چگونه سیاست های ترک موثر را در کتاب راهنمای کارکنان خود پیش بینی کنیم

ایجاد سیاست های ترک شفاف، جامع و قانونی مسئولیت اساسی برای هر سازمان است.یک سیاست ترک موثر بیش از حد ساده زمانی که کارکنان می توانند زمان را از بین ببرند، نشان می دهد که احترام به تعادل کار و زندگی کاری، و محافظت از کارفرما و کارمند از سوء تفاهم و اختلافات حقوقی.این مقاله شما را از طریق فرآیند پیش نویس بهترین روش های سازگار با نیروی کار، و همچنین محافظت از اقدامات گام ضروری، و همچنین پوشش دادن به گام های ارتباطی.

اهمیت استراتژیک سیاست های ترک خوب

سیاست های ترک اغلب به عنوان ضروریات اداری در نظر گرفته می شوند، اما آنها ارزش استراتژیک قابل توجهی دارند.یک سیاست به خوبی نقض شده چندین هدف را ارائه می دهد: انطباق قانونی با قوانین فدرال، ایالتی و محلی را تضمین می کند؛ این امر ابهام را برای مدیران و کارکنان کاهش می دهد؛ به مدیریت کارکنان و تداوم عملیاتی کمک می کند؛ و در هنگام درک حقوق کارکنان و روند درخواست برای کاهش اضطراب، احتمالاً می تواند منجر به جلوگیری از تبعیض و یا سیاست های ضعیف شود.

علاوه بر این، سیاست ها را به طور مستقیم بر توانایی یک سازمان برای جذب و حفظ استعداد در بازارهای کارگری رقابتی، سخاوتمندانه و به وضوح ارتباط برقرار کردن مزایای - مانند مرخصی والدین، زمان بیمار انعطاف پذیر و مراقبت های دلسوز - می تواند سیاستی را که احساس می کند منصفانه و شفاف اعتماد، که سنگ بنای تعامل کارکنان است، متمایز کند.

عناصر کلیدی یک سیاست ترک موثر

هر سیاست ترک باید متناسب با اندازه، صنعت و نیروی کار سازمان باشد، اما همه سیاست های موثر اجزای اصلی را به اشتراک می گذارند. عناصر زیر باید به وضوح در کتابچه راهنمای کارکنان شما تعریف شوند:

انواع ترک: همه دسته های ترک سازمان خود را ارائه می دهد، از جمله تعطیلات، مرخصی بیمار، روزهای شخصی، وظایف هیئت منصفه، ترک نظامی، خانواده و مرخصی پزشکی (زیر FMLA یا معادل دولت)، مرخصی والدین و هر زمان پرداخت شده (PTO) بانک ها در مورد هدف خاص و مدت زمان خاص.
] معیارهای واجد شرایط: تعریف کنید که برای هر نوع ترک واجد شرایط است، به عنوان مثال، بسیاری از سیاست ها نیاز به یک دوره آزمایشی (به عنوان مثال، 90 روز) قبل از تعطیلات شروع می شود.FMLA واجد شرایط بودن بر اساس ساعت کار و طول خدمات است.
قوانین محاسبه و استفاده: توضیح دهید که چگونه ترک (به عنوان مثال، در دوره پرداخت، سالانه، یا مجموع در ابتدای سال)، چه مقدار می توان به سال بعد انجام داد و هر گونه کلاه در صورت تعهد مشخص می کند که آیا باید حداقل استفاده شود (به عنوان مثال، اگر نصف روز یا نیم روزه باشد) یا اگر به طور کامل افزایش یابد.
درخواست و روش های تایید: مراحل کارکنان باید دنبال برای درخواست ترک.این شامل دوره های اطلاع رسانی مورد نیاز (به عنوان مثال، دو هفته برای تعطیلات برنامه ریزی شده، به محض امکان برای موارد اضطراری)، روش ارسال (به عنوان مثال، یک پورتال آنلاین، ایمیل، فرم کاغذی)، و زنجیره تایید (من، یا عواقب HR برای پیگیری هر دو روش های شکست.
الزامات صدور مجوز: برای برخی از برگ ها (به عنوان مثال، مرخصی بیمار، FMLA، معلولیت)، شما ممکن است نیاز به یادداشت، گواهینامه یا شواهد دیگر.
] [ نگرانی و سود: وضوح دهید که آیا مرخصی بدون پرداخت و یا پرداخت می شود، و در چه نرخ ارائه جزئیات در مورد چگونگی مزایای ( بیمه درمانی، کمک های بازنشستگی) در طول ترک، به ویژه برای برگ های طولانی.
تعامل با قوانین دیگر: [FLT 1] به رسمیت شناختن بین سیاست و قوانین خود را مانند قانون ترک خانواده و پزشکی (FMLA)، آمریکایی ها با قانون معلولیت (ADA)، دولت پرداخت خانواده برنامه های ترک و دولت جبران کارگران که ممکن است به طور همزمان با این حفاظت ها اجرا می شود.
عدم پرداخت و عدم تبعیض: شامل یک بیانیه روشن است که درخواست یا ترک منجر به تلافی نخواهد شد و سیاست های ترک به طور مداوم بدون در نظر گرفتن نژاد، جنسیت، معلولیت و یا سایر ویژگی های محافظت شده اعمال می شود.

