ایجاد یک راهنمای کارمند دوستانه برای نیروی کار مدرن

در عصری که کار از راه دور و هیبریدی تبدیل به کتاب دستی کارکنان سنتی شده است - چاپ شده بر روی کاغذ یا ذخیره به عنوان یک PDF استاتیک - دیگر به یک نیروی کار مدرن خدمت نمی کند. کارکنان انتظار دارند دسترسی فوری به سیاست از هر دستگاه، و یک کتاب دستی سازگار با تلفن همراه است که دیگر یک شکاف های مرتبط با آن نیست؛ این یک ضرورت استراتژیک است که تا سال 2025، 70٪، بیش از اصول کار پیش بینی شده برای ایجاد مستقیم کار بر روی تنظیمات کاربر برای انطباق محتوای کاربر، به کار، به هر کجا که شما را قادر می کند.

چرا یک کتابچه راهنمای کارمند دوستانه اهمیت دارد

تغییر محیط های کار موبایل، غیر قابل برگشت است.کارگران فیلد، نمایندگان فروش، استخدام های دور و کارکنان گیگابایت اغلب به اطلاعات شرکت از تلفن ها یا قرص ها بدون میز یا لپ تاپ نزدیک به کتاب های دستی سنتی به جای پل تبدیل موانع می شوند، به ویژه هنگامی که کارکنان نمی توانند به سرعت یک سیاست در امنیت داده ها یا مرخصی والدین، سرخوردگی و خطرات انطباق را کاهش دهند.

فراتر از راحتی، کتاب های دستی موبایل، انطباق قانونی را بهبود می بخشد، زمانی که سیاست ها تغییر می کنند (به عنوان مثال، پیشگیری از آزار و اذیت به روز شده یا قوانین بیش از حد)، یک PDF استاتیک بر روی یک سرور یا در یک پیوست ایمیل قرار می گیرد.یک پلت فرم سازگار با تلفن همراه اجازه می دهد تا به روز رسانی های زمان واقعی و اعلان های فشار، اطمینان از هر کارمند آخرین نسخه را بخواند، این به ویژه در صنایع تنظیم شده مانند امور بهداشتی، مالی یا تولید، که راه حل های حسابرسی معتبر برای یک کتاب جدید را ایجاد می کند.

ویژگی های کلیدی یک راهنمای موثر برای کارکنان موبایل

هر کتاب دستی دوستانه موبایل برابر نیست، برای اینکه واقعا موثر باشد، باید طراحی پاسخگو را با معماری محتوا متفکرانه و تجربه کاربری ترکیب کند.

طراحی پاسخگو: طرح باید به طور مایع از صفحه تلفن 6 اینچ به یک تبلت 12 اینچ سازگار شود.استفاده از شبکه های انعطاف پذیر، فونت های مقیاس پذیر و دکمه های لمسی دوستانه (حداقل 44×44 پیکسل) اجتناب از پیمایش افقی و اطمینان از تصاویر به طور خودکار.
بسیاری از کارکنان در مناطق با اتصال ضعیف یا بدون اتصال کار می کنند - خانه ها، سایت های ساخت و ساز و یا هواپیماهای.یک برنامه وب پیشرفته (PWA) یا برنامه بومی با Caching آفلاین اجازه می دهد تا آنها را دانلود کتاب دستی یک بار و دسترسی به آن بدون اتصال اینترنتی.
جستجوی هوشمندانه: یک نوار جستجوی ساده که از autocomplete، مترادفها و پرس و جو زبان طبیعی پشتیبانی می کند، کارکنان باید قادر به تایپ "روزهای واکسیناسیون" یا "سیاست PTO" و فورا بخش مربوطه را ببینید.
پشتیبانی چندزبانی: برای تیم های جهانی، کتاب دستی باید در زبان های ترجیحی کارکنان در دسترس باشد. CMS بدون سر مانند Directus آن را آسان برای مدیریت محتوای چند زبانه و خدمت به زبان راست بر اساس مشخصات کاربر و یا دستگاه محلی.
انطباق دسترسی: استانداردهای WCAG 2.1 را دنبال کنید - کنتراست رنگی کافی، پشتیبانی صفحه نمایش، ناوبری صفحه کلید و شرح بسته برای محتوای ویدئویی تنها اخلاقی نیست؛ آن را به طور قانونی در بسیاری از حوزه های قضایی مورد نیاز است.
محتوای فعال و قابل اسکن: سیاست های طولانی را به قراردادهای قابل گسترش تقسیم، استفاده از نقاط گلوله، جداول، اینفوگرافیک ها و فیلم های کوتاه 47٪ بیشتر احتمال دارد که با یک کتاب دستی که از داستان سرایی بصری به جای دیوارهای متن استفاده می کند، درگیر شوند.
[کنترل و حسابرسی]: هر به روز رسانی باید زمان بندی شود، و سیستم باید نشان دهد که کدام نسخه از هر کارمند مشاهده و تصدیق شده است، این برای دفاع در برابر خاتمه اشتباه یا ادعاهای آزار و اذیت حیاتی است.

