Table of Contents

در حرفه حقوقی، صورتحساب دقیق است که اعتماد مشتری، انطباق قانونی و پایداری مالی است.برای دهه ها، متخصصان حقوقی بر روی جدول زمانی دستی، حافظه یا نرم افزار دسکتاپی پر زرق و برق برای ثبت مزایای قانونی و پیگیری روند کار، روند حاشیه با خطا، بیش از حد و هدر رفته سربار، امروز، برنامه های تلفن همراه این چشم انداز را تغییر داده اند، ارائه یک وکیل معتبر برای ردیابی دقیق زمان واقعی از برنامه های پیگیری دقیق و پیگیری دقیق از طریق برنامه های راهنمای دقیق.

چرا ردیابی دقیق زمان بیش از همیشه اهمیت دارد

در عصری که هزینه های مسطح و صورتحساب مبتنی بر ارزش به دست آوردن کشش، زمان بندی باقی مانده ستون فقرات بسیاری از شرکت های قانون است.برای کسانی که هنوز هم صورتحساب ساعت، هر دقیقه حساب لایحه پیگیری حساب می کند منجر به نشت درآمد، اختلافات با مشتریان، و نقض بالقوه اخلاقی مربوط به برنامه های معقول بودن هزینه. Mobile این نقاط درد را با اجازه گرفتن زمان فوری مطالعه بر کار، در حالی که به سادگی بررسی پرونده های قانونی، و یا اسناد تمرکز بر روی راحتی.

برنامه های پیگیری زمان موبایل ارائه یک مجموعه از مزایای است که فراتر از راحتی محض است.در زیر یک بررسی دقیق از مزایای کلیدی، هر کدام توسط مشاهدات صنعت و استفاده از دنیای واقعی است.

دانلود و دانلود رایگان فیلم فوری Capture and Cutd Friction

تنها مزیت برنامه های تلفن همراه توانایی ثبت زمان بلافاصله پس از اتمام یک کار است، به جای انتظار تا پایان روز یا هفته - هنگامی که حافظه محو شده و زمینه از دست رفته است - قانونی می تواند ساعت ها را در لحظه وارد کند.این بی واسطه نیاز به روایت های صورتحساب که به توصیف مبهم متکی هستند، منجر به حذف بیشتر نرم افزار های صوتی می شود، در حالی که اجازه می دهد تا یک جلسه بعدی را به وکیل دیکته کند.

دقت بالا و مینیمال نوشتن

ورود زمان دستی اغلب منجر به گرد آمدن سخاوتمندانه می شود یا به طور برعکس، گزارش (به دلیل گناه یا فراموشی) برنامه های تلفن همراه با تایمر های ساخته شده دقت دقیق دقیق به دقیقه یا حتی ثانیه است. ردیابی زمان واقعی به حداقل رساندن مشکل رایج "billing اضطراب"، که وکلا احساس می کنند برای جبران زمان از دست رفته، نتیجه دقیق تر است، [2 ] گزارش سود متوسط و آسان تر از AF 2023.

ادغام یکپارچه با مدیریت روش های

برنامه های موبایل مدرن جزایر جدا نیستند.آنها با سیستم عامل های مدیریت عملکرد مبتنی بر ابر، نرم افزار حسابداری (مانند QuickBooks)، مشتریان ایمیل و سیستم های تقویم ادغام می شوند.به عنوان مثال، یک وکیل می تواند یک ورود زمان را به طور مستقیم از یک رویداد تقویمی ایجاد کند، ساعت ها را با داشبورد صورتحساب همگام کند و یک فاکتور تولید کند - همه از تلفن هوشمند.این قابلیت همکاری حذف نیاز به اطلاعات دستی و انتقال خطا های معمول در منبع کار، انتقال.

قابلیت دسترسی و تحرک برای یک نیروی کار ترکیبی

حرفه حقوقی به طور فزاینده ای در آغوش از راه دور و هیبریدی برنامه های تلفن همراه اطمینان حاصل کنید که پیگیری زمان به یک میز متصل نیست، چه از خانه کار می کند، برای سپرده گذاری ها یا ملاقات با مشتریان در یک کافه، وکلا می توانند زمان را با استفاده از همان دستگاه که قبلا برای هماهنگ سازی ابر استفاده می کنند، به این معنی است که اگر یک وکیل زمان را در یک تلفن ثبت کند، بلافاصله در دسترس است تا با همکاری تیم خود، و شفافیت دسکتاپ را تقویت کند.

