اشتباهات رایج برای جلوگیری از کتاب راهنمای کارکنان

چرا کتابچه های کارمند بیشتر از آنچه فکر می کنید اهمیت دارند

یک کتاب دستی کارمند بسیار بیشتر از یک پشته از سیاست های تحویل به استخدام های جدید در روز اول است، زمانی که با دقت ساخته شده، آن را تبدیل به سند بنیادی است که ارتباط ارزش های سازمان خود را، تعیین انتظارات رفتاری، و محافظت از هر دو شرکت و مردم آن را از سوء تفاهم های پر هزینه، با وجود اهمیت آن، بسیاری از کتاب های دست با خطاهای اجتناب ناپذیر که تحت هدف خود را به طور شگفت انگیز دعوت از اختلافات قانونی منسوخ شده است، حل و مبهم است.

رفع این مسائل فقط در مورد انطباق و #8212 نیست؛ این مربوط به ایجاد یک محل کار است که کارکنان احساس می کنند آگاهانه، محترم هستند و با ماموریت شما هماهنگ هستند.

اشتباه شماره 1: زبان بزرگ

خطر عمومی شدن

عباراتی مانند "کارمندان انتظار می رود که به طور حرفه ای عمل کنند" یا "تناسب باید حفظ شود" معقول اما ترک اتاق بزرگ برای تفسیر. چه یک مدیر "حرفه ای" دیگری را می داند ممکن است به عنوان بیش از حد رسمی بدون نمونه های مشخص، کارکنان نمی توانند به طور قابل اطمینان پیش بینی پیش بینی کنند که چه رفتار باعث عمل انضباطی می شود، این ابهام اغلب منجر به اجرای متناقض، پرورش و ادعاهای بالقوه می شود که کارکنان مختلف تحت همان سیاست مبهم رفتار می کنند.

چگونه آن را اصلاح کنیم

جایگزین کردن توصیفات ذهنی با استانداردهای خاص و قابل مشاهده به جای "عجب" ، نوشتن "در ایستگاه کاری خود را با ساعت 9 صبح در روز" به جای "لباس حرفه ای"، توصیف آنچه قابل قبول است (به عنوان مثال ، کار گاه به گاه: پیراهن های پراکنده ، کفش های بسته به شما) و آنچه که نیست (به عنوان مثال ، شلوار جین ، خلاصه شده و "رفتارهای غیر قابل قبول" را به جای "رفتار تکراری" کاهش می دهد.

اشتباه شماره 2: کتابچه راهنمای Overload & #8212؛ Too Long، Too Dense

خستگی اطلاعات باعث می شود که مشارکت را از بین ببرد

برخی از سازمان ها هر جزئیات قابل تصور را در کتاب دستی خود بسته اند، که منجر به یک سند ۱۰۰ صفحه ای می شود که هیچ کس نمی خواند، وقتی کارکنان یک PDF فشرده با فونت کوچک و بدون هیچ ناوبری دریافت می کنند، آنها تمایل به اسکیم یا نادیده گرفتن آن به طور کامل.سیاست های کلیدی که شما در واقع نیاز به آنها برای شناختن و#82؛ روش های هارسر، مزایای ثبت نام، پروتکل های ایمنی و #82؛ 12؛

ساختار بهتر برای خوانایی

کتابچه راهنمای خود را به ماژول های منطقی با وضوح ، پاراگراف های کوتاه، و لیست های گلوله برای اسکن سریع.استفاده از یک جدول از محتویات با لینک برای نسخه های دیجیتال، یک رویکرد لایه بندی شده را در نظر بگیرید: یک کتاب کوتاه "کد هسته ای" پوشش سیاست های ضروری است که برای همه اعمال می شود، با اسناد مرجع دقیق یا صفحات وب سایت های داخلی برای ممیزی اطلاعات به خوبی و به یاد می آید.

برای هدایت اسناد، برای مدیریت منابع انسانی (SHRM) قالب ها و بهترین شیوه های خواندن را ارائه می دهد.

اشتباه شماره ۳: نقض قانونی

هزینه سیاست های Stale

قوانین استخدامی به طور مکرر تغییر می کنند و #8212؛ حداقل دستمزد افزایش می یابد، الزامات ترک جدید، حفاظت از تبعیض به روز شده، و در حال تکامل مقررات کار از راه دور، کتاب دستی که در دو سال گذشته بررسی نشده است ممکن است از رعایت بیمار خارج شود و شامل سیاست های اجباری (به عنوان مثال، خانواده و قانون مرخصی پزشکی (FMLA) در پیشگیری از ایالات متحده، آموزش های خاص و یا سازمان های مورد آزار و اذیت و یا سوء استفاده از آن.

