چرا کتابچه راهنمای کارمند برای کسب و کارهای کوچک مهم است

هر صاحب کسب و کار کوچک ده ها اولویت رقابتی را به خود اختصاص می دهد، اما اسناد بنیادی اندکی که به اندازه زمان، استرس و خطر قانونی به عنوان یک کتاب دستی کارمند به خوبی اجرا می شود، ذخیره می شوند، یک کتاب دستی کارکنان لوکس برای شرکت های بزرگ نیست؛ این یک ابزار عملی است که انتظارات روشن را تعیین می کند، ارزش های شرکت شما را ارتباط می دهد و چارچوب قانونی برای رسیدگی به موقعیت های کاری مشترک فراهم می کند، بدون اینکه اغلب خود را در معرض تصمیم گیری های متناقض قرار دهد و پاسخ دادن به سوالات مشابه، و پاسخ دادن به سوالات مشابه، و پاسخ دادن به سوالات مشابه، و پاسخ دادن به سوالات کسب و پاسخ دادن به سوالات کسب و پاسخ دادن به سوالات کسب و پاسخ دادن به سوالات کسب و پاسخ دادن به سوالات مشابه، و پاسخ دادن به سوالات کسب و پاسخ دادن به سوالات کسب و پاسخ دادن به سوالات کسب و پاسخ دادن به سوالات کسب و پاسخ دادن به سوالات کسب و کسب و کسب و کسب و کسب و کسب و کسب و کار، اغلب اوقات پاسخ دادن به سوالات کسب و کسب و پاسخ دادن به سوالات کسب و کار.

کتاب دستی به عنوان یک منبع واحد از حقیقت برای سیاست های حضور، رفتار، جبران، ترک، ایمنی و عملکرد خدمت می کند، همچنین به استخدام های جدید کمک می کند تا فرهنگ پیوستن آنها را درک کنند و انتظار می رود که کسب و کارهای کوچک به طور خاص، کتاب دستی می تواند زمینه بازی را به سطح برساند، و اطمینان حاصل کند که هر عضو تیم از همان مجموعه قوانین عمل می کند که این سازگاری باعث کاهش اعتماد و احتمال آسیب های اخلاقی یا ادعاهای قانونی می شود.

تحقیقات از جامعه مدیریت منابع انسانی نشان می دهد که سازمان هایی که سیاست های رسمی و کتاب های دست کارمند دارند، درگیری های کمتری در محل کار و رضایت کارکنان بیشتری را تجربه می کنند.در کوتاه مدت، زمانی که شما در نوشتن این سند سرمایه گذاری می کنید، بارها به خودی خود هزینه می کند.

بخش های اصلی یک راهنمای کوچک از یک کارمند کسب و کار

یک کتاب دستی کامل، ملزومات را بدون تبدیل شدن به یک راهنمای قانونی فشرده پوشش می دهد.تاور هر بخش را به اندازه کسب و کار، صنعت و فرهنگ منحصر به فرد خود را.در زیر بلوک های کلیدی ساختمان هر کسب و کار کوچک باید شامل.

فرهنگ و ارزش های شرکت

کتابچه دستی را با بیانیه ای گرم و معتبر از ماموریت شرکت خود، چشم انداز و ارزش های اصلی باز کنید.این بخش لحن را تنظیم می کند و به استخدام های جدید کمک می کند تا درک کنند (FLT:0 چرا کسب و کار شما فراتر از کسب و کار شما وجود دارد. توصیف تعهد خود را به کار، خدمات مشتری، نوآوری، یا هر اصول کار روزانه شما را هدایت می کند، زمانی که کارکنان با این ارزش ها هماهنگ می شوند، و احتمالا بیشتر به ماندن مشغول هستند.

به عنوان مثال، یک فروشگاه خرده فروشی خانوادگی ممکن است بر جامعه و اعتماد تأکید کند، در حالی که یک استارت آپ فناوری ممکن است بر چابکی و یادگیری مداوم تأکید کند، از این بخش برای دعوت کارکنان به بخشی از چیزی بزرگتر از اصطلاحات اجتناب کند و زبان را هنوز حرفه ای نگه دارد.

سیاست های استخدام

به وضوح تعریف رابطه اشتغال.برای اکثر کسب و کارهای کوچک در ایالات متحده، این شامل یک بیانیه استخدام (FLT:0) در شرایط (FLT:1) (با درخواست های لازم برای دولت شما) است.

شامل سیاست های مربوط به استراحت و دوره های غذایی، به ویژه اگر دولت شما به آنها نیاز دارد، اگر شما برنامه های انعطاف پذیر ارائه دهید، توصیف کنید که چگونه کارکنان می توانند تغییرات را درخواست کنند.این بخش همچنین باید به طبقه بندی های شغلی رسیدگی کند: تمام وقت، پاره وقت، معافیت و غیر خالی، با توضیح مختصری از چگونگی تاثیر هر طبقه بندی بر پرداخت و مزایا.

