سیاست های ضروری هر راهنمای کارکنان باید شامل

چرا هر کتابچه راهنمای کارکنان نیاز به سیاست های شفاف و اجباری دارد

یک کتاب دستی کارمند بیش از یک بسته خوش آمدید یا لیستی از قوانین است.این سند بنیادی است که فرهنگ، انتظارات و تعهدات حقوقی شرکت شما را به هم پیوند می دهد.یک کتاب دستی به خوبی اجرا شده از مسئولیت سازمان شما محافظت می کند، درمان مداوم همه کارکنان را تضمین می کند و لحن را برای یک حرفه ای، محل کار محترم بدون سیاست های ضروری در محل کار تنظیم می کند، حتی تیم های به خوبی، سردرگمی، و سردرگمی در معرض خطر قرار می گیرند و ریسک قرار می گیرند.

این مقاله از طریق سیاست های حیاتی که هر کتابچه دستی کارمند باید شامل آن باشد، توضیح می دهد که چرا هر یک از مسائل مهم هستند و راهنمایی عملی برای پیش نویس زبان ارائه می دهند که هر دو سازگار و روشن است، چه شما از ابتدا شروع می کنید یا به روز رسانی یک کتابچه راهنمای موجود، این سیاست ها ستون فقرات یک کتاب دستی قوی را تشکیل می دهند.

سیاست های انطباق قانونی: بنیاد غیر مذاکره کننده

قوانین فدرال، ایالتی و محلی تعهدات خاصی را بر کارفرمایان تحمیل می کنند.کتاب دستی شما باید این الزامات را برای محافظت از هر دو شرکت و مردم آن منعکس کند.سیاست های رعایت گم شده یا ضعیف نوشته شده علت اصلی شکایت های شغلی و تحقیقات آژانس است.

فرصت اشتغال برابر (EEO) سیاست

یک سیاست EEO تاکید می کند که شرکت شما بر اساس نژاد، رنگ، مذهب، جنسیت، منشأ ملی، سن، معلولیت، اطلاعات ژنتیکی یا هر ویژگی محافظت شده دیگر تبعیض قائل نیست.این سیاست باید به صراحت بیان کند که تبعیض در استخدام، ارتقاء، جبران، یا هر اصطلاح دیگر از اشتغال ممنوع است.

اطمینان حاصل کنید که یک مرجع به سازمان های فدرال مربوطه مانند کمیسیون فرصت شغلی (FLT:0) را در نظر بگیرید و یک بیانیه روشن که تلافی جویانه علیه هر کسی که شکایت یا شرکت در یک تحقیق را انجام می دهد نیز ممنوع است.

سیاست های هارسری و تبعیض

سیاست های ضد تنش با EEO در دست است.یک سیاست قوی تعریف می کند که چه چیزی باعث آزار و اذیت می شود (به عنوان مثال، کلامی، فیزیکی، بصری) و کانال های متعدد برای گزارش دادن است.باید ویژگی های محافظت شده خاص را نام ببرد و روشن کند که آزار و اذیت می تواند بین همسالان، بین سرپرست و زیردستان و حتی از طرف های ثالث مانند مشتریان یا فروشندگان رخ دهد.

بسیاری از ایالت ها اکنون به کارفرمایان نیاز دارند تا رویه های خاصی را برای رسیدگی به شکایات آزار جنسی در نظر بگیرند.[۵] حداقل، روند تحقیق، انتظارات محرمانه و طیف وسیعی از اقدامات انضباطی بالقوه برای خاتمه دادن به این سیاست، اولین خط دفاع شما در برابر ادعاهای محیط کار خصمانه است.

سیاست حقوق ساعتی و ساعتی

طبقه بندی کارکنان و خطاهای بیش از حد در میان رایج ترین نقض دستمزد و ساعت است.کتاب دستی شما باید توضیح دهد که چگونه شرکت کارکنان (در مقابل غیر خالی) طبقه بندی می کند، تعریف هفته کاری استاندارد و روز کاری، و توصیف بیش از حد وقت واجد شرایط بودن و فرایندهای تصویب شامل ارجاع به قانون استاندارد کار عادلانه (FLSA) و هر گونه قوانین خاص دولتی (مانند غذا استراحت).