شفافیت مشتری و اعتماد

بسیاری از برنامه های تلفن همراه پورتال های مشتری یا داشبورد های مشترک را ارائه می دهند که در آن مشتریان می توانند پیشرفت زمان واقعی را در مسائل مشاهده کنند، هنگامی که یک مشتری می تواند زمان صرف شده در مورد آنها را مشاهده کند، زیرا آنها کمتر احتمال دارد که فاکتورها را به چالش بکشند، زیرا آنها شاهد کار هستند. علاوه بر این، جزئیات، ورودی های زمان واقعی یک روایت غنی ارائه می دهند که فقط هزینه ها را تأیید می کند، یک کار معقول است.

ویژگی های ضروری برنامه های ردیابی زمان قانونی

همه برنامه های پیگیری زمان برابر ایجاد نمی شوند. متخصصان حقوقی نیاز به ویژگی های متناسب با خواسته های خاص از ساعت های قابل پرداخت، تعهدات اخلاقی و جریان های کاری اداری دارند.

قابلیت زمان بندی و پشتیبانی چند وظیفه

قلب هر برنامه پیگیری زمان یک تایمر قابل اعتماد است.نگاه کنید به دنبال دکمه های شروع یک ضربه / توقف، توانایی اجرای چندین تایمر برای موضوعات مختلف به طور همزمان (برای وکلا که چندین مورد را تجزیه و تحلیل می کنند)، و وقفه خودکار / سر و صدا در هنگام بیکار شدن برخی از برنامه ها حتی اجازه ورود به زمان برگشت پذیر با یک وقفه زمانی را لغو، که می تواند مفید باشد اگر یک وکیل به یاد آوردن زمان دقیق اما مدت زمان دقیق.

سازمان مشتری و ماده

صورتحساب حقوقی سلسله مراتبی است: ساعت ها تحت یک مشتری خاص، ماده و دسته وظایف (به عنوان مثال، ظاهر دادگاه، تحقیق، پیش نویس) برنامه ها باید اجازه انتخاب سریع از یک لیست از موضوعات، به طور ایده آل همگام سازی از سیستم مدیریت پرونده شرکت را داشته باشند. برخی از برنامه ها از برچسب ها یا زمینه های سفارشی برای اضافه کردن مواد، مانند تمایز بین لایحه، و قوانین حسابداری و اعتماد مشتری - استفاده می کنند.

ادغام با Billing و Accounting Software

ادغام ویژگی های مولد یا شکست است.برنامه باید یکپارچه با سیستم صورتحساب اولیه شرکت همگام سازی کند (به عنوان مثال، Clio مدیریت، My Case، TimeSolv یا ProLaw) بدون این، ورود تلفن همراه تنها یک داده دیگر است که نیاز به بازآموزی دستی دارد، شکست هدف از کارایی خاص بسیاری از برنامه های ارائه دهنده ارائه دهنده خدمات الکترونیکی، در حالی که ابزار ادغام عمومی مانند ابزار اتصال است.

گزارش و Analytics

فراتر از ورودی های فردی، مدیران شرکت نیاز به گزارش های کلی دارند: ساعت های حساب شده در هر وکیل، نرخ های تحقق، سودآوری و روند در طول زمان.برنامه های موبایل که در داشبورد های On-the-go ارائه می دهند، دید فوری به عملکرد عمل، و امکان تصمیم گیری مبتنی بر داده ها در مورد کارکنان، قیمت گذاری و روابط مشتری را فراهم می کنند.

قابلیت Offline

هر دادگاه، اتاق رسوب، یا دفتر روستایی دارای اینترنت قابل اعتماد نیست.یک حالت آفلاین قوی اجازه می دهد تا زمان بدون اتصال، با همگام سازی خودکار زمانی که یک اتصال بازگشت، این تضمین می کند که هیچ لحظه قابل پرداخت فقط به دلیل یک سیگنال ضعیف از دست رفته است.

ویژگی های امنیتی و انطباق

وکلا وظیفه محرمانه بودن در زیر قانون مدل 1.6 دارند برنامه های تلفن همراه باید رمزگذاری نهایی را ارائه دهند، ذخیره سازی ابری امن و توانایی از راه دور پاک کردن داده ها در مورد از دست دادن دستگاه، به دنبال گواهینامه SOC 2 نوع II، گزینه های اقامت داده (به ویژه برای شرکت ها در مورد قوانین حریم خصوصی ایالتی یا ایالتی)، و دو تأیید اعتبار برنامه، اجازه دسترسی به کاربران را می دهد.

