عمل یک کسب و کار در صنایع بسیار تنظیم شده مانند مراقبت های بهداشتی، مالی، انرژی یا داروها نیاز به پایبندی دقیق به یک وب فشرده از قوانین، استانداردها و دستورالعمل های اخلاقی دارد. انطباق یک رویداد یک بار نیست، بلکه یک ابتکار استراتژیک مداوم است که هر جنبه ای از عملیات را لمس می کند، از مدیریت داده ها به قراردادها، که انطباق به عنوان یک تابع اصلی کسب و کار به جای چک کردن یک جعبه تمرین بهتر است تا شما را به یک بخش قابل تنظیم و پشتیبانی از ابزار های کاربردی و انطباق کمک کند.

درک الزامات نظارتی

اولین گام در حفظ انطباق، درک مقررات خاص است که برای صنعت شما و حوزه های قضایی که در آن کار می کنید، اغلب پیچیده است، با الزامات همپوشانی که می تواند با فعالیت کسب و کار، مکان و حتی پروفایل مشتری متفاوت باشد. درک کامل از قوانین قابل اجرا پایه ای است که همه تلاش های انطباق استراحت می کنند.

فدرال، ایالتی و قوانین بین المللی

مقررات در سطوح مختلف وجود دارد.در ایالات متحده، قوانین فدرال مانند قانون بیمه بهداشت و پاسخگویی (HIPAA) برای مراقبت های بهداشتی، قانون Sarbanes-Oxley (SOX) برای گزارش مالی موافقت می کند و مواد غذایی، مواد مخدر و قانون آرایشی برای مقررات تنظیم شده داروها اغلب لایه های خود را اضافه می کنند، مانند قانون حفظ حریم خصوصی مصرف کننده کالیفرنیا (0PR) که هیچ یک سیستم کنترل عمومی را برای داده های فدرال تنظیم نمی کند.

مقررات صنعت-Specific

هر صنعت بسیار تنظیم شده دارای قوانین منحصر به فرد است که نیاز به توجه تخصصی دارد.در مراقبت های بهداشتی، مراکز انطباق در حفاظت از داده های بیمار (HIPAA)، نظارت آزمایشی بالینی (قوانین FDA)، و شیوه های صورتحساب (قانون ادعاهای مالی) باید از قوانین ضد پولشویی (AML) پیروی کنند، قانون نظارت بانک Secrecy، و مقررات اوراق بهادار اعمال شده توسط شرکت های داروسازی باید به دنبال مقررات صنعت حمل و نقل و نقل و نقل هوایی (CEIT) باشند.

نقش هوش نظارتی

برای اطلاع رسانی، مشترک خبرنامه های قانونی، مشورت با مشاوره حقوقی متخصص در صنعت خود، و استفاده از ابزار که پیگیری تغییرات قانون گذاری بهره مند از منصوب کردن یک افسر اطلاعاتی نظارتی که نظارت به روز رسانی و برقراری ارتباط تغییرات به تیم های مربوطه را.این تابع همچنین باید تقویمی از مهلت های تنظیم کلیدی، مانند تاریخ های ارسال اجباری یا تغییرات امنیتی فعال را به یک مزیت استراتژیک تبدیل کند.

ایجاد یک برنامه پذیرش قوی

یک برنامه انطباق جامع باید شامل سیاست های روشن، روش ها، آموزش و نظارت مکانیسم ها باشد. حسابرسی های منظم و به روز رسانی برای حفظ مقررات در حال تغییر ضروری است.یک برنامه موثر بیش از قوانین سند انجام می دهد - آن را به فرهنگ سازمانی و گردش کار روزانه متصل می کند.

