تغییر به کار از راه دور دیگر یک آزمایش موقت نیست - این یک واقعیت دائمی برای سازمان های بی شمار است، زیرا تیم های هیبریدی و به طور کامل توزیع شده تبدیل به هنجار می شوند، کتابچه دستی کارکنان باید از یک سند استاتیک و اداری به یک راهنمای پویا تبدیل شود که به چالش های منحصر به فرد کار از هر نقطه بدون سیاست های صریح، شرکت های خطر عدم وجود دارد، قرار گرفتن در معرض قانونی، و یک فرهنگ تقسیم شده شما، اعتماد استراتژیک شما را ایجاد می کند.

این راهنمای گسترش یافته از طریق هر منطقه سیاست اساسی - از واجد شرایط بودن و امنیت سایبری گرفته تا ادغام فرهنگی و مدیریت عملکرد - و ارائه بهترین شیوه های عملی برای پیاده سازی است که آیا شما به روز رسانی یک کتاب دست موجود یا شروع از ابتدا، این اجزا به شما کمک می کند تا یک چارچوب جامع، سازگار و سازگار با کارکنان برای کار از راه دور ایجاد کنید.

اهمیت استراتژیک سیاست های دورکاری

یک کتاب دست کارمند خوب، انتظارات یکنواخت را در سراسر سازمان تعیین می کند، از سوء تفاهم ها و اختلافات قبل از اینکه آنها بوجود بیایند، جلوگیری می کند، همچنین به عنوان یک سپر حقوقی حیاتی عمل می کند، اطمینان از رعایت قوانین دستمزد و ساعت، مقررات حریم خصوصی داده ها و استانداردهای ایمنی محل کار حتی زمانی که کارکنان در یک دفتر سنتی قرار ندارند، بدون سیاست های صریح، مدیران و کارکنان به هنجارهای محرمانه که در شرایط خاص پرورش می دهند، و به عنوان مثال، اطمینان از اینکه چه چیزی که یک کارمند ممکن است در یک ایمیل های فشار قابل قبول باشد، و چه چیزی را حذف کند، در یک حساب کند، و چه چیزی باشد.

فراتر از انطباق، یک کتاب دستی آماده از راه دور نشان می دهد تعهد شرکت شما به عدالت نیروی کار، زمانی که سیاست ها به ایمنی دفتر خانه، امنیت سایبری و سلامت روان، کارکنان احساس ارزشمند و محافظت می کنند، این به نوبه خود، تعامل و حفظ در یک بازار کار رقابتی را ایجاد می کند که انعطاف پذیری یک عامل کلیدی است.

اجزای اصلی یک سیاست کار از راه دور

سیاست کار از راه دور هر شرکت کمی متفاوت به نظر می رسد، اما عناصر خاصی در سطح جهانی مهم هستند.در زیر بخش های کلیدی برای شامل زمانی که سفارشی سازی کتابچه دستی کارکنان خود را.

واجد شرایط بودن و طبقه بندی

همه نقش ها یا کارکنان ممکن است برای کار از راه دور مناسب نباشند، معیارهای واضحی را برای کسانی که واجد شرایط هستند تعریف کنید – توابع شغلی که می توانند از خارج از محل، تاریخ عملکرد، تصدی یا ترخیص امنیت انجام شوند. انواع کارهای از راه دور مجاز را مشخص کنید: برنامه های کاربردی از راه دور، برنامه های هیبریدی (به عنوان مثال، دو روز در دفتر)، یا کار گاه به گاه کار از روز، همچنین فرآیند تاییدیه را مشخص می کند: نیاز به یک بخش درخواست یا تغییر خدمات مجوز کار (به کار، یا مسائل مربوط به طور رسمی).

طبقه بندی نیز اهمیت دارد، تفاوت بین کارکنان کاملاً دور افتاده – که انتظار ندارند به یک دفتر بیایند – و کارمندان هیبریدی که باید در روزهای خاصی از نظر جسمی حضور داشته باشند، سیاست جداگانه ای را برای صدور ویزا، مالیات و قوانین کار اضافه کنند.

پیاده روی و اخراج کارکنان از راه دور

کارکنان از راه دور نیاز به یک فرآیند ساخت یافته برای ادغام با موفقیت دارند، کتابچه راهنمای شما باید چگونگی دریافت تجهیزات جدید، آموزش انطباق کامل، و دیدار با تیم های خود را به طور مشابه، روش های خارج از منزل باید به بازگشت تجهیزات شرکت، بازآموزی دسترسی دیجیتال، و داده ها شامل جدول زمانی و نقاط تماس (IT، HR، مدیر) برای اطمینان از انتقال صاف.

