بهترین روش ها برای صدور لایحه در شرکت های حقوقی شرکت

مقدمه مقدماتی

بیلینگ ستون فقرات مالی هر شرکت حقوقی شرکت است. فراتر از آن است که به سادگی اطمینان حاصل شود که فاکتورها در زمان، شیوه های موثر صورتحساب به طور مستقیم بر اعتماد مشتری، پیش بینی جریان نقدی، و شهرت بلند مدت شرکت، در بازار حقوقی رقابتی امروز، مشتریان شرکت ها بیشتر از همیشه اعتماد دارند، بررسی هر آیتم خط و انتظار قیمت گذاری مبتنی بر ارزش، بهترین روش های تنظیم شده برای بهبود سیاست های استراتژیک خود را به عنوان تغییر می دهد، بلکه باید به بررسی اختلافات استراتژیک و همچنین تغییر دهد.

اصول اصلی بیلینگ موثر

قبل از غواصی در تاکتیک های خاص، ضروری است که ستون های بنیادی را که از هر سیستم صورتحساب موفق پشتیبانی می کنند، درک کنیم.این اصول صرف نظر از اندازه شرکت، منطقه تمرین یا موقعیت جغرافیایی اعمال می شوند.

۱- شفافیت و دقت در نامه های مشارکت

رابطه صورتحساب از مدتها قبل از اولین فاکتور ایجاد می شود.یک نامه تعامل به خوبی حذف شده لحن را برای کل رابطه مشتری تنظیم می کند، باید به طور واضح نرخ صورتحساب (در ساعت، هزینه مسطح یا مخلوط)، محدوده کار، شرایط پرداخت، علاقه به پرداخت های دیر و هر سیاست بازپرداخت شرکت به ویژه مشتریان ارزش در مورد وضوح "ارزش افزوده" خدمات، و یا ابهامات اداری، کاهش دهد.

۲- ردیابی زمان دقیق و مداوم

ساعت های قابل تنظیم در اکثر شرکت های حقوقی شرکت ها به ویژه برای معاملات و کارهای دادرسی، با این حال حتی پیچیده ترین شرکت ها با ثبت زمان به طور خاص مبارزه می کنند، بهترین روش برای اجرای قانون زمان واقعی است - زمان دفاع از طریق دستور کار به طور منظم تکمیل می شود، یا حداقل، تا پایان همان روز کسب و کار، کاهش اعتماد به حافظه، کاهش فرصت "مدیریت زمان دقیق" برای جلوگیری از رسیدگی به عنوان مثال، باید به طور دقیق تر از جزئیات دقیق تر از جزئیات دقیق تر استفاده کند.

۳- ساختارهای منطقی و شفاف

نرخ تنظیم هر دو هنر و یک علم است در حالی که نظرسنجی های بازار و تجزیه و تحلیل رقیب مفید هستند، بهترین نرخ ها منعکس کننده ساختار هزینه واقعی شرکت، پیچیدگی کار، و ارزش تحویل داده شده است. بسیاری از مشتریان شرکت های شرکت در حال حاضر خواستار تنظیم هزینه های جایگزین (AFLT) مانند هزینه های ثابت، هزینه های جبران، یا پاداش های موفقیت هستند.

۴- مدیریت هزینه های Meticulous Cost Management

مشتریان شرکت انتظار دارند که هزینه های خارج از جیب - سفر، هزینه های ثبت نام، هزینه های شاهد متخصص و غیره - با هزینه های هزینه ای از طریق عبور می کنند و یا با نشانه گذاری کوچک محدود به یک کلاه قبل از معامله شده است. بهترین عمل این است که به طور خودکار ردیابی هزینه از طریق کارت های اعتباری شرکت ها و یا برنامه های تلفن همراه که طبقه بندی هزینه در زمان واقعی است، جلوگیری از اختلافات در مورد اینکه آیا غذا یا تاکسی واقعا تایید شرکت های پرداخت هزینه های روزانه (در صورت نیاز به عنوان یک حساب کاربری محلی، باید از تماس های آنلاین، به عنوان یک ساعت، به عنوان یک حساب کاربری) از تماس های پرداخت هزینه های پرداخت هزینه های پرداخت هزینه های پرداخت هزینه های آنلاین، به عنوان یک مشتری، به عنوان یک حساب کاربری، به عنوان یک حساب کاربری، به عنوان یک حساب کاربری، از تماس های پرداخت هزینه های پرداخت هزینه های پرداخت هزینه های پرداخت هزینه های پرداخت هزینه های پرداخت هزینه های پرداخت هزینه های پرداخت هزینه های پرداخت هزینه های پرداخت هزینه های پرداخت هزینه های پرداخت هزینه های پرداخت هزینه های پرداخت هزینه های پرداخت هزینه های پرداخت هزینه های پرداخت هزینه های پرداخت هزینه های پرداخت هزینه های پرداخت هزینه های پرداخت هزینه های پرداخت هزینه های پرداخت هزینه های پرداخت هزینه های پرداخت هزینه های پرداخت هزینه های پرداخت هزینه های پرداخت هزینه های