اجزای کلیدی یک برنامه انطباق

  • سیاست ها و رویه های نوشته شده - مستند تمام قوانین، مسئولیت ها و فرآیندها باید روشن، قابل دسترس و به روز رسانی نسخه کنترل شده آنها هر زمان که مقررات تغییر می کنند و یا پس از هر حادثه که شکاف ها را آشکار می کند.
  • ارزیابیRisk - ارزیابی ریسک دوره ای را برای شناسایی خطرات انطباقی در مناطق با بزرگترین پتانسیل برای آسیب یا مجازات انجام می دهد.
  • آموزش و آگاهی - انجام آموزش های اولیه و تازه کاران در حال انجام.Teleor محتوا به نقش های مختلف.
  • نظارت و حسابرسی مجدد [FLT 1] - استفاده از ابزار نظارت خودکار و حسابرسی های داخلی برنامه ریزی شده برای تشخیص نقض زود هنگام باید مبتنی بر ریسک باشد، با تمرکز بر مناطق پرخطر.
  • ] مکانیسم های گزارش برای نقض - ارائه کانال های امن و ناشناس (به عنوان مثال، گرم، اشکال وب) برای کارکنان برای گزارش نگرانی بدون ترس از تلافی.
  • ثبت و مستندات - سوابق دقیق فعالیت های انطباق، حضور آموزش، نتایج حسابرسی و اقدامات اصلاحی اغلب توسط قانونگذاران در طول تحقیقات مورد نیاز است و می تواند تلاش های ایمان خوب را نشان دهد.
  • عمل و اصلاح [FLT 1] - یک فرایند تعریف شده برای پرداختن به نقض های شناسایی شده داشته باشید، این شامل تجزیه و تحلیل ریشه، اجرای اصلاحات و تأیید اثربخشی است.

طراحی سیاست ها و روش های موثر

سیاست ها باید به زبان روشن و روشن نوشته شوند و به راحتی برای همه کارکنان قابل دسترس باشند. [۱] از یک فرمت سازگار استفاده کنید که شامل هدف، دامنه، تعاریف و روش ها است.ایجاد تیم های حقوقی، انطباق و عملیاتی در پیش نویس برای اطمینان از اجرای منظم قانون گذاری و مقرراتی است که تصویب، تاریخ بررسی و تأییدیه را دنبال می کند.

آموزش انطباق و آگاهی

آموزش باید جذاب، خاص نقش و به طور منظم به روز شود.استفاده از سناریوهای دنیای واقعی و مطالعات موردی برای نشان دادن پیامدهای عدم انطباق. گامنینگ و ماژول های یادگیری میکرو می تواند نرخ تکمیل پیگیری و درک آزمون را از طریق آزمون های رسمی، تقویت فرهنگ انطباق از طریق خبرنامه، سالن های شهر و پیام های رهبری که بر رفتار اخلاقی تاکید می کنند، به عنوان مثال، یک چهارم، تغییرات حسابرسی داخلی و انطباقی که نشان می دهد، می تواند نشان دهد، نشان دهنده تغییرات انطباقی از تیم های حسابرسی داخلی و انطباق یافته های نظارتی اخیر، نشان دهد.

ساختار تیم انطباق

یک افسر ارشد انطباق (CCO) یا معادل آن با دسترسی مستقیم به رهبری اجرایی و هیئت مدیره، تیم انطباق باید شامل کارشناسان حقوقی، مدیران ریسک و نمایندگان عملیاتی باشد.در سازمان های کوچکتر، برخی از توابع را برای مشاوران واجد شرایط، اطمینان از عملکرد انطباق کافی و بودجه برای اجرای سیاست ها به طور منظم ارزیابی ظرفیت و مهارت های تیم؛ در نظر گرفتن متخصصان استخدام برای مناطق حریم خصوصی، کنترل های زیست محیطی، و یا انطباق با دقت.

پیاده سازی اقدامات انطباق در سراسر عملیات

پیاده سازی موثر شامل کارکنان آموزش، ایجاد نقش های نظارتی و ادغام انطباق با عملیات روزانه است.استفاده از راه حل های فن آوری مانند نرم افزار مدیریت انطباق برای ساده سازی فرآیندهای اجرایی موفقیت وابسته به حمایت قوی اجرایی و ارتباط روشن از انتظارات.

ادغام تکنولوژی و اتوماسیون

سیستم عامل های مدیریت انطباق مدرن می توانند توزیع سیاست، ثبت نام آموزشی، زمان حسابرسی و پیگیری مسئله را خودکار کنند.نگاه کنید به راه حل هایی که داشبورد های متمرکز، هشدار زمان واقعی و ادغام با سیستم های ERP یا CRM موجود را ارائه می دهند، برای مثال، Directus [FLT 1] یک CMS انعطاف پذیر را فراهم می کند که می تواند سفارشی برای مدیریت مستندات انطباق، تایید و خدمات به کارکنان نظارت بر نسخه امن، هنگام پاسخگویی به کاربران، هنگام دسترسی به کاربران.

اتوماسیون همچنین می تواند وظایف تکراری مانند نظارت بر ورود دسترسی، جعل معاملات مشکوک یا تولید گزارش های انطباق را انجام دهد.استفاده از اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) برای استخراج داده ها برای پرونده های تنظیمی.

