Νομικές συμβουλές για τη συμπερίληψη πολιτικών κατά των διακρίσεων και κατά της παρενόχλησης

Κρατικές και τοπικές παραλλαγές

Για παράδειγμα, ο νόμος περί δίκαιης απασχόλησης και στέγασης (FEHA) της Καλιφόρνιας απαγορεύει την παρενόχληση με βάση πρόσθετα χαρακτηριστικά όπως ιατρική κατάσταση, πολιτική ένταξη, καθεστώς μετανάστευσης, και στρατιωτικό/βιετανικό καθεστώς. Νόμος για τα ανθρώπινα δικαιώματα της Νέας Υόρκης διευρύνει παρόμοια προστασία. Οι εργοδότες που λειτουργούν σε πολλαπλές δικαιοδοσίες πρέπει να εξασφαλίζουν τις πολιτικές τους αντανακλούν το υψηλότερο εφαρμοστέο πρότυπο. Μια καλή πρακτική είναι να περιλαμβάνει ένα «όροφο προστασίας» που πληροί τις ομοσπονδιακές απαιτήσεις, προσθέτοντας παράλληλα οποιεσδήποτε κρατικές ή τοπικές υποχρεώσεις, όπως η Νέα Υόρκη και η Καλιφόρνια ⁇ απαιτούν επίσης συγκεκριμένη γλώσσα για ορισμούς σεξουαλικής παρενόχλησης, διαδικασίες αναφοράς, και ετήσιες εντολές κατάρτισης.

Ο Περιεχόμενος Ορισμός της Παρενόχλησης

Το Ανώτατο Δικαστήριο των ΗΠΑ έχει κρίνει ότι η παρενόχληση πρέπει να είναι “σοβαρή ή διάχυτη” για τη δημιουργία ενός εχθρικού εργασιακού περιβάλλοντος, αλλά τα κατώτερα δικαστήρια έχουν διευκρινίσει ότι ακόμη και ένα μεμονωμένο περιστατικό μπορεί να είναι δραστικό, όπως μια σωματική επίθεση ή μια σοβαρή ρητή απειλή. Μετά την απόφαση ορόσημο 2020 στην [Bostock v. Clayton County (590 U.S. ), η κατηγορία “sex” του τίτλου VII περιλαμβάνει πλέον σεξουαλικό προσανατολισμό και ταυτότητα φύλου. Οι πολιτικές θα πρέπει, επομένως, να αντανακλούν ότι η παρενόχληση περιλαμβάνει διακρίσεις που βασίζονται σε σεξουαλικό προσανατολισμό και ταυτότητα φύλου ⁇ όχι μόνο σεξ που αποδίδεται κατά τη γέννηση. Επιπλέον, ο ΕΟΕ και αρκετά δικαστήρια έχουν αναγνωρίσει ότι οι διακρίσεις που βασίζονται στην εγκυμοσύνη, τον τοκετό ή τις σχετικές ιατρικές συνθήκες μπορεί επίσης να συνιστούν διακρίσεις.

Βασικά στοιχεία των αποτελεσματικών πολιτικών

Μια νομικά υγιής πολιτική κατά των διακρίσεων και κατά της παρενόχλησης θα πρέπει να είναι κάτι περισσότερο από μια λίστα απαγορευμένων συμπεριφορών ⁇ θα πρέπει να είναι ένα ζωντανό έγγραφο που παρέχει σαφή καθοδήγηση, ενσταλάζει εμπιστοσύνη στη διαδικασία υποβολής εκθέσεων και αποδεικνύει μηδενική ανοχή για αντίποινα.