هنگامی که این ویژگی ها ترکیب می شوند، کتاب دستی به یک سند زنده تبدیل می شود – به روز رسانی، در دسترس جهانی و قانونی قابل دفاع است.

مرحله به مرحله ایجاد فرایند

ساخت یک کتاب دستی موبایل دوستانه نیازمند همکاری بین HR، قانونی، IT و تیم های طراحی است.این مراحل را دنبال کنید تا یک پیاده سازی نرم و مقیاس پذیر را تضمین کنید.

۱- محتوا و مخاطب

با حسابرسی کتاب فعلی خود شروع کنید، چه سیاست هایی منسوخ شده اند؟ چه اطلاعاتی کارکنان اغلب جستجو می کنند؟ مدیران نظرسنجی و کارکنان خط مقدم برای شناسایی نقاط درد، به عنوان مثال، یک زنجیره خرده فروشی ممکن است کشف کند که قوانین تغییر و درمان اغلب به موضوع دسترسی دارند.قبل از محتوا که از نظر قانونی، عملیاتی، انتقادی و اغلب ارجاع داده شده است صفحات و کارکنان تجزیه و تحلیل اولیه مخاطبان (کاربران، تکنسین های فنی و فنی).

۲- یک پلتفرم و زیرساخت محتوا را انتخاب کنید

شما دو انتخاب اصلی معماری دارید: یک برنامه مستقل یا یک راه حل مبتنی بر وب که توسط CMS بدون سر پشتیبانی می شود، دومی انعطاف پذیر تر و مقرون به صرفه تر است. ، به عنوان مثال ، یک CMS بدون منبع باز است که به شما اجازه می دهد محتوای کتاب را به عنوان ماژول های قابل استفاده مجدد ( اسناد سیاست ، پرسش های بازاریابی ، فیلم های کاربردی) و یا توسعه دهنده افزونه های جایگزین نصب شده در صفحه نمایش ساده (PIN) تنظیم شده در صفحه نمایش لینک شده است.

طراحی برای Mobile-Firstinter

طراحی موبایل در مورد کوچک کردن یک صفحه دسکتاپ نیست، بلکه در مورد تجدید نظر در سفر کاربر است.استفاده از یک طرح تک ستونی، یک نوار بالا چسبنده با منوی همبرگر و آیکون جستجو و یک پیوند "skip to content" - نگه داشتن پاراگراف های کوتاه (30-50 کلمات حداکثر) استفاده از سرفصل های سلسله مراتبی به طوری که خوانندگان صفحه نمایش و موتورهای جستجو می توانند ساختار دکمه را تجزیه و لینک کنند و نوار تعاملی باید به اندازه کافی پشتیبان گیری کنند.

۴- برای مصرف موبایل بنویسید

مردم به طور خلاصه در تلفن همراه به طور متفاوتی از دسکتاپ می خوانند – اسکن، ضربه و پرش بین بخش ها.Write مختصر. Use bold برای اصطلاحات کلیدی مانند "سرور فوری رنگ" یا "با استفاده از لیست های چند رقمی مگر مسائل سفارش. [۱] محتوا "بیشتر" به جای دکمه های پیشگیری از آن باید به جای "بخصوصی" در یک نوار، به عنوان "بعواکنشگر" اشاره کرد.

تست Thoroughly در سراسر دستگاه ها و Personas

تست یک وظیفه یک جانبه نیست که یک گروه متنوع از کارکنان را استخدام کند – سن متغیر، سواد تکنولوژی و نقش – برای تست کتاب دستی در دستگاه های خود – از آنها بخواهید وظایف خاصی را انجام دهند: “پیدا کردن آسیب پذیری سیاست ترک را پیدا کنید” یا “چگونه من یک خطر را گزارش می کنم؟” مشاهده کنید که آنها شک می کنند یا به طور نادرست از ابزارهای ضبط داغ مانند شناسایی نقاط فشرده سازی شده در صفحه های Wi-S استفاده می کنند و همچنین اطمینان از تنظیمات نوار صوتی.

۶ راه اندازی، برقراری ارتباط و آن

کتاب دستی را با یک برنامه ارتباطی روشن: اعلان ایمیل، بنر اینترانت، جلسات تیم، شامل یک ویدیو کوتاه خوش آمدید توضیح ویژگی های جدید و چگونگی نشانه گذاری کتاب دستی بر روی تلفن خود را. ارائه یک کارت سریع مرجع با تصاویر، بازخورد از طریق یک فرم ساده جاسازی شده در کتاب دستی.برنامه یک بررسی سه ماهه برای به روز رسانی سیاست ها و اصلاح تجزیه و تحلیل مبتنی بر UX (بدون جستجو صفحات، فایل های دستگاه، فایل های تجزیه و تحلیل.