انواع ترک: یک Dive

برای پیش نویس یک سیاست واقعا موثر، فراتر از برچسب های ساده بروید، برای هر نوع ترک، حداکثر مدت را مشخص کنید (به عنوان مثال، 10 روز مرخصی بیمار در سال، 12 هفته مرخصی FMLA)، چه تجدید هر سال، و هر گونه شرایط خاص از جمله دسته های مشترک زیر را در نظر بگیرید:

/ [در سال] مرخصی سالانه [[FLT1] نرخ های تعهدی، کلاه ها و هر سیاست "استفاده از آن یا از دست رفته آن" (که در برخی از ایالت ها تنظیم شده است) توضیح دهید که آیا تعطیلات پرداخت می شود.
ترک: تعریف آنچه را که به عنوان یک استفاده معتبر (بیماری خود، قرار ملاقات های پزشکی، مراقبت از خانواده) ارزیابی می کند، بسیاری از ایالت ها اکنون نیاز به مرخصی بیمار دارند؛ اطمینان از انطباق با دستورالعمل های محلی.
روزهای شخصی: برای رویدادهایی که توسط برگ های دیگر پوشانده نشده اند، مانند حرکت یا حضور در مراسم عروسی، تعداد روزهای و الزامات پیش از اطلاع رسانی را مشخص کنید.
ترک کردن: به طور معمول 1 تا 5 روز بسته به رابطه با همسر مرحوم.
مرخصی خانوادگی و پزشکی: قابلیت های اعتباری (به عنوان مثال، 12 ماه اشتغال، 1,250 ساعت کار می کند) توضیح دهید که این ترک در حال حاضر با مرخصی خانوادگی دولتی پرداخت می شود که در آن قابل اجرا است.
] مرخصی زایمان: بسیاری از سازمان ها مرخصی والدین را از دولت یا فدرال ارائه می دهند. بیانگر واجد شرایط بودن برای تولد، پذیرش یا پیش بینی و هر دوره انتظار.
وظیفه و مرخصی شهروندی: دولت که آیا کارمند برای زمان پرداخت می شود (اغلب تفاوت بین پرداخت مالیات و دستمزد طبیعی) و چه اسناد مورد نیاز است.
[در این باره] [مشرکان]: [[۱]] [[۱]]] [[۱۰]]] [۱] [۱]] [۱]] [۱]] [۱] [۱۰] [۱] [۱]] [۱۰] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۵] [۱] [۵] [۱] [۵] [۱] [۵] [۵] [۱] [۵] [۵] [۱] [۵] [۵] [۵] [۵] [۱] [۱]]]]]] [۱]]] [۱] [۱] [۳] [۱] [۱] [۵] [۵] [۱] [۵] [۱] [۱] [۱]]] [۵] [۱] [۱۰] [۱] [بر [۵] [۵] [۵] [۱] [۱] [۱] [بر [۵] [۵] [۵] [۵] [بر [۵] [۵] [۵] [۵] [۵] [۵

