باید اشاره کند که چنین افشای هایی برای همه تبلیغات شغلی اعمال می شود.
توافق نامه های بی کفایت: برخی از ایالت ها به شدت محدودیت یا ممنوعیت بندهای غیر کفایت، به ویژه برای کارگران کم دستمزد، سیاست کتابچه راهنمای شما در مورد پیمان های محدود باید با قانون ایالتی هماهنگ باشد.

عواقب عدم انطباق: بیش از یک

یک کتاب دست منسوخ یا ناقص می تواند منجر به عواقب جدی شود. فوری ترین خطر قضاوت نامطلوب در یک پرونده دعوی قضایی است، اگر کتاب دستی شما نظم و انضباط مترقی را وعده می دهد، اما شما کارمند را بدون دنبال کردن این مراحل، ممکن است با یک ادعای نادرست سرمایه گذاری مواجه شوید، اگر سیاست های ضد فساد شما فاقد یک روش گزارش، EEOC ممکن است متوجه شوید که شما برای جلوگیری از رسیدگی به پرونده های قانونی مورد نیاز به آن اقدام نکرده اید.

بهترین روش ها برای پیش نویس یک کتابچه راهنمای مشابه

ایجاد یک کتاب دستی سازگار نیاز به یک رویکرد روش شناختی و فعال دارد.این بهترین شیوه ها را برای ساخت یک سند که به بررسی قانونی بستگی دارد و از نیروی کار شما حمایت می کند، دنبال کنید.

۱- شروع با یک بررسی حقوقی توسط مشاور محلی

قالب های ژنریک از اینترنت خطرناک هستند.قانون اشتغال بسیار محلی است.یک وکیل که در حالت شما عمل نمی کند ممکن است یک تفاوت کلیدی را از دست بدهد، مانند نیاز کالیفرنیا برای شامل یک سیاست "تحریم شدید" جدا از کد کلی رفتار.همیشه کتاب دستی خود را با یک وکیل استخدام مجاز که قبل از توزیع مقررات خاص دولت شما آشنا است بررسی کنید.

۲) شامل یک پاک کننده در-ویل

در حالت های اشتغال (به جز مونتانا)، کتابچه راهنمای شما باید به وضوح بیان کند که اشتغال در حال انجام است و کتاب دستی یک قرارداد اشتغال نیست، این سلب مسئولیت باید به طور برجسته ظاهر شود، اغلب در صفحه اول یا در مقدمه، بسیاری از کشورها نیاز به آن در نامه های جسورانه و سرمایه موثر است: "هیچ چیز در این کتابچه کاری یا بیان مزایای کار (به معنای عدم اطلاع از حقوق و یا عدم اطلاع از شرکت).

استفاده از زبان دقیق، زبان خاص

از اظهارات مبهم مانند "کاربران با احترام" یا "اقدام انضباطی مناسب خواهد بود" اجتناب کنید، فرآیندهای ملموس را توصیف کنید: "گزارش های آزار و اذیت باید ظرف 30 روز از حادثه به سرپرست، HR، یا خط گرم ناشناس در [شماره] دریافت در 5 روز کسب و کار و شروع تحقیقات در 10 روز خاص کسب و کار خاص، با این حال، می تواند یک هشدار نامه غیر فعال را ایجاد کند.

۴- ترک کردن تعاملات و Concurrency

کارکنان اغلب نیاز به استفاده از انواع مختلف مرخصی به طور همزمان دارند، به عنوان مثال، کارمند مرخصی زایمان ممکن است واجد شرایط برای FMLA (بدون پرداخت)، مرخصی خانوادگی پرداخت شده (جایگزین دستمزد جزئی)، و سیاست معلولیت کوتاه مدت شرکت (تمام دستمزد) باشد و کتابچه راهنمای شما باید توضیح دهد که آیا این می تواند به طور همزمان اجرا شود یا خیر.