انتخاب و اجرای نرم افزار Billing

نرم افزار مدرن صورتحساب دیگر لوکس نیست؛ یک ضرورت عملیاتی برای شرکت های حقوقی شرکت های بزرگ است که صدها یا هزاران موضوع را مدیریت می کنند. پلت فرم مناسب می تواند به صورت خودکار تولید کند، قراردادهای نرخ را اجرا کند، انطباق e-billing را پیگیری کند و گزارش های تحلیلی را تولید کند.

Integration با مدیریت عمل و سیستم های حسابداری - داده ها باید به طور یکپارچه از ورود زمان به صورتحساب به حساب می آید دوباره قابل قبول بدون ورودی دستی تکراری.
] سازگاری و LEDES [ - بسیاری از مشتریان شرکت نیاز به فاکتور در LEDES 98B یا فرمت XML و ارسال آنها را از طریق سیستم عامل های شخص ثالث e-billing (به عنوان مثال، Serengeti، ردیاب حقوقی، Brightflag) نرم افزار باید از این استانداردها برای جلوگیری از رد و تاخیر پرداخت پشتیبانی کند.
هزینه های قابل تنظیم [FLT 1] - توانایی رسیدگی به ساعت، ثابت، مخلوط، و فاز کردن ساختارهای صورتحساب، همراه با نوشتن خودکار و تخفیف.
پورتال مرکزی برای خدمات خود [FLT 1] - ارائه یک پورتال امن برای مشاهده فاکتورها، تاریخ پرداخت و بودجه مهم هزینه های اداری را کاهش می دهد.
قوانین صورتحساب خودکار - ایجاد نرم افزار برای پرچم گذاری زمان های غیر سازگار (به عنوان مثال، ورودی بیش از 24 ساعت توصیف مبهم) قبل از فاکتور تولید می شود.

سیستم عامل های پیشرو شامل Clio (برای شرکت های کوچک به اندازه متوسط)، مدیر شرکت فوق العاده ( ، و راه حل های شرکت مانند Aderant یا Elite پیاده سازی باید فاز: اولین نقشه جریان کار موجود، سپس پیکربندی نرم افزار، به دقت مهاجرت، و آموزش حساب کاربری اغلب در سیستم حسابرسی جدید، ذخیره سازی زمان و تنظیم "مدیریت زمان" است.

ارتباطات مشتری و شفافیت

مشتریان بیشتر احتمال دارد که به سرعت صورتحساب ها را پرداخت کنند و تعاملات را تجدید کنند، زمانی که دقیقاً درک کنند که چه چیزی برای شفافیت پرداخت می کنند، اعتماد را ایجاد می کند و اختلافات صورتحساب را کاهش می دهد که در میان علل اصلی نارضایتی مشتری از شرکت های حقوقی است.

۱- ارائه ی پیام های داستانی، توضیحات دقیق

روزهای یک فاکتور یک خط خواندن "برای خدمات حرفه ای" مشتریان شرکت انتظار فاکتورهایی را دارند که نشان می دهند: تاریخ هر سرویس، شرح واضحی از کار انجام شده، زمان صرف شده (در صورت ساعت)، وکیل صورتحساب و میزان ارسال اطلاعات به صورت دو بار در زبان ساده، اجتناب از اصطلاحات قانونی، به عنوان مثال: "در حال بررسی 50 صفحه ای از تخفیف" و خلاصه پیشنهاد شده است.

