¿Qué es una citación civil?

Una cita civil es una orden judicial formal y escrita emitida en una demanda civil que ordena a una persona o una organización hacer una de dos cosas: aprendió en una declaración o juicio para dar testimonio oral (subpoena ad testificandum) o producir documentos, registros u otras pruebas tangibles (conjunción de los requisitos).

Las citas civiles se rigen principalmente por Regla Federal de Procedimiento Civil 45 en tribunales federales y por leyes o reglas estatales análogas en tribunales estatales. Son una piedra angular del proceso de descubrimiento: la fase de instrucción en la que las partes intercambian información y evidencia. Sin citas, los litigantes carecen de los medios para compeler a terceros (personas que no son partes en la demanda).

Es importante distinguir una orden civil de una orden penal. Una orden penal se emite como parte de una investigación o enjuiciamiento penal y a menudo es obtenida por un fiscal o un gran jurado. Las consecuencias del incumplimiento pueden incluir detención inmediata o encarcelamiento. Una citación civil, por contraste, se utiliza en asuntos no penales como litigios contractuales, reclamaciones de lesiones personales, litigios de propiedad, casos de discriminación laboral, y sanciones de incumplimiento civil.

Issuance of a Civil Subpoena: The Essential Steps

El proceso de emisión de una orden civil implica varias etapas críticas, cada una gobernada por normas de procedimiento estrictas. Un error en cualquier paso puede hacer que la citación sea inválida o inaplicable.

¿Quién puede emitir una citación?

En la mayoría de las jurisdicciones, un abogado de registro para una parte en la demanda puede emitir una citación sin previa aprobación judicial. El abogado firma la citación y es responsable de garantizar que cumple con todos los requisitos de procedimiento. En algunos estados, un litigante autorepresentado (una parte que aparece ]]pro se]) debe obtener una firma del secretario de la corte antes de servir una citación, siempre.

¿Qué debe contener la citación?

La regla 45 y sus homólogos estatales exigen que cada citación incluya:

  • Capción de la causa corregida (el nombre del tribunal, el número de la causa y los nombres de las partes).
  • Nombre y dirección completos de la persona o entidad requerida para cumplir.
  • Descripción completa del testimonio solicitado o de los documentos, información almacenada electrónicamente (ESI), o cosas tangibles que se produzcan. Las solicitudes vagas o demasiado amplias suelen llevar a objeciones.
  • Fecha, tiempo y ubicación para el cumplimiento. El lugar debe ser razonable— reglas federales generalmente requieren que una declaración se produzca dentro de 100 millas de donde reside la persona citada, se emplea, o transactúa regularmente negocio.
  • Consecuencias de incumplimiento (normalmente una advertencia sobre el desacato de la corte).

La citación debe incluir también el nombre, la dirección y el número de teléfono del abogado que lo emitió (o el pro se partido).

Servicio de la Subpoena

“Servicio” se refiere a la entrega formal de la citación al destinatario. El servicio adecuado es un requisito previo para la ejecución.

  • Entrega personal] al individuo nombrado en la citación. Para las organizaciones, el servicio es eficaz cuando se entrega a un oficial, agente gerente, u otro representante autorizado.
  • Delivery by a non-party] who is at least 18 years old (a menudo un servidor de procesos profesional o un diputado del sheriff). La citación no puede ser ser ser ser ser ser ser ser servida por el abogado que la emitió.
  • Servicio dentro de un plazo específico] antes de la fecha de cumplimiento, comúnmente al menos 14 días en el tribunal federal, aunque se pueden permitir períodos más cortos si las órdenes judiciales agilizan el descubrimiento.

Algunos estados permiten el servicio por correo certificado con recibo de devolución, pero otros requieren servicio personal. Siempre comprueba las reglas aplicables. Después del servicio, la persona que hizo la entrega debe firmar una declaración jurada de servicio (prueba de servicio) y presentarla ante el tribunal.