حریم خصوصی داده ها و امنیت

امنیت داده ها یک ستون مرکزی انطباق در تقریبا هر صنعت تنظیم شده است. رمزگذاری داده های حساس در استراحت و در حمل و نقل، پیاده سازی احراز هویت چند عاملی و محدود کردن دسترسی بر اساس اصل حداقل امتیاز است، برای صنایع مانند مراقبت های بهداشتی و مالی، انجام ارزیابی های آسیب پذیری منظم و تست های طبقه بندی داده ها به طوری که حساسیت اطلاعات را کنترل می کند، به عنوان مثال، تحت GDPR شخصی، باید داده های غیر عادی را تایید کند و یا حذف کند که در آن نیاز به طور منظم است.

مدیریت ریسک و ریسک شخص ثالث

تنظیم کنندگان به طور فزاینده ای مسئولیت شرکت ها را برای نقض های متعهد توسط فروشندگان، شرکا یا پیمانکاران فرعی حفظ می کنند.اجرا فرآیندهای تلاش برای شرکت در احزاب ثالث، از جمله چک های پس زمینه و بررسی گواهینامه های انطباق خود را.قرارداد به طور همزمان نیاز به آنها برای پایبندی به استانداردهای انطباق خود را.

به عنوان مثال، موسسات مالی اغلب نیاز به ارائه دهندگان خدمات شخص ثالث برای انطباق با دستورالعمل های شورای فدرال مالی آزمون (FFIEC) سازمان های بهداشتی باید اطمینان حاصل کنند که شرکای تجاری امضا موافقت نامه های سازگار HIPAA را تضمین می کنند و اثبات حفاظت از سیستم های مرتبط با ریسک فروشنده - فروشندگان با ریسک بالا (به عنوان مثال، کسانی که دسترسی به داده های حساس دارند) نیاز به حسابرسی مکرر دارند.

مدیریت سازگاری Cross-Border

برای شرکت هایی که در سطح بین المللی فعالیت می کنند، انطباق حتی پیچیده تر می شود قوانین انتقال داده (مانند چارچوب حریم خصوصی اتحادیه اروپا-US)، قوانین کار محلی، قوانین ضدبرکسی مانند قانون عمل های خارجی کورروpt (FCPA)، و تحریم های تجاری همه اعمال می شود، ایجاد یک چارچوب انطباق جهانی که حداقل استانداردها را تعیین می کند، اما اجازه می دهد تا ابزارهای استفاده محلی مانند نقشه برداری داده ها را درک کنند که در آن جریان های مربوط به مقررات صادرات و یا تنظیم مقررات انطباق محلی، مقررات انطباقی که همه جانبه و یا تنظیم مقررات انطباق با مقررات انطباق مقررات انطباقی که مقررات انطباق با مقررات انطباقی که شامل می شود.

نظارت، حسابرسی و بهبود مستمر

انطباق یک فرایند مداوم است.سیاست های بررسی منظم، انجام حسابرسی داخلی و اطلاع رسانی در مورد به روز رسانی های نظارتی است. تشویق فرهنگ شفافیت و پاسخگویی در سازمان خود.یک برنامه استاتیک به سرعت منسوخ و خطرناک می شود.

روش های حسابرسی داخلی

برنامه ریزی ممیزی داخلی حداقل سالانه یا بیشتر برای مناطق پرخطر استفاده از یک رویکرد مبتنی بر ریسک: اولویت بندی فرآیندهای با بزرگترین پتانسیل برای آسیب یا مجازات.توسعه چک لیست های حسابرسی مطابق با استانداردهای نظارتی پس از هر حسابرسی، یافته های سند، اختصاص اقدامات اصلاحی و پیگیری بسته شدن خود، مانند کارت انطباق، کمک به اندازه گیری زمان اثربخشی.

در نظر بگیرید که حسابرسان خارجی به طور دوره ای برای یک چشم انداز بی طرفانه درگیر شوند، بسیاری از صنایع نیز به عنوان بخشی از گواهینامه نیاز به حسابرسی خارجی دارند (به عنوان مثال SOC 2، ISO 27001) از نتایج حسابرسی برای اصلاح آموزش، سیاست های به روز رسانی و تقویت کنترل ها استفاده می کنند.

