تعریف قرارداد و قیمت های مایل

درک تفاوت بین مهلت ها و نقاط عطف اولین گام به سمت مدیریت موثر است. مهلت های مقایسه تاریخ مطلق است که با آن یک کار خاص، تحویل قابل تحویل یا پرداخت باید به صورت باینری تکمیل شود - یا پیش بینی شده یا از دست رفته است. ، از سوی دیگر، شناسایی پیشرفت های اولیه و قابل توجه از طرف دیگر، آنها ممکن است به پیگیری پروژه های ضروری کمک کنند.

به عنوان مثال، در یک قرارداد توسعه نرم افزار، تحویل نمونه اولیه تکمیل شده ممکن است یک نقطه عطف باشد، در حالی که تاریخ آزمون پذیرش نهایی یک مهلت سخت است.تقاد دو می تواند منجر به انتظارات ناسازگار شود. بهترین عمل نیاز به هر مهلت و نقطه عطفی دارد که به طور واضح در قرارداد ثبت شده است، با تعاریف روشن از آنچه که تکمیل و هر معیار پذیرش را تشکیل می دهد.

چرا تعریف های شفاف اهمیت دارند

آمبیگوت دشمن مدیریت قرارداد است، زمانی که مهلت ها و نقاط عطف مبهم هستند - به عنوان مثال، "به محض منطقی ممکن" یا "بعد از اتمام کار اولیه" - اتاق تفسیر ایجاد تعارض با توجه به Project Management Institute [F:1، نقاط عطف ضعیف تعریف شده] یک علت دامنه و زمان دقیق است (به عنوان مثال، ارائه شده است.

ایجاد اهداف واقعی و قابل دستیابی

یکی از رایج ترین دلایل برای مهلت های از دست رفته برنامه ریزی بیش از حد خوش بینانه است، زمانی که قراردادها تحت فشار برای "انجام معامله" امضا می شوند، تیم ها اغلب با جدول زمانی که محدودیت های منابع، عملکرد تاریخی یا وابستگی های خارجی را نادیده می گیرند، موافقت می کنند که مهلت های داده را به جای امید، عملکرد پروژه گذشته، حساب تعطیلات و دسترسی به تیم، و ایجاد زمان برای خطرات شناخته شده است.

استفاده از تکنیک هایی مانند PERT] (Program Evaluation and Review Technique) یا تجزیه و تحلیل مسیر بحرانی کمک می کند تا مشخص کند که کدام وظایف به طور مستقیم بر کاهش مهلت های جریان تاثیر می گذارند، اگر یک نقطه عطف مهم است - به این معنی که هر تاخیر تاریخ پایان پروژه را فشار می دهد - باید توجه بیشتری در برنامه ریزی واقعی اعضای واقعی داشته باشد.

نقش Contingency Buffer

مدیران قرارداد تجربه همیشه شامل بافرهای سازگاری در نقاط کلیدی هستند، نه فقط در پایان پروژه، به عنوان مثال، اگر یک تحویل دهنده نیاز به تصویب قانونی داشته باشد، اضافه کردن 10 تا 15٪ زمان اضافی در برنامه می تواند تاخیر پردازش را جذب کند: این بافرها باید شفاف به تیم های داخلی باشد، اما ممکن است از طرف دیگر برای جلوگیری از "قانون معمول" (در سطح ذخیره سازی زمان در دسترس است استفاده از یک روش مدیریت سیستم عامل: این کار را انجام دهد).

امضای قرارداد با ظرفیت

سطح منابع اغلب در طول مذاکره قرارداد نادیده گرفته می شود.یک تیم ممکن است چندین قرارداد همزمان داشته باشد، هر کدام با همپوشانی بیش از حد قابل تحویل، قبل از امضای، نقشه های کاری و ظرفیت فعلی سازمان را ترسیم کند.

ابزارهای مدیریت پروژه

سیستم عامل های نرم افزار مدرن تغییر داده اند که چگونه سازمان ها مهلت های قرارداد و نقاط عطف را دنبال می کنند. ابزارها مانند Asana Trello] ، پروژه مایکروسافت یا Smartsheet ارائه جدول زمانی بصری، یادآوری خودکار، و ردیابی وابستگی به طور مداوم استفاده از پروژه ها و نه همه چیز است.