Καθαροί ορισμοί της απαγόρευσης της συμπεριφοράς

Η πολιτική πρέπει να καθορίζει τι συνιστά διάκριση και παρενόχληση με σαφείς, κατανοητές όρους. Αποφύγετε ασαφή γλώσσα όπως «ακατάλληλη συμπεριφορά». Αντίθετα, να παρέχει συγκεκριμένα παραδείγματα: φυλετικές δυσφημίσεις, προσβλητικά αστεία, ανεπιθύμητες σεξουαλικές προόδους, υποτιμητικά σχόλια σχετικά με μια αναπηρία, ή διανομή προσβλητικών εικόνων. Συμπεριλάβετε τόσο τη φυσική όσο και τη λεκτική συμπεριφορά, και να καταστήσετε σαφές ότι η παρενόχληση μπορεί να συμβεί μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κοινωνικών μέσων, μηνυμάτων κειμένου, ή άλλων ηλεκτρονικών επικοινωνιών. Πολλοί κανονισμοί απαιτούν η πολιτική να περιλαμβάνει συγκεκριμένους ορισμούς της σεξουαλικής παρενόχλησης. Για παράδειγμα, η Καλιφόρνια απαιτεί από τους εργοδότες να καθορίζουν την παρενόχληση «καθαρή pro quo» (προσφέροντας επιδόματα απασχόλησης για σεξουαλικές χάρες) και την παρενόχληση «εχθρικού περιβάλλοντος» (παραγωγή που παρεμβαίνει αδικαιολόγητα με την απόδοση εργασίας ενός ατόμου).

Πεδίο εφαρμογής της πολιτικής

Προσδιορίστε ποιος καλύπτεται από την πολιτική: όλοι οι εργαζόμενοι, οι επόπτες, οι διαχειριστές, οι εργολάβοι, οι εθελοντές και οι τρίτοι, όπως οι πωλητές ή οι πελάτες. Διευκρινίστε ότι η πολιτική εφαρμόζεται όχι μόνο στον φυσικό χώρο εργασίας αλλά και εκτός του χώρου εργασίας ⁇ σχετικά με εκδηλώσεις, τα ταξίδια που σχετίζονται με την εταιρεία ⁇ χορηγούνται και αλληλεπιδράσεις σε επιχειρηματικά μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Αν ο οργανισμός σας έχει απομακρυσμένο εργατικό δυναμικό, η πολιτική πρέπει να καλύπτει ρητά εικονικές αλληλεπιδράσεις ⁇ τηλεφωνικές κλήσεις, πλατφόρμες συνομιλίας και email ⁇ καθώς και οποιεσδήποτε συναντήσεις ατόμων που μπορεί να συμβούν. Μερικές πολιτικές αντιμετωπίζουν επίσης μη εργαζόμενους που αλληλεπιδρούν με τον οργανισμό, όπως πελάτες ή προσωπικό παράδοσης. Με την επέκταση του πεδίου εφαρμογής, ο οργανισμός μειώνει τον κίνδυνο παρενόχλησης που εμφανίζεται σε γκρίζες περιοχές που βρίσκονται εκτός παραδοσιακών ρυθμίσεων εργασίας.

Διαδικασίες υποβολής εκθέσεων και εμπιστευτικότητα

Οι εργαζόμενοι πρέπει να γνωρίζουν ακριβώς πώς να αναφέρουν μια παραβίαση χωρίς φόβο έκθεσης. Η πολιτική θα πρέπει να παρέχει πολλαπλά κανάλια αναφοράς ⁇ για παράδειγμα, έναν καθορισμένο εκπρόσωπο ανθρώπινου δυναμικού, μια γραμμή συμμόρφωσης, μια ανώνυμη διαδικτυακή πύλη, και/ή έναν επόπτη. Να τονίσει ότι οι εκθέσεις μπορούν να γίνουν σε οποιοδήποτε από αυτά τα άτομα και ότι ο οργανισμός θα λάβει άμεση, σοβαρή δράση. Εμπιστευτικότητα θα πρέπει να αντιμετωπιστεί σαφώς: ενώ ο οργανισμός θα κρατήσει εκθέσεις όσο το δυνατόν πιο εμπιστευτικές, δεν μπορεί να εγγυηθεί απόλυτη εμπιστευτικότητα, επειδή μια έρευνα μπορεί να απαιτήσει ανταλλαγή πληροφοριών με περιορισμένο αριθμό ανθρώπων σε μια ανάγκη ⁇ να γνωρίζουν βάση. Βεβαιωθείτε ότι οι εργαζόμενοι ότι η ταυτότητά τους θα προστατευτεί στο βαθμό που είναι εφικτό, και ότι δεν θα αντεπιτεθούν για να κάνουν μια καλή έκθεση πίστης. Είναι επίσης σκόπιμο να συμπεριληφθεί ένα τμήμα που ενθαρρύνει τους εργαζόμενους που μαρτυρούν παρενόχληση να την αναφέρουν ⁇ ακόμα και αν δεν είναι ο άμεσος στόχος.