چگونه برای اقامت فعلی

یک بررسی قانونی سالانه از کتابچه کاری که در حوزه قضایی شما تخصص دارد، برنامه ریزی کنید.( توجه به قوانین فدرال، ایالتی و محلی را در نظر بگیرید، به عنوان مثال، اگر کارمندان در چندین ایالت دارید، ممکن است به اضافه کردن منابع خاص دولت به جای یک سند واحد نیاز داشته باشید.

اشتباه #4: استفاده از یک الگو بدون سفارشی سازی

یک اندازه نمی تواند همه چیز را تحمل کند

وسوسه انگیز است که یک کتاب دستی عمومی را از اینترنت دانلود کنید و به سادگی نام شرکت را پر کنید، اما هر سازمان دارای یک فرهنگ منحصر به فرد، اندازه، صنعت و واقعیت عملیاتی است.یک سیاست اول راه دور استارت آپ کوچک چیزی شبیه به قوانین حضور در کارخانه های تولیدی نیست.استفاده از یک الگو که منعکس کننده شیوه های واقعی شما ایجاد ناسازگاری است: شما ممکن است وعده دهید که یک سیستم ذخیره سازی شما را ارائه نمی دهد یا ارائه می دهد.

سفارشی سازی برای Field

با یک الگو به عنوان یک اسکلت شروع کنید، سپس زمان را برای تنظیم هر بخش به شرکت خود سرمایه گذاری کنید: آیا کارکنان از راه دور، هیبریدی یا در محل هستند؟ آیا کارکنان اتحادیه ای دارید؟ رویکرد شما به بازخورد عملکرد و #82؛ بررسی های روزانه یا شکاف های مداوم؟ کتاب های راهنما همچنین باید نام تجاری صوتی شما را منعکس کنند.

اشتباه شماره ۵: حذف سیاست های انتقادی

"ما با آن معامله خواهیم کرد وقتی که اتفاق می افتد" تله

بسیاری از کتاب های دستی سیاست هایی را که به نظر ناراحت کننده یا دشوار می نویسند، مانند استفاده از رسانه های اجتماعی، کارکنان در خارج از کار، روش های سوء استفاده، یا انتظارات حریم خصوصی داده ها، این سازمان را بدون چارچوب روشنی رها می کند، به عنوان مثال، اگر شما سیاست کار از راه دور نداشته باشید، ممکن است با تایید متناقض، نقض امنیتی، یا مدیریت انتظارات بهره وری مواجه شوید، به طور مشابه، گزارش های سیاست گذاری و یا نقض سیاست های صریح.

سیاست های ضروری برای شامل

حداقل کتاب دست شما باید به شما بگوید:

[[۱] [۱۰] [۱] [۱۰] [۱] [۱] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۱] [۳] [۳] [۳] [۳] [۱] [۳] [۳] [۳] [۱] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [بر [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [
[[۱] [۱۰] [۱۰] [۱۰] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱]
مشارکت و کار از راه دور [FLT 1 ] (برنامه ریزی، درخواست های زمان از زمان، انتظارات هیبریدی)
ارزیابی و انضباط [FLT 1 ] (تأموریت، فرایند تجدید نظر)
[۱] [۱۰] سیاست های ترک [۱۰] [۱۰] [۱] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۱] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۱] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [
فناوری و امنیت داده [FLT 1 ] (استفاده از دستگاه، استانداردهای رمز عبور، رسانه های اجتماعی)
] ایمنی و سلامت [[[[ ] [ روشهای اضطراری، پیشگیری از خشونت محل کار]
[[۱] [۱۰] فرصت و اقامت [[۱۰] [۱۰] [۱] [۱۰]

الزامات خاص صنعت را در نظر بگیرید، مانند تأیید اعتبار برای مراقبت های بهداشتی یا قوانین مربوط به منافع متناقض برای پیمانکاران دولتی.یک لیست فراگیر ابهام را کاهش می دهد و از هر دو کارفرما و کارمند محافظت می کند.