حداقل یک سیستم ردیابی نقطه قرارداد باید شامل موارد زیر باشد:

  • انتخاب مالک شفاف برای هر نقطه عطف
  • تاریخ با هشدار خودکار (به عنوان مثال، 7 روز، 3 روز و اعلان های روزانه)
  • زمینه های وضعیت (که شروع نشده است، در پیشرفت، کامل، تاخیر)
  • توانایی پیوند وظایف یا اسناد مرتبط
  • داشبورد های گزارش برای دید در سطح نمونه کارها

بسیاری از سیستم عامل های مدیریت قرارداد شرکت (CLM) مانند Icertis یا ContractWorks همچنین ردیابی نقاط عطف را به طور مستقیم به مخزن قرارداد ادغام می کنند، حذف نیاز به تجزیه و تحلیل بین سیستم ها، برای سازمان هایی با قراردادهای کمتر، حتی یک صفحه گسترده مشترک با قالب بندی مشروط می تواند به عنوان نقطه شروع خدمت کند - اما از خطرات کنترل نسخه آگاه باشید، اگر از صفحات گسترده استفاده کنید، یک منبع واحد از حقیقت دوره ای با حسابرسی و ویرایش محدود استفاده از مجوز استفاده کنید.

ادغام با سیستم های ERP و حسابداری

ردیابی سنگ می تواند حتی زمانی که با سیستم های مالی یکپارچه می شود، هنگامی که یک نقطه عطف کامل است، سیستم می تواند به طور خودکار یک فاکتور، به روز رسانی درآمد، یا ارسال اعلان به تیم مالی، این ادغام کاهش ورود داده های دستی و سرعت جریان نقدی. بسیاری از سیستم عامل های CLM مدرن API ارائه می دهند که به سیستم های محبوب ERP مانند SAP، اوراکل، اوراکل یا NetSuite متصل می شوند.

ایجاد پروتکل های ارتباطی قوی

حتی مهلت های برنامه ریزی شده بدون ارتباط منظم و منظم شکست می خورند.بهترین تمرین این است که قبل از شروع قرارداد یک ریتم ارتباطی برقرار کنید.

  • جلسات وضعیت (FLT:1) - بررسی مهلت های آینده، مسدود کنندگان آدرس و تنظیم اولویت ها
  • ] گزارش پیشرفت ماه [FLT 1 ] - تکمیل نقطه عطف سند و پیش بینی خطرات نزدیک
  • ] بررسی های حکومتی چهارجانبه - ذینفعان ارشد ارزیابی سلامت کلی قرارداد و تنظیم دامنه یا جدول زمانی در صورت نیاز

در طول این جلسات، از یک شاخص وضعیت سبز زرد- زرد ساده برای هر نقطه عطف استفاده کنید.یک نقطه عطف سبز در مسیر است؛ "رد" نشان دهنده تاخیر بالقوه است که مدیریت می شود؛ "red" به این معنی است که مهلت در معرض خطر از دست رفتن است. Escalate قرمز بلافاصله [F1] برای تصمیم گیرندگان مناسب برای قراردادهای پیچیده با چندین تیم جریان واقعی (جریان اختصاصی)

ارتباطات کتبی باید به روز رسانی های کلامی را تکمیل کند. ارسال دقیقه جلسه در عرض 24 ساعت که به وضوح لیست موارد عمل، صاحبان و مهلت های تجدید نظر شده را فهرست می کند، بسیاری از اختلافات را می توان به سادگی با داشتن یک مسیر ایمیل روشن که نشان می دهد هر دو طرف توافق کرده اند، اجتناب کرد.

مدیریت بالا و در سراسر سازمان

ذینفعان داخلی همچنین نیاز به مشاهده در مهلت های قرارداد دارند.تیم های مالی باید بدانند که پرداخت های مبتنی بر نقطه عطف چه زمانی صورت می گیرد؛ نیازهای قانونی برای پیگیری مهلت های انطباق؛ و مدیران باید درک کنند که چگونه عملکرد قرارداد با اهداف استراتژیک تنظیم می شود.ایجاد دیدگاه های داشبورد خودکار یا توزیع گزارش برنامه ریزی شده برای حفظ همه بدون جمع آوری صندوق های ورودی.