استراتژی محتوا برای کتاب های موبایل

بهترین طراحی در جهان نمی تواند محتوای ضعیف نوشته شده را ذخیره کند.یک کتاب دستی دوستانه تلفن همراه می خواهد که نویسندگان HR و حقوقی ذهنیت خود را از نثر متراکم به اطلاعات مدولار و قابل اسکن تغییر می دهند: در اینجا استراتژی های اثبات شده وجود دارد:

هر سیاست را به سه سطح تقسیم کنید: خلاصه یک، یک پاراگراف کوتاه (با قوانین کلیدی جسورانه)، و یک بخش اختیاری "بیشتر بخوانید" برای جزئیات حقوقی: خلاصه: "شما باید هر گونه آسیب مرتبط با کار را در عرض 24 ساعت گسترش دهید.
Hierarchy: استفاده از آیکون قبل از سرفصل (به عنوان مثال، یک ساعت برای سیاست های حضور، یک سپر برای امنیت) رنگ کد (آبی برای HR، سبز برای مزایای، قرمز برای ایمنی) اطمینان حاصل کنید که رنگ نه تنها متفاوت است - اضافه کردن برچسب های متنی برای دسترسی.
] زبان گمشده و ساده: تعریف اختصار و اصطلاحات در ابتدا استفاده از قانونی اجتناب کنید؛ اگر یک سیاست باید شامل "بدون رعایت دستور" باشد، آن را در ضمیمه قانونی مرتبط با هدف بخش اصلی قرار دهید.
] چند دارایی برای کار: فیلم های کوتاه توضیح دهنده ( (2 دقیقه حداکثر) برای موضوعات پیچیده مانند روش بازپرداخت هزینه، نسخه های PDF قابل دانلود از کل کتاب دستی را برای کسانی که ترجیح می دهند خواندن آفلاین، اما طراحی آن فایل های PDF برای صفحه نمایش تلفن همراه (فقط ستون، فونت های بزرگ) استفاده می کنند.
] [FLT: 1) آماده به روز رسانی های زمان بندی شده: یادآوری ثبت نام باز، راهنماهای فصل مالیات، راهنمایی های ایمنی تابستان استفاده از CMS برای برنامه ریزی این موارد تنها در طول دوره های مربوطه، کاهش درهم تنیده.

با درمان محتوا به عنوان یک دارایی زنده، شما کتابچه دستی را مرتبط نگه می دارید و خطر کارکنان را کاهش می دهید که آن را نادیده می گیرند زیرا "خیلی طولانی" یا "بیرون رفته است".

پلتفرم و انتخاب تکنولوژی

پایه فنی کتاب دستی موبایل شما به طور مستقیم بر قابلیت نگهداری و هزینه طولانی مدت تاثیر می گذارد.در زیر رویکردهای مشترکی با ملاحظات مقیاس وجود دارد.

یک CMS بدون سر مانند Directus مدیریت محتوا را از ارائه جدا می کند.شما سیاست ها، ویدیوها و ترجمه ها را در داشبورد وب مدیریت می کنید و کتاب دستی جلو (یک برنامه وب پاسخگو یا برنامه تلفن همراه) محتوا را از طریق مزایای API به روز می کند: خبرنامه HR می تواند سیاست ها را بدون کمک به روز رسانی کند؛ frontend می تواند به طور مستقل بهبود یابد؛ مدیریت محتوای جعلی، به طور خاص برای استفاده از طریق ایمیل، و یا اجازه ایمیل، ارائه می دهد.

برنامه پیشرفته وب (PWA)

PWA یک وب سایت است که مانند یک برنامه رفتار می کند: می تواند بر روی صفحه نمایش خانه نصب شود، به صورت آفلاین با یک کارمند خدمات کار می کند و می تواند اعلان های فشار را ارسال کند. PWAs ارزان تر از برنامه های بومی است و در تمام سیستم عامل ها کار می کند، اما محدودیت هایی دارند - برخی از ویژگی های سخت افزاری (به عنوان مثال، تایید بیومتریک) به طور کامل پشتیبانی نمی شوند و پشتیبانی از PW به سرعت برای بهترین سازمان های مناسب است.

Native Mobile Apps (iOS/Android)

برنامه های بومی بهترین عملکرد و عمیق ترین ادغام با ویژگی های دستگاه (دوربین برای رسید هزینه، geofencing برای سیاست های خاص سایت) را ارائه می دهند: شما نیاز به کد پایه های جداگانه برای iOS و Android دارید، تایید فروشگاه برنامه برای هر به روز رسانی و منابع توسعه بیشتر لازم است.