Reglas especiales para las citaciones a las no partes

Las citas no pertenecientes a las partes (se conservan en personas o entidades que no son litigantes) tienen protecciones adicionales. Por ejemplo, en virtud de la regla 45 d)(1), la parte emisora debe adoptar medidas razonables para evitar imponer una carga indebida o un gasto a la persona sujeta a la citación. Si una citación impone una carga injustificada, el destinatario puede pasar a la anulación o modificarla.

Respondiendo a una citación civil: derechos y obligaciones

Recibir una citación puede ser intimidante, pero el destinatario tiene tanto deberes como derechos. Entenderlos es crucial para evitar la renuncia inadvertida de privilegios o la exposición a sanciones.

Tiempo para responder

La mayoría de las citaciones fijan un plazo para el cumplimiento, a menudo de 14 a 30 días de la fecha del servicio. El destinatario debe actuar con prontitud. Incluso si la citación parece inadecuada, simplemente ignorando que es peligrosa; el partido emisor puede presentar una moción para el compelimiento, y un juez puede imponer sanciones para no responder de ninguna manera.

Producción de documentos y ESI

Cuando la citación exige documentos o información almacenada electrónicamente (como correos electrónicos, bases de datos o archivos digitales), el destinatario debe producir los materiales en la forma en que se mantienen ordinariamente o en un formato razonablemente utilizable. En virtud de la regla 45(e)(1), el destinatario puede oponerse a producir la información si no es razonablemente accesible debido a la carga indebida o el costo. En ese caso, la parte solicitante puede ser necesaria para pagar los gastos.

No destruya ni altere ningún documento receptivo después de recibir una citación. La poliecología (la destrucción intencional o negligente de la evidencia) puede conducir a sanciones severas, incluyendo instrucciones adversas de inferencia, sanciones monetarias o juicio predeterminado. Si usted cree que la citación es excesiva, busque una orden de protección en lugar de retener unilateralmente materiales.

Asegurar privilegios y objeciones

Algunas comunicaciones y documentos están protegidos de la divulgación por privilegios legales, como el privilegio abogado-cliente, el privilegio médico-paciente o la doctrina del trabajo-producto. Si una citación solicita material privilegiado, el destinatario debe:

  • Objeto expreso por escrito—por lo general al servir una objeción escrita dentro del tiempo permitido por la citación (a menudo 14 días en el tribunal federal). La objeción debe indicar los motivos específicos (por ejemplo, privilegio abogado-cliente, protección secreta comercial).
  • Preparar un registro de privilegios] enumerando cada documento retenido, describiendo su contenido y explicando por qué se aplica el privilegio. El registro debe ser suficientemente detallado para permitir que la otra parte rechace la reclamación de privilegio.

Presentar una Moción a Cuaresma o Modificar

Si una citación es patentemente inválida, por ejemplo, no establece una fecha y hora, exige información privilegiada, o impone una carga irrazonable, el destinatario puede presentar una moción a la anulación] (como el tribunal puede anular la citación enteramente) o una ] moción para modificar (como límite de alcance).

  • La citación fue inapropiada.
  • La citación no permite un tiempo razonable para cumplir.
  • Requiere la divulgación de materia privilegiada o protegida.
  • Sujeta al receptor a una carga indebida.

Las mociones a la anulación deben ser presentadas antes ] el plazo de cumplimiento. Si el tribunal concede la moción, la citación es nula. Si se niega, el destinatario debe cumplir a menos que se pronuncie una apelación.

Ordenes protectoras

Independientemente de una moción para anular, cualquier parte o la persona citada puede solicitar una orden de protección bajo Regla Federal de Procedimiento Civil 26(c) (o el equivalente del Estado). Una orden de protección puede limitar el alcance del descubrimiento, regular el tiempo o exigir que la información confidencial sea confidencial. Por ejemplo, si una citación busca secretos comerciales, el tribunal puede ordenar que los documentos sean estrictos fuera de un acuerdo.