اشتباه #6: تشخیص نیاز به روز رسانی منظم

اسناد استاتیک تبدیل به مسئولیت

کتاب دستی که یک بار چاپ شده و هرگز به سرعت از نو به بعد از آن بازدید نمی کند، تکامل می یابد: رهبری جدید، ادغام، ادارات جدید، تغییرات در سیاست های کار از راه دور، یا تغییر در مقررات صنعت. کارکنان که یک کتاب دستی با سیاست های منسوخ شده امضا کرده اند ممکن است استدلال کنند که آنها هرگز به قوانین جدید، ایجاد اصطکاک در طول اجرای، قوانین اشتغال سریع تر از اکثر شرکت ها متوجه می شوند؛ الزامات شفافیت گسترده مانند کالیفرنیا، و مثال نیویورک کلرادو.

ایجاد یک چرخه مرور

یک یادآوری تقویم برای بررسی و به روز رسانی کتاب دستی هر 12 ماه پس از هر تغییر عمده تنظیم مقررات، به روز رسانی بلافاصله و برقراری تغییرات به همه کارکنان تنظیم کنید.استفاده از یک سیستم کنترل نسخه (به عنوان مثال، "Revised ژانویه 2025" در پاورقی) کارکنان همیشه می دانند که آنها آخرین نسخه را دارند.

اشتباه شماره 7: شکست در تضمین پذیرش کارکنان

سیاست ناشناخته هیچ دندان ندارد

حتی کتابچه دستی کاملاً نوشته شده بی فایده است اگر کارکنان هرگز آن را خوانده و درک نکرده باشند بدون اینکه تایید کنند، نمی توانید کارمندان را برای سیاست هایی که ادعا می کنند هرگز ندیده اند پاسخگو نگه دارید، این امر به ویژه در اقدامات انضباطی یا دادرسی که در آن دانش کارمند از قانون که ادعا می شود نقض شده است، مشکل ساز می شود.

آن را در نوشتن (یا از نظر الکترونیکی)

هر کارمندی را ملزم به ثبت یک فرم تصدیق (یا تکمیل یک تصدیق الکترونیکی در سیستم HR خود) تأیید آنها دریافت، خوانده شده و موافقت با پیروی از کتاب دستی، نگه داشتن این سوابق در پرونده پرسنل قابل اجرا، اطمینان از سیستم تاریخ و زمان را ثبت می کند.همچنین شامل یک بیانیه است که کتابچه راهنمای کار شما در سیاست های قضایی می تواند در این وضعیت اعتباری تغییر کند.

اشتباه شماره 8: ایجاد یک ارتباطات یک و یک

کانال های بازخوردی Build Trust

بسیاری از کتاب های دستی کاملاً دستورالعمل هستند: «این قوانین هستند؛ از آنها پیروی کنید» آنها نمی توانند به کارکنان راه هایی را برای پرسیدن پرسش، گزارش سردرگمی یا پیشنهاد بهبود دهند، این رویکرد بالا می تواند احساس اقتدار و اقتدار کند و ممکن است کارکنان را از بالا بردن نگرانی در مورد سیاست های نامشخص قبل از اینکه به شکایت تبدیل شوند، دلسرد کند.

یک گفتگوی دو طرفه ایجاد کنید

شامل یک بخش در کتابچه دستی است که کارکنان را در مورد چگونگی جستجو در مورد روشن سازی (به عنوان مثال، "تماس با مدیر خود یا HR اگر شما در مورد هر سیاستی سوال دارید") آموزش می دهد و همچنین بازخورد برای تجدید نظر های آینده را دعوت می کند، Q& کوتاه را نگه دارید؛ جلسات یا یک نظرسنجی برای ارزیابی کارکنان، هنگامی که احساس می کنند، آنها احتمالاً کتاب دستی را به عنوان یک راهنمای مشترک به جای یک قانون اعمال می کنند.

اشتباه #9: غلبه بر یا ایجاد زبان قراردادی

وعده های تصادفی

زبان خوب مانند "ما همیشه بهترین کار را برای درخواست های برنامه ریزی" یا "شما هر سال یک افزایش دریافت خواهید کرد" می تواند ناخواسته تعهدات قراردادی ایجاد کند، اگر شما از طریق آن رد نمی شوید، کارمند ممکن است ادعا کند که نقض قرارداد یا وابستگی های مضر است، توصیف روش های انضباطی به عنوان "مضر" یا "تعهد" شما انعطاف پذیری مورد نیاز برای موقعیت های مختلف.