Διαδικασία έρευνας

Περιγράψτε τα βήματα που θα λάβει ο οργανισμός μόλις λάβει μια έκθεση. Δηλώστε ότι οι έρευνες θα είναι άμεσες, διεξοδικές και αμερόληπτες. Περιγράψτε ποιος θα διεξάγει την έρευνα (εσωτερικό HR ή εξωτερικός εκπαιδευμένος ερευνητής), το τυπικό χρονοδιάγραμμα, και ότι τόσο ο καταγγέλλων όσο και ο υποτιθέμενος παρενοχλητής θα έχουν την ευκαιρία να παρουσιάσουν αποδεικτικά στοιχεία και μάρτυρες. Περιγράψτε μια δέσμευση για να τεκμηριώσουν την έρευνα και να προσκομίσουν μια γραπτή έκθεση. Η πολιτική θα πρέπει επίσης να σημειωθεί ότι ο οργανισμός θα λάβει προσωρινά μέτρα για την προστασία του καταγγέλλοντος κατά την έρευνα, όπως αλλαγές προγράμματος ή άδεια με πληρωμή, εάν χρειαστεί. Πολλά κράτη, όπως η Νέα Υόρκη, απαιτούν τώρα ότι οι πολιτικές έρευνας για την παρενόχληση πρέπει να συμπεριληφθούν στο εγχειρίδιο των εργαζομένων. Για να αποδειχθεί δίκαιη, η πολιτική θα πρέπει να εξηγήσει ότι η οργάνωση δεν θα προκαταβάλει το αποτέλεσμα και θα εφαρμόσει ένα πρότυπο “προέλευσης αποδεικτικών στοιχείων” (δηλαδή, πιο πιθανό από ό,τι μια πολιτική που προέκυψε κατά την κατάρτιση των αποφάσεων).

Πειθαρχικές δράσεις

Η πολιτική θα πρέπει να διευκρινίζει ότι η πειθαρχία μπορεί να ισχύει όχι μόνο για τον παρενοχλητή αλλά και για τους διαχειριστές που γνώριζαν για τη συμπεριφορά και δεν ενεργούσαν, ή για τους μάρτυρες που συμμετείχαν στην παρενόχληση. Η συνεπής εφαρμογή πειθαρχικών μέτρων είναι κρίσιμη για τη νομική συμμόρφωση ⁇ η ασυνεπής επιβολή μπορεί να οδηγήσει σε αξιώσεις διαφορετικής μεταχείρισης. Η πολιτική θα πρέπει επίσης να σημειωθεί ότι οι παραβιάσεις μπορεί να οδηγήσουν σε άλλα μέτρα όπως η επανατοποθέτηση, η απώλεια της εποπτικής αρχής, ή η απαγόρευση της μελλοντικής συμμετοχής σε γεγονότα της εταιρείας. Μπορεί να είναι χρήσιμο να συμπεριληφθεί μια δήλωση ότι ο οργανισμός διατηρεί το δικαίωμα να λάβει οποιαδήποτε ενέργεια κρίνει κατάλληλη, συμπεριλαμβανομένης της άμεσης καταγγελίας, ανάλογα με τη σοβαρότητα της συμπεριφοράς.

Προστασία από την Αντίπαλη

Οι αξιώσεις αντιποίνων είναι οι πιο κοινές κατηγορίες που υποβάλλονται με τον ΕΟΕ και συχνά επιτυγχάνουν ακόμη και όταν η υποκείμενη διάκριση ή η αξίωση παρενόχλησης δεν είναι διαπραγματεύσιμη. Η πολιτική θα πρέπει να απαγορεύει ρητά οποιαδήποτε δυσμενή ενέργεια ⁇ συμπεριλαμβανομένου του τερματισμού, του υποβιβασμού, των αδικαιολόγητων αρνητικών επιδόσεων, των απειλών ή των διακριτικών αλλαγών στις συνθήκες εργασίας ⁇ εναντίον οποιουδήποτε που αναφέρει παραβίαση, συμμετέχει σε έρευνα ή αντιτίθεται σε παράνομες πρακτικές. Ενθαρρύνετε τους εργαζόμενους να αναφέρουν αμέσως τυχόν αντιποίνων. Επιπλέον, η πολιτική θα πρέπει να αναφέρει ότι κάθε άτομο που έχει βρεθεί να έχει εμπλακεί σε αντίποινα θα υπόκειται σε αυστηρή πειθαρχία μέχρι και τερματισμού.