قانون رفتار و رفتار محل کار

هر کسب و کار کوچک نیاز به یک کد رفتاری دارد که حداقل استانداردهای رفتار حرفه ای را تعیین می کند. [۱] این بخش باید انتظارات مربوط به ارتباطات محترمانه، محرمانه بودن، تعارض منافع، استفاده از رسانه های اجتماعی و کد لباس را پوشش دهد. [FLT: ۰] پیش فرض و سیاست عدم تبعیض [۱۰]

توضیح دهید که روند گزارش برای آزار، تبعیض یا تلافی جویی، ارائه چندین راه گزارش (به عنوان مثال، سرپرست مستقیم، تماس HR، خط تلفن ناشناس) بنابراین کارکنان احساس امنیت در آینده.

مرخصی و زمان خاموش

جزئیات تمام انواع پیشنهاد های کسب و کار خود را: زمان پرداخت شده (PTO)، تعطیلات، مرخصی بیمار، روزهای شخصی، مرخصی والدین، مرخصی شغلی، وظایف هیئت منصفه و مرخصی نظامی.اگر شما در معرض قانون مرخصی خانوادگی و پزشکی (FMLA) و یا قوانین ایالتی مشابه، توضیح واجد شرایط بودن، روش های درخواست و حقوق حفاظت از کار.

قوانینی در مورد چگونگی تعهد PTO، انجام، تسلیم و پرداخت شده در زمان خاتمه، کارکنان قدردانی از وضوح؛ ابهام در اینجا اغلب منجر به ناامیدی و اختلاف می شود، در نظر بگیرید که یادداشتی در مورد فلسفه شرکت به زمان اضافه کنید، مانند تشویق کارکنان برای شارژ مجدد.

پاداش و سود

ارائه یک مرور کلی از شیوه های پرداخت: فرکانس حقوق و دستمزد، چگونه زمان محاسبه می شود و هر گونه پاداش یا ساختارهای کمیسیون، مزایایی که ارائه می دهید، مانند بیمه درمانی، برنامه های بازنشستگی، بازپرداخت های توسعه حرفه ای یا برنامه های بهداشتی را فهرست کنید.اگر مزایای آن در اسناد جداگانه شرح داده می شود، شامل ارجاع با دستورالعمل هایی برای پیدا کردن جزئیات کامل است.

برای کسب و کارهای کوچک، مزایای آن ممکن است ساده تر از شرکت های بزرگ باشد، اما هنوز هم برای مستندسازی اهمیت دارند، حتی چنگال هایی مانند قهوه آزاد، نقاط پارکینگ یا ساعت های انعطاف پذیر در این بخش، شفافیت ارزش کارکنان در مورد آنچه دریافت می کنند و هزینه آن ها چیست.

امنیت و امنیت

روش های اضطراری خود را، حفاری های آتش، پروتکل های شدید آب و هوایی و ایستگاه های کمک های اولیه پیشگیری از خشونت محل کار و روند گزارش خطرات ایمنی کار می کنند.

شامل بیانیه ای در مورد مصرف مواد مخدر و الکل در محل کار است، بسیاری از ایالت ها همچنین نیاز به اطلاع ویژه برای حقوق جبران خسارت کارکنان دارند.یک لینک به راهنمای ایمنی کامل یا منابع انطباق OSHA مفید است.

روش های آشپزی و عملکرد

رویکرد انضباطی مترقی خود را توصیف کنید، اگر هر یک از آنها توضیح دهید که در حالی که شرکت ممکن است از هشدارهای کلامی، هشدار کتبی، تعلیق یا خاتمه به عنوان مناسب استفاده کند، رویکرد یک قرارداد نیست و شرکت حق دارد که اقدام فوری را در هنگام تعیین چرخه های ارزیابی عملکرد و معیارهای عملکرد مشخص، انجام دهد.

مدیران را تشویق کنید تا مسائل عملکردی را به طور مداوم مستند کنند، سیاست انضباطی نوشته شده از شرکت در صورت چالش های قانونی محافظت می کند و به کارکنان فرصت مناسبی برای بهبود می دهد.

تایید و تایید

کتابچه راهنمای خود را با یک فرم تصدیق کننده که هر کارمند باید امضا و بازگشت کند پایان دهید، این سند یک صفحه ای باید بیان کند که کارمند کتاب دستی را دریافت کرده است، درک کند که قرارداد کار نیست و موافقت می کند که با سیاست های خود مطابقت داشته باشد.در هر پرونده کارمند یک مدرک امضا شده است.