همچنین به انتظارات زمان بندی توجه کنید: کارکنان باید به طور دقیق تمام ساعات کار را ثبت کنند و بدون مجوز بیش از حد باید از قبل تأیید شوند.این سیاست به جلوگیری از نقض ناخواسته کمک می کند و انتظارات واضحی را در مورد شیوه های پرداخت به کارکنان می دهد.

قانون مرخصی خانوادگی و پزشکی (FMLA)

اگر شرکت شما 50 یا بیشتر کارمند دارد، FMLA نیاز به ارائه 12 هفته مرخصی بدون حقوق در سال برای واجد شرایط پزشکی یا دلایل خانوادگی دارد، حتی اگر سازمان شما کوچکتر باشد، بسیاری از ایالت ها قوانین ترک خود را دارند.کتاب دستی باید الزامات واجد شرایط بودن، اطلاع و روند صدور گواهینامه را مشخص کند، چگونه با زمان پرداخت شده ارتباط برقرار می کند و کارکنان برای بازسازی کار مناسب است.

در مورد آنچه که به عنوان یک وضعیت جدی سلامت تعیین می کند، دقیق باشید و شامل یک ماده غذایی باشید که کارکنان باید هر زمان بیمار یا تعطیلات را که توسط قانون ایالتی مورد نیاز است، خسته کنند.این سیاست نشان دهنده تعهد شما به حمایت از کارکنان در طول چالش برانگیزترین لحظات زندگی در حالی است که سازمان شما را سازگار نگه می دارد.

آمریکا با سیاست های معلولیت (ADA)

در ADA، کارفرمایان باید مسکن های معقولی برای افراد واجد شرایط معلول فراهم کنند، مگر اینکه انجام این کار باعث مشکلات بی وقفه شود، کتابچه راهنمای شما باید این تعهد را روشن کند و فرآیند تعاملی را توصیف کند - چگونه یک کارمند درخواست اقامت، چه اسنادی ممکن است لازم باشد و چگونه شرکت راه حل های احتمالی را ارزیابی خواهد کرد.

مسکن های معقول می توانند شامل برنامه های کاری اصلاح شده، تجهیزات ارگونومیک، بازسازی شغل یا کار تلفنی باشند.این سیاست همچنین باید ممنوعیت تبعیض و تلافی جویانه مربوط به معلولیت را تقویت کند.

سیاست های رفتاری محل کار: تنظیم استاندارد برای حرفه ای

فراتر از رعایت قانونی، کتابچه راهنمای شما باید رفتار روزانه را شکل دهد.سیاست های رفتاری یک محیط قابل پیش بینی و محترم ایجاد می کند که کارکنان می دانند چه انتظاری از آنها دارند و چه انتظاراتی از سازمان دارند.

کد رفتار

یک کد رفتار، قطب نمای اخلاقی شرکت شما است.او ارزش های اصلی را مشخص می کند - حساسیت، احترام، پاسخگویی - و آنها را به رفتار خاص تبدیل می کند. موضوعات شامل تعارض منافع، هدیه و سرگرمی، استفاده از منابع شرکت، محرمانه بودن و گزارش مسائل اخلاقی است.این سیاست همچنین باید به وظایفی که می تواند به شهرت شرکت، اظهارات عمومی یا فعالیت های رسانه های اجتماعی آسیب برساند، رسیدگی کند.

در یک کسب و کار ناوگان گرا (یا هر گونه عملیات مربوط به وسایل نقلیه و تجهیزات)، یک کد از رفتار نیز ممکن است شامل انتظارات برای رانندگی ایمن، گزارش تعمیر و نگهداری و انطباق با مقررات حمل و نقل باشد.

سیاست های حضور و معلول

حضور قابل اعتماد برای بهره وری عملیاتی حیاتی است.این سیاست باید ساعت های کاری استاندارد، دوره های استراحت و روش گزارش عدم حضور یا کمبود زمان را تعریف کند و شامل انتظارات برای پیگیری ساعت در / خارج یا زمان باشد و توضیح دهد که چگونه عدم پذیرش غیر مجاز مورد توجه قرار می گیرد (به عنوان مثال، نظم و انضباط مترقی).