شاخص های عملکرد کلیدی برای انطباق

اثربخشی برنامه انطباق خود را با استفاده از KPI هایی مانند:

  • نرخ تکمیل - درصد کارکنان که آموزش لازم را در زمان کامل.
  • [[۱] [۱۰] [۱] [۱۰] [۱۰] [۱]] [۱۰] [۱]]- میانگین زمان برای شناسایی، افزایش و اصلاح یک حادثه انطباقی.
  • نرخ بسته شدن یافته ها [FLT 1] - درصد یافته های حسابرسی در جدول زمانی هدف دوباره تنظیم می شوند.
  • [در این باره] [در مورد اعمال و اعمال نادرست] به شرح زیر اشاره می کند: [۱]
  • به روز رسانی های اصلاحی [FLT 1] - زمان گرفته شده برای ترکیب الزامات جدید در سیاست ها و کنترل ها.

این معیارها را به کمیته انطباق و هیئت مدیره به طور منظم برای تضمین پشتیبانی و منابع مداوم گزارش دهید.

پاسخ حوادث و بازگشت به رسانه

علی رغم بهترین تلاش ها، حوادث ممکن است رخ دهد.توسعه یک طرح پاسخ حادثه که شامل تشخیص، مهار، تحقیق، اطلاع رسانی و اصلاح است.برای مثال، نقض داده های تحت GDPR باید در عرض 72 ساعت به مقام نظارتی اطلاع داده شود. شامل مشاوره حقوقی، IT، ارتباطات و انطباق در تیم پاسخ پس از یک حادثه، انجام تجزیه و تحلیل ریشه و تحلیل و اجرای اصلاحات برای جلوگیری از روند بررسی و بررسی بالقوه.

اقامت در حال حاضر با به روز رسانی تنظیم مقررات

به طور مداوم در حال تکامل است.به عنوان مثال، HIPAA Journal به روز رسانی منظم در قوانین حریم خصوصی مراقبت های بهداشتی را فراهم می کند. مشترک به تغذیه رسمی آژانس نظارتی (SEC، FDA، HHS) و انجمن های صنعت به سرعت مشخص کردن یک فرد یا تیم برای نظارت بر تغییرات و ارزیابی تاثیر.

ایجاد یک فرآیند مدیریت تغییر تنظیمی که شامل تجزیه و تحلیل تاثیر، اعلان های سهامداران و جدول زمانی پیاده سازی است، این رویکرد فعال مانع از اشتباهات آخرین دقیقه می شود و خطر عدم انطباق را کاهش می دهد.از تقویم انطباق برای ردیابی تمام تاریخ های موثر و اقدامات مورد نیاز استفاده کنید.

ایجاد فرهنگ انطباق

فناوری و سیاست ها تنها به اندازه افرادی که از آنها پیروی می کنند، موثر هستند. فاستر فرهنگی که در آن انطباق به عنوان مسئولیت همه دیده می شود. رهبری باید رفتار اخلاقی را مدل سازی کند و به طور علنی رعایت انطباق را در مورد دستاوردهای کوتاه مدت اولویت بندی کند. شناسایی کارکنانی که خطرات را شناسایی می کنند یا بهبود می دهند.ارزیابی عملکرد و انگیزه های لازم برای انطباق را تشویق کند.

به طور منظم "چرا" را در پشت رعایت ارتباط برقرار کنید - نه فقط قوانین بلکه ماموریت برای محافظت از مشتریان، بیماران و یا عموم مردم.استفاده از کمپین های داخلی که پیامدهای واقعی عدم انطباق در صنعت شما را برجسته می کند.یک فرهنگ انطباق قوی، اشتباهات، روحیه را بهبود می بخشد و شهرت شما را تقویت می کند.

نتیجه گیری

سازگار بودن در صنایع بسیار تنظیم شده نیازمند تلاش، برنامه ریزی پیشگیرانه و تلاش مداوم است.با درک مقررات، توسعه برنامه های قوی و پرورش فرهنگ انطباق، کسب و کارها می توانند با موفقیت و جلوگیری از مجازات های گران قیمت عمل کنند. انطباق یک بار نیست - این سرمایه گذاری در مراحل طولانی مدت و سازمان های اعتماد است که انطباق را به DNA خود اختصاص داده اند بهتر برای نظارت بر چالش های بازار، و ارزیابی فرصت های رشد فعلی خود را با توجه به گام های فعلی و تنظیم مجدد.

برای راهنمایی بیشتر، منابع را از اطلاعات تنظیم مقررات FDA [FLT 1 ] یا مشورت با یک حرفه ای انطباق که نیازهای منحصر به فرد بخش شما را درک می کند، انطباق یک سفر است، نه یک مقصد، بهبود مستمر، شفافیت و تعهد به عملیات اخلاقی به سازمان شما به خوبی در هر چشم انداز تنظیم شده خدمت می کند.