برای هر نوع، مراحل درخواست را از بین ببرید و توجه داشته باشید که کارکنان باید از همان فرآیند ارسال پیروی کنند مگر اینکه شرایط اضطراری به صورت غیر قابل توجهی دیکته شود.

راهنمای گام به گام برای پیش نویس سیاست ترک خود

ایجاد یک سیاست ترک نیازمند تحقیق دقیق و ورودی سهامداران است، این مراحل را برای ایجاد سیاستی که هم دقیق و هم کارمند پسند است، دنبال کنید.

مرحله 1: تحقیق در مورد الزامات قانونی

با شناسایی تمام قوانین فدرال، ایالتی و محلی که بر ترک در حوزه قضایی شما تأثیر می گذارد، در سطح فدرال، خانواده و پزشکی ترک (FMLA) یک سنگ بنای است، اما همچنین آمریکایی ها را با قانون معلولیت (ADA) در نظر بگیرید، که ممکن است برای مرخصی متناوب یا تمدید زمان نیاز داشته باشد و شهرهای خود را به عنوان مثال قوانین بیمه خانواده خود را پرداخت کرده اند، و می توانند به سایر برنامه های قانونی کالیفرنیا اجازه دهند و یا مقررات بیمه نامه های دیگر را برای پرداخت کنند.

مرحله دوم: نیازهای سازمانی خود را ارزیابی کنید

سیاست ترک شما باید منعکس کننده فرهنگ شرکت و واقعیت های عملیاتی شما باشد.

اندازه شرکت و کارکنان در دسترس برای پوشش غیبت.
هنجارهای صنعت (به عنوان مثال، خرده فروشی ممکن است دارای قله های فصلی باشد؛ تکنولوژی ممکن است PTO انعطاف پذیر تر باشد).
جمعیت شناسی نیروی کار (ج، وضعیت خانوادگی، الگوهای حرکت)
بسته مزایای موجود و چگونگی ارتباط با بیمه سلامت، بازنشستگی و سایر چنگال ها
محدودیت های بودجه برای پیشنهادات مرخصی پرداخت شده

بررسی کارکنان فعلی یا بررسی اطلاعات مصاحبه خروج برای شناسایی نقاط درد با سیستم ترک موجود، این می تواند نیازهایی مانند مرخصی بیمار انعطاف پذیر، مرخصی والدین بهتر یا ارتباط واضح تر در مورد زمان بندی های تایید را نشان دهد.

مرحله 3: پیش نویس روشن، زبان Concise

از اصطلاحات قانونی و اصطلاحات استفاده از انگلیسی ساده که می تواند توسط کارکنان با سطوح مختلف آموزش درک شود، تعریف همه اصطلاحات کلیدی (به عنوان مثال، "خانواده فوری"، "وضعیت بهداشت جدی"، "ترک زمان به دست آمده اما بدون استفاده")، ساختار سیاست خود را با سرفصل ها، شماره یا لیست های ضبط شده، و مثال های مفید که به عنوان مثال، به جای گفتن "A نمودار کامل از زمان، "ساعت کار می کند، شما می گوید: "شما یک ساعت کار ساده است.85"

مرحله 4: مشورت با ذینفعان

پیش نویس را با ذینفعان کلیدی قبل از نهایی کردن به اشتراک بگذارید: تیم HR، مشاوران حقوقی، مدیران بخش (که سیاست را اجرا می کنند)، و به طور ایده آل نماینده از پایگاه کارمند (به عنوان مثال، یک گروه یا کمیته منابع کارمند) می توانند نگرانی های عملی را برجسته کنند - مانند اینکه چگونه یک الزام دو هفته ای برای درگیری های تعطیلات با برنامه پروژه بخش - و شناسایی شما در هنگام کاهش مقاومت و کاهش سهام داران اولیه.