۲- بودجه فعال و به روز رسانی دامنه

هنگامی که یک ماده احتمالاً از بودجه اصلی یا دامنه تجاوز می کند، شرکت باید قبل از صدور فاکتور بعدی به مشتری اطلاع دهد.یک ایمیل کوتاه یا وضعیت تماس با توضیح نیاز به کار اضافی - و تأیید بودجه - نقل از یک شکایت بالقوه به عنوان تصمیم نامه مشترک، بسیاری از شرکت ها در حال حاضر تماس ماهانه "بudget Check-in" با مشتریان کلیدی خود، بررسی ارزش تحویل داده شده و هزینه های لازم برای رسیدگی به منظور "به خصوص موارد مهم در مورد جزئیات رسیدگی به پرونده های مربوط به منظور کاهش موارد رسیدگی به پرونده های مربوط به پرونده های مربوط به پرونده های مربوط به پرونده های مربوط به پرونده های مربوط به پرونده های مربوط به پرونده های مربوط به پرونده های مربوط به این است.

۳- اختلافات با سرعت و همدلی

علی رغم بهترین تلاش ها، اختلافات صورتحسابی رخ خواهد داد.بهترین پاسخ دفاعی نیست، بلکه راه حل گرا است که نگرانی مشتری را تأیید می کند، زمان ورود و پشتیبانی از اسناد را بررسی می کند و یا توضیح یا تنظیم منطقی ارائه می دهد - برخی از شرکت ها به عنوان یک فرایند رسمی "تحریم مکرر" که نگرانی های حل نشده را برای مدیریت شریک یا شناسایی الگوهای ارتباطی کلیدی برای تنظیم یک شرکت به عنوان یک فرآیند تماس با هدف می کند، به عنوان یک فرآیند رسیدگی به عنوان یک فایل پاسخ می دهد.

ملاحظات حقوقی و اخلاقی

شرکت های حقوقی شرکت تحت قوانین رفتاری حرفه ای دقیق عمل می کنند که بر تنظیم هزینه، استناد و اعتماد حسابداری عمل می کنند. عدم انطباق می تواند منجر به اخراج، جریمه یا از دست دادن اعتماد مشتری شود.

حسابداری اعتماد (IOLTA انطباق) - تمام هزینه های پیشرفته یا نگهدارنده ها باید در حساب اعتماد جداگانه نگه داشته شود و وجوه باید تنها پس از انجام کار برداشته شود و کمیته مشترک برای انطباق حساب های اعتباری و مقررات حساب کاربری اختصاصی به عنوان قانون مدل 1.15 فراهم می کند، هر چند که اغلب حساب های اعتباری اضافی را به طور خودکار تنظیم می کند و به عنوان حساب های کاربری های کاربری اطمینان اختصاص داده شده است.
- قانون 1.5 (a) می گوید که یک وکیل نباید برای هزینه های بیش از حد غیر منطقی توافق کند، یا هزینه های غیر منطقی را جمع آوری کند - عوامل زمان و کار مورد نیاز، تازگی و مشکل مسائل مربوط به موضوع، و هزینه سفارشی در محلی شرکت ها باید آماده باشند تا نرخ های خود را توجیه کنند و اگر به طور خاص به چالش کشیده شده است، به عنوان یادداشت های خاص و یا مشکل از پرونده های خاص، و یا در مورد توجه قرار گیرد.
رفتار ضد رقابتی و هزینه های ارجاع - تقسیم هزینه های با غیر قانونی به طور کلی ممنوع است، و ترتیبات شریک شریک باید افشا و مطابق با قوانین اخلاقی است. برخی از مشتریان شرکت سیاست در برابر پرداخت هزینه های ارجاع یا هزینه های پیدا کننده، که باید محترم شمرده شود، قبل از تایید و مطمئن نیست که هزینه های کل پرداخت و نوشتن آن را افزایش دهد.
حریم خصوصی و امنیت داده - داده های بیلینگ اغلب شامل اطلاعات محرمانه مشتری و جزئیات مالی است.شرکت ها باید رمزگذاری، کنترل دسترسی و حسابرسی منظم امنیتی را اجرا کنند. الزامات اطلاع رسانی BRAN با صلاحیت قضایی متفاوت است اما باید در برنامه پاسخ حادثه شرکت گنجانده شود.در نظر بگیرید با استفاده از دسترسی مبتنی بر نقش در نرم افزار صورتحساب خود را در نظر بگیرید: تنها صورتحساب و تنظیم کننده حساب کاربری مشترک برای هدایت اطلاعات ایمیل باید همه درخواست های ایمیل را در نظر بگیرید.