نظارت بر پیشرفت و تنظیم کننده Proactive

نقاط عطف ردیابی یک فعالیت منفعل نیست - آن نیاز به بررسی فعال و مکرر دارد. بهترین تمرین این است که یک "براحتیاط" کوتاه یا یک "بررسی چاپ" هفتگی که تنها بر تحویل قراردادها در دوره های شدید متمرکز است، انجام دهید، این به ویژه در قراردادهای ساخت و ساز، موافقت نامه های خدمات بلند مدت، یا هر قرارداد با آسیب های مایع برای تحویل دیرین مهم است.

هنگامی که یک نقطه عطف در معرض خطر قرار می گیرد، منتظر مهلت برای عبور از آن نباشید. پیاده سازی یک فرایند تشدید رسمی که به تیم ها اجازه می دهد منابع اضافی، حذف مسدود کننده ها یا جدول زمانی مذاکره مجدد قبل از وقوع یک نقض باشد، بسیاری از قراردادها شامل یک بند "رویداد باور نکردنی" است که اجازه می دهد تا افزونه های تحت شرایط خاصی را درخواست کنند - اما این بندها باید به طور فعال مورد استفاده قرار گیرند، نه پس از تاریخ گذشته.

استفاده از شاخص های عملکرد کلیدی (KPI)

فراتر از نقاط عطف فردی، پیگیری معیارهای کلی برای بهبود عملکرد آینده.

  • درصد نقاط عطفی که در زمان تکمیل شده اند
  • متوسط تاخیر در هر نقطه عطف (در روزهای)
  • تعداد مذاکره کنندگان در هر ربع
  • زمان از اتمام نقطه عطف تا بیان
  • فروش در زمان تحویل (برای قراردادهای برون سپاری)

این معیارها می توانند به کارت های امتیاز تامین کننده یا عقب مانده های مدیریت پروژه داخلی، رانندگی بهبود مستمر در چگونگی تنظیم و مدیریت مهلت ها، برای یک شیرجه عمیق تر به KPI های قرارداد، اشاره به تجارت جهانی وamp؛ قرارداد [FLT 1 استانداردها.

مستند سازی تغییرات و مدیریت دامنه کریپ

هیچ قراردادی بدون تغییر باقی نمی ماند، چه به دلیل شرایط سایت پیش بینی نشده، تغییرات بازار یا تغییر اولویت های مشتری، نقاط عطف و مهلت ها نیاز به تنظیم دارند.قانون بحرانی این است که هرگز تغییراتی را به صورت شفاهی یا غیررسمی ایجاد نمی کند همه تغییرات باید در یک دستور تغییر رسمی یا اصلاح، با امضا از هر دو طرف ثبت شود.

بهترین روش برای مدیریت تغییر شامل:

  • استفاده از فرم استاندارد تغییر
  • ارزیابی تاثیر بر تمام نقاط عطف و مهلت های بعدی
  • برنامه پروژه بلافاصله پس از تصویب
  • ارتباط با تغییر در همه اعضای تیم و ذینفعان

خزیدن محدوده – هنگامی که کار فراتر از قرارداد اصلی بدون تنظیمات مربوط به زمان بندی یا بودجه گسترش می یابد – یک تهدید بزرگ برای پایان مهلت است. ردیابی نقطه عطف Vigilant به عنوان یک سیستم هشدار اولیه عمل می کند: اگر یک تیم صرف زمان در کار است که به هیچ نقطه عطفی گره خورده است، آن یک پرچم قرمز است.

کنترل تغییر فرمی

برای قراردادهای بزرگ یا با ارزش بالا، یک هیئت کنترل تغییر (CCB) ایجاد کنید که همه تغییرات پیشنهادی را بررسی می کند. CCB شامل نمایندگان مدیریت پروژه، قانونی، مالی و مشتری است. این گروه تاثیر هر تغییر در مهلت، هزینه ها و خطرات قبل از تایید. Minutes from CCB به بخشی از پیگیری حسابرسی قرارداد تبدیل می شود.