ساعات کاری، در دسترس بودن و ردیابی زمان

کارکنان از راه دور اغلب با مرزهای مبهم بین کار و زندگی شخصی مبارزه می کنند.کتاب دستی شما باید انتظارات را برای ساعت های کاری هسته ای، در دسترس بودن مورد نیاز (به عنوان مثال، پنجره های پاسخ برای ایمیل یا چت) تنظیم کند و ترتیبات زمان انعطاف پذیر برای کارکنان بدون مانع، ردیابی زمان برای انطباق با قانون استاندارد منصفانه کار (FLSA) و قوانین دستمزد دولتی که ابزارهای ردیابی زمان مورد استفاده قرار می گیرد، حتی باید به عنوان تجزیه و تحلیل زبان مورد نیاز برای کارکنان و تحلیل قرار گیرد.

تفاوت های منطقه زمانی پیچیدگی را اضافه می کند.اگر شرکت شما دارای چندین منطقه زمانی است، یک دوره همپوشانی هسته ای (به عنوان مثال، 10 صبح تا 2 بعد از ظهر) را تعریف می کند که همه اعضای تیم باید در خارج از آن پنجره در دسترس باشند، تشویق به عنوان کار همزمان برای کاهش خستگی جلسه و احترام به برنامه های شخصی.

ارتباطات و استانداردهای همکاری

بدون یک دفتر فیزیکی، هنجارهای ارتباطی باید یکپارچه شوند. تعریف ابزار اولیه (Slack، Microsoft Teams، ایمیل، نرم افزار مدیریت پروژه) و هنگامی که هر کدام باید مورد استفاده قرار گیرد، تعیین انتظارات برای زمان پاسخ: پیام های فوری در عرض یک ساعت در طول ساعات اصلی، غیر محرک در عرض 24 ساعت. جلسه آدرس و یا خاموش، زمانی که صحبت نمی کنند و به روز رسانی های زمان "سیاست های متمرکز" در مورد استفاده قرار می گیرند.

فرهنگ اول ناهمزمان را تشویق کنید: تصمیم گیری های سند در فضاهای مشترک، خلاصه جلسه و پیش فرض برای به روز رسانی های نوشته شده قبل از برنامه ریزی جلسه.این به زمان همه احترام می گذارد و وابستگی به دسترسی به زمان واقعی را کاهش می دهد.

تجهیزات، هزینه ها و الزامات کاری

وضوح در مورد تجهیزات و هزینه ها مانع سردرگمی و تضمین رفتار منصفانه می شود. لیست آنچه که شرکت ارائه می دهد (لازم، مانیتور، هدست و غیره) و آنچه کارکنان باید ارائه دهند (دک، صندلی، اینترنت معتبر) فرایند درخواست تجهیزات اضافی یا بازپرداخت برای لوازم اداری خانگی، هزینه های اینترنت یا برنامه های تلفن را مشخص می کند.

شامل چک لیست ایمنی محل کار برای دیدار با دستورالعمل هایOSHA برای دفاتر خانه ، مانند ارگونومی مناسب میز، مسیرهای روشن و نورپردازی کافی است. کارکنان برای تأیید فضای کاری خود را از خطرات آزاد است و گزارش هر گونه آسیب های مربوط به کار بلافاصله بررسی کنید.

امنیت سایبری و حریم خصوصی داده ها

کار از راه دور به طور چشمگیری سطح حمله را برای نقض داده ها افزایش می دهد.یک سیاست قوی برای محافظت از شرکت و اطلاعات مشتری ضروری است. شامل دستورالعمل هایی برای استفاده از شبکه های خصوصی مجازی (VPN) برای تمام دسترسی به داده های شرکت، شیوه های رمز عبور قوی (که پیش از آن با یک مدیر رمز عبور قابل قبول است)، و احراز هویت دو عاملی استفاده از Wi-Fi عمومی بدون VPN، و تعریف دستگاه هایی که می توانند به فایل های حساس برای گزارش دادن یا پردازش های از دست رفته دسترسی پیدا کنند.