مرحله پنجم: بررسی و به طور منظم

تغییر قوانین و نیازهای سازمان شما در حال تکامل است.یک یادآوری تقویمی برای بررسی سیاست ترک خود در سال به علاوه، هر بار که یک قانون جدید تصویب شده یا یک تغییر عملیاتی قابل توجه رخ می دهد (به عنوان مثال، ادغام، خط کسب و کار جدید)، کنترل سیاست شما مهم است: پیگیری تغییرات و به روز رسانی به وضوح به کارکنان است که ممکن است از نظر قانونی منسوخ شده و مطمئن باشد.

بهترین روش ها برای برقراری ارتباط سیاست های ترک

حتی سیاست بهترین نوشته شده بی فایده است اگر کارکنان آن را درک نکنند یا بدانند که در کجا باید آن را پیدا کنند.در اینجا بهترین شیوه ها برای اطمینان از اینکه سیاست ترک شما قابل دسترسی و درک است وجود دارد:

در کتاب راهنمای کارکنان ذکر شده است: این باید مرجع اصلی باشد، ارائه یک جدول از محتوا و شاخص برای پیگیری سریع.اطمینان حاصل کنید که کتاب دستی در فرمت دیجیتال موجود است (به عنوان مثال، PDF در داخل شرکت اینترانت) و به عنوان یک کپی فیزیکی برای کسانی که آن را ترجیح می دهند.
آموزش Onboarding را پیشنهاد دهید: در طول جهت گیری استخدام جدید، یک جلسه برای توضیح انواع ترک، چگونه درخواست زمان خاموش، و چه کسی با پرسش ها تماس بگیرید استفاده از سناریوهای دنیای واقعی (به عنوان مثال، "شما یک سرد در روز دوشنبه صبح - چه کاری انجام می دهید؟"
استفاده از کانال های متعدد برای به روز رسانی: هنگامی که سیاست تغییر می کند، اعلام از طریق ایمیل، جلسات تیم، هشدار اینترانت، و حتی یک ویدیو سریع از HR. repetition کمک می کند تا حفظ بخش "جدید" در پورتال HR خود را در نظر بگیرید.
ایجاد درخواست کمک شغلی ترک: یک راهنمای بصری یک صفحه ای با مراحل و یک جریان می تواند در نزدیکی ساعت های زمانی ارسال شده و یا به اشتراک گذاشته شده در کانال های Slack، این سردرگمی را کاهش می دهد و تعداد سوالات تکراری HR را کاهش می دهد.
سوالات کوتاه مدت و ارائه منابع محرمانه: روشن کنید که کارکنان می توانند بدون ترس از خزندگان از HR برای روشن سازی درخواست کنند (به عنوان مثال، پزشکی، بحران خانوادگی)، طراحی یک متخصص ترک یا ارائه یک سیاست باز درب ایجاد اعتماد است که سیاست نسبتا کاربردی است.
آموزش مدیریت: سرپرستان قطار در مورد چگونگی رسیدگی به درخواست های ترک در انطباق با سیاست و قانون، بسیاری از ادعاهای قانونی ناشی از پاسخ خوب و نادرست مدیر (به عنوان مثال، انکار FMLA متناوب و یا فشار دادن کارمند به بازگشت زود هنگام).