استفاده از Dismanders و Phrasing دقیق

شامل یک سلب مسئولیت برجسته است که کتابچه دستی قرارداد استخدام نیست و اشتغال در خواست را تغییر نمی دهد (در صورت لزوم) استفاده از زبان های غیر قابل قبول مانند "می"، "معمولا" یا "به طور عمومی" به جای "خواست" یا "باید" الزام آور است که سیاست ها دستورالعمل هستند، نه وعده ها.

اشتباه #10: دسترسی بیش از حد و انحصار

کتاب های نوشته شده برای تعداد کمی، نه بسیاری

اگر کتابچه دستی شما تنها در یک نیروی کار چند زبانه در دسترس است، یا اگر با خوانندگان صفحه نمایش برای کارکنان اختلال بینایی سازگار نباشد، شما به طور ناخواسته بخشی از تیم خود را به طور مشابه، با استفاده از اصطلاحات یا منابع خاص فرهنگی ممکن است کارکنان را از پس زمینه های مختلف بیگانه کند. Inclusivity همچنین به سیاست های خود و #82 گسترش می دهد؛ به عنوان مثال، استفاده از جنس خنثی و ارائه مثال که منعکس کننده ساختارهای مختلف خانواده، و منعکس کننده توانایی های مختلف، و مذهبی، و توانایی های مختلف، و توانایی های خانواده، و توانایی های مختلف، و توانایی های خانواده، و مذهبی.

آن را به همه چیز تبدیل کنید

کتابچه دستی را در فرمت های قابل دسترس ارائه دهید: دیجیتال با متن جستجو، نسخه های چاپ بزرگ و ترجمه برای زبان های صحبت شده توسط بخش قابل توجهی از نیروی کار خود را.استفاده از متن alt برای هر عکس. Test کتاب راهنمای دیجیتال خود را با یک خواننده صفحه نمایش، هنگام پیش نویس، استفاده از زبان ساده (هدف یک سطح خواندن 8 درجه) و اجتناب از سیاست های قانونی که مانند و درخواست اقامت به وضوح نیاز به خطر ابتلا به هر گونه تغییر در کتاب های مربوط به فرد و محدودیت های مختلف از تغییر در هر کارمند را نشان می دهد.

دانلود کتاب راهنمای نهایی برای یک کتابچه راهنمای آزمون فیلد

قبل از اینکه شما نسخه بعدی کتاب خود را نهایی کنید، از طریق این چک لیست سریع برای گرفتن رایج ترین اشتباهات استفاده کنید:

آیا همه سیاست ها در زبان خاص و روشن نوشته شده اند؟
آیا سند مختصر و به خوبی با جدول محتویات و سرفصل ها سازماندهی شده است؟
آیا شما برای رعایت قانونی با قوانین فدرال، ایالتی و محلی فعلی مورد بررسی قرار گرفته اید؟
آیا کتابچه راهنمای شما برای فرهنگ و نیروی کار منحصر به فرد شرکت شما است؟
آیا همه سیاست های مهم (ضد تفرقه، کار از راه دور، حریم خصوصی داده ها، نظم و انضباط) را پوشش می دهد؟
آیا چرخه بررسی برنامه ریزی شده و کنترل نسخه وجود دارد؟
آیا شما یک فرآیند برای به دست آوردن یک مدرک امضا شده دارید؟
آیا کانال هایی برای سوالات و بازخورد کارکنان وجود دارد؟
آیا شما یک زبان قراردادی غیر عمدی را حذف کرده اید؟
آیا این سند برای همه کارکنان قابل دسترس و فراگیر است؟

ایجاد یک کتاب دست کارکنان واقعا موثر، تفکر و تلاش مداوم را می طلبد، اما پرداخت بسیار زیاد است.یک کتاب دستی به خوبی اجرا شده، قرار گرفتن در معرض قانونی را کاهش می دهد، تیم شما را در مورد انتظارات مشترک قرار می دهد و پایه ای از اعتماد را ایجاد می کند.از این اشتباهات رایج اجتناب کنید و کتاب دستی شما به عنوان یک سند انطباق گرد و غبار عمل نخواهد کرد، بلکه به عنوان یک راهنمای زنده که از موفقیت سازمان شما حمایت می کند.

برای خواندن بیشتر، راهنمای یک دی پی دی پی دی سی در کتاب های دستی نمونه های اضافی در دنیای واقعی ارائه می دهد و nolo] دانشنامه حقوقی ارائه می دهد توضیحات ساده زبان از مفاهیم کلیدی قانونی.