سیستم ادغام سیستم مدیریت یادگیری

برخی از شرکت ها کتاب دستی را در داخل LMS جاسازی می کنند (به عنوان مثال، Docebo، Cornerstone) برای ترکیب دسترسی به سیاست با پیگیری تکمیل و آزمون های پایان نامه، این کار می کند اگر سازمان شما قبلا از LMS برای آموزش انطباق استفاده می کند، اما تجربه تلفن همراه LMS اغلب محتوای یکپارچه و ساختار یافته برای دوره های ممکن است برای مرجع سریع بهینه سازی نشده باشد.

ملاحظات قانونی و انطباق

یک کتاب دستی موبایل باید همان الزامات قانونی را به عنوان یک مقاله و گاهی موارد اضافی با مشورت حقوقی برای اطمینان از موارد زیر برآورده کند:

امضاهای الکترونیکی و تصدیق: [FLT 1] اطمینان حاصل کنید که پلت فرم شما از e-signatures پشتیبانی می کند که مطابق با قوانین ESIGN (US) یا eIDAS (EU) است که کارکنان باید قادر به ثبت نام یک تصدیق برای هر به روز رسانی سیاست باشند.
Retention: نسخه های قبلی کتاب دستی را برای یک دوره تعریف شده (اغلب تا 5 سال) در صورت یک شکایت، شما باید ثابت کنید که سیاست در یک تاریخ خاص چه تاثیری دارد.
حریم خصوصی داده: اگر کتاب دستی جمع آوری اطلاعات شخصی (به عنوان مثال، اذعان به سیاست و یا پیگیری پیشرفت خواندن)، اطمینان حاصل کنید انطباق با GDPR، CCPA یا قوانین مشابه دریافت رضایت روشن.
قانون دسترسی دیجیتال در حال گسترش است. تحت عناوینی مانند آمریکایی های دارای معلولیت قانون (ADA) و قانون دسترسی اروپا، یک کتاب دستی قابل دسترسی می تواند منجر به استفاده از ابزارهای خودکار (axe، Lighthouse) و تست دستی با خوانندگان صفحه نمایش (VoiceOver، TalkBack Talk).
دقت چند زبانه: ترجمه باید از نظر قانونی مورد بررسی قرار گیرد.ترجمه نادرست در سیاست آزار و اذیت می تواند عواقب جدی داشته باشد.استفاده از خدمات ترجمه حرفه ای و درخواست بررسی قانونی تمام نسخه های زبان.

رعایت فعال خطر را به حداقل می رساند و از هر دو شرکت و کارکنان آن محافظت می کند.

اندازه گیری موفقیت و هیجان

هنگامی که کتاب دستی موبایل شما زنده است، معیارها به شما می گویند که آیا واقعاً به نیروی کار خدمت می کند.

نرخ بهره: درصد از کارکنان که حداقل یک بار در هر ربع به کتاب دست دسترسی دارند، هدف برای >90٪ است.
نرخ پذیرش: بررسی کنید که سیاست های جدید در عرض هفت روز به روز رسانی خوانده و امضا شده است.
بهره وری جستجو: میانگین زمان برای پیدا کردن یک سیاست را اندازه گیری کنید.اگر بیش از 20 ثانیه باشد، جستجو و ناوبری را بررسی کنید.
امتیازهای برگشت: پس از هر جلسه یک نظرسنجی ارتقاء دهنده خالص (NPS) را در نظر بگیرید.
فعل و انفعال با محتوای تعاملی: [FLT 1] بازی های ویدئویی، گسترش انطباق و کلیک لینک ممکن است نشان دهد که محتوا بسیار متراکم است یا فیلم ها خیلی طولانی است.

از این نقاط داده برای اولویت بندی بهبود استفاده کنید، به عنوان مثال، اگر بسیاری از کارکنان به دنبال "برچسب" هستند و نمی توانند آن را پیدا کنند، مترادف های بهتر و بخش روشن را اضافه کنند، به طور منظم بازخورد مستقیم از طریق گروه های متمرکز فصلی یا فرم های پیشنهادی ناشناس.

نتیجه گیری

ساخت یک کتاب دستی کارکنان موبایل صرفا یک پروژه تکنولوژی نیست – یک ابتکار استراتژیک است که نشان دهنده تعهد یک سازمان به تجربه کارکنان، انطباق و بهره وری عملیاتی است.با اتخاذ یک CMS بی سر مانند Directus، طراحی برای مصرف موبایل، نوشتن مختصر و محتوای قابل دسترس، و جاسازی مکانیزم های قوی و بازخورد قانونی، شما یک منبع را ایجاد می کنید که در واقع از نیروی کار مدرن استفاده می کند و انتظار آن را دارد.