برای شرکت هایی که داده های تنظیم شده را اداره می کنند (به عنوان مثال، خدمات بهداشتی، خدمات مالی)، الزامات انطباق مانند HIPAA یا PCI DSS. چارچوب مرجع مانند چارچوب مرجع (FLT:0) چارچوب امنیت سایبری [FLT 1] را به عنوان بهترین راهنما، به کارکنان یادآوری کنید که داده های شرکت هرگز نباید در دستگاه های شخصی، غیر رمزنگاری شده ذخیره شوند.

اندازه گیری عملکرد و پاسخگویی

کار از راه دور نیاز به تغییر از ورودی به مدیریت عملکرد مبتنی بر خروجی دارد.کتاب دستی شما باید توضیح دهد که چگونه بهره وری ارزیابی خواهد شد، مانند شاخص های عملکرد کلیدی (KPIs)، نقاط عطف پروژه یا بررسی منظم که شرکت به جای ساعت ها بر نتایج تمرکز می کند، اما همچنین روشن می کند که کارکنان باید در طول زمان کار برنامه ریزی شده، شامل انتظارات سند، و بررسی های تیم و شرکت در بررسی های عملکرد، و شرکت می شوند.

از زبانی که می تواند به عنوان نظارت ثابت اشتباه تلقی شود، اجتناب کنید، پاسخگویی فریم به عنوان یک اعتماد متقابل: مدیران کارکنان را با اهداف روشن تجهیز می کنند و کارکنان زمان خود را برای ارائه کار با کیفیت مدیریت می کنند، از جمله یک بخش در مورد خود ارزیابی و بازخورد همسالان برای تقویت فرهنگ بهبود مستمر.

ملاحظات قانونی و انطباق

کار از راه دور تعدادی از تعهدات حقوقی را که در سراسر کشور و گاهی مرزهای بین المللی گسترش می یابد، معرفی می کند، اگر شرکت شما کارکنان در چندین ایالت دارد، شما باید با دستمزد، مالیات و قوانین هر حوزه قضایی مطابقت داشته باشید، شامل بخش هایی که به پرداخت هزینه های کار و کارگران رسیدگی می کند، و روشن می کند که آسیب های مربوط به کار در خانه تحت قوانینی مانند CCPAali ( GDPR) یا اگر GDPR قابل اجرا باشد.

برای کارفرمایان آمریکایی، وزارت کار هدایت کار مرجع مفید است، همچنین اطمینان حاصل کنید که سیاست های ضد استخدام و تبعیض برای همه تعاملات دیجیتال اعمال می شود - ایمیل، چت، تماس های ویدئویی - نه فقط در رفتار دلیل قابل توجه برای کار از راه دور یک منطقه بحرانی دیگر است: [F3]در نهایت باید مشاوره در مورد راه حل های قضایی مختلف را به عنوان مشاوره حقوقی منطقی در مورد استفاده قرار دهد.

سلامت، ایمنی و سلامت روان در خانه

کارکنان از راه دور با خطرات بهداشتی منحصر به فرد مواجه هستند، از فشار ارگونومیک گرفته تا انزوا، کتاب دست شما باید تعهد به سلامت روان را شامل شود: تشویق استراحت منظم، استفاده از زمان پرداخت شده، و دسترسی به برنامه های کمک به کارکنان (EAPs) سیاست هایی را اضافه کنید که "ساعت های کاری" را به وضوح طراحی می کنند و از ارتباطات پس از ساعت برای جلوگیری از ایمنی فیزیکی جلوگیری می کنند، چک لیست کار و روش های گزارش سلامت خانه را تکرار می کنند.

بهترین تمرین برای ارتقاء کتاب راهنمای کارکنان شما

بالا بردن یک کتاب دستی بیشتر از یک تمرین نوشتن است؛ نیاز به یک فرآیند ساختار یافته برای اطمینان از دقت، خرید و انطباق دارد.

یک حساب نامه سیاست Thorough

کتاب دست موجود خود را بررسی کنید و هر سیاستی را که یک محیط درون دفتری را فرض می کند شناسایی کنید، این ممکن است شامل حضور، بازپرداخت هزینه، استفاده از تجهیزات و محرمانه بودن هر سیاست باشد، بپرسید: آیا این کار در یک محیط از راه دور اعمال می شود؟ آیا نیاز به اصلاح یا گسترش دارد؟ منابع انسانی، قانونی، IT و مدیران بخش در این حسابرسی برای پوشش همه زوایای.