قرص های معمولی برای جلوگیری از

حتی متخصصان با تجربه HR می توانند هنگام پیش نویس سیاست های ترک، به این اشتباهات مشترک توجه کنند:

زبان پیچیده: [FLT 1] اگر کارکنان نیاز به وکیل برای درک سیاست، آن را شکست خواهد خورد.
عدم سازگاری با تمرین واقعی: اگر مدیران به طور معمول تعطیلات را با توجه کمتر از سیاست مورد نیاز تایید، و یا اجازه دهید کارکنان حمل بیش از حد مجاز، سیاست از دست می دهد اقتدار خود را تغییر دهید یا سیاست را تغییر دهید تا منعکس کننده واقعیت باشد یا به طور مداوم آن را اجرا کند.
] تشخیص قوانین ایالتی و محلی: [ یک رویکرد فدرال تنها یک مسئولیت است اگر شما در حوزه های مختلف کار می کنید، سیاست شما باید محدود ترین قوانین قابل اجرا را در نظر بگیرید.
تبعیض ناخواسته: اطمینان حاصل کنید که سیاست به طور غیر قابل ملاحظه ای بر گروه های محافظت شده تاثیر نمی گذارد، به عنوان مثال، نیاز به یادداشت پزشک برای هر روز بیمار می تواند کارکنان را با شرایط بهداشتی مزمن که تحت ADA محافظت می شوند، بار کند.
پیوند با سایر فرآیندهای HR: [ سیاست های ترک باید با پیگیری حضور، حقوق و دستمزد، مدیریت عملکرد و روش های بازگشت به کار هماهنگ شوند.
هدایت خروج از کشور: بسیاری از کارکنان نیاز به ترک در قطعات کوچکتر (به عنوان مثال برای درمان های پزشکی) سیاست باید به چگونگی پیگیری، تایید و شمارش در برابر کل کمک هزینه.

تکنولوژی مدیریت برای Leave Management

تکنولوژی مدرن HR می تواند دولت سیاست های ترک را ساده کند.یک پلت فرم یکپارچه HR (مانند یک سیستم اطلاعات منابع انسانی یا HRIS) به کارکنان اجازه می دهد تا به صورت دیجیتالی از کارکنان درخواست کنند تا با کلیک خارج شوند و HR برای ردیابی تعهدات و انطباق سیستم هایی که:

خودکارسازی حساب های منطقی را بر اساس قوانین سیاستی انجام می دهد.
ارائه دید به ترک تعادل برای کارکنان و مدیران.
از انواع مختلف ترک و قوانین پیچیده (به عنوان مثال، همزمان با FMLA) پشتیبانی کنید.
گزارش های منظم برای حسابرسی های انطباق و برنامه ریزی حساب.
ادغام با حقوق و دستمزد برای اطمینان از پرداخت دقیق برای زمان ترک.

هنگام انتخاب یک سیستم، افرادی را که روزانه از آن استفاده می کنند، شامل می شود – مدیران، حقوق و مدیران – در فرآیند ارزیابی، آموزش در ابزار نیز بسیار مهم است؛ یک سیاست به خوبی طراحی شده می تواند توسط یک رابط کاربری دشوار به استفاده تضعیف شود. بسیاری از سازمان ها متوجه می شوند که یک پورتال خود سرویس متمرکز، بار اداری را کاهش می دهد و کارکنان را توانمند می کند.

نتیجه گیری: ایجاد فرهنگ اعتماد از طریق سیاست های روشن

یک سیاست ترک موثر یک سند زنده است که با سازمان شما و چشم انداز نظارتی تکامل می یابد، نه تنها یک لیست از قوانین بلکه بازتابی از ارزش های شرکت شما است - احترام به زندگی کارکنان خارج از کار، تعهد به عدالت و تمایل به انطباق با قانون است.با دنبال مراحل ذکر شده در بالا - بررسی الزامات قانونی، ارزیابی نیازهای خاص خود، پیش نویس به وضوح مشاوره، به طور کامل از کارکنان پشتیبانی می کند و به طور منظم می توانید از آن حمایت کنید.