Entendimiento de la citación

Una citación es una orden escrita formal emitida por un tribunal o un abogado en nombre de un tribunal. Manda al destinatario a tomar una acción específica en relación con un procedimiento legal —típicamente para producir documentos, comparecer y testificar, o ambos. Porque una citación lleva la autoridad del tribunal, ignorando que puede conducir a graves consecuencias jurídicas, incluyendo el desacato de la corte, multas o incluso tiempo de prisión.

Tipos de citaciones

Hay dos tipos primarios de citaciones, y saber la diferencia es esencial porque cada uno exige un tipo diferente de respuesta:

  • Subpoena Duces Tecum – Esta frase latina significa "traer contigo". Te ordena que produzcas documentos, registros o artículos tangibles específicos. Una citación duces tecum podría exigir registros médicos, estados financieros, correos electrónicos, contratos u otras pruebas físicas o digitales. No estás obligado a testificar a menos que la citación también incluya una solicitud de testimonio.
  • Subpoena Ad Testificandum – Este tipo le ordena que comparezca y dé testimonio jurado. El testimonio podría ser dado en una sala de audiencias o durante una declaración (testimonio tomado fuera de la corte bajo juramento). Si usted recibe sólo este tipo, no se le requiere que traiga ningún documento a menos que la citación diga lo contrario. Sin embargo, es común para una sola citación.

¿Quién puede emitir una citación?

En la mayoría de las jurisdicciones, una citación puede ser emitida por:

  • Un juez o magistrado como parte de un caso en curso.
  • Un abogado que represente a una parte en una demanda (civil o criminal) bajo la autoridad del tribunal donde el caso está pendiente.
  • Una agencia gubernamental o órgano administrativo que ha sido otorgado el poder de la ordenanza (por ejemplo, la SEC, el IRS o la asociación de la barra estatal).

Incluso cuando un abogado privado emite la citación, sigue con el respaldo de la corte. Si usted no cumple sin una razón legal válida, el abogado puede pedir a la corte que compelga el cumplimiento o lo mantenga en desacato.

Pasos Inmediatos al recibir una citación

1. No sea el pánico, pero no lo ignore

Es natural sentirse ansioso cuando llega un documento legal, pero el pánico puede llevar a errores. La regla más importante es: nunca ignore una cita. Incluso si usted cree que la solicitud es irrazonable, impropio o irrelevante, simplemente tirarla o no responder puede resultar en una moción y penalización de la corte.

2. Revisar el Deadline inmediatamente

Para una citación de producción de documentos, usted tiene un número de días (a menudo 20-30 días del servicio) para responder. Para una cita de testimonio, el plazo es la fecha y hora especificada para su aparición. Marca el plazo en su calendario y planifica su respuesta en consecuencia. Si el plazo parece demasiado corto, usted puede ser capaz de negociar una extensión, pero sólo si actúa con prontitud.

3. Lea cada palabra con cuidado

Examine la línea de citación por línea. Tenga en cuenta los siguientes detalles clave:

  • La corte o agencia emisora – Esto le dice cuál jurisdicción tiene autoridad.
  • El nombre y número de caso – Esto identifica el procedimiento legal específico.
  • Lo que se está solicitando – ¿Se requiere que usted produzca documentos específicos? ¿Cuáles? ¿Se requiere que testifique? ¿Dónde y cuándo?
  • Cómo responder] – Algunas citas especifican si los documentos deben ser enviados por correo, entregados a mano o enviados electrónicamente. También pueden incluir un procedimiento para la objeción.
  • Datos de servicio] – Confirme que la citación fue debidamente servida en usted (en persona, por correo o por un servidor de proceso).

4. Contacte con un abogado experimentado

Si bien es posible responder a una simple citación por su cuenta (por ejemplo, si usted es un custodio de registros para un negocio), es casi siempre sabio consultar a un abogado. Un abogado puede ayudarle:

  • Interpretar lo que es legalmente requerido vs. lo que se me pide.
  • Identificar privilegios o motivos de protección para negarse a producir cierta información.
  • Negociar con la parte emisora para reducir el alcance de la solicitud.
  • Proponer una objeción o una moción formal para anularla si es necesario.

Si no puede pagar un abogado privado, consulte los servicios de asistencia legal o clínicas pro bono. Algunas asociaciones de abogados estatales también ofrecen servicios de remisión por una tarifa modesta.

Recopilación y producción de documentos

Identificar lo que se solicita

La citación puede enumerar documentos específicos por tipo o descripción (por ejemplo, “todos los correos electrónicos entre John Doe y Jane Smith del 1 de enero de 2021, al 31 de diciembre de 2021”). A veces el idioma es amplio — “cualquier y todos los registros relacionados con X.” Necesitas determinar lo que tienes que se ajuste a la solicitud. No adivina; si una descripción es ambigual.

