Por qué su manual de empleados debe abordar las leyes de salarios y horas

Un manual de empleados bien elaborado es una herramienta fundamental para cualquier trabajo confiable. Se establece expectativas claras, comunica los derechos de los empleados, y proporciona una defensa legal cuando las políticas son consistentes y aplicadas adecuadamente. Cuando se trata de leyes salariales y de horas, los riesgos son especialmente altos. Missteps – ya sea inadvertida o sistémica – puede llevar a juicios costosos de acción de clase, Departamento de Trabajo de EE.UU.

Entendimiento de la Fundación: Ley de Normas Laborales Justos (FLSA)

La Ley de Normas de Trabajo Justo (FLSA) es la ley federal primaria que rige el salario mínimo, el pago de horas extraordinarias, el registro y el trabajo infantil. Se aplica a la mayoría de los empleadores privados y públicos con al menos $ 500.000 en ingresos anuales, y incluso las empresas más pequeñas pueden ser cubiertas si se comprometen en el comercio interestatal.

Además de las tasas salariales, el FLSA manda registro detallado. Los empleadores deben mantener registros precisos de horas trabajadas, salarios pagados y deducciones hechas durante al menos tres años, aunque algunos estados requieren períodos de retención más largos. El manual debe describir el método de seguimiento del tiempo, ya sea a través de relojes de tiempo, aplicaciones electrónicas o hojas manuales, y enfatiza que los empleados deben registrar todas las horas trabajadas. [[LT:0]

Exempt vs. Non-Exempt Employee Classifications

Una de las fuentes más comunes de litigio salarial y horas es la clasificación errónea de los empleados. La FLSA divide a los empleados en dos categorías: exentos y no exentos. Los empleados no exentos tienen derecho a pagar horas extraordinarias, mientras que los empleados exentos no lo son. Para calificar para la exención, un empleado debe cumplir con las pruebas específicas de salario y deberes.

Para reglas de exención específicas del estado, consulte recursos como el SHRM Centro de Recursos para Pequeñas Empresas.

Consideraciones de Estado y Derecho Local

Mientras que el FLSA establece la base, muchos estados y municipios han promulgado leyes salariales y hora más estrictas.Por ejemplo, California requiere horas extras diarias durante las horas trabajadas más de ocho en un día, y Nueva York tiene salarios mínimos más altos que varían por región e industria. Algunas ciudades, como Seattle y Los Ángeles, han pagado las ordenanzas de licencia por enfermedad que interactúan con las leyes salariales.

Esferas clave en las que la ley estatal puede diferir

  • Salario mínimo: Muchos estados establecen un salario mínimo más alto y lo ajustan anualmente. Incluye una tabla o un enlace a una lista de tarifas estatales accesibles públicamente.
  • Overtime: Algunos estados requieren horas extras después de 8 horas al día (por ejemplo, California) o después de 12 horas (por ejemplo, Alaska). Otros tienen disposiciones de doble tiempo durante ciertas horas.
  • Comidas y descansos: Estados como California, Oregon y Washington mandan duración y tiempo de ruptura específico. El manual debe explicar los horarios de descanso y cómo grabarlos.
  • Predictive scheduling: Nueva York, Oregon, y otras jurisdicciones requieren un aviso previo de los horarios y la compensación por los cambios de último minuto.
  • Paga por tiempo libre: Pagado de licencia por enfermedad, pago de vacaciones al terminarse, y otras leyes de licencia varían ampliamente. Algunos estados requieren el pago de vacaciones no utilizadas, mientras que otros no lo hacen.
  • Fecha límite de pago final: California requiere pago inmediato al terminarse; otros estados permiten unos días o incluso el siguiente día de pago regular.

El manual debe incluir una clara afirmación de que si cualquier ley estatal o local proporciona mayores protecciones que la ley federal, la empresa cumplirá con el estándar más protector. Para los empleadores multiestatales, considere mantener una política maestra y añadir adiciones específicas del Estado que se distribuyen a los empleados en esos lugares.

Condiciones de la edad y hora esenciales para incluir

Más allá de las declaraciones generales de cumplimiento, su manual debe detallar las siguientes políticas operacionales. Cada política debe ser escrita en lenguaje claro y aplicada de forma sistemática en toda la organización.