ملاحظات حقوقی و ریسک پذیری

مهلت های قرارداد فقط ابزار مدیریت پروژه نیستند - آنها از نظر قانونی قابل اجرا هستند.از دست رفتن یک مهلت می تواند مجازات، حقوق خاتمه یا ادعاهای آسیب را ایجاد کند.برای محافظت از سازمان خود، اطمینان حاصل کنید که هر مهلت بحرانی به یک نتیجه روشن در قرارداد گره خورده است (به عنوان مثال، خسارت های مایع، اعتبارات خدمات یا یک دوره درمان).

هنگام مذاکره، از زبان مانند "بهترین تلاش" یا "به صورت مادی کامل" که می تواند در دادگاه باز باشد، اجتناب کنید، در عوض، از معیارهای عینی استفاده کنید: "تحقق نوشته شده توسط مالک پروژه در عرض پنج روز کاری" همچنین تعریف می کند که چه اتفاقی می افتد زمانی که یک نقطه عطفی از دست رفته است - آیا طرف دیگر نیاز به اطلاع قبل از مجازات دارد؟ آیا این جزئیات می تواند تفاوت بین قرار گرفتن در معرض یک قرار گرفتن در معرض قانونی جزئی را به تاخیر بیندازد.

برای صنایع نظارتی (قرارداد دولت، مراقبت های بهداشتی، امور مالی)، برخی از مهلت ها قانونی هستند.از دست دادن یک نقطه عطف ثبت مقررات می تواند منجر به جریمه یا از دست دادن مجوز شود.در چنین مواردی، در نظر گرفتن اجرای تقویم انطباق جدا از جدول زمانی پروژه، با چک های اجباری دو بار توسط افسران قانونی یا انطباق.یک رویکرد فعال شامل بررسی قانونی پیش از موعد ثبت نام شده زبان نقطه عطف قبل از قرارداد است.

نیروی امداد و امداد حوادث

هر قرارداد باید تعریف کند که چه حوادثی یک حزب را از مهلت ملاقات می دهد. بندهای اجباری حوادث خارجی را فراتر از کنترل پوشش می دهند ( بلایای طبیعی، جنگ، همه گیر) با این حال، مشکلات داخلی مانند کمبود کارکنان یا شکست های تامین کننده معمولا با مشورت قانونی پوشانده نمی شوند تا اطمینان حاصل شود که زبان امدادی متعادل و واقع بینانه برای صنعت شما است.

تکنولوژی و اتوماسیون برای ردیابی پیشرفته

در حالی که ابزارهای ساده می توانند برای تیم های کوچک کار کنند، سازمان هایی که ده ها یا صدها قرارداد را مدیریت می کنند، به اتوماسیون مدیریت چرخه عمر قرارداد (CLM) نیاز دارند، در حال حاضر پیگیری های عطفی را با جریان های کاری پویا ارائه می دهند، به عنوان مثال، هنگامی که یک نقطه عطف کامل است، سیستم می تواند به طور خودکار یک فاکتور را ایجاد کند، یک گواهی عملکرد ارسال کند یا به روز رسانی یک پایگاه داده.

هوش مصنوعی نیز شروع به بازی نقش می کند.برخی سیستم ها می توانند تاخیرهای عطفی را بر اساس داده های تاریخی پیش بینی کنند – به عنوان مثال، ضرب و شتم که یک فروشنده با نرخ 60٪ در زمان احتمالاً از دست دادن مهلت بعدی است.علاوه بر این، پردازش زبان طبیعی (NLP) می تواند مهلت ها را از قراردادها استخراج کند و سیستم های ردیابی به طور خودکار، صرفه جویی در دسترسی به داده ها (FLT: 1، نمونه های مدیریت هوش مصنوعی در مثال های نوظهور در مثال های سیستم های مدیریت در مثال های سیستم های سیستم های سیستم های نوظهور (LT: 1، 1، برای مثال های مدیریت اطلاعات).

بلاک چین برای Immutable Audit Trails

برخی از صنایع با بلاکچین آزمایش می کنند تا تکمیل های نقطه عطف و تایید را ثبت کنند. هش هر رویداد عطفی در یک دفتر توزیع شده ذخیره می شود و یک رکورد غیر قابل تغییر از آنچه اتفاق افتاده و چه زمانی می تواند برای حل اختلاف در قراردادهای پرخطر ارزشمند باشد - به عنوان مثال، پروژه های بزرگ ساختمانی یا مجوز مالکیت معنوی.