Realizar una búsqueda torcida

Una vez que sepa lo que se necesita, localice todos los documentos receptivos en su posesión, custodia o control. Esto incluye archivos electrónicos, registros físicos, bases de datos e incluso mensajes de voz o mensajes de redes sociales. Sea exhaustivo; no producir un documento que más tarde llegue a la luz puede dañar su credibilidad y exponerlo a sanciones.

Organizar y etiquetar

La mayoría de las citaciones no requieren un formato específico, pero es prudente organizar documentos de manera lógica —por fecha, por tema, o en el orden solicitado. Si la citación incluye una definición de “documentos responsables” o una lista de categorías, agrupar su producción en consecuencia. Etiquete cada elemento o carpeta claramente. Si usted está produciendo un gran número de registros electrónicos, considere utilizar una hoja de cálculo o índice para describir cada documento.

Preserve Privilegiado o Confidencial Information

Antes de producir cualquier cosa, revise los documentos para posibles protecciones:

  • Privilegio de cliente de attorney – Las comunicaciones con su abogado con el fin de buscar asesoramiento legal son generalmente protegidas.
  • Doctrina de producción de trabajo – Los materiales preparados en previsión de litigio pueden ser protegidos de la revelación.
  • Privacidad médica o mental – Muchas jurisdicciones tienen reglas especiales para los registros de salud.
  • Secretos de tráfico o información confidencial de negocios – Puede ser capaz de buscar una orden de protección que limite quién puede ver los documentos.

Si cree que algunos documentos son privilegiados, no los produzca sin consultar primero a su abogado. Típicamente, debe preparar un registro de privilegios cada documento retenido y la razón para retenerlo.

Responder en el tiempo y en el Manner requerido

Si la citación especifica un método de entrega (por ejemplo, entrega manual a la oficina del abogado emisor), siga esa instrucción. Si no se da ningún método, utilice un servicio rastreable confiable como el correo certificado con la recepción de la devolución o un mensaje de correo. Mantenga una copia de todo lo que usted produce, junto con la prueba de la entrega.

Cuando no puedes completar

Busque una extensión

Si la reunión de los documentos es más larga de lo previsto, comuníquese con la parte emisora lo antes posible. Muchos abogados aceptarán una extensión razonable si explica la situación profesionalmente. Obtenga un acuerdo por escrito (el correo electrónico es suficiente). Si la otra parte se niega, puede que necesite presentar una moción con la corte.

Objeto de solicitudes excesivamente amplias o indebidamente engorrosas

Tiene derecho a oponerse si la citación:

  • Busca información que no sea pertinente para el caso.
  • Es demasiado amplio o vago.
  • Impondría una carga indebida o un gasto en usted (especialmente si usted no es parte en la demanda).
  • Viola un privilegio legal.

Su objeción debe hacerse por escrito y normalmente debe ser cumplida en la parte emisora antes del plazo de cumplimiento. La objeción debe indicar claramente los motivos. Una objeción de muestra podría decir: “Me opongo a la solicitud No 5 porque busca documentos protegidos por el privilegio abogado-cliente y es sobrecogedor en su cara”.

File a Motion to Quash or Modify

Si el partido emisor se niega a retirar o reducir la citación, usted (a través de su abogado) puede presentar una “moción a la ancla” (cancel) o “moción para una orden de protección” (modificar) ante el tribunal que emitió la citación. La moción debe ser presentada antes del plazo y debe explicar por qué la citación es impropio.

  • No permite un tiempo razonable para el cumplimiento.
  • Requiere la divulgación de materia privilegiada o protegida.
  • Sujeta al receptor a una carga indebida.
  • No se sirvió correctamente.

Si la corte concede su moción, la citación puede ser cancelada enteramente o revisada para ser más limitada. Si la corte niega su moción, debe cumplir o enfrentar consecuencias.

Respondiendo a una cita de testimonio

Preparación para la Deposición o la Aparición del Tribunal

Si la citación requiere que testifique, es probable que tenga que aparecer en persona (o virtualmente, dependiendo de las reglas de la corte) y responder preguntas bajo juramento.

  • Revisar los documentos pertinentes – Rechazar su memoria sobre los hechos que pueden ser discutidos.
  • Reuníquese con su abogado – Divulga los temas probables y practica respondiendo preguntas.
  • Conoce tus derechos] – Tienes derecho a tener un abogado presente durante el testimonio. También puedes oponerse a preguntas que son irrelevantes, hostigantes o buscan información privilegiada.
  • Ser sincero – Mentir bajo juramento es perjurio, un crimen serio. Si usted no sabe la respuesta a una pregunta, digamos.