برنامه زمانبندی به روز رسانی سالانه (و Ad Hoc به عنوان مورد نیاز)

قوانین به سرعت تغییر می کنند.یک یادآوری تقویم تکراری برای بررسی کل کتاب دست حداقل یک بار در سال تنظیم کنید.م.تخصوص به روز رسانی از وزارت کار ایالات متحده، بخش کار دولت و سازمان های معتبر مانند SHRM زمانی که یک قانون جدید اثر می گیرد - مانند یک توسعه مرخصی بیمار یا یک نیاز به شفافیت پرداخت - به روز رسانی سیاست مربوطه بلافاصله و توزیع مجدد صفحات تغییر و یا تغییر ماهیت.

۶- دریافت امضاهای تایید

توزیع کتابچه دستی به همه کارکنان (کارگران جدید و کارکنان موجود) و نیاز به یک تایید امضا شده یا الکترونیکی.کدانی باید اظهار کند که کارمند کتاب دستی را دریافت کرده، موافقت می کند تا سیاست ها را دنبال کند و درک کند که کتاب دستی قرارداد اشتغال را ایجاد نمی کند.

اشتباهات رایج که باعث ایجاد مسئولیت می شوند

حتی با بهترین نیت، کتاب های دستی می توانند شامل خطاهایی باشند که شرکت را در معرض خطر قانونی قرار می دهد.

وعده های ناخواسته [FLT 1] - عباراتی مانند "ما تلاش می کنیم تا امنیت شغلی را ارائه دهیم" یا "شما هر ساله یک بررسی عملکرد دریافت خواهید کرد" می تواند به عنوان تعهدات الزام آور تفسیر شود.استفاده از سلب مسئولیت ها در صورت لزوم و اجتناب از مطلق.
ثبت نام یک رقیب - سیاست های آنها ممکن است به یک دولت، صنعت یا فرهنگ شرکت مختلف طراحی شده است.
استفراغ سیاست های دولتی لازم [FLT 1] را تصویب کرد، به عنوان مثال، اگر دولت شما مرخصی بیمار را پرداخت کند و کتابچه راهنمای شما آن را ذکر نکند، شما از روز اول به بعد از آن سازگار نیستید.
پس از اضافه کردن یک مکان جدید - افتتاح یک دفتر در یک حالت جدید بدون مشاوره کتاب دستی می تواند منجر به عدم اطمینان فوری برای آن مکان شود.
استفاده از اصطلاحات منسوخ شده - جایگزین کلمات مانند "دست گیر"، "عقب نشینی مشروط"، یا " بیگانه قانونی" با شرایط فعلی و محترم (به عنوان مثال، "فردی با معلولیت"، "کارگران فوق العاده") همچنین به روز رسانی به کلاس های محافظت شده اگر قانون گسترش (به عنوان مثال، اضافه کردن سیاست هویت خود را به EEO.
شرکت مخالف - اگر کتابچه راهنمای شما می گوید تعطیلات باید در پیشبرد تصویب شود، اما شما به طور معمول اجازه می دهید زمان پیش از موعد، کارمند ممکن است استدلال کند که سیاست شما ناخوشایند است.

سیاست های ضروری هر کتابچه راهنمای باید شامل

در حالی که لیست دقیق به صنعت، اندازه و مکان شما بستگی دارد، سیاست های زیر پایه محکمی را تشکیل می دهند:

] فرصت شغلی و ضد تأخیر [ [ - یک بیانیه جامع با روش های شکایت، فرایند تحقیق و تضمین بدون هیچ گونه هزینه ای.
کد رفتار و اخلاق - استانداردهای رفتار حرفه ای، تعارض منافع، محرمانه بودن و استفاده از منابع شرکت.
[[۱] [۱۰] [۱] [۱۰] [۱] [۱۰]] [۱]] [۱] - از جمله FMLA، مرخصی دولتی، مرخصی بیمار، تعطیلات، تعطیلات و هر گونه مزایای دیگر.
] ایمنی و بهداشت محل کار[ [FLT 1 ] - انطباق OSHA، برنامه های تخلیه اضطراری، رویه های گزارش خسارت و پیشگیری از خشونت محل کار.
] پرداخت و نگهداری زمان - قوانین بیش از حد، غذا و استراحت استراحت، فرکانس پرداخت و الزامات نگهداری زمان.
فناوری اطلاعات و رسانه های اجتماعی [FLT 1] - استفاده قابل قبول از سیستم های شرکت، انتظارات حریم خصوصی، دستورالعمل های رسانه های اجتماعی و قوانین امنیت سایبری.
طبقه بندی های استخدامی - تعریف معافیت در مقابل، غیر خالی، تمام وقت در مقابل، کارگران موقت و سیاست های مستقل پیمانکار.
[FLT 1 ] [FLT: 1 ] - انضباط ترقی خواه در صورت استفاده، زمینه های خاتمه فوری و مراحل پرداخت نهایی.
] سوابق استخدامی و حریم خصوصی [FLT 1 ] - چگونه شرکت جمع آوری، استفاده و محافظت از داده های کارکنان، از جمله اطلاعات بهداشتی و شماره های امنیتی اجتماعی.
[FLT: 1 ] کار از راه دور و هیبریدی [ [FLT 1 ] - انتظارات برای کار از راه دور، تجهیزات، گزارش ساعت، امنیت داده ها و بازپرداخت هزینه ها در صورت لزوم.