پیش نویس و بررسی با Stracholder

پیش نویس سیاست های کار از راه دور جدید را با استفاده از اجزای ذکر شده در بالا بنویسید.یک تیم متقابل-کارگردان – از جمله نمایندگان گروه های حقوقی، HR و کارکنان – برای وضوح، عدالت و رعایت قانونی مراجعه کنید. توجه ویژه به مناطقی مانند ردیابی زمان و زمان، که در آن اشتباهات می تواند منجر به پرداخت حقوق و دستمزد و ساعت ادعاهای قانونی به شدت توصیه می شود، به خصوص اگر شرکت شما در چندین کشور کار می کند.

ارتباط و قطار

هنگامی که کتاب دستی به روز تایید شد، به سادگی یک جلسه آموزش PDF (زنده یا ضبط) که کارکنان را از طریق سیاست های جدید پیاده روی می کند، با تاکید بر تغییرات کلیدی، ارائه یک فرصت برای سوالات و بازخورد، همانطور که توسط Society for Human Resource Management (SHRM) ذکر شده است. ، ارتباطات موثر و اجرای مداوم برای درک همه کارکنان و نیاز به روز رسانی است.

جمع آوری بازخورد برای بهبود مستمر

پس از پیاده سازی، بازخورد درخواست شده از کارکنان و مدیران، آیا هر گونه سیاست گیج کننده ای وجود دارد؟ آیا شکاف های پوشش وجود دارد؟ از نظرسنجی های ناشناس یا گروه های تمرکز برای شناسایی نقاط درد استفاده کنید، این حلقه بازخورد نه تنها کتاب دستی را بهبود می بخشد بلکه اعتماد را به روز می کند.

حفظ فرهنگ از راه دور قوی از طریق سیاست

یک کتابچه دستی کارمند همچنین یک سند فرهنگی است. روشی که شما سیاست می نویسید، سیگنال هایی در مورد ارزش های شما می فرستد، شامل زبانی است که شامل اضافه کردن، سلامت روان و تعادل کار و زندگی کارکنان می شود، تشویق کارکنان برای تنظیم مرزها، استراحت منظم و استفاده از سیاست های پرداخت شده برای حمایت از رفتار عادلانه از کارگران از راه دور، مانند اطمینان از آنها برای ارتقاء و فرصت های توسعه حرفه ای به عنوان کارکنان مختلف در محل کار و مناطق ارتباطی، احترام به محیط کار و زمینه های ارتباطی.

اگر شرکت شما ارائه می دهد هزینه برای تنظیمات دفتر خانه و یا مزایای سلامتی، جزئیات کسانی که در کتابچه دستی برای تقویت تعهد خود را به رفاه کارکنان، در نظر بگیرید از جمله یک بخش در مورد اینکه چگونه تیم های دور افتاده می توانند ارتباط را از طریق رویدادهای ساخت و ساز مجازی، برنامه های شناسایی و شیوه های جلسه فراگیر ایجاد کنند.

دانلود کتابچه زمانی و آینده کتاب راهنمای شما

سیاست های کار از راه دور نباید ثابت باشد، چشم انداز قوانین کارگری، فن آوری و انتظارات کارکنان به سرعت تغییر می کند.برنامه بررسی سالانه کتابچه راهنمای کارکنان خود را، و به روز رسانی آن هر زمان که تغییرات نظارتی قابل توجه وجود دارد (به عنوان مثال، دولت جدید قوانین مرخصی، تغییرات در راهنمایی FLSA) همچنین، سیاست های پس از تغییرات عمده سازمانی مانند ادغام، گسترش به دولت های جدید، یا بهترین شیوه های نظارتی پرونده و قانون در حال ظهور.

کتابچه دست خود را با استفاده از یک بند انعطاف پذیر که به شرکت اجازه می دهد تا سیاست ها را مطابق با نیاز تنظیم کند، در حالی که به وضوح تغییرات را به کارکنان ارتباط می دهد، روند پیش بینی مانند هفته کاری چهار روزه، عقب نشینی های دور دو هفته ای، یا سیاست های دیجیتال نوادی، و در نظر بگیرید که آیا چارچوب شما می تواند آنها را در نظر بگیرد.

نتیجه گیری

سفارشی کردن کتابچه کارکنان خود برای کار از راه دور یک فرایند مداوم است که سود سهام را در وضوح، انطباق و فرهنگ می پردازد.با پرداختن به واجد شرایط بودن، ارتباطات، امنیت سایبری، الزامات قانونی و رفاه کارکنان، شما یک سند ایجاد می کنید که تیم شما را قادر می سازد تا به طور موثر از هر نقطه قابل اعتماد کار کند.