Νομικές συμβουλές για τη σύνταξη και την εφαρμογή πολιτικών

Το σωστό περιεχόμενο είναι μόνο το μισό της μάχης, ο τρόπος με τον οποίο οι πολιτικές καταρτίζονται, διανέμονται και επιβάλλονται καθορίζει τη νομική τους αποτελεσματικότητα.

Συμβουλευτείτε τους εμπειρογνώμονες του εργατικού δικαίου

Κάθε οργανισμός πρέπει να έχει τις πολιτικές της κατά των διακρίσεων και κατά της παρενόχλησης που επανεξετάζονται από δικηγόρο έμπειρο στο εργατικό δίκαιο ⁇ κατά προτίμηση με γνώση των συγκεκριμένων βιομηχανιών και κρατών όπου λειτουργεί ο οργανισμός. Ένας δικηγόρος μπορεί να βοηθήσει στην προσαρμογή της πολιτικής σε μοναδικούς τομείς κινδύνου, όπως περίπλοκες δομές αναφοράς, περιβάλλοντα συνδικάτων, ή πολυκρατικές επιχειρήσεις. Μπορούν επίσης να συμβουλεύσουν για πρόσφατες δικαστικές αποφάσεις ή κανονιστικές αλλαγές που μπορεί να επηρεάσουν την εκτελεστότητα της πολιτικής.

Τακτική Ενημέρωση Πολιτικών για την Αντανάκλαση Νομικών Αλλαγών

Οι νόμοι για την απασχόληση είναι δυναμικοί. Για παράδειγμα, η Πολιτεία της Νέας Υόρκης απαιτεί ετήσιες ενημερώσεις για την πρότυπη πολιτική πρόληψης της σεξουαλικής παρενόχλησης· η Καλιφόρνια περιοδικά επεκτείνει τον κατάλογο των προστατευόμενων κατηγοριών της· και η ομοσπονδιακή καθοδήγηση για την παρενόχληση #MeToo-era συνεχίζει να εξελίσσεται. Καθορίζει ένα χρονοδιάγραμμα για την αναθεώρηση πολιτικών τουλάχιστον μία φορά το χρόνο και μετά από σημαντικές νομικές εξελίξεις. Κατά την ενημέρωση, γνωστοποιήστε αλλαγές με σαφήνεια σε όλους τους εργαζόμενους και αποκτήστε υπογεγραμμένες αναγνωρίσεις. Οι ξεπερασμένες πολιτικές μπορεί να είναι μια ευθύνη ⁇ δημιουργούν μια ψευδή αίσθηση συμμόρφωσης και μπορούν να χρησιμοποιηθούν κατά ενός εργοδότη σε δίκες. Για παράδειγμα, μια πολιτική που δεν αναφέρει ταυτότητα φύλου ή σεξουαλικό προσανατολισμό θα μπορούσε να αναφερθεί ως απόδειξη ότι ο εργοδότης δεν σκόπευε να προστατεύσει αυτές τις ομάδες, ακόμη και αν το απαιτεί τώρα ο ομοσπονδιακός νόμος.