چگونه کتاب خود را در طول زمان نگه دارید

سازگاری یک عمل مداوم است.ساخت این عادات به عملیات HR خود:

یک فرد یا تیم خاص (HR و قانونی) را برای پیگیری تغییرات قانونی و سیاست های به روز رسانی در نتیجه اختصاص دهید.
یک برنامه بازبینی – به صورت جزئی یا نیمه- تنظیم کنید تا کتاب دستی را در برابر قوانین جدید و تغییرات داخلی بررسی کنید.
هنگامی که یک قانون جدید تصویب می شود، ارزیابی کنید که آیا بر هر سیاست کتابچه دستی تأثیر می گذارد، بلافاصله تجدید نظر می کند و تغییر را بیان می کند.
پس از هر گونه تجدید نظر قابل توجه، کل کتابچه دستی یا سیاست به روز شده را به همه کارکنان توزیع کنید و به رسمیت شناختن های جدید دست یابید.
یک تاریخ نسخه یا log را نگه دارید.توجه داشته باشید که تاریخ چه چیزی تغییر کرده و چرا این کار به جلوگیری از سردرگمی کمک می کند اگر نسخه قدیمی بعدا استفاده شود.
حداقل یک بار در سال، از مشاور حقوقی خود بخواهید که یک بررسی عالی را انجام دهد.قوانین تکامل می یابند و قانون پرونده می تواند قوانین موجود را تفسیر کند.

منابع برای ماندن در شکل گیری

اطلاعات قابل اعتماد ضروری است.این منابع را یادداشت کنید و به طور منظم آنها را بررسی کنید:

وزارت کار ایالات متحده [FLT 1 ] - Wage و ساعت، FMLA، OSHA و به روز رسانی های انطباق فدرال.
] [ کمیسیون فرصت های شغلی ] [FLT 1 ] - قوانین ضد تبعیض، راهنمایی و آمار اجرای.
[FLT:] جامعه مدیریت منابع انسانی (SHRM) - اخبار، ابزار و خلاصه قوانین دولتی (ممکن است لازم باشد)
اداره کار یا آژانس نیروی کار دولت شما – برای مقررات و اعلامیه های خاص دولتی.
بخش راهنمای کارکنان Nolo [FLT 1] - مقالات حقوقی عملی برای کارفرمایان کوچک به متوسط.

افکار نهایی

یک کتاب دستی کارمند که مطابق با قوانین فدرال و ایالتی است یکی از ارزشمندترین ابزارهای مدیریت ریسکی است که سازمان شما می تواند داشته باشد، وضوح را فراهم می کند، ابهام را کاهش می دهد و فرهنگ پاسخگویی و عدالت را ایجاد می کند، اما نمی تواند یک تغییر قوانین قانونی را ثابت کند، نیروی کار شما تکامل می یابد و سیاست های شما باید با سرمایه گذاری در پیش نویس کامل، بررسی های قانونی و به روز رسانی سیستماتیک، و پشتیبانی از یک شرکت حقوقی، و اجرای آن، به طور واقعی، به عنوان یک نقطه قانونی و اجرای قانون گذاری شود.