همچنین در مقابل غیبت های غیر کلیشه ای و اینکه چگونه مرخصی بیمار، روزهای شخصی و درخواست تعطیلات کار می کند، پاسخ دهید.یک سیاست حضور کتبی سردرگمی را کاهش می دهد و تضمین می کند که همه کارکنان به طور مداوم درمان می شوند.

لباس سیاست

استانداردهای ظاهری به طور گسترده ای توسط صنعت متفاوت است.یک شرکت وابسته به ناوگان ممکن است نیاز به لباس، جلیقه ایمنی، یا چکمه های فولادی به صورت فولاد داشته باشد، در یک دفتر شرکت، سیاست ممکن است به طور تصادفی در لباس و آرایش شخصی قرار گیرد. کلید وضوح است: مشخص کنید چه چیزی قابل قبول و غیر قابل قبول است، و توضیح منطق (ایمنی، حرفه ای، تصویر).

مراقب باشید از زبانی که بر اساس جنسیت، مذهب یا معلولیت تبعیض قائل است، اجتناب کنید، بسیاری از شرکت ها اکنون رویکرد "پوشانی برای روز" خود را اتخاذ می کنند که نقش های متنوع و بیان شخصی را در حالی که هنوز یک پایه حرفه ای را حفظ می کنند، در بر می گیرد.

حل مناقشات

اختلافات میان اعضای تیم اجتناب ناپذیر است، اما آنها مجبور نیستند تشدید شوند.سیاست حل تعارض یک فرایند ساختار یافته برای پرداختن به اختلافات قبل از آسیب رساندن به روابط یا بهره وری فراهم می کند: بحث غیررسمی با طرف دیگر، دخالت سرپرست یا HR، میانجیگری و - در صورت لزوم - روش های سوء تفاهمی شکل.

احترام، گوش دادن فعال و انتظار اینکه درگیری ها به صورت حرفه ای اداره شود، این سیاست باعث کاهش گردش مالی و ایجاد فرهنگ اعتماد می شود.برای ایده های بیشتر، بهترین شیوه ها را از منابع واسطه ای در Mediate.com بررسی کنید.

سیاست های ایمنی و امنیتی: حفاظت از مردم، دارایی ها و داده ها

سیاست های ایمنی فقط عمل خوبی نیستند – اغلب توسط قانون مورد نیاز هستند.قانون ایمنی و بهداشت شغلی (OSHA) حکم می کند که کارفرمایان یک محل کار را آزاد از خطرات شناخته شده ارائه می دهند.کتاب دستی شما باید شامل انتظارات ایمنی دقیق، رویه های اضطراری و پروتکل های امنیتی باشد.

سیاست ایمنی محل کار

این سیاست شامل شناسایی خطر، گزارش تصادف، استفاده از تجهیزات محافظ شخصی (PPE) و مسئولیت کارکنان برای حفظ محیط کار امن است، برای عملیات ناوگان، شامل قوانین خاص برای بازرسی خودرو، ایمنی بار و سوخت گیری الزامات آموزش و اقدامات انضباطی برای نقض ایمنی باید به وضوح بیان شود.

کارکنان را تشویق کنید تا بدون ترس از تلافی، گزارش شرایط ناامن را گزارش دهند، کمیته ایمنی شرکت یا افسر ایمنی مشخص شده را ارجاع دهند و پیوندی به دستورالعمل های ایمنی شرکت یا روش های عملیاتی استاندارد ارائه دهند.

سیاست های اضطراری

هر کارمند باید بداند که در یک آتش سوزی، اورژانس پزشکی، بلایای طبیعی یا وضعیت تهدید فعال چه باید انجام دهد، این سیاست باید مسیر تخلیه، نقاط مونتاژ، مکان های خاموش کننده آتش و دسترسی به کیت کمک های اولیه را نیز شامل پروتکل های شدید آب و هوا (به عنوان مثال پناهگاه های گردباد) و دستورالعمل برای سناریوهای پناهگاه.