Cumplimiento de una citación civil: pasos prácticos

Una vez que el destinatario decide cumplir (ya sea porque no hay objeción que merece o porque un tribunal ha revocado la objeción), es necesario preparar con cuidado para evitar las dificultades.

Para la producción de documentos

Reúne todos los materiales sensibles a fondo. Utilice una búsqueda sistemática de archivos, correos electrónicos y bases de datos. Si la citación solicita ESI, consulte con el personal de TI para asegurarse de que la búsqueda captura todos los datos pertinentes sin producir contenido privilegiado inadvertidamente. Organizar los documentos lógicamente y etiquetarlos claramente. Preparar un ] log de producción] que muestre lo que se produjo y lo que se retenía (con los privilegios).

Para el Testimonio de la Deposición

Si la citación requiere que usted aparezca para una declaración (testimonio bajo juramento), no se prepare sin preparación. Comprende el fondo fáctico del caso, revise los documentos que usted puede ser cuestionado, y consulte con un abogado sobre cómo responder preguntas clara y verazmente. En la declaración, usted tiene el derecho a tener su propio abogado presente. Escuchar cuidadosamente a cada pregunta, responder sólo la pregunta pregunta pregunta hecha, y no hacer voluntaria información extraneous.

Manejo de Hardship

En ocasiones, el cumplimiento crea una verdadera dificultad, por ejemplo, la citación exige registros voluminosos y requiere cientos de horas para revisar, o la deposición se establece para un lugar lejos del hogar del destinatario. En tales casos, el destinatario debe ponerse en contacto con el abogado emisor rápidamente para negociar un ajuste razonable. Si no se puede llegar a un acuerdo, el destinatario puede solicitar un alivio judicial antes del plazo.

Ejecución de una orden civil

Si el destinatario de la citación se niega a cumplir o a cumplir objetos sin mérito, el partido emisor tiene varias herramientas de aplicación. El objetivo de la ejecución es obligar al cumplimiento y, si es necesario, castigar el desafío.

Moción para la compelación

El primer paso es normalmente presentar una ] motivación para obligar el cumplimiento. La moción debe incluir una copia de la citación, prueba de servicio, y evidencia de que el destinatario no ha cumplido. El tribunal considerará las objeciones del destinatario y decidir si la citación es válida. Si el tribunal dicta el favor de la parte emisor, ordenará al destinatario que produzca los documentos o comparezca para un testimonio dentro de un plazo.

Contempt of Court

Si el destinatario desobedece una orden judicial de cumplimiento, el partido emisor puede pedir al tribunal que mantenga al destinatario en contempt.

  • multas monetarias] (a veces al día, hasta que se produzca el cumplimiento).
  • Los honorarios y costos de la agencia incurridos por la parte solicitante debido a la desobediencia.
  • Encarcelación en casos extremos (aunque esto es raro en la ejecución de la orden civil).
  • Strikingos o incoando un juicio por incumplimiento] contra una parte que se niega a producir pruebas.

Antes de que un tribunal encuentre desacato, debe dar aviso al destinatario y una oportunidad de ser oído. La carga es que el partido emisor demuestre que la citación fue válida, debidamente servida, y que el destinatario tuvo la capacidad de cumplir.

Sanciones para el fracaso de un partido para cooperar

Cuando la persona citada es parte en la demanda, el tribunal puede imponer una gama más amplia de sanciones bajo ] Regla Federal de Procedimiento Civil 37.

  • Determinando ciertos hechos establecidos para los fines de la demanda.
  • Prohibir a la parte desobediente presentar pruebas sobre el tema.
  • Porciones de los alegatos.
  • Descargo la acción o la entrada de juicio por defecto.

Dado que estas sanciones pueden determinar eficazmente el resultado de un caso, las partes deben tomar en serio sus obligaciones de descubrimiento.

Consideraciones especiales para las subpoenas de terceros

Las citas que se prestan a los no miembros (por ejemplo, bancos, hospitales, proveedores de Internet, propietarios, testigos expertos) plantean problemas únicos. Los terceros no tienen ninguna participación en el resultado de la demanda, por lo que la ley proporciona protección adicional para prevenir el acoso o el sobreestado.