چالش ها و ملاحظات اخلاقی

پذیرش پیگیری زمان تلفن همراه بدون مشکل نیست، شرکت های حقوقی باید این چالش ها را برای جلوگیری از نقض انطباق، نقض داده ها و اصطکاک عملیاتی مورد توجه قرار دهند.

امنیت داده ها و مشتری های محرمانه

تلفن های هوشمند ذاتاً کمتر از دسکتاپ های اداری اختصاصی هستند، آنها مستعد سرقت، از دست دادن و بدافزار هستند، اگر تلفن وکیل حاوی زمان های ورودی با روایت دقیق مشتری از دست رفته باشد، شرکت می تواند تحت وظایف اخلاقی و قوانین اطلاع رسانی اطلاعات قرار گیرد. Mitigation شامل رمزگذاری دستگاه اجباری، قابلیت های پاک سازی از راه دور و استفاده از یک شبکه خصوصی مجازی (VPN) است که دسترسی به نرم افزار های امنیتی عمومی و امنیت اطلاعات آنها را نیز باید اطمینان از طریق اطلاعات و اطلاعات آنها را ثبت کند.

سازگاری اخلاقی و حسابرسی هزینه

ورودی های موبایل می توانند یک مسیر حسابرسی ایجاد کنند که در واقع به دفاع از چالش های هزینه کمک می کند، اما فقط اگر دقیق و ثابت باشند، وکلا باید از وسوسه ورود به "adjust" پس از این واقعیت اجتناب کنند، که می تواند قوانین اخلاقی را در برابر لایحه جعلی نقض کند، برخی از انجمن های نوار نظرات اخلاقی را در مورد ضبط زمان دیجیتال صادر کرده اند؛ به عنوان مثال، [F:0] انجمن دولتی نیویورک تایمز می تواند زمان مشخصی را به کار برساند و یا زمان واقعی نیاز دارد.

آموزش و اتخاذ مقاومت

حتی بهترین برنامه بی ارزش است اگر وکلا از استفاده از آن امتناع کنند. وکلا به جدول زمانی کاغذی یا نرم افزار منسوخ شده عادت می کنند ممکن است در برابر تغییر به یک رویکرد تلفن همراه اول مقاومت کنند. غلبه بر این نیاز به ارتباط روشن از چرا تغییر مهم است - و آن را به افزایش مجموعه، کاهش نوشتن و جریان کار روزانه ساده تر ارائه می کند.

مجتمع ادغام و داده های سیلوس

اگر برنامه تلفن همراه به طور کامل با سیستم مدیریت صورتحساب و عمل موجود شرکت ادغام نشود، برنامه به جای ساده سازی، یک گام اضافی می شود.شرکت ها باید قبل از نورد کردن، یکپارچگی را به طور کامل آزمایش کنند و استفاده از سیستم عامل های واسطه مانند Zapier را برای پل زدن شکاف ها در نظر بگیرند. سیستم های میراث ممکن است نیاز به توسعه API سفارشی داشته باشند، که می تواند هزینه ها و تاخیر را اضافه کند، به طور خاص برای اجرای لایحه های قانونی عمیق تر، به عنوان سیستم های اصلی، به عنوان سیستم های ادغام کنند.

بهترین روش برای ردیابی زمان موبایل

موفقیت نیاز به بیش از دانلود یک برنامه دارد.بهترین شیوه های زیر، از مشاوران شرکت حقوقی و کارشناسان فناوری، می تواند به شرکت ها کمک کند تا بازده سرمایه گذاری را در حالی که ریسک های کاهش می دهد، به حداکثر برسانند.

انجام یک ارزیابی و تعریف اهداف

قبل از انتخاب یک راه حل، شرکای نظرسنجی، همکاران و کارکنان در مورد نقاط درد زمان فعلی خود را.آیا آنها نیاز به پشتیبانی آفلاین بهتر دارند؟ آیا آنها می خواهند صدا دیکته؟ شناسایی ویژگی های لازم در مقابل رفتارهای خوب به خوبی، تنظیم معیارهای روشن برای موفقیت - مانند کاهش میانگین ورود به لایحه از دو روز به دو ساعت، یا کاهش 5%.