Qué hacer si no puedes aparecer

Si la fecha programada se encuentra en conflicto con una obligación preexistente (nombramiento médico, viaje, trabajo), póngase en contacto inmediatamente con el abogado emisor. Pueden acordar una nueva fecha. Si se niegan, puede presentar una moción para reprogramar con el tribunal. No simplemente no comparezca; el tribunal podría emitir una orden de arresto por desacato.

Quinta enmienda: Protección contra la autoincriminación

En casos penales (o cualquier procedimiento en que su testimonio pudiera incriminarlo), puede afirmar su quinto derecho de no testificar. Esta protección no es absoluta—se aplica sólo al testimonio que podría incriminarlo. Si una citación requiere que usted produzca documentos, la Quinta Enmienda generalmente no protege el contenido de documentos preexistentes (a menos que el acto de producirlos sería incriminar). Nunca debe invocar el quinto consejo estratégico sin que se produzca una enmienda.

Procurador-Client Privilege y el producto de trabajo

Las comunicaciones entre usted y su abogado para buscar o proporcionar asesoramiento legal son confidenciales y generalmente no pueden ser obligados. De manera similar, los materiales preparados por su abogado en previsión de litigios (producto de trabajo) están protegidos. Si la citación busca estos artículos, debe hacer valer el privilegio y proporcionar un registro de privilegios.

Privacidad médica (HIPAA y leyes estatales)

Si la citación exige registros médicos, usted (o su proveedor de atención médica) puede necesitar una autorización firmada del paciente o una orden judicial, dependiendo de la jurisdicción y el tipo de procedimiento. Las regulaciones federales bajo la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro de Salud (HIPAA) tienen reglas específicas para la divulgación de información médica protegida. Su abogado puede ayudar a asegurar el cumplimiento de estas reglas.

Secretos Comerciales e Información Comercial Confidencial

Las empresas suelen tener un fuerte interés en proteger secretos comerciales, listas de clientes y datos de propiedad. Puede solicitar una orden de protección del tribunal que restrinja quién puede ver los documentos y cómo se pueden utilizar. Los tribunales suelen conceder tales órdenes si la parte solicitante no tiene necesidad legítima de acceso público.

Consecuencias de la no aplicación

Ignorar una citación o no cumplir sin una justificación legal válida puede llevar a sanciones severas. El tribunal puede:

  • Sosténgase en desacato civil, que puede resultar en multas diarias hasta que cumpla.
  • Ingrese un juicio predeterminado contra usted si usted es una parte en el caso.
  • Ordene que pague las tarifas legales y los costos de la otra parte incurridos en la ejecución de la citación.
  • Publicar una orden de arresto (especialmente en casos penales).

Si se opone de buena fe y la corte en última instancia discrepa con su objeción, puede que todavía esté obligado a cumplir, pero es mucho menos probable que se enfrenten a sanciones que si simplemente ignoran la citación. Siempre responde en alguna forma, incluso si sólo se opone.

Errores comunes para evitar

  • Asumiendo que no es grave – Incluso las citaciones emitidas por un abogado en un caso civil llevan a la autoridad judicial.
  • Esperando hasta el último minuto – Reunir documentos, consultar a un abogado y negociar toma tiempo.
  • Produciendo más de lo solicitado – Adherirse al alcance exacto de la citación para evitar renunciar al privilegio o dar información no relevante al caso.
  • Alterar o destruir documentos – Nunca hacer esto. La poliecología (destrucción de pruebas) puede conducir a sanciones severas, incluyendo una instrucción judicial al jurado de que la evidencia destruida fue contra usted.
  • Comunicación directa con el abogado opositor sin su propio abogado] – Deje que su abogado maneje las negociaciones y objeciones.
  • Failing to keep a copy of everything produced – Es posible que necesites referirlo más adelante en el caso.

Buscando orientación profesional

Las reglas que rigen las citas varían según la jurisdicción — tribunales federales contra los estados, causas civiles contra penales, e incluso por el tipo de solicitud (documentos vs. testimonio). Este artículo proporciona orientación general, pero no es un sustituto del consejo legal[FLT] [[FLT]]. Para preguntas específicas, consulte a un abogado autorizado en su área.

Para información detallada sobre las reglas de la citación federal, consulte la Reglas federales de procedimiento civil Regla 45 (subposiciones en casos civiles) o las reglas equivalentes en su estado. Entender el marco legal le da una mejor posición para responder adecuadamente y proteger sus derechos.

Recibir una citación es raramente un evento agradable, pero con un plan claro y el apoyo legal adecuado, puede navegar el proceso sin poner en peligro su caso o sus derechos. Responder con prontitud, documentar todo, y nunca vacile en pedir ayuda a un abogado.