قابلیت حساب تیمی و همکاری متقابل

مدیریت مهلت تنها مسئولیت مدیر پروژه نیست، هر عضو تیم که به یک ارائه دهنده کمک می کند باید نقش خود را در نقاط عطف جلسه درک کند.اجرای مالکیت کار فردی با نقاط دست از بین توابع - مهندسی به QA، تدارکات به تدارکات، و غیره استفاده از نمودار RACI (پاسخ پذیر، قابل حساب، مشاوره، Inform) برای از بین بردن سردرگمی.

همکاری متقابل عملکردی به ویژه هنگامی که قراردادها بخش های مربوطه را شامل می شود، یک نقطه عطفی که نیاز به "برگشت گزارش تاثیر زیست محیطی" دارد، شامل مشاوران قانونی، زیست محیطی و بررسی های منظم عبوری است که اطمینان حاصل می کند تمام وابستگی ها قبل از تاریخ مشخص و حل شده اند.

حسابرسی و بهبود مستمر

ممیزی های دوره ای از عملکرد نقطه عطف کمک به اصلاح برنامه ریزی آینده می کند.نظرسنجی پس از توافق پس از هر پروژه اصلی، سوال سه سوال: چه نقاط عطفی از دست رفته و چرا تغییرات فرایند می تواند از کمبود مشابه جلوگیری کند؟ آیا درس های سند ما در یک پایگاه دانش متمرکز آموخته شده است، این بینش ها به سازمان ها اجازه می دهد تا مهلت های دقیق تری را در قراردادهای آینده تنظیم کنند.

برای مثال، معیاری در برابر همتایان صنعت با استفاده از داده های موجود، گزارش CHAOS گروه استاندیش داده های کلی در مورد جدول زمانی پروژه در سراسر بخش ها فراهم می کند.استفاده از چنین معیار هایی برای به چالش کشیدن فرضیات بیش از حد خوش بینانه.

بهترین تمرین ها

برای جمع آوری همه چیز، در اینجا یک چک لیست محکم برای مدیریت مهلت های قرارداد و نقاط عطف به طور موثر وجود دارد:

  1. به وضوح را اصلاح کنید، از تاریخ های خاص، معیارهای پذیرش و عواقب از ابتدا استفاده کنید.
  2. برنامه ریزی واقع بینانه - جدول زمانی پایگاه در داده ها، شامل بافر و تیم.
  3. از ابزار مناسب استفاده کنید؛ یک سیستم (simple or Enterprise) را که دید و هشدار را فراهم می کند، اتخاذ کنید.
  4. به طور منظم ارتباط برقرار کنید، جلسات ایستاده را نگه دارید و همه تصمیمات را در نوشتن ثبت کنید.
  5. [FLT: 1 ] [ [به طور فعال] [FLT: 1 ] - مراقب پرچم های زرد باشید و بلافاصله قرمزها را افزایش دهید.
  6. تغییر در انسان به طور رسمی [FLT 1] - هرگز اجازه نمی دهد تنظیمات کلامی؛ استفاده از سفارشات تغییر.
  7. جنبه های حقوقی [FLT 1] را درک کنید، درمان برای مهلت های از دست رفته و در مورد شرایط روشن مذاکره کنید.
  8. تکنولوژی پراستاژ - ردیابی خودکار و در نظر گرفتن هوش مصنوعی برای بینش پیش بینی.
  9. پاسخگویی به [FLT 1] - مالکیت روشن و استفاده از همکاری متقابل عملکردی.
  10. [در این باره و بهبود [FLT 1] - بررسی های پس از پروژه برای ساخت دانش سازمانی.

با جاسازی این شیوه ها در فرآیند مدیریت قرارداد، خطر تاخیر، بهبود اعتماد سهامداران را کاهش می دهید و شهرت قابل اطمینان را ایجاد می کنید: یک قرارداد تنها به اندازه اجرای آن خوب است. مهلت ها و نقاط عطف ضربان قلب آن اعدام هستند - آنها را با مراقبت و کل مزایای پروژه.