توسعه یک سیاست شرکت و ایده آل در Time Capture

یک سیاست کتبی ایجاد کنید که به استفاده قابل قبول، الزامات امنیتی (به عنوان مثال، همیشه تلفن را در هنگام استفاده قفل کنید)، و قوانین مربوط به ویرایش ورودی ها نیز باید روشن کند که تمام زمان های قابل پرداخت – از جمله کار پس از ساعت – باید در برنامه ثبت شود، نه در صفحات گسترده جداگانه یا یادداشت ها.

ارائه آموزش جامع و پشتیبانی

جلسات آموزشی زنده را نگه دارید، آموزش های ویدئویی ضبط کنید و یک راهنمای مرجع سریع یک صفحه ای ایجاد کنید. نه تنها نحوه شروع و توقف تایمر ها، بلکه نحوه طبقه بندی ورودی ها، پیش نویس های بررسی و همگام سازی داده ها را در داخل شرکت که می تواند به سوالات و مسائل فنی پاسخ دهد، به ویژه هنگامی که به روز رسانی های برنامه منتشر می شود.

دستگاه های امن و داده ها

تمام دستگاه های مورد استفاده برای ردیابی زمان برای رمز عبور یا قفل بیومتریک، رمزگذاری کامل و یک گزینه از راه دور پاک سازی فعال می شود.من استفاده از یک مدیر رمز عبور برای اعتبار برنامه را به روز می کند اگر شرکت اجازه می دهد تا تنظیمات حافظه (BYOD)، پیاده سازی یک راه حل دستگاه تلفن همراه (MDM) که سیاست های امنیتی را اجرا می کند و می تواند داده های شرکت را حذف کند اگر دستگاه ذخیره سازی شده باشد، همچنین اطلاعات حساس را تضمین نمی کند.

دانلود و بررسی زمان ارسال به طور منظم

یک مدیر یا شریک صورتحساب را برای بررسی زمان ورودی حداقل هفته در طول رول اولیه و ماهانه پس از آن اختصاص دهید.به دنبال الگوهایی مانند وکلا به طور مداوم حذف وظایف، با استفاده از کدهای نادرست ماده، یا ایجاد ورودی هایی که فاقد جزئیات کافی برای توجیه هزینه هستند، استفاده از ویژگی های گزارش برای شناسایی outliers (به عنوان مثال، کسی که 14 ساعت در یک زمینه شنبه پرداخت می کند و همچنین به طور منظم پیگیری دقیق آنها را تقویت می کند.

بهینه سازی با سیستم ها و جریان های کاری موجود

برنامه ریزی فرآیند صورتحساب از زمان ضبط تا تولید فاکتور.اطمینان حاصل کنید که برنامه تلفن همراه به طور مستقیم به سیستم صورتحساب بدون مداخله دستی تغذیه می کند.اگر امکان دارد، صورتحساب های خودکار را برای مسائل تکراری و یا ارسال ایمیل تنظیم کنید یا هشدارها را تنظیم کنید زمانی که محدودیت های بودجه بندی شده ساعت های قابل پرداخت استفاده از ادغام با تقویم و ایمیل به طور خودکار پیشنهاد ورود زمان بر اساس قرار ملاقات یا ایمیل ارسال می شود - در حال حاضر بسیاری از برنامه های حقوقی ارائه می دهند.

انتخاب برنامه پیگیری زمان مناسب برای شرکت شما

ده ها گزینه در بازار وجود دارد، از ابزارهای عمومی (Toggl، Harvest) گرفته تا سیستم عامل های خاص قانونی (Clio، My Case، TimeSolv، Bill4Time) این انتخاب بستگی به اندازه شرکت، منطقه تمرین، بودجه و پشته نرم افزار موجود دارد.

  • ویژگی های خاص خط: [FLT 1] آیا آن را پشتیبانی از لایحه تقسیم، حسابداری اعتماد و سلسله مراتب ماده / گروه مشترک در شرکت های حقوقی?
  • آیا تجربه کاربری (FLT:0) کاربر است؟ رابط کاربری شهودی است؟ آیا شریک زندگی 60 ساله بدون ناامیدی از آن استفاده می کند؟
  • آیا به طور طبیعی با سیستم مدیریت عملکرد شما ارتباط برقرار می کند یا به واسطه نیاز دارید؟
  • گواهینامه های امنیتی: آیا فروشنده ارائه SOC 2 گزارش، انطباق GDPR و رمزگذاری در استراحت و در حمل و نقل؟
  • هزینه و مقیاس پذیری: قیمت گذاری در هر کاربر یا هر ماده؟ آیا تخفیف های حجم برای شرکت های بزرگ وجود دارد؟
  • پشتیبانی مشتری: میانگین زمان پاسخ چیست؟ آیا یک مدیر حساب اختصاصی برای شرکت های حقوقی وجود دارد؟