1. Política de salarios mínimos

El compromiso de la empresa de pagar al menos el salario mínimo aplicable para todas las horas trabajadas. Si usted tiene empleados con punta (por ejemplo, servidores, bartenders), explicar el subsidio de crédito de punta, el salario efectivo directo, y que consejos deben traer el total de ingresos al menos el salario mínimo estándar. Proporcionar un ejemplo: "Si un servidor gana $2.13 por hora en salarios directos y consejos traen el punta total a $7.25, la empresa asegura la diferencia

2. Política de pago de horas extraordinarias

  • Defina la semana de trabajo claramente (por ejemplo, domingo a sábado).
  • Explicar que las horas extraordinarias se pagan 1,5 veces la tasa regular durante todas las horas durante 40 por semana de trabajo (o el umbral del estado aplicable).
  • Aclarar que las horas extraordinarias deben ser aprobadas por adelantado por un supervisor. Sin embargo, indicar que el trabajo de horas extraordinarias no autorizadas todavía se pagará, pero puede resultar en la disciplina.
  • Incluye reglas para calcular la tarifa regular, que incluye bonos no discrecionales, comisiones, diferenciales de cambio y otra compensación. Un ejemplo simple ayuda: "Si ganas $15 por hora y recibes un bono no discrecional de $100 esa semana, tu tarifa regular aumenta para fines de cálculo de horas extras".
  • Si utiliza un método "fluctuando semana laboral" para empleados no exentos en ensalada, explíquelo con cuidado y asegúrese de que cumple con las regulaciones del DOL.

3. Tiempo de mantenimiento y registro

  • Describa el método de grabación de tiempo ( reloj de punzones eléctricos, aplicación móvil, hoja de papel, etc.).
  • Requiere a los empleados que registren todo el tiempo trabajado, incluyendo tiempos de inicio/parada, períodos de descanso y cualquier horas extras.
  • Prohibir trabajar fuera de la hora. Destacar que no se debe realizar trabajo antes de fijarse en o después de salir, y que esto incluye leer correos electrónicos, tomar llamadas, o preparar materiales de trabajo.
  • Explicar cómo los registros de tiempo son revisados y aprobados por los administradores semanalmente.
  • Recordar a los empleados que falsifican los registros temporales es un motivo de acción disciplinaria, hasta e incluyendo la terminación.
  • Políticas de redondeo de direcciones: si usted utiliza redondeo (por ejemplo, hasta el trimestre más cercano), declara que debe ser neutral con el tiempo y nunca reducir sistemáticamente el pago. El DOL permite redondear si se utiliza para ambos golpes y no resulta en el pago por un período de tiempo.

4. Comida y descanso

Si la ley estatal requiere descansos de comida (por ejemplo, 30 minutos para turnos de 5 o 6 horas), especifique cuándo y cómo se toman. También dirija descansos (generalmente 10 minutos por 4 horas). Si los descansos son impagados, indique que el empleado debe ser completamente aliviado de todos los deberes durante el descanso, sin responder a los teléfonos, chequear correos o realizar tareas de trabajo.

5. Políticas de “Llamar” y “Tiempo de Espera”

Clarify cuando el tiempo de reserva es resarcible. Generalmente, si un empleado está obligado a permanecer en el local del empleador o se restringe de otra manera el uso del tiempo de manera efectiva (por ejemplo, no puede ejecutar errores personales), esas horas cuentan como tiempo de trabajo. Si el empleado puede estar lejos de los locales pero debe ser capaz de responder a una llamada en un corto tiempo, que puede no ser resarcible.

6. Tiempo de viaje y tiempo de entrenamiento

Explicar que el tiempo que se pasa entre los sitios de trabajo durante el día de trabajo es resarcible. El tiempo de intercambio de casa al primer lugar de trabajo y la espalda generalmente no se paga, pero hay excepciones (por ejemplo, viajes de trabajo a domicilio después de una llamada de negocios, o viaje que lleva a un empleado fuera del área de servicio normal). El tiempo de entrenamiento se paga generalmente a menos que sea voluntario, se produce fuera de horas regulares, no es trabajo relacionado con ejemplos obligatorios.

7. Deducciones y frecuencia de pago

Enumerar los tipos de deducciones legales (taxes, beneficios, decoraciones, manutención de niños ordenados por la corte) y aquellos que están prohibidos (por ejemplo, deducciones uniformes que reducen el pago por debajo del salario mínimo, deducciones para la escasez de caja en algunos estados).Indique el horario de pago (por ejemplo, bisemana en los viernes) y el método de cancelación (depósito directo, cheque o tarjeta de pago).

8. Pagos finales

Describa cuando el pago final sea debido—ambos para la terminación voluntaria (resignación) y la terminación involuntaria (renunciación o descarga). Muchos estados tienen plazos estrictos (por ejemplo, inmediatamente después de la descarga en California, dentro de 72 horas en otros estados). Proporcionar una política clara para evitar las sanciones, e instruir a los administradores para enviar los registros de tiempo final a la nómina de sueldos rápidamente.