Παροχή συνολικής και διαδραστικής κατάρτισης

Η εκπαίδευση πρέπει να είναι υποχρεωτική για όλους τους εργαζόμενους, με ξεχωριστές, πιο λεπτομερείς συνεδρίες για επόπτες και διευθυντές που έχουν πρόσθετες ευθύνες για την πρόληψη και την αντιμετώπιση της παρενόχλησης. Η ΕΕΟΕ έχει τονίσει ότι η εκπαίδευση πρέπει να είναι «διαδραστική» και «σκηνοθέτης ⁇ βασισμένη» και όχι μια μοναδική διαδικτυακή ενότητα. Περιλαμβάνουν παραδείγματα σεξουαλικής παρενόχλησης (ανώνυμα) παρενόχλησης, συζητήσεις για διαδικασίες αναφοράς και απομυθοποίηση μύθους σχετικά με αντίποινα. Ορισμένα κράτη δίνουν εντολή για ειδικό περιεχόμενο κατάρτισης. Για παράδειγμα, η Καλιφόρνια απαιτεί από τους επόπτες να λαμβάνουν 2 ώρες εκπαίδευσης πρόληψης της σεξουαλικής παρενόχλησης κάθε 2 χρόνια, και η Νέα Υόρκη απαιτεί ετήσια εκπαίδευση για όλους τους υπαλλήλους. Καταγράψτε όλες τις εκπαιδευτικές συνεδρίες, συμπεριλαμβανομένων των παρακολουθήσεων και των παρεχόμενων υλικών. Εξετάστε το ενδεχόμενο προσθήκης ⁇ ειδικών ενοτήτων για το προσωπικό του HR, νομικές συμβουλές, και ανώτερους ηγέτες για να εξασφαλίσουν την κατανόηση του υψηλού καθήκοντός τους να ανταποκριθούν.

Διατήρηση της σαφής τεκμηρίωσης της πολιτικής διανομής και κατάρτισης

Σε περίπτωση νομικής αξίωσης, η τεκμηρίωση είναι η καλύτερη άμυνα του εργοδότη. Κρατήστε υπογεγραμμένες αναγνωρίσεις από κάθε εργαζόμενο που επιβεβαιώνει την παραλαβή των πολιτικών και της κατάρτισης. Διατηρήστε αρχεία της ολοκλήρωσης της κατάρτισης, συμπεριλαμβανομένων των ημερομηνιών, των χρόνων και του περιεχομένου. Αν προκύψει έρευνα, αυτά τα αρχεία δείχνουν ότι ο οργανισμός έλαβε εύλογα μέτρα για την πρόληψη και την αντιμετώπιση της παρενόχλησης. Οι κατευθυντήριες γραμμές του ΕΟΕ συμβουλεύουν έντονα ότι οι εργοδότες διατηρούν αυτά τα αρχεία για τουλάχιστον τρία χρόνια, και ορισμένα κράτη απαιτούν μεγαλύτερη διατήρηση. Εκτός από υπογεγραμμένες αναγνωρίσεις, να διατηρήσει ένα ημερολόγιο των ενημερώσεις πολιτικής και την ημερομηνία κάθε έκδοση ήταν σε ισχύ.

Διασφάλιση της εύκολης πρόσβασης στις πολιτικές

Οι εργαζόμενοι δεν μπορούν να συμμορφωθούν ή να επωφεληθούν από μια πολιτική που δεν μπορούν να βρουν. Η πολιτική πρέπει να εμφανίζεται σε πολλές τοποθεσίες: αναρτημένη στο ενδοδικτύο της εταιρείας, που περιλαμβάνεται στο εγχειρίδιο των εργαζομένων, διανέμεται σε πακέτα επί του σκάφους, και φυσικώς αναρτημένη σε κοινούς τομείς όπου επιτρέπεται από το νόμο. Για οργανισμούς με απομακρυσμένο εργατικό δυναμικό, να εξασφαλιστεί η ψηφιακή προσβασιμότητα ⁇ παρέχετε την πολιτική σε μορφές προσβάσιμες σε άτομα με αναπηρίες, όπως οθόνη ⁇ αναγνωστή ⁇ συμβατή PDF ή εκδόσεις απλού κειμένου. Ορισμένα κράτη απαιτούν η πολιτική να μεταφραστεί στις κύριες γλώσσες που ομιλούνται από τους εργαζόμενους. Για παράδειγμα, η Νέα Υόρκη απαιτεί να παρέχονται πολιτικές σεξουαλικής παρενόχλησης στα αγγλικά και, αν ζητηθεί, σε άλλες γλώσσες.