شرکت ها باید یک محاکمه را درخواست کنند و حداقل دو وکیل و یک مدیر لایحه را برای یک هفته قبل از انجام تست برنامه تست کنند. توجه داشته باشید که چگونه می توان به راحتی ورودی را ویرایش کرد، چه زمانی می تواند بیش از حد (و اگر این وارد شده است)، و چگونه برنامه فاکتورهایی را که شامل هر دو تلفن همراه و ورودی های دسکتاپ.

روند آینده: پیگیری زمان موبایل در قانون چیست

چشم انداز پیگیری زمان تلفن همراه به سرعت در حال تحول است. چندین روند در حال ظهور نشان می دهد که چگونه متخصصان حقوقی در سال های آینده ثبت و مدیریت ساعت های قابل پرداخت را تشکیل می دهند.

هوش مصنوعی و زمان ضبط خودکار

ابزارهای مبتنی بر هوش مصنوعی شروع به ضبط خودکار زمان بر اساس فعالیت می کنند.برای مثال، یک برنامه می تواند تشخیص دهد که یک وکیل 30 دقیقه را در یک رشته ایمیل خاص یا سند صرف کرده و پیشنهاد ورود زمان برای بررسی را می کند. برخی از سیستم عامل ها با گوش دادن به محیط آزمایش می کنند: استفاده از صدا در جلسه برای ایجاد یک جدول زمانی از وظایف، در حالی که هنوز در مراحل اولیه، این فن آوری ها وعده می دهند تا تلاش های دستی بیشتر را کاهش دهند و دقت بیشتری را بهبود دهند، با این کار های اخلاقی را تایید می کنند و راهنمایی های جدید را ارائه می کنند.

صدا و ادغام جدایی ناپذیر

ردیابی زمان صدا (به عنوان مثال، "Hey Siri، شروع یک تایمر برای 15 دقیقه برای اسمیت در مقابل گواهی نامه ی مارک جونز") دقیق تر شده است.مایزگان مانند ساعت های هوشمند می توانند برای شروع و توقف زمان با یک ضربه استفاده شوند، بدون اینکه تلفن را بیرون بکشند، این کاهش اصطکاک می تواند نرخ ها را افزایش دهد، به ویژه برای وکلا که در مناطقی که در آن تلفن های ناخوشایند هستند (مانند رانندگی در هنگام رانندگی).

بلاک چین برای Immutable Audit Trails

برخی از راه اندازی های تکنولوژی قانونی در حال بررسی بلاک چین برای ایجاد log های زمان دستکاری هستند که مشتریان می توانند به آن اعتماد کنند، در حالی که هنوز هم طاقچه هستند، تمبر زمان مبتنی بر بلاک چین اولین بار توسط شرکت های بزرگ حقوقی با پرداخت هزینه های بالا و الزامات مشتری قوی خواهد شد.

افزایش تمرکز بر روی Client-Facing Analytics

مشتریان به طور فزاینده ای خواستار شفافیت و ارزش برای برنامه های قانونی خود هستند که داشبورد زمان واقعی، پیش بینی بودجه و تجزیه و تحلیل دقیق کار انجام شده است تبدیل به یک متفاوت رقابتی است.شرکت هایی که این پورتال ها را با مشتریان به اشتراک می گذارند می توانند روابط را تقویت کرده و مقاومت در برابر هشدار مشتری فعال (به عنوان مثال، شما در بودجه 75٪ از این تجربه های مصرف کننده هستند).

نتیجه گیری

برنامه های موبایل برای ردیابی زمان از تازگی به یک ضرورت در شرکت حقوقی مدرن نقل مکان کرده اند، آنها مزایای ملموس را ارائه می دهند - ضبط فوری، دقت بالا، ادغام با سیستم های موجود و بهبود شفافیت مشتری - که به طور مستقیم بر خط پایین و شهرت حرفه ای امروز مشتری تاثیر می گذارد، با این حال، پذیرش باید آگاهانه، هدایت شده توسط درک روشن از الزامات امنیتی، تعهدات اخلاقی، و اصول مدیریت تغییر با انتخاب ابزار قوی، و اطمینان از فن آوری های مشتری، و پاسخگویی قدرتمند است که امروزه می تواند به دنبال آن باشد.