Contratista independiente

Una sección cada vez más caliente en la ejecución salarial y hora es la clasificación errónea de los empleados como contratistas independientes. La FLSA y muchos estados utilizan una prueba de “realidad económica”: evaluar factores como el grado de control, oportunidad de lucro o pérdida, inversión en equipo, permanencia de la relación, y si el trabajo es integral para el negocio.

Para más lectura sobre clasificación, vea la Ficha de datos DOL 13].

Ejecución, sanciones y riesgos de responsabilidad

La División de Ala y Horas del Departamento de Trabajo de los Estados Unidos investiga las denuncias y realiza auditorías específicas. Los abogados de los demandantes privados también presentan con frecuencia acciones colectivas bajo la FLSA o las leyes estatales del salario. Las sanciones pueden incluir salarios de espalda, daños liquidados (doble el salario no pagado), honorarios de abogados y multas de dinero civil por violaciones reiteradas o intencionales. En algunos estados, el incumplimiento de los salarios puede conducir a cargos penales y responsabilidad personal por parte de los funcionarios del Departamento de la empresarios.

Su manual no debe amenazar a los empleados con acciones negativas para quejarse de problemas salariales. Debe incluir una política clara de antirretaliación que protege a los empleados que presentan denuncias, participan en investigaciones o ejercen sus derechos bajo la FLSA o la ley estatal. La FLSA tiene fuertes protecciones de represalia, y cualquier indicio de represalia en su manual, como "hacer falsas reclamaciones resultará en disciplina"—puede ser usado contra usted en la frase legítima.

Las mejores prácticas para la redacción y mantenimiento de su manual

  • Involver asesor jurídico:] Tener un abogado de empleo revisar su manual para el cumplimiento de las leyes federales, estatales y locales en cada lugar donde usted opera. Las leyes cambian rápidamente, especialmente a nivel estatal.
  • Actualizar anualmente: Las leyes de salarios cambian con frecuencia, y las nuevas ordenanzas pueden pasar rápidamente. Establezca un recordatorio calendario para revisar y actualizar las políticas al menos una vez al año, y después de cualquier cambio legislativo significativo.
  • Gestores de la red y RRHH: Incluso el mejor manual es inútil si los supervisores lo ignoran. Proporcionar capacitación sobre cómo aplicar políticas, especialmente en lo que respecta a la autorización de horas extraordinarias, la grabación de tiempo preciso y las decisiones de clasificación.
  • Comunicar cambios: Cuando actualizas las políticas salariales, distribuye los cambios a todos los empleados y obtienes reconocimientos firmados. Usa resúmenes de correo electrónico, reuniones de todas las manos o una página de intranet dedicada.
  • Mantén registros de reconocimiento: Tener cada empleado firma una página de recepción que indica que han leído y entendido el manual. Esto es fundamental para defender contra las afirmaciones que no se comunicaron las políticas. Tienda firma reconocimientos centralmente y retenerlos por lo menos la duración del empleo más cualquier prescripción aplicable.
  • Adiciones del estado del Consider: Para los empleadores multi-estado, cree insertos específicos del estado en lugar de un solo manual inescrutable. Asegúrese de que la inserción cubre todas las políticas locales requeridas (por ejemplo, el aviso de licencia de enfermedad de California, el aviso de frecuencia de pago de Nueva York, el aviso de licencia protegido de Oregon).
  • Prácticas de mantenimiento de tiempo auditivas: Compara regularmente los registros de tiempo reales contra las nóminas de pago. Busque patrones de correcciones de auto-punch, tiempos perdidos de reloj en / fuera, o redondeo consistente que favorece al empleador. Corrija cualquier problema inmediatamente.
  • Use lenguaje simple: Evite la jerga legal. Escribe como si explicara a un nuevo contrato que nunca ha visto una política de nómina. Usa ejemplos y clarifique términos difíciles como "tasa regular".
  • Incluya una denuncia: El hecho de que el manual no cree un contrato de empleo y que las políticas puedan modificarse en cualquier momento, reconociendo también que las obligaciones de cumplimiento de salarios y horas se rigen por la ley y no pueden ser renunciadas.

Conclusión

Un manual de empleados listo para el salario y la hora no es un proyecto de una sola vez, es un documento viviente que refleja el cumplimiento legal y los valores de la empresa. Definindo cuidadosamente papeles exentos contra no exentos, abordando variaciones estatales y locales, destacando políticas claras de mantenimiento de tiempo y ruptura, y comprometiéndose a actualizaciones regulares, reducirá significativamente el riesgo de litigios costosos.