ملاحظات حقوقی برای کسب و کارهای کوچک

کتابچه های حقوقی وزن قانونی دارند، بنابراین دقت و انطباق ماده می تواند کسب و کار شما را در معرض دادخواست، جریمه ها یا مجازات های اداری قرار دهد.با یک وکیل استخدامی یا یک مشاور معتبر HR در طول فرآیند پیش نویس کار کنید.

اشتغال در ویل

اکثر کسب و کارهای کوچک خارج از مونتانا تحت اشتغال در شرایط کار می کنند، به این معنی که هر دو طرف می توانند در هر زمان برای هر دلیل قانونی رابطه را پایان دهند، شامل یک بیانیه در کتابچه راهنمای شما، اما مراقب باشید که در جای دیگر با آن مخالفت نکنید، از زبانی که می تواند به عنوان اشتغال امیدوار کننده برای یک اصطلاح ثابت تفسیر شود یا نیاز به خاتمه.

وزارت کار ایالات متحده راهنمایی عمومی در اشتغال در خواست را فراهم می کند، اما استثنائات دولتی (سیاست عمومی، قرارداد ضمنی، ایمان خوب) می تواند به طور چشمگیری متفاوت باشد.

ضد تبعیض و هارمونی

سیاست شما باید مطابق با عنوان VII قانون حقوق مدنی، آمریکایی ها با قانون معلولیت (ADA)، تبعیض سنی در قانون اشتغال (ADEA)، و هر گونه قوانین قابل اجرا و یا محلی است. بیانگر این است که این شرکت تبعیض و آزار و اذیت را بر اساس نژاد، رنگ، مذهب، جنس (از جمله بارداری، گرایش جنسی، هویت جنسیتی)، منشأ ملی، معلولیت، اطلاعات ژنتیکی یا هر مشخصه محافظت شده ممنوع می کند.

روش های شکایت را به وضوح شرح دهید و گزارش فوری را تشویق کنید برای کسب و کارهای کوچک بدون بخش اختصاصی HR، یک مدیر آموزش دیده یا صاحب آن را به عنوان افسر شکایت انتخاب کنید.اطمینان حاصل کنید که فرآیند گزارش در دسترس است و شرکت به سرعت تمام شکایات را بررسی خواهد کرد.

کشور و رعایت محلی

قوانین دولتی اغلب الزاماتی را فراتر از قوانین فدرال اضافه می کنند، مثلاً کالیفرنیا، نیویورک و چندین ایالت دیگر که برای مرخصی بیمار، مرخصی خانوادگی، اقامت در محل کار و قوانین شفافیت پرداخت هزینه های خاص پرداخت می کنند، بسیاری از ایالت ها اکنون به کتاب های دستی نیاز دارند تا در مورد حق دسترسی کارکنان یا گزارش نقض دستمزد، اطلاع داشته باشند.

شهرداری محلی خود را برای مقررات اضافی مانند حداقل دستمزد بالاتر از سطح ایالتی، قوانین پیش بینی شده، یا محدودیت های صندوق رای گیری کنید. وب سایت یک نقشه قانون ایالتی مفید را حفظ می کند، اما مشاوره یک وکیل به شدت توصیه می شود.

مراحل نوشتن و پیاده سازی کتاب راهنمای شما

ایجاد یک کتاب دستی از ابتدا می تواند احساس کند که بسیار سخت است، اما شکستن روند به گام های قابل کنترل، چیزها را در مسیر نگه می دارد.هدف حدود ۲۵۰۰ کلمه در سند نهایی - به اندازه کافی قابل درک برای پوشش مناطق کلیدی اما مختصر به اندازه کافی که کارکنان آن را بخوانند.

۱- جمع آوری ورودی از رهبری و HR

جلسه ای با صاحبان، مدیران و هر کسی که عملیات مردم را کنترل می کند، نقاط درد موجود را بررسی کنید: سوالات متداول سیاست، درگیری های مکرر یا مناطق مبهم که باعث سردرگمی می شوند، سیاست هایی را که شما کاملاً به آن ها نیاز دارید، تعریف اهداف کسب و کار شما برای کتاب دستی: در درجه اول محافظت در برابر ریسک قانونی، به سرعت، یا تقویت فرهنگ است؟

۲- پیش نویس و واضح

به زبان انگلیسی ساده بنویسید، از قانونی بودن تا حد ممکن اجتناب کنید.از نقاط گلوله، جداول و پاراگراف های کوتاه که اسکن آن آسان است استفاده کنید.هر سیاست باید با یک بیانیه روشن از هدف شروع کند و از تسلیم شدن بیش از حد به اعداد یا فرآیندهای خاصی که نمی توانید به طور مداوم اجرا کنید، به جای وعده دادن یک برنامه پاداش "خشنده"، معیارهای و روش محاسبه، اجتناب کند.