Subpoenas para Registros Médicos (HIPAA)

Si una citación busca registros médicos de un proveedor de atención médica, la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro de Salud (HIPAA) impone requisitos adicionales. La citación debe ir acompañada de una autorización válida firmada por el paciente, o por una orden judicial, o por una demostración de que la parte solicitante ha hecho un esfuerzo de buena fe para notificar al paciente.

Registros financieros y privacidad

Los bancos e instituciones financieras son objetivos frecuentes de las citaciones. En muchos estados, el cliente debe recibir aviso antes de que el banco cumpla, permitiendo tiempo para que el cliente se oponga. La Ley de privacidad financiera proporciona protección similar para los registros federales.

Subpoenas de empresas y organizaciones

Cuando una entidad empresarial (corporación, LLC, asociación) recibe una citación, la organización debe designar a una o más personas para que testifiquen en su nombre (un “representante corporativo”). La citación debe identificar los temas sobre los cuales se necesita el testimonio, y el designido debe estar preparado para hablar con conocimiento sobre esos temas. La organización también lleva el costo de reunir y producir documentos.

Federal vs. State Court Subpoenas

Las diferencias de procedimiento entre los sistemas judiciales federales y estatales pueden ser significativas. Los tribunales federales siguen la regla 45, mientras que cada estado tiene sus propias reglas, a menudo modeladas en las Reglas Federales pero con variaciones.

  • Servicio de citaciones fuera del estado. Las citaciones federales pueden ser ser ser ser servidos en cualquier parte de los Estados Unidos. Las citaciones estatales generalmente tienen un alcance geográfico limitado; el servicio en las líneas estatales requiere el cumplimiento de la Ley uniforme de declaraciones y descubrimientos interestatales (UIDDA) en muchos estados.
  • Hora de responder. Las reglas federales suelen dar al menos 14 días. Los plazos estatales pueden ser más cortos (por ejemplo, 10 días) o más (por ejemplo, 30 días dependiendo de la cantidad de tiempo para el servicio).
  • Formalidades para objeciones. Algunos estados requieren una “moción formal para anular” mientras otros permiten una simple “objeción por escrito”.

Siempre consulte las reglas específicas del tribunal en las que está pendiente el caso. El Centro Nacional de Tribunales Estatales proporciona un recurso útil para identificar las reglas del tribunal estatal.

Consejos prácticos para todas las Partes

Ya sea abogado que emita una citación, un testigo que recibió una, o un oficial de cumplimiento corporativo, tenga en cuenta estos principios:

  • Lea la cita cuidadosamente. Observe el plazo, los documentos necesarios y la ubicación.
  • Documentar todo. Guardar copias de la citación, prueba de servicio, objeciones escritas y correspondencia.
  • Buscar un abogado. Incluso si usted piensa que la citación es directa, un abogado puede aconsejarle sobre posibles privilegios, negociar con el otro lado, y proteger sus intereses.
  • Negociar de buena fe. Muchas controversias pueden resolverse sin intervención judicial, acordando un plazo modificado, un alcance más estrecho de documentos o una orden de confidencialidad.
  • Completamente a tiempo. Si no puede cumplir con el plazo, pida una prórroga por escrito. El abogado emisor a menudo estará de acuerdo, especialmente si tiene obstáculos logísticos legítimos.

Conclusión

Las citas civiles son instrumentos poderosos que aseguran un acceso justo a la evidencia en litigios civiles. Properamente emitidos y aplicados, defienden la función de búsqueda de la verdad de los tribunales. Para los receptores, entender los derechos a oponerse y los procedimientos para el cumplimiento reduce el riesgo de sanciones. Para los litigantes, saber cómo emitir una citación correctamente y cómo hacerlo cuando sea necesario, es un sistema de litigios fundamentales.