معیارهای عملکردی و بهبود مستمر

بهترین لایحه عمل چک لیست استاتیک نیست، بلکه یک چرخه اندازه گیری، تجزیه و تحلیل و اصلاح است.شرکت ها باید شاخص های عملکرد کلیدی (KPIs) را برای شناسایی تنگناها و فرصت ها دنبال کنند:

نرخ واقعیت گذاری - درصد زمان قابل پرداخت که در واقع صورتحساب (به استثنای نوشتن-offs و تخفیف) نرخ زیر 90٪ نشان می دهد که ورودی زمان کاهش می یابد یا این نرخ ها از خط با انتظارات مشتری از بین می رود.
نرخ جذب - درصد از فاکتورها پرداخت شده در 60، 90 یا 120 روز. مجموعه های آهسته ممکن است اختلافات یا ناکارآمدی در روند صدور بیانیه را نشان دهد.
[FLT: 1 ] روز های پر جنب و جوش (DSO) [ - میانگین روز از تاریخ فاکتور تا پرداخت.DSO پایین جریان نقدی را بهبود می بخشد و هزینه حمل و نقل را کاهش می دهد. هدف برای DSO زیر 45 برای مشتریان شرکت؛ اگر آن را بیش از 60، بررسی فرکانس و گردش کار حل و فصل اختلافات.
] تعدیل تعدیل بیل - مجموع نوشتن و نوشتن تقسیم شده توسط درآمد ناخالص. تنظیمات بزرگ می تواند بیش از حد بسیج، ورودی های زمان ضعیف یا کنترل محدوده ناکافی را نشان دهد.
رضایت کامل از لایحه [FLT 1] - ارسال یک نظرسنجی کوتاه پس از ماده از مشتریان درخواست برای سرعت بخشیدن به وضوح فاکتورها، سهولت پرداخت و پاسخگویی به سوالات صورتحساب.استفاده از بازخورد برای اصلاح فرآیندهای خود را.

بررسی های سه ماهه با هر گروه تمرین برای بررسی این معیارها. مقایسه عملکرد در برابر معیارهای صنعت منتشر شده توسط سازمان هایی مانند انجمن بین المللی فناوری حقوقی [ILTA] یا ارزیابی اخلاقی شبکه استفاده از بینش برای تجدید نظر ساختارهای نرخ تجدید نظر، نامه نامزدی، یا آموزش برای اجرای یک لایحه خاص از طرف که در نظر می دهد، و همچنین یک نمونه خاص از تجزیه و تحلیل مشتری است.

آموزش و پرورش فرهنگی

برتری بیلینگ نیازمند یک فرهنگ جامع است که دقت، شفافیت و تمرکز مشتری را ارزش می دهد.هر وکیل و حرفه ای صورتحساب باید پوشش آموزش ابتدایی و مداوم دریافت کنند:

نامه نامزدی بهترین شیوه ها و محدودیت های اخلاقی در تنظیم هزینه
تکنیک های ورود زمان که روایت های غیر قابل دفاع و مبتنی بر ارزش را تولید می کنند
چگونه از نرم افزار صورتحساب و پورتال های e-billing به طور موثر استفاده کنیم
چگونه به مقابله با مکالمات مشتری در مورد بودجه، تغییرات دامنه و اختلافات صورتحساب
چگونه تعارض های بالقوه علاقه مربوط به لایحه را تشخیص و گزارش کنیم (به عنوان مثال، دو مشتری را برای یک زمان سفر بدون هزینه)

برخی از شرکت ها جبران شریک را به طور جزئی به صورتحساب معیارهای انطباق - مانند زمان ورود و کاهش زمان ورود و کاهش در نوشتن - به تشویق رفتارهای درست است.به همان اندازه مهم است ارتباط منظم از رهبری شرکت در مورد اهمیت حق قانونی و خدمات مشتری تقویت شده است.هنگامی که شرکای بهترین شیوه ها، همکاران و کارکنان دنبال یک کتابخانه از "billing متخصصان و مدیران" که نشان می دهد که از طریق آنها اعتبار و اعتبار ارائه می دهد.