۳- بررسی حقوقی

حتی یک کتاب دستی به ظاهر ساده می تواند تعهدات قراردادی ناخواسته ایجاد کند اگر به دقت کلمه نشود. پیش نویس خود را به یک وکیل استخدام ارسال کنید که در کسب و کار کوچک تخصص دارد.از آنها بخواهید تا زبان را تأیید کنند، درخواست های مفقود شده را بررسی کنند و مطابق با تمام قوانین قابل اجرا در دولت و بودجه محلی خود را تأیید کنند؛ این بسیار ارزان تر از دفاع از یک شکایت است.

۴- توزیع و آموزش کارکنان

پس از تصویب، ارائه هر کارمند با یک کپی فیزیکی یا دیجیتال، یک جلسه تمام دست برای راه رفتن از طریق سیاست های کلیدی و پاسخ سوالات را در نظر بگیرید. آموزش به ویژه برای کد رفتار، سیاست آزار و اذیت و روش های ایمنی مهم است.

۵- بررسی و به روز رسانی سالانه

تغییر قوانین و کسب و کار شما در حال تکامل است.برنامه ریزی یک بررسی سالانه از کتاب دست کارکنان خود، ترجیحا در اطراف شروع سال یا هر زمان که مقررات جدید اثر می گذارد.به روز رسانی سیاست در کار از راه دور، ترک، پرداخت شفافیت و هر منطقه دیگر که تغییر کرده است.

استفاده از ابزار دیجیتال

در نظر بگیرید با استفاده از یک پلت فرم دیجیتال برای میزبانی کتاب دستی خود را. بسیاری از کسب و کارهای کوچک در حال حاضر استفاده از نرم افزار HR مبتنی بر ابر مانند Gusto، بامبو، یا Rippling، که شامل قالب های قابل تنظیم دستی و قابلیت های e-signature است.یک کتاب دستی دیجیتال آسان تر به روز رسانی و تضمین می کند که کارکنان همیشه دسترسی به آخرین نسخه.

اشتباهات رایج برای اجتناب از

حتی صاحبان کسب و کار با تجربه می توانند هنگام تهیه کتاب های دستی، اشتباهاتی مرتکب شوند.در اینجا چند مشکل برای هدایت واضح وجود دارد:

  • تهیه یک الگو بدون سفارشی سازی هر کسب و کار دارای نیازهای منحصر به فرد است.سیاست های جینریک ممکن است فرهنگ یا تعهدات حقوقی شما را منعکس نکند.
  • قول می دهد که شما نمی توانید آن را نگه دارید.[۱۰] [FLT ۱] از بیش از حد سخاوتمندانه در مورد امنیت شغلی، زمان نامحدود یا تضمین های پاداش که می تواند به عنوان قراردادها تفسیر شود، اجتناب کنید.
  • تمایل به اجرای سیاست های خود را یک کتاب دستی که توسط مدیریت نادیده گرفته می شود اعتبار را تضعیف و می تواند دفاع حقوقی را تضعیف کند.
  • به طور کلی الزامات خاص دولت را در نظر می گیرند.[۱۰] یک کتاب دستی که فقط برای انطباق فدرال نوشته شده است ممکن است شکاف در ایالت ها با قوانین سخت تر را ترک کند.
  • عدم تایید امضاکنندگان [و] بدون دریافت امضا، کارمند می تواند ادعا کند که آنها هرگز از سیاست ها مطلع نیستند.
  • با استفاده از زبان نامشخص یا متناقض.[۱۰] تعریف تمام اصطلاحات کلیدی و سیاست های چک متقابل برای سازگاری.

نتیجه گیری

یک کتاب دست کارمند موثر یکی از هوشمندانه ترین سرمایه گذاری هایی است که یک کسب و کار کوچک می تواند انجام دهد.این انتظارات را تقویت می کند، قرار گرفتن در معرض قانونی را کاهش می دهد و به طور منظم به ایجاد یک فرهنگ محل کار کمک می کند که کارکنان با شروع به یک چشم انداز روشن از ارزش های شرکت شما، از جمله تمام سیاست های ضروری، اطمینان از انطباق قانونی و به روز رسانی سند، شما یک ابزار مرجع ایجاد می کنید که از طریق رشد کسب و چالش های رشد کسب و تغییر پشتیبانی می کند.

منتظر نمانید تا یک مشکل برای مجبور کردن دست خود را داشته باشید، اگر هنوز یک کتاب دستی کارمند نوشته اید، روند امروز را شروع کنید، با یک طرح ساده شروع کنید، تیم خود را درگیر کنید و به دنبال راهنمایی حرفه ای باشید که در آن زمان شما صرف می کنید، ساعات بی شماری از سردرگمی و هزینه های بالقوه قانونی را پس انداز خواهید کرد.