تمرین باید به صورت دوره ای برگزار شود و کتابچه دستی باید توجه داشته باشد که انطباق با روش های اضطراری اجباری است.ارائه یک روش برای کارکنان معلول برای دریافت کمک در هنگام تخلیه.

سیاست امنیت داده ها

با تهدیدات سایبری در حال ظهور، یک سیاست امنیتی داده غیر قابل مذاکره است، این سیاست باید الزامات رمز عبور، رسیدگی به اطلاعات حساس (داده های مشتری، سوابق مالی، اسرار تجاری)، استفاده قابل قبول از شبکه ها و دستگاه های شرکت و قوانین برای استفاده از دستگاه های شخصی برای کار (BYOD) را شامل می شود پروتکل های گزارش برای نقض امنیتی یا تلاش های مشکوک فیشینگ.

برای شرکت هایی که از نرم افزار مدیریت ناوگان مانند Directus استفاده می کنند، مشخص کنید که کارکنان نباید اعتبار ورود را به اشتراک بگذارند، باید از احراز هویت چند عاملی استفاده کنند و باید هنگام کار فعال، یک سیاست امنیتی قوی داده، خطر نقض و محافظت از هر دو شرکت و مشتریان آن را کاهش دهد.

سیاست های دارویی و الکل

سوء مصرف مواد باعث اختلال در قضاوت، کند زمان واکنش و باعث حوادث می شود، سیاست محل کار بدون دارو برای پیمانکاران فدرال مورد نیاز است و برای همه کارفرمایان توصیه می شود.این سیاست باید یک رویکرد تحمل صفر برای تحت تاثیر قرار گرفتن در ساعات کار، از جمله در تماس یا دوره های آماده به کار.

مشخص کنید که چه زمانی آزمایش مواد مخدر رخ می دهد (پیش از اشتغال، پس از تصادف، سوء ظن معقول و تصادفی) و روشن کردن این که امتناع از ارائه آزمایش ممکن است منجر به نظم و انضباط شود، شامل بیانیه ای در مورد برنامه های کمک داوطلبانه مانند برنامه کمک کارکنان (EAP)، برای حمایت از کارکنانی که با سوء استفاده از مواد مبارزه می کنند.

سیاست های اضافی هر کتابچه راهنمای مدرن نیاز دارد

همانطور که کار تکامل می یابد، بنابراین سیاست هایی را که بر آن حاکم است، کار از راه دور، رسانه های اجتماعی، سفر کسب و کار و مدیریت عملکرد همه نیاز به دستورالعمل های روشن برای حفظ عملیات صاف و انتظارات تراز شده دارند.

سیاست های کاری از راه دور

حتی اگر شرکت شما در درجه اول در این زمینه کار می کند، یک سیاست کار از راه دور یا هیبریدی به طور فزاینده ای مهم است.این سیاست باید تعریف کند که چه کسی واجد شرایط برای تله کار، چه تجهیزات ارائه شده است، چگونه بهره وری اندازه گیری می شود و انتظارات در دسترس بودن و ارتباطات نیز امنیت داده (به عنوان مثال، Wi-Fi امن) و الزامات کار کاری ارگونومیک را در نظر می گیرد.

در یک زمینه ناوگان، "mote" ممکن است شامل کارکنان زمینه ای باشد که از وسایل نقلیه خود یا ارسال کنندگان خانگی کار می کنند. Clarify که همه کارکنان - بدون توجه به مکان - در معرض همان رفتار، ایمنی و سیاست های انطباق قرار دارند.

سیاست رسانه های اجتماعی

کارکنان سفیران برند شما هستند، هر دو سیاست آنلاین و خاموش.یک رسانه اجتماعی انتظارات را برای رفتار حرفه ای در حساب های شخصی و شرکت ها تعیین می کند: به اشتراک گذاری اطلاعات محرمانه، شناسایی خود به عنوان کارمند در هنگام ارسال کار، و اجتناب از آزار و اذیت و یا نظرات غیر متقاعد کننده.

این سیاست همچنین باید به حساب های رسانه های اجتماعی شرکت – که پست ها، روند تایید استفاده می شود و چگونگی پاسخ به نظرات منفی، تعادل بین حفاظت از شرکت و احترام به حقوق آزادی بیان کارکنان تحت قانون روابط ملی کار (NLRA)، مشورت مشاوره حقوقی در هنگام پیش نویس.