Να καθιερώσει μια κουλτούρα λογοδοσίας και συνέπειας

Η καλύτερη πολιτική στον κόσμο είναι άχρηστη αν η ηγεσία δεν την επιβάλλει με συνέπεια. Η ασυνεπής επιβολή ⁇ για παράδειγμα, η διαπαιδαγώγηση ενός χαμηλού βαθμού υπαλλήλου για παρενόχληση αλλά η παροχή άδειας σε έναν πρωταγωνιστή να εκτελέσει με προειδοποίηση ⁇ μπορεί να δημιουργήσει ευθύνη και να υπονομεύσει την εμπιστοσύνη. Η ανώτερη διοίκηση πρέπει να προασπίζει εμφανώς την πολιτική, την συμπεριφορά με σεβασμό μοντέλου και να διασφαλίζει ότι όλες οι εκθέσεις λαμβάνονται σοβαρά υπόψη ανεξάρτητα από τη θέση του ερωτώμενου. Ο διορισμός ενός ειδικού υπεύθυνου συμμόρφωσης ή η δημιουργία επιτροπής πολιτισμού χώρου εργασίας μπορεί να βοηθήσει στη θεσμοθέτηση της λογοδοσίας. Τακτικές έρευνες για το κλίμα και βρόχοι ανατροφοδότησης μπορούν επίσης να αποκαλύψουν τομείς όπου η πολιτική μπορεί να χρειαστεί βελτίωση. Επιπλέον, εξετάστε τη διεξαγωγή περιοδικών ελέγχων των δεδομένων καταγγελιών για τον εντοπισμό προτύπων ⁇ για παράδειγμα, εάν ορισμένα τμήματα δημιουργούν περισσότερες καταγγελίες, μπορεί να υποδείξουν την ανάγκη για στοχευμένη κατάρτιση ή βαθύτερη πολιτιστική παρέμβαση.

Παγκόσμια και Διαχωριστική Εξέταση

Ενώ το άρθρο αυτό επικεντρώνεται κυρίως στο δίκαιο των ΗΠΑ, οι οργανισμοί με διεθνείς επιχειρήσεις πρέπει επίσης να συμμορφώνονται με τους νόμους κάθε χώρας όπου λειτουργούν. Για παράδειγμα, η οδηγία της Ευρωπαϊκής Ένωσης για την ίση μεταχείριση και ο νόμος του 2010 για την ισότητα του Ηνωμένου Βασιλείου παρέχουν προστασία που μπορεί να διαφέρει από το δίκαιο των ΗΠΑ. Οι πολιτικές πρέπει να εναρμονιστούν ώστε να πληρούν το υψηλότερο επίπεδο σε όλες τις τοποθεσίες, ενώ σέβονται τις τοπικές διαδικαστικές απαιτήσεις. Επιπλέον, οι σύγχρονες αξιώσεις παρενόχλησης συχνά περιλαμβάνουν διατομικότητα ⁇ όπου ένας εργαζόμενος βιώνει διακρίσεις με βάση ένα συνδυασμό προστατευόμενων χαρακτηριστικών, όπως η φυλή και το φύλο, ή η αναπηρία και η ηλικία. Πολιτικές που αντιμετωπίζουν μόνο διακρίσεις με έναν άξονα μπορεί να μην προστατεύουν επαρκώς τα άτομα που αντιμετωπίζουν σύνθετες προκαταλήψεις.

Συμπέρασμα

Στο σημερινό νομικό και κοινωνικό τοπίο, οι πολιτικές κατά της παρενόχλησης και της μη διάκρισης δεν είναι προαιρετικές ⁇ είναι θεμελιώδεις για την οργανωτική ακεραιότητα, την ευημερία των εργαζομένων και τη νομική προστασία. Με την επιβολή πολιτικών στο τρέχον νομικό πλαίσιο, τη διαμόρφωσή τους με σαφή, περιεκτικά στοιχεία, και την εφαρμογή τους με στοχαστική νομική καθοδήγηση, οι οργανισμοί μπορούν να χτίσουν χώρους εργασίας όπου όλα τα άτομα αισθάνονται σεβαστοί και εκτιμώνται. Τακτική αναθεώρηση, συνεπή επιβολή, και ανοιχτή επικοινωνία εξασφαλίζουν ότι αυτές οι πολιτικές παραμένουν αποτελεσματικές και ανταποκρίνονται στην αλλαγή των νόμων και της δυναμικής του χώρου εργασίας. Τελικά, η επένδυση σε ισχυρές πολιτικές είναι μια επένδυση σε μια κουλτούρα ισότητας και σεβασμού που ωφελεί όλους.