تکنولوژی و اتوماسیون روند

صنعت حقوقی به سرعت در حال اتخاذ هوش مصنوعی و اتوماسیون برای ساده سازی فرآیندهای لایحه است.شرکت های حقوقی شرکت باید از ابزارهای نوظهور زیر آگاه باشند و آنها را به گردش کار خود متصل کنند:

ضبط زمان مبتنی بر هوش - ابزارهایی که ایمیل، تقویم و فعالیت سند را تجزیه و تحلیل می کنند تا زمان را به طور خودکار نشان دهند، این امر باعث کاهش بار شناختی در وکلا و بهبود دقت می شود.
بررسی های انطباق الکترونیکی خودکار - نرم افزار که پیش از صفحه فاکتور در برابر قوانین خاص مشتری قبل از ارسال، برش انواع هزینه های غیر مجاز، نرخ بیش از حد و یا ورودی های تکراری حذف.
سیستم های تخفیفی (FLT:1) - سیستم هایی که به شما اجازه می دهد تا تخفیف های کوچک (به عنوان مثال، 1-2٪ برای پرداخت اولیه، تحریک جریان سریع تر نقدی بدون کاهش نرخ کامل، این سیستم عامل ها با نرم افزار صورتحساب و پورتال پرداخت مشتری ادغام می شوند.
[FLT: 1 ] بلاک چین برای مسیرهای حسابرسی - برخی از شرکت های بزرگ تر با دفترهای مبتنی بر بلاک چین آزمایش می کنند تا سوابق ضد دستکاری ورودی های زمان و تصویب لایحه ایجاد کنند.

هنگام اتخاذ تکنولوژی جدید، با یک برنامه آزمایشی در یک گروه تمرین یا موضوع مشتری شروع کنید. تاثیر بر میزان تحقق، DSO و رضایت مشتری قبل از بیرون راندن گسترده شرکت را اندازه گیری کنید.اطمینان حاصل کنید که هر ابزار AI مطابق با تعهدات اخلاقی در مورد محرمانه بودن است و داده های حساس در سرورهای شخص ثالث را بدون هیچ گونه ضمانت مناسب ذخیره نمی کند.

نتیجه گیری

در محیط قانون شرکت، صورتحساب بسیار بیشتر از یک ضرورت اداری است؛ آن پنجره به حرفه ای بودن شرکت، بهداشت عملیاتی و تعهد مشتری است. با قرار دادن صورتحساب در نامه های تعامل روشن، ضبط زمان دقیق، ارتباط مشتری شفاف و انطباق اخلاقی، شرکت ها می توانند اصطکاک، سرعت جریان نقدی، و مشارکت مشتری را عمیق تر کنند، زیرا تکنولوژی و انتظارات مشتری برای ادامه دادن به بهبود دقیق پول، به عنوان عملکرد استراتژیک، و عملکرد دقیق، و عملکرد دقیق، به عنوان عملکرد دقیق، و عملکرد دقیق، و عملکرد دقیق، و عملکرد دقیق، و انطباق اخلاقی، به طور مداوم، و اطمینان شرکت ها، به طور مداوم، به طور مداوم، به طور مداوم، و مشارکت های انعطاف پذیری، به طور مداوم، به طور مداوم، به طور مداوم، کمک به طور مداوم، به طور مداوم، به عنوان یک سرمایه گذاری، به شرکت ها، و مشارکت های انعطاف پذیری، به طور مداوم، و همکاری های سرمایه گذاری، به طور مداوم، و همکاری های سرمایه گذاری، به طور مداوم، به طور مداوم، و مشارکت های سرمایه گذاری، به دنبال کاهش اصطکاک، به طور مداوم، به طور مداوم، به عنوان سرعت، توسعه سرمایه گذاری، کمک به دنبال کاهش اصطکاک، به طور مداوم، به دنبال کاهش اصطکاک، توسعه سرمایه گذاری، سرعت، سرعت