سیاست سفر

اگر کارکنان شما برای کار سفر می کنند – چه به سایت های مشتری، کنفرانس ها یا تکالیف میدانی – یک سیاست مسافرتی پول را ذخیره می کند و سردرگمی را کاهش می دهد: چگونه سفر مجاز است، روش های رزرو ترجیحی، محدودیت بازپرداخت برای غذا و اقامت، نرخ مایل (دنبال هدایت IRS)، و روش های ارسال گزارش هزینه.

برای رانندگان ناوگان، ترکیب این سیاست با استفاده از وسایل نقلیه، روش های سوخت و الزامات راننده (مثبت قیمت معتبر، رکورد رانندگی قابل قبول) سیاست های سفر روشن اطمینان حاصل کنید که کارکنان می دانند چه چیزی پوشیده شده و چه چیزی نیست، که مانع از اختلافات و تقلب می شود.

سیاست های آشپزی و آشپزی

کارکنان سزاوار درک چگونگی عملکرد خود را ارزیابی و چه اتفاقی می افتد زمانی که انتظارات برآورده نمی شود، این سیاست باید فرآیند بررسی عملکرد، از جمله فرکانس، معیارها و کسانی که ارزیابی های جدی را انجام می دهند، را مشخص کند (تحریم کلامی، هشدار کتبی، تعلیق) و توجه داشته باشید که شرکت حق حذف گام های سوء رفتار جدی را دارد.

شامل بیانیه ای است که کتابچه دستی قرارداد نیست و اشتغال در حال انجام است (مگر اینکه شما یک ترتیب قانونی متفاوت داشته باشید) این سیاست شفافیت ایجاد می کند و از شرکت در برابر ادعاهای رفتار ناعادلانه یا خاتمه اشتباه محافظت می کند.

دانلود بازی The Handbook Alive: Review, Update و Talk

یک کتاب دستی استاتیک یک تغییر مسئولیت است، نیازهای کسب و کار تکامل می یابد و تصمیم گیری های دادگاه سیاست های تفسیری را تنظیم می کند، یک برنامه برای بررسی کتاب دستی خود را در سال تنظیم می کند - یا هر زمان که یک توسعه حقوقی قابل توجه رخ می دهد.در حال توسعه HR، مشاوره حقوقی و سر های بخش تضمین می کند که کتاب دست همچنان مرتبط و قابل اجرا است.

هنگامی که شما سیاست های به روز رسانی، تغییرات را به وضوح بیان کنید. خلاصه ای از آنچه اصلاح شده است را ارائه دهید و کارکنان را ملزم به تایید دریافت دریافت به صورت الکترونیکی یا در نوشتن.نسخه های تاریخ از تمام کتابهای دست قبلی برای سوابق خود را نگه دارید.این عمل نشان می دهد که به دلیل تلاش و پیگیری روشن در صورت حسابرسی یا شکایت.

نتیجه گیری: یک کتابچه راهنمای به عنوان یک دارایی استراتژیک

کتابچه دست کارمند شما یک ضرورت اداری نیست – یک ابزار استراتژیک است که تیم شما را هماهنگ می کند، از شرکت شما محافظت می کند و فرهنگ شما را با استفاده از سیاست های ضروری ذکر شده در بالا - انطباق قانونی، رفتار محل کار، ایمنی و امنیت و دستورالعمل های مدرن محل کار - شما پایه ای برای اعتماد، ثبات و برتری ایجاد می کنید.

وقت بگذارید تا زبان روشن و قابل اجرا را پیش نویس کنید که نشان دهنده عملکرد منحصر به فرد ناوگان یا مدل کسب و کار شما باشد.به روز رسانی آن به طور منظم و درمان کتاب دستی به عنوان یک سند زنده است که با سازمان شما رشد می کند، زمانی که کارکنان قوانین را درک می کنند، احساس امنیت می کنند؛ زمانی که احساس امنیت می کنند، آنها در بهترین حالت خود عمل می کنند.